Toelichting op het Dienstverleningsdocument Pensioenvraag (Collectieve regeling)

Transcriptie

1 Toelichting op het Dienstverleningsdocument Pensioenvraag (Collectieve regeling) Inleiding. U heeft een dienstverleningsdocument (DVD) van ons ontvangen. Dit DVD is opgesteld conform de voorschriften van de AFM; in dit DVD kon maar een beperkt aantal variabelen worden opgenomen. Om u uitgebreider te informeren, over wat wij voor u kunnen betekenen en de hoogte van onze beloning, hebben wij deze toelichting opgesteld. U hebt ons gevraagd om advies met betrekking tot het opzetten van een pensioenregeling voor uw medewerkers of voor het aanpassen van uw bestaande pensioenregeling. Graag zetten we hieronder onze werkwijze uiteen en geven we u inzicht in de kosten die met een dergelijk traject gemoeid zijn. Algemeen Zowel bij het voor het eerst opzetten van een pensioenregeling als bij het aanpassen van een bestaande pensioenregeling heeft u te maken met een tweetal aspecten: 1. De pensioentoezegging aan uw werknemers. De afspraken die u met betrekking tot pensioen met uw medewerkers maakt (of heeft gemaakt), zijn of worden beschreven in het pensioenreglement; 2. De verplichting om die pensioentoezegging buiten uw onderneming onder te brengen bij een pensioenuitvoerder. (U mag voor werknemers in loondienst geen pensioenregeling in eigen beheer voeren). De afspraken tussen u als werkgever en de pensioenuitvoerder zijn of worden beschreven in de uitvoeringsovereenkomst. Vaak heeft zo n uitvoeringsovereenkomst een bepaalde looptijd (1, 5 of 10 jaar zijn de meest voorkomende termijnen). Na afloop van deze looptijd zal de betreffende uitvoerder u een voorstel doen om het huidige contract te verlengen/voort te zetten. Zowel bij het opzetten van een nieuwe pensioenregeling, bij aanpassingen van de bestaande pensioenregeling als bij contractsverlenging met uw pensioenuitvoerder, kunnen wij u goed van dienst zijn. Pensioen is adviesgevoelige materie en we willen er samen met u voor zorgen dat de pensioenregeling aansluit resp. blijft aansluiten bij uw wensen en o.a. fiscale- en pensioenwet- en regelgeving. In onze advisering volgen we de zogenaamde Leidraden 2 e pijler pensioenadvies zoals die door de AFM zijn opgesteld. Dit betekent dat we met u een traject volgen dat bestaat uit 4 elkaar opvolgende fasen, dat leidt tot een voor uw onderneming passend pensioenadvies. Inventariseren -> Analyseren -> Adviseren en implementeren -> Beheer. Wat doen wij voor u? w w w. p c w. n l Pagina 1

2 1. Onderzoek. Hoe is uw persoonlijke situatie? (inventariseren) Hierin bespreken we o.a. met u Hoe de (nieuwe) pensioenregeling eruit moet zien. Welke gevolgen bepaalde keuzen voor bijvoorbeeld een bepaald pensioensysteem hebben. Verder spreken we met u over het budget dat u voor de regeling in gedachten heeft. Ook vragen we u naar (verandering van) de werkzaamheden binnen de onderneming, om te kunnen bepalen of u wel een eigen pensioentoezegging kunt doen aan uw medewerkers of dat u zich verplicht dient aan te sluiten bij een Bedrijfstak Pensioenfonds. 2. Advies. Welke financiële oplossing past bij u en uw situatie? (analyseren en adviseren op hoofdlijnen) We analyseren de bevindingen uit de inventarisatiefase (stap 1), en doen u een eerste voorstel hoe de pensioentoezegging aan uw werknemers er uit zou kunnen zien. Uiteraard betrekken we hierin ook de meest recente wetgeving op pensioengebied. We stellen vast welke pensioenlasten uw onderneming nu en in de toekomst redelijkerwijs zou kunnen dragen. Op grond van onze conclusies zou bijvoorbeeld kunnen blijken, dat de bij aanvang door u gewenste pensioenregeling een te groot financieel risico vormt voor uw onderneming (nu of in de toekomst). In zo n situatie zullen we opnieuw met u in gesprek gaan om de wensen en doelen ten aanzien van de regeling bij te stellen, zodat er een passende regeling voor u en uw medewerkers komt. 3. Zoeken. Welke aanbieder heeft de financiële oplossing die bij u past? (adviseren op detailniveau) Als duidelijk is hoe de pensioenregeling eruit moet zien, zullen we u adviseren over de uitvoerder waar de regeling het best kan worden ondergebracht. Een gedegen marktonderzoek vormt altijd de basis voor onze keuze voor een uitvoerder. We letten hierbij niet alleen op kosten, maar ook op zaken als de administratieve afhandeling (snelheid/foutloosheid) en beleggingsprestaties. Uiteraard spelen ook uw wensen met betrekking tot de uitvoerder een belangrijke rol. Bovendien kijken we ook al vooruit: Met de ene uitvoerder kunnen andere (betere) afspraken worden gemaakt over de manier waarop de regeling in later stadium door ons beheerd moet worden dan met de andere uitvoerder. w w w. p c w. n l Pagina 2

