Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van

Transcriptie

1 Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van Adviescomité «SEA» (over de procedure voor het beoordelen van de gevolgen van de plannen en programma s die een aanzienlijke impact kunnen hebben op het milieu) Huishoudelijk reglement 1. Definities... 2 Art. 1 Definities Het Comité... 3 Art. 2 Taak... 3 Art. 3 Samenstelling van het Comité en vestigingsplaats... 3 Art. 4 Taken en bevoegdheid van de Voorzitter van het Comité... 3 Art. 5 Taken van het secretariaat... 4 Art. 6 Plichten en verklaring van de leden van het Comité... 4 Art. 7 Taken van de leden van het Comité... 5 Art. 8 Oproep tot de vergaderingen van het Comité... 5 Art. 9 Agenda... 6 Art. 10 Vergaderingen van het Comité/Aanwezigheidsquorum... 6 Art. 11 Experts... 7 Art. 12 Genodigden... 7 Art. 13 Adviezen en stemming... 8 Art. 14 Verslagen Werkgroepen... 9 Art. 15 Samenstelling en algemene doelstelling... 9 Art. 16 Aanstelling en taak van de coördinator... 9 Art. 17 Werking van de werkgroepen en taken van de coördinator...10 Art. 18 Oproep van genodigden...10 Art. 19 Verslagen van de werkgroepen...11 Art. 20 Schrappen van experts uit de lijst Gemeenschappelijke bepalingen Slotbepalingen...11 Art. 21 Regels inzake toegang tot informatie en vertrouwelijkheid van de besprekingen...11 Art. 23 Budget...12 Art. 24 Externe communicatie...12 Art. 25 Taalgebruik...13 Art. 26 Procedures...13 Art. 27 Goedkeuring van het huishoudelijk reglement en bijzondere bepalingen...13 Art. 28 Verantwoordelijkheid...13 Art. 29 Briefwisseling...13 Art. 30 Herzieningsclausule Bijlagen...14 SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 1

2 1. Definities Art. 1 Definities Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement dient te worden verstaan onder: «De wet»: de wet van 13 februari betreffende de beoordeling van de gevolgen voor het milieu van bepaalde plannen en programma's en de inspraak van het publiek bij de uitwerking van de plannen en programma's in verband met het milieu; «Het Comité»: het comité voor advies inzake de beoordelingsprocedure van de gevolgen van de plannen en programma s die een aanzienlijke impact kunnen hebben op het milieu, opgericht krachtens de wet; «Het koninklijk besluit»: het koninklijk besluit van 22 oktober betreffende de organisatie en de werking van het Adviescomité voor de beoordelingsprocedure van de gevolgen van de plannen en programma's die aanzienlijke effecten kunnen hebben op het milieu: «De leden»: de personen die omschreven zijn in artikel 5, 2, van de wet, met name de effectieve en plaatsvervangende leden die benoemd zijn om te zetelen in het Comité overeenkomstig het koninklijk besluit houdende benoeming van de leden van het Adviescomité voor de beoordelingsprocedure van de gevolgen van de plannen en programma s die een aanzienlijke impact kunnen hebben op het milieu; «De expert»: eenieder die deelneemt aan een werkgroep en over voldoende wetenschappelijke deskundigheid beschikt om een advies te kunnen geven over een algemeen of een specifiek aspect binnen het multidisciplinaire domein van de milieueffectenbeoordeling; «De genodigde»: elke andere persoon dan de hierboven vermelde die gericht deelneemt aan de activiteiten van het Comité, inclusief de werkgroepen; «De werkgroep»: de groep experts door het Comité geselecteerd om advies te geven over een dossier; «Het dossier»: het verzoek om advies over een ontwerp van plan of programma samen met alle bijhorende documenten voorgelegd aan het Comité overeenkomstig de artikelen 6, 3, 10, 2 en 12 van de wet. 1 Gepubliceerd in het BS van 10 maart 2006, p Gepubliceerd in het BS van 20 november 2006, p SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 2

