Privacy beleid WBV Beter Wonen. Inhoud

Transcriptie

1 Privacy beleid WBV Beter Wonen Inhoud 1. Inleiding Algemeen... 2 Informatieplicht... 2 Doelen en grondslag... 2 Gegevens delen met derden... 3 Informatiebeveiliging... 3 Bewaartermijnen... 4 Reikwijdte... 4 Geheimhouding... 4 Functionaris gegevensbescherming... 4 Klachtenregeling... 4 Inwerkingtreding privacy beleid Soorten gegevens, verwerkingen en doeleinden... 4 Algemene persoonsgegevens... 4 Het identiteitsbewijs... 5 Het Burgerservicenummer (BSN)... 6 Inkomensgegevens... 6 Verhuurdersverklaring... 6 Overige gegevens... 6 Persoonsgegevens en digitale media... 7 Gebruik cookies Rechten van betrokken Datalekken Disclaimer Vragen... 8 Bijlage 1 Termen en definities... 9 Bijlage 2 Wettelijke bewaartermijnen Privacy beleid WBV Beter Wonen 1 1 september 2018

2 1. Inleiding WBV Beter Wonen is woningcorporatie die actief is in Goedereede, Ouddorp en Stellendam. Wij zijn een kleine actieve, sociale en klantgerichte corporatie. Wonen zien wij als een basisbehoefte, waardoor wij willen voorzien in goed en betaalbaar wonen voor huishoudens met een smalle beurs of kwetsbare mensen. Wij willen een kwalitatief goed onderhouden, duurzaam en betaalbaar woningaanbod in de sociale huursector beschikbaar hebben en houden. Wij houden daarbij rekening met ontwikkelingen in de markt, de politiek en met de wensen en mogelijkheden van onze klanten. Om de kwaliteit van het wonen zo goed mogelijk te maken en te houden zijn wij continu in overleg met onze partners op het eiland om dit te behouden en te versterken. We richten ons daarbij op leefbaarheid en verduurzaming. In het kader van onze dienstverlening, op het gebied van huisvesting, legt WBV Beter Wonen persoonsgegevens vast. Dit doen wij zorgvuldig, binnen de kaders van de wet en transparant. Wij informeren onze relaties en klanten, bijvoorbeeld via onze website, verkeer en andere publicaties over ons beleid van gegevensverwerking. Met de persoonsgegevens van relaties (bv. woningzoekenden, huurders, bezoekers van de website en onze medewerkers) wordt met de grootst mogelijke discretie om gegaan. Persoonlijke gegevens beveiligen wij en/of worden beschermd bewaard. Ook vragen wij alleen om die gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening te kunnen realiseren. Het doel van dit privacy beleid is om alle betrokkenen te informeren over de wijze waarop WBV Beter Wonen omgaat met persoonsgegevens en over hun rechten en plichten. Aan een ieder, die daarom verzoekt, wordt dit beleid digitaal verstrekt. 2. Algemeen Informatieplicht De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in het kader van alle activiteiten die nodig zijn om de dienstverlening voor woningzoekenden en huurders uit te kunnen voeren. Zij en andere betrokkenen kunnen het privacy beleid raadplegen via de website Doelen en grondslag WBV Beter Wonen volgt voor de verwerking van alle persoonsgegevens, de regels van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In bijlage I staat een toelichting op de gebruikte termen en definities in dit beleid. In het kader van haar dienstverlening legt WBV Beter Wonen gegevens vast. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het uitvoeren van onze activiteiten en dienstverlening en voor informatievoorziening aan onze relaties. Onder onze dienstverlening en activiteiten verstaan wij: het aanbieden en verhuren van woningen en het uitvoeren van overeenkomsten die samenhangen met het beheer en de verhuur, het beheer, onderhoud en het bouwen van woningen en het zorgdragen voor een kwalitatief en leerbare woonomgeving. In het kader van deze activiteiten wordt, indien nodig, samengewerkt met derden als dit nodig is voor het realiseren van onze dienstverlening en activiteiten. Een aantal, in het vervolg genoemde, persoonsgegevens is noodzakelijk om overeenkomsten, zoals de huurovereenkomst, goed te kunnen uitvoeren. Wanneer een woning wordt verhuurd, dan mogen en moeten (in de wet vastgelegd) woningcorporaties daarvoor bepaalde persoonsgegevens opvragen bij de huurder. Daarbij valt te denken aan NAW-gegevens, gezinssamenstelling en rekeningnummer. Zonder deze gegevens kunnen de afspraken uit de huurovereenkomsten (zoals het betalen of ontvangen van de huur) niet worden uitgevoerd. Privacy beleid WBV Beter Wonen 2 1 september 2018

