Handleiding vragenlijst zelfevaluatie Basisregistratie Personen Versie 1.0. Datum 30 maart 2017 Status Definitief

Transcriptie

1 Handleiding vragenlijst zelfevaluatie Basisregistratie Personen 2017 Versie 1.0 Datum 30 maart 2017 Status Definitief

2 Vraag 1 Er is volgens de Wet BRP geen verplichting tot het verstrekken van gegevens aan overheidsorganen. De verstrekkingen van gegevens aan organen van de eigen gemeente verloopt doorgaans door middel van inzage, mutatieberichten, selecties etc. Volgens de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) verstrekt iedere gemeente, tot aan de invoering van de BRP-voorziening, nog op deze manier gegevens aan organen van de eigen gemeente. Het verstrekken van gegevens aan overheidsorganen kan ingevolge artikel 3.8 van de Wet BRP alleen door bij Verordening nadere regels te stellen. RvIG heeft geredeneerd dat zolang de gemeente nog zelf een lokale voorziening in huis heeft, dat er dan een verordening móet zijn voor de verstrekkingen, maar strikt genomen schrijft de wet het niet voor. Op grond van de Wet BRP is de gemeenteraad verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden die niet al zijn geregeld in de Wet. (Zie ook de modelverordening van de NVVB). Een verordening is actueel als hij vastgesteld is na ingangsdatum Wet BRP en als hij overeenkomt met de actuele stand van zaken. Vraag 2 Het wel of niet verstrekken aan derden is een beleidskeuze van de gemeente zelf. Vraag 3 Bij verstrekking aan derden dient de Verordening te zijn voorzien in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente. De Wet BRP heeft al voorzien in de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden. Deze verstrekkingen volgen rechtstreeks uit de wet of vinden plaats op grond van een autorisatiebesluit van de minister. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeenteraad bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die deze werkzaamheden uitvoeren. De verordening dient te voorzien in de aanwijzing van deze categorieën van derden. Tevens dient in de Verordening geregeld te zijn dat deze verstrekking alleen mag plaatsvinden voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. Zolang de Wet BRP door de Pagina 2 van 15

3 gemeente wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikte onder het regime van de wet GBA, is er nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens met betrekking tot de eigen inwoners. De gemeente beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Hierdoor moet in de Verordening ook de verstrekking aan de gemeentelijke organen, worden geregeld. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8, tweede lid, van de Wet BRP). Vraag 4 Vooral ook voor de verstrekking van de gegevens uit de BRP is risicobewustzijn heel belangrijk. In de Verordening BRP met de eventuele Regeling of bijlagen staat beschreven aan wie en voor welke doeleinden gegevens verstrekt mogen worden. Dit document zou dan ook minimaal jaarlijks door de betrokkenen moeten worden gelezen. Dit geldt niet alleen voor de medewerkers van de afdeling Burgerzaken of Publiekszaken zelf, maar ook voor alle gemeentemedewerkers die met persoonsgegevens werken. Vooral zij moeten bewust gemaakt worden van de privacygevoeligheid van de persoonsgegevens. Vraag 5 Wanneer de burger aangifte doet van adreswijziging dient de medewerker Burgerzaken eerst de identiteit van die burger deugdelijk vast te stellen. Ook in andere gevallen waarin de burger in persoon verschijnt bij de medewerker Burgerzaken (bijvoorbeeld bij een eerste inschrijving, het wijzigingen van de code geheimhouding, het verzoek doen tot verwijderen van gegevens of de aangifte van vertrek waarbij niet alle personen van hetzelfde adres vertrekken), dient eerst de identiteit van de burger deugdelijk vastgesteld te worden. Het vaststellen van de identiteit vindt bij voorkeur plaats aan de hand van de documenten die zijn genoemd in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (geldig reisdocument of een vreemdelingendocument), of een geldig Nederlands rijbewijs. Hierbij dienen de echtheidskenmerken altijd te worden gecontroleerd, de foto dient vergeleken te worden met de persoon en de handtekening van de persoon dient vergeleken te worden met de handtekening op het id-bewijs. De gegevens op het idbewijs dienen weer vergeleken te worden met de gegevens in de BRP. Als er twijfel is over de identiteit dient er altijd een onderzoek naar de identiteit te worden gestart. Pagina 3 van 15

