Verantwoordingsprotocol. Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015

Transcriptie

1 Verantwoordingsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015 Versie:

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 Doel van dit document Begrippenlijst Wet- en regelgeving Door opdrachtnemers aan te leveren rapportages Accountantscontroles / Assurancerapport Klachtenprocedure en/of klachtencommissie Zorgweigeringsprotocol Transformatie Rapportage daadwerkelijke geleverde ondersteuning en cliëntmutaties Jaardocument Early Warning System...19 Bijlage 1: Gehanteerde afkortingen...20 Bijlage 2: Accountantsprotocol...21 Bijlage 3: Model goedkeurend assurance-rapport...24 Bijlage 4: Format rapportage klachten...26 Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek...28 Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties...31 Bijlage 7: Format rapportage EWS...36 Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol...38 Bijlage 9: Lijst gemeenten

3 1. Inleiding Per 1 januari 2015 decentraliseert het Rijk taken uit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (hierna: AWBZ) naar gemeenten. Alle gemeenten (met uitzondering van de gemeente Bellingwedde) in de provincie Groningen zijn in 2014 overeengekomen voor de inkoop van deze taken een gezamenlijke inkoopprocedure te starten. Het resultaat van deze inkoopprocedure is de contractering van 72 zorgaanbieders geweest. Door de colleges van de Groninger gemeenten is besloten de centrale uitvoering van de Continuïtei t AWBZ-Wmo 2015 onder te brengen bij de gemeente Groningen. De gemeente Groningen voert wat betreft de AWBZ Wmo 2015 het contractmanagement uit voor alle 22 Groninger gemeenten die mee hebben gedaan aan de inkoopprocedure. Vanwege deze rol van de gemeente Groningen wordt in dit document op verschillende plaatsen gesproken over de penvoerder gemeente Groningen, dit in tegenstelling tot de opdrachtgever. De opdrachtgever zijn namelijk de 22 Groninger gemeenten gezamenlijk. Daarnaast is de gemeente Groningen centrumgemeente voor de taken die in het kader van beschermd wonen vanuit de AWBZ overkomen naar de Wmo Deze zorgaanbieders (hierna: opdrachtnemers) zullen, op basis van de gesloten contracten, in 2015 aan bepaalde verantwoordingsvereisten richting de 22 Groninger gemeenten (AWBZ 18+) en de gemeente Groningen (beschermd wonen) (hierna: opdrachtgever) moeten voldoen. In dit document zijn deze verantwoordingsvereisten nader uitgewerkt. De verantwoordingsvereisten in dit verantwoordingsprotocol zijn alleen van toepassing op zorgaanbieders van zorg in natura (ZIN), aangezien in de vermelde inkoopprocedure alleen ZIN zorgaanbieders zijn gecontracteerd. Door het Rijk is een korting opgelegd op de budgetten die vanuit de AWBZ overgaan naar de Wmo Deze korting is door de opdrachtgever doorberekend aan de opdrachtnemer. De gecontracteerde zorgaanbieders hebben aangegeven de korting alleen op te kunnen ontvangen indien er door de opdrachtgever een beperkte regeldruk wordt opgelegd en de opdrachtnemer de vrijheid krijgt om naar eigen inzicht de korting op te vangen. Middels dit verantwoordingsprotocol is getracht zoveel mogelijk aan deze wens tegemoet te komen. Ook is uniformiteit in de afspraken als voorwaarde aangegeven. Aan deze laatste voorwaarde is door de opdrachtgever voldaan door één verantwoordingsprotocol op te stellen, in plaats van verschillende verantwoordingsprotocollen opgesteld door de individuele Groninger gemeenten. Daarnaast hebben de Groninger gemeenten er naar gestreefd zoveel als mogelijk is, gebruik te maken van rapportages die de opdrachtnemer al voor andere doeleinden dient op te stellen en / of van reeds bestaande informatiestromen. Doel van dit document Omdat de gemeente publieke middelen besteedt, moet zij over haar uitgaven kunnen aantonen dat deze rechtmatig zijn besteed en deze uitgaven kunnen verantwoorden aan haar stakeholders. In dit verantwoordingsprotocol zijn de verantwoordingsvereisten die zijn opgenomen in het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW en de overeenkomst uitgewerkt. Daarnaast is dit verantwoordingsprotocol gebruikt om enkele algemene bepalingen en onderwerpen waarvan in de overeenkomst, het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW en 3

4 de daarbij horende nota van inlichtingen, is aangegeven dat deze nog nader worden uitgewerkt, ook daadwerkelijk nader uit te werken. Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant van de opdrachtnemer. De voorschriften voor de verantwoording door de opdrachtnemer zijn beschreven in het verantwoordingsprotocol zelf. Het accountantsprotocol ( Bijlage 2: Accountantsprotocol ) bevat de aanwijzingen voor het onderzoek van de accountant. Om zekerheid te krijgen over de getrouwe weergave van de cliëntmutaties ( Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ) stelt de opdrachtgever een assurance-rapport verplicht voor opdrachtnemers die voldoen aan de kenmerken opgenomen in para graaf 4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport. Verantwoording Met dit verantwoordingsprotocol wil de opdrachtgever onder andere voldoende zekerheid krijgen over: De rechtmatigheid van de naleving van de aan het budget en inkoop verbonden verplichtingen. De tijdigheid en getrouwheid van de overige rapportagevoorschriften opgenomen in de overeenkomst. Onder verantwoording verstaan we in dit protocol uitsluitend de verantwoording die de opdrachtnemer aan de opdrachtgever aflegt over de uitgevoerde dienstverlening. Het gaat hierbij om: informatie aan de hand waarvan de gemeente kan bepalen of de aanbieder voldoet aan inhoudelijke eisen en/of de resultaatafspraken die binnen de overeenkomst zijn gemaakt. Hiermee kan de opdrachtgever de opdrachtnemer (aan)sturen en daarmee haar rol als opdrachtgever professioneel invullen; Informatie bedoeld om aan te tonen dat de dienst of de daadwerkelijk geleverde ondersteuning in het kader van de overeenkomst van voldoende kwaliteit is geweest. Benodigde rapportages In het hoofdstuk 4. Door opdrachtnemers aan te leveren rapportages zijn de rapportages opgenomen die de opdrachtgever periodiek van de opdrachtnemer wil ontvangen: Een assurancerapport opgesteld door de accountant van de opdrachtnemer ( 4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport ). Klachtenrapportages ( 4.2 Klachtenprocedure en/of klachtencommissie ) Meldingen van zorgweigering ( 4.3 Zorgweigeringsprotocol ) Rapportages inzake cliëntmutaties ( Rapportage cliëntmutaties ) Jaardocument ( 4.6 Jaardocument ) Met betrekking tot een deel van de opdrachtnemers: rapportages inzake de financiële situatie in het kader van het Early Warning System ( 4.7 Early Warning System ). Tussen haakjes is de van toepassing zijnde paragraaf opgenomen. 4

