HUIDHOUDELIJK REGLEMENT Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân

Transcriptie

1 HUIDHOUDELIJK REGLEMENT Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân 1. Algemene bepalingen 1.1. In dit reglement wordt verstaan onder: De stichting: de Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân, gevestigd te Heeg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Groningen onder nummer ; 1.2. De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op bij notaris Vellinga te Sneek; 1.3. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten; 1.4. Raad van Toezicht: de toezichthoudende autoriteit zoals omschreven in artikel 8 van de statuten 1.5. Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting Kernen: dorpen en steden met een eigen postcode. Een lijst van trekkingsgerechtigde kernen is in bijlage A gevoegd. 2. Het bestuur en de bestuursbesluiten 2.1. Het bestuur: Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting; Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishoudelijk reglement); Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden op een bestuursvergadering; Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid her verkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen; Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur; Nieuwe bestuursleden worden op voordracht in functie benoemd door de Raad van Toezicht. 3. Bestuurstaken 3.1. De voorzitter Heeft algemene leiding van de stichting; Vertegenwoordigt tezamen met de secretaris of de penningmeester de stichting naar buiten toe; Overlegt met officiële instanties; Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden; Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; Leidt de bestuursvergaderingen; Informeert de Raad van Toezicht wanneer daar aanleiding toe is; Is eerste aanspreekpunt voor de RVT;

2 Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt De vicevoorzitter Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; 3.3. De penningmeester Voert de financiële administratie; Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging; Stelt financiële overzichten op; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen; Verricht betalingen binnen de gemaakte afspraken welke schriftelijk zijn vastgelegd 3.4. De secretaris Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende volmachten; De genomen besluiten Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website; Beheert de website; Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op; Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; Archiveert alle relevante documenten; Hij wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door de fondsmanager Fungeert als eerste aanspreekpunt voor de fondsmanager.

3 4. Bestuursbesluiten 4.1. Het bestuur: Neemt besluiten die die betrekking hebben op het functioneren van het fonds, en stelt de leden van de Raad van Toezicht bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten middels een kopie van de bijgewerkte besluitenlijst Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen; Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt; Staken de stemmen dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 5. Geldigheid Bestuursvergaderingen Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht. 6. Bestuursvergaderingen 6.1. Het bestuur vergadert ten minste 6 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

4 7. Agenda bestuursvergaderingen 7.1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen. De voorzitter en secretaris stellen in goed overleg de conceptagenda op De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de vergadering door Uiterlijk twee dagen voor elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben tot die tijd de mogelijkheid een verzoek in te dienen bij de voorzitter om punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter voorstellen van die volgorde af te wijken en/of een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. 8. Notulen vergaderingen 8.1. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. Onderdeel van dit verslag is een actiepuntenlijst bestaande uit een overzicht van de activiteiten, de einddatum, het beoogde resultaat en de naam van het verantwoordelijk bestuurslid Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld; 8.3. Zij verstrekt de Raad van Toezicht onmiddellijk na elke vergadering een lijst van door het bestuur genomen besluiten. 9. Inbreng tijdens de vergadering 9.1. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing; 9.2. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering. 10. Communicatie Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met: Gemeentelijke functionarissen Besturen van ondernemersverenigingen en vertegenwoordigers van kernen zonder ondernemersvereniging in de gemeente Súdwest-Fryslân; De media; Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