4 Pagina 4 van 15

5 Vraag 6 Inschrijving in en actualisering van de BRP zijn processen die met veel precisie uitgevoerd dienen te worden. Om de kwaliteit hiervan te waarborgen moeten hiervoor duidelijke werkinstructies bestaan. Deze moeten ingaan op de invoer van de gegevens, de controle van de ingevoerde gegevens en het wijzigen van de ingevoerde gegevens. Vraag 7 Om er zeker van te zijn dat iedere medewerker de mutaties op dezelfde (juiste) manier uitvoert dienen minimaal jaarlijks alle inschrijvings- en actualiseringsprocessen te worden gecontroleerd op juiste uitvoering. Dit kan door middel van een steekproef of door het nalopen van ieder proces met alle medewerkers samen. Niet alle mogelijke processen worden hier getoetst. Er is bij deze vraag gekozen voor een deel van alle werkprocessen. Met deze keuze ontstaat voldoende inzicht in de gegevensverwerking. Vraag 8 De verwerking van gegevens kan het beste worden gezien als een kwaliteitsproces. In eerste aanleg worden gegevens gemuteerd door een specifieke medewerker die verantwoordelijk is voor de eerstelijns invoer. Aanbevolen wordt om elke mutatie te controleren op correcte uitvoering. De meest kritische mutaties dienen in ieder geval gecontroleerd te worden. Hierbij gaat het om alle adres gerelateerde mutaties, naamgebruik, verstrekkingsbeperking, actualiseringen en correcties op grond van Nederlandse akten of buitenlandse brondocumenten, nationaliteiten, reisdocumenten en gezag. Wijzigingen hierin worden verstrekt aan overheidsorganen en bij fouten is er kans dat de overheidsorganen gebruik maken van deze foutieve gegevens. Voor de volgende mutaties moeten volgens de Wet bevestigingen worden verstuurd aan de burger: 2.54: Inschrijving / 2.56: naamgebruik / 2.57: Verwijdering bij adoptie en geslachtswijziging / 2.58: Wijziging op verzoek van burger. Vraag 9 Een minimale eis aan het gemeentelijke systeem is dat actualiseringen of correcties binnen één werkdag moeten zijn aangebracht en de bijbehorende berichten moeten dan ter verzending zijn aangeboden. Pagina 5 van 15

6 Vraag 10 Het is niet bij alle actualiseringen of correcties mogelijk dat deze binnen één werkdag worden aangebracht, voor deze actualiseringen kan wel gesteld worden dat deze direct worden verwerkt nadat alle bescheiden die nodig zijn om de actualisering te verwerken zijn ontvangen. Vraag 11 De kwaliteit van de op te nemen gegevens op het moment van een inschrijving is van groot belang. De volgende elementen dienen verwerkt te zijn in de procedures voor de bijhouding van de BRP: 1.De identiteit dient deugdelijk te worden vastgesteld. Door te beschrijven hoe dat dient te gebeuren kan hier geen onduidelijkheid over bestaan. 2.Het is van belang dat alleen de originele brondocumenten zowel bij de intake, de verwerking, de eerste en tweedelijns controle worden gebruikt. De administratieve organisatie van de afdeling zal zo moeten zijn ingericht dat de originele brondocumenten beschikbaar zijn en blijven ten behoeve van iedere stap in het kwaliteitsproces. 3.Minimaal eens per jaar moet aan de burger bekend worden gemaakt dat er een mogelijkheid bestaat tot het aanvragen van geheimhouding. Het is dan ook redelijk om bij adreswijzigingen de burger hiervan standaard op de hoogte te brengen. 4.Met het toezenden (binnen 4 weken na inschrijving) van de persoonslijst naar aanleiding van de inschrijving aan betrokkene aan het geregistreerde adres, gecombineerd met een toelichting op de belangrijkste rechten en plichten van de burger, ontstaat ook nog een controlemoment. De ontvanger kan dan controleren of zijn gegevens juist zijn opgenomen en of de inschrijving op dat adres inderdaad wel rechtmatig was. 5.De procedure terugmeldingen dient te voorzien in een gestructureerde en vastgelegde werkwijze voor het verwerken van inhoudelijke terugmeldingen van zowel landelijke overheidsorganen als organen van de gemeente en het doorgeven van terugmeldingen door de organen van de gemeente. Vraag 12 Het instrument van de bestuurlijke boete beoogt de kwaliteit van de gegevens over de ingezetenen in de basisregistratie verder te verhogen en is bedoeld als ondersteuning van de colleges van burgemeester en wethouders, die belast zijn met de correcte bijhouding van de basisregistratie personen. Het college kan zelf beleid bepalen met betrekking tot de toepassing van de bestuurlijke boete. Daarbij kan de Handreiking Bestuurlijke Boete die de NVVB heeft opgesteld voor het toepassen van deze sanctiemogelijkheid als uitgangspunt worden genomen. Pagina 6 van 15

