Privacyreglement. Privacyreglement. Documentdatum: Versie: 3.0

Transcriptie

1 Privacyreglement Documentdatum: 2018 Versie: 3.0 Status: Opgesteld door: Definitief Bestuur Stichting V.O.T. 1

2 Inhoudsopgave Voorwoord Algemeen Informatieplicht Stichting V.O.T Doelen en grondslag Gegevensuitwisseling met derden Bewaartermijnen Reikwijdte Geheimhouding en beveiliging persoonsgegevens Klachtenregeling Inwerkingtreding privacy reglement Soorten gegevens, verwerkingen en doeleinden Algemene persoonsgegevens Het identiteitsbewijs Het burgerservicenummer (BSN) Overige gegevens Rechten van betrokkenen Inzage Correctie en verwijdering Persoonsgegevens en digitale media Verwerking Cookies Datalekken Wat is een datalek? Meldplicht AP Melden aan de betrokkene Boete

3 Voorwoord De Stichting V.O.T. is opgezet ter ondersteuning van mantelzorgers die zorgen voor een kind met een beperking of een partner of familielid met dementie of een chronische ziekte. Wij proberen dat op een manier te doen die het beste bij de mantelzorger en hulpvrager past. De Stichting V.O.T. is in 1989 opgericht en heeft als organisatie inmiddels haar bestaansrecht binnen de informele zorg ruimschoots bewezen. Onze organisatie bestaat uitsluitend uit vrijwilligers die worden ingezet ter ondersteuning van mantelzorgers. Het werkgebied van Stichting V.O.T. omvat de gemeenten Doetinchem en Oude IJsselstreek. In het kader van het geven van mantelzorgondersteuning legt de Stichting V.O.T. persoonsgegevens vast. Dit doen wij zorgvuldig en transparant. Wij informeren onze relaties via onze website over ons privacy beleid. Met de persoonsgegevens van vrijwilligers, mantelzorgers en hulpvragers. wordt met de grootst mogelijke discretie omgegaan. Persoonlijke gegevens worden dan ook beveiligd en/of beschermd bewaard. Ook vragen wij niet onnodig om persoonlijke gegevens. Het doel van dit privacyreglement is om de betrokkenen te informeren over de wijze waarop de Stichting V.O.T. met de persoonsgegevens omgaat en over de rechten en plichten van betrokkenen. Aan elke vrijwilliger, mantelzorger en hulpvrager en overige persoon wordt dit reglement op verzoek ook digitaal verstrekt. 3

4 1 Algemeen 1.1 Informatieplicht Stichting V.O.T. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in het kader van alle activiteiten die nodig zijn om mantelzorgondersteuning uit te kunnen voeren. Wij attenderen onze vrijwilligers, mantelzorgers, hulpvragers en relaties onder andere via onze website op het privacyreglement. 1.2 Doelen en grondslag Stichting V.O.T. volgt voor de verwerking van alle persoonsgegevens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG of verordening). In het kader van het geven van mantelzorgondersteuning leggen bestuur en coördinatoren van de Stichting V.O.T. gegevens vast. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de uitvoering van onze activiteiten en voor informatievoorziening aan onze relaties. Onder onze activiteiten verstaat de Stichting V.O.T. het beoordelen en inschrijven van hulpvragen, het zoeken van vrijwilligers en het matchen van vrijwilligers aan hulpvragen. In het kader van deze activiteiten wordt, indien nodig, samengewerkt met derden als dit past binnen onze doelstelling. Sommige gegevens zijn noodzakelijk om de mantelzorgondersteuning goed te kunnen uitvoeren. Wanneer een hulpvraag moet worden ingevuld, dan mag de Stichting V.O.T. daarvoor bepaalde persoonsgegevens opvragen zoals NAW-gegevens, gezinssamenstelling en rekeningnummer. Zonder deze gegevens kunnen immers de afspraken (zoals het selecteren van een passende vrijwilliger en het in rekening brengen en innen van de bijdrage) niet worden uitgevoerd. In het geval de wet voorschrijft dat gegevens voor een bepaald doel moeten worden verwerkt, kan een Stichting niet anders dan hier gevolg aan geven. Op grond van wet- en regelgeving in het kader van belastingen bijvoorbeeld moeten allerlei gegevens verwerkt worden. In bepaalde situaties is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, omdat de Stichting V.O.T. een gerechtvaardigd (maatschappelijk, of economisch) belang heeft dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de betrokkene. Deze grondslag kan in de praktijk bijvoorbeeld worden gebruikt om persoonsgegevens uit te wisselen met anderen om diefstal te bestrijden. Gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. In individuele gevallen kan hiervan worden afgeweken, bijvoorbeeld indien sprake is van strafbare feiten, gebruik van gegevens voor historische of statische doeleinden e.d. 1 De Stichting V.O.T. draagt zorg voor een passende beveiliging van persoonsgegevens ter voorkoming van bijvoorbeeld verlies, onrechtmatige verwerking, onnodige verzameling, bewaring en verdere verwerking van deze gegevens (door derden). U kunt hierbij denken aan informatiebeveiliging, beperkte toegang tot gegevens en geheimhoudingsplicht. 1.3 Gegevensuitwisseling met derden De Stichting V.O.T. wisselt persoonsgegevens uit met derde partijen in het kader van het uitvoeren van mantelzorgondersteuning. Het gaat dan vooral om gegevensuitwisselingen met de gemeenten. Gegevens die door mantelzorgers en vrijwilligers aan Stichting V.O.T. zijn verstrekt zullen nooit rechtstreeks door Stichting V.O.T. aan derden worden doorgegeven tenzij dit voortvloeit uit de wettelijke verplichting of wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken. De gegevensverwerking van onze vrijwilligers, hulpvragers en mantelzorgers is uitbesteed aan een professioneel ICT bedrijf. Met dit bedrijf wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. 1.4 Bewaartermijnen In de AVG worden geen bewaartermijnen genoemd. Wel gelden er wettelijke bewaartermijnen voor verschillende gegevens en documenten. In geval van gemengde gegevensverzamelingen wordt de langste bewaartermijn 1 Bron: artikel 2 en 5 AVG 4