5 11. Donaties en declaraties Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren; Leden van het bestuur kunnen, na voorafgaand akkoord van de voorzitter, aanspraak maken op een vergoeding van reiskosten ad. 0,19 per kilometer; 12. Raad van Toezicht 12.1 De Raad van Toezicht heeft als taak Het aanstellen, benoemen en ontslaan van de bestuursleden van de stichting; Communiceren met de kernen en naar aanleiding hiervan het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies dienen; Enthousiasmeren en oproepen van de achterban voor het indienen van initiatieven; Adviseren van het bestuur over voorgenomen dan wel over c.f. artikel genomen besluiten Tenminste 3x per jaar bijeenroepen en leiden van een gezamenlijke vergadering van het bestuur en de RVT Het in overleg met de bestuursvoorzitter opstellen van de agenda voor de gezamenlijke vergadering; Het jaarlijks opstellen van een verslag wat onlosmakelijk zal worden gehecht aan het jaarverslag van de Stichting De raad van Toezicht houdt toezicht op Het functioneren van het bestuur en het naleven van de statuten en het huishoudelijk reglement; De effecten en het resultaat van de stichting; De realisatie van het doel van de stichting; Het gevoerde beleid De voortgang en realisatie van de acties in het algemeen en de in het visie document genoemde verbeterpunten in het bijzonder Het naleven van wet- en regelgeving; Het voldoen aan de eisen van de financiële verslaggeving; De interne controle en risicobeheersing; De te leveren kwaliteit en kwantiteit van diensten; De doelmatigheid en efficiency; De integriteit en de identiteit van de stichting De raad van Toezicht kent de navolgende samenstelling Een lid, tevens voorzitter, schriftelijk voorgedragen door de Stichting Ondernemers Súdwest-Fryslân; Een lid met als taak de behartiging van de belangen van de kernen met een ondernemersvereniging; Twee leden met als taak de behartiging van de belangen van kernen waar geen ondernemersvereniging actief is; Een lid met kennis en ervaring op bestuurlijk gebied met name richting gemeente Súdwest-Fryslân.

6 13. Ondernemersfonds 13.1 Inbreng gelden Het Ondernemersfonds wordt gefinancierd middels een subsidie van de gemeente Súdwest-Fryslân Het bestuur van de Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân budgetteert de subsidie naar rato van inbreng t.b.v. de trekkingsgebieden Gelden zijn beschikbaar voor projecten met een collectief belang t.b.v. of in het betreffende trekkingsgebied Gebruikmaking van subsidiegelden Per kern kan bepaald worden of gebruik wordt gemaakt van volledige dan wel gedeeltelijke retributie Kernen met een ondernemersvereniging Is in de kern een ondernemersvereniging actief, dan kan zij, in haar jaarlijkse algemene vergadering, bepalen of zij voor hun postcodegebied gebruik maken van een ondernemersfonds of gebruik zullen maken van gehele dan wel gedeeltelijke retributie voor dit postcodegebied. Een afschrift van de notulen waarin dit besluit is genomen en een presentielijst dient te worden gezonden aan de Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân Kernen zonder ondernemersvereniging Is in de kern geen ondernemersvereniging actief, dan kan een meerderheid van de in die kern gevestigde ondernemers jaarlijks bij meerderheid bepalen of zij gebruik maken van een ondernemersfonds of gebruik zullen maken van gehele dan wel gedeeltelijke retributie. Dit kan men doen middels een besluitvormende vergadering van de ondernemers in de betreffende kern. De notulen van de besluitvormende vergadering met een presentielijst van de ondernemers die dat besluit hebben genomen dient te worden gezonden aan de Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân Mandatering naar verenigingen van Dorpsbelang Is in de kern geen ondernemersvereniging actief dan kunnen de in die kern gevestigde ondernemers ook besluiten om de beschikbare gelden in te zetten ten behoeve van de Mienskip. Zij kunnen besluiten dit als ondernemers gezamenlijk te organiseren of de uitvoering te mandateren naar de lokale vereniging van Dorpsbelang Voortzetting besluiten Een eenmaal genomen besluit tot gebruikmaking van het ondernemersfonds dan wel retributie zal in de daaropvolgende jaren automatisch worden gecontinueerd tot in de betreffende kern een andersluidend besluit wordt genomen Opvragen gelden Kernen kunnen, met inachtneming van het gestelde in de artikelen t/m , de voor hun gebied beschikbare gelden opvragen na overlegging van: a. Een totaalbegroting van de te financieren projecten; b. Een omschrijving van de te financieren projecten; c. Een afschrift van de notulen van de besluitvormende ledenvergadering waarin de begroting onder punt a. van dit artikel door de Algemene Ledenvergadering is goedgekeurd; d. Een kopie van de presentielijst van de betreffende besluitvormende ledenvergadering.

