Notulen ALV NTTB ZuidWest van woensdag 16 mei 2018 te Oudenbosch

Transcriptie

1 ALV ZuidWest 22 mei 2019 Bijlage bij agendapunt 3 Notulen ALV NTTB ZuidWest van woensdag 16 mei 2018 te Oudenbosch Aanwezige verenigingen: ATTC 77, ATTV 71, De Batswingers, Belcrum, Budilia, Een-en-Twintig, Flash, Hotak 68, Irene, JCV, Kapelle, LGSV Veghel, Luto, Die Meede, Middelburg, MTTV 72, Never Despair, ODT, OTTC, De Pin Pongers, Rally, SV Red Star 58, Reynaert, Sar 72, Schijndel, Smash, Son en Breugel, Stiphout, Tanaka, Taverbo, TCS, The Back Hands, Tios 51, Tios Terheijden, TTCV, Unicum, Veldhoven, Vice Versa 51, Waalwijk, Westerzicht, Witac 89, Yerseke Cor Bom ACL, Ronald Brekelmans JCL, Sophie Dijkers - erelid, BR-lid, competitiecommissie, Ineke de Graaf persoonlijk lid, Alexander Heil SCL, Harrie Kuijpers lid van verdienste, Johan Verhoeve licentiefunctionaris ZuidWest Met kennisgeving afwezige verenigingen: Always Fair, Attaque, Best, De Meppers, Den Dijk, Geenhoven, Groene Ster, HTTC Herewaarden, Het Markiezaat, NTTC Smash 70, Return Oss, Scaldina, Smash 73, St. Aloysius, STV, Taveres, TCO 78, TTCV, TTVE, Valkenswaard, Vice Versa 64, Wilvo/Bergeijk Het aantal aanwezige stemmen is 2707 van de 4036, waarmee het quorum aanwezig is. 1. Opening, welkom en vaststellen agenda Voorzitter Koen Jacobs is blij met de grote opkomst en verwelkomt de aanwezigen. Hij schetst kort de aanloop naar deze ALV. De voorzitter vraagt een minuut stilte om de overledenen te gedenken. De agenda wordt conform het voorstel vastgesteld. De door Ria Elshof gestelde vraag over de boetelijst wordt schriftelijk beantwoord. 2. Mededelingen - Voorstellen Afdelingsondersteuner Ron van Enckevort: Ron stelt zich kort voor aan de aanwezigen. - AVG: Achim geeft een korte toelichting op de invoering van de AVG en nodigt de verenigingen uit om een vouchercode voor het stappenplan aan te vragen. Ook op de NTTB-website is veel informatie te vinden. - Update sportparticipatie: hiervoor was een opzet gemaakt, maar deze wordt in september, bij de afdelingsbezoeken, gepresenteerd. M.b.t. de boetelijst wordt aangegeven dat een boetelijst is gepresenteerd aan het College van Voorzitters naar aanleiding van de wens van het CvV om een gezamenlijke boetelijkst voor de landelijke organisatie en de afdelingen te hanteren. De afdelingen konden hierop reageren en op geleide van de wensen is de boetelijst aangepast op een aantal punten (dispensatie/uitzonderingen zijn mogelijk). Daarmee vervalt de noodzaak om de boetelijst in de ALV vast te stellen. ZuidWest heeft om een aantal aanpassingen gevraagd. 3. Notulen buitengewone ALV d.d. 6 december 2017 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 1

2 - Terugkoppeling overdracht Accommodatiefonds Johan Heurter vertelt de ALV zijn visie op de gang van zaken. Hij pleit voor het verhogen van het bedrag dat verenigingen kunnen lenen. De banken werken vaak niet spontaan mee en het is gebleken dat de banken dit wel doen als een lening van het Accommodatiefonds is gegeven. Jacques Derksen, voorzitter van de Fondsbeheerscommissie, zegt dat het voorstel is aangenomen om het leningbedrag te verhogen naar met 1% rente. In alle jaren heeft slechts 1 vereniging niet aan de betalingsverplichting voldaan, te weten het failliet gegane FvT. Hij geeft een toelichting op de mogelijkheden die het Landelijk Steunfonds biedt. De FBC heeft leningen uitstaan in het gehele land. De dossiers van het Accommodatiefonds ZuidWest zijn overgedragen. De voorzitter vult aan dat het Hoofdbestuur het leningbedrag heeft verhoogd en de mogelijkheden heeft verruimd. Han van der Zijden Flash weet dat de lening nog 2 jaar loopt en vraagt of het mogelijk is om tijdens de looptijd van een lening een nieuwe lening aan te vragen. Geantwoord wordt dat dat niet kan. Wel is er een mogelijkheid om versneld af te betalen. 4. Jaarverslag 2017 inclusief budgetverantwoording Aangegeven wordt dat het jaarverslag en de budgetverantwoording zeer zorgvuldig zijn samengesteld, zodat het nieuwe afdelingsbestuur met een schone lei kan beginnen. Het jaarverslag 2017 en de budgetverantwoording worden vastgesteld. 