PRIVACY REGLEMENT DEELNEMERS. In dit reglement en voor de toepassing daarvan wordt verstaan onder:

Transcriptie

1 PRIVACY REGLEMENT DEELNEMERS Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit reglement en voor de toepassing daarvan wordt verstaan onder: Houder: Beheerder: Bestand: Bewerker: Deelnemer: Ontvanger: Persoonsgegeven: degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie voor Leeuwenborgh Opleiding, zijnde het College van Bestuur; degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor het goed functioneren van de registratie en die de verantwoordelijkheid draagt voor de administratieve uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot de registratie en bewerking van persoonsgegevens; Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; degene die het geheel of gedeelte van de apparatuur en/of de programmatuur onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd; Alle in artikel 4 van dit reglement genoemde personen; Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt; een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon; Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op deelnemers betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd; Verstrekken van gegevens uit een Persoonsregistratie: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in die persoonsregistratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen; verstrekken van gegevens aan een derde: verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie aan een persoon of instantie buiten de organisatie van de houder, met uitzondering van het verstrekken aan de bewerker of de geregistreerde; Pagina

2 Verwerking van Persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in elk geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; de wet: Wet Bescherming Persoonsgegevens. Artikel 2 Toepassing Dit reglement is van toepassing op alle bestanden van deelnemers van Leeuwenborgh Opleiding die door de houder of in diens opdracht worden verwerkt, voor zover de gegevens uit deze registratie eenvoudig kunnen worden herleid tot individuele gegevens. Artikel 3 Doel van de persoonsregistratie De persoonsregistratie heeft tot doel: a. het kunnen beschikken over doelmatige informatie die uit financieel, organisatorisch, onderwijskundig oogpunt noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering van de instelling; b. het vastleggen van de inschrijvingsgegevens en de studievoortgang van deelnemers; c. het kunnen begeleiden, ondersteunen, adviseren, verwijzen en verwijderen van deelnemers; d. het bezitten van informatie voor de vaststelling van de examen- en cursusgelden en overige financiële bijdragen; e. het kunnen beschikken over zowel individuele als collectieve deelnemersinformatie, ten behoeve van de ontwikkeling van deelnemers-, onderwijs-, marketing- of ander beleid; g. adequaat kunnen voldoen aan de vraag gegevens te verstrekken aan personen of instanties met een publiekrechtelijke taak; h. het verstrekken van gegevens aan personen of instanties, voor zover de verplichting voortvloeit uit wetgeving of overeenkomst. Artikel 4 Categorieën van personen opgenomen in de persoonsregistratie De persoonsregistratie bevat uitsluitend gegevens welke digitaal en/of in papieren vorm worden verwerkt en bewaard over de volgende categorieën van personen: - deelnemers; - examendeelnemers; - aspirant-deelnemers d.w.z. degenen die als deelnemer wensen te worden ingeschreven en/of die voor educatietrajecten staan ingeschreven bij de instelling en die om informatie hebben verzocht (belangstellenden) - uitgeschreven deelnemers Artikel 5 Opneming van gegevens, wijze van verkrijging Pagina

3 Omtrent de personen bedoeld in artikel 4 worden de o.a. volgende gegevens opgenomen 1 : A. Persoonlijke gegevens: - achternaam, voorletters, voorvoegsels, voornamen, roepnaam; - naam echtgeno(o)ot(e) bij getrouwde partners (indien opgegeven); - geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, jaar van aankomst in Nederland; - nationaliteit, nationaliteit ouders, geboorteland ouders; - pasfoto, al dan niet gedigitaliseerd; - geslacht; - handicap - deelnemernummer; - correspondentienummer OC&W en/of onderwijsnummer en/of Burgerservicenummer; - bank-/gironummer; B. Adressen: - adres, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer; - adressen. C. Aanmeldings-/inschrijvingsgegevens: - opleiding, opleidingsvorm, inschrijvingsvorm, fase, jaar, bekostiging, datum van inschrijving/aanmelding; - datum en reden van uitschrijving/afmelding. D. Vooropleiding: - (aard) gevolgde vooropleiding inclusief vakken en behaalde cijfers; - datum waarop het aan de vooropleiding verbonden diploma is behaald; - naam en adres van de school van de vooropleiding. E. Schoolhistorie F. Studievoortgang: - datum en cijfers behalen van (onderdelen van (deel-)certificaten c.q. (deel-)kwalificaties; - studiebegeleiding; - resultaten en correspondentie aangaande beroeps praktijkvorming (bpv); - presentie en absentielijst; - datum behalen diploma; - correspondentie mbt eventuele orde maatregelingen; - bindend studieadvies. - aanwezigheid G. Financiële gegevens: - facturatie en betaling examen- en cursusgeld; - facturatie en betaling overige kosten; - ESF administratie De registratie bevat slechts gegevens die rechtmatig zijn verkregen en in overeenstemming zijn met het doel waarvoor de registratie is aangelegd. 1 dit is geen limitatieve opsomming, ook andere gegevens kunnen in de toekomst worden opgenomen mits in overeenstemming met artikel 3 Pagina