7 14. Retributie Ondernemers in de kernen die daartoe bij democratische meerderheid besluiten zullen 100% retributie ontvangen, zonder inhouding van kosten Bij gedeeltelijk retributie zullen wél instandhoudingskosten over het totale budget worden ingehouden Retributie kan door individuele ondernemers alleen worden opgevraagd in het kalenderjaar waarin de aanslag is opgelegd Indien een retributiegerechtigde geen gebruik maakt van zijn retributierecht vallen de gelden vrij voor herverdeling Indien het een kern betreft waar een ondernemersfonds actief is zullen de vrijvallende gelden worden bijgeboekt t.b.v. de betreffende kern onder inhouding van de instandhoudingskosten voor het fonds Daar waar gelden vrijvallen in een kern waar geen ondernemersfonds actief is zullen de gelden door het bestuur van de Stichting Ondernemersfonds Súdwest- Fryslân worden bijgeboekt t.b.v. de betreffende kern onder inhouding van de instandhoudingskosten voor het fonds. 15 Slotbepalingen 15.1 In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per .

8 Bijlage A Kern PC van PC t/m Abbega 8617LA 8617LH Allingawier 8758LB 8758LG Arum 8822VA 8822WX Blauwhuis 8615LD 8615LX Boazum 8635ML 8635VD Bolsward 8701AK 8702DC Breezanddijk 8766TS 8766TS Britswert 8636VA 8638VZ Burgwerd 8742KH 8752KV Cornwerd 8753JA 8753JD Dearsum 8644VP 8644VV Dedgum 8764PN 8764PS Easterein 8734GA 8734HV Easterwierrum 9021CD 9021CW Exmorra 8759LA 8759LW Ferwoude 8761PA 8761PH Folsgare 8773KM 8773KR Gaast 8757JR 8757LA Gaastmeer 8611JH 8611JW Gauw 8627SB 8627SM Goenga 8628EM 8628SJ Greonterp 8658LH 8658LM Hartwerd 8741KB 8741KE Heeg 8621BA 8621XG Hemelum 8548VA 8548WX Hichtum 8743KW 8743KZ Hidaard 8737JH 8737JL Hieslum 8762PK 9762PM Hindeloopen 8713JA 8713LP Hommerts 8622DA 8622XZ Idsegahuizum 8755JH 8755JM Idzega 8612JJ 8612JJ Iens 8733EL 8733EP Ijlst 8651AA 8651NG Indijk 8553MC 8553MP It Heidenskip 8724HP 8724LJ Itens 8735HJ 8735HS Jutrijp 8623XH 8623XT Kimswerd 8821LA 8821ME Kornwerderzand 8752TP 8752TR Koudum 8723AG 8723XA Koufurderrige 8529MJ 8529MK Kubaard 8732EC 8732EL Loenga 8631SK 8631WB Lollum 8823SB 8823SZ Longerhouw 8745NB 8745NC

9 Lytsewierrum 8642WB 8642WK Makkum 8754AA 8754LD Molkwerum 8722HB 8722HR Nijhuizum 8775XD 8775XD Nijland 8771KA 8771SV Offingawier 8626GA 8626GH Oosthem 8618NH 8616NW Oppenhuizen 8625HA 8625TJ Oudega 8614AB 8614MA Parrega 8763MA 8763XC Piaam 8756JN 8756JP Pingjum 8749GC 8749TV Poppenwier 9013BD 9013CW Raerd 9012CM 9012DX Reahus 8736JA 8736JE Rien 8641WS 8641WT Sandfirden 8613JH 8613JH Scharnegoutum 8629EB 8629WB Schettens 8744ER 8744EZ Schraard 8746ND 8746NK Sibrandabuorren 8647ET 8647SP Smallebrugge 8552MN 8552MN Sneek 8601AA 8608ZV Stavoren 8715EJ 8715JX Tersoal 9014BG 9014CM Tirns 8632WE 8632WP Tjalhuizum 8772KL 8772KL Tjerkwerd 8765LH 8765PD Uitwellingerga 8624HW 8624TX Waaksens 8845SE 8845SH Warns 8721EM 8721GZ Westhem 8616LA 8616LB Witmarsum 8748AA 8748GM Wiuwert 8637VD 8627VZ Wolsum 8774PE 8775PN Wommels 8731AB 8731DZ Wons 8747NK 8748NZ Workum 8711AA 8711LS Woudsend 8551ML 8551SP Ypecolsga 8554RD 8554RD Ysbrechtum 8633KC 8633WR Zurich 8751TA 8751TR