3 4. Contract. Heeft u gekozen? Dan kunnen wij ervoor zorgen dat u de contracten krijgt. (implementeren) Zodra een uitvoerder is gekozen begeleiden we de implementatie van de regeling, onder andere bestaande uit het opvoeren van uw werknemers in de administratiesystemen van de uitvoerder. Controleren we de inhoud van de op te leveren juridische documenten, het (nieuwe) pensioenreglement en de (nieuwe) uitvoeringsovereenkomst. Uiteraard besteden we ruim aandacht aan communicatie met uw medewerkers. Omdat voor velen pensioen een lastig onderwerp, en tegelijk een belangrijke arbeidsvoorwaarde is proberen we in een zo vroeg mogelijk stadium draagvlak te creëren voor (de wijzigingen in) de regeling die u voorstaat. w w w. p c w. n l Pagina 3

4 5. Onderhoud. U heeft het contract. Daarna houden wij in de gaten of het goed gaat. (beheren) Wanneer de (nieuwe) pensioenregeling is geïmplementeerd breekt de fase van beheer van de regeling aan. Wij bieden u de keuze uit een drietal pensioen servicepakketten. Zo kunt u ervoor kiezen het gehele beheer aan PCW over te laten (Uitbesteed Beheer) of om beheerkosten te besparen - zoveel mogelijk zelf te doen (Zelf Beheren). Ook is er tussenvorm waarbij u zelf het doorgeven van administratieve mutaties verzorgt, en waarbij wij een controlefunctie houden en u blijven adviseren. De verschillende pensioen-servicepakketten kunnen worden afgenomen op uurbasis of tegen betaling van een vaste fee gebaseerd op het aantal deelnemers in de pensioenregeling. Onze beloning: De standaard-dvd van de AFM dwingt ons om een gemiddelde prijs voor een adviestraject (stap 1 t/m 4) te noemen. De realiteit is echter dat wij u in een algemeen document geen vaste (gemiddelde) prijs kunnen voorstellen. Elke situatie bij verschillende werkgevers is immers anders. Soms hebben we te maken met een kleine onderneming en komen we na de inventarisatiefase tot de conclusie dat moet worden aangesloten bij een verplicht gesteld Bedrijfstak Pensioenfonds (BPF). Dan begeleiden we u hierbij. Het kan om u moverende redenen uw wens zijn om toch een eigen regeling op te zetten. Wij onderzoeken voor u of en op welke wijze er dispensatie van de verplichte deelname aan het BPF mogelijk is. Waar mogelijk helpen en begeleiden wij u bij het verkrijgen van de dispensatie. Dan weer hebben we juist te maken met een grotere onderneming en zal de communicatie met bv. een ondernemingsraad of pensioencommissie de nodige tijd vergen. Daarom maken we in vroeg stadium een projectplanning met daarin een opsomming van de te zetten stappen, de data waarop werkzaamheden worden afgerond, welke communicatie u van ons mag verwachten en een inschatting van het aantal uren (maal tarief) dat we voor elk onderdeel denken nodig te hebben. Sommige stappen in het traject zijn verplicht door een pensioenadviseur uit te voeren; van andere stappen nemen we de uren (maal tarief prijs) op als een door u te kiezen optie. Om een voorbeeld te noemen: U kunt bijvoorbeeld kiezen om uw medewerkers tijdens een groepspresentatie door ons te laten infomeren over de pensioenregeling, maar u kunt ook besluiten elke werknemer de gelegenheid te geven individueel met een van onze adviseurs te praten. Pas als we uw akkoord krijgen op de projectplanning, gaan we voor u aan de slag. Vooraf weet u dus exact waar u aan toe bent. w w w. p c w. n l Pagina 4

