Besluit Algemeen bestuur

Transcriptie

1 Besluit Algemeen bestuur 30 november 2017 Treasurystatuut HWH 2018 Opsteller Marianne van der Veen Aantal pagina s 15 Behandelend gremium Algemeen bestuur Onderwerp Intern Treasurystatuut HWH 2018 Datum overleg 30 november 2017 Kenmerk V0378/H BESLUIT Het Algemeen bestuur van Het Waterschapshuis; gelet op artikel 26, lid 2 van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis en artikel 108 en 109 van de Waterschapswet; BESLUIT vast te stellen het volgende Treasurystatuut voor Het Waterschapshuis. Hoofdstuk 1 Inleiding In dit treasurystatuut wordt het beleidskader vastgelegd met betrekking tot de treasuryfunctie. Dit treasurystatuut vervangt het treasurystatuut uit 2013, vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 17 december De actualisatie betreft met name de verwerking van de wijzigingen in wet FIDO en de RUDDO en de toevoeging van de Regeling Schatkistbankieren. 1.1 Wettelijk kader In de Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) zijn kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De belangrijkste doelstellingen van deze wet zijn: het bevorderen van een solide financiering en kredietwaardigheid van de decentrale overheden, het beheersen van renterisico's en het vergroten van transparantie. Op de Wet FIDO is verdere regelgeving gebaseerd. In de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden (Ufdo) staan de percentages voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Hoeveel geld waterschappen mogen lenen, is afhankelijk van de hoogte van de begroting. De kasgeldlimiet bepaalt hoeveel geld ze mogen lenen voor een periode van maximaal 1 jaar. De renterisiconorm schrijft voor hoeveel maximaal geleend mag worden voor een periode langer dan 1 jaar. In de Regeling uitzetting derivaten decentrale overheden (RUDDO) zijn de normen met betrekking tot kredietwaardigheid vastgelegd, waaraan de partijen waar de decentrale overheden middelen willen uitzetten moeten voldoen. In de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden is nader uitgewerkt hoe schatkistbankieren voor decentrale overheden werkt en welke rechten en verplichtingen decentrale overheden en de Staat hebben. De verplichting tot Schatkistbankieren is vastgelegd in de Wet FIDO. In het Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden staan voorwaarden voor decentrale overheden die geld willen lenen. Geldleningen kunnen slechts worden aangegaan of verstrekt en de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen (rente en aflossing) kunnen slechts worden gegarandeerd, indien de wederzijdse betalingsverplichtingen zijn uitgedrukt in euro of in

2 één van de nationale munteenheden van de lidstaten van de Europese Unie die deelnemen aan de Economische en Monetaire Unie én indien de hoofdsom niet onderhevig is aan enige vorm van indexatie. Tot slot is een Het Waterschapshuis verplicht een financiële verordening op te stellen. Dit op basis van de Waterschapswet. Ook dienen de begroting en het jaarverslag een financieringsparagraaf te bevatten. Deze verplichting is vastgelegd in het Waterschapsbesluit (hoofdstuk 4). 1.2 Kwalitatieve randvoorwaarden en instrumenten Het treasurybeleid kent een tweetal kwalitatieve randvoorwaarden waaruit volgt dat zogenaamd bankieren door decentrale overheden, niet is toegestaan. De eerste voorwaarde is dat het aangaan van leningen en het uitzetten van middelen evenals het verlenen van garanties, alleen zijn toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en het gebruik van derivaten een prudent karakter dienen te hebben en niet gericht behoren te zijn op het genereren van inkomen door het lopen van risico's. In verband met de vereisten van de Wet Fido zijn er twee instrumenten op het gebied van treasury; allereerst het onderhavige treasurystatuut. In het statuut worden de kaders van de treasuryfunctie aangegeven. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut wordt jaarlijks een treasuryparagraaf in zowel de begroting als in de jaarrekening opgenomen. Hierin worden de specifieke beleidsvoornemens en de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury besproken. 1.3 Opbouw treasurystatuut In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie van Het Waterschapshuis geformuleerd. Deze worden vervolgens nader uitgewerkt in de organisatie en procedures waarbij rekening gehouden wordt met de voorgeschreven limieten. Het treasurybeleid wordt vervolgens beschreven voor de onderdelen voorbereiding, vaststelling en uitvoering. Daarna komen de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie aan de orde. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid betreffende de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Met de vaststelling van dit treasurystatuut wordt voldaan aan de verplichting zoals die is opgenomen in artikel 108 en 109 van de Waterschapswet. Hoofdstuk 2 Begrippenkader 2.1 Algemene begrippen Ten behoeve van de leesbaarheid van het treasurystatuut is geprobeerd om het aantal technische termen in dit statuut te beperken. Om misverstanden te voorkomen over de gehanteerde begrippen is het gebruik van vakjargon onafwendbaar. Daarom worden specifieke begrippen in de onderstaande begrippenlijst verklaard. Begrotingstotaal: De totale lasten op de begroting. Borgstelling: het recht van een derde partij om op eerste afroep te kunnen beschikken over een maximaal overeengekomen bedrag van een openbaar lichaam die middelen in rekening-courant bij s Rijks schatkist aanhoudt. Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Deposito: het creditbedrag op een aan de rekening-courant gekoppelde rekening, waarover een vooraf vastgestelde rente wordt vergoed en waarover gedurende een vooraf vastgestelde periode door het openbaar lichaam niet vrij beschikt kan worden. Kenmerk: V0378/H Pagina 2 van 15