7 Vraag 13 Een procedure briefadres somt de redenen op, op grond waarvan en onder welke voorwaarden een briefadres gekozen kan worden. Verder komen de weigeringsgronden aan de orde en hoe omgegaan moet worden met een onvolledige aangifte van briefadres. Omdat het mogelijk moet zijn om in extreme situaties hiervan af te wijken is ook een hardheidsclausule opgenomen. Er blijven altijd individuele omstandigheden van een briefadreshouder die waarbij afgeweken dient te worden van de vastgestelde regels. Vraag 14 In een procedure inschrijven in de RNI zou beschreven moeten zijn dat bij iedere inschrijving getoetst moet worden of er sprake is van rechtmatig verblijf, dat de PL geactualiseerd moet worden als er sprake is van nieuwe gegevens of bij een sterker brondocument, het controleren en verwijderen van een eventuele indicatie document, het opvragen van onderzoeksgegevens en eventueel beëindigen hiervan en nakijken of de persoon voorkomt op de signaleringslijst. Een zorgvuldige procedure voorkomt dat er fouten optreden in het opnemen van personen die vanuit de RNI worden ingeschreven. Vraag 15 Het verstrekken van gegevens is een delicaat proces waarbij de belangen van de geregistreerde voorop staan in het kader van de bescherming van zijn persoonsgegevens. Om die reden is het noodzakelijk het proces van verstrekkingen te beschrijven in een eenduidige en vooral duidelijke procedure. De elementen die in zo n procedure terug moeten komen zijn de wijze waarop een verzoek wordt ingediend en waaraan het verzoek moet voldoen. Voor degene die de verstrekking gaat uitvoeren is het essentieel om te weten of aan dat verzoek mag worden voldaan. Er moet dus een afweging plaatsvinden. De procedure moet daarom de criteria bevatten waarop die afweging tot stand komt. Hierbij wordt de basis gevormd door de afweging of het belang dat is gemoeid met het verstrekken van gegevens opweegt tegen de inbreuk op de bescherming van de persoonsgegevens (proportionaliteit) en als tweede afweging of de verstrekking van gegevens niet eenvoudiger en rechtmatig op een andere wijze tot stand kan komen (subsidiariteit). In die gevallen waarin de geregistreerde om verstrekkingsbeperking heeft gevraagd en er een verzoek om verstrekking aan een derde wordt ontvangen, zal de ingezetene daarvan onmiddellijk op de hoogte moeten worden gesteld. De ingezetene wordt in de gelegenheid gesteld zijn belangen kenbaar Pagina 7 van 15

