RAADGEVENDE COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER. Vijf jaar werking van de Commissie

Transcriptie

1 RAADGEVENDE COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Vijf jaar werking van de Commissie Een eerste stap op weg naar de bescherming van persoonsgegevens

2 RAADGEVENDE COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER Vijfjaar werking van de Commissie Een eerste stap op weg naar de bescherming van persoonsgegevens

3 Onder de bescherming van de Heer Melchior WATHELET, Vice-Eerste Minister en Minister van Justitie. Gepubliceerd naar aanleiding van de viering van de vijfde verjaardag van de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer, op 20 september 1989.

4 VOORWOORD Twee wetfelijke regelingen betreffende de organisatie en met betrekking tot de aktiviteiten van een openbare databank hebben een Commissie opgericht, belast met het verzekeren van de bescherming en het vertrouwelijk karakter van de gegevens die opgeslagen zijn in deze banken. Deze regelingen zijn het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 tot oprichting van een databank betreffende de personeelsleden van de overheidssector, en de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen. Het leek logisch dat eenzelfde Commissie in het kader van beide regelingen belast werd met de bescherming van de persoonlijke lévenssfeer. Het betreft hier de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer. De werkzaamheden van de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer namen een aanvang op 2 mei Zij viert dus dit jaar haar vijfde verjaardag. Het lijkt mij gepast, voor de periode van vijf jaar die de Commissie gewijd heeft aan de nauwgezette bescherming van de persoonlijke levenssfeer met de mogelijkheden die haar toebedeeld werden, een balans op te maken, niet enkel over haar werkzaamheden en inspanningen, maar ook, op een meer algemene wijze, over de omvang van de bescherming van persoonsgegevens welke op dit ogenblik wettelijk beschermd worden in ons land. Zoals haar naam het aangeeft, is de Commissie enkel raadgevend, dit wil zeggen, dat ze enkel een adviserende bevoegdheid bezit. De beslissing op zich blijft tot het domein van de uitvoerende macht en, in enkele gevallen van de wetgevende macht behoren. De rol van de Commissie, zoals hij wettelijk wordt omschreven, bestaat er hoofdzakelijk in deze overheden voor te lichten op het ogenblik dat deze geroepen worden om een beslissing te nemen, die een invloed kan hebben op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Tot op heden heeft de Commissie 82 adviezen uitgebracht. Het grootste deel daarvan werden verleend op verzoek van een minister, doch sommige, zeker niet zonder belang, werden spontaan uitgebracht op initiatief van de Commissie zelf. De adviezen van de Commissie betreffen de meest uiteenlopende onderwerpen: de verzoeken om machtiging tot toegang tot de basisgegevens van het Rijksregister of het gebruik van het identificatienummer van dit Register door instellingen zoals, bijvoorbeeld, de Algemene Spaar- en Lijfrentekas, het Belgische Rode Kruis, de gemeentebesturen, de Dienst Vreemdelingenzaken, de Nationale Orde van Advokaten en de Orden van Advokaten, de Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid of het Nationaal Kankerregister, de overdracht van gegevens andere dan de basisgegevens van het Rijksregister door de gemeenten aan het Hoog Comité van Toezicht door bemiddeling van het Rijksregister zelf, de identiteitskaarten, de sociale zekerheidskaart, het reglementair kader voor het wegnemen en transplanteren van organen, enz. 3

5 De Commissie bezit eveneens de bevoegdheid om klachten te onderzoeken die haar worden voorgelegd in het kader van de toepassing van de twee wettelijke regelingen waarbinnen zij haar taak vervult. Wanneer zulks noodzakelijk is, laat de wet haar eveneens toe, een beroep te doen op deskundigen. Wanneer zij gevat wordt door een aanvraag gestoeld op de artikelen 5, 6 en 8 van de wet van 8 augustus 1983 of op het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982, is de Commissie gehouden haar advies te verlenen binnen de 60 dagen volgende op de ontvangst van de aanvraag. Wanneer zij dit niet nakomt, wordt haar advies geacht onomkeerbaar gunstig te zijn. Tot op heden heeft de Commissie steeds nauwgezet deze termijn nageleefd, in weerwil van enkele praktische moeilijkheden waarmee ze soms geconfronteerd werd. In de loop van haar vijfjarig bestaan heeft ze beetje bij beetje, dankzij de verworven ervaring,een soort van rechtspraak ontwikkeld met als doel een zo ruim mogelijke bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de burgers te bewerkstelligen. Een samenvatting van de belangrijkste elementen van deze rechtspraak wordt in het tweede deel van deze brochure gegeven. Het lijkt me niettemin noodzakelijk op te merken dat de Commissie zich zorgen maakt over het feit dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vervat in de wet van 8 augustus, 1983 op het Rijksregister, in gevaar gebracht wordt door bepaalde reglementaire bepalingen. Zij wenst inderdaad de aandacht te vestigen op het feit dat de koninklijke besluiten van 5 december 1986 houdende de machtiging tot toegang tot het Rijksregister en de machtiging tot het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister in de sector van de sociale zekerheid, alsook het koninklijk besluit van 26 september 1988 tot regeling van het gebruik van het identificatienummer door zekere instelllingen afhangende van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, in werkelijkheid leiden tot de afbouw van de bepalingen vervat in dé artikelen 5 en, in het bijzonder, & van deze wet. Zij wenst bovendien te onderstrepen dat, omwille van het beschermend karakter van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister voor de natuurlijke personen, deze wet, alsook de hierop gegronde reglementaire teksten en machtigingen, strikt geïnterpreteerd dienen te worden. Naast de belangrijke opdrachten die ze vervuld heeft in het kader van het Belgische interne recht, heeft de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer ook een rol gepeeld öp internationaal vlak. Zij heeft inderdaad regelmatig deelgenomen aan internationale conferenties, die de autoriteiten die in talrijke landen belast zijn met de bescherming van gegevens met persoonlijk karakter bijeenbrengen. Uit de werkzaamheden van de Raad van Europa is het Verdrag houdende de bescherming van personen ten aanzien van de automatische verwerking van persoonsgegevens, ondertekend te Straatsburg op 28 januari 1981, voortgevloeid. De meeste van onze buurlanden hebben een wetgeving aangenomen overeenkomstig de principes van dit Verdrag. Commissies voor de bescherming van gegevens met persoonlijk karakter werden opgericht. Deze beschikken dikwijls over een algemene

6 bevoegdheid ten aanzien van de verwerking en overdracht van geïnformatiseerde gegevens, ongeacht of dit verrichtingen van openbare overheden of van private personen betreft. Deze Commissies komen samen met het oog op dë uitwisseling van hun respectievelijke ervaringen, en om aldus de waarborgen inzake vertrouwelijkheid, die de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen beschermen, te verbeteren. De Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer achtte het steeds belangrijk vertegenwoordigd te zijn op deze conferenties ten einde, met de beperkte middelen waarover ze beschikt, haar opdracht optimaal te vervullen. Ten andere, een groeiend aantal staten schenken steeds meer aandacht aan de grensoverschrijdende stroom van gegevens en aan het behoud aan weerszijde van de grenzen van een evenwaardige graad Van bescherming van persoonsgegevens. Het valt derhalve te betreuren dat ons land nog geen algemene wet op de bescherming van persoonsgegevens heeft. Een dergelijke wet lijkt mij meer en meer noodzakelijk, niet alleen ten einde een daadwerkelijke en doeltreffende bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de inwoners te verzekeren, maar ook om te vermijden dat België achterop geraakt wat het beschermingsniveau betreft, dat bij onze belangrijkste politieke en economische partners gewaarborgd wordt. Een wetsontwerp werd bij de Kamer ingediend op 10 november Het werd jammer genoeg tot op heden nog niet door het Parlement onderzocht. Op het ogenblik waarop ontwerpen betreffende de invoering van een algemene kruispuntbank op het vlak van de sociale zekerheid en de oprichting van een databank inzake verbruikerskrediet uitgewerkt worden, lijkt het mij absoluut noodzakelijk dat eindelijk een globaal wettelijk kader voor de bescherming van persoonsgegevens in ons land wordt uitgetekend. Denis HOLSTERS Voorzitter van de Commissie. 5

