Bijlage Werknemer. C&A Vestiging: C&A Buying Comm.V

Transcriptie

1 Bijlage Werknemer C&A Vestiging: C&A Buying Comm.V

2 Inhoud 1 Algeme bepaling Persoonsgegevscategorieën rechtsgrond Geautomatiseerde besluitvorming Ontvangers van persoonsgevs Internationale doorgifte van persoonsgegevs buit de EER Bewaartermijn

3 Ik b e (gewez) Werknemer 1 Algeme bepaling Wij verwerk uw gegevs overekomstig de bepaling van de Algeme Verording Gegevsbescherming van de EU alle andere relevante nationale wetgeving inzake arbeid gegevsbescherming. Als uw werkgever, di wij voor gebruikelijke arbeidsrechtelijke doeleind, informatie over u te bewar te verwerk. De informatie die we bewar verwerk zal uitsluitd gebruikt word voor het beher van de onderneming voor administratieve doeleind. We zull de gegevs bewar gebruik om de onderneming te bestur onze arbeidsrelatie met u op e effectieve, rechtmatig passde wijze te beher, zowel op het momt van uw indisttreding, tijds uw effectieve tewerkstelling, als op het momt dat uw arbeidsoverekomst eindigt nadat u de onderneming heeft verlat. In het kader van uw tewerkstelling dit u alle persoonlijke informatie te verstrekk die nodig is om de arbeidsrelatie met de onderneming tot stand te brg, uit te voer te beëindig om de daarmee verband houdde contractuele verplichting na te kom, of wij zijn wettelijk verplicht deze informatie te verzamel. Zonder deze gegevs kunn wij de arbeidsoverekomst niet uitvoer. Dit omvat het gebruik van informatie om ons in staat te stell om de arbeidsoverekomst na te lev, om alle wettelijke vereist na te lev, om de gerechtvaardigde belang van de onderneming na te strev om onze juridische belang te bescherm in geval van juridische geschill/procedures. Indi u deze gegevs niet verstrekt, kunn wij in bepaalde gevall onze verplichting niet nakom zull wij u informer over de gevolg van het niet verstrekk van deze gegevs. Aangezi de onderneming werkzaam is in de detailhandel, moet we van tijd tot tijd uw gegevs verwerk om onze gerechtvaardigde zakelijke belang te handhav, bijvoorbeeld voor administratieve HR-doeleind of voor het beheer van prestaties, om fraude te voorkom of om pottiële misdrijv te meld. In principe verzamelt C&A uw gegevs als werknemer uitsluitd indi wij deze rechtstreeks van u hebb ontvang bij het sluit van de arbeidsoverekomst of tijds de sollicitatieprocedure. In bepaalde gevall word uw persoonsgegevs ook verzameld door andere instanties als gevolg van wettelijke bepaling. Zo kan onder meer bijvoorbeeld de bevoegde belastingdist gegevs verzamel inzake belasting kan de bevoegde ziekteverzekering bepaalde informatie verzamel met betrekking tot periodes van arbeidsongeschiktheid. Wij zull uw gegevs in ge kel geval verwerk op basis van gerechtvaardigde belang wanneer uw belang of uw grondrecht fundamtele vrijhed zwaarder weg dan die belang. Het gros van de informatie die wij bewar zal door uzelf zijn verstrekt, maar bepaalde informatie kan afkomstig zijn van andere interne bronn, zoals uw manager, of in bepaalde gevall, externe bronn, zoals arbiters. Uiteraard zult u onvermijdelijk word vermeld in allerhande ondernemingsdocumt dossiers die door u uw collega's word opgesteld tijds de uitvoering van de overegekom tak tijds de activiteit van de onderneming. Wanneer wij gevoelige informatie verwerk met betrekking tot uw ras of etnische afkomst, politieke opvatting, religieuze filosofische overtuiging, lidmaatschap van e vakbond, biometrische gegevs of seksuele geaardheid, zull we hiervoor altijd uw uitdrukkelijke toestemming verkrijg, behalve wanneer dit wettelijk niet vereist is of die gevoelige informatie vereist is om uw gezondheid te 3

