IBM Sterling e-invoicing

Transcriptie

1 IBM Gebruiksvoorwaarden SaaS Specifieke Voorwaarden voor Aanbieding IBM Sterling e-invoicing De Gebruiksvoorwaarden ("ToU") bestaan uit deze IBM Gebruiksvoorwaarden SaaS Specifieke Voorwaarden voor Aanbieding ("SaaS Specifieke Voorwaarden voor Aanbieding") en een document met de titel IBM Gebruiksvoorwaarden Algemene bepalingen ("Algemene Voorwaarden") dat beschikbaar is op de volgende URL: In geval van tegenstrijdigheid prevaleren de SaaS Specifieke Voorwaarden voor Aanbieding boven de Algemene Voorwaarden. Door de IBM SaaS te bestellen, te openen of te gebruiken, geeft Klant aan akkoord te gaan met de Gebruiksvoorwaarden. De Gebruiksvoorwaarden worden beheerst door de IBM International Passport Advantage Overeenkomst, de IBM International Passport Advantage Express Overeenkomst of de IBM International Agreement for Selected IBM SaaS Offerings, zoals van toepassing ("Overeenkomst") en vormen samen met de Gebruiksvoorwaarden de volledige overeenkomst. 1. IBM SaaS De volgende IBM SaaS-aanbiedingen worden gedekt door deze SaaS Specifieke Voorwaarden voor Aanbieding: IBM Sterling e-invoicing Signature Services IBM Sterling e-invoicing Validation Services IBM Sterling e-invoicing Archive Service IBM Sterling e-invoicing Mandatory Local Archive IBM Sterling e-invoicing IBM Sterling e-invoicing Async API for Clearance Countries 2. Maateenheden voor verschuldigde bedragen De IBM SaaS wordt verkocht onder een van de volgende maateenheden voor verschuldigde bedragen, zoals gespecificeerd in het Transactiedocument: Document is een maateenheid onder welke de IBM SaaS kan worden verkregen. Een Document wordt gedefinieerd als een eindige hoeveelheid gegevens die is ingesloten tussen header- en trailerrecords die respectievelijk het begin en einde aangeven. Er dienen voldoende gebruiksrechten te worden verworven ter dekking van het totaal aantal Documenten dat door de IBM SaaS wordt verwerkt tijdens de meetperiode zoals aangegeven in een Bewijs van Gebruiksrecht of Transactiedocument. 3. Verschuldigde bedragen en facturering Het verschuldigde bedrag voor de IBM SaaS wordt aangegeven in een Transactiedocument. 3.1 Verschuldigd bedrag voor een deel van een maand Voor een deel van een maand kunnen er pro rato verschuldigde bedragen in rekening worden gebracht, zoals gespecificeerd in het Transactiedocument. 3.2 Verschuldigde bedragen bij overschrijding Indien het feitelijke gebruik van de IBM SaaS door Klant tijdens de meetperiode het in het Bewijs van Gebruiksrecht gespecificeerde gebruik overschrijdt, wordt Klant voor de overschrijding gefactureerd zoals uiteengezet in het Transactiedocument. 4. Opties voor verlenging van de Abonnementsperiode voor IBM SaaS In het Bewijs van Gebruiksrecht van Klant wordt, door de Abonnementsperiode aan te merken als een van de volgende, aangegeven of de IBM SaaS aan het eind van de Abonnementsperiode wordt verlengd: 4.1 Automatische verlenging Indien het Bewijs van Gebruiksrecht van Klant aangeeft dat de verlenging automatisch plaatsvindt, kan Klant een vervallende Abonnementsperiode van de IBM SaaS beëindigen op schriftelijk verzoek aan de IBM-vertegenwoordiger of IBM Business Partner van Klant, ten minste dertig (30) dagen vóór de i (09/2015) Pagina 1 van 8

2 vervaldatum die is aangegeven in het Bewijs van Gebruiksrecht. Indien noch IBM, noch zijn IBM Business Partner op de vervaldatum een dergelijk beëindigingsverzoek heeft ontvangen, wordt de aflopende Abonnementsperiode automatisch verlengd, hetzij met één jaar, hetzij voor dezelfde duur als de oorspronkelijke Abonnementsperiode, zoals aangegeven in het Bewijs van Gebruiksrecht. 