Aan de Voorzitter van het OCMW van Wevelgem Deken Jonkheerestraat Wevelgem. Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag. Geachte Voorzitter,

Transcriptie

1 Aan de Voorzitter van het OCMW van Wevelgem Deken Jonkheerestraat Wevelgem Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI Aantal 3 OCMW/W65B-RMIB-SCP/2017 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 17 en 18 januari Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI ( 2

3 CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage Wet van 02/04/1965: controle van de geen controle Bijlage 1: Controle van de medische kosten uitgevoerd in 2017 medische bewijsstukken Wet van 02/04/1965: Bijlage 2: Controle op de boekhoudkundige controle wet van 2 april 1965 Recht op Maatschappelijke Integratie: geen controle Bijlage 3: Controle van de controle van de sociale dossiers uitgevoerd in 2017 sociale dossiers voor MI Recht op Maatschappelijke Integratie: Bijlage 4: Controle van de boekhoudkundige controle subsidies voor MI Stookoliefonds (verwarmingstoelage) geen controle Bijlage 5: Controle van het uitgevoerd in 2017 stookoliefonds Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds 2015 geen controle uitgevoerd in 2017 Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken waren van een goede kwaliteit zodat de controle vlot verliep. 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabel(len) geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie. Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Na inspectie werd een positief resultaat vastgesteld. Er werden geen verschillen vastgesteld tussen de uitgaven van het OCMW en de toelagen van de POD MI. Een aantal dossiers werden eventueel te weinig betoelaagd. Alle ontvangsten werden correct doorgegeven aan de POD MI. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Na vergelijking van de cijfers voor wat betreft de uitgaven werd een verschil in het nadeel van het OCMW vastgesteld. De vergelijking van de cijfers voor wat betreft de uitgaven geeft een aanzienlijk verschil in het nadeel van de POD MI. Na onderzoek is vastgesteld dat compensatie van de ontvangsten hiervan de oorzaak is. 3

4 Naar de toekomst toe wordt geadviseerd om de transparantie in de doorgave van ontvangsten naar de POD toe te verhogen: als de aangemaakte vorderingen leefloon met betrekking tot wat de begunstigden moeten terugbetalen aan het OCMW leiden tot effectieve terugbetalingen aan het OCMW door betrokkene/instellingen (werkloosheidskas, uitkeringen mindervaliden, ) dan moeten deze bedragen verplicht doorgegeven worden aan de POD als deze bedragen betoelaagd werden. Het wordt aangeraden afbetalingen door begunstigde in het kader van een afbetalingsplan één of twee keer per jaar over te maken. Voor ontvangsten van werkloosheidskassen, uitkeringen gehandicapten, ziekenfondsen, wordt aanbevolen zo snel mogelijk na ontvangst deze bedragen over te maken om knipperlichten te vermijden in het kader van de strijd tegen de sociale fraude. Compensaties moeten zo veel mogelijk vermeden worden. Voorbeeld: er wordt 700 leefloon toegekend voor mei en in juli blijkt dat betrokkene maar recht had op 500. Er wordt een vordering van 200 opgemaakt en betrokkene betaalt dit in november effectief terug. De betaling van 700 werd al als betaling aangegeven en moet niet omgezet worden naar 500. Er komt daarentegen naast de betaling van 700 een recuperatie van 200 (formulier D). De maand terugvordering op het formulier D is de maand waarin het bedrag ontvangen werd. Tevens is het aan te bevelen dat er bij de omschrijving van de ontvangsten duidelijk genoteerd wordt over welke periode de ontvangst betrekking heeft (bvb leefloon maart 2015). Teneinde verschillen tussen zowel de uitgaven als de ontvangsten in de toekomst te vermijden is het noodzakelijk dat de maandlistings van de POD MI en de uitgaven/ontvangsten van het OCMW met regelmaat worden gecontroleerd. De globale vergelijking van de cijfers voor zowel uitgaven en ontvangsten geeft een verschil van 0,30% in het nadeel van de POD MI. Dit getuigt van een goede administratieve opvolging van de subsidies. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Na inspectie is vastgesteld dat voor wat betreft het deel kinderarmoede de wetgeving op een correcte manier wordt toegepast. De werkwijze voor de activiteiten ingediend onder de algemene maatregel is voor verbetering vatbaar. Aandachtspunten zijn: - Investeringen: er wordt een onderscheid gemaakt tussen investering voor het OCWM en investeringen voor het doelpubliek, beide zijn beperkt tot maximum 500,00 /jaar. In de context van het KB sociale en culturele participatie kunnen kleine investeringen tot 500 (excl. BTW) worden ingebracht. Aangezien de subsidie binnen de Rijksmiddelenbegroting bedoeld is voor lopende uitgaven mag de 500 niet worden overschreden. De investering is éénmalig geldig op het gehele subsidiebedrag en dus niet per categorie. Ook eventuele aankopen binnen de vierde activiteitencategorie ( financiering van initiatieven die de toegang van de doelgroep tot de nieuwe informatie en communicatietechnologieën bevorderen ) vallen onder de limiet van 500. De investering dient net als de activiteiten te worden ingebracht in één van de categorieën met de vermelding van investering. Indien het gaat over een investering die het OCMW wil doen ten behoeve van de vzw waarmee wordt samengewerkt, geldt dezelfde regel. Met andere woorden, indien het OCMW voor de betreffende vzw een investering doet van 500, kan 4

