Deel 3: Tijdens de controle

Transcriptie

1 Deel 3: Tijdens de controle 3.1. U bent niet aanwezig, kan de controle dan doorgaan? Inspecteurs mogen te allen tijde op controle komen in uw onderneming. Een inspectieronde kan u dus overkomen tijdens zeer drukke momenten of op ogenblikken waarop u zelf niet aanwezig bent en dan mag de inspecteur toch een aantal documenten opvragen. Een aantal basisdocumenten moeten in theorie uithangen op een goed zichtbare plaats (voor uw personeel). U kunt die dus niet achter slot en grendel bewaren. Bij uw afwezigheid moet het personeel tevens het arbeidsreglement, de contracten van de deeltijdse werknemers (de uittreksels) en de uurroosters kunnen tonen. Ook een afwijkingsdocument (voor deeltijdse arbeid) is meestal nodig als u met variabele uurroosters werkt. Andere documenten hoeven echter niet open en bloot bewaard te worden en de inspecteur zal er dan achteraf voor moeten terugkomen. Anderzijds heeft de sociale inspecteur sinds kort ook een zeker zoekrecht. Hij mag niet in het wilde weg zoeken naar bepaalde documenten, maar hij mag wel doelgericht vragen naar bepaalde zaken (bv. de tikkaarten of bepaalde facturen). In dat geval moet hij eerst proberen om u persoonlijk te contacteren of om dit via uw personeel te doen. Wanneer u als werkgever niet bereikbaar bent, kan de sociaal inspecteur wel overgaan tot het opsporen van documenten. Wanneer de werkgever zich verzet tegen deze opsporing, wordt er een proces-verbaal opgesteld wegens de verhindering van het toezicht. Binnen het sociaal recht wordt dit nog altijd beschouwd als een zware inbreuk die meestal wel correctioneel vervolgd wordt. Als u weigert om bepaalde documenten te laten inkijken, mag u er bijna zeker van zijn dat er niet veel later een echte huiszoeking zal doorgaan. Die heeft meestal meer verregaande gevolgen, want dan wordt elk document gecontroleerd en dan krijgt het verhaal gegarandeerd een correctioneel gevolg. Dit opsporingsrecht geldt voor alle informatiedragers, dus niet alleen voor papieren documenten, maar ook voor alles wat u op uw computer bewaart (bv. uurroosters). 12

2 3.2. Met wie heb ik de eer? Bij zwartwerkcontroles komen de controleurs meestal zomaar binnenvallen in uw bedrijf. Ze willen uiteraard zo vlug mogelijk de identiteit te weten komen van de aanwezige personen en ze hebben dan ook meestal geen tijd om eender welke uitleg te geven aan eender wie. Nochtans moeten zij steeds eerst een legitimatiebewijs voorleggen, ook aan de werknemers die ze willen ondervragen. U heeft uiteraard wel het recht om deze kaart grondig te bekijken, maar het mag niet gebeuren om tijd te winnen om zo de controle te vertragen. Het geeft dan ook zeker een verkeerde indruk als u bij een dergelijke controle uitgebreid de legitimatiekaart van de inspecteur(s) wilt lezen. De toon is daarmee zeker gezet en de inspecteurs zullen u dan waarschijnlijk op dezelfde manier behandelen Wie laatst lacht, best lacht is een spreekwoord dat de meeste sociale inspecteurs ook wel kennen. Een legitimatiebewijs voor een sociaal inspecteur heeft geen vaste of afgelijnde vorm. Elke dienst heeft dus een eigen ontwerp en vorm. Het is een geplastificeerde kaart die in de portefeuille past van de inspecteur. De kaart bevat een foto en is ondertekend door een leidend ambtenaar van een federale overheidsdienst. Na de controle volgt er uiteraard ook nog een administratief gedeelte. Vraag dan steeds om een naamkaartje of vraag de inspecteurs of ze hun naam en hun dienst willen noteren op een blad (u kunt dat eventueel dan nog eens