5 2. Begrippenlijst Accountant De door opdrachtnemer aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Assurance-rapport Bij de cliëntmutaties (Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties) betreft dit een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid volgens NBA Standaard 3000 Assurance-opdrachten. Client, instroom, uitstroom, mantelzorg Deze begrippen zijn van belang voor de verrekensystematiek en zijn daarom nader gedefinieerd in Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties. Controle Voor zover dit verantwoordingsprotocol de term controle gebruikt, wordt hiermee bedoeld de uitvoering van Assurance werkzaamheden volgens NBA Standaard Financiële rechtmatigheid Het voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst, voor zover deze een financieel effect hebben op de betreffende rapportage opgesteld door de opdrachtnemer. In het geval van de rapportage cliëntmutaties betekent dit dat de aantallen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de overeenkomst en dit verantwoordingsprotocol. Anders gezegd: de verantwoorde aantallen voldoen aan de eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te voldoen aan voorwaarden in de overeenkomst en dit verantwoordingsprotocol zijn ze financieel rechtmatig. Getrouwheid Een getrouw beeld in het kader van dit verantwoordingsprotocol houdt in dat de uitkomsten van activiteiten van de opdrachtnemer volledig, juist en tijdig in de betreffende rapportage worden weergegeven, waarbij rekening is gehouden met het doel waarvoor de rapportage is opgesteld. Een getrouw beeld impliceert dat de rapportage niet zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker (de opdrachtgever) beïnvloed wordt. Een getrouw beeld houdt in dat de weergegeven informatie in alle materiële opzichten juist, tijdig en volledig is. Deze aspecten zijn nader toegelicht onder criterium 1, paragraaf C. Toetsingscriteria in Bijlage 2: Accountantsprotocol. GGZ-C Het bieden van begeleid wonen of een beschermende woonomgeving met ondersteuning aan mensen met een psychiatrische aandoening, waarbij niet de behandeling, maar de op zelfredzaamheid en/of par ticipatie gerichte ondersteuning centraal staat. 5

6 Inkoopdocument AWBZ 18+ Onder het Inkoopdocument AWBZ 18+ wordt in dit verantwoordingsprotocol verstaan het Inkoopdocument AWBZ 18+ ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo Groninger gemeenten. Inkoopdocument BW Onder het Inkoopdocument BW wordt in dit verantwoordingsprotocol verstaan het Inkoopdocument AWBZ 18+ ten behoeve van Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015 Gemeente Groningen, als zijnde centrumgemeente. Jaardocument Het jaardocument zoals bedoeld in de Regeling verslaggeving WTZi. Penvoerder gemeente Groningen Daar waar in dit document wordt gesproken over de penvoerder gemeente Groningen, wordt daarmee de gemeente Groningen in de rol als aangewezen aanspreekpunt 22 Groninger gemeenten bedoeld en haar rol, als contractmanager, in de centrale uitvoering van de Continuïteit AWBZ-Wmo Ondersteuning Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de Wmo 2015, gebaseerd op de resultaatgebieden in de overeenkomst aan ingezetenen van één of meerdere van de 22 Groninger gemeenten die tezamen de opdrachtgever zijn in het kader van Continuïteit AWBZ-Wmo 2015 of aan ingezetenen van één of meerdere van de 23 Groninger gemeenten in het kader van Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, Ondersteuningsplan Een concrete invulling van de door de opdrachtnemer te verlenen ondersteuning aan cliënt gebaseerd op de toegekende ondersteuning. Het ondersteuningsplan wordt overeengekomen tussen cliënt en opdrachtnemer. In geval van cliënten vallend overgangsrecht wordt het huidige (2014) zorgleefplan gecontinueerd. Opdrachtgever De 22 Groninger gemeenten waarmee de opdrachtnemer een overeenkomst heeft gesloten in het kader van Continuïteit AWBZ-Wmo 2015 en de centrumgemeente Groningen waarmee de opdrachtnemer een overeenkomst heeft gesloten in het kader van Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, Opdrachtnemer De zorgaanbieder die een overeenkomst met de opdrachtgever heeft gesloten. Overeenkomst Onder de overeenkomst wordt in dit verantwoordingsprotocol verstaan de Overeenkomst ten behoeve van Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015 en de Overeenkomst ten behoeve van Continuïteit Beschermd Wonen (ZIN 18+), Deze formulering sluit aan op hetgeen is opgenomen in de collegebesluiten. 6

7 Portal Dit betreft het Berichtenportaal Zorgorganisaties Groningen (BZG). BZG verzorgt het berichtenverkeer van zorgvragen, tussen gemeenten en zorgaanbieders, die (nog) niet ondervangen zijn in het Gemeentelijk Gegevens Knooppunt (GGK). Toekenningsbesluit Het besluit van de opdrachtgever waarin de aanspraak op ondersteuning, binnen de kaders van de Wmo 2015, van een cliënt is vastgesteld Uitvraag Hiermee wordt de uitvraag bedoeld zoals omschreven in het Inkoopdocument AWBZ 18+ in paragraaf 2.4. Woonplaatsbeginsel De plaats waar de cliënt ingezetene is. De cliënt is ingezetene in de plaats waar hij feitelijk zijn hoofdverblijf houdt en ingeschreven staat bij BRP (Basis Registratie Personen). 7