5 Overigens is er altijd sprake van een planning; aan het eind van het adviestraject wordt het daadwerkelijk aantal gemaakte adviesuren bij u in rekening gebracht. Tussentijds houden we u uiteraard op de hoogte van de voortgang van het traject en communiceren we tijdig over eventuele meerkosten die we voorzien. Een overzicht van ons pensioen-servicepakket is als bijlage bijgevoegd. (stap 5, Onderhoud). w w w. p c w. n l Pagina 5

6 Beheer Uitbesteed beheren Module administratie - aanmelden nieuwe werknemer - uit dienst melden incl. nazorg - collectieve salarisaanpassing - individuele salarisaanpassing - wijzing part-timepercentage - wijziging N.A.W. gegevens werknemer - geboorte kind - controle boekingen en premies rekening courant plus eventuele eigen bijdragen werknemers - controle van alle mutaties uit deze module - switch beleggingsfondsen - agenda, rappel en overige backoffice - wijziging partner relatie werknemer - individueel bijsparen - overlijden werknemer - (gedeeltelijk) arbeidsongeschiktheid - waardeoverdracht inkomend - pensionering Controle module administratie Module controle - werkzaamheden onderneming (ivm. mogelijk BPF) Gecombineerd beheren Zelf beheren - regeling nog passend voor bedrijf - controleren deelnemersbestand - steekproef controle boekingen rekening courant Module advies werkgever & deelnemer - periodiek adviesgesprek - aanbod uitvoerders - telefonische helpdesk beantwoorden vragen werkgever w w w. p c w. n l Pagina 6

7 - beantwoorden vragen met betrekking tot juridische documenten (bestaande regeling) - helpsdesk deelnemers, let op adviesgevoelige mutaties zoals: - wijziging partner relatie werknemer (o.a. echtscheiding) - individueel bijsparen - overlijden werknemer - (gedeeltelijk) arbeidsongeschiktheid - waardeoverdracht - pensionering Module communicatie - PCW pensioennieuwsbrief - eenvoudige beschrijving pensioenregeling - beschrijving verzekerde arbeidsvoorwaardenpakket - pensioenconsult nieuwe deelnemers Optioneel Optioneel Optioneel - pensioenconsult bij beëindiging partner relatie/echtscheiding Optioneel Optioneel Optioneel - pensioenconsult bij pensionering Optioneel Optioneel Optioneel - pensioenpresentaties Optioneel Optioneel Optioneel - handboek administratie pensioenregeling Vaste prijs jaarlijkse update Vaste prijs jaarlijkse update Module incidentele trajecten Uurtarief Uurtarief Uurtarief - verlenging en opzet pensioenregeling - samengaan van bedrijf met andere onderneming, harmonisatietrajecten - maatwerk voor doelgroepen - adviseren, communiceren en doorvoeren fiscaal- of civiel juridische regelgeving - adviseren, communiceren en doorvoeren wijzigingen in kader w w w. p c w. n l Pagina 7

8 productaanbod verzekeraar tijdens contractsperiode w w w. p c w. n l Pagina 8

9 Service budget: Overzicht tarieven pensioenservice pakketten Pakket Per deelnemer per jaar Uitbesteed Beheer 179,50 Gecombineerd Beheer 154,50 Zelf Beheren 101,00 Korting i.v.m. deelnemersaantal Deelnemersaantal Korting 25 tot 50 deelnemers 15% Vanaf 50 deelnemers 25% Verder geldt dat niet wordt gewerkt met restitutie voor tijdens het jaar vertrekkende werknemers, noch met suppletie voor nieuwe, in de loop van het jaar beginnende werknemers. Zoals boven gesteld is het aantal deelnemers op peildatum uitgangspunt voor het vaststellen van de servicefee. Er geldt een minimum servicefee van 772,50 per jaar. (prijsniveau 2018). Overige tarieven: Module communicatie Prijs bijzonderheden pensioenconsult nieuwe deelnemers 154,50 per consult op locatie pensioenconsult bij beëindiging partner 154,50 reiskosten 90,00 relatie/echtscheiding pensioenconsult bij pensionering 154,50 pensioenpresentaties 772,50 zonder Prezi 410,- handboek administratie pensioenregeling 772,50 De tarieven (prijsniveau 2018): Uurtarief: functie tarief Junior adviseur 82,50 Senior adviseur 108,00 Junior pensioenconsultant 138,50 Senior pensioenconsultant 179,50 Tarief incidentele werkzaamheden: Voor de incidentele werkzaamheden berekenen wij het werkelijk bestede uurtarief van de betrokken medewerker. Alle genoemde bedragen zijn excl. btw AD-FO-634 datum

