Draaiboek wedstrijdorganisatie verenigingen District Oost

Transcriptie

1 Draaiboek wedstrijdorganisatie verenigingen District Oost Januari 2019

2 Draaiboek wedstrijdorganisatie verenigingen 2018/2019 Alle wedstrijden Turnen Dames worden georganiseerd door clubs die een organisatieovereenkomst (OO) met de KNGU hebben afgesloten m.b.t. de organisatie van die wedstrijd. Er zijn 3 verschillende organisatie overeenkomsten: OO A B C Organisatie situatie Organisatie in lokale accommodatie zonder vloer/toestel/matten ondersteuning van de KNGU Organisatie in lokale accommodatie met vloer/toestel/matten ondersteuning van de KNGU Organisatie in een regulier gebruikte accommodatie, waar LTC/DTC standaard prijsafspraken heeft gemaakt Bij Organisatie Overeenkomst A en B zorgt de club voor de huur van de accommodatie, de verzorging van de juryleden en vrijwilligers en het betalen van de EHBO. De club krijgt daarvoor vooraf een organisatievergoeding (resp of 1000 euro per dag) en mag de entreegelden behouden. In het geval van OO B zorgt de KNGU voor een deel van de ontbrekende toestellen en/of vloer. Bij Organisatie Overeenkomst C krijgt de organiserende club een vast bedrag van 250 euro. De ontvangen entreegelden worden gebruikt om de jurydeclaraties en eventuele bijkomende organisatiekosten (zoals kosten klaarzetten materiaal, gebruik laptop en printer, ed. vooraf aangegeven door de thuisclub/accommodatie) contant te verrekenen. Algemene gegevens: Soort wedstrijd: Datum wedstrijd: Sporthal: Adres: Plaats: Telefoon: Organiserende vereniging: Contactpersoon vereniging (naam, , tel. nr.): Naam contactpersoon werkgroep of commissie: De sporthal is gehuurd op: / / van uur tot uur Is er een huurcontract aanwezig? Ja / Nee

3 Voorbereiding: Wat: Aanvullende informatie: Wie: Gedaan: Accommodatie huren Incl. vergaderruimte jury Afspraak beheerder accommodatie Verdelen taken Bespreken EHBO Controle aanwezigheid toestellen en evt. zorgen voor (vervoer) ontbrekende toestellen Zorgen voor overige materialen Zorgen voor toestelopstelling Zorgen voor kleedkamerindeling Zorgen voor computer, printer Tijden, temperatuur (21 gr.), tribunes, prullenbakken, kleedkamers, huisregels, sponsorborden, ruimte EHBO Eventueel kijken naar mensen binnen de vereniging met EHBO De district technische commissie heeft een lijst met benodigde toestellen. Tafels, stoelen, podium, aankleding Kopieermachine, papier, verlengsnoeren Zorgen voor geluidsinstallatie Cd en microfoon en zorg dat Zorgen voor muziek Zorgen voor personeel Verzorgen van catering Zorgen voor contant geld voor uitbetalen reiskosten (in Overijssel geregeld door TCT) Zorgen voor klein materiaal Evt. sponsoren benaderen, subsidie aanvragen gemeente Zorgen voor kassa, wisselgeld, personeel, evt. toegangsbewijzen Afhandelen financiën achteraf installatie is getest Achtergrond, op- /afmarsmuziek Zie taakverdeling (toelichting in bijlage) Voor juryleden en medewerkers Zowel jury als medewerkers (evt. van entreegeld) Stopwatches, schrijfgerei, rekenmachine, plakband, nietmachine, kookwekker (bijhouden in-turntijd), enz. Entree

4 De contactpersoon van werkgroep of district technische commissie zal zorgen voor: Wedstrijdboekjes (alleen voor juryleden uitgeprint beschikbaar) Juryleden Muziek van de voorgeschreven oefenstof Toegangskaarten (Overijssel) Jurybriefjes Evt. consumptie- en/of lunchbonnen Wedstrijdnummers Medailles Telprogramma Diploma s Overzicht met overige materialen: Podium Banken voor deelnemers Tafels (juryleden en organisatie) Stoelen Magnesium (en magnesiumbakken) Markeringen / info, zoals bordjes Baan 1 / Baan 2, enz. Evt. afbakening tribunes Evt. scoreborden Evt. aankleding zaal, zoals vlaggen, spandoeken, sponsorborden Evt. aankleding jury- en wedstrijdtafel, zoals bekleding, planten of bloemen. In geval van een finalewedstrijd, willen we de organiserende vereniging vragen om er een speciale wedstrijd van te maken. Hiervoor zijn een aantal richtlijnen op papier gezet. Vraag daarom bij de contactpersoon van de Werkgroep TD.