8 3. Wet- en regelgeving In dit onderdeel van het verantwoordingsprotocol is een opsomming gegeven van de belangrijkste van toepassing zijnde wet- en regelgeving waar de opdrachtgever aan dient te voldoen bij de uitvoering van de overeenkomst: 1. Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) 2015; 2. WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens); 3. Verordeningen maatschappelijke ondersteuning van de 22 Groninger gemeenten waarin de opdrachtnemer ondersteuning in het kader van de overeenkomst aanbiedt; 4. Nadere regels maatschappelijke ondersteuning van de 22 Groninger gemeenten waarin de opdrachtnemer ondersteuning in het kader van de overeenkomst aanbiedt; 5. WNT (Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector); 6. RVW (Regeling verslaggeving WTZi); 7. Verantwoordingsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, Op basis van de wet- en regelgeving met betrekking tot de Wmo 2015, is hetgeen vermeld onder de punten 1 tot en met 5 verplicht. Dit geldt niet voor de RVW, maar deze wordt desondanks verplicht gesteld door de opdrachtnemer in het kader van de overeenkomst. De RVW is voor de gemeenten van groot belang voor de informatiewaarde van het jaardocument en als normenkader voor de inrichting van het jaardocument. De RVW is tot op heden in zijn algemeenheid van toepassing op instellingen met een toelating voor medisch specialistische zorg, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, ADL, assistentie en/of behandeling. De RVW bepaalt dat op de jaarverslaggeving van zorginstellingen van toepassing zijn Titel 9 Boek 2 BW (met uitzondering van de afdelingen 1, 11 en 12, een en ander voor zover in de RVW niet anders is bepaald) en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (in afwijking van of in aanvulling op Titel 9 Boek 2 BW). Op basis van deze bepaling is RJ 655 Zorginstellingen van toepassing. RJ 655 behandelt specifieke verslaggevingsaspecten die voortvloeien uit de kenmerken van zorginstellingen. Voor de overige aspecten zijn de algemene bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving van toepassing. Voor de jaarrekening kan gebruik gemaakt worden van het jaardocument zorg, te vinden op 8

9 4. Door opdrachtnemers aan te leveren rapportages 4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport De accountant controleert de rapportage inzake de cliëntmutaties over 2015 van de opdrachtnemer (Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties, Format jaarrapportage 2015 Rapportage cliëntmutaties 2015 ) en geeft de uitkomst van zijn onderzoek weer in een assurance-rapport. Indien de accountant ook een rapportage over geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld, verstuurd de opdrachtnemer deze ook aan de opdrachtgever. De aan de opdrachtnemer te verstrekken rapportages die zijn gecontroleerd door de accountant, dienen te zijn voorzien van een stempel ter identificatie van de accountant. In afwijking van artikel 17 van de overeenkomst, betrekt de accountant in zijn controle alleen de: rapportage cliëntmutaties (zoals opgenomen in het hoofdstuk 4.5 Rapportage daadwerkelijke geleverde ondersteuning en cliëntmutaties ) en het jaardocument. Voor meer informatie omtrent het jaardocument, wordt verwezen naar 4.6 Jaardocument. Om geen onevenredig zware administratieve en financiële belasting bij kleinere opdrachtnemers neer te leggen, hoeven alleen de opdrachtnemers die voldoen aan de drie hieronder genoemde cumulatieve criteria, de hierboven genoemde controles te laten uitvoeren. De verplichting tot accountantscontrole van de rapportage cliëntmutaties geldt alleen voor opdrachtnemers bij wie: in de overeenkomst een budget van meer dan staat vermeld; en in de jaarrekening van 2013 (of de jaarrekening van 2013 van een entiteit waarin de jaarrekening van de opdrachtnemer is meegeconsolideerd en / of de jaarrekening 2013 van een dochteronderneming) bij de grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening is vermeld dat de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de Regeling verslaggeving WTZi ; en de jaarrekening 2013 is voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Daarnaast is in hoofdstuk 3. Wet- en regelgeving is aangegeven dat opdrachtnemers dienen te voldoen aan de RVW. In de RVW is aangegeven dat Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is en wordt dus aangegeven wanneer de jaarrekening door een accountant gecontroleerd dient te worden. Bij de controle van de rapportage cliëntmutaties controleert de accountant ook of de levering van de ondersteuning aan de cliënten conform de overeenkomst, het toekenningsbesluit en het ondersteuningsplan is geweest. De accountant voert zijn controles uit in overeenstemming met het accountantsprotocol opgenomen in dit document ( Bijlage 2: Accountantsprotocol ). 9

10 Recapitulatie Bovenstaande is als volgt samengevat: Op te stellen door: Accountant Op te stellen rapportage(s): Assurance-rapport Verzendwijze: Digitaal via de Portal door de opdrachtnemer Te verzenden aan: Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW) Deadline(s) ontvangst: 1 april

11 4.2 Klachtenprocedure en/of klachtencommissie Conform hetgeen is gesteld in het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW, beschikt de opdrachtnemer over een klachtenprocedure en/of klachtencommissie waar cliënten van de opdrachtnemer terecht kunnen met hun klachten. In Bijlage 4: Format rapportage klachten is het format opgenomen dat de opdrachtnemer dient te hanteren bij het indienen van de periodieke rapportage. Deze rapportage wordt door de opdrachtnemer op de volgende momenten ingediend: 1. Uiterlijk 28 april 2015 met betrekking tot de periode 1 januari 2015 tot en 31 maart Uiterlijk 28 juli 2015 met betrekking tot de periode 1 april 2015 tot en 30 juni Uiterlijk 28 oktober 2015 met betrekking tot de periode 1 juli 2015 tot en 30 september Uiterlijk 28 januari 2016 met betrekking tot de periode 1 oktober 2015 tot en met 31 december Daarnaast meldt de opdrachtnemer iedere calamiteit en ieder geweldsincident dat zich heeft voorgedaan bij het verlenen van de ondersteuning aan de toezichthouder. Calamiteiten en incidenten dienen onverwijld gemeld te worden aan de gemeentelijk toezichthouder. Aangezien voor deze meldingen een afzonderlijk protocol van toepassing is, worden deze meldingen verder niet behandeld in dit verantwoordingsprotocol. In dit afzonderlijke protocol is onder andere aangegeven dat de opdrachtnemer zelf onderzoek uitvoert naar aanleiding van gemelde calamiteiten en incidenten. Ook is in dit protocol aangegeven welke gegevens de opdrachtnemer aan de opdrachtgever dient aan te leveren. Recapitulatie Bovenstaande is als volgt samengevat: Op te stellen door: Op te stellen rapportage(s): Verzendwijze: Te verzenden aan: Deadline(s) verzending: Opdrachtnemer Zie Bijlage 4: Format rapportage klachten Digitaal via de Portal Opdrachtgever Zie vermelde data 11