10 Naam en zetel Artikel De stichting draagt de naam: Stichting Ondernemersfonds Súdwest-Fryslân. 2. Zij heeft haar zetel in de gemeente Súdwest-Fryslân. 3. De stichting heeft geen winstoogmerk. 4. De stichting is opgericht voor onbepaalde tijd. Doel. Artikel De Stichting heeft ten doel a. het fungeren als contractpartner voor de gemeente Súdwest-Fryslân in verband met de bekostiging van collectieve belangenbehartiging van ondernemers in de gemeente Súdwest-Fryslân; b. het fungeren als contractpartner voor ondernemersorganisaties in de vorm van een vereniging dan wel stichting, dan wel die in een andere vorm zijn _ georganiseerd, die voldoende representatief zijn om invulling te geven aan het behartigen van het collectief ondernemersbelang; c. het stimuleren van collectieve ondernemersactiviteiten; b. het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. 2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door: a. de gelden welke middels een subsidie door de gemeente Súdwest-Fryslân beschikbaar worden gesteld administratief te verwerken en vervolgens aan de hand van gemotiveerde aanvragen ten goede laten komen aan de in lid 1 sub b bedoelde ondernemersorganisaties; b. het stimuleren van samenwerkingsverbanden tussen ondernemers in Súdwest-Fryslân. c. Het geven van voorlichting(sbijeenkomsten) en/of actief benaderen van ondernemersverenigingen casu quo ondernemerscollectieven. 3. De wijze van vaststelling van de aan trekkingsgerechtigde kernen uit te keren _ bedragen wordt in het Huishoudelijk reglement vastgelegd. 4. De trekkingsgerechtigde kernen worden vastgesteld middels een bijlage in het Huishoudelijk Reglement. Vermogen. Artikel 3. Het vermogen van de stichting wordt gevormd door: - gelden welke middels een jaarlijkse subsidie door de gemeente Súdwest- Fryslân beschikbaar worden gesteld, ter realisering van de doelstellingen van _ de stichting zoals hiervoor in artikel 2 omschreven; - hetgeen verkregen wordt door erfstellingen of legaten; - hetgeen op andere wijze verkregen wordt. Bestuur; samenstelling, benoeming en ontslag Artikel Het bestuur bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden 2. Bestuursleden worden uitsluitend op voordracht van één of meer bestuurders in functie benoemd door de Raad van Toezicht. 3. Het bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter, secretaris en een penningmeester. 4. In vacatures wordt zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen drie maanden, voorzien. 5. Bestuurders worden benoemd voor een termijn van vier jaar, na die periode kan deze termijn éénmaal worden verlengd. Een bestuurder die niet onmiddellijk herbenoembaar is, kan weer tot bestuurder benoemd worden, als minimaal twee jaren zijn verstreken na de laatste dag dat hij bestuurder was. 1