7 Eerste deel De taken van de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer I. De taken van de Commissie in het kader van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen. 1 Machtiging tot toegang tot de basisgegevens van het Rijksregister Het Rijksregister van de natuurlijke personen is hoofdzakelijk belast met het optekenen van een aantal gegevens betreffende de natuurlijke personen die de bevolking van het land uitmaken (1). Deze databank werd opgericht met als doel de efficiëntie van de openbare diensten te verbeteren, door hen toe te laten, op een gemakkelijke wijze, de gegevens die ze nodig hebben voor het vervullen van de taken die de wetten en besluiten hun opdragen, te bekomen of na te trekken. De door het Rijksregister verkregen gegevens hebben van nature een persoonlijk karakter, vermits ze betrekking hebben op individuen. Het is dus noodzakelijk, ten einde de persoonlijke levenssfeer van de betrokken personen - dit wil zeggen ieder onder ons - te beschermen, de vertrouwelijke aard ervan te verzekeren en te vermijden dat eenieder ze kan verkrijgen zonder zich te beroepen op een reden voortvloeiend uit het doel waarvoor het Rijksregister werd opgericht. De wet tot regeling van het Rijksregister heeft dan ook de toegang tot deze basisgegevens voorbehouden aan de openbare overheden en aan sommige instellingen. Artikel 5, eerste lid, van deze wet bepaalt dat de Koning toegang kan verlenen aan de openbare overheden en aan sommige instellingen bedoeld bij de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, alsook aan de notarissen en de gerechtsdeurwaarders. Daarenboven laat artikel 5, tweede lid, toe de machtiging tot toegang tot de basisgegevens van het Rijksregister, toe te kennen aan instellingen van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervullen. Deze bevoegdheid kan evenwel enkel uitgeoefend worden bij in Ministerraad overlegd koninklijk besluit, na advies van de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer. De Commissie heeft dus als eerste taak, de Ministerraad en de Koning te adviseren omtrent de opportuniteit van het al of niet toekennen van een machtiging tot toegang tot de basisgegevens aan andere instellingen dan deze bedoeld bij (1) De gegevens bedoeld onder art. 3, eerste lid, van de wet van tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen. Ze worden gewoonlijk als basisgegevens van het Rijksregister omschreven. 7

8 de wet van 16 maart 1954, waaraan de Koning overweegt de machtiging toe te kennen. Voor iedere zaak onderzoekt de Commissie of de betrokken instelling aan de door de wet gestelde eisen beantwoordt (instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen) en of de gevraagde toegang verrechtvaardigd wordt door de opdrachten die haar door of krachtens een wet werden toegekend. Zij bepaalt eveneens de modaliteiten voor de uitoefening door de instelling van haar recht tot toegang, alsook de verplichtingen welke aan de instelling zouden moeten worden opgelegd door het koninklijk besluit dat de tóegang verleent. Het verstrekken van andere informatiegegevens dan de basisgegevens verkregen door toedoen van het Rijksregister Artikel 6 van de wet van 8 augustus 1983 bepaalt dat de Koning, bij in Ministerraad overlegd besluit en na advies van de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeer, de gemeenten kan verplichten, door toedoen van het Rijksregister, informatiegegevens, andere dan deze vermeld in artikel 3, te verstrekken aan bepaalde openbare overheden en instellingen van algemeen belang, wanneer een wet of decreet deze overheden en instellingen toelaat deze informatiegegevens aan de gemeenten op te vragen. Het doel van deze bepaling bestaat er aldus in de doeltreffendheid van de openbare diensten te verbeteren, door het verstrekken van bepaalde informatiegegevens te versnellen. Er dient opgemerkt te worden dat het Rijksregister hier enkel tussenpersoon is en de betrokken informatie niet bewaart. Wanneer de Commissie zich dient uit te spreken over het verstrekken van informatiegegevens gebaseerd op artikel 6, dan gaat ze na of een wet of decreet de overheid effectief toelaat de informatiegegevens die het voorwerp van de aanvraag uitmaken, op te vragen. Ze gaat ook na of de tussenkomst van het Rijksregister bij de overdracht van informatiegegevens in dat geval gerechtvaardigd is en bepaalt, in voorkomend geval, de wijze waarop de verstrekking moet geregeld worden en met welke waarborgen van zekerheid en vertrouwelijkheid zij moet omringd zijn. Het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister Aan ieder natuurlijk persoon wordt een persoonlijk identificatienummer toegekend, waaronder informatiegegevens bij het Rijksregister opgenomen worden, ten einde zijn identificatie op de meest correcte en preciese manier te verzekeren. Het kan nuttig zijn dat openbare overheden en instellingen met behulp van dit identificatienummer de betrokken personen kunnen identificeren om hun opdrachten opgelegd door wetten en besluiten te vervullen. Het gebruik kan eveneens nuttig zijn voor de betrekkingen tussen de onderlinge diensten van een zelfde openbare overheid of instelling of voor de betrekkin^ gen tussen verschillende overheden of verschillende instellingen.

9 Het beroep doen op dit enig identificatienummer - in dit geval het nummer van het Rijksregister - verhoogt nochtans de kans dat persoonsgegevens afkomstig van verschillende bronnen met elkaar in verband gebracht worden. Het zo bij elkaar brengen van aanvankelijk over verscheidene bestanden en databanken verspreide gegevens, is, in sommige gevallen, van aard om in bepaalde omstandigheden, een inbreuk te plegen op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen die aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister worden geïdentificeerd. Daarom ook voorziet artikel 8 van dé wet van 8 augustus 1983 in een zeer precieze regeling wat de toekenning van de machtiging tot gebruik van dit nummer betreft. '.' Deze machtiging kan slechts toegekend worden bij in Ministerraad overlegd koninklijk besluit. Enkel de openbare overheden en instellingen bedoeld in artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 (instellingen van openbaar nut en instellingen van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervullen) kunnen ze bekomen. In al de gevallen dient het advies van de Commissie gevraagd te worden. Zulks brengt een strenger stelsel mét zich mee dan dit dat geldt met betrekking tot de toegang tot de basisgegevens van het Rijksregister. De Commissie onderzoekt onder meer of de begunstigde van de aangevraagde machtiging aan alle bovenvermelde wettelijke voorwaarden voldoet en of het gebruik van het nummer verrechtvaardigd Wordt door de opdrachten die hij door of krachtens een wet moét uitvoeren. Zij kan daarenboven beperkingen voorstellen aan het toegestane gebruik van het identificatienummer en maatregelen aanbevelen waardoor de gegevens veilig en vertrouwelijk blijven. Zij kan tevens aanbevelen dat deze maatregelen alsook de afbakening van de toegang precies worden omschreven ih het machtigingsbesluit. Bij het onderzoek van het ontwerp tot invoering van de nieuwe identiteitskaart heeft zij zich verzet tegen de verplichte Vérmelding van het identificatienummer van het Rijksregister op deze kaart en tegen de mogelijkheid dat bepaalde in de kaart verwerkte informatiegegevens door een optische lezer konden gelezen worden. 4 Klachtenonderzoek Artikel 12, zesde eh zevende lid, van de wet van 8 augustus 1983 draagt de Commissie het klachtenonderzoek op van aan haar gerichte klachten die betrekking hebben op de toepassing van deze wet. Anderzijds legt artikel 12, negende lid, de Commissie op aan de procureur des Konings aangifte te doen van overtredingen waarvan zij kennis heeft. Tot op heden werden haar zes klachten voorgelegd. Slechts één klacht werd door de Commissie gegrond geacht én de inbreuk werd dan ook aan de territoriaal bevoegde procureur des Konings overgemaakt. 9