4.2 Doorlopende facturering Indien in het Bewijs van Gebruiksrecht wordt aangegeven dat de verlenging doorlopend plaatsvindt, blijft Klant toegang houden tot de IBM SaaS en blijft Klant op basis van doorlopende verlenging gefactureerd worden voor het gebruik van de IBM SaaS. Om het gebruik van de IBM SaaS te beëindigen en het doorlopende factureringsproces te doen stoppen, dient Klant IBM of zijn IBM Business Partner op een termijn van dertig (30) dagen schriftelijk te verzoeken de IBM SaaS te annuleren. Na annulering van de toegang van Klant wordt Klant gefactureerd voor alle uitstaande bedragen voor toegang, tot en met de maand waarin de annulering van kracht werd. 4.3 Verlenging noodzakelijk Indien in het Bewijs van Gebruiksrecht wordt aangegeven dat het type verlenging "beëindiging" is, wordt de IBM SaaS aan het eind van de Abonnementsperiode beëindigd en wordt de toegang van Klant tot de IBM SaaS ingetrokken. Teneinde de IBM SaaS na deze einddatum te blijven gebruiken, dient Klant bij zijn IBM-verkoper of IBM Business Partner een bestelling voor de aankoop van een nieuwe Abonnementsperiode te plaatsen. 5. Technische ondersteuning Nadat Klant door IBM is ingelicht dat de IBM SaaS beschikbaar is, wordt er technische ondersteuning voor de IBM SaaS verleend via , online forums en een online probleemmeldingssysteem. Alle verbeteringen, updates en andere materialen die door IBM in het kader van dergelijke technische ondersteuning worden geleverd, worden beschouwd als onderdeel van de IBM SaaS en vallen onder deze Gebruiksvoorwaarden. Technische ondersteuning is inbegrepen in de IBM SaaS en is niet verkrijgbaar als afzonderlijke aanbieding. Meer informatie over de beschikbaarheidstijden, de adressen, het online probleemmeldingssysteem en andere communicatiemiddelen en -processen voor technische ondersteuning, is te vinden in het IBM Software as a Service Support Handbook. Bij het werken met ondersteuningstickets voor de IBM SaaS worden de volgende severity's gebruikt: Severity Definitie van severity Doelstellingen inzake responstijd Dekkingsuren voor responstijd 1 Kritieke impact op bedrijfsvoering / service down: Bepaalde bedrijfskritische functionaliteit of een cruciale interface werkt niet. Dit heeft gewoonlijk betrekking op een productieomgeving en geeft aan dat het onmogelijk is toegang te krijgen tot de service, hetgeen kritieke gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering. In deze situatie is onmiddellijk een oplossing vereist. 2 Aanzienlijke impact op bedrijfsvoering: Het gebruik van een bedrijfsfunctie of -voorziening van de service levert ernstige beperkingen op of Klant loopt het risico zakelijke deadlines te missen. 3 Kleinere impact op bedrijfsvoering: Geeft aan dat de service of functie bruikbaar is en dat de impact op de bedrijfsvoering niet kritiek is. 4 Minimale impact op bedrijfsvoering: Een verzoek om informatie of een niet-technisch verzoek. Binnen 1 uur Binnen vier kantooruren Binnen acht kantooruren Binnen 1 week 24x7 Kantooruren, van maandag t/m vrijdag Kantooruren, van maandag t/m vrijdag Kantooruren, van maandag t/m vrijdag i (09/2015) Pagina 2 van 8

3 6. Aanvullende bepalingen voor IBM SaaS-aanbiedingen 6.1 Gegevens verzameling Klant is zich ervan bewust en gaat ermee akkoord dat IBM, in het kader van de normale exploitatie en ondersteuning van de IBM SaaS, met behulp van tracerings- en andere technologie persoonsgegevens van Klant (de werknemers en contractanten van Klant) kan verzamelen, verband houdend met het gebruik van de IBM SaaS. IBM doet dit ten behoeve van het verzamelen van gebruikscijfers en informatie over de effectiviteit van onze IBM SaaS, gericht op het verbeteren van de gebruikerservaring en/of het op maat toesnijden van interacties met Klant. Klant verklaart toestemming te zullen verkrijgen of te hebben verkregen om IBM in staat te stellen de verzamelde persoonsgegevens, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, te verwerken voor de bovengenoemde doeleinden binnen IBM, andere IBM ondernemingen en hun subcontractanten, overal waar IBM en haar subcontractanten zakendoen. IBM zal voldoen aan verzoeken van werknemers en contractanten van Klant om de over hun verzamelde persoonsgegevens in te zien, bij te werken, te corrigeren en/of te wissen