Bewerkersovereenkomst

Transcriptie

1 Bewerkersovereenkomst Branch Solutions B.V. Versie: 1.1 Datum: Branch Solutions B.V gevestigd te Emmeloord aan de ECU 2 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer hierna Branch Solutions B.V. genoemd, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R. Bovee, directeur van Branch Solutions B.V., hierna afzonderlijk Partij genoemd en gezamenlijk Partijen, overwegende, dat: De bewerker, Branch Solutions B.V., in het kader van de Overeenkomst (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de verantwoordelijke, Opdrachtgever; Partijen zich bewust zijn van het belang van goede afspraken over de verwerking daar het hier voor een deel gaat om de verwerking van bijzondere persoonsgegevens inhoudende informatie over de zorgdeclararaties van cliënten; Partijen mede daarom afspraken willen vastleggen ten aanzien van de verwerking van de (bijzondere) persoonsgegevens in deze bewerkersovereenkomst; In aanvulling op het bepaalde in de Overeenkomst, komen Partijen in het licht van artikel 15 Wet bescherming persoonsgegevens het volgende overeen: DEFINITIES artikel 1 In deze Bewerkersovereenkomst hebben de volgende begrippen, steeds aangeduid met een hoofdletter, zowel in enkelvoud als in meervoud, de volgende betekenis: 1. Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben, zoals bedoeld in art. 1 sub f Wbp. 2. Bewerker: bewerker als bedoeld in art. 1 sub e Wbp, hier Branch Solutions B.V. 3. Bewerkersovereenkomst: onderhavige bewerkersovereenkomst, welke onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst, ter neerlegging van de afspraken zoals bedoeld in art. 15 Wbp. 4. Overeenkomst: overeenkomst zoals Partijen hebben gesloten op EWD, versie 1.x, ten behoeve van Dienstverlening. 5. Persoonsgegevens: Gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon, zoals bedoeld in art. 1 sub a Wbp. 6. Verantwoordelijke: verantwoordelijke als bedoeld in art. 1 sub d Wbp. Hier de Opdrachtgever die de zorg behandelovereenkomst heeft met de Betrokkene(n) zijnde een patiënt. 7. Opdrachtgever: de organisatie dan wel de groep instellingen welke gezamenlijk het samenwerkingsverband van Opdrachtgever vormen.

2 8. Verwerking: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van Persoonsgegevens, zoals bedoeld in art. 1 sub b Wbp. 9. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens. 10. Applicatie(s): online declaratie software en aanverwante (cloud-)diensten zoals aangeboden middels het Platform, waaronder maar niet uitsluitend applicaties ontwikkeld voor de PC, laptop, tablet en mobiele telefoon. De online declaratie software en aanverwante (cloud- )diensten kunnen een product zijn van de samenwerking tussen Partijen maar dat hoeft niet. 11. Platform: het platform van Branch Solutions B.V. waarop de Applicaties ontwikkeld zijn en via welke de Applicaties online beschikbaar zijn. DUUR EN BEEINDIGING artikel 2 1. De Bewerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen op de datum van de laatste ondertekening. 2. De Bewerkersovereenkomst eindigt van rechtswege op het moment dat de Overeenkomst eindigt. 3. Zodra de Bewerkersovereenkomst ten einde komt om welke reden dan ook, is Branch Solutions B.V. verplicht Opdrachtgever binnen een maand na de beëindigingsdatum alle data inclusief Persoonsgegevens terug te bezorgen en deze te (laten) vernietigen op haar eigen systemen of de systemen van door haar ingeschakelde derden. Gemaakte kosten worden doorbelast. Indien vernietiging niet mogelijk of onredelijk ingrijpend en kostbaar is, dan volstaat het ontkoppelen van de Betrokkene (althans het account van die Betrokkene) en zijn of haar gegevens. Branch Solutions B.V. dient te voorkomen dat de gegevens weer gekoppeld raken door bijvoorbeeld het terugzetten van een back-up. 4. In de Overeenkomst is een exit-regeling opgenomen, Opdrachtgever kan hier gebruik van maken indien Opdrachtgever de data inclusief Persoonsgegevens aangeleverd wilt krijgen. REIKWIJDTE VAN BEWERKERSOVEREENKOMST EN VERWERKING DOOR Branch Solutions B.V. artikel 3 1. Branch Solutions B.V. zal de persoonsgegevens die ter beschikking worden gesteld enkel verwerken met het oog op de uitvoering van de Overeenkomst. 2. Opdrachtgever stelt de doeleinden vast voor de Verwerking van Persoonsgegevens. Branch Solutions B.V. verwerkt Persoonsgegevens in opdracht van Opdrachtgever in ieder geval met als doel de zorgdeclaraties te bewerken en deze te declareren volgend de istandaarden naar Vecozo. Deze dienst mogelijk te maken en met als doel de verbetering van de Applicaties en het Platform. Voor het laatste doel wordt bij gebruik van de Applicatie éénmalig expliciet toestemming gevraagd aan de Betrokkene. Daarbij wordt een toelichting gegeven. De Betrokkene moet kunnen weigeren.