11 2 6. Een bestuurder defungeert: a. door zijn aftreden of overlijden; b. doordat hij failliet wordt verklaard of surséance van betaling aanvraagt; c. door zijn onder curatele stelling; d. door zijn ontslag door de rechtbank; e. door zijn ontslag verleend door de Raad van Toezicht; f. door het verstrijken van de periode waarvoor hij is benoemd; g. bij het bereiken van de zeventig jarige leeftijd. 7. Een besluit als bedoeld in lid 6 sub e van dit artikel moet worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 8. Een bestuurder kan worden geschorst door het bestuur. Na een schorsing roept het bestuur een nieuwe vergadering bijeen met de Raad van Toezicht, die wordt gehouden binnen vier weken na de schorsing. In die vergadering wordt besloten of de schorsing wordt opgeheven, de schorsing wordt verlengd of de betreffende bestuurder wordt ontslagen. Een schorsing kan in totaal nooit langer dan drie maanden duren. Voor een besluit tot schorsing of verlenging van de schorsing geldt een meerderheid van twee/derde van de uitgebrachte stemmen. Als geen nieuwe vergadering wordt gehouden binnen de hiervoor vermelde vier weken, als de schorsing niet wordt verlengd in die vergadering of als na verloop van drie maanden geen besluit tot ontslag is genomen vervalt de schorsing. Bestuur; taak en bevoegdheden Artikel Het bestuur is belast met het besturen der stichting. 2. Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en/of bezwaring van registergoederen. Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander _ verbindt. 3. Een bestuurslid heeft geen recht op een vergoeding in welke vorm dan ook voor zijn gedane werkzaamheden. 4. Onkosten die bestuurders in de uitoefening van hun functie maken worden, na toetsing vooraf, door de stichting vergoed. 5. Iedere bestuurder is tegenover de stichting verplicht tot een behoorlijke invulling van de hem opgedragen taak. Een bestuurder vermijdt elke vorm en schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling tussen hem en de stichting. Bestuur; vertegenwoordiging. Artikel Het bestuur vertegenwoordigt de stichting. 2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan de voorzitter tezamen met de secretaris of de penningmeester of aan de secretaris tezamen met de penningmeester. Bestuur; werkwijze Artikel Het bestuur kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen wanneer tenminste twee/derde van de bestuursleden in de vergadering aanwezig is. 2. Iedere bestuurder heeft één stem in een besluitvormende vergadering. 3. Alle besluiten van het bestuur worden genomen met een meerderheid van de _ uitgebrachte stemmen. Indien de stemmen staken heeft de voorzitter de doorslaggevende stem. Heeft een stemming over personen niemand de volstrekte meerderheid van de

12 stemmen verkregen dan wordt herstemd tussen de personen, hier het hoogste en het op een na hoogste aantal stemmen op zich hebben verenigd, totdat bij _ deze stemming of een latere stemming iemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen. Indien de stemmen staken heeft de voorzitter de doorslaggevende stem. 4. De voorzitter, dan wel twee bestuurders gezamenlijk, kunnen een vergadering van het bestuur bijeenroepen. 5. De bijeenroeping van de vergaderingen van het bestuur geschiedt door de in het voorgaande lid bedoelde personen, dan wel namens dezen door de secretaris schriftelijk op een termijn van tenminste zeven dagen, onder opgave van de te behandelen onderwerpen. Indien werd gehandeld in strijd met het bepaalde in de vorige zin, kan het bestuur niettemin rechtsgeldige besluiten nemen, mits de ter vergadering afwezige bestuurders voor het tijdstip van de vergadering hebben verklaard zich niet tegen de besluitvorming te verzetten. Afwezige bestuurders kunnen via een (digitale) machtiging hun stem uitbrengen. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden ter plaatsen binnen Nederland, te bepalen door degene die de vergadering bijeenriep, dan wel deed bijeenroepen. Toegang tot de vergaderingen van het bestuur hebben de bestuurders en degenen die daartoe door het bestuur zijn uitgenodigd. De bestuurder die voor dit doel een adres aan de stichting bekend heeft gemaakt kan tot de vergaderingen van het bestuur worden opgeroepen door een langs elektronische weg aan dat adres toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht. 6. De voorzitter bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de vergaderingen worden gehouden, met dien verstande, dat indien een of meer bestuurders zulks verlangen, stemmingen over personen schriftelijk geschieden. 7. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur; bij zijn afwezigheid neemt de vicevoorzitter de voorzitter waar. Is ook de vicevoorzitter afwezig, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding. 8. Het door de voorzitter ter vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag _ van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien twee/derde meerderheid der aanwezige of vertegenwoordigende bestuurders _ dit verlangt. Door de nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 9. Verslaglegging. a. Van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur worden notulen gehouden door de secretaris of door de daartoe door de voorzitter aangewezen persoon. De notulen worden uiterlijk veertien dagen na de vergadering verspreid onder de bestuurders. 3