10 5 De erkenning van informaticacentra De informaticacentra behoeven een voorafgaande erkenning om hun opdracht tot opname en verstrekking van informatiegegevens afkomstig van de gemeenten of voor de mededeling van informatiegegevens afkomstig van het Rijksregister aan openbare overheden en instellingen gemachtigd tot toegang tot de basisgegevens van het Rijksregister, te kunnen vervullen. (2) Artikel 4 van het koninklijk besluit van 16 oktober 1984 betreffende de erkenning van informaticacentra voor het uitvoeren van opdrachten bij het Rijksregister van de natuurlijke personen bepaalt uitdrukkelijk dat de aanvraag tot erkenning aanvaard of geweigerd wordt onverminderd de bepalingen vermeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 8 augustus Dit houdt in dat voor elk ontwerp van koninklijk besluit betreffende de erkenning van een informaticacentrum het voorafgaand advies van de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke Levenssfeeer vereist is. 6 Andere aangelegenheden betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Artikel 12, derde üd, van de wet tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen kent aan de Commissie de bevoegdheid toe om, op eigen inititief of óp vraag van de Minister van Justitie, advies uit te brengen omtrent iedere aangelegenheid die betrekking heeft op de bescherming van het privé-leven in het kader van deze wet. Öp deze basis heeft zij onder meer een advies verleend in verband met de invoering van de sociale zekerheidskaart in ons land. Zij werd ook geraadpleegd over een voorontwerp van wet betreffende de oprichting van een Algemene Sociale Kruispuntbank, waarvan het doel erin bestaat de uitwisseling van informatiegegevens opgeslagen in de databanken van de openbare overheden en van verschillende sociale zekerheidsinstellingen te vergemakkelijken. Haar advies werd eveneens gevraagd met betrekking tot het gebruik dat deze die toegang werd verleend tot de basisgegevens van het Rijksregister van deze gegevens mogen maken nadat deze door het Rijksregister verstrekt werden. Er dient ook vermeld te worden dat de Commissie eveneens geraadpleegd werd, niettegenstaande het onderwerp zich niet binnen het kader van haar wettelijke bevoegdheid situeert, over het koninklijk besluit van 15 april 1985 betreffende de registratie van afbetalingscontracten en dat haar advies door de Regering gevolgd werd. (2) Zie K.B. van 16 oktober 1984 betreffende de erkenning van informaticacentra voor het uitvoeren van opdrachten bij het Rijksregister van de natuurlijke personen.

11 II. Taken van de Commissie in het kader van het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 tot oprichting van een databank betreffende de personeelsleden van de overheidsector De databank opgericht bij koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 heeft tot doel een reeks informatiegegevens betreffende de administratieve en geldelijke toestand van de personeelsleden van de overheidsector bij te houden. Het begrip openbare sector in de zin van het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 moet in zeer brede zin opgevat worden vermits het niet alleen slaat op de ministeries en andere staatsdiensten, maar ook op de strijdkrachten, onderwijsinstellingen ingericht of betoelaagd door de Staat, de magistratuur, de Raad van State en de bedienaars van de erediensten. Deze databank verdient dus een bijzondere aandacht alleen al door het groot aantal betrokken personen. Artikel 6, 3 lid, van het koninklijk besluit nr. 141 van 30 december 1982 kent aan de Raadgevende Commissie voor de Bescherming van persoonlijke Levenssfeer de taak toe adviezen te verlenen hetzij op vraag van de Minister van Justitie, hetzij uit eigen beweging, over elke aangelegenheid betreffende de bescherming van het privé-leven in het kader van dit besluit. 11

12 Tweede deel Synthese van de voornaamste door de Commissie ingenomen standpunten Hoofdstuk I: De machtiging tot toegang tot het Rijksregister aan instellingen van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervullen tot de basisgegevens van het Rijksregister. Dit hoofdstuk betreft hoofdzakelijk de machtiging tot toegang op grond van artikel 5, tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983, waarvoor steeds het voorafgaande advies van de Commissie is vereist. 1 Voorwaarden waarop een instelling machtiging tot toegang kan bekomen 1.1 Op grond van artikel 5, eerste lid, kan de toegang niet verleend worden aan personen die slechts toegang hebben op grond van artikel 5, tweede lid, of die nooit toegang kunnen hebben. 1.2 De Commissie is de mening toegedaan dat de wet niet vereist dat een instelling van Belgisch recht vooraf - bij een aan het besluit van machtiging voorafgaand koninklijk besluit - wordt aangeduid als organisme dat een opdracht van algemeen belang vervult. Men heeft evenwel "globale" aanwijzingen per categorie willen vermijden. 1.3 De ' 'globale'' aanwijzing van categoriën van instellingen waaraan toegang tot het Rijksregister wordt verleend moet vermeden worden. 1.4 Dé machtiging tot toegang kan slechts toegekend worden aan instellingen van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervullen en die door de Koning nominatief worden aangewezen. 1.5 Betekenis van "opdracht van algemeen belang".-artikel 5, tweede lid, van de wet moet restrictief geïnterpreteerd worden. 1.6 Het recht om van bepaalde basisgegevens van het Rijksregister kennis te nemen moet gebaseerd zijn op een wet of een decreet. 1.7 Dé toegang tot het Rijksregister kan slechts bekomen worden indien de opdracht van algemeen belang deze toegang noodzakelijk maakt (en niet andere opdrachten van dezelfde instelling). 1.8 Artikel 5 van het koninklijk besluit van 3/4/84 betreffende de toegang geeft aan de erkende regionale centra automatisch toegang tot het Rijksregister. 1.9 Wanneer een instelling samengesteld is uit leden die een van de instelling onderscheiden persoonlijkheid hebben (een VZW bvb.) brengt de machtiging tot toegang die aan de instelling wordt verleend geen onrechtstreekse toegang met zich voor ieder lid van de instelling. 13

13 EEE2I3BES] 1.10 Wanneer de Commissie een negatief heeft verleend over een ontwerp van koninklijk besluit tot toelating tot toegang en de bevoegde overheid haar een nieuw advies vraagt over hetzelfde ontwerp, waarvan zij evenwel de draagwijdte wil uitbreiden door het verlenen van de toelating aan een bijkomende instelling, maar met precisering dat "alle andere bepalingen van het ontwerp onveranderd blijven", dan kan dé Commissie slecht het reeds verleende advies handhaven Anderzijds kan de Commissie, in de mate dat een ontwerp van koninklijk besluit dezelfde beginselen toepast als deze die reeds door de Commissie werden bestreden, slechts het advies handhaven dat zij voorheen in verband met die beginselen had verleend Elke instelling die in betrekking staat met de Kruispuntbank (een bepaalde gegevensbank of een instelling van sociale zekerheid of een mede- contractant van deze bank) kan slechts over de gegevens van het Rijksregister beschikken op voorwaarde dat zijzelf toegang heeft verkregen op grond van artikel 5 van de wet van In de mate dat een bijzondere wet, die de Koning de bevoegdheid geeft om de mededeling van gegevens met een persoonlijk karakter toe te staan aan andere personen dan deze bedoeld in de gezegde wet zou handelen over gegevens verkregen bij het Rijksregister door de Kruispuntbank, zou het koninklijk besluit, genomen in uitvoering van deze wet, onder artikel 5 van de wet van 8 augustus onrechtstreekse toegang - vallen en tevens onderworpen zijn aan dit artikel. 2 Omvang van de machtiging tot toegang 2.1 De Commissie meent dat het recht tot toegang niet automatisch voor alle 9 basisgegevens moet worden verleend. De toegang tot elk van deze gegevens moet inderdaad rechtvaardiging vinden in een wettelijke of reglementaire opdracht. 2.2 De beperking van de toegang van de gemeenten tot het Rijksregister tot alleen de gegevens betreffende de inwoners van die gemeente zou wellicht aangewezen zijn. i 3 Aanwijzing van de personen aan dewelke een machtiging tot toegang wordt verleend. Een aan een instelling verleende machtiging tot toegang houdt niet in dat al de personeelsleden van die instelling gemachtigd zijn tot toegang tot het Rijksregister. De Commissie heeft daaromtrent meerdere standpunten ingenomen: 3.1 De personen waaraan de toegang tot het Rijksregister is verleend, moeten uitdrukkelijk en beperkend worden aangeduid. 3.2 De aanwijzing van de personen die toegang tot het Rijksregister hebben, moet gebeuren op basis van de functies die zij uitoefenen. 3.3 Het is trouwens noodzakelijk in de tekst van het ontwerp te preciseren dat de machtiging slechts kan verleend worden aan ambtenaren die omwille van hun opdracht toegang tot het Rijksregister moeten hebben. 14