3 De verkregen persoonsgegevens mogelijk wij alleen gebruiken voor zover dat nodig is voor de woningverhuur. Dit is de grondslag, de reden, voor de verwerking van deze gegevens. Als de wet voorschrijft, dat gegevens voor een bepaald doen moeten worden verwerkt, dan kunnen wij als woningcorporatie niet anders dan hier gevolg aan geven. Op grond van bijvoorbeeld belasting wet- en regelgeving moeten wij allerlei gegevens verwerken. In bepaalde situaties is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, omdat WBV Beter Wonen een gerechtvaardigd (bedrijfs- of economisch) belang heeft dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de betrokkene. Deze grondslag is bijvoorbeeld van toepassing om persoonsgegevens uit te wisselen met andere organisaties om woonfraude, hennepteelt of overlast te bestrijden. Het belang van de woningcorporatie om niet het slachtoffer te worden van misbruik of woonfraude kan in die situatie zwaarder wegen dan het recht op privacy van betrokkenen. Misbruik en woonfraude hebben daarnaast ook een negatieve invloed op de samenleving als geheel. Gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. In individuele gevallen kan WBV Beter Wonen hiervan afwijken, bijvoorbeeld als sprake is van een strafbaar feit, gebruik van gegevens voor historische of statistische doeleinden e.d. WBV Beter Wonen draagt zorg voor een adequate beveiliging van persoonsgegevens ter voorkoming van verlies, onrechtmatige verwerking, onnodige verzameling, bewaring en verdere verwerking van deze gegevens (door derden). Hierbij valt te denken aan informatiebeveiliging, beperkte toegang tot gegevens en geheimhoudingsplicht voor medewerkers. Gegevens delen met derden WBV Beter Wonen gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons (onderhouds)werkzaamheden verrichten of waar we mee samenwerken. Wij delen de persoonsgegevens alleen met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld aannemers of de deurwaarder. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals NAW-gegevens en een mailadres voor het maken van een afspraak. Daarnaast maken wij gebruik van een aantal softwareprogramma s. De leveranciers van deze programma s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken soms back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers en dat betekent, dat wij een verwerkersovereenkomst met hen hebben afgesloten. WBV Beter Wonen wisselt verder persoonsgegevens uit met derde partijen in het kader van haar dienstverlening. Het gaat dan vooral om uitwisseling met de belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), de gemeente, wijkteams, politie en andere ketenpartners. Dit is onder meer in het kader van preventie tegen huisuitzetting, woonfraude en/of overlast. Het is gebaseerd op een wettelijke plicht of op aparte afspraken zoals convenanten. Daar waar nodig worden verwerkersovereenkomsten afgesloten met externe dienstverleners, zoals leveranciers. Informatiebeveiliging Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, hanteert WBV Beter Wonen hierin een strikt beleid. Gegevens worden alleen binnen de EU verwerkt. Aangezien de AVG van toepassing is binnen de hele EU, kan daarmee, in beginsel, altijd een passend beschermingsniveau worden verzekerd. Daarnaast hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen die ervoor zorgen, dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden (onrechtmatige verwerking), verloren worden of in handen kunnen vallen van de verkeerde persoon. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van wachtwoorden en het trainen van medewerkers op het gebied van privacy. Wij hebben in verwerkersovereenkomsten afgesproken, dat indien wij persoonsgegevens aan andere organisatie (onze verwerkers) doorsturen, deze organisaties minimaal dezelfde maatstaven aanhouden. Privacy beleid WBV Beter Wonen 3 1 september 2018