13 De notulen worden vastgesteld in dezelfde of in de eerstvolgende vergadering. b. De verslagen van de besluitvormende vergaderingen van het bestuur komen binnen twee weken na vaststelling van deze verslagen beschikbaar voor belanghebbenden. 10. Het bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen, mits alle bestuurders in de gelegenheid worden gesteld hun stem uit te brengen en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Het uitbrengen van een stem kan zowel schriftelijk als digitaal. Een besluit is alsdan genomen, indien de meerderheid zich voor het voorstel heeft verklaard. Van elk buiten vergadering genomen besluit wordt mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering, welke mededeling in de notulen van die vergadering wordt vermeld. Raad van Toezicht Artikel De stichting heeft een Raad van Toezicht 2. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn: - het toezicht houden op het bestuur. Het toezicht houden wordt nader gespecificeerd in het Huishoudelijk Reglement; - het adviseren van het bestuur; - het zorgdragen voor de regelgeving van de stichting door het vaststellen/wijzigen van haar statuten en het huishoudelijk reglement van _ de stichting; - het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur; - het regelen van zijn eigen werkzaamheden, zoals zijn informatievoorziening, samenstelling en kwaliteit. - de Raad van Toezicht bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden. - de Raad van Toezicht is samengesteld uit - een lid, tevens voorzitter; - een lid met als taak de behartiging van de belangen van de kernen met een ondernemersvereniging; - twee leden met als taak de behartiging van de belangen van kernen waar geen ondernemersvereniging actief is; - een lid met kennis en ervaring op bestuurlijk gebied met name richting gemeente Súdwest-Fryslân. - de leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de Raad van Toezicht met uitzondering van de eerste leden van de Raad van Toezicht; deze zullen worden benoemd door het bestuur. 3. Over de uitoefening van deze verantwoordelijkheden legt de Raad van Toezicht verantwoording af in een eigen jaarverslag. Dit verslag wordt gevoegd bij het jaarverslag van het bestuur. Gemeenschappelijke vergadering van het bestuur en de Raad van Toezicht. Artikel Ten minste drie maal per jaar komen het bestuur en de Raad van Toezicht in gemeenschappelijke vergadering bijeen ter bespreking van het jaarverslag en _ de algemene lijnen van het gevoerde en te voeren beleid. 4