5 gehanteerd. De persoonsgegevens van de vrijwilligers worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de vrijwilliger heeft opgezegd. De persoonsgegevens van de mantelzorgers worden verwijderd uiterlijk één jaar nadat de mantelzorger heeft opgezegd. Op dat moment worden ook de gegevens van de aan de mantelzorger gerelateerde hulpvrager(s) verwijderd. 1.5 Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op alle, geheel of gedeeltelijk, geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens. Ook is het reglement van toepassing op de daaraan ten grondslag liggende documenten. 1.6 Geheimhouding en beveiliging persoonsgegevens Alle vrijwilligers die werkzaam zijn voor de Stichting V.O.T. of uit naam van de Stichting V.O.T. werkzaamheden verrichten en daarbij kennis nemen van persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij hun werkzaamheid of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Onze coördinatoren en bestuur hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover hun functie dat vereist. De Stichting V.O.T. treft maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. 1.7 Klachtenregeling Betrokkenen kunnen een klacht indienen als dit privacyreglement of de AVG niet correct wordt nageleefd door de Stichting V.O.T. via de coördinatoren of Als de betrokkene niet tevreden is over de klachtafhandeling door de Stichting V.O.T. kan hij/zij zich wenden tot de onafhankelijke Klachtencommissie. 1.8 Inwerkingtreding privacy reglement Het reglement treedt in werking op 25 mei Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd met dien verstande dat het reglement te allen tijde door de Stichting V.O.T. kan worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken. Wijzigingen of aanvullingen vinden plaats in overeenstemming met de door de wetgever gestelde regels. Alle kwesties omtrent het verwerken van persoonsgegevens waarin dit reglement niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan het bestuur van de Stichting V.O.T. Dit privacyreglement is te raadplegen via de website van de Stichting V.O.T.: 5

6 2 Soorten gegevens, verwerkingen en doeleinden 2.1 Algemene persoonsgegevens Algemene persoonsgegevens zijn voornamen, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, correspondentieadres, telefoonnummer, adres, huishoudsamenstelling, bankrekeningnummer en overige gegevens met betrekking tot betalingen. De persoonsgegevens worden enkel en alleen voor de volgende doeleinden gebruikt: a) de uitvoering van de mantelzorgondersteuning; b) het innen van vorderingen; c) het behandelen van geschillen; d) activiteiten van intern beheer; e) de uitvoering of toepassing van een andere wet. 2.2 Het identiteitsbewijs De Stichting V.O.T. vraagt geen identificatie van vrijwilligers, hulpvragers of mantelzorgers. 2.3 Het burgerservicenummer (BSN) De Stichting V.O.T. verwerkt niet het Burgerservicenummer (BSN) van vrijwilligers, hulpvragers of mantelzorgers. 2.4 Overige gegevens Het noteren van bepaalde algemene gezondheidsgegevens met het oog op het vinden van een passende vrijwilliger. Deze doeleinden komen overeen en zijn uitwisselbaar met de toegestane doeleinden uit art. 14 lid 2 Vrijstellingsbesluit Wbp. De uitwisseling van persoonsgegevens treft een gemeenschappelijke doel. De Stichting V.O.T. heeft bij de gegevensuitwisseling een gerechtvaardigd belang, omdat het doel van deze gegevensverwerking is om een bepaalde groep personen te ondersteunen. Onder bepaalde voorwaarden is ook verwerking van dergelijke gegevens, mits neutraal omschreven, toegestaan. Met het oog op het vinden van een goede match en het bevorderen van de zelfredzaamheid en participatie van hulpvragers en mantelzorgers, kan het verwerken van medische gegevens noodzakelijk zijn. 6