10 OPDRACHT COLLECTIEF PENSIOEN Naam bedrijf/ instelling : Rechtsgeldig vertegenwoordigt door : Nummer inschrijving KvK : Geeft opdracht tot: o o het uitbrengen van een advies voor het tot stand brengen van een collectieve pensioenregeling (stap 1 t/m 4) tegen een tarief van gebaseerd op de bij deze opdracht toegevoegde en voor akkoord ondertekende projectplanning. Opgemerkt wordt, dat het een uiterst zorgvuldige projectplanning betreft en daarmee een indicatie van de in rekening te brengen kosten. Bij tussentijdse wijzigingen (meer-/minderwerk) of noodzakelijke aanpassingen die tot een kostenverhoging voor u leiden zullen wij u altijd VOORAF in kennis stellen en om een akkoord vragen. het Onderhoud (stap 5) van de collectieve pensioenregeling op basis van o het aantal medewerkers in dienst van opdrachtgever vermenigvuldigd met ons door-eentarief van. per medewerker per jaar waarbij gekozen is voor het Pensioen-service-pakket: o Uitbesteed Beheer o Gecombineerd Beheer o Zelf Beheren De algemene voorwaarden van Pensioen Consultants Westland. zijn van toepassing en u uitgereikt. Het dienstverleningsdocument en de toelichting zijn u uitgereikt. Voor akkoord: Naam. Datum... Handtekening Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. AD-FO-634 datum

11 Algemene voorwaarden van Pensioen Consultants Westland B.V. nader te noemen PCW. 1. Algemeen. a. Pensioen Consultants Westland B.V. nader te noemen PCW, zoals vermeld in het handelsregister van de Kamer van Koophandel Haaglanden onder nummer b. Wederpartij: de partij die de opdracht geeft c. Opdracht: het verstrekken van advies, het onderhouden en/of communiceren van pensioencontracten. 2. Werkingssfeer. Alle betrekkingen tussen PCW en haar wederpartij zijn onderworpen aan deze Algemene Voorwaarden. Het aan PCW verstrekken van opdrachten wordt geacht onvoorwaardelijke erkenning en aanvaarding van deze voorwaarden in te houden. Eventuele condities en/of voorwaarden van de wederpartij zijn niet van toepassing tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig zal blijken te zijn, zal alleen de betreffende bepaling niet van toepassing zijn. Alle andere bepalingen blijven geldig. 3. Zorgplicht. PCW zal bij de uitvoering van opdrachten van de wederpartij de nodige zorgvuldigheid in acht nemen en zal daarbij naar beste vermogen met de belangen van de wederpartij rekening houden. Bij de uitvoering van de opdrachten zal PCW zich baseren op de, door de wederpartij verstrekte, informatie en de op dat moment geldende fiscale, juridische en maatschappelijke opvattingen. Aan PCW verstrekte opdrachten leiden uitsluitend tot inspanningsverplichtingen en niet tot resultaatverplichtingen. Indien het voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is dat de wederpartij zijn medewerking verleent, zal hij steeds tijdig schriftelijk al de noodzakelijke informatie verstrekken als daarom door PCW wordt verzocht Een wederpartij die een mail stuurt mag er niet automatisch van uitgaan dat PCW de mail ook heeft gelezen. De wederpartij mag de mail pas als gelezen beschouwen door PCW indien een medewerker van PCW dit de wederpartij heeft bericht. Heeft de wederpartij dit bericht niet ontvangen en wil de wederpartij toch zekerheid over het feit dat PCW de mail heeft gelezen, dan dient de wederpartij contact op te nemen met PCW. 5. Inschakeling van derden. PCW is gerechtigd, indien zij zulks noodzakelijk of wenselijk acht voor een juiste uitvoering van de opdracht derden in te schakelen en de kosten daarvan aan de wederpartij door te berekenen, tenzij zulks uitdrukkelijk bij het verstrekken van de opdracht is uitgesloten. PCW zal de wederpartij ten aanzien van de inschakeling van derden op voorhand informeren. 6. Uitvoeringstermijn. Is voor de uitvoering van de opdracht een termijn overeengekomen, dan is dit nimmer een fatale termijn. 7. Beloning. Bij het aanvaarden van de opdracht wordt de beloning overeengekomen. De beloning kan bestaan uit een uurtarief of een abonnementsbedrag. 8. Tussentijdse prijsverhoging ten gevolge van overheidsmaatregelen. AD-FO-634 datum