8 te maken. Nadat de medewerker de belangen van de ingezetene heeft afgewogen tegen de belangen van de derde neemt hij een voorgenomen besluit op het verzoek om verstrekking van gegevens. Bij de gegevens van de ingezetene moet een aantekening worden gemaakt dat deze verstrekking heeft plaatsgevonden, het zogenaamde protocolleren. Het is sterk aan te raden om in de procedure verstrekking al deze verplichte onderwerpen op te nemen en te voorzien van een mogelijkheid tot registratie dat aan alle voorwaarden is voldaan. Daarmee wordt het proces controleerbaar en transparant. Verstrekking: Tot nader order is het niet toegestaan dat de colleges gegevens verstrekken over anderen dan de eigen ingezetenen. Dit omdat het nog niet mogelijk is om de protocollering van deze verstrekking centraal vast te leggen. In de praktijk zou dit betekenen dat een burger om informatie over de verstrekking te krijgen alle gemeenten af moet gaan. Dit is een te grote inperking van het inzagerecht van de burger. Dit protocolleringsprobleem bestaat niet waar het gaat om de verstrekking van gegevens aan overheidsorganen en derden over personen die als niet-ingezetene in de BRP zijn geregistreerd, indien deze verstrekking plaatsvindt door het college van burgemeester en wethouders van een gemeente waar zich een inschrijfvoorziening voor niet-ingezetenen bevindt. Dat dergelijke verstrekkingen op grond van artikel 3.5 en 3.6 van de Wet BRP hier wel kunnen plaatsvinden vloeit voort uit paragraaf van het LO RNI, waarin is vastgelegd dat voor deze verstrekkingen door het desbetreffende college de RNI kan worden gebruikt. In het RNI-systeem worden de verstrekkingen van gegevens over niet-ingezetenen wel centraal geprotocolleerd. Bron: Staatscourant 2015 nr januari 2015 Vraag 16 Met uitzondering van enkele bij wet geregelde omstandigheden, heeft de ingezetene het recht op verstrekkingsbeperking van zijn gegevens voor bepaalde instanties. Het verzoek hiervoor moet binnen vier weken zijn gerealiseerd. Het is zaak om binnen de gemeente te zorgen voor duidelijke communicatie op het gebied van de verstrekkingsbeperking die rust op het gebruik van deze gegevens. De gegevens (ook al zijn zij voorzien van de indicatie geheimhouding) moeten op grond van wettelijke bepalingen door organen van de gemeente gebruikt worden bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Maar daarnaast geldt ook dat zij uitsluitend gebruikt mogen worden voor die publiekrechtelijke taak en nergens anders voor. De criteria om te bepalen of de persoonlijke levenssfeer van een persoon onevenredig zou worden Pagina 8 van 15

9 geschaad als er toch gegevens verstrekt worden moeten worden beschreven in de procedure. Vraag 17 Iedereen die geregistreerd staat in een geautomatiseerde gegevensverwerking, waarbij de gegevens kunnen worden herleid naar de natuurlijke persoon, heeft het recht om te weten wat er met zijn gegevens is gebeurd. Hij mag een verzoek indienen en heeft recht om te weten wie zijn gegevens heeft verkregen, gezien of gebruikt, wanneer dat heeft plaatsgevonden en met welk doel dat is gebeurd in de afgelopen 20 jaar. Dit recht bestaat zowel in de Wet basisregistratie personen als in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Veel applicaties hebben voorzieningen en systeeminstellingen die er voor zorgen dat het merendeel van deze feiten automatisch worden geprotocolleerd. Als er echter handelingen plaatsvinden buiten deze systeem verstrekking om dan moet er handmatig worden geprotocolleerd. Een procedure moet er in voorzien dat duidelijk is wanneer dit moet worden uitgevoerd, wat er geregistreerd moet worden en hoe controle plaatsvindt op deze registratie. Vraag 18 Belangrijke elementen in een onderzoeksprocedure zijn: de wijze waarop melding kan worden gedaan / hoe komt een terugmelding bij de gemeente binnen / bij welke medewerker of afdeling wordt dit geregistreerd / hoe wordt een onderzoek gestart, gemonitord en beëindigd / welke tijdsnorm is er gesteld voor het verwerken van de terugmelding / hoe wordt het behalen van de tijdsnorm bewaakt / wie zorgt voor de daadwerkelijke verwerking van de terugmelding / hoe wordt de melder van de data inconsistentie geïnformeerd dat zijn melding is ontvangen en wat er met zijn melding is gebeurd / hoe wordt de bijgewerkte informatie verstrekt aan relevante overheidsorganen. Vraag 19 Het protocol adresonderzoek is door het ministerie van BZK en de NVVB opgesteld om gemeenten te ondersteunen bij het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek. Vraag 20 Omdat de uitkomst van een adresonderzoek mogelijk aanleiding kan zijn tot een ambtshalve wijziging van gegevens in de BRP, moet het onderzoek zorgvuldig worden uitgevoerd. De gemeente kan niet lichtvaardig overgaan tot het doorvoeren van een ambtshalve wijziging, omdat de gevolgen voor de betrokken Pagina 9 van 15

