RETAIL ESTATES. j j .1~

Transcriptie

1 RETAIL ESTATES j j s Naamloze vennootschap, open are gereg ementeerde vastgoedvennootschap naar e gi c rec met zetel te Industrielaan 6,1740 Ternat (BeIgi~), RPR Brussel: ~ NOTULEN VAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 6 JANUARI 2016 GEHOUDEN OP DE MÀATSCHAPPELIJKE ZETEL VAN DE VENNOOTSCHAP Samenstellin2 van de vergadering Zijn aanwezig ofvertegenwoordigd de aandeeihouders, zoals vermeld op de hierbij gevoegde aanwezigheidsiijst. Zijn aanwezig de bestuurders zoals vermeld op de hierbij gevoegde aanwezigheidsiijst. Is niet aanwezig doch heeft op 17 december 2015 een verzakingbriefaan de vennootschap bezorgd: de commissaris van de vennootschap: De burgerlijke vennootschap onder de vorm van een coôperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid PwC Bedrijfsrevisoren met kantoor te 1932 Sint-Stevens-Woluwe, Woluwedal 18,die in deze fùnctie wordt vertegenwoordigd door de heer Damien Walgrave. Samenstelling van het bureau De vergadering wordt geopend om 10 uur en wordt voorgezeten door de heer Jan (gedelegeerd bestuurder), voornoemd, die ais secretaris-stemopnemer aanstelt mevrouw Larissa De Vos. Uiteenzettin2 door de voorzitter De voorzitter steit vast dat deze vergadering geldig werd samengeroepen. De bewijsstukken van de oproeping worden voorgelegd: - De Standaard van 4 december 2015; - Het Belgisch Staatsblad van 4 december De houders van aandelen op naam, de bestuurders en de commissaris werden 30 dagen voor deze vergadering per gewone brief uitgenodigd, met name eveneens op 4 decemberjongstleden. Er vond geen amendering van de agenda plaats op voorstel van de aandeelhouders die alieen of gezamenlijk 3% van het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap bezitten. Er werden geen schriftelijke vragen ontvangen met betrekking tot de versiagen en de agendapunten. I

2 De secretaris steit vast dat er 8 aandeeihouders aanwezig of vertegenwoordigd zijn, die samen aandeien van het totaai van uitgegeven aandelen vertegenwoordigen. Deze vergadering is niet onderworpen aan een bijzonder aanwezigheidsquorum en aan de gebruikelijke meerderheidsregeis. De vergadering erkent unaniem dat zij reehtsgeidig is samengesteid. Agenda De voorzitter zet uiteen dat de huidige vergadering werd samengeroepen om te besiissen over voigende dagorde: Benoeming van bestuurders. Voorstei tot besluit: Op voorstei van de Raad van Bestuur, na advies van het remuneratie- en benoemingscomité, benoemt de Aigemene Vergadering, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, mevrouw Kara De Smet ais uitvoerende bestuurder, met onmiddeiiijke ingang tot aan het einde van de jaarvergadering van 2021 over het boekjaar ; Voorstei tot besluit: Op voorstei van de Raad van Bestuur, na advies van het remuneratie- en benoemingscomité, benoemt de Aigemene Vergadering, onder opsehortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, mevrouw Heriinda Wouters ais niet-uitvoerende bestuurder, met onmiddeiiijke ingang tot aan het einde van de jaarvergadering van 2021 over het boekjaar ; Voorstei tot besiuit: Op voorstei van de Raad van Bestuur, na advies van het remuneratie- en benoemingscomité, benoemt de Aigemene Vergadering, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, mevrouw Leen Van den Neste ais niet-uitvoerende bestuurder, met onmiddeiiijke ingang tot aan het einde van de jaarvergadering van 2021 over het boekjaar Mevrouw Leen Van den Neste kwaiificeert ais onafhankeiijk bestuurder in de zin van artikei 526ter van het Wetboek van vennootsehappen. BeraadsIa~iiw- stemmin2 Na overieg worden voigende besiissingen genomen: 1. Benoeming van bestuurder Kara De Sniet: Ter zake van het voorstei tot benoeming van mevrouw Kara De Smet geeft de voorzitter namens de raad van bestuur de voigende toeiichting: Mevrouw Kara De Smet is sinds 2006 actief ais CFO van de onderneming en zai deze functie biijven waamemen. De modaiiteiten van haar remuneratie, verantwoordeiijkheden en de contractueie iooptijd van de overeenkomst ter zake zuiien het voorwerp uit maken van een separate overeenkornst. Haar voordracht ais bestuurder kadert echter in de wens van de raad van bestuur om haar bij de bevoegde administratieve overheden voor te dragen ais effectief ieider in de zin van de toepasseiijke GVV 2