5 het OCMW voor zichzelf geen investering meer aanvragen. - Sociaal onderzoek: Mensen met een laag inkomen die nog geen cliënt zijn bij het OCMW kunnen een aanvraag indienen bij het OCMW. Vervolgens is het aan het OCMW om na een sociaal onderzoek te oordelen of het al dan niet gepast is tussen te komen in de vraag van de cliënt. In elk geval moet er altijd een dossier ter plaatse zijn opgemaakt in het geval van individuele hulp. Dit dossier moet te alle tijdens op vraag van de administratie kunnen worden voorgelegd. Indien het gaat om een individuele tegemoetkoming dient de aanvraag voor tussenkomst te worden ingeschreven in een register, overeenkomstig artikel 58 1 van de wet van 8 juli Deze regel is niet van toepassing indien het gaat om groepsactiviteiten of indien het initiatief voor de activiteit uitgaat van het OCMW. - Verdeelsleutel: Indien het OCMW een activiteit organiseert of wil ondersteunen gericht op een gemengd publiek, d.i. gedeeltelijk gebruikers van de dienstverlening van het OCMW en gedeeltelijk niet-gebruikers, dan kan enkel de financiering ten behoeve van de gebruikers ten laste worden genomen. Er dient met andere woorden verplicht een verdeelsleutel te worden toegepast op de kosten ingebracht voor gemengde activiteiten. Deze verdeelsleutel moet kunnen worden onderbouwd en de realiteitswaarde ervan aangetoond op vraag van de controlediensten van de POD Maatschappelijke Integratie. Voor het invullen van het vak aantal begunstigden in de webapplicatie, gaat men als volgt te werk : Indien bij activiteiten in groep alle deelnemers cliënt zijn van het OCMW, vult men het totaal aantal deelnemers in. Indien het gaat om een gemengd doelpubliek, vult men het aantal begunstigden in na toepassing van de proportionaliteitsregel. Gezien het OCMW echter een hoger bedrag bewijst aan uitgaven dan de subsidie waarop er recht is zal bij huidige controle niet tot terugvordering worden overgegaan. 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles W65: het resultaat is gelijkaardig aan dat van een vorige controle. Boekhoudkundige controle leefloon dossiers: bij een vorige controle werd na globale vergelijking van de cijfers een aanzienlijk verschil in het nadeel van het OCMW vastgesteld. De vergelijking van de cijfers bij huidig controle geeft een positief resultaat. Nav de verschillen vastgesteld bij een eerste vergelijking van de cijfers werden de lijsten intensief onderzocht waarbij is gebleken dat bij aanvang van de controle werd gewerkt op basis van verkeerde cijfers overgemaakt door het OCMW. Cultuur: de opmerking gemaakt bij een vorige controle is verschillend dan deze gemaakt bij huidige controle. 5

6 Acties ondernomen door het OCMW nav van de nieuwe GPMI-wetgeving: binnen het OCMW werd een werkgroep opgericht met verschillende maatschappelijk werkers rond RMI-wetgeving. Specifieke sjablonen werden opgemaakt nav de nieuwe GPMI-wetgeving. Tevens is regelmatig regio overleg voorzien met de diensthoofden van verschillende OCMW s in zuidwest Vlaanderen met oprichting van een specifieke werkgroep rond de GPMI-wetgeving. Debriefing Na de controles werd tijd gemaakt om de vaststellingen en aanbevelingen van de verscheidene controles met een aantal personeelsleden van het OCMW te bespreken. Tijdens deze debriefing konden de personeelsleden van het OCMW ook bijkomende vragen stellen aan de inspecteur. 6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventueel te weinig ontvangen toelagen en de te veel ontvangen toelagen. Te weinig ontvangen toelagen De inspecteur stelde geen subsidietekorten vast tijdens de controle. Te veel ontvangen toelagen De inspecteur stelde geen te veel ontvangen subsidies vast tijdens de controle. Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 6