Verwerking Voor transacties die worden uitgevoerd in alle EU Lidstaten, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland gelden de volgende voorwaarden: Klant gaat ermee akkoord dat IBM en TrustWeaver content, met inbegrip van persoonsgegevens (zoals gedefinieerd in EU Richtlijn 95/46/EC), ter verwerking over landsgrenzen heen mogen verplaatsen naar de volgende landen: Australië, Brazilië, Canada, Chili, Costa-Rica, Duitsland, Frankrijk, Ierland, India, Mexico, Nederland, Rusland, Turkije, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Zweden. Klant gaat ermee akkoord dat IBM deze lijst van landen na voorafgaand bericht kan aanpassen wanneer IBM dit naar redelijkheid noodzakelijk acht voor het leveren van de IBM SaaS. Met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens uit het Europees Economisch Gebied of Zwitserland, kunnen de partijen of hun desbetreffende gelieerde ondernemingen in hun desbetreffende rollen afzonderlijke standaard ongewijzigde EU Modelovereenkomsten aangaan ingevolge EC Besluit 2010/87/EU, waarbij de optionele clausules worden verwijderd. Geschillen of aansprakelijkheden die voortvloeien uit deze overeenkomsten, ook indien ze door gelieerde ondernemingen zijn aangegaan, worden door de partijen behandeld alsof de desbetreffende geschillen of aansprakelijkheden tussen hen zijn ontstaan onder de voorwaarden van deze Overeenkomst. 6.2 Profijt genietende locaties Waar van toepassing worden de belastingen gebaseerd op de locatie(s) waarvan Klant aangeeft dat deze profijt geniet(en) van de IBM SaaS. Tenzij Klant IBM aanvullende informatie verstrekt, berekent IBM de belastingen op basis van het bedrijfsadres zoals dat bij het bestellen van een IBM SaaS bij IBM bekend is. Klant is verantwoordelijk voor het actueel houden van de desbetreffende informatie en voor het doorgeven van wijzigingen aan IBM. 6.3 Interoperabiliteitsservices De IBM SaaS kan bestaan uit (1) het verzenden en ontvangen van gegevens die worden verzonden tussen Klant en diens partners; (2) het overbrengen van gegevens van en naar partners van Klant via directe verbindingen met IBM of interoperabiliteit via een of meer gateways of netwerken die door derden worden geleverd ("Interconnect Services" en elke derde een "Interconnect Provider"); of (3) bepaalde conversieservices of andere bijbehorende services. IBM kan gegevens overbrengen of opslaan buiten het land waarin Klant of diens partners zijn gevestigd, echter uitsluitend ten behoeve van het verlenen van de IBM SaaS of zoals verplicht krachtens de toepasselijke wet- en regelgeving. TENZIJ ANDERS AANGEGEVEN IN EEN AFZONDERLIJKE OVEREENKOMST TUSSEN KLANT EN EEN INTERCONNECT PROVIDER, RUST ER OP GEEN ENKELE INTERCONNECT PROVIDER IN WELK GEVAL DAN OOK ENIGE AANSPRAKELIJKHEID JEGENS KLANT IN VERBAND MET DE VERLENING VAN DE IBM SAAS. 6.4 Machtiging Klant machtigt hierbij IBM, IBM's externe leverancier TrustWeaver AB, of welke andere externe leverancier dan ook met wie IBM een overeenkomst heeft voor het verlenen van de IBM SaaS of een deel daarvan (gezamenlijk "Verwerkers") om facturen uit te geven "in naam van en namens", zoals beschreven in dit lid getiteld "Machtiging" (waar de IBM SaaS onder Italiaans recht valt, dient "in naam van en namens" te worden gelezen als "namens"). Deze eenzijdige machtiging wordt uitsluitend verleend i (09/2015) Pagina 3 van 8

4 om te voldoen aan de belastingwetgeving. Verwerkers zijn geen partij in deze Overeenkomst. De rechten en verplichtingen met betrekking tot commerciële aspecten of aansprakelijkheidsaspecten van de IBM SaaS die aan Klant wordt verleend, worden in dit lid niet behandeld en worden door dit lid niet aangetast. Dit lid creëert geen rechten of verplichtingen met betrekking tot de processen en controlemaatregelen die door Klant onder het toepasselijk belastingrecht dienen te worden uitgevoerd, anders dan die welke hierin uitdrukkelijk worden genoemd. Tenzij hierin uitdrukkelijk anders aangegeven, machtigt dit