3 3. Opdrachtgever stelt Branch Solutions B.V. op de hoogte van verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Bewerkersovereenkomst zijn genoemd. Branch Solutions B.V. zal de Persoonsgegevens niet voor een ander doeleinde Verwerken dan door Opdrachtgever is vastgesteld. 4. Branch Solutions B.V. verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Unie. 5. Branch Solutions B.V. is louter verantwoordelijk voor de Verwerking van Persoonsgegevens via de door haar onder de Overeenkomst aangeboden dienst onder de in de Bewerkersovereenkomst genoemde voorwaarden. Voor de overige Verwerkingen van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de Persoonsgegevens door de Opdrachtgever en/of derden, is Branch Solutions B.V. uitdrukkelijk niet verantwoordelijk. 6. De verantwoordelijkheid voor de Persoonsgegevens die met gebruikmaking van een door Branch Solutions B.V. verleende dienst worden Verwerkt, ligt bij Opdrachtgever. Opdrachtgever staat er jegens Branch Solutions B.V. voor in dat de inhoud, het gebruik en/of de Verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde. 7. De verantwoordelijkheid voor de dienst ligt bij Branch Solutions B.V.. De dienst, waaronder maar niet uitsluitend de Applicaties en het Platform, dient te voldoen aan wet- en regelgeving. Opdrachtgever zal de weten regelgeving aandragen, Branch Solutions B.V. concretiseert deze binnen de dienst. BEVEILIGING artikel 4 1. Branch Solutions B.V. zal zorgen voor een adequaat niveau van beveiliging van de door haar verwerkte Persoonsgegevens tegen misbruik en ongeautoriseerd gebruik. 2. Partijen komen overeen dat Branch Solutions B.V. voldoende technische en organisatorische maatregelen zal nemen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen van Persoonsgegevens tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de gegevens), waaronder in ieder geval begrepen: a. Branch Solutions B.V. zal voorzieningen treffen voor een adequate toegangsbeveiliging tot de onder de Overeenkomst verkregen Persoonsgegevens, zodat alleen geautoriseerd personeel toegang kan verkrijgen. Branch Solutions B.V. houdt een lijst bij van geautoriseerd personeel; b. Branch Solutions B.V. garandeert binnen een periode van 12 maanden na totstandkoming van de Overeenkomst houder te zijn van een Nen 7510 in control - statement en garandeert de door haar geformuleerde toereikende set van doelstellingen, geformuleerd ten behoeve van het verkrijgen van de in control - statement, gerealiseerd te hebben. Branch Solutions B.V. dient na het verkrijgen van het in control -statement en de realisatie van de daarbij geformuleerde doelstellingen beideper 2 jaar te hernieuwen. c. Branch Solutions B.V. beveiligt de dienst door gebruik van een passend identificatie én authenticatiemiddel, welke Opdrachtgever en Betrokkene verplicht zijn te gebruiken; d. Branch Solutions B.V. zal de bestandsuitwisseling daar waar mogelijk ondersteunen met integriteitscontroles;

4 e. Branch Solutions B.V. zal de bestandsuitwisseling via haar dienst versleutelen en de opslag via haar dienst zal per instelling op een beveiligde virtuele server plaatsvinden; f. Branch Solutions B.V. heeft een adequaat en up to date mechanisme in werking om kwaadaardige software, waaronder computervirussen, te weren en adequaat af te handelen; g. Branch Solutions B.V. zal Opdrachtgever van beveiligingsincidenten op de hoogte stellen. Branch Solutions B.V. kan daartoe zowel per mail als telefonisch contact opnemen met een contactpersoon van Opdrachtgever. h. Branch Solutions B.V. zal Opdrachtgever onverwijld op de hoogte stellen van relevante wijzigingen in de Verwerkingsprocessen. 3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen genomen maatregelen bij het gebruik van de dienst bestaande uit maar niet uitsluitend de Applicaties en het Platform. 4. Branch Solutions B.V. is verantwoordelijk voor de uitvoering van de door Partijen vastgestelde maatregelen ten behoeve van de beveiliging van de dienst bestaande uit maar niet uitsluitend de Applicaties en het Platform. Branch Solutions B.V. staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. 5. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in deze Bewerkersovereenkomst ontbreekt, zal de beveiliging voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de Persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten niet onredelijk is.

