DEKENBERAAD JAARPLAN 2019

Transcriptie

1 DEKENBERAAD JAARPLAN 2019 Vastgesteld in het dekenberaad 30 januari 2019 Jaarplan dekenberaad

2 Voorwoord Voor u ligt het jaarplan 2019 van de elf dekens verenigd in het dekenberaad. In dit jaarplan geven de dekens aan waar in 2019 de focus zal liggen, zowel met betrekking tot het toezicht op advocaten (aan de hand van gezamenlijke aandachtspunten) alsook met betrekking tot het eigen functioneren en het functioneren van het dekenberaad. Het jaarplan 2019 is korter dan de jaarplannen uit voorgaande jaren. Reden hiervoor is dat de dekens er voor gekozen hebben voornamelijk te beschrijven waar zij zich op willen focussen in 2019 en in mindere mate het reguliere werk dat zij doen. Dat reguliere werk (denk bijvoorbeeld aan de 10% kantoorbezoeken, de ONK en de CCV) is niet minder belangrijk, maar wordt op verschillende andere plekken al toegelicht. 1 Het toezicht op advocaten is onmiskenbaar veranderd in de afgelopen jaren. Met de komst van de Wet positie en toezicht advocatuur (Wpta, Stb 2014, 358) is het toezicht en de klachtbehandeling versterkt en verbeterd. Tegelijkertijd is er nog veel werk te doen om het toezicht en de klachtbehandeling verder te ontwikkelen. De dekens zijn zich ervan bewust dat verdere verandering en verbetering van het toezicht en de klachtbehandeling noodzakelijk zijn. De uitdagingen voor 2019 zijn niet alleen de door de dekens benoemde speerpunten (zie paragraaf 1.2), het eigen functioneren en het functioneren in het dekenberaad (zie paragraaf 2), maar vooral ook de komende evaluatie van de Wpta. Op grond van artikel VIa van de Wpta moet de minister voor Rechtsbescherming voor het eind van 2019 de evaluatie van de Wpta naar de Tweede Kamer hebben gestuurd. De dekens verwachten dat de evaluatie begin 2019 zal starten en dat het toezicht dat zij uitoefenen een belangrijk onderdeel zal zijn van de evaluatie. De dekens zien het ordejaar 2019 met vertrouwen tegemoet en zullen er alles aan doen om het daarheen te leiden dat ook ten behoeve van de evaluatie in 2019 van het toezicht zoals dat sinds 1 januari 2015 door de dekens wordt uitgeoefend, in 2019 verdere slagen zullen worden gemaakt. Hoewel de elf dekens ieder in hun eigen arrondissement de toezichthouder zijn op advocaten, kunnen zij het niet alleen. De dekens worden bij de uitoefening van hun taken ondersteund door uitstekende en gemotiveerde medewerkers van de lokale ordebureaus en van de NOvA. 1 Denk bijvoorbeeld aan de jaarverslagen van het dekenberaad, de verschillende lokale websites of de website van de NOvA. Jaarplan dekenberaad