5. Overzicht werkzaamheden tot de ALV en concept budgetaanvraag 2019 Toegelicht wordt dat het nieuwe bestuur vrijheid krijgt om dit in te vullen. Het overzicht en de concept-budgetaanvraag 2019 worden vastgesteld. 6. Bestuursverkiezing Het Hoofdbestuur stelt de volgende personen kandidaat voor een functie als afdelingsbestuurder: - Jeroen Engelhart Jeroen Engelhart, voorzitter van TTV Een en twintig, stelt zich kort voor en schetst de aanloop naar zijn kandidaatstelling. Hij laat weten dat hij in de komende tijd eerst gaat luisteren naar de verenigingen en daar informatie wil inwinnen. Hij is van mening dat het met twee enthousiaste bestuursleden, de Afdelingsondersteuner en diverse ondersteuners uit de afdeling moet lukken. Hij heeft er zin in en wil zijn energie daarvoor inzetten. - Alexander Heil Alexander Heil, SCL, stelt zich kort voor en vertelt wat zijn ervaring is en wat hem ertoe heeft gezet zich als afdelingsbestuurslid beschikbaar te stellen. Dit waren onder andere de gesprekken met de Denktank. Hij zal zich met name bezig houden met technische zaken. Hans van Haaren Taverbo vraagt naar de structuur die nu dreigt te ontstaan met twee AB-leden en een Afdelingsondersteuner. Hij stelt dat het AB ook verantwoordelijk is voor de aansturing van allerlei taken en wil graag vernemen hoe de taken en de uitvoering van taken van elkaar gescheiden worden. De voorzitter antwoordt dat niet slechts één persoon zich bezig houdt met de uitvoering en controle. Het Hoofdbestuur heeft afgesproken dat gedurende een half jaar wordt gekeken hoe het gaat en zal dan evalueren. Uit de evaluatie en de gesprekken wordt dan bekeken hoe we verder moeten gaan. 2

3 Sophie Dijkers Adviesgroep competitie begrijpt de angst en het bezwaar, maar zegt dat de functie van ACL altijd is gedeeld met de SCL. De controle vindt plaats door de adviescommissie competitie. Hans van Haaren Taverbo waarschuwt dat ondanks de controle door de adviescommissie een probleem zou kunnen ontstaan. De voorzitter geeft aan dat dit zeker een punt van aandacht is en dat hierover wordt gesproken. Jeroen Engelhart wordt bij acclamatie benoemd tot voorzitter van de afdeling ZuidWest voor 2 jaar. Alexander Heil wordt bij acclamatie benoemd tot bestuurslid van de afdeling ZuidWest voor 3 jaar. Voorzitter Koen Jacobs zegt dat hij afgelopen zaterdag tot zijn spijt niet bij de receptie van TTV Irene aanwezig was. Hij vraagt verenigingsvoorzitter Jan Hendriks naar voren te komen en overhandigt hem de attentie voor een 75-jarig bestaan, een voorzittershamer. Hij bedankt de voorzitter voor zijn inzet en feliciteert de vereniging. 7. Woord van het nieuwe bestuur - visie Voorzitter Jeroen Engelhart bedankt de ALV voor het in hem en Alexander gestelde vertrouwen. Het aantal aanwezige stemmen is 3707 stemmen en daarmee is het in de reglementen vastgestelde quorum aanwezig. Het is dus mogelijk om rechtsgeldige besluiten te nemen. Hij laat weten dat het AB met informatie van de verenigingen aandachtsvelden wil oppakken en daarvoor budgetten wil aanvragen. Aan het begin van het seizoen worden hiervoor regiovergaderingen georganiseerd. Hij laat weten dat met een bestuur van twee niet alles kan, ondanks dat de wil en het enthousiasme aanwezig zijn. Hij vindt het van belang om zich eerst goed in te werken en transparant te zijn. Het bestuur fungeert daarnaast als sparringpartner voor de commissies. Hoewel het een klein bestuur is, gaat het toch aan de slag. Daarbij is er de mogelijkheid om zo nodig terug te vallen op het HB en op Afdelingsondersteuner Ron van Enckevort. Hij voegt eraan toe dat een huidig afdelingsbestuur anders is dan 15 jaar geleden. Nu gaat het vooral om technische zaken en promotie, de overige taken liggen bij het HB. Hoewel rondom het bestuur diverse personen met advies, raad en daad kunnen ondersteunen, kan het bestuur ook