3 Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen. Kasgeldlimiet: Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. Dit percentage is in de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden voor gemeenschappelijke regelingen vastgesteld op 8,2%. Kredietrisico: De risico's op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij. Liquiditeitenplanning: Een korte termijn overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven ter bepaling van het moment van aantrekken van een lening. Liquiditeitenprognose: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid. Marktrisico: Het gevaar van schommelingen in de waarde van financiële activa door marktbewegingen. Nettingovereenkomst: Een overeenkomst op grond waarvan de wederzijdse verplichtingen tussen partijen verrekend worden waardoor wordt bepaald wat de ene partij per saldo aan de andere partij verschuldigd is. Netto-vlottende schuld: Het gezamenlijk bedrag van: de opgenomen gelden met een oorspronkelijk rentetypische looptijd korter dan 1 jaar; de schuld in rekening-courant; de voor een termijn van korter dan 1 jaar ter bewaking in kas gestorte gelden van derden en; overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de van de vaste schuld, verminderd met het gezamenlijk bedrag van contante gelden, tegoeden in rekening-courant, en de overige uitstaande gelden met een rentetypische looptijd van korter dan 1 jaar. Rating: Taxatie van de kredietwaardigheid van een financiële onderneming of een land, bepaald door een ratingbureau. Renterisico: Het gevaar van onvoorziene veranderingen van de (financiële) resultaten van Het Waterschapshuis door rentewijzigingen. Renterisiconorm: Een bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar. In de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden is dit percentage voor gemeenschappelijke regelingen vastgesteld op 20%. Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de leningvoorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding (rentevaste periode). Rentegevoeligheidsanalyse: Een analyse van de gevoeligheid van de begroting van Het Waterschapshuis voor rentewijzigingen. Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling. Risicoprofiel: Dit geeft aan in welke mate een organisatie risico's loopt. Toezichthouder: De provincie die op grond van de gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis is belast met het toezicht op de begroting. Treasurybeheer: Dit omvat de daadwerkelijke uitvoering van het treasurybeleid, binnen de kaders van het treasurystatuut. De uitvoering vindt zijn weerslag in specifieke beleidsplannen. Kenmerk: V0378/H Pagina 3 van 15