3 2. Het Comité Art. 2 Taak Het Comité heeft tot taak een advies uit te brengen bij de beoordelingsprocedure van de gevolgen van bepaalde plannen en programma s overeenkomstig de artikelen 6, 3, 10, 2 en 12 van de wet. Om zijn opdracht uit te voeren, kan het Comité overeenkomstig artikel 13 van het koninklijk besluit: - in het kader van het onderzoek van de voorgelegde dossiers, alle onderzoeken uitvoeren en alle inlichtingen vragen die nodig blijken om de juistheid na te gaan van de gegevens vermeld in de aanvragen of om de problemen van algemene of bijzondere aard die verband houden met zijn opdracht te behandelen, - in zijn midden werkgroepen oprichten. Art. 3 Samenstelling van het Comité en vestigingsplaats 1. De samenstelling van het Comité en de benoemingsprocedure van de leden zijn vastgelegd in artikel 5, 2 en 3 van de wet. Het Comité is samengesteld uit twintig leden, waaronder tien effectieve en tien plaatsvervangende die benoemd zijn bij koninklijk besluit. De leden worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Hun mandaat kan worden hernieuwd. De leden die benoemd zijn op voordracht van de Minister bevoegd voor het leefmilieu nemen respectievelijk het voorzitterschap en het secretariaat van het Comité waar. 2. De zetel van het Comité is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in de gebouwen van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Art. 4 Taken en bevoegdheid van de Voorzitter van het Comité De voorzitter van het Comité ziet er op toe dat de taken die bij wet aan het Comité zijn toegekend worden uitgevoerd en hij zorgt er voor dat dit huishoudelijk reglement goed wordt toegepast. Zijn functies zijn onder meer: - het organiseren van de vergaderingen van het Comité: hij legt de dag en het uur van de vergadering vast en ook de agenda van de zitting. In dat opzicht roept hij de leden bijeen, opent en sluit de vergaderingen en leidt de debatten; na goedkeuring van het comité roept hij eventueel genodigden op, specificeert hun taak en beperkt hun tussenkomsten tot bepaalde items van de vergadering; - het in ontvangst nemen van de in artikels 6, 7, 12, 15 en 18 van onderhavig huishoudelijk reglement bedoelde verbintenisverklaringen ; - het onderteken van de officiële documenten van het Comité; SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 3

4 - het vertegenwoordigen van het Comité tegenover derden, overeenkomstig artikel 9 van het koninklijk besluit. In afwezigheid van de voorzitter of bij kennelijk onvermogen zijn taak waar te nemen, neemt de plaatsvervangende voorzitter de bedoelde taken en bevoegdheden waar. Art. 5 Taken van het secretariaat Het secretariaat helpt de voorzitter van het Comité bij het vervullen van de taken opgesomd in de punten 6 tot 14, 22, 24, 26 en 29 van onderhavig huishoudelijk reglement. Het secretariaat moet aanwezig zijn op de vergaderingen van het Comité. De taken van het secretariaat zijn de volgende: - doorsturen naar de leden van een kopie van het dossier van zodra het dit in ontvangst heeft genomen, overeenkomstig artikel 11 van het koninklijk besluit; - inzamelen en verwerken van de informatie in verband met de behandelde onderwerpen voor de werkgroepen en voor het Comité; - organiseren en instaan voor de opvolging van de vergaderingen, onder meer via het opstellen van de verslagen van de vergaderingen van het Comité; - onder de supervisie van het Comité, instaan voor de verspreiding van informatie in verband met de activiteiten van het Comité naar het publiek, onder meer via een website; - bijstaan van de coördinatoren voor de organisatie en de werking van de werkgroepen, overeenkomstig de bepalingen van Sectie 3. Het secretariaat mag de beraadslagingen bijwonen, mar heeft geen stemrecht. Art. 6 Plichten en verklaring van de leden van het Comité 1. Tijdens de eerste vergadering waarop een lid een nieuw mandaat start, moet de betrokkene de verbintenisverklaring uit bijlage 1 van onderhavig huishoudelijk reglement invullen en ondertekenen. De effectieve leden zijn verplicht om de vergaderingen van het Comité bij te wonen. Bij afwezigheid moeten zij ervoor zorgen dat hun vervanger hun taak waarneemt. 2. Elk lid dat rechtstreeks betrokken is bij een punt dat op de agenda is geplaatst, hetzij persoonlijk, hetzij via tussenpersonen tot en met de 2de graad, hetzij als zaakgelastigde of consultant, hetzij als beheerder of lid van het personeel, mag niet aanwezig zijn bij de beraadslagingen noch deelnemen aan de stemming over het desbetreffende punt. Een lid van het Comité dat een plan of programma indient in de hoedanigheid van opsteller ervan, wordt als rechtstreeks betrokken beschouwd in de zin van vorige alinea. Hij neemt niet deel aan de beraadslagingen of aan de stemming over het plan of programma dat hij heeft ingediend. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 4