lid een Verwerker niet om te handelen in naam van en namens Klant. Meer in het bijzonder machtigt Klant de Verwerkers hierbij om het volgende te doen: a. Verwerkers ontvangen van Klant de factuurgegevens die nog geen oorspronkelijke factuur van IBM vormen en plaatsen vervolgens een elektronische handtekening op de gegevens teneinde elektronische facturen uit te geven "in naam van en namens" Klant. Klant erkent en gaat er uitdrukkelijk mee akkoord dat Verwerker dergelijke elektronische handtekeningen plaatst met persoonlijke sleutels die corresponderen met certificaten welke door derde partij certificaat service providers aan de Verwerker zijn uitgegeven. Voorts gaat Klant ermee akkoord dat IBM bewoordingen waarin deze relatie wordt gespecificeerd, kan toevoegen aan de facturen van Klant. b. Verwerkers valideren de elektronische handtekeningen op de elektronische facturen in gevallen waarin Klant een technisch verzoek tot validatie van elektronische handtekeningen indient. Wanneer Klant voor belastingdoeleinden optreedt als leverancier van zaken of diensten, bestaat het validatieproces uit het verkrijgen van informatie over de intrekkingsstatus van de certificaatgever. De informatie over de herroepingsstatus wordt, samen met de elektronische factuur, in de overeengekomen vorm verzonden naar, of anderszins beschikbaar gesteld aan, de koper in de transactie. Wanneer Klant voor belastingdoeleinden optreedt als koper van zaken of diensten, omvat het validatieproces bovendien een cryptografische controle van de elektronische handtekening. Dit lid getiteld "Machtiging" heeft tot doel te voldoen aan alle eisen die onder het toepasselijk recht inzake elektronische facturering worden gesteld aan overeenkomsten tussen facturerende partijen en derden die geen partij zijn in de onderliggende verkooptransactie, in het bijzonder wat betreft de kwestie van elektronische facturen "in naam van en namens" partijen die wettelijk verplicht zijn een factuur uit te geven. Tot dergelijke eisen behoren de eisen ten aanzien van een "mandaat" (Fr: "mandat") onder het Franse recht, alsmede gelijkwaardige begrippen onder ander recht. Indien vereist om te voldoen aan het toepasselijk recht, verklaart Klant aanvullende documenten te zullen onderteken, zoals een overeenkomst of mandaat van een Verwerker waarin de Verwerker wordt gemachtigd om "in naam van en namens" Klant elektronische facturen uit te geven. Dit lid getiteld "einvoicing" heeft tot doel te voldoen aan alle eisen die onder het toepasselijk recht inzake elektronische facturering worden gesteld aan de uitbestede validatie van elektronische handtekeningen en het uitgeven van facturen. In dit verband erkent Klant, en gaat Klant akkoord met, het volgende: a. Klant blijft jegens de bevoegde belastingautoriteit volledig verantwoordelijk voor de factuur, de BTW en andere fiscale implicaties. Onder meer blijft Klant, waar van toepassing, volledig verantwoordelijk voor het doen van aangifte en het betalen van BTW en andere toepasselijke belastingen alsof de factuur rechtstreeks door Klant zou zijn uitgegeven of, waar van toepassing, zou zijn ontvangen. b. Klant verklaart IBM te informeren omtrent alle wijzigingen in de informatie met betrekking tot Klant die relevant zou kunnen zijn voor de geldigheid van dit lid of voor de juiste uitgifte van de e-invoices van Klant door de Verwerker onder deze Gebruiksvoorwaarden. c. Klant verklaart alle noodzakelijke maatregelen te zullen nemen om te garanderen dat zijn processen inzake e-invoicing, alsook die van relevante zaakwaarnemers en service providers van Klant, die niet het onderwerp van dit lid vormen, aan alle toepasselijke wettelijke eisen voldoen. In het bijzonder verklaart Klant te garanderen, alvorens gebruik te maken van de IBM SaaS, uitvoerbare overeenkomsten met relevante Partners te zijn aangegaan waar het toepasselijk recht dergelijke overeenkomsten verlangt. Het is de verantwoordelijkheid van Klant te garanderen dat Partners geldige rechtspersonen zijn die voldoen aan alle eisen die de belastingautoriteit in de toepasselijke jurisdictie daaraan stelt, en dat Partners gemachtigd zijn om in de toepasselijke jurisdictie zaken te doen. d. Wanneer Klant optreedt als leverancier in de transactie, zal Klant geen factuurgegevens naar IBM verzenden die onder het toepasselijk recht niet door een derde mogen worden gebruikt voor het uitgeven van facturen "in naam van of namens" leveranciers. i (09/2015) Pagina 4 van 8