7 3 Rechten van betrokkenen 3.1 Inzage Een betrokkene heeft recht op inzage op een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de persoonsgegevens. De informatie wordt in begrijpelijke vorm en zoveel mogelijk digitaal verstrekt. Verzoeken tot inzage worden schriftelijk ingediend bij de Stichting V.O.T.. Het verzoek wordt ondertekend door betrokkene, vergezeld door een kopie van een wettelijk aanvaard identiteitsbewijs. Het identiteitsbewijs dient alleen ter identificatie en wordt daarna vernietigd. Bij een betrokkene jonger dan 16 jaar of handelingsonbevoegde, dient het verzoek te worden ingediend door diens wettelijke vertegenwoordiger. Hierbij geldt verder dat betrokkene niet onevenredig veel verzoeken in korte tijd indient. Uitgezonderd van het recht op inzage zijn: Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik. Documenten waarin persoonsgegevens van derden zijn opgenomen. In deze gevallen wordt een afweging gemaakt tussen enerzijds het recht van de betrokkene om de persoonsgegevens in te zien en anderzijds de privacy inbreuk op de derde. In dat geval moeten de betreffende derden eerst op de hoogte worden gesteld van het verstrekken van de documenten en moet hen de mogelijkheid worden gegeven om hun zienswijze aan te leveren. Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van artikel 2 lid 2 AVG. 3.2 Correctie en verwijdering Betrokkene heeft recht op correctie en verwijdering van de persoonsgegevens. Dit houdt in dat hij schriftelijk kan verzoeken om de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. De betrokkene geeft duidelijk aan welke gegevens om welke reden moeten worden aangepast. Ook dient het verzoek te worden ondertekend door betrokkene, vergezeld van een kopie van een wettelijk aanvaard identiteitsbewijs. Het identiteitsbewijs dient alleen ter identificatie en wordt daarna vernietigd. Indien betrokkene jonger is dan 16 jaar of handelingsonbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door diens wettelijke vertegenwoordiger. 7

8 4 Persoonsgegevens en digitale media 4.1 Verwerking Als iemand ons een stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. 4.2 Cookies Wij gebruiken geen analytische cookies. 8

9 5 Datalekken 5.1 Wat is een datalek? Er is sprake van een datalek indien een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens heeft plaatsgevonden en deze gegevens zijn blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden van datalekken zijn: een zoekgeraakte USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen of kwijtgeraakte laptop of een inbraak in een database door een hacker. 5.2 Meldplicht AP Op 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken ingegaan. De verantwoordelijke is verplicht tot het melden van datalekken bij de Stichting V.O.T.. Met onze leveranciers zijn hier afspraken over gemaakt in bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst of in werkafspraken. Datalekken worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Niet elk datalek hoeft echter gemeld te worden. Alleen als er persoonsgegevens van gevoelige aard zijn gelekt, dan is over het algemeen een melding noodzakelijk. 5.3 Melden aan de betrokkene Als er persoonsgegevens van gevoelige aard gelekt zijn, dan meldt De Stichting V.O.T. dit niet alleen aan de Autoriteit Persoonsgegevens, maar ook aan de betrokkene. Betrokkene kan door het verlies, onrechtmatig gebruik of misbruik in belangen worden geschaad, bijvoorbeeld aantasting in eer en goede naam, (identiteit)fraude of discriminatie. 5.4 Boete Bij overtreding van de meldplicht datalekken uit de AVG kan de Autoriteit Persoonsgegevens een bestuurlijke boete opleggen. Indien de overtreding niet opzettelijk is gepleegd en er geen sprake is van ernstig verwijtbare nalatigheid, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens eerst een bindende aanwijzing opleggen voorafgaand aan eventuele oplegging van een bestuurlijke boete. Bij het opleggen van een bestuurlijke boete houdt de Autoriteit Persoonsgegevens rekening met alle omstandigheden van het geval. Een omstandigheid van het geval kan bestaan uit het feit dat de gegevens waarover het gaat niet door derden zijn ingezien. 9