5 3. Bij aanvang van de vergadering, herinnert de voorzitter aan de bepalingen van bovenstaande paragraaf. Art. 7 Taken van de leden van het Comité 1. De leden hebben tot taak een advies uit te brengen over een dossier dat werd ingediend in het kader van de beoordeling van de gevolgen voor het milieu van een bepaald ontwerp van plan of programma. Zij wonen de vergaderingen van het Comité bij en nemen deel aan de besprekingen en beraadslagingen met betrekking tot de uit te brengen adviezen. Daartoe kunnen ze: - voorstellen om, overeenkomstig artikel 5, 2de lid van het koninklijk besluit, punten toe te voegen aan de agenda mits voorafgaandelijk schriftelijk verzoek gericht aan de voorzitter, tenminste 3 dagen voor de desbetreffende vergadering; - tijdens de vergadering voorstellen om punten toe te voegen aan de agenda wegens de spoedeisendheid ervan. In dit geval echter kan het Comité beslissen om over dit punt geen advies uit te brengen en om de analyse van het vermelde punt uit te stellen tot een latere vergadering; - een gemotiveerd voorstel doen aan het Comité om een of meerdere genodigden te laten deelnemen aan een vergadering van het Comité, overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit; - een gemotiveerd voorstel doen aan het Comité om een gemeenschappelijke vergadering te beleggen met experts en het Comité over een welbepaald punt. 2. Ieder lid kan zich laten vergezellen door een medewerker om zich te laten bijstaan op het vlak van de expertise. Die medewerker mag alle besprekingen van het Comité bijwonen, waaronder de beraadslagingen, maar heeft geen beslissingsrecht. Ieder lid moet het secretariaat van het Comité 3 werkdagen voor een vergadering van het Comité op de hoogte brengen indien hij vergezeld zal zijn van een medewerker. Die medewerker moet, vooraleer hij deelneemt aan zijn eerste vergadering van het Comité, de verbintenisverklaring uit bijlage 1 van onderhavig huishoudelijk reglement invullen en ondertekenen. Zodra ze ondertekend is, is die verklaring geldig voor de duur van de uitoefening van het mandaat door het effectief lid dat door de medewerker wordt bijgestaan. Art. 8 Oproep tot de vergaderingen van het Comité Het Comité vergadert tenminste tweemaal per jaar, na bijeenroeping door de voorzitter en telkens wanneer een dossier voor advies wordt voorgelegd overeenkomstig de artikelen 6, 3, 10, 2 en 12 van de wet. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 5

6 De voorzitter kan aan het secretariaat machtiging verlenen om de oproep in zijn naam te verspreiden. Uiterlijk twee weken voor een vergadering wordt een verstuurd naar de leden. Deze bevat de oproep, de agenda van de vergadering en de referentie van alle documenten die nuttig zin voor deze vergadering. De oproepen, de agenda en de relevante documenten worden per of per brief bezorgd aan de genodigden ten minste twee weken voor de dag van de vergadering. In geval van dwingende noodzaak, kan de voorzitter, met vermelding van de redenen, afwijken van de procedure en de bovenvermelde termijnen. Art. 9 Agenda De agenda van de vergaderingen omvat ten minste de goedkeuring van die agenda, de goedkeuring van de notulen van de voorgaande vergadering, de analyse van de verslagen van de werkgroepen die sinds de laatste vergadering werden ingediend en een punt «varia». In dit variapunt kunnen korte mededelingen, waarover geen bespreking dient te worden gevoerd aan bod komen zonder dat dit vooraf werd aangevraagd. Voor elk punt dat ingeschreven is op de agenda wordt een inleidende nota opgesteld door het secretariaat of door diegene die het betrokken punt op de agenda heeft laten inschrijven. Tijdens de vergadering kan het Comité beslissen om een bijkomend agendapunt toe te voegen. Art. 10 Vergaderingen van het Comité/Aanwezigheidsquorum 1. Iedere afwezigheid van effectieve leden op een vergadering van het Comité moet voor de vergadering worden gemeld aan het secretariaat. Wanneer een effectief lid onmogelijk een vergadering kan bijwonen, dient hij zijn plaatsvervanger hiervan op de hoogte te brengen. Het plaatsvervangend lid mag alle vergaderingen van het Comité bijwonen. Hij zetelt echter alleen indien het werkend lid afwezig is. Indien het plaatsvervangend lid niet kan zetelen in een vergadering, brengt hij ten minste 5 dagen voor de vergadering zijn effectief lid, het secretariaat en de voorzitter van het Comité hiervan schriftelijk op de hoogte. In geval van dwingende noodzaak, mag het plaatsvervangend lid afwijken van bovenvermelde regel. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 6

