Welke gegevens verzamelen we?

Transcriptie

1 W4Kangoeroe organiseert een wedstrijd voor scholieren. We hebben hiervoor uiteraard enkele persoonsgegevens van de deelnemende scholieren nodig (formeel heet dit een gerechtvaardigd belang ). In dit document beschrijven we welke gegevens we gebruiken, met welk doel en hoe we daarmee omgaan. De Stichting Wiskunde Kangoeroe is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens en is te bereiken op Welke gegevens verzamelen we? Inschrijving van een school voor deelname aan wedstrijd Een leraar (coördinator) schrijft de school in voor deelname aan de Kangoeroewedstrijd. De gegevens die wij hiervoor nodig hebben zijn: naam school, adres school (post- en bezorgadres), telefoonnummer school; naam, werk adres van coördinator; naam, werk adres en werkadres van betalingsverantwoordelijke (administrateur). Deze gegevens hebben we nodig om de correspondentie met school goed te laten verlopen. En om de factuur naar de juiste persoon (betalingsverantwoordelijke) te kunnen sturen. Wedstrijd zelf Als deelnemer aan de wedstrijd vul je jouw gegevens in op een schrapformulier. Het gaat om je naam, geslacht en klas waar je in zit. De naam van de school is te herleiden uit de barcode op elk schrapformulier. En natuurlijk ook de door jou ingevulde antwoorden, zodat we je score kunnen berekenen. Je klas hebben we nodig omdat de wedstrijd in categorieën verdeeld is. Je geslacht gebruiken we alleen voor de statistieken. Mocht je liever geen geslacht willen aangeven, dan is dat geen probleem; het heeft verder nergens invloed op. SMART-finale Als je je vervolgens plaatst voor de SMART-finale (geldt alleen voor leerlingen van groep 7, groep 8 en van het VMBO die de SMART-versie gemaakt hebben), dan vragen we je ook om het huisadres, adres en telefoonnummer. Deze gegevens vul je in op onze beveiligde website. We hebben deze gegevens nodig om je een uitnodigingsbrief te kunnen sturen en, indien nodig, contact op te nemen (bijvoorbeeld als de brief niet bezorgd kan worden). Wiskundekamp Eberswalde Een van de prijzen bij de Kangoeroewedstrijd is een 7 dagen durend wiskundekamp in Eberswalde (Duitsland). Als je je opgeeft voor dit kamp (in augustus), dan vragen we om je geboortedatum, eventuele allergieën/dieetwensen, naam ziektekostenverzekering, het huisadres, adres en telefoonnummer. Deze gegevens vul je in op het formulier dat je is toegezonden (en deze retourneer je weer naar ons). Je geboortedatum is van belang om te kijken of je niet te jong/oud bent voor dit kamp. We moeten op de hoogte zijn van jouw allergieën en de naam van je ziektekostenverzekering, zodat we weten hoe te handelen in het geval er iets gebeurt en wie we in dat geval moeten contacteren. De andere gegevens hebben we nodig om je een uitnodigingsbrief te kunnen sturen en, indien nodig, contact op te nemen (bijvoorbeeld als de brief niet bezorgd kan worden).

2 Abonnementsprijs Een andere prijs is een abonnement op een tijdschrift. Hiervoor vragen we om je adres, telefoonnummer, adres en geboortedatum. Deze gegevens vul je in op onze beveiligde website. Het adres, telefoonnummer en adres hebben we nodig om het abonnement naar het juiste adres te sturen en, indien nodig, contact met je op te nemen (bijvoorbeeld als het tijdschrift niet bezorgd kan worden). Kleurwedstrijd Als je meedoet met de kleurwedstrijd van W4Kangoeroe, dan vragen we om je naam, leeftijd, en de gegevens van je school. Je leeftijd willen we weten omdat we een selectie per leeftijdscategorie maken. Deze gegevens vul je in op de kleurplaat. Webshop In onze webshop kun je prijzen/spellen van voorgaande jaren bestellen. Hiervoor hebben we de NAW-gegevens, het telefoonnummer en het adres van de klant nodig om de bestelling goed te kunnen afronden. De webshop bevindt zich op de beveiligde website van idpremiums (idpremiums handelt deze bestellingen af in opdracht van Stichting Wiskunde Kangoeroe). Met wie delen we welke gegevens? Laten we allereerst vermelden dat we zeer zorgvuldig zullen omspringen met alle persoonsgegevens die wij van de scholen krijgen. De schrapformulieren (met de gegevens van de deelnemer en de antwoorden; zie hierboven) die wij weer van de scholen terugontvangen worden optisch gescand door mensen van het bedrijf IdPremiums (Wijchen). Docenten (coördinatoren van de Kangoeroewedstrijd op de scholen) kunnen de gegevens van hun deelnemers ook online (via onze beveiligde website) invoeren. In beide gevallen worden de leerlinggegevens opgeslagen in een database die gehost wordt door de Radboud Universiteit in Nijmegen. De beheerder van die database heeft toegang tot deze database, maar zal dit recht enkel gebruiken indien zich calamiteiten voordoen. Twee IT-ers onderhouden het computerprogramma dat nodig is om de uitslag van de Kangoeroewedstrijd vast te stellen. Verder helpen twee andere IT-ers bij de applicatie die het online invoeren van de leerlinggegevens via onze website mogelijk maakt. Deze ITers moeten bij de inhoud van de database kunnen in het geval er zich problemen voordoen. Zij delen deze gegevens verder met niemand. Nadat de uitslag is vastgesteld worden de gegevens per school verzameld (scorelijsten, certificaten, pakbonnen, ). Deze gegevens worden verstuurd naar idpremiums, zodat zij het per school kunnen verwerken (uitprinten, verzamelen, inpakken) en naar de scholen kunnen versturen. idpremiums deelt deze gegevens verder met niemand. De gegevens (naam en score deelnemer, schoolgegevens, naam en werk adres van de coördinator op school) van ongeveer 215 deelnemers worden gedeeld met de Stichting Nederlandse Wiskunde Olympiade. Zij hebben deze gegevens nodig om de deelnemers uit te nodigen voor de (Junior) Wiskunde Olympiade.