4 Bewaartermijnen In de AVG zelf zijn geen wettelijke bewaartermijnen opgenomen. In andere wet- en regelgeving zijn deze echter wel specifiek benoemd. Deze zijn bijgevoegd in bijlage 2. WBV Beter Wonen houdt zich aan deze wettelijke bewaartermijnen. In geval van gemengde gegevensverzamelingen, zoals bijvoorbeeld huurgegevens, hanteren wij de langste bewaartermijn. De persoonsgegevens van bijvoorbeeld huurders verwijderen wij uiterlijk twee jaar nadat de huur is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld. Mocht er sprake zijn van een wettelijke bewaarplicht die langer is, dan houden wij ons aan die langere bewaarplicht. Reikwijdte Dit beleid is van toepassing op alle, gedeeltelijk geautomatiseerde, verwerkingen van persoonsgegevens. Ook is het beleid van toepassing op de daaraan ten grondslag liggende documenten. Geheimhouding Alle personen die werkzaam zijn of stage lopen bij WBV Beter Wonen of uit naam van WBV Beter Wonen werkzaamheden verrichten en daarmee kennisnemen van persoonsgegevens, zijn schriftelijk verplicht tot geheimhoudingen tenzij een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Zij hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover hun functie of taak dat vereist. Functionaris gegevensbescherming WBV Beter Wonen heeft een externe Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze FG houdt intern toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert ons hierover. De FG rapport rechtstreeks aan de directeur-bestuurder. Daarnaast is de FG de contactpersoon voor alle die over privacy gaan, zowel voor medewerkers, betrokkenen als voor de toezichthouder. De FG is bereikbaar via Klachtenregeling Betrokken kunnen een klacht indienen als dit privacy beleid of de AVG niet correct wordt nageleefd door WBV Beter Wonen. Het indienen daarvan kan bij de toezichthouder op de privacywetgeving: de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via hun website Inwerkingtreding privacy beleid Het beleid treedt met terugwerkende kracht in werking op 28 mei Het geldt voor onbepaalde tijd, met dien verstande, dat het te allen tijde door WBV Beter Wonen kan worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken. Dit vindt plaats in overeenstemming met de door de wetgever gestelde regels. Alle kwesties over het verwerken van persoonsgegevens, waarin dit beleid niet voorziet, worden ter beoordeling en besluitvorming voorgelegd aan de directeur-bestuurder van WBV Beter Wonen. Dit privacy is te raadplegen op de website van WBV Beter Wonen: 3. Soorten gegevens, verwerkingen en doeleinden Algemene persoonsgegevens Hieronder volgt een overzicht van de persoonsgegevens die wij van een (mede)woningzoekende of (mede)huurder verwerken: - Volledige naam - Geslacht - Adres- en contactgegevens (mailadres, telefoonnummer) - Geboortedatum - Gegevens aanvraag urgentieverklaring (worden vernietigd nadat beslissing over urgentie is vernomen) Privacy beleid WBV Beter Wonen 4 1 september 2018

5 Van huurders verwerken wij ook: - BSN-nummer (alleen ten behoeve van het verstrekken van huurdersgegevens aan de belastingdienst) - Betalingsgegevens en rekeningnummer - Jaarinkomen/ huishoudinkomen - Huurdersverklaring vorige verhuurder (eventueel) - Gezinssamenstelling - Soort identiteitsbewijs en nummer - Status student / COA - Handtekening Wij gebruiken deze gegevens voor: - De uitvoering van de woonruimteverdeling - De uitvoering van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen - Het afsluiten van een huur- of koopovereenkomst - De uitvoering van een huurovereenkomst - Het berekenen en vastleggen inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen - Het incasseren van huren en andere financiële verplichtingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uit huiszettingen - Het onderhoud en de reparatie van verhuureenheden - Het tegengaan van woonfraude en overlast en het zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving - Meldingen aan zorg verlenende instanties - Het behandelen van geschillen en klachten - De uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving - Het doen van metingen en onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening om die te kunnen verbeteren - Intern beheer van de organisatie (bv. managementinformatie) - Uitvoering van betalingen aan crediteuren (bv. aannemers) - Berekenen van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontroles - Nakomen van wettelijke verplichtingen (bv. controle inkomen) Van een werknemer/stagiaire, verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens: - Contactgegevens (NAW-gegevens); - Personeelsnummer; - Geboortedatum en geboorteplaats; - Werkervaring en opleidingen; - Personeelsdossier (waaronder: identiteitsbewijs, formulieren functioneren- en beoordelen, assessments; - Financiën (salaris, cafetariasysteem, secundaire arbeidsvoorwaarden); - BSN; - Overige gegevens (waaronder: verzuimregistratie). Van een inlener verwerken we de volgende categorieën van persoonsgegevens: - Contactgegevens (NAW-gegevens, waarschuwingsadres/telefoonnummer) - Identiteitsbewijs - Inleenovereenkomst - Geheimhoudings- en integriteitsverklaring Het identiteitsbewijs WBV Beter Wonen vraagt met het oog op identificatie aan huurders om hun geldig legitimatiebewijs (identiteitskaart of paspoort) te tonen. Het is voor WBV Beter Wonen noodzakelijk dat huurders de gegevens verstrekken die nodig zijn om na te gaan of de huurder de persoon is die hij/zij beweert te zijn, zoals bedoeld in de Wet Identificatie bij Dienstverlening. Hiervoor gebruiken wij hun geldig Privacy beleid WBV Beter Wonen 5 1 september 2018