4 bescherm in geval van nood. Waar we gegevs verwerk op basis van uw toestemming, hebt u het recht om deze toestemming op elk ogblik in te trekk. Behouds hetge hieronder vermeld wordt, zull wij uitsluitd informatie over u aan derd bekdmak indi wij wettelijk verplicht zijn om dit te do of indi wij onze contractuele verplichting jegs u moet nakom, zo kunn wij bijvoorbeeld bepaalde informatie di door te gev aan onze externe verwerker. Wij kunn informatie over u doorgev aan andere onderneming binn onze groep voor doeleind die verband houd met uw tewerkstelling of voor het bestur van de onderneming. In beperkte noodzakelijke omstandighed kunn uw gegevs word doorgegev buit de EER of aan e internationale organisatie om te voldo aan onze wettelijke of contractueel bepaalde verplichting. 2 Persoonsgegevscategorieën rechtsgrond Gegevs met betrekking tot het tewerkstellingsaanbod het contractbeheer, verhuisdist, aanwerving inclusief functie, stand contract, duur van tewerkstelling, salaris andere vergoeding (personeelskorting, kaart voor opbaar vervoer, andere bonussystem) De uitvoering van de overekomst(art. 6 (1) b) GDPR. Daarnaast kunn collectieve overekomst (ctrale arbeidsoverekomst, lokale arbeidsoverekomst tariefoverekomst) de rechtsgrond vorm voor vergoeding uitkering (art. 6 (1)(b) / Art. 88 (1) GDPR) Functie, rapporteringslijn zakelijke contactgegevs voor interne communicatie met inbegrip van, maar niet beperkt tot naam, functie, rapporteringslijn / organigramm, adress, postcode, woonplaats, telefoonnummer adres Master- transactiedata voor de administratie van de arbeidstijd de afwezighed omwille van vakantie, ziekte, zwangerschap of om andere red, payroll, beheer organisatie van zakreiz, gebruik van bedrijfskredietkaart terugbetaling van kost, prestatie- of taltmanagemt, training, psiofonds, bedrijfsverzekering, registratie bij overhed, opvolgingsplanning, interne vraagstelling, interne melding, administratie bij uitdisttreding inclusief naam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats foto, familieband, VISA / werkvergunning / immigratiestatusgegevs inclusief kopieën van paspoort, Om onze of gerechtvaardigde belang van derd (bv. autoriteit) te bescherm, behalve wanneer uw belang of uw grondrecht fundamtele vrijhed zwaarder weg dan die belang (art. 6 (1)(f) GDPR). Het voornaamste belang van de onderneming is het mogelijk mak van e effectieve interne communicatie. De uitvoering van de overekomst(art. 6 (1)(b) GDPR. Daarnaast kunn collectieve overekomst (ctrale arbeidsoverekomst, lokale arbeidsoverekomst tariefoverekomst) de basis vorm voor vergoeding uitkering (art. 6 (1)(b) / art. 88 (1) GDPR. Om gerechtvaardigde belang van ons of derd (bijv. autoriteit) te bescherm, behalve wanneer uw belang of uw grondrecht fundamtele vrijhed zwaarder weg dan die belang (art. 6 (1)(f) GDPR). Het voornaamste belang van de onderneming is het bestur van de onderneming 4

5 personeelsnummer, gebruikers-id's, sociale gegevs, bankgegevs, rijksregisternummer, psioverzekeringsnummer, vaardigheidsgegevs, prestatiegegevs, salarisgegevs, fiscale idtificatiummers, gegevs over wagpark-/ poolparkmanagemt, rijbewijz, gegevs over de gebruiksfaciliteit van de onderneming (toegangscontrole, parkeerruimte, kantine, sleutels, kantooruitrusting) Personeelsgegevs voor het beheer van de personeelsdossiers, bv. uw sollicitatieformulier referties, uw arbeidsoverekomst evtuele wijziging hieraan aangebracht; correspondtie met of over u, bijvoorbeeld briev ter atttie van u met betrekking tot e loonsverhoging of informatie die nodig is voor lon, uitkering onkost, gegevs met het oog op de administratie met betrekking tot aanwezigheid afwezigheid inzake de registratie van de werktijd, vakantie, arbeidsongeschiktheid, arbeidsongevall, psio- of ziekteregeling, gezondheidscertificat, verzekeringsgegevs, zakreiz, wagparkbeheer, parkeerruimte, gegevs met betrekking tot arbeidsgerelateerde ongevall, verwerking van prestatiegegevs het beher van onze relatie met u op e effectief, rechtmatige passde wijze. Voor zover bijzondere categorieën van persoonsgegevs in overestemming met art. 9 (1) GDPR word verwerkt in de context van de arbeidsrelatie, word deze aangewd om recht uit te oef of om te voldo aan wettelijke verplichting die voortvloei uit het arbeidsrecht, het socialezekerheidsrecht of het fiscaal recht (bv. het verstrekk van gezondheidsgegevs aan de zorgverzekering, registratie van ernstige invaliditeit als gevolg van de fiscale voordel voor person met e handicap). Bovdi word gezondheidsgegevs verwerkt om te voldo aan onze verplichting op het vlak van gezondheid, veiligheid welzijn op het werk - om na te gaan welke invloed uw gezondheid heeft op uw arbeidsprestaties of evtuele aanpassing aan uw arbeid aangewez zijn. Deze gegevs hebb wij eves nodig voor het beher van de wettelijke aanvullde ziekte-uitkering. Dit gebeurt overekomstig art. 9 (2)(b) GDPR. Daarnaast wordt de verwerking van gezondheidsgegevs voor de beoordeling van uw arbeidsgeschiktheid gerechtvaardigd door art. 9 (2)(h) GDPR of op basis van uw toestemming overekomstig art. 9 (2)(a) GDPR (bv. bedrijfsgezondheidszorg / re-integratiemanagemt). De uitvoering van de overekomst als zodanig (art. 6 (1)(b). Daarnaast kunn collectieve overekomst (ctrale arbeidsoverekomst, lokale arbeidsoverekomst tariefoverekomst) de basis vorm voor vergoeding uitkering (art. 6 (1)(b). Voor zover bijzondere categorieën van persoonsgegevs in overestemming met artikel. 9 (1) GDPR word verwerkt in de context van de arbeidsrelatie, word deze gebruikt om recht uit te oef of om te voldo aan wettelijke verplichting die voortvloei uit het arbeidsrecht, het socialezekerheidsrecht of het fiscaal recht (bv. het verstrekk van gezondheidsgegevs aan de zorgverzekering, registratie van de ernstige invaliditeit als gevolg 5