4 Treasurybeleid: Dit beleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en voorwaarden, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie. Treasuryfunctie: Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. Treasuryparagraaf: Deze is in de begroting en in de jaarrekening opgenomen waarbij het geplande c.q. gerealiseerde treasurybeheer weergegeven wordt. Tussenrekening: De rekening die het openbaar lichaam aanhoudt bij een bank via welke de zerobalancing plaatsvindt. Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van een jaar of langer. Vastrentende waarden: Openbare en onderhandse leningen. Vaste schuld: Het gezamenlijk bedrag van de schuld uit hoofde van de geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer, en de voor een termijn van 1 jaar of langer ontvangen waarborgsommen. Vermogenswaarde: Het geheel van de in geld uitgedrukte waarde van de bezittingen aan goederen en vorderingen (activa en passiva). Vermogensbehoefte: Een overzicht van de behoefte aan middelen op lange termijn ter financiering van de investeringen. Ook wel kapitaalbehoefte genoemd. Waardepapieren: Documenten met een geldswaarde, zoals een bewijs van een aandeel of obligatie. Zero-balancing: De aanzuivering dan wel de afroming van de tussenrekening ten laste dan wel ten gunste van de rekening-courant schatkistbankieren. 2.2 Belangrijke bepalingen uit de wet FIDO Art. 2, lid 1: Openbare lichamen kunnen uitsluitend ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak leningen aangaan, middelen uitzetten of garanties verlenen. Voor het overige houden zij hun liquide middelen in s Rijks schatkist aan. Art. 2a, lid 1: Openbare lichamen kunnen geldleningen slechts aangaan en verstrekken, dan wel de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen ten aanzien van de betaling van rente en aflossing slechts garanderen, indien de geldleningen voldoen aan de daarvoor bij algemene maatregel van bestuur te stellen regels. Art. 2a, lid 2: Openbare lichamen kunnen derivaten hanteren of de ingevolge artikel 2, vierde lid, uitgezonderde middelen uitzetten indien deze derivaten of uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Bij regeling van Onze Ministers worden ter zake van de uitvoering van dit lid nadere regels gesteld. Art 4, lid 1: De gemiddelde vlottende schuld per kwartaal van een openbaar lichaam overschrijdt de kasgeldlimiet niet. Art. 6, lid 1: Het renterisico op de vaste schuld van een openbaar lichaam overschrijdt de renterisiconorm niet. Kenmerk: V0378/H Pagina 4 van 15

5 2.3 Belangrijke bepalingen uit de RUDDO Art. 2, lid 1a: Openbare lichamen zetten, al dan niet tegen waardepapieren, slechts uitgezonderde middelen uit bij en gaan slechts verbintenissen met betrekking tot financiële derivaten aan met financiële ondernemingen die: gevestigd zijn in een lidstaat die tenminste beschikt over een AArating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. Art. 2, lid 1b: Openbare lichamen zetten, al dan niet tegen waardepapieren, slechts uitgezonderde middelen uit bij en gaan slechts verbintenissen met betrekking tot financiële derivaten aan met financiële ondernemingen die: voor henzelf of voor de door hem uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een A-rating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. Art. 2a, lid 1: Openbare lichamen gaan geen leningen aan met het enkele doel de aangetrokken gelden tegen een hoger rendement uit te zetten. Art. 3: Openbare lichamen zetten uitsluitend gelden uit in de vorm van producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het einde van de looptijd intact is. Art. 4, lid 1: Openbare lichamen hanteren financiële derivaten uitsluitend ter beperking van financiële risico s en nemen geen niet-effectieve positie in. 2.4 Belangrijke bepalingen uit de Regeling Schatkistbankieren Art. 1, lid 1: Het openbaar lichaam heeft op eigen naam een tussenrekening bij één of meer banken. Art. 1, lid 2: Het openbaar lichaam verstrekt aan de staat een machtiging voor de tussenrekening waarmee de staat de zero-balancing kan uitvoeren. Art. 7, lid 1: Uitgezonderd van de verplichting om in s Rijks schatkist te worden aangehouden, zijn onder andere middelen voor zover deze, gerekend over een kwartaal gemiddeld het drempelbedrag, bedoeld in het tweede lid, niet te boven gaan. Art. 7, lid 2: Het drempelbedrag, genoemd in het eerste lid wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal kleiner of gelijk aan 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal bedraagt. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal groter dan 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 3,75 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de 500 miljoen te boven gaat. Art. 8, lid 3: De minister van Financiën kan een borgstelling voor derden toestaan op middelen die een openbaar lichaam in s Rijks schatkist aanhoudt, mits het openbaar lichaam daartoe een verzoek heeft ingediend en de middelen, die het in s Rijks schatkist aanhoudt, toereikend zijn. Hoofdstuk 3. Doel van het treasurystatuut 3.1 Doel Het treasurystatuut (hierna: statuut) heeft tot doel een formeel kader te scheppen waar binnen de financierings- en beleggingsactiviteiten van Het Waterschapshuis dienen plaats te vinden. In het statuut moeten de vier elementen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden in hun samenhang, duidelijkheid en transparantie garanderen. Het statuut is een "levend" document waarbij regelmatig moet worden gecontroleerd of de inhoud nog aansluit bij de omstandigheden. Bij sterk veranderde omstandigheden kan het statuut aanpassingen vereisen. Kenmerk: V0378/H Pagina 5 van 15