12 Indien na het moment van het verstrekken van de opdracht, belastingen, heffingen of andere lasten van overheidswege worden ingevoerd of verhoogd zullen deze aan de wederpartij worden doorberekend. 9. Betaling. Tenzij anders is overeengekomen dient de betaling te geschieden door bijschrijving op de bankrekening van PCW, binnen 30 dagen na dagtekening van de factuur. 10. Reclames. Eventuele reclames over de kwaliteit van de door PCW verrichte werkzaamheden of van de door PCW in rekening gebrachte bedragen dienen binnen 14 dagen na uitvoering van de opdracht respectievelijk na ontvangst van de factuur schriftelijk door de wederpartij te worden ingediend bij PCW. Bij uitblijven daarvan wordt de opdracht geacht correct te zijn uitgevoerd of worden de in rekening gebrachte bedragen geacht te zijn geaccepteerd. Reclames geven geen recht op verrekening, noch op opschorting van de betaling. 11. Niet tijdige betaling/niet betalen. Bij niet tijdige betaling van de factuur respectievelijk enig aan PCW verschuldigd bedrag binnen de aangegeven betalingstermijn is PCW gerechtigd tot een rentevergoeding over de hoofdsom van de vordering vanaf de vervaldag van de betalingstermijn ter grootte van 1% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is, in welk geval de wettelijke rente verschuldigd is. Elk gedeelte van een maand wordt voor een volle maand gerekend. Indien de wederpartij nalatig is in de nakoming van op hem uit hoofde van de overeenkomst respectievelijk opdracht rustende verplichtingen, dan wel nalatig is hetgeen door hem verschuldigd is te betalen, alsmede ingeval van aanvraag van faillissement of surséance van betaling, zullen alle door de wederpartij aan PCW verschuldigde bedragen van rechtswege zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is terstond in geheel opeisbaar zijn. Tevens zal PCW alsdan gerechtigd zijn haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk op te schorten, onverminderd het recht van PCW op vergoeding van de door haar terzake van ontbinding geleden schade respectievelijk vergoeding van de door of namens haar verrichte werkzaamheden. Alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten die PCW zal moeten maken om de haar toekomende bedragen te incasseren dan wel de wederpartij te bewegen tot het nakomen van de op hem rustende verplichtingen zullen voor rekening van de wederpartij komen, waarbij de wederpartij terzake van buitengerechtelijke kosten minimaal 15% van het verschuldigde bedrag aan PCW zal dienen te vergoeden met een minimum van 50, Aansprakelijkheid. a. PCW is mede gezien de aard van de door haar te verrichten werkzaamheden nimmer aansprakelijk voor schade van welke aard ook die hetzij direct hetzij indirect voortvloeit uit of samenhangt met de door PCW verrichte werkzaamheden en of verstrekte adviezen, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van PCW. b. Onverminderd het in lid a. bepaalde zal PCW nimmer tot een grotere schadevergoeding gehouden zijn dan 10 maal de met de wederpartij overeengekomen vergoeding voor het schadeveroorzakende advies, respectievelijk de schadeveroorzakende werkzaamheden; terzake abonnementen zal PCW nimmer tot een grotere schadevergoeding gehouden zijn dan maximaal twee keer het jaarbedrag. c. Na verloop van 2 jaar, te rekenen vanaf de dag van het verstrekken van het advies of beëindigen van de werkzaamheden, vervalt ieder recht van de wederpartij op schadevergoeding als in lid b. bedoeld. 13. Bevoegde rechter en toepasselijk recht. Het Nederlands recht is van toepassing. Alle geschillen met betrekking tot enige overeenkomst en of terzake van de uitleg van deze Algemene Voorwaarden zullen worden AD-FO-634 datum

13 voorgelegd aan de bevoegde rechter van de plaats van vestiging van PCW.PCW is aangesloten bij het KIFID (Klachteninstituut Financiële Dienstverlening) onder registratienummer AD-FO-634 datum