12 4.3 Zorgweigeringsprotocol De gronden voor zorgweigering en beëindiging zijn in de overeenkomst beschreven in artikel 7: Ondersteuningsweigering en beëindiging. In paragraaf 5.3 van het Inkoopdocument AWBZ 18+ is daarnaast aangegeven dat weigering van ondersteuning alleen kan na akkoord van de opdrachtgever. Tussentijdse beëindiging van de ondersteuning is in het Inkoopdocument AWBZ 18+ behandeld in paragraaf 5.6 en paragraaf 5.7 van het Inkoopdocument BW. Wat betreft beschermd wonen, zijn de voorwaarden voor zorgweigering opgenomen in het Inkoopdocument BW, paragraaf 5.3. In het geval van beschermd wonen, kan weigering van de opdracht door opdrachtnemer alleen na akkoord van opdrachtgever en alleen in geval er sprake is van een onveilige situatie of niet veranderende situatie In beginsel accepteert de opdrachtnemer iedere cliënt met een geldige beschikking die ondersteuning wil ontvangen van de opdrachtnemer. In een aantal situaties wil de opdrachtnemer de mogelijkheid hebben om (tijdelijk) tot weigering over te gaan waarbij vaak pas achteraf overleg kan plaats vinden met de opdrachtgever over toestemming en hervatting. Een cliënt kan alleen worden geweigerd indien er zwaarwegende redenen bestaan op grond waarvan zorgverlening in redelijkheid niet van de zorgaanbieder kan worden verlangd. In dit protocol wordt beschreven wanneer en op welke wijze de opdrachtnemer tot (tijdelijke) weigering van het leveren van ondersteuning besluit en welke stappen gezet zullen worden om zo snel mogelijk tot een, voor de cliënt, passend ondersteuningsaanbod te komen. Onder weigering wordt verstaan; het weigeren van ondersteuning aan de cliënt voordat deze is begonnen. Indien er al ondersteuning geboden wordt en de zorgaanbieder wil de zorg in verband met zwaarwegende redenen beëindigen spreken we van eenzijdige beëindiging. Het protocol is opgenomen in Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol. De melding van weigering / beëindiging van ondersteuning gebeurt middels het format opgenomen in het protocol. Dit format wordt toegevoegd aan het meldingsbericht Einde zorg dat wordt verzonden via de Portal. De opdrachtgever toetst vervolgens of de opdrachtnemer heeft voldaan aan de grondslagen die staan vermeld in Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol. Indien de opdrachtgever van mening is dat niet is voldaan aan deze grondslagen, is artikel 22 van de overeenkomst van toepassing. 12

13 Recapitulatie Bovenstaande is als volgt samengevat: Op te stellen door: Op te stellen rapportage(s): Verzendwijze: Te verzenden aan: Deadline(s) verzending: Opdrachtnemer Een melding wordt gedaan middels het format voor melding van zorgweigering ( Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol ). Portal Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW) Melding binnen twee werkdagen bij weigering van ondersteuning en binnen vijf werkdagen bij beëindiging van ondersteuning. 13

14 4.4 Transformatie De opdrachtnemer dient in 2015 de transformatie in te zetten. Dit betekent cliëntgericht, maatwerk, gericht op het bevorderen van de zelfredzaamheid van de inwoner met ondersteuningsvra ag en aansluiten bij sociale mogelijkheden van de cliënt. De opdrachtnemer is bereid binnen de budgetafspraak deel te nemen aan de infrastructuur van de gemeenten, bijvoorbeeld door deelname aan een sociaal team en/of expertpool. Voor meer informatie omtrent de ruimte om te transformeren wordt verwezen naar 5.14 en 5.16 in het Inkoopdocument AWBZ 18+ en paragraaf 5.14 en 5.16 van het Inkoopdocument BW. In deze paragrafen is onder andere het volgende vermeld: De beweging kan ingezet worden door het ontstaan van algemene voorzieningen, een afname van individuele indicaties / toekenningsbesluiten en door het benutten van de eigen kracht van de (omgeving van de) cliënt. De opdrachtgever bepaalt de toegang tot algemene voorzieningen of Maatwerkvoorzieningen Wmo. Voor (het beleid inzake) het ontstaan van algemene voorzieningen is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk. Het (gemeentelijk) beleid met betrekking tot de transformatie zal in 2015 verder vorm worden gegeven. Dit zal in samenwerking met de opdrachtnemers gebeuren. In de loop van 2015 zal de opdrachtgever dan ook in overleg treden met de opdrachtnemer over onder andere de gegevens die de opdrachtgever wenst te ontvangen inzake de in te zetten transformatie. Dit betreft overigens individueel gemeentelijk beleid. De opdrachtnemer zal in het maatschappelijk verslag (onderdeel van het jaardocument) aandacht besteden aan de resultaten van de ingezette transformatie. De te behandelen onderwerpen betreffen in elk geval de onderwerpen die in het Inkoopdocument AWBZ 18+ en paragraaf 5.14 en 5.16 van het Inkoopdocument BW zijn vermeld. 14