6 met betrekking tot activiteit, gegevs met betrekking tot uw loopbaan, zoals opleidingsgegevs,, indi van toepassing, disciplinaire rapport rapport over klacht. Communicatiegegevs ( / kalder / to-do lijst / messger / internet / telefoongebruik) voor het beheer van de communicatie Andere IT gegevs (toegangsrecht voor netwerk toepassing), gebruik van arbeidsgerelateerde system, lictiemanagemt, beveiligingstoezicht) voor het beheer van IT system van de fiscale voordel voor person met e handicap. Bovdi word gezondheidsgegevs verwerkt om te voldo aan onze verplichting op het gebied van gezondheid, veiligheid welzijn op het werk - om na te gaan welke invloed uw gezondheid heeft op uw vermog om uw arbeid te verricht of evtuele aanpassing aan uw arbeid aangewez zijn. Deze gegevs hebb wij eves nodig voor het beher van de wettelijke aanvullde ziekte-uitkering. Dit gebeurt overekomstig art. 9 (2)(b) GDPR. Daarnaast wordt de verwerking van gezondheidsgegevs voor de beoordeling van uw arbeidsgeschiktheid gerechtvaardigd door art. 9 (2)(h) GDPR of op basis van uw toestemming overekomstig art. 9 (2)(a) GDPR (bv. bedrijfsgezondheidszorg / reïntegratiemanagemt). Om onze of gerechtvaardigde belang van derd (bv. autoriteit) te bescherm, behalve wanneer uw belang of uw grondrecht fundamtele vrijhed zwaarder weg dan die belang (art. 6 (1)(f) GDPR). Het voornaamste belang van de onderneming is het bestur de onderneming het effectief, rechtmatig passd beher van onze communicatie. Daarnaast kunn collectieve overekomst (ctrale arbeidsoverekomst, lokale arbeidsoverekomst tariefoverekomst) word gebruikt als rechtsgrond voor de opslag verwerking van gegevs (art. 6 (1)(b) / Art. 88 (1) GDPR. Om onze of gerechtvaardigde belang van derd (bijv. autoriteit) te bescherm, behalve wanneer uw belang of uw grondrecht fundamtele vrijhed zwaarder weg dan die belang (art. 6 (1)(f) GDPR). Het voornaamste belang van de onderneming is het waarborg van haar veiligheid, het nalev passd gebruik van de system, (bv. het onderzoek van strafbare feit of het controler / monitor van het internetgebruik / communicatie-apparatuur) Daarnaast kunn collectieve overekomst (ctrale arbeidsoverekomst, lokale arbeidsoverekomst 6

7 Juridische dist met betrekking tot de arbeidsrelatie Videobewakingsgegevs beveiligingsdoeleind voor tariefoverekomst) word gebruikt als rechtsgrond voor de opslag verwerking van gegevs (art. 6 (1)(b) / art. 88 (1) GDPR. De verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigde belang van ons of van derd (bijv. autoriteit), behalve wanneer uw belang of uw grondrecht fundamtele vrijhed zwaarder weg dan die belang (art. 6 (1)(f) GDPR). Sommige vestiging mak gebruik van middel voor videobewaking. Het primaire doel van het gebruik van videobewaking is: Prevtie opsporing van diefstal/fraude Veiligheid van de werknemers Veiligheid van de klant Verzamel van bewijsmateriaal met het oog op de strafrechtelijke vervolging Intern fraudeonderzoek Facility Security De verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigde belang van ons of van derd (bijv. autoriteit), behalve wanneer uw belang of uw grondrecht fundamtele vrijhed zwaarder weg dan die belang (art. 6 (1)(f) GDPR). Daarnaast kunn collectieve overekomst (ctrale arbeidsoverekomst, lokale arbeidsoverekomst tariefoverekomst) word gebruikt als rechtsgrond voor de opslag verwerking van gegevs (art. 6 (1)(b) / art. 88 (1) GDPR). De verplichte signalisaties van de betreffde camera s zijn steeds aanwezig. De gebruiksdoeleind van de videobeeld word steeds medegedeeld aan de ondernemingsraad. De videobeeld word bewaard voor e periode van 30 dag, tzij ingeval van e lopd onderzoek. 7