vergroot worden. Het bestuur heeft de coordinatie van de zaken tussen afdeling en HB. Hij roept mensen met kennis en ervaring op om zich te melden en laat weten ook actief aan de slag te gaan om nieuwe bestuurs- en commissieleden te zoeken. Op 22 mei is de bestuursoverdracht gepland. Daarna wordt een sluitende budgetaanvraag opgezet en worden de regiovergaderingen georganiseerd. Hij doet een oproep om daaraan deel te nemen zodat gezamenlijk het beleid vormgegeven kan worden maken en de speerpunten gedefinieerd kunnen worden. Alles moet worden gedaan om de tafeltennissport te promoten. Hij bedankt het HB voor het waarnemen van de taken. Afdelingsondersteuner Ron van Enckevort informeert de ALV over het activiteitenplan. De basis- en reguliere activiteiten worden altijd uitgevoerd en daarnaast zijn 8 speciale activiteiten voorzien. Hij geeft een toelichting op twee activiteiten: verduurzaming accommodaties en versterken verenigingskader. Het binden en samen brengen van verenigingen gebeurt o.a. tijdens de regiovergaderingen. Deze worden gehouden in Zeeland, Midden-, West,-, Oost- en Zuid-Brabant. 8. Competitie diverse mededelingen en voorstellen Alexander Heil zegt dat m.b.t. het opsturen van wedstrijdformulieren de landelijke ontwikkeling wordt afgewacht. Hij geeft aan dat het wedstrijdformulier nog nodig is om zaken zoals invalverboden, aantal invalbeurten e.d. te kunnen registreren. Daarom is besloten om ook in het formulier op te sturen. Zodra het digitaal goed werkt haakt de afdeling daarbij aan. 3

4 De boetelijst wordt op twee punten aangepast: de boetes voor het niet-tijdig verzoeken om een wedstrijd te verplaatsen en het onjuist invullen van het wedstrijdformulier worden met terugwerkende kracht verlaagd van 5 naar 3,50. In het nieuwe voorstel vervallen alle boetes die in totaal lager zijn dan 5. Toegezegd wordt dat de boetelijst binnenkort wordt gepubliceerd. De pilot in de Hoofdklasse, bedoeld om de reisafstanden te verkleinen, geldt met name voor de verenigingen bij het grensgebied tussen ZuidWest, Gelre en Limburg en start in september. Limburg is hiermee akkoord, maar Gelre moet dit nog formeel besluiten. Aangegeven wordt dat Limburg alle wedstrijden op zaterdag speelt, maar het belang van de pilot voorop heeft gesteld. De pilot moet duidelijk maken of het voordeel oplevert voor de verenigingen. Ronald Brekelmans informeert de ALV over de resultaten van de enquete van de pilot duocompetitie bij de starterscompetitie. De enquete is uitgezet bij de spelers, begeleiders en verenigingsbesturen. De spelers gaven de voorkeur aan de triocompetitie, bij de andere doelgroepen was dit fifty-fifty. Besloten is om daarom de duocompetitie niet voort te zetten. Enkele redenen voor de voorkeur voor de triocompetitie is dat deelnemers zich wellicht niet realiseerden dat ze inschreven voor de duocompetitie, dat de reistijd langer is dan de speeltijd en dat de teams gewoon ingedeeld zijn. Van de 18 verenigingen hebben 11 verenigingen wel en 7 niet gereageerd. Overigens is het aantal teams afgenomen, ondanks dat met kleinere teams meer teams verwacht zouden worden. TTV Schijndel heeft een voorstel voor de duo- en triocompetitie gestuurd. Dit voorstel is in de adviescommissie besproken, maar het is niet mogelijk om het voorstel in deze competitie in te voeren, omdat de huidige systemen (NAS) dit nog niet kunnen verwerken. Het voorstel wordt op een later tijdstip nogmaals besproken. Alexander Heil licht de wijziging in het Competitiereglement toe: Bij voorstel A wordt bij de invalverboden gewerkt met ratings ipv percentages. Een rating blijft 2 jaar bestaan. Na 1 jaar niet spelen wordt een speler van de ranglijst afgevoerd. Als de speler binnen 4 jaar weer begint met spelen, wordt dezelfde rating gehanteerd. Sophie Dijkers voegt eraan toe dat dit een formalisering van een situatie is die al een jaar gehanteerd wordt. Het voorstel wordt met een ruime meerderheid aangenomen. Voorstel B, de promotie- en degradatieregeling, legt deze regeling formeel vast. Het voorstel wordt met een ruime meerderheid aangenomen. 