10 persoon en overheid groot kunnen zijn. Een adresonderzoek moet om deze reden altijd zorgvuldig worden uitgevoerd. Het protocol adresonderzoek is door het ministerie van BZK en de NVVB opgesteld om gemeenten te ondersteunen bij het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek. In dit protocol worden adviestermijnen genoemd. Van deze standaardtermijnen kan door de gemeente zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Dit is aan de beoordelingsvrijheid van een gemeente, maar moet wel worden gemotiveerd en vastgelegd. Vraag 21 Adresonderzoeken moeten zeer zorgvuldig worden uitgevoerd. Hierbij kan, indien mogelijk, zowel onderzoek op het oude als op het nieuwe adres worden uitgevoerd. Ook het raadplegen van meerdere bronnen is aan te raden. Hierbij kan gedacht worden aan Suwinet, eventuele familieleden, buren ect. Het openbaar bekendmaken van een ambtshalve uitschrijving kan ook (achteraf) een hulp zijn. Vraag 22 Een reisdocument dat op grond van artikel 47, lid 1 onder a, b of e Paspoortwet van rechtswege is vervallen moet worden voorzien van een R in categorie 12. Dit is het geval als het Nederlanderschap wordt verloren, als de gronden voor de verkrijging van een vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort zijn vervallen of als de geslachtsnaam, de voornamen, de geboortedatum of het geslacht wijzigen. De burger dient hierover in alle gevallen te worden geïnformeerd. Vraag 23 Om fraudebestrijding tegen te gaan is het aan te bevelen om een fraudecoördinator aan te stellen ofwel deze taak bij een medewerker neer te leggen. Dit kan iemand van de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken zijn, maar het is aan te bevelen deze functie breder in te steken en een gemeentebrede fraudecoördinator aan te stellen. Door signaleringen over fraudeen/of twijfelgevallen in het kader van fraude te delen met zowel binnengemeentelijke als buitengemeentelijke organisaties wordt de kans op fraude of het uitbreiden hiervan verkleind. Ook samenwerking met gemeentelijke afdelingen of externe ketenpartners limiteert de kans op fraude aanzienlijk. Denk hierbij aan regelmatige overleggen of het combineren van bevoegdheden. Pagina 10 van 15

11 Vraag 24 De ingezetene heeft zelf ook een aantal wettelijke verplichtingen als het gaat om zijn opname in de basisregistratie. In de praktijk blijkt het noodzakelijk daarop toezicht uit te oefenen omdat hij lang niet altijd op de hoogte is van de voorschriften. Doelmatig in dit verband is controle op het aantal personen dat meeverhuist bij een adreswijziging. Gaat iedereen wel mee of gaan er personen mee die nog niet eerder op het oude adres vermeld stonden. Dat is aanleiding voor nader onderzoek. Ook het feitelijk controleren of een situatie overeenkomt met de administratie is een waardevolle aanvulling op de controles, zoals of leegstaande woningen volgens de BRP in de werkelijkheid ook daadwerkelijk leeg staan. Ook blijkt het nuttig en noodzakelijk om periodiek te controleren of briefadreshouders nog steeds niet beschikken over een feitelijk woonadres. Bij het niet voldoen aan de vraag heeft de gemeente de mogelijkheid een bestuurlijke boete op te leggen. Vraag 25 De burger moet uiterlijk de 5e dag na aanvang van verblijf in Nederland in persoon, bij de gemeente waar hij zijn woonadres heeft, schriftelijk aangifte van verblijf en adres doen. De gemeente heeft de verplichting de burger in staat te stellen aan deze wettelijke verplichting te kunnen voldoen. Bij een hervestiging van een persoon die voor 1 oktober 1994 is geëmigreerd moeten de gegevens opnieuw worden vastgesteld. Hierbij is het niet meer toegestaan de persoonskaart als brondocument voor inschrijving te gebruiken. Deze inschrijving wordt beschouwd als een reguliere inschrijving van een persoon die niet eerder ingeschreven is geweest. Ook moet bij iedere inschrijving worden nagegaan of de burger een EU-nationaliteit heeft en een hieraan gekoppeld persoonsnummer in het reis/iddocument. Als dit het geval is moet dit nummer worden opgenomen in de BRP. Zie ook procedure 4.1 en 4.3 van de HUP. Vraag 26 Maandelijks worden de fouten uit bestandscontrolemodule getoond in de Kwaliteitsmonitor. Hierin staan ook de Baseline 1 bevindingen. Deze zijn van belang voor de migratie van de GBA naar de BRP. Alle bevindingen met aanduiding Baseline1 moeten in principe zo spoedig mogelijk opgelost worden tenzij er contact is geweest met de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens over de specifieke situatie of indien de bevinding voldoet aan de uitzondering zoals opgenomen in de FAQ bij de betreffende controle. Bij iedere nieuwe controlerun moet u opnieuw controleren of er nieuwe bevindingen zijn onder Baseline1. Ook de Pagina 11 van 15