5 e. Klant zal IBM, binnen 48 uur (tenzij er onder het toepasselijk recht een kortere periode wordt verlangd) na het verstrekken van factuurgegevens aan IBM, informeren indien Klant zijn kopie van de originele ondertekende factuur die in naam van of namens Klant is uitgegeven, nog niet heeft ontvangen of indien Klant daartoe nog geen online toegang is verleend. f. Klant zal IBM, binnen 48 uur (tenzij er onder het toepasselijk recht een kortere periode wordt verlangd) na ontvangst van de factuur, door Verwerker uitgegeven in naam van of namens Klant, IBM informeren omtrent kennelijke fouten in de e-invoice. Indien Klant binnen de tijdslimiet geen fouten in de factuur kenbaar heeft gemaakt, wordt de factuur geacht op geldige wijze te zijn uitgegeven. Waar dit onder het toepasselijk recht mogelijk is, gaat Klant ermee akkoord de geldige uitgifte van een factuur niet aan te vechten indien deze op grond van het bovenstaande wordt geacht geldig te zijn. In geval Klant of de belastingautoriteit een factuur die onder dit lid is uitgeven, aanmerkt als "self-billing", erkent Klant en gaat Klant ermee akkoord dat alle bepalingen onder dit lid b van deze subsectie evenzeer gelden voor de self-billing-relatie. Voorts zal Klant zich als leverancier in de toepasselijke transactie houden aan alle andere specifieke toepasselijke wettelijke eisen voor self-billing onder het toepasselijk recht. 6.5 Subcontractanten Klant erkent en gaat ermee akkoord dat TrustWeaver de IBM SaaS's mag leveren via dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen en subcontractanten, zonder bericht aan Klant en zonder diens goedkeuring. 6.6 Wijzigingen in wet- en regelgeving IBM SaaS's die voor zogenoemde Clearance Territories worden geleverd, zijn geheel of gedeeltelijk afhankelijk van de beschikbaarheid, de uitvoering en het verandermanagement van overheidsinstanties ("State agents") of staatsgereguleerde derde partijen. Voor zover de levering van dergelijke IBM SaaS's onderbroken is of onmogelijk is geworden als gevolg van wijzigingen binnen de verplichte dienstverlening die door dergelijke overheidsinstanties of staatsgereguleerde derde partijen wordt verlangd, of binnen het juridische kader dat dergelijke entiteiten reguleert, kan IBM de levering van dergelijke IBM SaaS's onmiddellijk beëindigen na schriftelijke kennisgeving aan Klant, zonder aansprakelijkheid jegens Klant, en zal Klant betalen voor de tot en met de datum van beëindiging geleverde IBM SaaS's. 6.7 Verantwoordelijkheden van Klant Algemene verantwoordelijkheden inzake eindgebruikers a. Klant dient IBM het juiste land van vestiging van eindgebruikers te verstrekken. b. Klant dient IBM in te lichten omtrent verloren gegane of in gevaar gekomen wachtwoorden. c. Klant dient, indien dit wettelijk verplicht is, een persoon aan te stellen die verantwoordelijk is voor elektronische opslag. d. Klant erkent verder en gaat ermee akkoord dat eindgebruikers verantwoordelijk blijven voor het naleven van uitzonderingen op de regels die overigens van toepassing zijn op de elektronische archivering van facturen Post Audit Territories a. Klant verklaart dat de naar de IBM SaaS verzonden gegevens legitieme productiebedrijfsgegevens zijn, door Klant of diens handelspartners gereedgemaakt met als doel te worden uitgegeven, opgeslagen en/of gecontroleerd als elektronische facturen. b. Klant zal uitsluitend uit twee letters bestaande ISO 3166 landcodes verzenden, overeenkomend met de in de documentatie voor de IBM SaaS opgesomde Territories. Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van deze landcodes, en noch IBM, noch TrustWeaver controleert de juistheid van de landcodes in het kader van de IBM SaaS. c. Het is de verantwoordelijkheid van Klant te garanderen dat de gegevens die naar de IBM SaaS worden verzonden, de juiste opmaak hebben en de vereiste informatie bevatten om uitvoering van de IBM SaaS overeenkomstig de IBM SaaS-documentatie mogelijk te maken. Indien de gegevens niet de juiste opmaak hebben of niet alle informatie bevatten, worden de gegevens geweigerd en worden ze ter correctie teruggezonden aan Klant. i (09/2015) Pagina 5 van 8

6 d. Klant is verantwoordelijk voor de volgende aspecten van de IBM SaaS: (1) Volledigheid van de BTW en juistheid van de inhoud van facturen of andere bedrijfsgegevens, zoals van toepassing; (2) Vereisten met betrekking tot factuurgegevens in boekhoudkundige systemen, met inbegrip van vereisten inzake verslaglegging, presentatie, accountantscontrole, analyse etc.; (3) De vaststelling van de toepasselijke BTW-jurisdictie voor facturen; (4) De vaststelling van het land van vestiging van een klant; (5) Mogelijk vereiste toestemmingen van, of kennisgevingen aan, de betrokken instanties; (6) Bedrijfsprocessen zoals herstel- of creditnota's; (7) Specifieke vereisten ten aanzien van zelf-facturering en andere indirecte factureringsprocessen; en (8) Waar er fiscaal relevante diensten worden verleend namens een andere juridische entiteit: de afdwingbare toestemming van dergelijke dienstverlening door de laatste juridische entiteit Compliance Territories a. Klant draagt de verantwoordelijkheid voor het waarborgen van de beveiliging en integriteit van de ondertekeningssleutels vóór en tijdens de overdracht, alsmede voor het documenteren van de autorisatie voor de overdracht. b. Klant draagt de verantwoordelijkheid voor het monitoren van de vervaldatums van certificaten die naar de Service zijn geüpload, en voor het tijdig vernieuwen en vervangen van certificaten. c. Klant verklaart de eigenaar te zijn van de desbetreffende persoonlijke sleutels en certificaten en verklaart IBM de juiste informatie voor gebruik door de IBM SaaS te zullen verstrekken, zodat de IBM SaaS de juiste sleutel en het juiste certificaat kan koppelen aan een juridische entiteit die facturen uitgeeft. d. Klant houdt documentatie bij waaruit het verband tussen de factuurbron en de sleutel blijkt. e. Voor commerciële facturen in Turkije geldt dat Klant binnen een periode van 168 uur niet vaker dan zeven maal mag proberen de reactie van de koper op te halen. f. Klant zal een persoon aanstellen die verantwoordelijk is voor de opslag van elektronische facturen, indien dit wettelijk verplicht is, en voor de afhandeling van uitzonderingen op regels die gelden voor de elektronische archivering van facturen zoals uiteengezet in de documentatie voor de IBM SaaS Middelen van Klant Klant is verantwoordelijk voor Middelen van Klant die voor IBM noodzakelijk zijn voor het maken van verbinding met de IBM SaaS, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, een voldoende mate van toegang tot de systemen, informatie, personeelsleden en middelen van Klant, en de uitvoering Off-boarding Services Indien enig deel van de Overeenkomst vervalt of wordt beëindigd, worden alle off-boarding services die IBM mogelijkerwijs verleent, vastgelegd in een werkomschrijving (statement of work) die wordt beheerst door een afzonderlijke professionele serviceovereenkomst tussen IBM en Klant. i (09/2015) Pagina 6 van 8