14 3.4 De delegatie van de machtiging tot toegang door de titularis van de machtiging is toegelaten, maar zij moet in beperkte mate gebruikt worden (3). 3.5 De bescherming van de persoonlijke gegevens kan in gevaar worden gebracht door de aanwerving, door een kruispuntbank, van personeelsleden op contractuele basis voor het uitvoeren van welbepaalde taken en door het afsluiten van contracten voor het uitvoeren van welbepaalde werken; elke aanwerving en elk contract zal moeten worden voorzien van de gepaste veiligheidsmaatregelen. Hoofdstuk II: Verstrekken van andere inlichtingen dan de "basisgegevens". Artikel 6 van de wet van 8 augustus 1983 voorziet de mogelijkheid de gemeenten te verplichten door toedoen van het Rijksregister aan openbare overheden of instellingen van openbaar nut andere gegevens te verstrekken dan deze bepaald bij artikel 3, eerste lid, van de voormelde wet. De Commissie heeft omtrent die mogelijkheid meerdere zienswijzen vertolkt : 1. De gegevens welke door de verzoekende overheid op basis van artikel 6 van de wet van 8 augustus 1983 worden opgevraagd dienen andere informatiegegevens te betreffen dan deze opgesomd in artikel 3, eerste lid, van deze wet. 2. Een machtiging verleend op basis van artikel 6 houdt geen machtiging in tot toegang tot het Rijksregister in de zin van artikel 5 van de wet van 8 augustus Het verstrekken van andere gegevens dan deze bepaald bij artikel 3, eerste lid, kan onafhankelijk zijn van de op grónd van artikel 5 verleende toegang. 4. De verplichting tot mededeling van de gegevens moet stoelen op een wet of decreet of opgelegd zijn krachtens een wet of decreet. 5. De op artikel 6 gestoelde machtiging moet aan een bepaalde dienst en aan bepaalde ambtenaren gegeven worden. De aanduiding moet zo precies mogelijk zijn. 6. De informaties die moeten worden verstrekt, moeten bepaald worden met een maximum aan duidelijkheid. 7. De verpüehting om gegevens te verstrekken door de gemeenten betekent geen bevel voor die gemeenten om de desbetreffende informaties op te zoeken. Hoofdstuk III: De machtiging tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister Artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van natuurlijke personen, dat in de voorwaarden voorziet waaronder de machtiging om het (3) Zie omtrent de mogelijkheid tot delegatie van de machtiging ook wat hierna (hoofdstuk III, 3 ïirs 3.21 tot 3.23) wordt gezegd omtrent het gebruik van het identificatienummer. 15

15 nummer van het Rijksregister te gebruiken mag worden verleend, vormt een essentiële bepaling van deze wet. Het is inderdaad zo dat het gebruik van hetzelfde nummer om een persoon te identificeren in verschillende gegevensbanken het in verband brengen kan vergemakkelijken van gegevens van persoonlijke aard die in die verschillende banken verspreid zijn. Het is dus noodzakelijk het gebruik van het identificatienummer aan strikte regels te onderwerpen teneinde de persoonlijke levenssfeer op doeltreffende wijze te beschermen. Daar het koninklijk besluit dat machtiging verleent tot gebruik van het nummer van het Rijksregister aan het voorafgaande advies van de Commissie onderworpen móet worden, zowel wat de openbare overheden en de instellingen van openbaar nut, als wat de instellingen die opdrachten van algemeen belang vervullen betreft, is het vanzelfsprekend dat de Commissie op dit gebied het grootste aantal standpunten heeft ingenomen. Er dient opgemerkt te worden dat, nu de Commissie zich voornamelijk uitspreekt over concrete gevallen die zich in de loop van tijd voordoen, enkele van deze standpunten tegenstrijdig kunnen lijken. Men moet daarbij rekening houden met het feit dat ze op verschillende tijdstippen - soms met enkele jaren ertussen - werden ingenomen op grond van een min of meer volledige informatieverstrekking en met betrekking tot uiteenlopende situaties. 1 Beginselen inzake het gebruik van het identificatienummer in de zin van artikel 8 van de wet van 8 augustus Het gebruik door de titularis van zijn eigen nummer behoeft geen machtiging. 1.2 Men kan de titularis van het nummer evenwel niet verplichten dit mede te delen. 1.3 Het nummer mag niet worden aangewend op documenten die ter kennis van niet-gemachtigde derden komen (bijv. betaalformulieren). Nochtans mag de titularis van het nummer dit vrij vermelden op deze documenten. 1.4 Het lezen op zichzelf van een identificatienummer op een document waarvan noch het origineel noch een afschrift in het bezit van de lezer blijft, vormt als zodanig geen gebruik van het identificatienummer in de zin van artikel 8 van de wet van , op voorwaarde dat het lezen op zichzelf plaatsvindt in het kader van de wettelijke opdracht van de lezer, bvb. een controle-opdracht. 1.5 De mededeling van gegevens door de gemeenten via de informaticacentra brengt in hoofde van deze centra geen gebruik van het nummer mede; dat is wel het geval indien deze centra de gegevens voor de gemeenten gaan verwerken. 1.6 Verwerkingen waarbij van het identificatienummer gebruik gemaakt wordt, mogen noch geheel noch gedeeltelijk toevertrouwd worden aan een externe dienst of instelling die daartoe geen machtiging op basis van artikel 8 heeft bekomen. 1.7 Indien het gebruik van het identificatienummer slechts toegelaten is voor het mededelen van de inlichtingen die de onderaannemer nodig heeft voor de uitvoering van de hem toevertrouwde werken, maar de uitvoering van zich herhalende verpüchtingen de bewaring van het nummer impliceert, is artikel 8 van de wet van van toepassing. 16

16 Het aanwenden van het identificatienummer in een antwoord op een vraag van een gemachtigde overheid kan worden aanvaard op voorwaarde dat deze overheid het nummer regelmatig heeft vermeld in de initieel verstuurde mededeling. De Commissie heeft nooit toegelaten dat een instelling, die toelating verkregen heeft om het identificatienummer te gebruiken, dit nummer meedeelt aan een instelling die de toelating op grond van de wet van niet verkregen heeft. Een georganiseerd, maar facultatief, systeem van aanduiding van het identificatienummer óp bepaalde voorwerpen (bestrijding van diefstal) is slechts toelaatbaar op voorwaarde dat de titularis van het nummer, alvorens de vermelding te accepteren, duidelijk zou ingelicht worden omtrent volgende punten: - de doeleinden en beoogde resultaten van het systeem; - de weerslag van de aanwending van het nummer op zijn privé-leven; - het facultatief karakter van de aanwending van het nummer. Daarenboven moet het akkoord van de titularis van het nummer formeel en schriftelijk zijn. Boven een systeem, zelfs facultatief, van aanwending van het identificatienummer op bepaalde voorwerpen, geeft de Commissie de voorkeur aan een gelijkaardig systeem maar gesteund op een ander nummer, eigen aan het systeem. Noodzakelijke voorwaarden om machtiging tot gebruik van het identificatienummer te bekomen Geen enkele machtiging tot gebruik van het identificatienummer kan worden verleend aan andere personen dan de titularis van het identificatienummer, die niet voldoen aan de criteria van de artikelen 5 en 8 van de wet. De notarissen en de gerechtsdeurwaarders zijn niet bedoeld bij artikel 8 van de wet van 8 augustus De artikelen 5 en 8 zijn van elkaar onafhankelijk; de machtiging tot gebruik van het identificatienummer kan worden verleend zonder dat een machtiging tot toegang tot het Rijksregister werd gegeven, en omgekeerd. Het zou anderzijds onaanvaardbaar zijn dat de machtiging tot toegang automatisch toelating tot gebruik van het identificatienummer zou meebrengen. De vermelding, in het koninklijk besluit dat machtigt tot gebruik van het identificatienummer, van het koninklijk besluit dat toegang tot het Rijksregister verleent, is niet noodzakelijk, maar kan nuttig zijn. De machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken kan, op basis van artikel 5, tweede üd, slechts worden verleend aan instellingen van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervullen en die door de Koning nominatief worden aangewezen. Uit de samenlezing van artikel 5 en 8 volgt dat het gebruik van het identificatienummer beperkend voorbehouden is aan de openbare overheden, de instellingen van openbaar nut bedoeld bij de wet van 16 maart 1954 en de instellingen van Belgisch recht die opdrachten van algemeen belang vervullen. 17