5 Contactpersonen en taakverdeling voor de wedstrijddag: Functie: Naam: Contactgegevens: Wedstrijdleiding (werkgroep) 1x speaker/assistent wedstrijdleiding Jury d appel (werkgroep) 2x Infostand 1x Geluidsman (+ assistent) 2x Uitslag verwerking 2x Catering 1x Baancommissaris 2x EHBO / Sportmedische begeleiding Jurymeisjes (min. 2) Tijdwaarnemers / klokkers 1x Scorebord bediener (indien aanwezig) Toestelcommissie Ingang / Entree Het is mogelijk om functies te combineren. Zo kunnen de mensen van de catering ook bij de entree zitten of kunnen de mensen van de catering de infostand bemannen. Het uitbetalen van de juryleden kan gebeuren door de mensen van de entree of de assistent wedstrijdleiding. In totaal zijn er ongeveer 9 tot 13 mensen nodig, excl. EHBO, jurymeisjes en tijdswaarnemers. Hieronder volgt een korte omschrijving van de verschillende taken en functies: Wedstrijdleiding: De wedstrijdleiding heeft de algehele leiding over de wedstrijd. Deze kan worden bijgestaan door een speaker, die achter de microfoon zit. Vanuit de technische commissie of werkgroep is er iemand aanwezig als wedstrijdleiding, maar hij/zij zit niet altijd achter de tafel. In overleg met werkgroep / technische commissie zorgen dat de hele dag 1 persoon achter de microfoon zit. Speaker: De speaker praat de wedstrijd aan elkaar. De speaker geeft het startsein voor de warming-up en de opmars. Verder verzorgt de speaker het openingswoord en kondigt aan wanneer het inturnen begint. Tevens geeft hij/zij aan wanneer de wedstrijd gaat beginnen en de speaker houdt in de gaten wanneer er gewisseld moet worden. Bij een aantal wedstrijden zullen de gymnasten aangekondigd worden voor bijv. de vloeroefening. Tot slot leest de speaker de uitslag voor en sluit de wedstrijd af.

6 Jury d appel: Het hoofd van de jury is verantwoordelijk voor alle jury technische zaken. Deze persoon leidt de juryvergadering en deelt eventueel consumptiebonnen uit voor lunch en/of drinken. Het jury d appel handelt de vragen van leiding af, over de gegeven cijfers van turnsters. Voor het navragen van een cijfer zijn formulieren ontwikkeld; train(st)ers dienen het ingevulde briefje in te leveren. Het hoofdjury neemt de jurybriefjes mee en draagt zorg voor het invullen van het Jury Registratie Declaratie Formulier. Infostand: De technische commissie Turnen Dames zorgt dat de wedstrijdnummers per vereniging klaar liggen. Bij de infostand kan de leiding de wedstrijdnummers ophalen en de wedstrijdpaspoorten inleveren (1e t/m 3e divisie), welke bewaard worden in een envelop/hoesje per vereniging. Na afloop van de wedstrijd de nummers weer innemen en in de dezelfde envelop doen en de paspoorten teruggeven. De organiserende vereniging controleert of alle nummers aan het eind van de wedstrijdronde zijn ingeleverd. Tussendoor de paspoorten controleren op geldigheid en juiste geboortedatum / leeftijdscategorie: Instap - geboren in 2010 pupil 1 - geboren in 2009 pupil 2 - geboren in 2008 jeugd 1 - geboren in 2007 jeugd 2 geboren in 2006 junior - geboren in 2005 en 2004 senior - geboren in 2003 of eerder. Tijdens de wedstrijden graag de diploma s klaarleggen / sorteren en in de enveloppe van de verenigingen doen. Aan het einde van de wedstrijd kan men bij de infostand de diploma s en uitslagenlijsten ophalen. Dit kan 1 persoon zijn, maar bij begin en einde van de wedstrijd graag met 2 personen. Geluidsman: Zorgt voor muziek bij de opmars en de afmars, als er begonnen moet worden en bij het wisselen van de toestellen. De organiserende vereniging zorgt voor op- en afmarsmuziek en voor een achtergrondmuziekje tijdens de warming-up. Indien er oefeningen op muziek worden gedaan, zorgt de geluidsman voor het juiste muziekje bij de juiste turnster. Vooraf de muziekjes innemen en controleren of alles er is. Er moet minimaal 1 persoon zijn voor de muziek. Bij grotere wedstrijden adviseren wij om naast de geluidsman en speaker nog 1 persoon extra te vragen, die beide personen kan ondersteunen. Bij de prijsuitreiking kan er een overwinningstune worden afgespeeld. De organiserende vereniging zorgt hiervoor.