7 BIJLAGE 2: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 02 APRIL 1965 PERIODE VAN Deze controle maakt een boekhoudkundige vergelijking van de uitgaven en terugvorderingen van de maatschappelijke steun waarvoor de Staat subsidies verstrekt. De verschillen tussen de daadwerkelijke betalingen en de toegekende subsidies worden zo opgespoord. 1. De resultaten van de financiële controle (met uitzondering van de tewerkstellingen in artikel 60 7) Analyse van de uitgaven Bij de boekhoudkundige controle werd vastgesteld dat uw OCMW eventueel te weinig toelagen ontving. U vindt hiervan een gedetailleerde beschrijving in controletabel 2B. Analyse van de terugvorderingen Alle terugvorderingen werden correct doorgegeven aan de POD. 2. Conclusies De subsidies die overeen stemmen met de eventueel te weinig ontvangen toelagen (zie controletabellen B en E ), zouden u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijnen voor de verzending van de A- en B-formulieren (45 dagen) en van de D- formulieren (12 maanden) aanvankelijk werden nageleefd (hoofdstuk 2, artikel 9 en artikel 12 van de wet van 2 april 1965). Tevens dienen alle wettelijke voorwaarden vervuld te zijn die de terugbetaling van deze steun mogelijk maken (art. 5 en 11 2 van de wet van 2 april 1965). Om na te gaan of u nog recht heeft op de inning van de eventueel te weinig ontvangen toelagen, kunt u contact opnemen met onze Frontoffice (vraag@mi-is.be of tel 02/ ) om een lijst te bekomen van de geweigerde formulieren en de uitleg over de foutieve codes. Deze lijst zal via verstuurd worden. Ook kan onze Frontoffice u uitleggen welke procedures best gevolgd worden. 7

8 BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/2002 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE Bij de boekhoudkundige controle wordt een vergelijking gemaakt van de cijfers van het OCMW en de toelagen van de POD MI, betreffende de uitgaven en terugvorderingen omtrent het leefloon betaald door het OCMW. 1. Analyse van de rekeningen van het OCMW (met uitzondering van de uitgaven voor tewerkstellingen in het kader van Art van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s) A. Cijfers volgens de POD MI Terugvorderingen Uitgaven , , Leefloon (50% - 65%): , Project individuele integratie (70%): 54, , Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%): , Toekenning bestaansminimum dakloze(100%): 4.295, Verhoogd bestaansminimum (100%) : , Soc.integratieproject student(60%-75%): 341, , Leefloon (50% - 65%): * 5.098, Project individuele integratie (70%): * 1.856, Soc.integratieproject student(60%-75%): * , , Leefloon (50 %) : , , Leefloon (55 %) : 9.702, Project individuele integratie (70%): , Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%): 8.626, Toekenning bestaansminimum dakloze(100%): 5.449, Verhoogd bestaansminimum (100%) : 419, , Project individuele studenten (50%+10%): 863, , Project individuele studenten (55%+10%): 1.008, Toelage onderhoudsgeld (100%) : 1.283, , Project individuele integratie (75%): 2.365, Leefloon (50% - 65%): ** 8

9 , , Leefloon (50 %) : 1.016, , Leefloon (55 %) : , Project individuele integratie (70%): 2.209, , Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%): 445, , Toekenning bestaansminimum dakloze(100%): , Verhoogd bestaansminimum (100%) : 971, , Project individuele studenten (55%+10%): 1.781, Toelage onderhoudsgeld (100%) : , Project individuele integratie (75%): Totaal: , ,86 * rechtzettingen in 2013 voor vorige jaren ** rechtzettingen in 2014 voor vorige jaren Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de gecontroleerde periode: , ,95 = ,91 B. Cijfers volgens de rekeningen van het OCMW Terugvorderingen Uitgaven , , Leefloon (50% - 65%): , Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%): , Project individuele integratie (70%): , Toekenning bestaansminimum dakloze(100%): 4.295, Verhoogd bestaansminimum (100%) : , Soc.integratieproject student(60%-75%): 129 Toelage onderhoudsgeld (100%) : , , Leefloon (50% - 65%): , Project individuele integratie (70%): , Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%): , Toekenning bestaansminimum dakloze(100%): 7.628, Verhoogd bestaansminimum (100%) : , Soc.integratieproject student(60%-75%): 1.008, Toelage onderhoudsgeld (100%) : , , Leefloon (50% - 65%): 9