12 andere meldingen uit de bestandscontrolemodule moeten binnen niet al te lange tijd worden verwerkt, het gaat immers om fouten in de BRP waar afnemers ook last van kunnen hebben. Vraag 27 Sinds 2016 is de inhoudelijke controle aan de hand van brondocumenten onderdeel van de zelfevaluatie BRP. Naar aanleiding van de uitkomsten hiervan is het aan te bevelen een actieplan op te stellen om de inhoudelijke kwaliteit te verbeteren, hierin zou bijvoorbeeld opgenomen kunnen worden dat er tijd vrijgemaakt wordt om bepaalde controles uit voeren en aan te passen of het volgen van cursussen/opleidingen. Ook de vindbaarheid van de brondocumenten moet misschien worden verbetert, dit zou bijvoorbeeld kunnen door deze te digitaliseren. De uitslagen van de controle zouden in ieder geval moeten worden besproken in het afdelingsoverleg om iedereen er bewust van te laten worden hoe het staat met de inhoudelijke kwaliteit van de persoonslijsten. Vraag 28 Een van de doelen van het ID protocol Burgerzaken is het helpen in het vastleggen van een procedure hoe om te gaan met in te leveren (buitenlandse) brondocumenten. De handreiking zou wat de NVVB betreft moeten leiden tot standaardisering van procedures en inzet van middelen zodat u een integer en betrouwbaar persoonsbeeld van burgers kan garanderen. Vraag 29 De rangorde van artikel 2.8 Wet BRP brengt mee dat gegevens aan brondocumenten met een zo sterk mogelijke bewijskracht moeten worden ontleend. Pas wanneer redelijkerwijs geen sterker brondocument kan worden overgelegd, worden gegevens ontleend aan een zwakker brondocument. Op elk moment waarop brondocumenten worden overgelegd, meestal bij de aangifte voor een eerste inschrijving, moet worden bepaald wat dan het sterkste brondocument is. Met het aanleggen van een persoonslijst wordt niet gewacht tot sterkere documenten uit het land van herkomst zijn verkregen. Hooguit wordt op documenten gewacht die binnen enkele dagen voorhanden zijn of naar verwachting beschikbaar kunnen zijn. Voorbeeld: een document is wel in Nederland aanwezig, maar is niet meegenomen bij de aangifte. Het is wel zaak om bij te houden van wie er nog sterkere brondocumenten moeten (en ook kunnen) worden overgelegd. Deze personen moeten periodiek opgeroepen worden om alsnog de documenten te overleggen. Na herhaaldelijke verzoeken zou de bestuurlijke boete Pagina 12 van 15

13 ingezet kunnen worden om de persoon van de urgentie van het overleggen van het juiste brondocument te overtuigen. Vraag 30 In bijlage 5 van de HUP zijn de omschrijvingen en aanbevolen afkortingen opgenomen die gebruikt kunnen worden bij de beschrijving van brondocumenten in de BRP. Dit is geen verplichting, maar voor de eenduidigheid in de beschrijving is het wel aan te bevelen. Het is in ieder geval zaak om binnen de eigen gemeente een consequent beleid te voeren ten aanzien van de opname van brondocumentbeschrijvingen. Vraag 31 Voor alle buitenlandse reisdocumenten en brondocumenten is het aan te bevelen om altijd controleapparatuur, Discs/Edison en/of de retroviewer te gebruiken. Vraag 32 Een structurele oplossing in de zin van periodieke bijscholing, training (on-the-job) en workshops is essentieel voor het up-todate houden van de kennis over (buitenlandse) brondocumenten. Vraag 33 Om te beveiligen tegen onrechtmatige kennisname is opslag in een inbraakwerende voorziening een must. Bij inbraakwerend zal in dit verband gedacht moeten worden aan een bergplaats die slechts met veel moeite ongeoorloofd geopend kan worden. Een eenvoudige kantoorkast met een lamellendeur, afgesloten of niet, volstaat hier niet. Een kluis hoeft het ook niet altijd te zijn. Veelal zien we opslag in een beveiligde ruimte, zoals de ruimte waar de aktes van de burgerlijke stand zijn opgeslagen. Een betonnen ruimte voorzien van een sterke deur en goed afgesloten. Sommige documenten zijn onvervangbaar of slechts met grote moeite en kosten te reconstrueren (bv originele buitenlandse brondocumenten). Voor die documenten is het noodzakelijk om deze ook tegen brand te beschermen. In verschillende wetten, regelingen en voorschriften worden aanwijzingen gegeven over de mate waarin documenten bestand zouden moeten zijn tegen brand, uitgedrukt in of 120 minuten bestendigheid. Een lastige bijkomstigheid is dat inbraakvertragend en brandwerend niet altijd goed samen gaan. Immers voor inbraakvertraging zou je het liefst veel staal en ander sterk materiaal gebruiken. Dit is echter ook het materiaal dat zorgt voor een goede geleiding van temperatuur en heeft daardoor tegengestelde invloed op de brandwerendheid. Voor brandwerendheid worden kunststoffen Pagina 13 van 15