6 legitimatiebewijs. Wij registreren het soort bewijs en het nummer. Een kopie wordt er niet van gemaakt. Het Burgerservicenummer (BSN) WBV Beter Wonen heeft, als werkgever een verificatie- en bewaarplicht voor werknemers en stagiaires. Dit betekent, dat de identiteit wordt gecontroleerd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs en dat we een kopie van dit bewijs opslaan in het personeelsdossier ten behoeve van de salarisadministratie. Ook het BSN van een medewerker of stagiaire wordt opgenomen in het personeelsdossier ten behoeve van de salarisadministratie. Dit is gebaseerd op de uitvoeringsregeling Loonbelasting. WBV Beter Wonen verwerkt het Burgerservicenummer niet van andere betrokkenen (woningzoekenden, huurders e.d.). Inkomensgegevens WBV Beter Wonen is wettelijk verplicht het inkomen van een woningzoekende te toetsen op het moment dat deze een woning accepteert. De woningzoekende moet op dat moment in het bezit zijn van een actuele inkomensverklaring. Dit is een officiële verklaring van de belastingdienst, waarin het inkomensgegevens van een bepaald jaar staan. Het BSN op de inkomensverklaring maken we onleesbaar, omdat er geen doel is dat gegeven van een woningzoekende te verwerken. Deze inkomensverklaring vernietigen wij op het moment dat de accountantsverklaring over een het van toepassing zijden kalenderjaar is goedgekeurd. Met deze inkomensverklaring bepaalt WBV Beter Wonen voor welke huurwoning, met een bepaalde maandhuurprijs, de woningzoekende in aanmerking komt. Dit principe heet passend toewijzen en is een wettelijke verplichting voor elke woningcorporatie. Verhuurdersverklaring Op verzoek verstrekt WBV Beter Wonen een huurdersverklaring aan de vertrekkende huurder. Voor verificatiedoeleinden kan ook een verhuurdersverklaring worden op gevraagd op het moment dat een woningzoekende een woning gaat huren. De verklaringen nemen wij op in het huurdersdossier. Overige gegevens - Gegevens van medebewoners, zoals partner en kinderen, worden voor zover wettelijk vereist op het inschrijfformulier en/of het inkomensregistratieformulier. - Wij noteren bepaalde gezondheidsgegevens met het oog op de huisvesting van bijzondere doelgroepen. Waar nodig, organiseren wij hulpen proberen wij overlast en hinder te bestrijden door middel van het aansturen op een zorgtraject of hulpverlening. Deze doelen komen overeen en zijn uitwisselbaar met de toegestane doelen uit de AVG. De uitwisseling van persoonsgegevens treft namelijk een gemeenschappelijk doe. Een gerechtvaardigd belang is voor WBV Beter Wonen van toepassing, omdat het doel van deze gegevensverwerking is om een bepaalde groep personen te kunnen huisvesten en te ondersteunen. - Met het oog op het voorkomen en bestrijden van overlast en hinder voor omwonenden en het verbeteren van zelfredzaamheid en participatie van huurders, kan het verwerken van medische en strafrechtelijke gegevens noodzakelijk zijn. - Het gaat in deze situaties om gegevens over vermoedens voor mogelijk strafbaar of psychisch gedrag dat voor overlast of hinder kan zorgen voor omwonenden. Deze gegevensuitwisseling vindt enkel en alleen plaats met maatschappelijke organisaties en is alleen bedoeld, om het woongenot van huurder en omwonenden te waarborgen en, waar nodig, hulp te kunnen bieden. - Er wordt met deze uitwisseling geen inbreuk gemaakt op de rechten van huurder, omdat de huurder de doelgroep vormt van deze maatregel. Juist om de zelfredzaamheid en participatie van huurders te versterken. Privacy beleid WBV Beter Wonen 6 1 september 2018