6 3.2 Algemene missie Het Waterschapshuis heeft tot taak als expertinstituut en service organisatie te fungeren voor de deelnemende waterschappen en zodoende een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de informatie- en bedrijfsprocessen ter bevordering van de kwaliteit en efficiëntie van de taakuitvoering door de waterschappen. In algemene zin zal het financieel beleid dienen bij te dragen aan en ondersteuning bieden voor het uitvoeren van deze missie. Meer specifiek zal de financiële continuïteit op korte en lange termijn gewaarborgd dienen te worden. 3.3 Het treasurybeleid Het treasurybeleid is erop gericht toegang te verkrijgen en te behouden tot de geld- en kapitaalmarkt om zo, binnen de financiële mogelijkheden van Het Waterschapshuis, een optimaal rendement te verkrijgen dan wel de lasten zo veel mogelijk te reduceren. Hierbij moeten de risico's zo goed mogelijk worden beheerst. Investeringen, deelnemingen en beleggingen die worden gedaan in het kader van de publieke taak, waarbij bewust risico's worden aanvaard vallen buiten de kaders van dit statuut. In de voorkomende gevallen dient hiervoor steeds afzonderlijke besluitvorming plaats te vinden. Meer gedetailleerd zijn de doelstellingen van het treasurybeleid: het verkrijgen en handhaven van toegang tot de geld- en kapitaalmarkten tegen de scherpst mogelijke condities; het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico's, zoals rente-, koers, - liquiditeits - en kredietrisico's; het minimaliseren van de interne (verwerkingskosten) en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities; het realiseren van een efficiënte en controleerbare treasuryfunctie binnen de organisatie; het tijdig beschikbaar hebben van betrouwbare informatie aangaande de treasury; het continu voldoen aan de wettelijke vereisten aangaande treasury, zoals onder meer opgenomen in de Wet FIDO, Ufdo, RUDDO, Regeling schatkistbankieren decentrale overheden en Besluit leningsvoorwaarden. 3.4 Risico-attitude De houding van Het Waterschapshuis ten aanzien van financieel risico is risicomijdend. Risicomijdend houdt in ieder geval in: Het beleid ten aanzien van financieringen is erop gericht een spreiding van toekomstige renterisico's te bevorderen opdat ook in de toekomst kan worden ingespeeld op ontwikkelingen op het gebied van het aantrekken en uitzetten van financieringen zodat voldaan wordt aan de renterisiconorm conform de eisen uit de wet FIDO en er geen overmatige blootstelling aan rentebewegingen optreedt; Het beleid is er op gericht om te komen tot optimalisatie van de inkomende en uitgaande geldstromen middels het matchen van inkomsten en uitgaven in de loop van het jaar; Het beleid ten aanzien van beleggingen is zodanig dat alleen beleggingen kunnen worden gedaan van tijdelijke overschotten en gericht op de beheersing en vermindering van daaraan verbonden risico's; Het gebruik van derivaten is alleen toegestaan voor het verminderen of afdekken van financiële risico s en het beleid dienaangaande dient prudent en transparant te zijn. Dit betekent dat bij het komen tot de eerste voorstellen met betrekking tot het gebruik van een van dergelijke instrumenten het bestuur nadrukkelijk zal worden geïnformeerd over en betrokken bij het besluit betreffende het gebruik van deze instrumenten zodat het doel en het effect van het te hanteren instrument helder en duidelijk gemaakt wordt alvorens te kunnen worden toegepast. Kenmerk: V0378/H Pagina 6 van 15