9. Bondsraadsleden - Presentatie aan ALV - Verkiezing plaatsververvangend Bondsraadslid Roger van der Hammen stelt zich kort voor en wordt door de ALV bij acclamatie benoemd tot plv. bondsraadslid. Sophie Dijkers wordt bij acclamatie formeel benoemd tot bondsraadslid. 10. Rondvraag Roger van der Hammen OTTC merkt op dat er nog een vacature voor een plv. bondsraadslid is. Dick Krabbendam ODT vraagt of de indeling van de najaarscompetitie sneller bekend kan worden gemaakt. Alexander Heil antwoordt dat dat niet lukt wegens de mutaties in de verenigingen; in de zomer zijn dat er altijd veel meer dan in de winter. Ook is de afdeling afhankelijk van de landelijke competitie. 4

5 De competitiebijdrage wordt per lid geheven: voorgesteld wordt om dat per team te heffen. Koen Jacobs Hoofdbestuur antwoordt dat het HB het contributie- en ledenmodel wil bekijken en over andere modellen wil brainstormen. Hierbij wordt o.a. ook naar het basislidmaatschap en de competitiebijdrage gekeken. Daarbij wordt ook gekeken naar de mogelijkheid om een teambijdrage in te voeren. De NTTB is er niet alleen voor verenigingen maar wil er ook zijn voor alle tafeltennissers in Nederland. Roland van den Heuvel Hotak 68 vraagt naar de AVG. Het voelt alsof hij bij nieuwe leden als verenigingsbestuurder de controle over de gegevens kwijt is en denkt dat een verwerkersovereenkomst moet worden afgesloten. Achim Sialino antwoordt dat de NTTB en de verenigingen één entiteit vormen met één administratiesysteem. De NTTB sluit verwerkersovereenkomsten af met de verwerkers van de gegevens. De gegevens van een lid komen in NAS te staan. De Tafeltennisbond is geen externe partij. Met externen, waar de data naartoe gaan, worden overeenkomsten afgesloten en afdelingsfunctionarissen en medewerkers moeten de nodige verklaringen ondertekenen. De individuele leden moeten de eigen vereniging toestemming geven om hun gegevens in NAS in te mogen voeren. Een statement staat al op de website. Johan Heurter ATTC 77 vraagt om een duidelijk statement van de NTTB (bij de statuten en de AVGwettekst). Achim Sialino herhaalt dat hier juridisch goed naar is gekeken en zegt toe hier nogmaals aandacht aan te besteden. Piet van Hoeven Die Meede ontvangt graag vanuit de landelijke organisatie een advies hoe de verenigingen het beste naar hun leden kunnen communiceren dat zij automatisch lid zijn van de bond en te verwijzen naar de privacyverklaring van de bond. Hans van Haaren Taverbo vraagt wat de gevolgen zijn als de vereniging de zaken niet tijdig op orde heeft. Achim Sialino antwoordt dat er dan niets gebeurt, maar dat de vereniging aan moet kunnen tonen ermee bezig te zijn. Dat geldt ook voor de sportbonden. Eventuele vragen moeten beantwoord kunnen worden. Het is belangrijk om gegevens na 2 jaar te anonimiseren, maar de verwachting van het expertpanel van NOC*NSF is dat bij de sport voorlopig geen controle komt. Als een klacht wordt neergelegd omdat wij gegevens niet kunnen aantonen is er wel een probleem, maar de landelijke Tafeltennisbond wordt geadviseerd door een eigen werkgroep. Han van der Zijden Flash gaat ervan uit dat de BRV er nog wel over zal spreken. Koen Jacobs HB geeft aan dat de naam, het geslacht en de geboortedatum de belangrijkste gegevens zijn. Aangegeven moet kunnen worden waar de gegevens liggen, dat men het recht heeft om vergeten te worden en de gegevens moeten regelmatig opgeschoond worden. Harry Kuipers oud-licentiefunctionaris/lid van verdienste vraagt om de website van ZuidWest op te schonen en te actualiseren. Dit wordt toegezegd. Han van der Zijden Flash vraagt aandacht voor het vele werk en de koninklijke onderscheiding van Johan Heurter. De ALV bedankt hem met applaus. 11. Sluiting en informele nazit Jeroen Engelhart bedankt voor het vertrouwen en de aanwezigheid. Hij hoopt iedereen terug te zien bij de regiovergaderingen en sluit de vergadering om uur. 5