7 Het effectief lid mag zich dan laten vertegenwoordigen door een ander lid van het Comité die dan met schriftelijke volmacht in de desbetreffende vergadering zal zetelen. De schriftelijke volmacht kan beperkt zijn of gelden voor alle punten op de agenda van de vergadering. De volmacht kan ook instructies bevatten over de standpunten die moeten worden uiteengezet tijdens de vergadering. Een lid mag slechts één ander lid vertegenwoordigen. Het lid dat een schriftelijke volmacht heeft gegeven wordt beschouwd als zijnde aanwezig in de zin van artikel 10.2 van onderhavig huishoudelijk reglement. Tijdens de vergaderingen tekent elke aanwezige de presentielijst die bij de notulen zal worden gevoegd. 2. Het Comité zetelt slechts geldig in aanwezigheid van de zetelende leden en het secretariaat. Overeenkomstig artikel 8 van het koninklijk besluit kan het Comité slechts geldig beraadslagen wanneer de helft van de zetelende leden aanwezig is. Indien het aanwezigheidsquorum niet wordt bereikt, kan de voorzitter de datum voor een nieuwe vergadering met dezelfde agenda vaststellen, waarbij er geldig zal kunnen worden beraadslaagd, ongeacht het aantal aanwezige leden. De voorzitter is stemgerechtigd. Art. 11 Experts Voor het onderzoek van de dossiers, kan het Comité, overeenkomstig artikel 13 van het koninklijk besluit, de hulp inroepen van experts voor het uitvoeren van alle onderzoeken en het inwinnen van alle inlichtingen die nodig blijken om de juistheid na te gaan van de gegevens vermeld in de aanvragen of voor het behandelen van de problemen van algemene of bijzondere aard die verband houden met zijn opdracht. Daartoe bezorgt het secretariaat het Comité een lijst van experten ter goedkeuring. Het secretariaat deelt de lijst van de experts mede, samen met de CV s van elke voorgestelde expert. Alvorens deze lijst goed te keuren onderzoekt het Comité het profiel van elke expert en beslist het of uit het onderzoek van de CV s blijkt dat de afwezigheid van rechtstreekse of onrechtstreekse belangenconflicten kan worden bevestigd in hoofde van de voorgestelde experts. Indien er geen consensus wordt bereikt wijst het Comité de kandidatuur van de expert af. Art. 12 Genodigden Overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit kan het Comité op initiatief van het secretariaat of van een lid één of meerdere personen uitnodigen, waaronder de opsteller van het plan of programma, om vragen in verband met de items op de agenda op te helderen of voor andere doeleinden die nuttig worden geacht door het Comité. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 7