3 1. Aandachtspunten dekenaal toezicht Inleiding Ieder jaar kiezen de dekens een aantal onderwerpen die specifiek de aandacht verdienen bij hun toezicht. Deze prioritering en herprioritering vindt plaats aan de hand van informatie van de dekens en de uitkomst van voorafgaand toezicht. Door dit uitvoeringsmodel van het toezicht, gestuurd door risico indicatoren, wordt beoogd de toezichtcapaciteit in te zetten naar prioriteit volgens een risicoprofiel. Samengevat: risicogestuurd toezicht. Het doel van die aanpak is dat de dekens actief en zoveel mogelijk preventief kunnen interveniëren daar waar dit het meest nodig is. Reactief toezicht, waaronder handhaving en klachtbehandeling, behouden daarnaast alle aandacht Aandachtspunten dekenberaad voor Financiële positie/kwetsbaarheid van kantoren Financieel toezicht is een belangrijke waarborg voor de integriteit, de kwaliteit en de continuïteit van advocaten en daarom van groot belang. Elke betrokkenheid van advocaten bij financiële malversaties dient te worden voorkomen. Dat is niet alleen in het algemeen belang, maar met name ook in het belang van de rechtzoekenden (de cliënten). Risico s moeten daarom proactief worden opgespoord en als er toch incidenten optreden, moeten die met krachtig reactief toezicht worden bestreden. In de periode is een pilot kengetallen uitgevoerd. De pilot hield in dat in een aantal arrondissementen aan alle advocaten(kantoren) na 1 juli van het betreffende jaar werd gevraagd om de financiële kengetallen beschikbaar te stellen. Deze kengetallen zijn vervolgens door de unit FTA geanalyseerd. De gevraagde gegevens dienen de advocaten(kantoren) ex artikel 6.5, eerste lid onderdeel b, van de Voda per 1 juli van ieder jaar sowieso beschikbaar te hebben, zodat het aanleveren van de kengetallen geen onevenredige belasting oplevert. De dekens onderkennen dat deze werkwijze bijdraagt aan een effectieve, efficiënte en uniforme uitvoering van het financieel toezicht. In zal het opvragen van financiële kengetallen dan ook niet meer als pilot worden uitgevoerd, maar als een van de reguliere toezichtinstrumenten die de deken heeft staat ook in het teken van het, met behulp van de NOvA, automatiseren van het opvragen van de financiële kengetallen, waardoor het opvragen van de financiële kengetallen over 2018 volledig digitaal kan plaatsvinden. Het opvragen van kengetallen levert voor de dekens informatie op die het mogelijk maakt het inzicht in de financiële situatie van kantoren, en daarmee ook de gehele sector, te verbeteren. Hierdoor kan de continuïteit van de kantoren worden beoordeeld en de deken indien noodzakelijk actie ondernemen. Tevens is gebleken dat door het opvragen van kengetallen het voor de dekens mogelijk is om meer risicogestuurd toezicht te houden. Door het opvragen en analyseren van financiële kengetallen van alle kantoren beschikt de deken over feitelijke gegevens waardoor objectief inzicht ontstaat in (de ontwikkeling van) de financiële positie en de mogelijke financiële risico s van de volledige populatie kantoren binnen zijn of haar arrondissement. Uiteindelijk leidt dat tot effectiever en efficiënter toezicht. Ook zullen de dekens aandacht blijven besteden aan risico s waarbij kantoren een (te) grote afhankelijkheid hebben van één (grote) cliënt, dan wel van de gefinancierde rechtsbijstand. Een (te) grote afhankelijkheid brengt risico s met zich voor wat betreft de kernwaarden, waaronder de onafhankelijkheid en de integriteit. 2. (Kennis van de) Wwft Advocaten zijn sinds 2003 aangemerkt als een van de poortwachters in het stelsel ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Witwassen en financieren van terrorisme is een onderwerp dat sterk in de belangstelling staat, ook in internationaal opzicht. Advocaten en advocatenkantoren vormen met de door hen aangeboden dienstverlening een potentieel risico voor misbruik. De indruk 3