7 Hoofdstuk 4 De organisatie van de treasuryfunctie 4.1 Treasury-organisatie De plaats van treasury binnen Het Waterschapshuis is als volgt aan te geven. Na vaststelling van het Treasurystatuut delegeert het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur de uitvoering van het treasurybeleid, c.q. concrete treasury-activiteiten zoals financieringen en het uitzetten van gelden. Via het mandaatbesluit draagt het dagelijks bestuur de bevoegdheid tot het uitvoeren van het treasurybeleid over aan de secretaris-directeur. 4.2 Procedures In de beschrijving van de Administratieve Organisatie zijn procedures opgenomen die nadrukkelijk betrekking hebben op de treasuryfunctie. In deze procedures worden verantwoordelijkheden, activiteiten, bevoegdheden en functiescheidingen tussen besluitvormende, uitvoerende, registrerende en controlerende functies vastgelegd. In het kader van dit treasurystatuut zijn drie procedures opgesteld, welke als bijlage bij dit statuut zijn opgenomen. De procedures zijn: Aangaan van leningen, Uitzetten van gelden en Schatkistbankieren. 4.3 Functiescheiding Door functiescheiding te creëren tussen besluitvormende, registrerende en controlerende functies wordt misbruik zoveel mogelijk voorkomen. Naast de externe controle aan het einde van het proces vindt ook tijdens de processen controle plaats naar de juistheid en legitimiteit. Het belangrijkste deel van de controle vindt dan ook intern plaats. De controle van de accountant vindt plaats in het kader van de controle op de jaarrekening. Hiermee strekt de controle van de accountant zich uit over het gehele uitvoeringstraject. De invulling hiervan is in de verordening op basis van artikel 109 Waterschapswet neergelegd. Hoofdstuk 5 Instrumenten en limieten 5.1 Instrumenten Voor het uitvoeren van transacties staan in het kader van de treasury de volgende instrumenten ter beschikking: rekening-courant Staat der Nederlanden (schatkistbankieren); overige rekening-courant faciliteiten; kasgeldleningen; vaste geldleningen; uitzettingsvormen (zoals deposito's); specifieke rente-instrumenten (zoals derivaten). Specifieke rente-instrumenten mogen alleen gebruikt worden voor het beheersen of verminderen van renterisico's. 5.2 Limieten Bij het gebruik van de bovenstaande instrumenten moet men in ieder geval voldoen aan de onderstaande richtlijnen. Kenmerk: V0378/H Pagina 7 van 15

8 5.2.1 Algemeen Geld wordt uitsluitend uitgezet of opgenomen op basis van een recente liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie; De renterisiconorm mag niet worden overschreden tenzij de toezichthouder hiervoor ontheffing heeft verleend; De rentevisie / rentescenario's van Het Waterschapshuis zijn gebaseerd op informatie opgevraagd bij gezaghebbende instanties; Deelnemingen zijn uitgesloten behalve voor zover deze samenhangen met de uitoefening van de publieke taak Opnemen Renterisico's op de netto vlottende schuld zijn begrensd tot de normen van de kasgeldlimiet van de Wet FIDO; Renterisico's op de vaste schuld zijn begrensd tot de normen van de renterisiconorm van de Wet FIDO; Het gebruik van specifieke rente-instrumenten dient te geschieden conform de ministeriële regeling uit hoofde van de Wet FIDO en de RUDDO; Het aantrekken van leningen geschiedt conform de procedure aangaan van leningen zoals opgenomen in bijlage Uitzetten Overtollige middelen worden in s Rijks schatkist aangehouden. Risico s bij overige uitzettingen worden beperkt doordat minimaal de hoofdsom is gegarandeerd; Het uitzetten van gelden geschiedt conform de procedure 'uitzetten van gelden' zoals opgenomen in bijlage 2. Voor het uitzetten van gelden mag men een partij alleen accepteren als tegenpartij, indien deze voldoet aan de volgende criteria. financiële ondernemingen die gevestigd zijn in een lidstaat die tenminste beschikt over een En: AA-rating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. financiële ondernemingen die voor henzelf of voor de door hem uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een A-rating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. Het Waterschapshuis gaat geen leningen aan met het enkele doel de aangetrokken gelden tegen een hoger rendement uit te zetten; Indien Het Waterschapshuis een nettingovereenkomst heeft afgesloten met een financiële onderneming met betrekking tot het uitzetten van tijdelijke overtollige gelden van aangetrokken leningen voor projectfinanciering als bedoeld in het tweede lid, is artikel 2 (van de Regeling tot wijziging van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden en van de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden), tweede en derde lid, niet van toepassing. Hoofdstuk 6 Voorbereiding en vaststelling van het beleid 6.1 Algemeen Voor het voorbereiden en vaststellen van het treasurybeleid heeft men operationele informatie nodig. De verschillende operationele informatiestromen, voor zover van toepassing, zijn als volgt weergegeven: Kenmerk: V0378/H Pagina 8 van 15