10 16.628, Project individuele integratie (70%): , Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%): , Toekenning bestaansminimum dakloze(100%): , Verhoogd bestaansminimum (100%) : , Soc.integratieproject student(60%-75%): 1.901, Toelage onderhoudsgeld (100%) : 130 Project individuele integratie (75%): Totaal: , ,95 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW voor de gecontroleerde periode: , ,98 = ,97. C. Vergelijking van de totalen Periode Totaal van de netto-uitgaven van de POD MI: ,91 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW: ,97 Verschil: ,06 Foutenmarge = (verschil/netto-uitgaven POD MI) x % Eventueel te weinig ontvangen toelagen aan 50%: -748,53 2. Controle van een steekproef van dossiers Analyse van de uitgaven NVT Analyse van de terugvorderingen Na onderzoek van de door het OCMW overgemaakte lijsten is vastgesteld dat de ontvangsten via compensatie werden doorgegeven aan de POD. Voor meer info hieromtrent wordt verwezen naar punt 4 Vaststellingen en aanbevelingen hoger in dit rapport. Tevens is vastgesteld dat de lijsten overgemaakt door het OCMW teneinde de controle voor te bereiden niet correct uit het systeem werden gehaald en bijgevolg foutieve cijfers bevatten. Tijdens de inspectiedagen echter werden correcte cijfers doorgegeven op basis waarvan de vergelijking van de cijfers werd uitgevoerd. 3. Conclusies Voor de gecontroleerde periode , bekwam de inspectie de volgende resultaten: 10

11 De globale vergelijking van de cijfers geeft een verschil van 0,08% in het nadeel van het OCMW. Er zal geen rekening worden gehouden met dit verschil, want het wordt beschouwd als het bewijs van een goede administratieve opvolging van uw subsidies. De Inspectie wil u dan ook aanmoedigen om op deze weg verder te gaan. 11

12 BIJLAGE 6: CONTROLE OP HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND VOOR DE BEVORDERING VAN PARTICIPATIE EN SOCIALE ACTIVERING VAN DE GEBRUIKERS VAN DE DIENSTVERLENING VAN DE OPENBARE CENTRA VOOR MAATSCHAPPELIJK, EN OP DE SPECIFIEKE MAATREGEL VOOR KINDERARMOEDE JAAR 2015 De inspectie wordt uitgevoerd op drie niveaus: Algemene analyse van het gebruik van het fonds; Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in OCMW-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI De controle van alle dossiers of van een steekproef op de bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. Algemene analyse van het gebruik van het fonds Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het OCMW toegekend: 8.369,00 (activiteiten) ,00 (kinderarmoede). Deze bedragen werden volledig gebruikt. er werden verdeelcriteria vastgelegd voor het fonds en voor de tegemoetkomingsplafonds en deze criteria werden goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in 2014, zelfde werking voor 2015 doch niet door de raad goedgekeurd; het OCMW vraagt een deelname van de begunstigden; bepaalde doelgroep: elke persoon (en gezinsleden) met een inkomen kleiner of gelijk aan het steunbarema, voor klanten met een groter inkomen die een goedlopende begeleiding volgens en slechts over een krap leefgeld beschikken; de beslissingen van individuele steun worden telkens voorgelegd aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; 2. Boekhoudkundige controle Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het OCMW JAREN EFFECTIEVE UITGAVEN OCMW EFFECTIEVE TERUGVORDERINGEN OCMW SUBSIDIES AANVAARD DOOR DE CEL DSO VAN DE POD MI SUBSIDIES AANVAARD NA INSPECTIE BOEKHOUDING , , , , ,00 3. Controle van de bewijsstukken Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen 12

13 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A. Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel Alle effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6B. 4. Conclusies Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de kosten die door het OCMW voor het gecontroleerde jaar werden ingediend effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd besteed overeenkomstig de wetgeving ter zake. 13