15 4.5 Rapportage daadwerkelijke geleverde ondersteuning en cliëntmutaties In het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW is aangegeven dat de opdrachtgever een kopie wil ontvangen van de gegevens die vierwekelijks worden doorgegeven aan het CAK. Daarnaast is vermeld dat de opdrachtgever maandelijks een overzicht met informatie op cliëntniveau over de daadwerkelijke geleverde ondersteuning wil ontvangen van de opdrachtnemer. In afwijking op de inkoopdocumenten, is besloten deze verplichtingen te laten vervallen. Het daarbij om de hieronder vermelde Vierwekelijkse rapportages en Maandelijkse rapportage geleverde ondersteuning. Vierwekelijkse rapportages In het Inkoopdocument AWBZ 18+ (paragraaf 5.12) en het Inkoopdocument BW (paragraaf 5.13) is aangegeven dat de benodigde gegevens voor de eigen bijdrage door de opdrachtnemers vierwekelijks doorgegeven worden aan het CAK voor het heffen van de eigen bijdrages. De opdrachtgever ontvangt hiervan een kopie. De wijze van digitale aanlevering gebeurt conform de wettelijke eisen en het voorschrift van het CAK. In geval van onder aanneming dienen de inzet van onderaannemer door opdrachtnemer en voor rekening van opdrachtnemer te worden ingediend. Maandelijkse rapportage geleverde ondersteuning In het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW is daarnaast opgenomen dat de opdrachtnemer per maand digitaal een overzicht per deelnemende gemeente aanlevert op cliëntniveau van de daadwerkelijk geleverde ondersteuning conform het met de aanbieders nader uit te werken verantwoordingsprotocol en/of format. In het overzicht is in ieder geval op cliëntniveau opgenomen: BSN van de Cliënt; omvang en type ondersteuning (aard van de Opdracht); aanvangsdatum Ondersteuning; einddatum Ondersteuning. De verstrekking van informatie betreffende individuele Cliënten vindt plaats conform de regelgeving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De Opdrachtgever en de Opdrachtnemer mogen de gegevens van de Cliënt niet gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de contractueel overeengekomen dienstverlening. Bovenstaande informatie is echter al dankzij diverse bronnen beschikbaar bij de opdrachtgever. Deze bronnen betreffen de onder andere de toekenningsbesluiten, declaratieberichten 2, toewijzingsberichten 3, meldingen van aanvang zorg en de meldingen dat cliënten uit zorg zijn 4. De opdrachtgever zal derhalve de opdrachtnemer niet vragen nader te rapporteren over de geleverde ondersteuning, anders dan elders in dit verantwoordingsprotocol is aangegeven. Kopieën van de gegevens verstrekt aan het CAK worden daarnaast niet 2 Dit betreft het bericht WMO Dit betreft het bericht WMO Hierbij wordt uitgegaan van de gewenste situatie, ongeacht de huidige status van onder andere het iwmo-berichtenverkeer. 15

16 opgevraagd omdat deze een onvolledig beeld zouden geven, aangezien dit alleen gegevens betreft die gebruikt worden voor het bepalen van de eigen bijdrage en niet over alle vormen van geleverde ondersteuning een eigen bijdrage verschuldigd is. Rapportage cliëntmutaties Voor de toepassing van de verrekensystematiek ( Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek ) heeft de opdrachtgever inzicht nodig in de cliëntmutaties bij de opdrachtnemers in alle van toepassing zijnde Groninger gemeenten. Een lijst van deze gemeenten is opgenomen in Bijlage 9: Lijst gemeenten. Om voldoende zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid van de bestedingen is daarnaast in de overeenkomst opgenomen dat er onder bepaalde voorwaarden (zie 4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport ) een assurance-rapport verstrekt dient te worden bij de mutaties in cliëntenaantallen in Ook dit is een reden waarom geen gebruik wordt gemaakt van de hiervoor beschreven gegevens. In december 2014 heeft de opdrachtgever de cliënten die vallen onder het overgangsrecht afgestemd met de opdrachtnemer. Dit is gebeurd aan de hand van de bestanden met AWBZ cliëntgegevens van zorgkantoren en het CIZ beschikbaar gesteld aan gemeenten in het kader van de Wmo 2015 via het portaal van het CAK (peildatum: ). Aan de hand van deze bestanden heeft de opdrachtgever per opdrachtnemer een overzicht opgesteld van de cliënten die vallen onder het overgangsrecht. Indien de opdrachtnemer van mening was dat het overzicht niet juist was, kon de opdrachtnemer hierover reclameren bij de opdrachtgever. Verschillen dienden onderbouwd te worden met indicatiebesluiten en documentatie waaruit bleek dat de cliënt in 2014 daadwerkelijk zorg heeft ontvangen. Daarnaast heeft de opdrachtnemer bij de opdrachtgever via de Portal een overzicht aangeleverd van de in- en uitstroom in de periode tot en met , inclusief de hiervoor genoemde onderbouwende documentatie. Aan de hand van deze gegevens heeft de opdrachtgever het aantal cliënten per opdrachtnemer bepaald die vallen onder de overeenkomst per De opdrachtgever had op basis van de uitvraag al inzicht in de cliëntenaantallen per Deze cliëntenaantallen zijn daarnaast getoetst aan de AWBZ cliëntgegevens beschikbaar gesteld via het CAK. Daarnaast dienen alle cliënten die per onder de overeenkomst vallen, door de opdrachtnemer aangemeld te worden via de Portal. Aan de hand van de hierboven vermelde gegevens bepaalt de opdrachtgever per opdrachtnemer de netto in- of uitstroom over 2014, waarna de opdrachtgever de verrekensystematiek toepast (conform hetgeen is opgenomen in Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek. In tegenstelling tot hetgeen in het Inkoopdocument AWBZ 18+ in bijlage 2 is opgenomen, zal er elk kwartaal worden verrekend. De peildata zijn dan ook: , , , en Door elk kwartaal te verrekenen, in plaats van elk half jaar, is getracht de financiële risico s als gevolg van mutaties in cliëntenaantallen bij opdrachtnemers te verkleinen. De verrekening met als peildatum heeft inmiddels plaatsgevonden. Daarnaast hebben ook de verrekeningen over het eerste en het tweede kwartaal van 2015 plaatsgevonden. 5 Deze cliëntenaantallen vormen ook de beginstand voor de verrekensystematiek zoals beschreven in Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek. 16

