Privacy statement en Privacyreglement inzake aanmelding en uitvoering van de Arbeidsmarktroute door:

Transcriptie

1 Privacy statement en Privacyreglement inzake aanmelding en uitvoering van de Arbeidsmarktroute door: KCM4EVC BV Gevestigd Eusebiusbuitensingel 9, 6828 HT Arnhem, telefoonnummer (085) KCM Training & Opleiding BV: Gevestigd Eusebiusbuitensingel 9, 6828 HT Arnhem, telefoonnummer (085) EVC Centrum Vigor Gevestigd Meerpaal 21-23, 1186ZM Amstelveen +31 (0) d.d In de Arbeidsmarktroute maak je gebruik van de volgende portfolio of trainingsproducten: KCM4EVC BV: EVC-portfolio, EVP-portfolio, Ontwikkelportfolio en aanverwante producten met het doel om je ervaring zichtbaar te maken voor valideren in het ErvaringsProfiel het Ervaringscertificaat van KCM4EVC BV. KCM Training & Opleiding BV: EVP-portfolio, Ontwikkelportfolio en aanverwante producten met het doel om je ervaring te ontwikkelen op de arbeidsmarkt volgens het opgestelde persoonlijk ontwikkelplan. Verder kun je via KCM Training & Opleiding deelnemen aan leergangen, trainingen, coaching en aanverwante producten met het doel je te ontwikkelen in competenties of in een beroep. EVC Centrum Vigor: EVC-portfolio, EVP-portfolio, Ontwikkelportfolio en aanverwante producten met het doel om je ervaring zichtbaar te maken voor valideren in het ErvaringsProfiel het Ervaringscertificaat van EVC Centrum Vigor. Bij onze dienstverlening verwerken wij jouw persoonsgegevens. Omdat het gaat om het waarborgen van je privacy, willen we je graag uitleggen hoe wij hiermee omgaan. We zijn volledig transparant in de persoonsgegevens die we van je hebben en hoe we deze verwerken, dit kun je dan ook bij ons opvragen.

2 We vragen alleen de voor ons noodzakelijke persoonsgegevens en zullen dan ook nooit gegevens vragen over bijvoorbeeld jouw religieuze of etnische achtergrond, medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. Onze websites en andere websites met het logo van de KCM Arbeidsmarktroute, KCM4EVC BV en KCM Training en opleiding BV of KCM-Groep bevatten een chatfunctie (Live Help Messenger). Wij kunnen dus zien wanneer iemand onze site en een pagina bezoekt en zo een chat openen om je verder te helpen. Het is aan jou om de chat te openen of te negeren. Wij staan op deze wijze alleen maar uit serviceoverwegingen tot je beschikking. Je kunt ook zelf op iedere pagina een chat openen om met ons te communiceren. Via de chat bewaren wij de bezoekersaantallen van onze sites. Verder wordt geen privacygevoelige informatie opgeslagen. Je bezoek is en blijft volledig anoniem, tenzij jij met ons in contact wilt treden. Op onze websites en andere websites met het logo van de KCM Arbeidsmarktroute, KCM4EVC BV en KCM Training en opleiding BV of KCM-Groep voor de arbeidsmarktroute kun je anoniem je ervaring scannen op één van de MBO-beroepen. De gegevens worden niet opgeslagen. Bij aanmelding voor de Arbeidsmarktroute vragen wij de volgende gegevens op: o Persoonlijke gegeven Aanhef: De heer /Mevrouw Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Straat + huisnummer Postcode Plaats Telefoonnummer Mobiel telefoonnummer Geboortedatum Geboorteplaats adres o Gegevens van uw organisatie (optioneel) Naam bedrijf/organisatie Naam contactpersoon adres contactpersoon Straat + huisnummer Postcode Plaats