8 Het secretariaat of het lid brengt het Comité, minstens 5 dagen voor een vergadering, schriftelijk op de hoogte dat het de aanwezigheid wenst van een of meerdere genodigden. Hij vermeldt de naam en de functie van de genodigde, alsook het doel van diens aanwezigheid. De andere leden beschikken, vanaf het moment waarop deze aanvraag werd ontvangen, over 3 werkdagen om het Comité desgevallend te melden dat ze zich daartegen verzetten, en om welke reden. De voorzitter oordeelt over ieder verzet of dat terecht en gefundeerd is. Er wordt geen rekening gehouden met een verzet dat niet-gerechtvaardigd of manifest ongefundeerd is. Elke genodigde moet, vooraleer een vergadering van het Comité te kunnen bijwonen, de verbintenisverklaring uit bijlage 2 van dit huishoudelijk reglement invullen en ondertekenen. De deelname van de genodigden aan de vergaderingen van het Comité is beperkt tot de materies waarvoor ze werden opgeroepen en omvat geen deelname aan de beslissingsname en de stemmingen. Art. 13 Adviezen en stemming Overeenkomstig artikel 14 van het koninklijk besluit geeft het Comité een advies over elk wettelijk samengesteld en geldig ingediend dossier. De termijnen voor het uitbrengen van een advies zijn 30 dagen voor wat betreft de toepassing van de artikelen 6, 3, 10, 2 van de wet en zestig dagen voor wat betreft de toepassing van artikel 12 van de wet. De termijnen beginnen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek om advies. De adviezen worden besproken in het Comité op basis van het dossier en van de conclusies van de werkgroepen die eventueel speciaal werden samengesteld voor het dossier in kwestie. Overeenkomstig artikel 14, 1 van het koninklijk besluit worden de adviezen bij consensus genomen en worden ze met redenen omkleed. Bij gebrek aan consensus, wordt een advies uitgebracht bij meerderheid van stemmen en in geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Het advies geeft desgevallend de verschillende standpunten weer die binnen het Comité werden uiteengezet. Overeenkomstig artikel 14, 2 van het koninklijk besluit, heeft het lid dat het Secretariaat van het Comité waarneemt geen beslissingsbevoegdheid wanneer het Comité zijn advies uitbrengt. Art. 14 Verslagen Het Comité stelt 4 soorten verslagen op: I. Een verslag over de activiteiten van het Comité dat om de twee jaar wordt opgemaakt; dit verslag wordt voorgelegd aan de Minister die bevoegd is voor het Leefmilieu om te worden goedgekeurd overeenkomstig artikel 15 van het koninklijk besluit; SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 8

9 II. Een verslag van elke vergadering in het Nederlands en in het Frans overeenkomstig artikel 16 van het koninklijk besluit; dit verslag omvat een samenvatting van de besprekingen en beslissingen over elk van de agendapunten; het omvat ook de elementen die een lid gevraagd heeft om op te nemen in het verslag; het verslag is openbaar; III. De verslagen van de bijeenkomsten van de werkgroepen waarvan sprake in Sectie 3; IV. Een verslag betreffende elk dossier dat door het Comité beheerd wordt; naast het advies uitgebracht door het Comité, bevat dit verslag ook alle documenten die samen het dossier vormen. 3. Werkgroepen Art. 15 Samenstelling en algemene doelstelling Het Comité kan, voor bijzondere aspecten van een dossier, een werkgroep oprichten samengesteld uit bij voorkeur ten minste 5 experts en die tot doel heeft het Comité te ondersteunen voor bepaalde aspecten van het dossier die een bijzondere expertise vereisen. De samenstelling van elke werkgroep wordt door het Comité goedgekeurd op basis van de lijst van experts, voorgesteld door het secretariaat overeenkomstig artikel 11 van onderhavig huishoudelijk reglement. Met de voorafgaande goedkeuring van het Comité, kan de werkgroep ambtenaren van de Federale Staat of andere externe personen die bevoegd zijn in de desbetreffende materies uitnodigen om de bijeenkomsten bij te wonen. Elke werkgroep wordt in principe automatisch ontbonden wanneer het bewuste plan of programma is goedgekeurd, behalve indien het Comité hier anders over beslist. Vooraleer te kunnen deelnemen aan een vergadering van de werkgroep waartoe hij behoort, moet iedere expert de verbintenisverklaring invullen en ondertekenen die zich bevindt in bijlage 2 van onderhavig huishoudelijk reglement. Art. 16 Aanstelling en taak van de coördinator Elke werkgroep duidt in zijn midden een coördinator aan die aan het Comité verslag uitbrengt over de resultaten van de werkgroep. Er wordt ook een adjunct-coördinator aangewezen. De coördinator ziet erop toe dat de opdrachten toegekend door het Comité worden uitgevoerd en hij vergewist zich ervan dat de werkgroep, in het kader van diens werkzaamheden, onderhavig huishoudelijk reglement respecteert. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 9