17 De opdrachtnemer levert op geaggregeerd niveau per kwartaal een overzicht aan met het aantal cliënten waar ondersteuning aan is verleend, inclusief de in- en uitstroom over de periode waarover wordt gerapporteerd. In Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties is het format opgenomen dat opdrachtnemer hiervoor dient te gebruiken. In deze bijlage is ook beschreven welke mutaties op welk moment opgenomen dienen te worden in de rapportage. De rapportage cliëntmutaties over 2015 wordt (conform paragraaf 4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport ) voorzien van assurance-rapport van een onafhankelijk accountant. De opdrachtgever heeft op basis van artikel 13 van de overeenkomst het recht om van de opdrachtnemer extra informatie op te vragen over de door de opdrachtnemer gerapporteerde cliëntmutaties. Afhankeli jk van de aard van de te ontvangen informatie, zal de opdrachtgever in overleg met de opdrachtnemer de verzendwijze en de deadline voor de aan te leveren gegevens bepalen. Recapitulatie Bovenstaande is als volgt samengevat: Op te stellen door: Opdrachtnemer Op te stellen rapportage(s): Kwartaalrapportage cliëntmutaties Verzendwijze: Digitaal via de Portal Te verzenden aan: Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW) Deadline(s) verzending: Rapportage cliëntmutaties: Toelichting 17

18 4.6 Jaardocument In de Wmo 2015 is geen landelijke verplichting voor zorgaanbieders opgenomen om zich te verantwoorden door middel van een jaardocument (dit in tegenstelling tot de verplichting in de Jeugdwet tot het aanleveren van een jaardocument Jeugd). Daarom wordt in dit verantwoordingsprotocol aangegeven aan welke wet- en regelgeving het jaardocument opgesteld door de opdrachtnemer dient te voldoen. Een nadere uiteenzetting hieromtrent is opgenomen in het hoofdstuk Wet- en regelgeving. In het jaardocument dienen de opbrengsten zoals vermeld in de overeenkomst expliciet vermeld te worden. Deze opbrengsten hoeven niet te worden uitgesplitst naar de 22 Groninger gemeenten. Naast een financiële vera ntwoording in de jaarrekening, worden de opbrengsten ook inhoudelijk toegelicht in het jaarverslag. Indien het jaardocument is voorzien van een controleverklaring, dient de opdrachtnemer niet alleen het jaardocument, maar ook de daarbij behorende controleverklaring aan de opdrachtnemer te verstrekken. Recapitulatie Bovenstaande is als volgt samengevat: Op te stellen door: Op te stellen rapportage(s): Verzendwijze: Te verzenden aan: Deadline(s) verzending: Opdrachtnemer Jaardocument Digitaal via de Portal Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW) 1 juni 2015 (jaardocument over 2014) en 1 juni 2016 (jaardocument over 2015) 18

19 4.7 Early Warning System De opdrachtnemers waarmee voor 2015 een overeenkomst is afgesloten, krijgen ten opzichte van 2013 met een aanzienlijke korting te maken. Met dit lagere budget moeten de huidige en nieuwe cliënten optimaal ondersteund worden, dit terwijl de meeste opdrachtnemers ook op andere gebieden te maken hebben met dalende opbrengsten. Hierdoor kan de financiële positie van opdrachtnemers worden aangetast en kan wellicht zelfs de continuïteit van de levering van ondersteuning aan cliënten in gevaar komen. De opdrachtgever heeft daarom een financiële analyse op de jaarrekening 2013 van een aantal grotere opdrachtnemers uitgevoerd. Aan de hand van deze financiële analyse is een aantal opdrachtnemers geselecteerd waarvan de opdrachtgever gedurende 2015 nadere financiële gegevens wil ontvangen om de ontwikkeling van de financiële positie van de opdrachtnemer te kunnen beoordelen. De (penvoerder) gemeente Groningen is aangewezen als aanspreekpunt voor de opdrachtnemers en zal vanuit die hoedanigheid contact opnemen met de opdrachtnemers die zijn geselecteerd om gedurende 2015 de ontwikkeling van de financi ële situatie te monitoren (EWS). In het kader van dit EWS zullen diverse kengetallen worden beoordeeld. Deze kengetallen hebben onder andere betrekking op de solvabiliteit, liquiditeit, rentabiliteit en de eigen vermogenspositie. Recapitulatie Bovenstaande is als volgt samengevat: Op te stellen door: Geselecteerde opdrachtnemers Op te stellen rapportage(s): Het door de (penvoerder) gemeente Groningen verstrekte format opgenomen in Bijlage 7: Format rapportage EWS Verzendwijze: Te verzenden aan: Deadline(s) verzending: Digitaal via de Portal Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW) De deadlines variëren per opdrachtnemer en worden daarom rechtstreeks aan de opdrachtnemer gecommuniceerd. 19

20 Bijlage 1: Gehanteerde afkortingen AWBZ: Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten BRP: Basis Registratie Personen BZG: Berichtenportaal Zorgorganisaties Groningen CAK: Centraal Administratie Kantoor CMS: Contracten Monitoring en Subsidies EWS: Early Warning System GGK: Gemeentelijk Gegevens Knooppunt PGB: Persoonsgebonden Budget RAK: Reserve Aanvaardbare Kosten RVW: Regeling verslaggeving WTZi WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens Wmo 2015: Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 WNT: Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector ZIN: Zorg in Natura 20

21 Bijlage 2: Accountantsprotocol A. Relevante regelgeving Het onderzoek van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de aantallen die zijn opgenomen in rapportage cliëntmutaties van de opdrachtnemer ( Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ). De overeenkomst en dit verantwoordingsprotocol vormen hierbij de basis. De opdrachtnemer is verplicht om vóór 1 april 2016 een assurance-rapport van de accountant te overleggen aan de opdrachtgever. Hierin worden de bevindingen van de accountant opgenomen over de volgende toetsingscriteria: 1. de getrouwheid (juistheid, tijdigheid en volledigheid) van de door de opdrachtnemer aangegeven cliëntmutaties over 2015; 2. de levering van de ondersteuning conform de overeenkomst, het toekenningsbesluit en het ondersteuningsplan; Deze criteria zijn uitgewerkt in paragraaf C. Toetsingscriteria van dit protocol. De in hoofdstuk 3. Wet- en regelgeving van het verantwoordingsprotocol genoemde regelgeving voor de opdrachtnemer is voor het onderzoek van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt voor de toetsingscriteria in paragraaf C. Toetsingscriteria van dit accountantsprotocol. Van de accountant wordt daarom niet verwacht dat hij de rapportage toetst aan alle in hoofdstuk 3. Wet- en regelgeving' van het verantwoordingsprotocolgenoemde regelgeving. Dat doet hij alleen indien en voor zover deze zijn verwoord in de uitwerking van paragraaf C. Toetsingscriteria. B. Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit De accountant moet zijn onderzoek naar de aantallen in de rapportage cliëntmutaties zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze aantallen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de aantallen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Hierbij geldt als omvangsbasis het totaal aantal cliënten per 31 december 2015 vermeld in het format Rapportage cliëntmutaties 2015 (Bijlage 6). Soort oordeel Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de verantwoording Onzekerheden in de controle / 1% > 1% < 3% n.v.t. 3% 3% > 3% < 10% 10% n.v.t. 21