7 Uitslagverwerking invoer + assistent uitslagverwerking: Hier zijn 2 personen voor nodig. Er zal gezorgd worden voor een telprogramma (excelbestand), waar de cijfers van de juryleden ingevoerd kunnen worden. Het is verstandig als één persoon de cijfers invoert en dat een ander persoon de cijfers voorleest. Dit is tevens een controle voor de invoer. Er zal een toelichting op het programma worden gegeven. Het is prettig als er mensen achter de computer zitten, die bekend zijn met het programma excel. De computer/printer wordt meegenomen door de wedstrijdleiding/hoofdjury of er wordt gevraagd aan de organiserende vereniging om hiervoor te zorgen. Dit van te voren even kortsluiten met de contactpersoon. Catering: Tijdens elke wedstrijd wordt er gezorgd voor drankjes naar de jury, EHBO, wedstrijdleiding en andere mensen achter de tafel. Afhankelijk van de zaal kan het een en ander genuttigd worden in de zaal (of kantine) en wordt er gewerkt met muntjes of met consumptiebonnen. Graag hiervoor contact opnemen met de werkgroep / technische commissie voor verdere informatie. Baancommissaris: De baancommissaris houdt toezicht en ziet er op toe dat: alleen met zaalschoenen in de zaal wordt gelopen; afval in de daarvoor bestemde bakken wordt gedeponeerd; niet meer dan het vereiste aantal train(st)ers/assistenten op de vloer aanwezig is; alleen bevoegde personen op de wedstrijdvloer aanwezig zijn; niet in de zaal wordt gegeten en gedronken er geen kinderen tijdens de wedstrijd of prijsuitreiking op de toestellen spelen/hangen/klauteren; er tijdens de wedstrijd niet geflitst wordt vanaf de tribune en er niet wordt gefilmd vanaf de werkvloer. EHBO/BHV: EHBO moet de organiserende vereniging in geval van Organisatie Overeenkomst A en B zelf regelen. In geval van overeenkomst C, wordt het geregeld door de thuisclub/accommodatie of de KNGU. In Overijssel wordt de EHBO standaard geregeld door de KNGU. Het heeft de voorkeur dat er 2 personen aanwezig zijn. Informeer bij de sporthal hoe het geregeld is met de BHV in geval van calamiteiten, wie doet precies wat en hoe gaat het met het aanwijzen van een veilige verzamelplaats buiten het gebouw. Hiervoor hoeft de organisatie niet de beschikking te hebben over gekwalificeerde BHV'ers. Je zou kunnen volstaan met zogenaamde 'ontruimingsfunctionarissen'. Dat kunnen serieuze bestuurders of vrijwilligers zijn, die dan herkenbaar zijn aan bijvoorbeeld een oranje band om de arm. Uiteraard dienen zij zich vooraf op de hoogte stellen van de indeling van het gebouw, het toegankelijk zijn van nooduitgangen, de ligging van de kleedkamers, douchegelegenheden, toiletten etc.

8 Jurymeisjes: Deze meisjes halen, zodra de jury klaar is, de briefjes op en brengen deze zo snel mogelijk naar de wedstrijdtafel. Instructie om mee te geven: Vooral aan het einde van de wedstrijd goed opletten dat diegene die de cijfers in moet voeren zo snel mogelijk verder kan. Opletten bij de toestellen dat je niet over de matten loopt en niet voor de jury langs lopen. Tijdwaarnemers/klokkers: Bij alle divisiewedstrijden moet bij het onderdeel balk de tijd opgenomen worden. 10 seconden voor de maximale tijd is verstreken roept de klokster Tijd, vervolgens bij het verstrijken van de maximale tijd Stop. Niet te jonge meisjes, want die zijn niet altijd geconcentreerd. Scorebordbedieners: Afhankelijk van de locatie zal er een scorebord bijgehouden worden. Instructies volgen ter plaatsen. Toestelcommissie: De commissie zorgt voor het inrichten en opruimen van de zaal. Op de dag zelf dienen 2 personen aanwezig te zijn om te helpen bij calamiteiten, verzetten en verstellen van toestellen en andere klusjes (evt. de taak van baancommissaris). Met name bij het inrichten van de zaal is deze commissie nodig en bij het afbreken van de toestellen aan het einde van de dag. Zorg voor een goede afbakening bij de sprongsituaties en bij open tribunes. Uitbetalen/afhandelen declaraties reiskosten jury en medewerkers Graag de reiskosten en de dagdelenvergoeding van de juryleden uitbetalen met contant geld. De invullijst is te downloaden van de website wedstrijdzaken (zie voorbeeld en link op de laatste pagina) en deze lijst graag laten invullen tijdens de juryvergaderingen. De reiskostenvergoeding bedraagt 0,23 per km en de dagdeel vergoeding is 5 euro per dagdeel (meestal 2 wedstrijden). Het betalen van de reiskosten kan door 1 persoon gebeuren. Het is de bedoeling dat de organiserende vereniging zorgt voor geld, enveloppen en een rekenmachine. Entree heffen Bij alle wedstrijden wordt entree geheven. De entree bedraagt 3,00 voor iedereen vanaf 13 jaar. De organiserende vereniging zorgt voor een geldkistje/kassa en een herkenning voor de bezoekers, zoals entreekaartje of een stempel. Graag tijdens begin en einde van de wedstrijd 2 personen. Medailles uitreiken Graag 1 persoon die de medailles uitreikt en 1 persoon die ze aanreikt. De werkgroep / commissie bestelt de medailles. De organiserende vereniging zorgt dat de medailles gesorteerd klaar liggen voor de prijsuitreiking.