9 Operationele informatie Frequentie Bron Verstrekker Ontvanger Saldobepaling Liquiditeitsprognose Analyse leningen- en beleggingsportefeuille Analyse risicoprofiel Rentevisie lange en korte termijn Maandelijks Elektronisch Min. per jaar Indien van toepassing Indien van toepassing Indien van toepassing bankiersysteem en financiële administratie Liquiditeitsplanning korte termijn Leningen beheerssysteem Liquiditeits- en vermogensplanning Financiële publicaties/bankrelaties Medewerker FA Medewerker FA Medewerker FA Secretaris Secretaris Secretaris Secretaris 6.2 Financiële beleidscyclus / rapportages Het Waterschapshuis gebruikt de jaarlijkse financiële beleidscyclus voor het vaststellen van het treasurybeleid, voor het afleggen van verantwoording over dat beleid en voor bijstelling van het beleid door het jaar heen. Deze documenten zijn: De begrotinq; De bestuursrapportages; De jaarrekening. Met name de treasuryparagraaf in de begroting wordt gebruikt om het treasurybeleid te formuleren en de treasuryparagraaf van de jaarrekening wordt gebruikt om te toetsen. De treasuryparagrafen kennen minimaal de volgende onderwerpen: de algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de treasuryfunctie; de ontwikkeling in de financierings-, beleggings- en vermogensbehoefte; de ontwikkeling in de renterisiconorm en de kasgeldlimiet; het risicobeleid: analyse van de risico s m.b.t. treasury; het cashmanagement: de plannen, c.q. realisatie van het beleid inzake het kasbeheer; het financierings- en beleggingsbeleid: de plannen c.q. realisatie van het beleid voor de waterschapsfinanciering en belegging van overschotten; relevante ontwikkelingen in de treasury-organisatie; relevante ontwikkelingen in de informatievoorziening en systeembeheer voor de treasuryfunctie; een rentevisie en een rentegevoeligheidanalyse; een liquiditeitenprognose; de hoogte en benutting van het drempelbedrag ( Schatkistbankieren ) per kwartaal. De genoemde documenten worden als onderdeel van de begroting of jaarrekening vastgesteld door het algemeen bestuur. 6.3 Mandaten In dit kader wordt verwezen naar de geldende delegatie- en mandaatbesluiten. Kenmerk: V0378/H Pagina 9 van 15

10 6.4 Tussentijdse bijstelling van het beleid Tussentijdse bijstelling van het beleid, en daarmee samenhangende bijstelling van het mandaat, vindt plaats indien daar aanleiding toe is. Het bijgestelde mandaat moet na behandeling door het dagelijks bestuur in het algemeen bestuur vastgesteld worden. Hoofdstuk 7 Uitvoering van het beleid De secretaris kan op basis van een door het dagelijks bestuur afgegeven mandaat financiële verplichtingen (geldleningen) namens Het Waterschapshuis aangaan. Hoofdstuk 8 Toetsing en control 8.1 Verslaglegging Essentieel onderdeel van de planning- en controlcyclus is, dat zowel tijdens als na uitvoering van het beleid verantwoording afgelegd wordt middels verantwoordingsinformatie. 8.2 Interne controle Controle op de uitvoering van het beleid vindt plaats middels de procedures van de administratieve organisatie (onderdeel van de financiële beheersverordening zoals bedoeld in artikel 108 lid 1 en 2 van de Waterschapswet) en de beleidsrapportagecyclus zoals eerder beschreven in 6.2. De uitvoering van het beleid wordt getoetst en verantwoord in de treasuryparagraaf van de jaarrekening. 8.3 Externe controle Het Waterschapshuis zal alle maatregelen treffen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve externe controle, door een accountant (artikel 109, lid 2, van de Waterschapswet). De toetsing van de rechtmatigheid van de uitvoering van het treasurybeleid is object van de reguliere controle van de accountant. Opdrachtgever voor de externe controle is het algemeen bestuur. Daarnaast zal Het Waterschapshuis de volgende informatie verstrekken. 1. De jaarrekening aan gedeputeerde staten van de provincie Utrecht als toezichthouder, met daarin opgenomen: het begrotingstotaal bij aanvang van het verslagjaar; de kasgeldlimiet bij aanvang van het verslagjaar; de gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van het verslagjaar; de stand van de vaste schuld bij aanvang van het verslagjaar; de renterisiconorm bij aanvang van het verslagjaar; het renterisico op de vaste schuld over het verslagjaar; gemiddelde van de middelen in elk van de kalenderkwartalen van het verslagjaar, die zijn aangehouden buiten s Rijks schatkist. 2. Aan het CBS: Driemaandelijks een opgave van de stand van het EMU-saldo op een voor het Centraal Bureau voor de Statistiek te bepalen wijze, zodat zij de informatie aan het Ministerie van Financiën kan presenteren. Kenmerk: V0378/H Pagina 10 van 15