17 2.7 De verwijzing, in een koninklijk besluit dat machtiging verleent tot gebruik van het identificatienummer, naar internationale verplichtingen betekent niet automatisch dat een instelling die connecties heeft met een gemachtigde instelling zelf voldoet aan de wettelijke voorwaarden om het identificatienummer te mogen gebruiken. 2.8 Wanneer de Commissie een negatief advies heeft verleend over een ontwerp van koninklijk besluit tot machtiging tot het gebruik van het identificatienummer en de bevoegde overheid haar een nieuw advies vraagt over hetzelfde ontwerp, waarvan zij evenwel de draagwijdte wil uitbreiden door toekenning van de machtiging aan een bijkomende instelling maar met precisering dat "alle andere bepalingen in het ontwerp onveranderd blijven", dan kan de Commissie slechts het reeds verleende advies handhaven. 3 Omvang van de toelating om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken A. Algemeenheden: 3.1 Het gebruik van het identificatienummer is enkel toegelaten als identificatiemiddel. 3.2 De machtiging tot gebruik van het identificatienummer zou dezelfde doelstellingen moeten hebben als een eventuele machtiging tot toegang. 3.3 De machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken kan slechts worden verleend binnen de perken van de bevoegdheden en werkzaamheden van de gemachtigde dienst. Het gebruik van het nummer moet beperkt blijven tot de doeleinden bepaald in het machtigingsbesluit. De wettelijke basis die aan de gemachtigde dienst bevoegdheden toekent moet beperkend geïnterpreteerd worden. 3.4 De betrekkingen met het Rijksregister zelf behoeven geen uitdrukkelijke machtiging. 3.5 De Commissie wenst op de hoogte gehouden te worden door iedere gebruiker van het nummer van de wijze waarop het gebruik van het nummer zal worden georganiseerd. 3.6 De Commissie stelt het op prijs dat de mogelijke aanwendingsvormen van het identificatienummer door een regionaal of sub-regionaal informaticacentrum vermeld worden in het koninklijk er kenningsbesluit. B. Intern beheer: 3.7 De machtiging tot gebruik van het identificatienummer kan, naargelang de noodwendigheden van de wettelijke of reglementaire opdrachten van de gemachtigde, meer of minder uitgebreid zijn. Zoals de naam het aanwijst omvat intern beheer slechts het gebruik "binnen" de gemachtigde openbare overheid of instelling, van het nummer als middel ter identificatie van natuurlijke personen. Intern beheer op zichzelf kan meer öf minder uitgebreid zijn, het kan herleid

18 worden tot gebruik van het nummer in de bestanden, dossiers en repertoria, of ook het gebruik van het Rijksregisternummer in de betrekkingen tussen de onderscheiden personeelsleden of diensten van een zelfde openbare overheid of instelling omvatten. 3.8 Het begrip "intern beheer" sluit alle betrekkingen met derden uit (4). 3.9 Het gebruik, voor intern beheer, van het identificatiemiddel in de bestanden, dossiers en repertoria van de gemachtigde instelling, is enkel toegelaten als middel tot identificatie van natuurlijke personen De vermelding in een koninklijk besluit dat "het identificatienummer mag gebruikt worden in de bestanden en repertoria" lijkt geen toelating te geven tot gebruik van het nummer in de dossiers. Indien ook aanwending in deze laatste wordt gewenst is het aangewezen in het machtigingsbesluit uitdrukkelijk "en dossiers" te vermelden Het is anderdeels wenselijk dat in het koninklijk machtigingsbesluit de "interne betrekkingen" door de beperktere aanwijzing van "intern beheer" zouden worden vermeld Wanneer een koninklijk besluit het gebruik van het identificatienummer toelaat in de betrekkingen binnen het kader van het intern beheer van een openbare overheid of van een instelling, is het bovendien aangewezen të preciseren tussen welke personen of diensten daarvan die betrekkingen plaatshebben Eenzelfde instelling kan uiteraard niet tegelijkertijd gerangschikt worden in het kader van zowel de interne als de externe betrekkingen. C. Externe betrekkingen: 3.14 De uitwisseling van gegevens tussen twee overheden die niet tot eenzelfde administratieve eenheid behoren, betekent een externe betrekking Wanneer het gebruik van het identificatienummer in externe betrekkingen toegelaten wordt, moet het koninklijk besluit dat de machtiging verleent uitdrukkelijk de derden of de categoriën van derden vermelden waarmee die externe betrekkingen toegelaten zijn. Het is zelfs aangewezen die derden individueel te vermelden. Elke algemene machtiging tot gebruik van het nummer in externe betrekkingen moet vermeden worden; de machtiging moet uitdrukkelijk zijn Het is zelfs noodzakelijk dat de aldus aangewezen derden zelf machtiging tot gebruik bekomen. De regel van de wederkerigheid dient gevolgd te worden. Het is niet mogelijk "concrete machtigingen" te verlenen voor betrekkingen tussen twee instellingen. Het nummer kan uiteraard slechts in externe relaties gebruikt worden voor zover deze binnen het kader van de wettelijke en reglementaire bevoegdheden van de betrokken overheid vallen. (4) zie evenwel nrs. 3 en 4 supra. 19

19 D. Aanwijzing van de personen die gemachtigd zijn het identificatienummer te gebruiken: 3.17 De machtiging om het identificatienummer te gebruiken kan slechts verleend worden aan ambtenaren die ingevolge hun activiteit, binnen het door het K.B. beoogde kader, het nummer moeten gebruiken. Dit moet noodzakelijk in het koninklijk besluit, dat de machtiging verleent, worden bepaald De machtiging dient te worden verleend aan een bepaalde dienst en aan bepaalde ambtenaren. De aanduiding moet zo precies mogelijk zijn. De Commissie wenst dat in de mate van het mogelijke de ambtenaren die gemachtigd worden het identificatienummer te gebruiken, limitatief worden opgesomd Het is verkieslijk dat de aanduiding van de gemachtigde personen in zijn geheel gebeurt in het koninklijk besluit tot machtiging, eerder dan door verwijzing naar een ander koninklijk besluit Het gebruik van het identificatienummer door staatsambtenaren van niveau 2, blijkt, in theorie, mogelijk. Dit moet concreet, geval per geval, onderzocht worden. De Commissie aanvaardt bvb. het gebruik van het identificatienummer door een beambte van niveau 2, van de dienst studietoelagen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, wanneer deze aangewezen wordt wegens zijn functie De delegatie van de machtiging, door de titularis ervan, om het identificatienummer te gebruiken is toegelaten, maar moet restrictief aangewend worden De delegatie zou niet nominatief kunnen zijn en gedaan worden ten voordele van een functie De Commissie wenst op de hoogte gehouden te worden door iedere gebruiker van het identificatienummer van de eventueel aan bepaalde personeelsleden verleende delegaties. 20 Zij stemt in met het jaarlijks opstellen van een lijst van de ambtenaren en beambten die, bij volmacht, toelating krijgen om het identificatienummer te gebruiken en in het overmaken van deze lijst aan de Minister waarvan de openbare i overheid of instelling, titularis van de machtiging, afhangt. Zij wenst dat deze lijst haar eveneens wordt medegedeeld. 4 Maatregelen ten aanzien van het risico van het in verband brengen, door gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister, van gegevens die behoren tot verschillende bestanden. A. Algemeenheden: \ 4.1 Ten einde onderlinge verbindingen van de gegevens te vermijden heeft de Com- " ; ï missie de mogelijkheid vooropgesteld om voor elke verhouding op zich van een- ;U zelfde instelling afzonderüjke identificatienummers te gebruiken (bijv. het R.S.V.Z. en de sociale verzekeringsfondsen, het R.S.V.Z. en de belastings- 1 diensten, enz.) met de nodige overeenstemmingstabellen. li 4.2 Vermits de waarborgen voor uitsluiting van elke ongewenste interconnectie -f slechts sluitend zijn in theorie, maar geenszins in de praktijk, meent de Commis- m i H