14 2. In ieder geval een vergadering als bedoeld in lid 1 vindt plaats binnen de eerste zes maanden na afloop van het boekjaar. 3. De gemeenschappelijke vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de Raad van Toezicht. Boekjaar, jaarstukken. Artikel Het boekjaar van de stichting valt samen met het kalenderjaar. 2. Het bestuur is verplicht tot het houden van zodanige aantekeningen omtrent de vermogenstoestand van de stichting, dat daaruit te allen tijde haar rechten en _ verplichtingen kunnen worden gekend. 3. De penningmeester sluit per de laatste dag van het boekjaar der stichting af en maakt daaruit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, een balans en een staat van baten en lasten op over het verstreken boekjaar. De penningmeester zendt deze stukken voor het einde van de in de voorgaande zin bedoelde termijn aan alle bestuurders. Deze stukken worden door het bestuur in een vergadering, te houden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, vastgesteld en ten blijke daarvan door alle bestuurders ondertekend. Het bestuur is verplicht de balans en de staat van baten en lasten te doen onderzoeken door een door hem aan te wijzen registeraccountant, casu quo accountant-administratieconsulent. Deze accountant brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan het bestuur en legt daaromtrent een samenstellingsverklaring af. Het bestuur is verplicht de in dit lid bedoelde bescheiden gedurende tenminste zeven jaren te bewaren. 4. De penningmeester stelt uiterlijk één maand voor de aanvang van een boekjaar een begroting van de baten en lasten van het komende boekjaar op. De penningmeester zendt deze stukken voor het einde van de in de voorgaande zin bedoelde termijn aan alle bestuurders en de leden van de Raad van Toezicht. Deze stukken worden door het bestuur in een vergadering, te houden vóór de _ aanvang van het boekjaar vastgesteld en ten blijke daarvan door alle bestuurders goedgekeurd. Commissies. Artikel 11. Ter voorbereiding, ondersteuning of uitwerking van de activiteiten van de stichting _ kan het bestuur commissies instellen, waarin natuurlijke personen zitting hebben. De opdrachten aan de commissies worden door het bestuur verleend. De commissies rapporteren periodiek aan het bestuur. Statutenwijziging. Artikel Het bestuur is bevoegd de statuten te wijzigen, na voorafgaande goedkeuring _ van de Raad van Toezicht. 2. Het besluit van het bestuur tot statutenwijziging behoeft een meerderheid van _ twee/derde van de uitgebrachte stemmen in een voltallige vergadering van het bestuur. Is de vergadering waarin een besluit tot statutenwijziging aan de orde is, niet voltallig, dan zal een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen, te houden 5

15 niet eerder dan twee en niet later dan vier weken na de bedoelde vergadering, waarin het besluit kan worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen, doch ongeacht het aantal aanwezigen. 3. Bij de oproeping tot de vergadering, waarin een voorstel tot statutenwijziging zal worden gedaan, dient zulks steeds te worden vermeld. Tevens dient een afschrift van het voorstel, bevattende de woordelijke tekst van de voorgestelde wijziging, bij de oproeping te worden gevoegd. De termijn van de oproeping bedraagt in dit geval tenminste twee weken. Het bepaalde in artikel 7 lid 4 tweede zin is van overeenkomstige toepassing. 4. Een statutenwijziging treedt eerst in werking nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Ieder bestuurslid is tot het doen verlijden van deze akte bevoegd. 5. De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en een volledig doorlopende tekst van de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het door de Kamer van Koophandel en Fabrieken gehouden register. Ontbinding en vereffening. Artikel Op een besluit van het bestuur tot ontbinding van de stichting is het bepaalde in het voorgaande artikel leden 1, 2 en 3 van overeenkomstige toepassing. 2. Het bestuur is met de vereffening belast, tenzij het bij het besluit tot ontbinding een of meerdere andere vereffenaars benoemde. 3. De vereffenaars dragen er zorg voor, dat van de ontbinding inschrijving geschiedt in het in lid 5 van het voorgaande artikel bedoelde register. 4. Het bestuur stelt bij het besluit tot ontbinding de bestemming van het batig liquidatiesaldo, zoveel mogelijk in overeenstemming met het doel van de stichting vast. 5. Na de ontbinding blijft de stichting voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Hiervan zal in ieder geval sprake zijn wanneer het bestuur nog geen juiste bestemming voor het batig liquidatiesaldo heeft vastgesteld. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zo veel mogelijke van kracht. In stukken en aankondigingen die van haar uitgaan moeten in de naam van de stichting worden toegevoegd de woorden in liquidatie. 6. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de ontbonden stichting gedurende zeven jaren onder berusting van de door de vereffenaars uit hun midden aangewezen persoon. Deze persoon is gehouden zijn aanwijzing ter inschrijving op te geven in het in lid 5 van het voorgaande artikel vermelde register. Slotbepalingen. Artikel In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur. 2. Onder schriftelijk wordt in deze statuten verstaan elk via de gangbare communicatiekanalen overgebrachte berichten. 6