controleren door hun legitimatiebewijs nog een keer te vragen). Geef deze instructie ook door aan uw filiaalverantwoordelijken en uw werfleiders. Bij hen is het immers nog belangrijker dat u achteraf weet wie er precies langs geweest is. Nogal wat werkgevers weten na een controle zelfs niet welke dienst of welke persoon de controle uitgevoerd heeft. Vermits de controleurs er nogal snel van uitgaan dat u alles goed begrepen heeft (en dat u alles uit het hoofd kent), vergeten ze nogal eens om hun op merkingen op papier te zetten. Daarom vraagt u het best dat de inspecteurs hun op - merkingen over wat er allemaal rechtgezet moet worden op papier zetten. Zo kunt u dat beter bespreken met uw sociaal secretariaat en kunnen ze eventuele fouten vlugger verhelpen. Dat document kunt u later eventueel ook gebruiken als bewijs tegenover de inspectie. Zij mogen altijd opmerkingen maken, maar een zware inbreuk die ze het jaar voordien niet opgemerkt zouden hebben, verdient dan uiteraard ook niet onmiddellijk een procesverbaal. De inspectie Welzijn op het Werk gaat het verst in de schriftelijke opsomming van de inbreuken: tot en met de kleinste opmerking wordt alles op papier gezet en het wordt u achteraf toegestuurd. Het is daarbij niet de bedoeling dat u alles ogenblikkelijk rechtzet, maar u moet in elk geval uw goede wil tonen en beginnen met het verhelpen van de onveilige situaties. Bespreek deze opmerkingen zeker met uw diensthoofd voor preventie en laat hem dadelijk een actieplan opstellen met verbeterpunten. De andere sociale inspectiediensten doen dit meestal niet, tenzij u ernaar vraagt, doe dat dus zeker! 13

3 3.3. Wat en waar mogen ze controleren? De sociale inspecteurs en controleurs mogen alle plaatsen controleren waarvan zij redelijkerwijze kunnen vermoeden dat er gewerkt wordt. Dit is dus niet alleen uw bedrijf, maar zij kunnen zich ook toegang verschaffen tot elke werf en eender welke andere plaats. Dit kan overdag, maar ook s nachts. Zij hebben vrije toegang tot alle plaatsen waar er gewerkt wordt, behalve als het gaat om privévertrekken. In dat laatste geval hebben zij vooraf de toestemming nodig van de politierechter of een huiszoekingsbevel van de onderzoeksrechter. Volstaat het dan om een bordje met de vermelding privé op te hangen opdat de inspecteurs niet binnen kunnen? Neen, het moet immers duidelijk gaan om plaatsen die bewoond worden door privépersonen en bij twijfel zullen de inspecteurs zeker een tweede keer langskomen (met rechterlijke toestemming). De inspecteurs mogen ook op alle uren langskomen. Spijtig genoeg gebeurt dit meestal op de drukste momenten (bv. in de horecasector), maar dan kunnen zij uiteraard ook de meeste tewerkstelling vaststellen. Kalm blijven is dan de boodschap (en zo laat u de controle het snelst vooruitgaan). Uiteraard kan een inspecteur niet zomaar uw zaak stilleggen of uw klanten buitenjagen, maar zij mogen wel iedereen ondervragen. In de praktijk kan dat redelijk snel gaan als iedereen een beetje meewerkt. De inspecteurs kunnen ook s nachts langskomen en u moet ze ook dan binnenlaten. Indien uw machines ook s nachts draaien en er enkel een nachtportier aanwezig is, moet u deze persoon daarover wel duidelijk informeren (en vergeet ook niet om zijn uurrooster op te nemen in het arbeidsreglement!). De controleurs hoeven dus niet vooraf te reserveren of een afspraak te maken. U moet ze gastvrij binnenlaten en, als het nodig is, rondleiden in uw bedrijf of uw zaak. Sinds eind 2006 mogen de inspecteurs ook actief zaken uitzoeken als het gaat om sociale gegevens (bv. contracten, uurroosters, e.d.). Als u dus een farde met de vermelding lonen open en bloot op uw bureau heeft liggen, mogen de controleurs deze farde ook inkijken. Als u weigert, stellen ze een proces-verbaal op voor het verhinderen van het toezicht. Dit actieve zoekrecht geldt, zoals reeds gezegd, voor alle informatiedragers, dus niet alleen voor papieren documenten, maar ook voor uw computer en dergelijke. De inspecteurs mogen zich niet bezighouden met het doorbladeren van farde per farde (ze mogen dus niet aan zogenaamde phishing doen). Zij moeten dus duidelijk gegevens aanwijzen en opvragen en ze mogen ook niet zomaar privégegevens inzien (uw agenda is immers persoonlijk). De inspecteurs mogen ook de bedrijfscomputer consulteren en eventueel in beslag nemen. Daarvoor zijn er (enkele) gespecialiseerde informatica-inspecteurs in dienst die eventueel een kopie van uw computergegevens kunnen maken. Het is dus niet verstandig om (gevoelige) privégegevens op dezelfde computer te bewaren. Als u vindt dat de inspecteur zijn boekje te buiten gegaan is, kunt u klacht neerleggen bij zijn oversten (het hoofdbestuur) of bij de arbeidsauditeur (als er een proces-verbaal opgesteld werd). Als u niet zeker weet of een inspecteur bepaalde zaken wel mag inkijken, bespreek dit dan achteraf met uw sociaal secretariaat of uw advocaat (indien er een proces-verbaal opgesteld 14

4 werd). Als blijkt dat de inspecteur te ver gegaan is en zijn boekje te buiten gegaan is, kunt u bij de voorzitter van de arbeidsrechtbank beroep aantekenen en vragen om bepaalde stukken uit het dossier te halen. Er wordt dan geen rekening mee gehouden in het verdere onderzoek Mag de inspectie uw personeel ondervragen? Een inspecteur heeft vrije toegang tot alle plaatsen waar er gewerkt wordt en hij mag in principe iedereen die daar aanwezig is ondervragen over alle feiten die hij nuttig acht in het kader van zijn opdracht. De inspecteur kan dus al uw werknemers ondervragen. Hij kan dit individueel doen, maar hij kan dit evengoed in groep doen (bv. de syndicale afvaardiging horen). De inspecteur kan toelaten dat u aanwezig bent tijdens een verhoor van uw werknemers, maar hij kan dat ook weigeren. U kunt ook niet vragen om een kopie te krijgen van de verhoren van uw werknemers. Het is pas wanneer er een echt proces-verbaal opgesteld wordt, dat uw advocaat het gerechtelijk dossier mag inzien. De inspectie zal aan dat proces-verbaal ook alleen maar de verklaringen toevoegen die de stelling bevestigen. Als u dat vaststelt via uw advocaat en u weet dat ook andere werknemers verhoord werden, kan uw advocaat eisen dat de andere verklaringen eveneens bij het dossier gevoegd worden. De werknemer kan zelf wel een kopie vragen van zijn verklaring. Die aanvraag kan ook later gebeuren. De inspectie moet in de regel binnen de maand een kopie afleveren en misschien mag u dan meelezen Wanneer? Er kunnen zich meerdere situaties voordoen. Zo kan de inspecteur bv. onderzoeken hoe het woon-werkverkeer in elkaar zit en kan hij bij de werknemers eens polsen hoe dit precies geregeld is. In dat geval blijft het bij losse gesprekken. Bij (vermoedens van) zwartwerk worden de betrokken personen in de regel allemaal dadelijk schriftelijk ondervraagd. Waar? De inspecteur kan de werknemers op de werkvloer ondervragen. Soms kan het heel druk zijn (bv. in de horecasector) en dan kan zo n verhoor wel wat tijd in beslag nemen. De inspecteur zal meestal wel toestaan dat het werk ondertussen voortgezet wordt of dat een klant bediend wordt (tenzij de inspecteur al eerder negatieve