7 Persoonsgegevens en digitale media Bij het regelen van zaken via de website, zoals bijvoorbeeld een inschrijving als woningzoekende of een huuropzegging, geven betrokken toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand (geen huurder of woningzoekende) een contactformulier op de website invult of ons een e- mail stuurt, dan bewaren wij deze gegevens niet langer dan nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. Gebruik cookies De website van WBV Beter Wonen maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine bestandjes, die het bezoek van de website onthoudt en opslaat op de computer van de bezoeker. Wij maken gebruik van cookies om het bezoek aan de website te meten. Ze zijn veilig en slaan geen persoonlijke gegevens op zoals naam, adres, leeftijd of wachtwoorden. Ook infecteren ze de computer van de bezoeker niet. De persoonsgegevens die WBV Beter Wonen krijgt via verwerken we volgens dit privacy beleid. De uitgebreide cookieverklaring is te raadplegen op onze website 4. Rechten van betrokken Elke betrokkene heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, verzet, beperking, dataportabiliteit en bezwaar ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Verzoeken om deze rechten uit te oefenen, worden schriftelijk ingediend bij WBV Beter Wonen. Na bevestiging van de identiteit nemen wij het verzoek in behandeling. Bij een betrokkene, jonger dan 16 jaar of handelingsonbevoegd, kan diens wettelijke vertegenwoordiger het verzoek indienen. Een verzoek handelen wij, in beginsel, binnen een maand af. Het uitoefenen van de rechten is in principe kosteloos, tenzij WBV Beter Wonen onevenredige kosten maakt. In een dergelijke situatie krijgt een betrokkene eerst een overzicht van de te verwachte kosten die wij in rekening brengen. De uitgebreide toelichting op deze rechten is opgenomen in het document Klantrechten, dat te raadplegen is op onze website 5. Datalekken Bij een datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens of vernietiging, wijziging of vrijkomen van gegevens zonder dat dat de bedoeling is van de organisatie. Onder een datalek valt dus niet alleen het vrijkomen (lekken) van gegevens, maar ook het onrechtmatig verwerken van gegevens. Er is sprake van een datalek, als er inbreuk is op de beveiliging. Bij een datalek zijn de persoonsgegevens blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking dus aan datgene waartegen de beveiligingsmaatregelen bescherming moeten bieden. Voorbeelden van een datalek zijn bijvoorbeeld: een zoekgeraakte niet encrypted USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen of kwijtgeraakte laptop of een inbraak in een database door een hacker. De uitgebreide procedure datalekken is te raadplegen op onze website 6. Disclaimer Alle medewerkers van WBV Beter Wonen maken gebruik van een individueel adres van WBV Beter Wonen. In de ondertekening zenden wij een disclaimer mee. Hierin wordt de ontvanger, die niet de geadresseerde is, noch bevoegd is dit bericht namens geadresseerde te ontvangen, verzocht de afzender (een medewerker of iemand die bij ons werkzaamheden verricht) onmiddellijk op de hoogte te stellen van de ontvangst. Privacy beleid WBV Beter Wonen 7 1 september 2018

8 Elk gebruik van het bericht en/of van de daarbij behorende bijlage door een ander dan de geadresseerde is onrechtmatig jegens de afzender respectievelijk de rechtmatige geadresseerde. 7. Vragen Heeft u nog vragen of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten? Mailt u dan naar info@wbvbeterwonen.nl ter attentie van de Functionaris Gegevensbescherming. Of u belt naar de Functionaris Gegevensbescherming van WBV Beter Wonen via telefoonnummer Privacy beleid WBV Beter Wonen 8 1 september 2018