7 IBM SaaS Gebruiksvoorwaarden IBM SaaS Specificatie 1. Beschrijving van IBM SaaS Bijlage A Deze Beschrijving van IBM SaaS geldt voor de volgende IBM SaaS-aanbiedingen die Klant kan bestellen en die worden geleverd door TrustWeaver AB ("TrustWeaver"), een derde-partij dienstverlener. De in deze Gebruiksvoorwaarden genoemde aanbiedingen worden beschouwd als "add-on" aanbiedingen en Klant dient zich, alvorens de aanbieding(en) in deze Gebruiksvoorwaarden te bestellen, tevens te abonneren op ten minste één van de volgende aanbiedingen: IBM Sterling B2B Collaboration Network of IBM Sterling B2B Integration Services. De IBM SaaS kan Klant in staat stellen content in te voeren die contact- of gebruiksgegevens bevat welke onder de toepasselijke privacywetgeving kunnen worden beschouwd als persoonsgegevens. Hiertoe behoren de volgende contactgegevens: namen van personen, namen van vennootschappen, thuisadressen, bedrijfsadressen, andere geografische informatie (bijv. postcodes), adressen en telefoonnummers. Niettegenstaande het voorgaande is deze IBM SaaS is niet ontworpen met het oog op specifieke beveiligingseisen voor gereguleerde content, en de volgende typen gevoelige persoonsgegevens mogen dan ook niet worden geüpload in deze IBM SaaS: de voor- en achternaam of de voorletter en achternaam van een persoon in combinatie met een of meer van de volgende gegevenselementen die betrekking hebben op de desbetreffende persoon: (i) Burgerservicenummer; (ii) nummer van het rijbewijs of van een van overheidswege uitgereikte identificatiekaart; of (iii) financieel rekeningnummer of creditcard- of betaalkaartnummer, met of zonder vereiste beveiligingscode, toegangscode, persoonlijk identificatienummer of wachtwoord, waarmee toegang verkregen zou kunnen worden tot de financiële rekening van de persoon in kwestie; of (iv) enige informatie over de gezondheid van personen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, persoonlijk identificeerbare informatie over de gezondheid. Het is de verantwoordelijkheid van Klant te bepalen of deze IBM SaaS voldoet aan de eisen van Klant met betrekking tot het type content dat Klant in samenhang met de IBM SaaS gebruikt. Klant is verantwoordelijk voor alle kosten die IBM oploopt als gevolg van het feit dat dergelijke informatie door Klant beschikbaar is gesteld aan de IBM SaaS, met inbegrip van kosten die voortvloeien uit vorderingen van derden. IBM Sterling e-invoicing is een cloud-based oplossing die het voor leveranciers mogelijk maakt om op elektronische wijze facturen aan kopers te verzenden, met gebruikmaking van elektronische handtekeningen (e-signatures), handtekeningverificatie door derden en archivering. IBM heeft TrustWeaver AB gecontracteerd voor de ondertekening, validatie en archivering van e-invoices via de ondemand service die door TrustWeaver in een multi-tenant omgeving wordt verleend. TrustWeaver ondersteunt de noodzakelijke hardware en certificaatgevers. De maximumgrootte van integratiebestanden (EDI, XML,.csv, plat bestand, etc.) is 4 megabyte. De maximumgrootte van PDFfactuurbestanden is 20 megabyte. Welke technische indelingen er worden ondersteund, is afhankelijk van de vraag of het land waarin de factuur is ondertekend, van een tijdsaanduiding is voorzien of is opgeslagen, een Clearance Territory of een Post-Audit Territory is. In de IBM SaaS-documentatie wordt aangegeven of een jurisdictie een Post- Audit Territory dan wel een Clearance Territory is, en welke technische indelingen er worden ondersteund. Meer in het bijzonder biedt de IBM Sterling e-invoicing Service twee basisservices: a. De IBM Sterling e-invoicing Signature Services zijn bedoeld voor leveranciers en verzorgen de digitale ondertekening van facturen waar de facturen digitaal door de verkoper worden ondertekend met behulp van verschillende soorten handtekeningen. Signature Services omvatten functies voor het, volgens het door Klant ter zake vastgestelde beleid, koppelen van tijdsaanduidingen aan handtekeningen. De tijdsaanduidingen worden toegevoegd aan CAdES-T/A, XAdES/T/A en PAdES-EPES/LTV, en zijn zo ontworpen dat ze voldoen aan de TimeStamp Token-indeling zoals gedefinieerd in de RFC3161-norm. De TimeStamp Tokens worden, indien er geen aanvullende eisen gelden, aangemaakt door de Time Stamping Authority ("TSA") die deel uitmaakt van TrustWeaver-Signing. Supplier Service: Sign, validate, timestamp, package Ondersteuning voor softwarematige (in EU-termen: geavanceerde) elektronische handtekeningen en een veelheid aan hardwarematige (in EU-termen: gekwalificeerde) elektronische handtekeningen. i (09/2015) Pagina 7 van 8