10 Art. 17 Werking van de werkgroepen en taken van de coördinator Aan de hand van een verklarende nota richt het Comité een vraag om expertise aan een werkgroep. Bij deze nota voegt het Comité het volledige of gedeeltelijke dossier zodat de werkgroep beschikt over alle nodige informatie om een deskundig advies te kunnen formuleren Het deskundig advies wordt bij consensus gegeven. Bij gebrek aan consensus, stuurt de coördinator een schriftelijke mededeling naar het Comité. Deze mededeling is gebaseerd op de elementen die besproken werden binnen de werkgroep. De coördinator van de werkgroep licht het Comité in over de resultaten van zijn expertise. De taken van de coördinator zijn de volgende: - Bijeenroepen van een werkgroep; deze oproep wordt door het secretariaat van het Comité namens de coördinator verstuurd; - Erop toezien dat de verbintenisverklaring correct werd ingevuld en ondertekend door de experts en de genodigden; - Definiëren van de ad hoc procedures voor de werkgroepen en inzonderheid voor het evalueren van het dossier; - Organiseren van de werkzaamheden van de groepen; - Voorbereiden, indien dit nuttig is voor de werkzaamheden van de groepen, van een vragenlijst in verband met de evaluatie van het dossier ter attentie van de experts; - Inzamelen van de verschillende deskundige adviezen; - Voorbereiden van een ontwerpverslag dat hij laat circuleren onder de experts voor commentaar en opmerkingen; - Wanneer dat nodig wordt geacht, en zeker bij gebrek aan consensus, de voorzitter van het Comité op de hoogte brengen; - Controleren van het goede verloop van de werkzaamheden van de werkgroepen en hierover verslag uitbrengen bij het Comité. Bij afwezigheid van de coördinator, indien hij duidelijk in de onmogelijkheid verkeert om zijn taak uit te oefenen of in geval van met redenen omklede terugtrekking, neemt de adjunct-coördinator diens taken waar. De coördinator meldt zijn afwezigheid schriftelijk aan de voorzitter van het Comité nadat hij zijn adjunct-coördinator hiervan op de hoogte heeft gebracht. Art. 18 Oproep van genodigden Om de werkgroep meer duiding te verschaffen over vragen in verband met de dossiers, mogen genodigden, na goedkeuring door het Comité, deelnemen aan de werkzaamheden van de werkgroep. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 10

11 De genodigden worden voorgesteld door de werkgroep en moeten de verbintenisverklaring uit bijlage 2 van onderhavig huishoudelijk reglement invullen en ondertekenen vooraleer zij aan de werkzaamheden mogen deelnemen. De deelname van de genodigden aan de werkzaamheden van de werkgroep is beperkt tot de materies waarvoor zijn gevraagd werden. Art. 19 Verslagen van de werkgroepen Het expertiseverslag dat aan het Comité moet worden voorgelegd omvat twee delen: - Een samenvattend verslag over de beoordeling van de gevolgen voor het milieu - Een bundeling van alle uitgebrachte individuele adviezen van de experts. Indien de experts zijn bijeengekomen, worden de verslagen van de bijeenkomsten ook aan het Comité voorgelegd. Art. 20 Schrappen van experts uit de lijst De experts worden door het Comité geschrapt uit de lijst wanneer: - zij daar zelf om vragen; - zij de verbintenisverklaring die ze hebben afgelegd overeenkomstig bijlage 2 van onderhavig huishoudelijk reglement niet naleven. 4. Gemeenschappelijke bepalingen Slotbepalingen Art. 21 Regels inzake besprekingen toegang tot informatie en vertrouwelijkheid van de 1. De wet van 5 augustus 2006 betreffende de toegang van het publiek tot milieuinformatie is van toepassing op alle vragen om toegang tot milieu-informatie die geformuleerd zouden worden, met name in volgende gevallen: aan het secretariaat van het Comité aan de administratie waartoe een lid behoort 2. De vergaderingen van het Comité, net zoals de vergaderingen van de werkgroepen, vinden plaats achter gesloten deuren, behalve indien het Comité er anders over beslist. Art. 22 Regels inzake deontologie 1. De leden van het Comité, de medewerkers, de experts en de genodigden respecteren de regels die van toepassing zijn inzake deontologie. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 11