3 Deze gegevens komen na aanmelding via de website binnen in de aanmeldmodule van Remindo-EVC. Bij de MBO-Arbeidsmarktroute kan via de site ook een ervaringscan worden ingevuld. Deze gegevens en de ervaringscan blijven binnen het beveiligde systeem van Paragin. Na aanmelding worden de gegevens opgenomen in ons klantsysteem Vanuit dit systeem communiceren wij tijdens het voorlichtingsproces, verkoopproces en uitvoeringsproces met onze (aankomende) klanten. Wij verzenden via de mail nooit privacygevoelige informatie. Aanmeldingen via de site worden opgeslagen in een demoportfolio in Remindo-EVC. Deelnemers kunnen na telefonisch contact inloggen en de aanmelding zien. In dit systeem nemen wij de contracten op die de deelnemer na inloggen kan downloaden. Tijdens het voorlichting, intake en verkoopproces in het demoprtfolio worden gegevens bewaard. Na de start van het traject worden gegevens in de vorm van contracten overgenomen in Exact of in een afgesloten deel van Remindo-EVC. Demoportfolios met alle informatie worden na 4 weken vernietigd als de aanmelding niet tot een opdracht leidt. Leiden de demoportfolios wel tot een opdracht dan geldt in het kader van de EVC-code een bewaartermijn van 5 jaar. De deelnemer is eigenaar van de inhoud. EVC Centrum VIGOR heeft een inkijkfunctie voor trajecten in het HBO en Beroepsoverstijgende competenties. Bij opname van een traject in het systeem van EVC Centrum Vigor zal EVC-Centrum Vigor de eigen privacyvoorwaarden toepassen ( Het Digitaal portfolio waarin je werkt tijdens een traject is jouw intellectueel eigendom. Tijdens het gebruik van het Digitaal Portfolio, al of niet tijdens het volgen van een traject, voer je zelfstandig gegevens op. Het is belangrijk dat je hier bewust en verantwoord mee omgaat. Regel is dat stukken in het portfolio nooit te herleiden zijn naar een ander natuurlijk persoon. Wij nemen daarin ook verantwoordelijkheid door je op privacygevoelige informatie te wijzen, tijdens de begeleiding en de beoordeling. Deze kun je direct verwijderen. Samen werken we aan privacy. Met het werken in het Digitaal portfolio geef je toestemming aan de begeleiders en beoordelaars om mee te kijken naar je vorderingen of in het portfolio je competenties te beoordelen. De trajectbegeleider bewaakt als regisseur je traject en kan op deze wijze tijdens de procedure inkijken in je vorderingen. De portfoliobegeleider geeft feedback op je portfolio, zodat je portfolio een overzichtelijk en beoordeelbaar portfolio wordt. Door een traject te starten stem je in met het meekijken naar je vorderingen door de portfoliobegeleider. Als je na sluiting van je portfolio een beoordeling vraagt in de EVC of EVP procedure, dan stem je ermee in dat de vakassessor(en) of de kantoorassessoren de resultaten inkijken om in het portfolio je competenties te beoordelen. Ook geef je met het volgen van een procedure aan onze beoordelende organisatie Hobeon toestemming om onze begeleiding en beoordeling te controleren en je portfolio in te zien. Alle betrokken partijen zijn gebonden aan een geheimhoudingsverklaring en voeren alleen een functionele inkijk uit in je portfolio. Derden ontvangen nooit informatie over je traject of je identiteit, tenzij je daar een expliciete toestemming voor geeft in een

4 machtiging. Het assessment op de werkplek wordt voor kwaliteitsdoeleinden opgenomen en in een afgeschermd deel van je digitaal portfolio bewaard. Het digitaal portfolio wordt afgenomen door Paragin. Bekijk met de volgende link de beveiligingscertificaten en de uitleg: en Wanneer je wenst dat je persoonsgegevens aangepast of volledig gewist worden, dan doen we dit op verzoek voor je. Hiermee voldoen wij aan de nieuwste regels rondom privacy en gegevensverwerking. In het Kader van de Algemene Verordening Gegevens Bescherming (AVG) Verwerker KCM4EVC BV, KCM Training en Opleiding BV en EVC Centrum Vigor zijn de zogeheten Verwerker in de zin van artikel 4, sub 8, van de AVG en verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de klant (Verwerkingsverantwoordelijke). Dit houdt in dat de klant (jijzelf of de organisatie waarvoor je werkt of bemiddeld wordt) beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier. De klant is er ten alle tijden verantwoordelijk voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. KCM4EVC BV, KCM Training en Opleiding BV en EVC Centrum Vigor hebben product en dienstverlening zodanig ingericht dat wordt voldaan aan deze richtlijnen van de AVG. Meestal wordt er een Verwerkersovereenkomst opgesteld tussen de klant en KCM4EVC BV, KCM Training en Opleiding BV en EVC Centrum Vigor, om hierover samen afspraken vast te leggen. Persoonsgegevens KCM4EVC BV, KCM Training en Opleiding BV en EVC Centrum Vigor verwerken persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij gebruiken je persoonsgegevens om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, dit kan bijvoorbeeld een Portfolio(traject) zijn of een training of opleiding. Als grondslag van de verwerking van je gegevens belangrijk gelden de volgende twee type grondslagen: 1. Toestemming van de betrokken persoon. 2. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst Met het beschikbaar stellen en het accepteren van overeenkomsten geef je toestemming tot het gebruik van je gegevens. Beveiliging persoonsgegevens Artikel 32 van de AVG verplicht ons om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo kun je alleen inloggen in het Portfoliosysteem met je eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Je wachtwoord is versleuteld opgeslagen in ons systeem en deze weet dus alleen jijzelf. Vanuit KCM4EVC BV, KCM Training en Opleiding BV en EVC Centrum Vigor wordt kritisch gekeken wie van onze medewerkers toegang heeft en krijgt tot jouw persoonsgegevens en wie deze mag

5 verwerken. Onze producten zijn zo goed mogelijk beschermd en beveiligd tegen inbraken etc. Bewaartermijn persoonsgegevens: Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. De basis voor het bewaren van je gegevens is de duur van de opdrachtovereenkomst, zoals deze met jou of je organisatie is afgesproken. Doorloop je bij ons een EVC traject dan gelden er vanuit landelijke wet- en regelgeving aanvullende eisen; vanuit de EVC Kwaliteitscode bewaren we je persoonsgegevens daarom vijf jaren na afloop van het traject. Vanuit de Algemene wet inzake Rijksbelasting, moeten we de fiscaal relevante gegevens na afloop van een overeenkomst zeven jaar bewaren. Dit alles betekent dat op het moment dat de overeenkomst én de hiervoor genoemde bewaartermijnen zijn verlopen, je gegevens volledig worden gewist uit ons systeem. Als je aanvullende vragen hebt over onze omgang met privacy en jouw gegevens, kun je ons hierover een mail sturen aan: In de bijlage onze interne training en regels met daarin ook jouw rechten opgenomen.

6 Privacyregels

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23