20 sie dat het gebruik van het Rijksregister nummer als enig identificatienummer in het raam van de opdrachten van een krüispüntbank, d.w.z. een informaticasysteem dat dient voor de uitwisseling van in verschillende gegevensbanken opgeslagen informaties, niet "optimaal" de bescherming van de behandeling en de uitwisseling -van persoonsgegevens waarborgt. 4.3 Gezien het aantal betrokken gegevensbanken en het gevoelig karakter van de opgeslagen gegevens, acht de Commissie het onontbeerlijk dat de gepaste beschermingsmaatregelen genomen worden op het niveau van elke gegevensbank verbonden met de sociale krüispüntbank. B. Gevoelige gegevens: 4.4 Wanneer de instelling die machtiging vraagt om het identificatienummer te gebruiken ook nog "gevoelige" gegevens bijhoudt, moet zij precieze maatregelen nemen opdat de gegevens vertrouwelijk blijven en tevens worden bijgewerkt. De gemachtigde instellingen die bok nog "gevoelige" gegevens bijhouden, moeten zeer strikte regels aannemen voor het beheer van hun informatie. Deze regeling moet volledig zijn en vergezeld van sancties. 4.5 Voor bepaalde gevoelige gegevens moet een duur van bewaring worden bepaald, na verloop waarvan die gegevens zouden moeten uitgewist worden. 4.6 Een medisch gegeven mag, in bepaalde, al dan niet geautomatiseerde, gegevensbestanden, verbonden worden met het identificatienummer met het oog op de uitvoering van verplichtingen opgelegd door of krachtens een wets- of reglementsbepaling betreffende de sociale zekerheid. 4.7 Het identificatienummer mag gebruikt worden om medische gegevens te verbinden met gegevens van niet-medische aard enkel voor de uitvoering van de verplichtingen opgelegd door of krachtens een wets- of reglementsbepaling betreffende de sociale zekerheid. Hoofdstuk IV: Gebruik van de basisgegevens die werden bekomen door tussenkomst van het Rijksregister 1. De wet voorziet in beschermingsmaatregelen van het identificatienummer van het Rijksregister met betrekking tot de personen die gemachtigd zijn het te gebruiken en met betrekking tot de wijze waarop deze personen het mogen gebruiken. Wat de in artikel 3 van de wet van 8 augustus 1983 bedoelde basisgegevens betreft regelt artikel 5 van deze wet het verlenen van toegang tot deze gegevens van in het Rijksregister. Daarentegen is er geen enkele bepaling dié betrekking heeft op het gebruik dat een houder van de machtiging tot toegang mag maken van deze gegevens nadat hij ze bij het Rijksregister heeft bekomen. Mag hij ze opnemen in zijn eigen bestanden? Mag hij ze ter kennis brengen van andere personen? Moeten deze personen eveneens gemachtigd worden om toegang te hebben tot het Rijksregister om deze gegevens van een ander gemachtigd persoon 21

21 te ontvangen? De wet zwijgt in dit verband; Ze verstrekt geen enkel uitdrukkelijke antwoord op deze vragen (5). Bijgevolg heeft de Commissie een algemene benadering moeten doen voor het gebruik van de bij het Rijksregister bekomen gegevens. 2. De Commissie is inderdaad van oordeel dat uit het feit dat de Wetgever zich niet heeft uitgesproken over de bescherming van de andere gegevens dan het identificatienummer, niet mag worden afgeleid dat de Commissie in haar beoordeling zou beperkt zijn tot dit laatste (6). 3. De Commissie is van oordeel dat de wet, zelfs wanneer zij geen terzake uitdrukkelijke bepaling bevat, toch het uitgangspunt dient te zijn voor de beantwoording van de vraag in welke mate een welkdanig gebruik van door tussenkomst van het Rijksregister bekomen gegevens al dan niet geoorloofd kan zijn. 4. De Commissie wenst een terminologische verduidelijking aan te brengen. In tal van haar adviezen, eri ook in tal van koninklijke besluiten betreffende de toegang tot het Rijksregister, is sprake van een '-mededeling" van gegevens, verkregen door toedoen van het Rijksregister, in omstandigheden waardoor die gegevens, rechtstreeks of onrechtstreeks, ter kennis van derden kunnen komen. Hierin is begrepen het gebruik dat erin bestaat de bedoelde gegevens te verwerken in dokumenten van de toegang hebbende instantie, die ter kennis van derden gebracht worden. 5. De Commissie is van mening dat in beginsel een overheid of een instelling, die machtiging tot toegang tot het Rijksregister heeft bekomen, de gegevens waarvan zij kennis heeft niet kan verstrekken aan derden die zelf geen machtiging tot toegang hebben bekomen, ongeacht of de betrokken derden al dan niet in de voorwaarden verkeren om die machtiging te bekomen. Het lijkt evenwel vanzelfsprekend dat een overheidsdienst of persoon of instelling die voldoet aan de voorwaarden bepaald in artikel 5 van de wet, deze te kennen,het recht heeft de opgevraagde gegevens daadwerkelijk te gebruiken, gezien zoniet de toegang tot en de kennisname van de gegevens nutteloos wordt. Dit strookt trouwens met het doel van de wet: de beoogde efficiëntie van het overheidsoptreden kan niet bereikt worden zonder een oordeelkundig gebruik van de gegevens, waarvan de opvraging door de betrokken instantie nodig geoordeeld werd (7). (5) Artikel 11 van de wet van 8 augustus 1983 voorziet wel in een plicht van beroepsgeheim, maar, alhoewel dit beroepsgeheim eveneens van toepassing is op nog andere personen dan de personeelsleden van het Rijksregister, meent de Commissie, zich baserende öp de voorbereidende werken van deze wet, dat het enkel op hen van toepassing is in de mate waarin het personen zijn die "instaan voor de werking van het Rijksregister" (Verslag Tant, Doe, Kamer, , nr , P. 17). De wet verbiedt dus niet uitdrukkelijk dat de via het Rijksregister bekomen gegevens in bepaalde omstandigheden op zodanige wijze gebruikt kunen worden dat ze ter kennis komen van derden. (6) Zie de uitgebreide bevoegdheden die door artikel 12, derde lid, van de wet van 8 augustus 1983 aan de Commissie worden verleend. (7) Zie - onder meer - de memorie van toelichting van de wet van 8 augustus 1983, St. Senaat, , nr , p.2.