11 Hoofdstuk 9 bestuurlijke vaststelling Artikel 108 en artikel 109 van de Waterschapswet bepalen dat het algemeen bestuur bij verordening regels vaststelt met betrekking tot de organisatie van de administratie en het beheer van de vermogenswaarden en de controle. Met de vaststelling van dit treasurystatuut wordt voldaan aan de verplichting zoals die is opgenomen in artikel 108 en 109 van de Waterschapswet. Uiterlijk 14 dagen na vaststelling dient het treasurystatuut toegezonden te worden aan de Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. Hoofdstuk 10 slot Dit statuut treedt in werking met ingang van 1 januari Dit statuut kan worden aangehaald als 'Treasurystatuut Het Waterschapshuis Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 30 november Het Algemeen bestuur voornoemd, ir. H.H.G. Dijk, voorzitter drs. G.J.A. Smits, secretaris-directeur Kenmerk: V0378/H Pagina 11 van 15

12 Bijlage 1: Procedure 'aangaan van leningen Algemeen geldt dat binnen Het Waterschapshuis er naar gestreefd wordt om bij het aangaan van geldleningen het 4-ogen principe te hanteren. Afdeling / functionaris medewerker FA Medewerker FA Activiteit Signaleren liquiditeitstekort Bepalen noodzaak aangaan geldlening en omvang lening Omschrijving Op basis van de liquiditeitenplanning wordt een liquiditeitstekort op korte termijn gesignaleerd. Op basis van de liquiditeitenprognose wordt de noodzaak van extra liquide middelen beoordeeld en indien noodzakelijk wordt de omvang van de aan te trekken lening bepaald. Bepalen randvoorwaarden/ Opstellen voorstel lening Rekening houdend met bovengenoemde informatie en het bepaalde in het treasurystatuut van Het Waterschapshuis, wordt een inventarisatie gedaan van de marktontwikkelingen teneinde te komen tot de randvoorwaarden. Hierna wordt een voorstel geformuleerd met hierin de omvang, de gewenste looptijd en het te verwachten rente percentage van de af te sluiten lening. Medewerker FA Opvragen offertes Telefonisch wordt bij minimaal 3 banken (waaronder de huisbankier) en/of geldmakelaars een schriftelijke offerte opgevraagd voor de lening. Beoordelen offertes Op grond van de ontvangen schriftelijke offertes wordt bepaald bij welke instantie de lening wordt aangegaan (De lening met de beste condities qua rente en kosten wordt gekozen). Medewerker FA Afsluiten lening Nadat is bepaald bij wie de lening wordt aangegaan wordt er telefonisch akkoord gegeven aan de betreffende instantie. Deze instantie stuurt vervolgens een schriftelijke bevestiging met de voorwaarden. Secretaris Ondertekenen leningovereenkomst Binnen enkele dagen zal de lening worden geformaliseerd door ondertekening van de leningovereenkomst welke vervolgens wordt geretourneerd aan de betreffende instantie. Secretaris Afleggen verantwoording In de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur wordt terugmelding gedaan van de aangegane lening met alle relevante gegevens. In de treasuryparagraaf van de jaarrekening wordt tevens verantwoording afgelegd over de gekozen handelswijze. Kenmerk: V0378/H Pagina 12 van 15