12 Dit houdt onder meer in dat zij aan personen die daartoe niet gemachtigd zijn geen inlichtingen verstrekken over de dossiers of de debatten, en dat zij in het openbaar geen kritiek leveren op de werking of op hun collega s van het Comité. 2. Personen die een welbepaald belang hebben in een behandeld dossier of die van buitenaf werden beïnvloed, verklaren, vooraleer de besprekingen aan te vangen, welk(e) belang(en) ze erbij hebben of welke invloed(en) ze hebben ondergaan. Het Comité of de werkgroep beslist vervolgens in hoever deze persoon aan de beraadslagingen mag deelnemen. De Voorzitter kan, op eigen initiatief of op voorstel van een lid van het Comité, het mogelijke bestaan van een rechtstreeks of onrechtstreeks belangenconflict ter sprake brengen in hoofde van één van de leden van het Comité over een dossier dat aan het Comité wordt voorgelegd. In dat geval kan de Voorzitter op basis van bewijskrachtige elementen aan het Comité voorstellen om dat lid uit te sluiten van de beraadslaging en de stemming over het betreffende dossier. Het betrokken lid van het Comité neemt niet deel aan de beslissing van het Comité. Het Comité moet zijn beslissing tot uitsluiting schriftelijk melden en motiveren aan het lid van het Comité. 3. Klachten op deontologisch vlak moeten worden gericht aan de voorzitter van het Comité. Ze worden in het Comité behandeld. De beslissing kan bestaan uit aanbevelingen of zelfs uit een gemotiveerd verzoek om ontslag bij de toezichthoudende overheid van het lid. 4. Het Comité kan deze deontologische regels vervolledigen. De toevoegingen kunnen worden vermeld in een bijlage bij onderhavig reglement. Art. 23 Budget Het Comité evalueert jaarlijks het gebruik van de hem toegekende budgettaire middelen voor zijn werking in het kader van het budget van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Daartoe bezorgt het secretariaat van het Comité de ter zake relevante financiële informatie aan het Comité. Art. 24 Externe communicatie De voorzitter is verantwoordelijk voor de externe communicatie van het Comité en van de werkgroepen. De externe communicatie heeft betrekking op de door het Comité goedgekeurde documenten. De externe communicatie heeft ook betrekking op de informatie die kan worden geraadpleegd via de website. Het Comité kan gedetailleerde communicatieprocedures uitwerken. SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 12

13 Art. 25 Taalgebruik Het taalgebruik binnen het Comité wordt geregeld zonder afbreuk te doen aan de algemene reglementaire bepalingen inzake taalgebruik. Het taalgebruik is als volgt georganiseerd: - De leden van het Comité en de werkgroepen werken in de taal of talen die zij verkiezen; - De verslagen van de vergaderingen van het Comité worden in het Nederlands en het Frans opgesteld, overeenkomstig artikel 16 van het koninklijk besluit; - Ieder ander verslag van het Comité en van de werkgroepen wordt eveneens in het Nederlands en het Frans opgesteld. Art. 26 Procedures Gedetailleerde werkingsprocedures kunnen door het Comité opgesteld worden om zijn werking en de uitvoering van zijn opdrachten te verzekeren. Van zodra deze ad hoc procedures gevalideerd zijn door het Comité, maken zij een wezenlijk deel uit van het huishoudelijk reglement onder de vorm van een bijlage. De procedures omvatten onder meer: - de specifieke voorwaarden inzake validiteit van de verschillende etappes die verbonden zijn aan de opstelling van een document van het Comité (zoals convocatietermijnen, aanwezigheidsquorum, goedkeuring van documenten); - de eventuele termijnen die moeten worden in acht genomen; - de specifieke voorwaarden inzake externe communicatie. Bij gebrek aan ad hoc procedures, zijn de algemene bepalingen van het huishoudelijk reglement van toepassing. Art. 27 Goedkeuring van het huishoudelijk reglement en bijzondere bepalingen Onderhavig huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd bij consensus in het Comité en door de Minister die Leefmilieu onder zijn bevoegdheden heeft. Het kan worden gewijzigd bij tweederde meerderheid van de zetelende leden en onder voorbehoud van de goedkeuring van de Minister die bevoegd is voor het Leefmilieu. Art. 28 Verantwoordelijkheid De adviezen worden goedgekeurd door het Comité. In dat opzicht vertegenwoordigt de voorzitter het Comité tegenover derden, overeenkomstig artikel 9 van het koninklijk besluit. Art. 29 Briefwisseling SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 13

14 Alle briefwisseling in verband met het Comité en zijn werkgroepen wordt aan het secretariaat gericht. Art. 30 Herzieningsclausule Jaarlijks evalueert het Comité de relevantie en de doeltreffendheid van het huidig huishoudelijk reglement en brengt schriftelijk verslag uit over zijn conclusies. 5. Bijlagen Het huishoudelijk reglement bevat de volgende bijlagen: 1. Verbintenisverklaring van de leden en de medewerkers 2. Verbintenisverklaring van de experts en de genodigden Paul MAGNETTE SEA Adviescomité Huishoudelijk reglement 14