4 Artikel 6 De wijze waarop gegevens worden verkregen De gegevens genoemd in artikel 5 worden door betrokkene voor zover mogelijk bij de aanmelding of inschrijving verstrekt, dan wel door de deelnemersadministraties van de units, de centrale deelnemersadministratie of de Financiële Administratie verzameld, in het bestand opgenomen en actueel gehouden. Artikel 7 Verwijdering van gegevens 1. Met inachtneming van de voorschriften inzake de bewaarplicht en de bewaartermijnen die in andere reglementen zijn opgenomen, worden de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd. 2. Na het verstrijken van de in lid 1 bedoelde termijn kunnen de persoonsgegevens worden overgebracht naar een archief. 3. De uit de registratie verwijderde gegevens worden zo spoedig mogelijk met inachtneming van de wettelijke regelgeving na de verwijdering vernietigd, onder verantwoordelijkheid van de houder. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanomiseerde vorm bewaard blijven. Artikel 8 Toegang tot de persoonsregistratie 1. Toegang tot de registratie en autorisatie voor het registratiesysteem hebben in elk geval: a. De houder; b. De beheerder; c. De bewerker; d. personen en/of instanties die op grond van enig wettelijk voorschrift over de in de registratie opgenomen gegevens dienen te beschikken 2. Met het invoeren, wijzigen of verwijderen van gegevens zijn uitsluitend belast de in lid 1, sub a en b en c bedoelde en uit hoofde van hun functie daartoe aangewezen personen. 3. De gegevens uit de persoonsregistratie worden door de daartoe bevoegde personen enkel in het daarvoor bestemde registratiesysteem opgeslagen en verwerkt, het is niet toegestaan om deze gegevens op andere niet tot dat doel bestemde digitale gegevensdragers op te slaan. 4. Van personen die uit hoofde van hun functie geen toegang meer tot de gegevens behoeven te hebben wordt de bevoegdheid daartoe onverwijld ingetrokken. Artikel 9 Categorieën van personen of instanties 1. Behalve aan degenen die toegang hebben tot het bestand, worden persoonsgegevens uit het bestand door de beheerder verstrekt aan: a. de betrokkene, uitsluitend de eigen gegevens; b. studiebegeleiders en andere functionarissen, uitsluitend voor de persoons- en inschrijvingsgegevens van de onder hen ressorterende betrokkenen en voorzover nodig in het kader van de taken en bevoegdheden; c. deelnemersadministraties van de units, uitsluitend voor de persoons- en inschrijvingsgegevens van de onder hen ressorterende betrokkenen en voorzover nodig in het kader van de taken en bevoegdheden van de unit; d. andere afdelingen, uitsluitend voorzover nodig in het kader van de taken en bevoegdheden van de afdeling; e. vertrouwens(contact-)personen, voor zover nodig in het kader van taken en bevoegdheden; Pagina

5 f. Examencommissies en Commissie van Beroep voor Examens, voor zover nodig in het kader van taken en bevoegdheden; g. Verkiezingscommissies medezeggenschapsorganen, voor zover noodzakelijk voor de verkiezingen van de deelraden; h. toeleverende scholen wat betreft de inschrijving aan de opleiding en de studievoortgang. 2. Tot identificeerbare personen herleidbare gegevens uit het bestand kunnen worden verstrekt aan: a. het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen; b. de Informatie Beheer Groep; c. de Inspectie; d. de gemeente; e. overige instellingen voor zover daar een wettelijke basis voor is zoals o.a. het Centraal Bureau voor de Statistiek; e. overige instellingen met uitsluitend de toestemming van de betrokkene. 3. Niet tot geïdentificeerde personen herleidbare gegevens uit het bestand kunnen worden verstrekt voor wetenschappelijke en statistische doeleinden. 4. Overige gegevensverstrekking geschiedt uitsluitend met toestemming van de betrokkene. Artikel 10 Rechten betrokkenen 1. Elke betrokkene heeft het recht te verzoeken: a. of hem/haar betreffende persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen; b. zo ja, een overzicht daarvan met inlichtingen over de herkomst aan hem/haar te verstrekken dan wel die te mogen inzien; c. indien de gegevens uit het overzicht feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvoldoende of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, deze gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen; d. of hem/haar betreffende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit het systeem aan derden zijn verstrekt; e. om een verklaring met bepaalde persoonsgegevens uit het bestand, waarvan de betrokkene aantoont deze nodig te hebben om aan derden te kunnen overleggen. 2. Een verzoek wordt schriftelijk aan de beheerder gedaan; deze voldoet binnen een maand na ontvangst schriftelijk aan het verzoek als bedoeld onder 1a, b, d of e en bericht binnen zes weken na ontvangst of, dan wel in hoeverre aan het verzoek onder 1c zal worden voldaan. 3. Indien de beheerder twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, dan vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of, ingeval het een verzoek als bedoeld onder lid 1 b of e betreft, of hij het overzicht in persoon kan afhalen onder overlegging van een identiteitsbewijs. Artikel 11 Klachten 1. De betrokkene, die een klacht heeft omtrent de toepassing van dit reglement, kan die klacht indienen conform klachtenprocedure Leeuwenborgh Opleidingen. Artikel 12 Beheer van de registratie 1. De houder is verantwoordelijk voor de werking van de registratie overeenkomstig de bepalingen van dit reglement en treft daartoe de nodige voorzieningen. Pagina

6 2. De beheerder is aan de houder verantwoording schuldig voor het goed functioneren van de persoonsregistratie, waaronder mede is begrepen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde. Artikel 13 Geheimhouding en beveiliging Functionarissen die uit hoofde van hun functie kennis nemen van geregistreerde persoonsgegevens zijn gehouden deze gegevens niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie nodig is en niet aan onbevoegden mede te delen. Artikel 14 Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de houder. 2. Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de hele looptijd van de registratie. 3. Dit reglement is vastgesteld door het College van Bestuur op en treedt direct in werking. Pagina