ervaringen in uw zaak gehad heeft, bv. garçons die een klant bedienen en dan vlug weglopen). De inspecteur kan de werknemers ook uitnodigen: hij kan ze bijvoorbeeld een brief sturen dat hij s avonds bij de werknemer thuis langskomt of hij kan ze uitnodigen op zijn bureau of bij de politie (bv. voor het horen van getuigen i.v.m. klachten inzake ongewenst seksueel gedrag). Voor de inspecteur is het dan vaak rustiger om te praten. Het is wel goed om te weten dat een werknemer niet verplicht is om in te gaan op dat verzoek, hij hoeft de inspecteur dus niet bij hem thuis te ontvangen en hij hoeft zeker niet naar zijn bureau te gaan. Als de werknemer niet ingaat op dit verzoek, kan hij dus ook geen proces-verbaal krijgen voor het verhinderen van het toezicht. Het is immers de inspecteur die zich moet verplaatsen en niet de werknemer. 15

5 Goed om te weten. Ook u als werkgever bent niet verplicht om in te gaan op de uitnodiging van de inspecteur om langs te komen op zijn bureau. Ook hier geldt het principe dat het de inspecteur is die zich moet verplaatsen. De tijd gedurende dewelke een werknemer ondervraagd wordt in het bedrijf of op de werf (tijdens zijn werkuren), is uiteraard arbeidstijd en moet dus door u betaald worden. De tijd gedurende dewelke een werknemer bij hem thuis of op het bureau van de inspecteur ondervraagd wordt, is echter geen arbeidstijd en hoeft niet betaald te worden door u. De inspecteur kan ook niet eisen - noch van u, noch van uw werknemer - dat een werknemer tijdens zijn arbeidstijd een verplaatsing maakt naar zijn bureau. Een werknemer is dus enkel wettelijk gezien verplicht om een verklaring af te leggen tijdens zijn werkuren en op zijn arbeidsplaats. Bij weigering zou die werknemer dan ook een boete kunnen krijgen. Daarbuiten is er geen enkele verplichting om een inspecteur te woord te staan (hoewel die verhoren wel rechtsgeldig zijn en evenveel waarde hebben als een verklaring op de werkvloer). Uw werknemer hoeft geen grote verklaringen af te leggen of op alle vragen te antwoorden die de inspecteur stelt. Hij mag ook zeggen dat hij iets niet weet of dat hij niet wil antwoorden op bepaalde vragen. Dat is op zich geen verhindering van het toezicht. Indien een werknemer toch belastende verklaringen over u heeft afgelegd (en u komt dat te weten), dan is het zeker nuttig om de inspecteur erop te wijzen dat u diezelfde werknemer al verschillende keren op de vingers getikt heeft voor fouten (u doet dit het best schriftelijk) U wordt verhoord, Moet u meewerken? U bent verplicht om mee te werken aan het onderzoek van de arbeidsinspectie, maar dat betekent niet dat u uzelf moet incrimineren, d.w.z. dat u gegevens moet meedelen waardoor uzelf aangeduid kunt worden als schuldige. Dit houdt in dat u zich niet mag verzetten tegen een onderzoek en dat u alle (wettelijke) documenten moet afgeven waarnaar de inspectie vraagt. Een dergelijke inspectie is dus steeds een (delicaat) evenwicht tussen wat u mag en wat u moet Moet u antwoorden? Wanneer een inspecteur een verklaring (een proces-verbaal van verhoor) wil afnemen van u, bent u verplicht om daaraan mee te werken. Als u duidelijk weigert om een verklaring af te leggen, kunnen de inspecteurs een proces-verbaal opmaken wegens het verhinderen van het toezicht. U hoeft niet altijd te antwoorden op alle vragen van de inspecteurs en in iets grotere bedrijven is het ook maar normaal dat een bedrijfsleider niet alles weet. U kunt bijvoorbeeld verwijzen naar uw sociaal secretariaat wanneer er gevraagd wordt naar de lonen van uw werknemers. 16