5 AUDITS artikel 5 1. Opdrachtgever heeft het recht om 1 keer per jaar een audit uit te (laten) voeren ter controle van de afspraken onder deze Bewerkersovereenkomst. 2. Branch Solutions B.V. zal de voor de audits benodigde ondersteunende gegevens zoals systeemlogs bewaren. 3. De personen die de audit uitvoeren zullen zich conformeren aan de beveiligingsprocedures zoals die bij Branch Solutions B.V. van kracht zijn. 4. Branch Solutions B.V. zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen. 5. De kosten van een audit worden door Opdrachtgever gedragen. 6. Opdrachtgever zal niet eerder aanvangen met een audit dan 14 (veertien) dagen na voorafgaande schriftelijke aankondiging. Indien datum en tijdstip van de audit Branch Solutions B.V. niet gelegen komt, zal Branch Solutions B.V. Opdrachtgever daarvan op de hoogte stellen en een voorstel doen voor een vervangende datum. AANSPRAKELIJKHEIDSBEPERKING artikel 6 1. Ten overvloede, de aansprakelijkheidsbeperking zoals opgenomen in artikel 7 van de Overeenkomst is van toepassing. GEHEIMHOUDING artikel 7 1. Op alle Persoonsgegevens die Branch Solutions B.V. van Opdrachtgever ontvangt en/of zelf verzamelt of dient te verzamelen met het doel deze te Verwerken overeenkomstig het in de Overeenkomst daartoe bepaalde, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. 2. Branch Solutions B.V. zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot Opdrachtgever of natuurlijke personen, zoals de Betrokkene, herleidbaar is. 3. De geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Opdrachtgever of de Betrokkene zelf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of indien en voor zover er een wettelijke verplichting bestaat om informatie aan een derde te verstrekken. 4. Indien Branch Solutions B.V. van de diensten van derden gebruik maakt, zorgt Branch Solutions B.V. er onvoorwaardelijk voor dat deze derden dezelfde geheimhoudingsplicht als tussen Partijen is overeengekomen schriftelijk zal aanvaarden en deze geheimhoudingsplicht ook strikt zal naleven.

6 RECHTEN VAN BETROKKENE artikel 8 1. In het geval dat Betrokkene een verzoek doet tot inzage, zoals bedoeld in art. 35 Wbp, of verbetering, aanvulling, wijziging, afscherming of verwijdering, zoals bedoeld in art. 36 Wbp, zullen Partijen het nodige doen dit verzoek in te willigen. Mocht de Betrokkene verzoeken om verwijdering dan geldt de volgende kanttekening: Indien verwijdering niet mogelijk of onredelijk ingrijpend en kostbaar is, dan volstaat het ontkoppelen van de Betrokkene (althans het account van die Betrokkene) en zijn of haar gegevens. Branch Solutions B.V. dient te voorkomen dat de gegevens weer gekoppeld raken door bijvoorbeeld het terugzetten van een back-up. 2. Indien Opdrachtgever een verzoek doet om een afschrift ten behoeve van een Betrokkene dan zal Branch Solutions B.V. Opdrachtgever een digitaal afschrift doen toekomen in een.pdf format of een gelijkwaardig format wat uit te lezen en af te drukken is door Opdrachtgever. INSCHAKELEN VAN DERDEN artikel 9 1. Opdrachtgever geeft Branch Solutions B.V. toestemming om in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst een geschikte hostingpartij in te schakelen. 2. Branch Solutions B.V. is volledig verantwoordelijk voor deze derde en zal deze derde minstens dezelfde verplichtingen ten opzichte van Opdrachtgever opleggen als voor haarzelf uit deze Bewerkersovereenkomst voortvloeien. SLOTBEPALINGEN artikel Op de Overeenkomst, alsmede op de hieruit voortvloeiende of hiermee samenhangende overeenkomsten en overige rechtshandelingen, is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. 2. Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter te Zwolle. 3. Indien enige bepaling uit de Overeenkomst nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele Overeenkomst aan. Partijen zullen in dat geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke Overeenkomst gestalte wordt gegeven. Aldus overeengekomen.