4 bestaat dat niet alle advocaten zich voldoende bewust zijn van het mogelijke misbruik dat via hun dienstverlening kan ontstaan. Het aantal meldingen van ongebruikelijke transacties vanuit de advocatuur bij de FIU-Nederland blijft achter bij andere beroepsgroepen, zoals het notariaat. Dat laat zich deels verklaren door het feit dat anders dan de meeste andere instellingen waarop de Wwft van toepassing is, heel veel van de werkzaamheden van advocaten niet vallen onder de diensten waarop de Wwft ziet. Advocaten zijn geen financiële instelling of adviseurs. Bovendien is de Wwft niet van toepassing in de gevallen genoemd in artikel 1, tweede lid van de Wwft (werkzaamheden betreffende de bepaling van de rechtspositie van de cliënt, diens vertegenwoordiging in rechte en verdediging in rechte en het geven van advies voor, tijdens en na een rechtsgeding). Gelet op de complexiteit van de wet- en regelgeving blijft het nodig aandacht te vragen voor opleiding en bewustwording op het gebied van het voorkomen van witwassen. Medio 2018 heeft de Wwft als gevolg van de implementatie van de 4 e Europese anti-witwasrichtlijn verdere aanscherping ondergaan, die naar het zich laat aanzien een behoorlijke impact zal hebben op advocaten en advocatenkantoren; de gewijzigde Wwft vraagt het nodige van advocaten en advocatenkantoren. Tot 1 januari 2019 hebben advocaten(kantoren) ruimschoots de gelegenheid gehad de nieuwe regels in te voeren en hanteerden de dekens een soepeler handhavingsbeleid. De dekens hebben begin januari 2019 de beleidsregel Wwft 2018 en de gewijzigde beleidsregel bestuursrechtelijke handhaving Wwft vastgesteld. In 2019 zullen de dekens extra aandacht besteden aan de naleving van de verplichtingen uit de Wwft en dan met name ook aan het kennisniveau van advocaten en andere medewerkers op kantoren. Zo zullen de dekens tijdens de kantoorbezoeken uitdrukkelijk stil blijven staan bij de verplichtingen die de wijziging van de Wwft met zich brengt. Om advocaten te helpen bij het vergroten van de kennis, worden door de raden van de orde ook Wwft-cursussen aangeboden. Daarnaast besteden de dekens extra aandacht aan advocaten die in de CCV aangeven dat zij geen Wwft-diensten verlenen, terwijl zij daarentegen via de website of anderszins aangeven werkzaam te zijn op rechtsgebieden waarop de Wwft wel van toepassing is of lijkt te zijn. Voorts zal bij kantoorbezoeken worden gecontroleerd of advocaten de wijzigingen in de Wwft voldoende in hun organisatie bekend hebben gemaakt en zal erop worden toegezien of de bij kantoren bestaande protocollen (in het kantoorhandboek) correct zijn en in de praktijk op de juiste wijze worden gehanteerd. 3. Eenmanskantoren met extra kwetsbaarheid Het aantal eenmanskantoren groeit al jaren gestaag. Deze grote groep eenpitters kan - zo is de dekens gebleken - om verschillende redenen (extra) kwetsbaar zijn, zoals: De eenmanskantoren die op hun website kenbaar maken dat zij op (zeer) veel rechtsgebieden werkzaam zijn. Een advocaat dient vakbekwaam te zijn op de rechtsgebieden waarop hij zich profileert en voor de rechtzoekende dient helder te zijn op welke rechtsgebieden de advocaat die wordt ingeschakeld, is gespecialiseerd. Vanaf 1 januari 2019 is de wijzigingsverordening kwaliteitsbevorderende maatregelen aangenomen. Advocaten moeten zich na hun stage verplicht laten registreren in een vernieuwd rechtsgebiedenregister en deze registratie bekendmaken. Advocaten dienen zich te registreren op minimaal één en maximaal vier van de 33 hoofdrechtsgebieden. Voorwaarde voor registratie is het behalen van tien opleidingspunten per kalenderjaar per geregistreerd hoofdrechtsgebied. Registratie kan pas plaats hebben als aan deze voorwaarde is voldaan. In artikel 35a lid 1 Roda is bepaald dat de registratie na het behalen van de opleidingspunten direct kan plaats hebben, maar uiterlijk voor 1 maart na het kalenderjaar waarin de opleidingspunten zijn behaald. De eerste registratie dient dus uiterlijk voor 1 maart 2020 te geschieden. De geisoleerde eenmanskantoren. Daaronder verstaan wij advocaten van eenmanskantoren die weinig tot niet aan activiteiten van een balie deelnemen, weinig tot geen contact met collegae hebben 4