22 verantwoording Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de opdrachtnemer niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de opdrachtnemer gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen alleen uit te brengen als sprake is van nietgecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn assurancerapport. De opdrachtnemer is dan verplicht om ook deze rapportage naar de opdrachtgever te sturen. Er geldt een rapportagetolerantie van 0,5 procent van het totaal aantal cliënten per 31 december Nietgecorrigeerde afwijkingen beneden deze grens hoeven niet gerapporteerd te worden De accountant van de opdrachtnemer dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens de opdrachtgever. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De opdrachtgever stelt de opdrachtnemer en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte. C. Toetsingscriteria Bij het onderzoek naar de rapportage cliëntenmutaties gelden de volgende toetsingscriteria voor de accountant: 1. De getrouwheid (juistheid, tijdigheid en volledigheid) van de door de opdrachtnemer aangegeven cliëntmutaties. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen ten aanzien van de cliëntmutaties: 1.1. Juistheid: De in de rapportage opgenomen tabel is rekenkundig juist en sluit aan met de cliëntenadministratie van de opdrachtnemer Volledigheid: De in de rapportage opgenomen cliëntmutaties zijn in overeenstemming met de vereisten opgenomen in paragraaf 4.5 Rapportage daadwerkelijke geleverde ondersteuning en cliëntmutaties, paragraaf 4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport, Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek en Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties van dit verantwoordingsprotocol en sluiten aan met de cliëntenadministratie van de opdrachtnemer Tijdigheid: De in de rapportage opgenomen cliëntmutaties zijn verantwoord in de periode waarop ze betrekking hebben en in overeenstemming met de vereisten opgenomen in Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties van het verantwoordingsprotocol en sluiten aan met de cliëntenadministratie van de opdrachtnemer. 2. De levering van de ondersteuning aan de cliënten conform de overeenkomst, het toekenningsbesluit en het ondersteuningsplan. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen ten aanzien van de cliëntmutaties: 22

23 2.1. In de cliëntadministratie is een toekenningsbesluit aanwezig voor de cliënten waaraan de opdrachtnemer ondersteuning verleent In de cliëntadministratie is een ondersteuningsplan aanwezig voor de cliënten waaraan de opdrachtnemer ondersteuning verleent Het ondersteuningsplan is voorzien van een handtekening van de cliënt of diens vertegenwoordiger Het ondersteuningsplan is voorzien van een handtekening van de opdrachtnemer Hetgeen aan ondersteuning is verantwoord in de cliëntadministratie stemt overeen met het/de soort(en) product(en) volgens het toekenningsbesluit en / of het ondersteuningsplan. Indien de ondersteuning afwijkt van het toekenningsbesluit en / of het ondersteuningsplan, dient de accountant vast te stellen dat er documentatie aanwezig is waaruit blijkt dat de cliënt of diens vertegenwoordiger akkoord is met deze afwijking. Deze documentatie dient te zijn voorzien van een handtekening van de cliënt of diens vertegenwoordiger. D. Werkzaamheden accountant Object van de controle cliëntmutaties door de accountant is de kolom Cliëntmutaties 2015 in het format Rapportage cliëntmutaties 2015 opgenomen in Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties. Om vast te stellen of de opdrachtnemer aan hierboven genoemde toetsingscriteria heeft voldaan, zal de accountant de cliëntmutaties toetsen aan de realiteit. Hiervoor zal hij zich in het algemeen primair richten op opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie van cliënten. De accountant zal niet de inhoud van de ondersteuning toetsen omdat hij niet beschikt over de daarvoor benodigde deskundigheid, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt daarom geen oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op dossier - of cliëntniveau. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controle-informatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de rapportage cliëntmutaties de hierin opgenomen aantallen in alle van materieel belang zijnde aspecten getrouw weergeeft in overeenstemming met de overeenkomst en de uitwerking daarvan in het verantwoordingsprotocol waar dit accountantsprotocol onderdeel van uit maakt. Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid. E. Geconstateerde afwijkingen Voor geconstateerde afwijkingen geldt een rapportagetolerantie. Zie hiervoor paragraaf B. Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit. Als bijzonderheid geldt hierbij dat de accountant geconstateerde afwijkingen ten aanzien van toetspunt 2.3 niet hoeft mee te tellen bij zijn oordeelsvorming, ook al komen ze uit boven de materialiteitsgrenzen. Rapportage erover volstaat. 23

24 Bijlage 3: Model goedkeurend assurance-rapport ASSURANCE-RAPPORT Afgegeven ten behoeve van de gemeente Groningen Aan: Naam opdrachtnemer Opdracht en verantwoordelijkheden. Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte Rapportage cliëntmutaties 2015 van. (naam instelling) te... (vestigingsplaats) de hierin opgenomen aantallen getrouw weergeeft in overeenstemming met de overeenkomst (referentie en datum) en de uitwerking daarvan in het Verantwoordingsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, De Rapportage cliëntmutaties 2015 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling. Het is onze verantwoordelijkheid om een assurance-rapport inzake de Rapportage cliëntmutaties 2015 te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000, Assurance-opdrachten en Bijlage 2: Accountantsprotocol van het Verantwoordinsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de Rapportage cliëntmutaties 2015 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de Rapportage cliëntmutaties 2015, van... (naam instelling) te... (vestigingsplaats) de hierin opgenomen cliëntmutaties over 2015 getrouw weer in overeenstemming met de overeenkomst (referentie en datum) en het Verantwoordingsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+,

25 Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreidingskring De rapportage cliëntmutaties 2015 is opgesteld voor de 22 Groninger gemeenten, in het kader van de overeenkomst ten behoeve van Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015 en de overeenkomst ten behoeve van Continuïteit Beschermd Wonen (ZIN 18+), 2015 met als doel... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden in de overeenkomst (referentie en datum). Hierdoor is de verantwoordingsinformatie mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor... (naam instelling) en de 22 Groninger gemeenten en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant 25