22 De op grond van artikel 5 van de wet gemachtigde overheden en instellingen hebben dus het recht tot kennisneming en gebruik van gegevens die zij krachtens een wet of een decreet bevoegd zijn te kennen. 6. Op die basis heeft de Commissie - met ontlening van argumenten aan, enerzijds, de wet van 8 augustus 1983 en de interpretatie daarvan anderzij ds,. de al (8) dan niet (9) door België geratificeerde internationale verdragen onderzocht binnen welke perken de door tussenkomst van het Rijksregister bekomen gegevens gebruikt mogen worden. Zij heeft aldus aan het recht om die gegevens te gebruiken de volgende beperkingen gesteld:, - enkel overheden, personen en instellingen die beantwoorden aan de voorwaarden bepaald in artikel 5 van de wet kunnen gemachtigd worden om die gegevens te gebruiken; - dit gebruik dient in de vervulling van een bij of krachtens een wet of een decreet gegeven opdracht plaatsvinden; - het is vereist dat dit gebruik een wettelij k en wettig doel nastreeft en dat het middel wettelijk, adequaat en relevant is om dit doel te bereiken; - het gebruik moet beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is om de bedoelde opdracht te vervullen en het openbaar belang dat door de kennisgeving van gegevens aan derden gediend wordt, moet opwegen tegen het recht van de betrokken persoon op de eerbiediging van zijn privé-leven; - dit gebruik mag niet van die aard zijn dat het een misbruik van het recht om de gegevens te gebruiken zou vormen. De Commissie meent dat het niet nodig is om in verband met dit laatste punt een theorie op te bouwen. Zij geeft er de voorkeur aan om deze kwestie telkens te bekijken in het licht van de concrete gegevens van elke zaak. Er zou, bij voorbeeld, misbruik van recht zijn als een tot toegang gemachtigde overheid of instelling gegevens van het Rijksregister zou opvragen op het enkele verzoek en te enkelen bate van een derde; dit zou inderdaad neerkomen op een onrechtstreekse toegang van die derde tot het Rijksregister. ; 7. Bovendien kan de Koning in het besluit waarbij hij machtiging tot toegang tot het Rijksregister verleent, beperkingen stellen aan het recht de bekomen gegevens te gebruiken. Hij kan, bij voorbeeld, dit recht tot doeleinden van intern beheer beperken. 8. De Commissie kan te dien einde in haar adviezen, met het oog op een effectieve bescherming van het privé-leven, een strenge regeling van het gebruik van door tussenkomst van het Rijksregister bekomen gegev.ens voorstellen. Zij wenst terzake geraadpleegd te worden. 9. Tot voorstel van een regeling van gegevensgebruik onderzoekt de Commissie onder meer: (8) Het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens (art. 8) en het Internationaal Verdrag inzake burgerrechten en politieke rechten (art. 17) (9) Het Verdrag van de Raad Van Europa tot bescherming van de persoonlijke lévenssfeer ten opzichte van geautomatiseerde persoonsregistraties. 23

23 1 de natuur van de gegevens: - betreft het "gevoelige" gegevens? - vallen zij onder artikel 3, eerste lid, (basisgegevens) of onder artikel 6 van de wet van 8 augustus 1983 (andere gegevens)? 2 de beoogde gebruiksvorm; 3 de hoedanigheid van de derden die eventueel kennnis zullen krijgen van de gegevens: - betreft, het overheden of particulieren? - hebben zij een machtiging tot toegang gekregen? - indien niet, kunnen zij voor dergelijke machtiging in aanmerking komen? 10. De overdracht van gegevens van het Rijksregister naar het buitenland, is in beginsel strijdig met de geest van de wet van Een kruispuntbank maakt zelf geen eigenlijk gebruik van de bij het Rijksregister bekomen gegevens, maar dient enkel om de uitwisseling van gegevens te vergemakkelijken In dit opzicht dient de aanwezigheid van een gegeven in een kruispuntbank tijdens de uitvoering van haar opdracht - bij voorbeeld tussen het bekomen van een gegeven en de onmiddellijke mededeling daarvan aan een verzoekende instelling - niet als gegevensregistratie aangezien te worden. Aldus kan een instelling die geen toegang tot het Rijksregister verkregen heeft, geen gegevens van het Rijksregister bekomen door bemiddeling van de kruispuntbank, daar dit een onrechtstreekse toegang tot het Rijksregister zou betekenen, in strijd met de wet. 12. Er dient op gewezen te worden dat overeenkomsten, afgesloten door de kruispuntbank, met het oog op de vervulling van haar taak - bijvoorbeeld, onderzoekscontracten en contracten voor uitvoering van bepaalde taken - evenmin mogen leiden tot een onrechtstreekse toegang tot het Rijksregister. 13. Anderzijds is het aangewezen de kruispuntbank te verbieden de gegevens van het Rijksregister langer tëfëw'ar^ Hoofdstuk V: Beroepsgeheim 1. Het beroepsgeheim, vermeld in artiktel 11 van de wet van 8 augustus 1983, geldt ook voor andere personen dan de personeelsleden van het Rijksregister, doch enkel voor zover zij "bij de werking van het Rijksregister" betrokken zijn. Is aan die laaiste voorwaarde voldaan, dan heeft de bepaling van artikel 11 een algemene draagwijdte, in die zin dat de plicht tot beroepsgeheim op alle bepalingen van de wet van 8 augustus 1983 van toepassing is. 2. Anderzijds, zelfs wanneer de door artikel 11 bepaalde plicht hun niet toepasselijk is, kunnen personen, die toegang tot het Rijksregister hebben, toch - op een andere grond dan artikel 11, bvb. het statuut van het Rijkspersoneel - tot beroepsgeheim gehouden zijn. 24

24 Hoofdstuk VI: Onderzoek door de Commissie van de haar toegestuurde klachten - artikel 12, zesde lid, van de wet van 8 augustus De Commissie acht zich bevoegd om een klacht te onderzoeken gericht aan het Rijksregister en die haar doorgezonden werd door dat organisme. 2. Bij gebrek aan antwoord door de klager op vragen die de Commissie hem stelt, oordeelt de Commissie dat de zaak niet in staat is en deelt zij die beslissing mee aan de klager. 3. De Commissie meent dat dé bevoegdheid die haar verleend is krachtens artikel 12, achtste lid, van de wet van om haar leden, eventueel bijgestaan door deskundigen, te belasten met de uitvoering van verificaties ter plaatse, van toepassing is zowel bij preventief optreden in het kader van eenvoudige kontroles, als in het kader van een klachtonderzoek. 4. Indien het wetsontwerp dat de Algemene Sociale Kruispuntbank instelt aan het Toezichtscomité de de bevoegdheid verleent op te treden n.a.v. een klacht in het kader van de wet betreffende deze bank, meent de Commissie dat deze klacht haar overgemaakt moet worden ter beslissing ofwel ter aanduiding van de bevoegde overheid. De Commissie is van oordeel dat zij, op dit ogenblik en vooral ten opzichte van fysieke personen, een appreciatierecht en -opdracht heeft wat dit soort klachten - of tenminse een deel ervan - betreft. Hoofdstuk VII: Erkenning van inf ormaticacentra voor het uitvoeren van opdrachten bij het Rijksregister Respectieve bevoegdheden wat de erkenning betreft. 1. Het advies van de Commissie over een ontwerp van koninklijk besluit tot erkenning van een informaticacentrum is vereist omdat een recht van toegang in - de zin van artikel 5, tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983 en een recht om het identificatienummer te gebruiken worden verleend. Inderdaad, eensdeels, verleent artikel 5 van het koninklijk besluit van 3 april 1984 betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en de controle van de informaties, aan de erkende centra een automatisch recht tot toegang tot het Rijksregister, en is het, anderzijds noodzakelijk dat de erkende centra machtiging hebben om het identificatienummer te gebruiken. 2. Nu de Commissie slechts tussenkomt in verband met de toekenning van toelating tot toegang tot het Rijksregister en het gebruik van het identificatienummer, behoort het haar niet te onderzoeken of de andere voor erkenning gestelde voorwaarden zijn vervuld. Dit is een taak van de Minister van Binnenlandse Zaken. 3. De Minister van Binnenlandse Zaken moet daarbij, onder meer, nagaan of de passende maatregelen werden getroffen om de veiligheid en de vertrouwelijke aard van de gegevens te vrijwaren. 25