3 wetgeving. Het waarnemen van deze functie waarvan de onderneming er minstens twee dient aan te stehen, vereist een betrokkenheid in de totaiiteit van de beieidsvoering van het bedrijf. Gezien haar voorkennis oordeeit de raad van bestuur dat zij hiervoor het best in aanmerking komt. Zij vervangt ais effectief leider de heer Paul Borghgraef die ais voorzitter van de raad van bestuur vanaf de benoeming van mevrouw De Smet niet langer effectief ieider zai zijn, en zai kwaiificeren ais een niet-uitvoerend bestuurder. Dit besluit werd genomen met: a) stemmen voor; b) stemmen tegen; e) geen onthoudingen; zodat het besiuit is aangenomen. 2. Benoeming van bestuurder Heriinda Wouters: Dit besiuit werd genomen met: a) stemmen voor; b) stemmen tegen; c) geen onthoudingen; zodat het besluit is aangenomen. 3. Benoeming van bestuurder Leen Van den Neste: Dit besluit werd genomen met: a) stemmen voor; b) stemmen tegen; e) geen onthoudingen; zodat het besiuit is aangenomen. De nieuw benoemde bestuurders zuilen bezoldigd worden op dezeifde basis ais de uitvoerende en niet uitvoerende bestuurders worden bezoldigd, die thans deei uitrnaken van de raad van bestuur. Er zijn geen andere punten te behandelen. Siotverklaring De dagorde aldus afgehandeid zijnde, wordt de vergadering gesloten 0m De notuien worden ondertekend door de leden van het bureau en de aandeelhouders die hierom verzoeken. De voorzitter De secretaris-stemopnemer

4 RETAIL ESTATES Naamloze vennootschap, openhare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht, met zetel te lndustrielaan 6,1740 Temat (BelgW), R1 R Brussel: BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 6 JANUARI 2016 REGJSTER Aandeelhouder AantaI aundelen oy Bescliriiving bewifs bezit Handtekeniny BevestiL ing ret istratiedatum waarmee aandeien oy deelnanze/attest erkende ADH I,eeft nangegeven te registratiedatum willen deelnemen tian de Leasinvest Real Estate Comm. VA Lenniksebaan Anderlecht - volmachtdrager (volmacht dd ) LV ( ) Voor aandelen: Inschrijving in aandeelhoudersregister Voor aandelen: Geen attest erkende ontvangen Voor aandelen: Ja, 15/12/2015 Voor aandelen: Geen attest erkende ontvangen 1

5 Axa Belgium Vorstlaan Brussel Inschrijving in Volmaehtdrager afwezig Ja, 14/12/2015 aandeelhoudersregister Paul Borghgraef- volmachtdrager (volmacht dd ) Axa Belgium Boulevard du Souverain Bruxelles Paul Borghgraef (volmacht dd ) Belfius Insurance NV Galileelaan Brussel (volmacht dd ) Belfius Insurance Services Finance NV Rue de l industrie 20 L-8399 Windhof (volmacht dd ) Volmaehtdrager afwezig

6 KBCBankNV Havenlaan Brussel (volmacht dd ) Pensio B OFP Koningstraat 132/ Brussel Inschrijving in aandeelhoudersregister Ja, dd volmachtdrager (volmacht dd ) Auxipar NV Urbain Britsierslaan S 1030 Brussel Paul Borghgraef (volmacht dd ) Intertinance CVBA Urbain Britsierslaan Brussel Volmachtdrager afwezig Paul Borghgraef (volmacht di ) BNP Paribas Securities Services Boulevard Louis Schmidt Etterbeek (volmacht dd )

7 Northern Trust Company 50 Bank street, Canary Wharf E14 5NT London, UK 155 Vertegenwoordigd door mevrouw Anne Verbeeek (volmacht dd ) State Street Bank Trust Company 1776 Heritage Drive, Quincy MA 02171, USA Vertegenwoordigd door mevrouw Anne Verbeeck (volmacht dd ) Totaai aanwezit~e of vertepenwoordi~de aandelen, die voldoen aan aile voorwaarden pesteld in de statuten ~Â G3~3.LSt Voo Jan I itter e Nys Secretaris-stemopnemer Larissa De Vos