9 Bijlage 1 Termen en definities Betrokkene Geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon op wie de verwerkte persoonsgegevens betrekking hebben. Ook woningzoekenden, kopers van woningen en andere personen van wie de woningcorporatie persoonsgegevens verwerkt zijn betrokkenen in de zin van de AVG. Datalek Inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Derde(n) Iedere andere (rechts)persoon dan de betrokkene, de verantwoordelijke of de verwerker in de zin van de AVG. Persoonsgegevens Persoonsgegevens zijn alle gegevens die zo kenmerkend zijn voor een bepaalde persoon, dat hij/zij aan de hand van die gegevens kan worden geïdentificeerd. Hoofdregel is, dat een persoon identificeerbaar is als zijn identiteit zonder onevenredige inspanning vastgesteld kan worden. Hieronder vallen zowel gegevens die direct identificerend zijn (zoals namen) als indirect identificeerbare gegevens, die alleen in combinatie met andere gegevens tot een bepaald persoon herleidbaar zijn (unieke gegevens, zoals een BSN en unieke combinaties, zoals geboortedatum en adres). De AVG is alleen van toepassing op persoonsgegevens van in leven zijnde, natuurlijke personen. Bedrijfsgegevens, met uitzondering van bepaalde namen van eenmanszaken, vallen hier dus niet onder. In plaats van de term persoonsgegevens wordt voor de leesbaarheid ook wel het woord gegevens gebruikt. Verwerker Een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een dienst of een ander orgaan, die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke (woningcorporatie) persoonsgegevens verwerkt. Een voorbeeld is een externe salarisverwerker die beschikt over de personeelsadministratie van de corporatie om de salarissen te berekenen van de werknemers van de corporatie. De (Verwerkings)verantwoordelijke Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens is aan te merken als een verwerking van persoonsgegevens. Een actieve wijziging (bewerking) is dus niet vereist om onder de term verwerking te vallen. Ook het verzamelen of het inzien van gegevens zijn een verwerking. Privacy beleid WBV Beter Wonen 9 1 september 2018

10 Bijlage 2 Wettelijke bewaartermijnen Algemene bedrijfsmatige documenten Document/ gegevens Bewaartermijn WBV Beter Wonen Ingangsdatum bewaartermijn Jaarrekening Oneindig Vanaf datum opstellen Administratie na ontbinding 7 jaar Na ontbinding, rechtspersoon tenzij wetten of afspraken anders regelen. Gegevens bedrijfsmatig 10 jaar Volgend op het onroerend goed met (Wezenlijke jaar waarin met uitzondering van wezenlijke zaken worden het goed is gaan zaken (b.v. aankoopaktes) oneindig bezigen, tenzij bewaard) wetten of afspraken anders regelen. Subsidie administratie 7 jaar Met ingang van datum administreren Vastgelegd in art. 2:934 BW Art 2:24 BW Art 34a Wet op de omzetbelasting Art 4:69 Algemene Wet Bestuursrecht Gegevens van huurders Document/ gegevens Bewaartermijn WBV Beter Wonen Ingangsdatum bewaartermijn Alle voorkomende correspondentie, 2 jaar Na beëindiging huurovereenkomst, overige huurovereenkomst persoonsgegevens van huurders Formulier inkomenstoets Na goedkeuring Na goedkeuring accountant accountant Gegevens huurtoeslag 5 jaar Na beëindiging huurtoeslag Financiële gegevens volgend uit de 7 jaar Na beëindiging huurovereenkomst huurovereenkomst Subsidie administratie energie beperkende 7 jaar Met ingang van maatregelen datum administreren Vastgelegd in Art 12 Vrijstellingsbesluit WBP Art 12 Vrijstellingsbesluit WBP Art. 52 Wet Rijksbelastingen Art 4:69 Algemene Wet Bestuursrecht Privacy beleid WBV Beter Wonen 10 1 september 2018

11 Personeelsgegevens Document/ gegevens Bewaartermijn Ingangsdatum Vastgelegd in WBV Beter Wonen bewaartermijn Sollicitatiebrieven, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag van 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met Na beëindiging sollicitatieprocedure sollicitanten (niet medewerkers) toestemming van de sollicitant Arbeidsovereenkomst/ loonafspraken en wijzigingen 7 jaar Einde dienstverband Art. 52 Wet Rijksbelastingen Loonbelastingverklaringen, kopie identiteitsbewijs, burgerlijke staat 7 jaar Einde dienstverband Art. 52 Wet Rijksbelastingen Correspondentie benoemingen, promotie, demotie en ontslag 2 jaar Einde dienstverband Sollicitatiebrief, CV, getuigschriften, diploma s, verklaring omtrent gedrag, afspraken werk OR, overige 2 jaar Einde dienstverband correspondentie en/of verslaglegging Assessment/ psychologische of andere onderzoeken van medewerkers 2 jaar na afronding assessment Verslaglegging Wet verbetering Poortwachter (ziekteverzuim) 2 jaar Einde dienstverband Loonbeslagen Tot opheffing Tot opheffing Privacy beleid WBV Beter Wonen 11 1 september 2018