5 en alles zelf willen uitvinden. Dit kan leiden tot achterblijvende kwaliteit en onvoldoende op de hoogte zijn omtrent de regelgeving voor advocaten. Eenmanskantoren die vanuit een groot kantoor waar alles qua kantoororganisatie voor hem / haar werd geregeld een eenmanskantoor starten waar hij/zij plots alles zelf moet regelen. Deze nieuwe eenmanskantoren kunnen kwetsbaarder zijn door de overgang van samen met velen kantoor houden naar alleen kantoor houden. De dekens zullen derhalve in 2019 ook extra aandacht besteden aan de eenmanskantoren met extra kwetsbaarheid. Op lokaal niveau zal al naar gelang van de omstandigheden verder invulling worden gegeven aan de drie genoemde aandachtspunten. 2. Taak dekens, dekenberaad 2.1. Taak deken De deken van de orde van advocaten in het arrondissement (hierna: de deken) is op grond van artikel 45a, eerste lid van de Advocatenwet en artikel 24, tweede lid van de Wwft de toezichthouder op de naleving door advocaten van de voor hen geldende wet- en regelgeving. De deken is toezichthouder in de zin van artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht: een persoon, bij of krachtens wettelijk voorschrift belast met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift. Daarnaast behandelt de deken op grond van artikel 46c van de Advocatenwet klachten tegen advocaten en is hij op grond van artikel 35 van de Advocatenwet onder meer belast met de voorlichting over al hetgeen verband houdt met de praktijkuitoefening, bemiddeling bij geschillen tussen advocaten onderling, voorlichting over de mogelijkheden tot het indienen van klachten en andere vormen van geschillenbeslechting, de mogelijkheid voor partijen om zich tot de rechter te wenden en zo nodig verwijzing naar andere instanties. De dekens zijn als toezichthouder verantwoordelijk voor een goede gang van zaken in hun arrondissement. Dat betekent dat naast de taken die zijn vermeld in de Advocatenwet, de dekens in voorkomend geval de advocaten op hun verzoek eveneens met raad en daad bijstaan. De dekens zijn van oordeel dat die combinatie van wettelijke taken en verantwoordelijkheden een beter systeem van toezicht biedt. Hoewel iedere deken de toezichthouder is in het eigen arrondissement en als zodanig in het eigen arrondissement bevoegd is om besluiten te nemen, betekent dit niet dat de dekens zich geen rekenschap geven van wat er in andere arrondissementen gebeurt en op welke wijze daar toezicht moet worden uitgeoefend. Harmonisatie en uniformiteit zijn daarbij de sleutelwoorden. Voorkomen moet worden dat advocaten in vergelijkbare situatie in verschillende arrondissementen verschillend worden behandeld. De dekens hebben hier de afgelopen jaren veel aandacht aan besteed en zullen dat ook weer in 2019 doen Taak dekenberaad Alle dekens gezamenlijk vormen het dekenberaad. Het dekenberaad vindt zijn grondslag in de Voda. 2 Het dekenberaad is een overlegorgaan waarin alle dekens met elkaar overleggen over de wijze waarop zij hun toezichttaken en -bevoegdheden uitoefenen en klachten behandelen. Dit betekent dat het dekenberaad als zodanig geen besluiten neemt, maar dat als er iets afgesproken wordt, dit door alle elf de dekens afzonderlijk wordt besloten en uitgevoerd. De deken van de algemene raad (algemeen deken) en de algemeen secretaris van de NOvA nemen ook deel aan het dekenberaad. Het dekenberaad vindt maandelijks plaats. In 2019 blijven de dekens het functioneren van het dekenberaad kritisch evalueren en waar nodig worden er verbeteringen doorgevoerd. In 2019 treden de dekens in overleg met de algemene raad om 2 Paragraaf van de Verordening op de advocatuur. 5

6 te zien op welke wijze invulling kan worden gegeven aan de benodigde ondersteuning van het dekenberaad. De dekens en het dekenberaad opereren vanzelfsprekend niet alleen. Voor de uitoefening van het toezicht in het eigen arrondissement krijgen de dekens ondersteuning van de medewerkers van de lokale bureaus, leden van de raden van de orde (voornamelijk bij kantoorbezoeken) en medewerkers van de unit FTA (voor financiële en Wwft-onderzoeken). Het dekenberaad krijgt ondersteuning in de vorm van een technisch voorzitter en een secretaris. De technisch voorzitter is een medewerker van het bureau van de NOvA, terwijl de secretaris een advocaat/stafmedewerker is van de Amsterdams orde. Het dekenberaad is te bereiken via Professionalisering Door de verdere versterking en professionalisering van het toezicht is de werkdruk op de bureaus toegenomen. De verwachting is dat door de automatisering op termijn nog efficiënter gewerkt kan worden. In verband met het veranderde toezicht geldt dat de dekens en daardoor ook de bureaumedewerkers er veel taken bij hebben gekregen. Om die reden wordt aandacht besteed aan het onderling delen van kennis en personeel om zo de toegenomen werkdruk en piekbelasting op te kunnen vangen. Ook wordt op een meer structurele basis nagedacht over samenwerking. Daarnaast is het van belang te streven naar een kwalitatief goede personele bezetting van de bureaus en dekens die voldoen aan het dekenprofiel. Ook in 2019 is een opleidingsplan opgesteld voor dekens en bureaumedewerkers. Verantwoording Via het jaarverslag van het dekenberaad leggen de dekens verantwoording af over de wijze waarop zij klachten behandelen en toezicht uitoefenen. De dekens zullen in 2019 met een gezamenlijk jaarverslag komen over Een goede verantwoording over klachtbehandeling en toezicht draagt bij aan het maatschappelijk vertrouwen in de advocatuur. 6