8 3 Geautomatiseerde besluitvorming C&A maakt ge gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering in de arbeidsadministratieprocess. 4 Ontvangers van persoonsgevs Binn onze onderneming ontvang uitsluitd de hiertoe bevoegde person functies (bv. Afdeling, ondernemingsraad, vertegwoordiging van e persoon met e handicap) uw persoonsgegevs die zij nodig hebb om te voldo aan de contractuele wettelijke verplichting van de onderneming. Binn de ondernemingsgroep word uw gegevs doorgegev aan specifieke onderneming, aangezi de gegevsverwerkingstak ctraal word uitgevoerd voor de filial van de Groep (bv. loonadministratie, HR-administratie, IT). Daarnaast do wij beroep op verschillde distverlers of cloudproviders om aan onze verschillde contractuele wettelijke verplichting te voldo (bijvoorbeeld SAP Succes Factors). Dit zijn zakrelaties van lange termijn, die gedekt word door overekomst voor de verwerking van bestelling tuss C&A de distverler. Wij kunn uw persoonlijke informatie doorgev aan andere ontvangers buit de onderneming voor zover dit nodig is om aan de contractuele wettelijke verplichting als werkgever te voldo, bijvoorbeeld: Autoriteit (wettelijke psio-, zorg- andere sociale verzekeringsinstelling / professionele psiofonds, belastingautoriteit, rechtbank, externe advocat) Bank, Verzekering, Externe Handelsauditors, Consultants (bv. Expats, Outplacemt) Wettelijk aangestelde in geval van persoonlijk onvermog / derde debiteur in geval van beslag op loon Andere zoals reisbureaus / opbaarvervoeronderneming, verhuisbureaus etc. 5 Internationale doorgifte van persoonsgegevs buit de EER C&A kan personeelsgegevs binn de EU /of naar Zwitserland doorgev, aangezi C&A deel uitmaakt van de COFRA-groep in Zug, Zwitserland. Doorgifte van persoonsgegevs binn de EU van naar Zwitserland is toegestaan op grond van de hoge beschermingsnorm inzake gegevsbescherming (zoals beschrev hieronder). Er zijn echter situaties waarin gegevs naar e ander land dan de land van de EU /of Zwitserland kunn word doorgegev. Bijvoorbeeld: indi uw gegevs in e IT-systeem van e vertrouwde derde opgeslag zijn deze derde in e ander land, zoals de Verigde Stat, gevestigd is, kunn uw gegevs naar dat land doorgegev word, zodanig dat de vertrouwde partners van C&A u/ons hun(helpdesk)dist kunn aanbied. In de gevall dat C&A uw gegevs buit de EU dit te verstur, zal u hiervan afzonderlijk in knis word gesteld neemt C&A passde maatregel om ervoor te zorg dat uw gegevs volgs de hoge beschermingsnorm, zoals voorgeschrev door de EU-wetgeving word beschermd. 8

9 Voor zover er technische oplossing word gehanteerd om uw personeelsgegevs te verwerk, vindt de opslag van deze gegevs plaats binn de Europese Unie. Voor zover de technische oplossing van onze softwarepartners door titeit buit de Europese Unie word aangewd, zull er standaard EU model clausules inzake gegevsbescherming of e Privacy Shield word overegekom teinde e passd niveau van gegevsbescherming te waarborg. 6 Bewaartermijn Wij zull uw persoonlijke informatie verwijder zodra deze niet langer nodig is voor bovstaande doeleind. Na de beëindiging van uw tewerkstelling, zull uw persoonsgegevs bewaard word zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit is gewoonlijk het gevolg van wettelijke bewijs- bewaarverplichting, die onder meer zijn geregeld in het Wetboek van Economisch recht het Wetboek van Inkomstbelasting. De opslagtermijn lop om die red op tot ti jaar. Daarbov kunn persoonsgegevs word bewaard gedurde de periode waarin vordering teg de onderneming kunn word ingesteld (wettelijke verjaringstermijn van drie of dertig jaar of in geval van e bedrijfspsiorecht zolang dit recht duurt). Wat betreft de bewaartermijn van bewakingsbeeld, zie het desbetreffde gedeelte hierbov. 9