25 Ook de gemeente, die op de tussenkomst van een informaticacentrum beroep doet, moet zich daarvan verzekeren. Onderaannemingen voor bepaalde opdrachten ën gebruik van personeel van buiten het centrum. 4. De mogelijkgheid tot onderaanneming, voorzien door artikel 2, 5 van het koninklijk besluit van , moet beperkt worden tot een of andere opdracht waarvoor bijzondere hulpmiddelen zouden vereist zijn. Onderaannemingen voor het geheel of voor het grootste gedeelte van de opdracht zou iedere betekenis aan de erkenninsprocedure ontnemen. 5. Personeel van buiten het centrum mag ter beschikking gesteld worden van dit laatste, voor zover een overeenkomst is opgemaakt tussen het organisme dat haar personeel ter beschikking stelt van het centrum en het centrum zelf, waarin uitdrukkelijk het personeel en de middelen worden vermeld die ter beschikking zijn gesteld van het centrum. Deze overeenkomst moet een clausule bevatten betreffende de eerbiediging van het beroepsgeheim door het personeel. 6. Het koninklijk besluit van 16 oktober 1984 omschrijft deterritoriale bevoegdheid met betrekking tot de provincies en gedeelten van provincies en tot de gewesten. Een ontwerp van koninklijk besluit kan aan een informaticacentrum geen bevoegdheid verlenen voor een gemeenschap. 7. Een centrum, waarvoor de Commissie zich voorheen, ongunstig, heeft uitgesproken betreffende de erkenning, kan toch pen gunstige beoordeling krijgen naar aanleiding van een nieuwe aanvraag wanneer zekere omstandigheden intussen zijn gewijzigd. 8. De erkenning van een centrum kan voor een bepaalde duur worden verleend. 9. Voor zover de voorwaarden vermeid in artikel 2 van het koninklijk besluit van daadwerkelijk vervuld worden, levert de territoriale uitbreiding van de erkenning geen enkel bezwaar óp. 10. DeTrëdacliè^an hef k^ cacentra niet toe gegevens door te geven aan privé-organismen. Hoofdstuk Vin: De Algemene Sociale Kruispuntbank Benevens de standpunten die worden vermeld in het hoofdstuk betreffende het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister, heeft de Commissie, in verband met de eventuele verwezenlijking van een Algemene Sociale Kruispuntbank in de sector van de Sociale Zekerheid en in verband met de in dit raam noodzakelijke controle, de volgende standpunten ingenomen: 1. De Commissie heeft, met inachtneming van de oogmerken van de Kruispuntbank, ondermeer de rationalisatie van de inzameling, de opname en de verwerking van gegevens inzake sociale zekerheid ten einde een meervoudige bewaring van iden- 26

26 tieke gegevens in diverse bestanden te beperken en aldus de validiteit en de vertrouwelijkheid van de informatie te optimaliseren, - de vermindering van de administratieve lasten van de betrokken instellingen, - de harmonisatie van de door verschillende instellingen van sociale zekerheid toegepaste systemen van gegevensbehandeling, - de vermindering van de administratieve lasten, verbonden aan de inzameling van gegevens, voor de natuurlijke-en rechtspersonen waarop ze betrekking hebben, zich gunstig opsteld omtrent het beginsel van de oprichting van de kwestieuze Kruispuntbank. Zij heeft evenwel gewild dat de opdrachten van deze bank strikt zouden worden omschreven. 2. Gezien de omvang van het opgezette Kruispuntbanksysteem is een bijzondere controle niet af te wijzen. In die optiek is de vooropgestelde oprichting van een toezichtscomité positief: het is daarbij verstaan dat dit comité een controlefunctie vervult. 3. Een goede samenwerking tussen de Commissie en het Toezichtscomité van de Kruispuntbank is wenselijk en zeker nuttig. 4. De Commissie heeft de wens uitgedrukt geraadpleegd te worden over de besluiten tot uitvoering van de wet die de kruispuntbank zal instellen. 5. Gezien de hoedanigheid (van magistraat) van de voorzitter van het Toezichtscomité, zou de Commissie kunnen instemmen met zijn automatisch lidmaatschap van de Commissie. De Commissie is evenwel van mening dat hij slechts over een raadgevende, en niet over een beraadslagende, stem zou kunnen beschikken : enerzijds, de Voorzitter van het Comité dat rechtstreeks toezicht moet houden op de naleving van de toepassing van de principes inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer moet geen medebeslissingsrecht hebben over deze beginselen, wat bij de uitbreiding van het systeem naar andere sectoren trouwens zou meebrengen dat uiteindelijk de rechtstreekse controleorganen ook de béshs^ingsmeerderheid inzake privacy-beginselen zouden kunnen vormen; anderzijds dient vermeden te worden dat de Voorzitter van het Toezichtscomité in een persoonlijke conflictsituatie zou komen door mede een beslissing te moeten nemen omtrent een door het toezichtscomité eventueel bestreden beginselopvatting. 7. De personen verantwoordelijk voor het beheer van de Kruispuntbank en de Voorzitter van het Toezichtcomité zijn niet gebonden door het beroepsgeheim ten opzichte van de Commissie. Hoofdstuk IX: Verzoek om advies en verlenen van adviezen 1 Verzoeken om advies 1.1 De adviesaanvragen moeten aan de Commissie worden gericht hetzij rechtstreeks door de betrokken openbare overheid, hetzij voor privé-organismen, door de overheid die het machtigingsbesluit aan de Koning zal voordragen. 27

27 1.2 De termijn van zestig dagen begint te lopen vanaf de laatste versie of van de amendementen op een aanvraag. 1.3 De Commissie aanvaardt adviezen uit te brengen over materies die, alhoewel zij niet kaderen binnen haar huidige bevoegdheid, belangrijk zijn voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 1.4 De Commissie acht zich bevoegd om adviezen te verlenen inzake aangelegenheden die tot de openbare orde behoren, voor zover deze de bescherming van het privé-leven aanbelangen. 1.5 In principe is dé Commissie niet bevoegd advies te verlenen betreffende een wetsontwerp. Artikel 12 van de wet van verleent haar echter de bevoegdheid om elk probleem betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer te onderzoeken, ook wanneer dit probleem uit een wetsontwerp voortvloeit. 1.6 Hoewel artikel 5, eerste lid, de grondslag vormt voor de machtiging tot toegang en deze machtiging bijgevolg niet voorafgaandelijk aan de Commissie moet worden voorgelegd, is het de Commissie, op grond van het haar in artikel 12, derde lid, toegekende recht geoorloofd bemerkingen te geven bij die machtiging als het haar op grond van artikel 8 voor advies onderworpen ontwerp bepalingen daaromtrent inhoudt. 1.7 De Commissie moet kennis kunnen nemen van de gewijzigde tekst van een ontwerp van koninklijk besluit, in hetwelk de wijziging gebracht werd nadat zij zich daarover uitgesproken heeft opdat de Commissie een nieuw advies zou kunnen uitbrengen over dit onderwerp, zelfs indien de wijziging tracht te beantwoorden aan de opmerkingen van de Commissie in haar eerste advies aangaande dit ontwerp. 1.8 De Commissie aanvaardt zich uit te spreken over een ontwerp van koninklijk besluit gebaseerd op een wet aangenomen door de twee Kamers, getekend door de Koning en gedateerd, maar nog niet officieel gepubliceerd. 1.9 De Commissie aanvaardt zich uit te spreken over een ontwerp van koninküjk besluit dat, in het kader van artikel 6, verwijst naar een ander koninklijk besluit dat nog niet officieel werd gepubliceerd, voor zover dit laatste reeds getekend werd door de bevoegde minister. 2 Verlenen van adviezen: 2.1 De adviezen worden door de Voorzitter en de Secretaris ondertekend. Zij worden in uitgifte, bij ter post aangetekende brief en met ontvangstmelding, aan de verzoekende overheid toegezonden. 2.2 Ambtshalve verleende adviezen worden medegedeeld aan de betrokken instanties : Senaat, Kamer, Ministers ondertekenaars van de tekst waarop het advies betrekking heeft, Ministers-medeondertekenaars van de wet van 8 augustus Opdat een advies geldig zou zijn volstaat het dat het binnen dé voorgeschreven termijn verleend wordt in het Nederlands of in het Frans, zelfs wanneer het in de andere taal vertaalde advies na die termijn aan de verzoeker wordt toegezonden.