14 materialen gebruikt die zorgen voor een hele slechte geleiding van temperatuur, maar deze zijn weer met eenvoudige aanvalsgereedschappen te openen. Het beste van twee werelden is om een brandvertragende kast/kluis te plaatsen in een inbraakwerende ruimte en daar bijvoorbeeld de originele buitenlandse brondocumenten in op te slaan. Vraag 34 Deze vraag is alleen bedoeld ter inventarisatie. Bij pogingen tot identiteitsfraude moet altijd aangifte gedaan worden bij de politie. Maar er zijn natuurlijk ook incidenten waarbij alleen vermoeden tot fraude er is. Ook van het opnemen van onbevoegde wijzigingen op een brondocument/reisdocument en look-alikes hoeft (nog) niet altijd aangifte te zijn gedaan. Vraag 35 Als een vermoeden bestaat dat een document vals of vervalst is, moet het document voor onderzoek worden voorgelegd aan de politie of ter verificatie worden aangeboden aan het ministerie van Buitenlandse Zaken. In voorkomende gevallen wordt ook de Directie Recherche van de Landelijke Eenheid van de Nationale Politie (v/h KLPD) bij het onderzoek naar de (mogelijke) valsheid van het document ingeschakeld. Vraag 36 Is er sprake van (vermoedelijke) fraude, dan moet het college van burgemeester en wethouders daarvan aangifte doen bij de politie, dit geldt voor zowel (buitenlandse) brondocumenten als voor iddocumenten. Vraag 37 Het ontsluiten van deze informatie buiten de beheersbare gemeentelijke bedrijfsomgeving leidt tot extra beveiligingsrisico s. Deze risico s kan de gemeente verkleinen door beveiligingsmaatregelen te treffen. Vraag 38 Er zijn strikte beveiligingsmaatregelen nodig om de vertrouwelijkheid en de betrouwbaarheid bij buitenshuis gebruik van de BRP te garanderen. Dit zijn uiteraard maatregelen van technische aard, zoals een beveiligde en versleutelde verbinding (VPN) en een specifiek toegangsmiddel (token) om de verbinding op te bouwen. Daarnaast zijn ook organisatorische maatregelen nodig, zoals procedures over geheimhouding en het voorkomen dat van informatie kennis kan worden genomen door Pagina 14 van 15

15 onbevoegden, zoals huisgenoten. Als informatie ook beschikbaar is in papieren vorm, dan zullen ook fysieke maatregelen moeten worden genomen om deze tegen ontvreemding en onrechtmatige kennisneming te beschermen, zoals afsluitbare kasten of zelfs een kluis. De opsomming van technische, fysieke en organisatorische maatregelen is met deze beschrijving zeker niet compleet. Er zal met een mix van maatregelen moeten worden gezorgd voor de vereiste bescherming. Vraag 39 Voor het secuur verwerken van inschrijvingen zijn diverse opleidingen en cursussen beschikbaar. Een aanrader is een workshop herkenning echtheidskenmerken. Hierin worden voorbeelden gegeven van valse en vervalste documenten en wordt de medewerker (weer) op scherp gezet bij het beoordelen van brondocumenten. Pagina 15 van 15