3 De persoonsgegevens van ongeveer 10 deelnemers aan het wiskundekamp (Eberswalde) worden gedeeld met de twee begeleiders van het kamp. Zij hebben deze gegevens nodig om contact te kunnen maken met de deelnemers en om de veiligheid van de deelnemers te kunnen waarborgen tijdens het kamp. Waar bewaren we de gegevens? De fysieke schrapformulieren worden bewaard in het beveiligde kantoor van idpremiums. De gegevens van de inschrijving (school), de gegevens van de deelnemers aan de wedstrijd, de persoonsgegevens van de SMART-finalisten en de persoonsgegevens van de winnaars van een abonnement worden opgeslagen in een database, die gehost wordt op een server op de IT-afdeling van de Radboud Universiteit van Nijmegen. Deze is zeer goed beveiligd. De persoonsgegevens van de deelnemers aan het wiskundekamp (Eberswalde) worden opgeslagen op een goed beveiligde server van een van de begeleiders. De door het computerprogramma gegenereerde bestanden (zoals de uitslag, scores van de deelnemers, de namen van de winnaars, de beste scholen, ) worden opgeslagen op een goed beveiligde server van de Radboud Universiteit van Nijmegen. Deze bestanden worden gekopieerd naar een goed beveiligde cloudomgeving (met 2-stapsverificatie) van de organisatie om gebruikt/bewerkt te worden. En ze worden ook gekopieerd naar de server van idpremiums, zodat de medewerkers van idpremiums deze gegevens kunnen verwerken (zie boven). De persoonsgegevens van de klanten (kopers) van de webshop worden bewaard op een goed beveiligde server van idpremiums. Hoe lang bewaren we de gegevens? Hieronder geven we per onderdeel aan hoe lang we de gegevens zullen bewaren. Inschrijving van een school voor deelname aan wedstrijd De inschrijfgegevens van de school bewaren we in principe voor altijd. Op deze manier kunnen we scholen die de afgelopen jaren een of meerdere keren aan de wedstrijd hebben deelgenomen, weer uitnodigen om (ook in de toekomst) weer mee te doen (dit doen we door de scholen een envelop met infomateriaal toe te sturen). Ook kunnen we dan nagaan hoelang een school al meedoet (zodat we scholen in het zonnetje kunnen zetten als ze een bepaalde periode meedoen, een soort jubileum).

4 Wedstrijd zelf De schrapformulieren worden tot een half jaar na de wedstrijd (van dat jaar) bewaard, daarna worden ze professioneel vernietigd. De gegevens van de deelnemers (naam, schoolnaam en score) die in de database staan, bewaren we in principe ook voor altijd. Het komt nogal eens voor dat ex-deelnemers aan de Kangoeroewedstrijd hun scores willen weten (van vroeger). Hierin kunnen we dan voorzien. SMART-finale De extra persoonsgegevens (huisadres, adres en telefoonnummer) van de finalisten worden binnen een maand na de finale uit onze database verwijderd. Deze hebben na de finale geen waarde meer voor ons. Wiskundekamp Eberswalde Na afloop van het kamp zullen de volgende persoonsgegevens vernietigd worden: geboortedatum, eventuele allergieën/dieetwensen, naam ziektekostenverzekering, het huisadres. Ze hebben dan geen waarde meer voor ons. De naam, het adres en telefoonnummer van de deelnemers worden nog wat langer bewaard om eventueel nog contact te onderhouden (foto s uitwisselen, reünie, ) Abonnementsprijs De extra persoonsgegevens (huisadres, adres en telefoonnummer) van de winnaars worden binnen een half jaar na de wedstrijddatum van dat jaar uit onze database verwijderd. Deze hebben dan geen waarde meer voor ons. Kleurwedstrijd De kleurplaten met de gegevens worden vernietigd binnen 4 maanden na de wedstrijddatum van dat jaar (rond 1juli). Webshop De persoonsgegevens van de klant bewaren we 7 jaar na de transactie (de koop). Dit doen we om te voldoen aan onze fiscale verplichtingen. Belangrijk: Je kunt op elk moment opvragen welke gegevens wij over jou bewaard hebben. Als je jouw gegevens gewist wilt hebben, dan kan dat op elk moment. (Tijdens het wedstrijdjaar betekent dat wel dat je niet meer aan de wedstrijd kunt deelnemen.) Neem hiervoor contact op met info@w4kangoeroe.nl. Foto s We maken en publiceren (op onze website of via andere uitingen) in het algemeen geen foto s van deelnemers tijdens de Kangoeroewedstrijd. Indien we dit wel doen, dan vragen we altijd eerst om toestemming van de betrokkenen. We publiceren wel een groepsfoto van de winnaars van de SMART-finale op onze website. We vragen alle prijswinnaars toestemming hiervoor. Mocht je hier achteraf toch bezwaar tegen hebben, laat ons dit dan weten, dan zoeken we naar een oplossing. Tijdens het wiskundekamp (Eberswalde) worden er foto s en filmpjes gemaakt van de workshops (waaraan de deelnemers meedoen). Deze worden echter, zonder expliciete

5 toestemming van de deelnemers, niet gepubliceerd. Cookies De website van Stichting Wiskunde Kangoeroe ( maakt geen gebruik van Cookies of andere vergelijkbare technieken. Autoriteit Persoonsgegevens Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met Inwerkingtreding Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018.