8 b. De IBM Sterling e-invoicing Validation Services zijn bedoeld voor kopers en verzorgen de validatie van, en plaatsing van tijdsaanduidingen bij, digitale handtekeningen op ondertekende facturen in overeenstemming met land-specifieke vereisten. 2. Optionele services 2.1 IBM Sterling e-invoicing Archive Service De IBM SaaS verzorgt de langdurige (tot 11 jaar) elektronische opslag van elektronische facturen (einvoices) en de aanverwante, via de IBM SaaS's verwerkte documenten, afhankelijk van de in de lokale jurisdictie geldende voorschriften. Het archief maakt het voor Klant of een fiscaal controleur mogelijk om de opgeslagen e-invoices te doorzoeken, te bekijken en er verslag over uit te brengen, en om de integriteit en authenticiteit van e-invoices te controleren. De IBM SaaS is niet ontworpen om te voldoen aan de wet- en regelgeving inzake e-invoices voor vastgoed, e-invoices voor een boekhoudkundig/fiscaal jaar van meer dan twaalf (12) maanden, de opschorting of verlenging van een opslagperiode of speciale regulerende maatregelen, achterstallige belastingaangiften of achterstallige boekingen die tot verlengde opslagperioden leiden, of speciale regels die gelden voor een sector of industrie. a. Archive Service De grafische gebruikersinterface van de Archive Service maakt deel uit van de IBM SaaS en maakt het voor een eindgebruiker mogelijk zijn gearchiveerde documenten op te zoeken en te openen. Aldus gevonden facturen kunnen worden gedownload naar schijf of worden gecontroleerd (indien van toepassing) via de webpagina van de Audit Service. Facturen worden bewaard volgens de in de lokale jurisdictie geldende voorschriften. b. Audit Service De IBM SaaS biedt een grafische gebruikersinterface voor Audit Service, waarheen gearchiveerde e-invoices kunnen worden geüpload. De webpagina van Audit Service werkt samen met de Archiving Service en accepteert auditaanvragen van de webpagina van de Archiving Service, alsmede rechtstreekse aanvragen met behulp van verwijzingen naar facturen. Het resultaat van de audit wordt gepresenteerd in een grafische gebruikersinterface. De webpagina voor audit toont authenticiteitsgegevens met betrekking tot de validatie van certificaten; tevens wordt de integriteitsstatus van de handtekening van de e-invoice getoond. In aanvulling hierop kunnen er gegevens over de ondertekening en tijdsaanduiding van certificaten worden opgeroepen. De beleidslijnen inzake certificaten, alsmede de beleidslijnen inzake de ondertekenings- en handtekeningsvalidatie, kunnen worden opgeroepen en ingezien door op de aangeboden kruisverwijzingen te klikken. Facturen waarop de ETSI-handtekeningsindelingen CAdES-A en XAdES-A zijn toegepast, zowel in enkele als meervoudige vorm, kunnen door de webpagina voor audit opnieuw worden gevalideerd. 2.2 IBM Sterling e-invoicing Mandatory Local Archive Voor Clearance Countries verzorgt de IBM SaaS de langdurige archivering van gegevens in het land zelf, tot maximaal 10 jaar, afhankelijk van de in de lokale jurisdictie geldende voorschriften. Het archief maakt het voor Klant of een fiscaal controleur mogelijk om de opgeslagen e-invoices te doorzoeken, te bekijken en er verslag over uit te brengen, en om de integriteit en authenticiteit van e-invoices te controleren. 2.3 IBM Sterling e-invoicing IBM Sterling e-invoicing Async API for Clearance Countries De IBM SaaS verzorgt, voor de nationale belastingdienst of een officieel erkende private leverancier, de real-time goedkeuring van een ondertekende factuur, welke goedkeuring moet plaatsvinden voordat een factuur als "uitgegeven" wordt beschouwd. Deze IBM SaaS omvat tevens de real-time registratie van de factuur bij de belastingautoriteiten. i (09/2015) Pagina 8 van 8