26 Bijlage 4: Format rapportage klachten Volgnr Naam opdrachtnemer Omschrijving klacht Aantal klachten Wijze waarop de klachten zijn afgehandeld Plaats : Datum : Handtekening bevoegd persoon 6 : Door ondertekening van deze rapportage verklaart de opdrachtnemer dat de gegevens opgenomen in deze rapportage volledig en juist zijn weergegeven, dat de rapportage naar waarheid en in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgesteld. Benaming rapportage bij indiening: AGB-code-dossiernummer CMS 7 -periode-klachten (voorbeeld: XXX klachten). 6 Deze persoon dient op basis van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel bevoegd te zijn. 7 Dit dossiernummer staat vermeld in de brief die door de opdrachtgever in december aan de opdrachtnemer is verstuurd. CMS staat voor Contracten Monitoring en Subsidies 26

27 Toelichting De rapportage over klachten / calamiteiten vindt niet plaats op cliëntniveau, maar op geaggregeerd niveau. In de kolom Naam opdrachtnemer wordt de naam van de opdrachtnemer vermeld. In de daarop volgende kolom wordt per type klacht een korte omschrijving gegeven van het soort klacht. Vervolgens wordt vermeld hoeveel klachten er van het betreffende type in de afgelopen periode zijn afgehandeld en hoe deze klachten zijn afgehandeld. Indien bepaalde typen klachten op verschillende wijzen afgehandeld zijn, dienen deze klachten op verschillende regels te worden vermeld. 27

28 Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek Onderstaand is een fictief voorbeeld 8 opgenomen, waarbij er vanuit is gegaan dat er in totaal vijf zorgaanbieders zijn gecontracteerd (zorgaanbieders A tot en met E). De peildatum van de verrekening is in dit geval en de verrekening heeft betrekking op de periode van tot en met Zorgaanbieders A-C hebben in deze periode te maken gehad met een afname van het totale cliëntenaantal (de uitstroom is in deze periode groter geweest dan de instroom). Bij zorgaanbieders D-E is het totale cliëntenaantal toegenomen (de uitstroom is in deze periode groter geweest dan de instroom). In dit voorbeeld is aangenomen dat het in januari uitgekeerde maandbedrag gelijk is aan de maandbedragen van februari en maart. In dit voorbeeld is er ook rekening mee gehouden dat het nieuwe maanbedrag wordt uitgekeerd vanaf de tweede maand na de maand waarin de peildatum valt. In dit geval is dat mei. Bepaling budget bes chikbaar voor verrekening De toename bij instellingen D en E (6) is kleiner dan de afname bij instellingen A, B en C (19). Het verrekenbudget wordt derhalve bepaald op 31,58% (6/19 deel): Verdeling budget over opdrachtnemers met toename Opdrachtnemer Huidige budget Totaal cliënten (voor mutatie) Mutatie cliënten Mutatie cliënten per instelling (%) Verrekening (100%) Verrekening (90%) A ,0% B ,1% C ,6% Totale beschikbare verrekenbudget Opdrachtnemer Huidige budget Totaal cliënten (voor mutatie) Mutatie cliënten Mutatie cliënten op totaalniveau (%) Verrekening D ,3% E ,7% Totale verdeling budget vanwege toename cliënten Dit voorbeeld is gebaseerd op bijlage 2 van het Inkoopdocument AWBZ 18+ en betreft dus ook de fictieve verrekening van het budget dat betrekking heeft op de ondersteuning aan cliënten die onder de overeenkomst ten behoeve van Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015 vallen. Dit voorbeeld is alleen bedoeld ter illus tratie en aan dit voorbeeld kunnen geen rechten worden ontleend. 28

29 Verdeling res terende budget over alle opdrachtnemers Na bovenstaande compensatie resteert als nog te verdelen budget = Dit bedrag wordt verdeeld over alle opdrachtnemers naar rato van het aandeel van het huidige budget per opdrachtnemer in het totale huidige budget Nadat ook rekening is gehouden met aanpassing budget als gevolg van cliëntmutaties (zoals hierboven vermeld), ontstaat het nieuwe aangepaste budget per opdrachtnemer Effect op maandelijks voors chot budget door verrekening: Opdrachtnemer Huidige budget Verdeling restant: Aanpassing budget obv mutatie cliënten Aangepast budget A B C D E Totaal Opdrachtnemer Aangepast Huidig Restant budget Uitgekeerd t/m t/m Aangepast Huidige budget budget maandbedrag maandbedrag A B C D E Totaal Toelichting Een aantal opdrachtnemers heeft op basis van de overeenkomst een voorlopig budget toegekend gekregen, terwijl in de uitvraag is aangegeven dat er ultimo 2013 geen cliënten zijn. In die gevallen is op het eerste verrekenmoment van de betreffende opdrachtnemers 90% van het budget meegenomen in de verrekensystematiek. In de verrekensystematiek zijn alle opdrachtnemers opgenomen. Derhalve dient in de verrekensystematiek bij alle opdrachtnemers de in- en uitstroom in de betreffende periode vermeld te worden om tot een juiste herverdeling van de budgetten per opdrachtnemer te komen. Deze herverdeling wordt gedaan op basis van gegevens die zijn aangeleverd door de opdrachtnemers (conform paragraaf Rapportage cliëntmutaties en Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties). Indien een opdrachtnemer niet tijdig de rapportage cliëntmutaties over de betreffende periode aanlevert, heeft de opdrachtgever een sanctiemaatregel tot haar beschikking. De opdrachtgever kan er in het kader van de verrekensystematiek van uit gaan dat de opdrachtnemer in de betreffende periode een afname van het aantal cliënten van 30% heeft gehad. De opdrachtgever zal dit alleen doen indien de opdrachtnemer niet vooraf van de opdrachtgever schriftelijk toestemming heeft gekregen om de rapportage cliëntmutaties na de van toepassing zijnde deadline in te leveren. De gevolgen voor de aan te geven cliëntmutaties zijn hieronder weergegeven in een fictief voorbeeld: 29