9 Kleedkamerindeling & Infoborden De organiserende vereniging maakt voor de wedstrijd een kleedkamerindeling, zodat de deelnemende verenigingen weten van welke kleedkamers zij gebruik mogen maken. De organiserende vereniging zorgt tevens voor eventuele andere aanwijzingen, zoals de markering Baan 1 / Baan 2, Infostand, Entree (incl. prijzen), Jury vloer baan 1, Jury vloer baan 2, enz. In schema ziet bovenstaande tekst er als volgt uit: Taken op de wedstrijddag: Wat: Taak voor: Evt. andere naam: Inrichten zaal (houdt rekening met evt. Toestelcommissie leggen van vrije oefening vloer), inclusief ophangen kleedkamerindeling en andere aanwijzingen Controle aanwezigheid toestellen en Wedstrijdleiding apparatuur Controle aanwezigheid EHBO (+ kamer Wedstrijdleiding en benodigdheden) Instructie geven aan telcommissie, geluidsman, jurymeisjes, overige (Assistent) Wedstrijdleiding medewerkers Innemen van evt. wedstrijdpaspoorten Infostand en uitgeven wedstrijdnummers Sorteren diploma s per vereniging Infostand Evt. innemen muziek vrije oefeningen Geluidsman Geven startsein warming-up & opmars Wedstrijdleiding / speaker Verzorgen opening Wedstrijdleiding / speaker Geven startsein inturntijd en controle Speaker Voorstellen juryleden Speaker (Controle op) verzorging juryleden en medewerkers Catering (en wedstrijdleiding) Startsein geven voor wisseling van toestel op muziek Wedstrijdleiding / speaker / geluidsman Evt. bijhouden scores op scoreborden Scorebord bediener Zorgen voor rust tijdens wedstrijd Wedstrijdleiding Toezicht houden in de zaal Klaarleggen medailles prijsuitreiking Baancommissaris Organiserende vereniging Startsein geven afmars Wedstrijdleiding / speaker

10 Bekend maken uitslag en uitreiking van prijzen Innemen van wedstrijdnummers en evt. teruggave muziek, diploma s en paspoorten Uitbetalen/afhandelen declaraties reiskosten en dagdeelvergoeding jury Opruimen van zaal en kleedkamers Verzending uitslagen naar contactpersoon in werkgroep Turnen Dames Wedstrijdleiding / speaker Infostand Jury d appel ( 0,23 per km) of organiserende vereniging Toestelcommissie Binnen een maand na de wedstrijd alle rekeningen (die niet binnen de organisatieovereenkomst vallen) + Jury Registratie Declaratie Formulier mailen naar rekeningen@kngu.nl.

11 Jury Registratie Declaratie Formulier Voor het uitbetalen van de reiskosten en dagdelenvergoeding van de jury moet het Jury Registratie Declaratie Formulier worden ingevuld en na afloop van de wedstrijd worden g d naar Overschot of tekort entreegelden bij Organisatie Overeenkomst C: Wanneer er na het uitbetalen van de juryleden en eventuele aanvullende organisatiekosten geld overblijft van de entreegelden, moet dat bedrag worden terug gestort naar de KNGU. In het geval van een tekort kan dat bedrag worden gedeclareerd bij