13 Medewerker FA Inboeken lening Na ontvangst van het geld wordt de lening ingeboekt in de financiële administratie. Medewerker FA Dossier bijwerken Tevens wordt het dossier geldleningen bijgewerkt, waarin alle relevante gegevens van de lening vastgelegd worden Afdeling Bedrijfsvoering Medewerker interne controle / bedrijfskundige Registreren / archiveren officiële leningbescheiden Toetsen procedure (steekproefsgewijs) (zoals ontvangen schriftelijke offertes, beoordelingsformulier en leningovereenkomst). De originele ondertekende leningbescheiden met bijlagen worden op de afdeling Bedrijfsvoering geregistreerd en gearchiveerd in het dossier geldleningen. Toetsen of de vooraf vastgestelde procedure op een juiste wijze is gevolgd en vastgelegd m.b.v. een IC-checklist voor treasury. Kenmerk: V0378/H Pagina 13 van 15

14 Bijlage 2: Procedure uitzetten van gelden Als we spreken over een procedure voor het uitzetten van gelden, dient gemeld te worden dat deze procedure slechts van toepassing is op het uitzetten van gelden voor een korte periode (deposito's). Indien middelen voor een langere tijd overtollig zijn, of indien er een specifieke aanleiding is om als uitlenende partij op te treden bij een vaste geldlening, zal te allen tijde vooraf akkoord worden gevraagd aan het dagelijks bestuur. Afdeling / functionaris Medewerker FA Activiteit Signaleren noodzaak uitzetten gelden Omschrijving Op basis van de Liquiditeitprognose wordt de omvang van de overtollige middelen bepaald. Bepalen randvoorwaarden / Opstellen voorstel uitzetten overtollige middelen Rekening houdend met bovengenoemde informatie en het bepaalde in het treasurystatuut van Het Waterschapshuis, wordt een inventarisatie gedaan van de marktontwikkelingen teneinde te komen tot de randvoorwaarden. Hierna wordt een voorstel geformuleerd met hierin minimaal de looptijd en omvang van de uitzetting en het te verwachten rente percentage. Medewerker FA Opvragen offertes Telefonisch wordt bij minimaal 2 banken (waaronder de huisbankier) en/of geldmakelaars een schriftelijke offerte opgevraagd voor de uit te zetten middelen. en Secretaris Beoordelen offertes Op grond van de ontvangen schriftelijke offertes wordt bepaald bij welke bank het geld wordt uitgezet (hierbij geldt de beste condities op het gebied van rente en kosten) Accorderen uitzetting Nadat is bepaald bij wie de overtollige middelen worden uitgezet zal er door middel van telefonisch contact accordering worden gegeven om de overtollige middelen in depot te zetten. Afleggen verantwoording In de treasuryparagraaf in de jaarrekening zal verantwoording worden gegeven over de gekozen handelswijze m.b.t. deposito s. Medewerker FA Inboeken vordering Na debitering van het dagafschrift zal het depot worden ingeboekt in de financiële administratie. Medewerker FA Dossier bijwerken Tevens wordt het dossier "uitgezette overtollige middelen" bijgewerkt. Medewerker interne controle /bedrijfskundige Auditing procedure (steeksproefgewijs) Toetsen of de vooraf vastgestelde procedure op een juiste wijze is gevolgd en vastgelegd m.b.v. een ICchecklist voor treasury. Kenmerk: V0378/H Pagina 14 van 15

15 Bijlage 3: Procedure schatkistbankieren Afdeling / functionaris Medewerker FA Medewerker FA/ Medewerker FA Activiteit Vaststellen drempelbedrag Monitoren drempelbedrag Afromen lopende rekening(en) Ophogen lopende rekening(en) vanuit Schatkist Structurele overschotten vereisen evaluatie treasurybeleid Omschrijving Ten tijde van het opstellen van de begroting wordt het drempelbedrag vastgesteld. Dit bedrag wordt opgenomen in de financiële paragraaf van de begroting. Ook het format voor de berekening en monitoring van het drempelbedrag (door het Rijk beschikbaar gesteld) wordt bijgewerkt. Op basis van het door het Rijk beschikbaar gestelde format wordt door de controller toegezien op de ontwikkeling van het gebruikte drempelbedrag (op kwartaalbasis). Afroming vindt door de bank op automatische basis plaats. Indien toch blijkt dat het drempelbedrag (in het kwartaal) te frequent en te ruim overschreden wordt, dan wordt een herstelplan opgesteld. Wanneer behoefte blijkt aan extra middelen op de lopende rekening(en), leidt dit tot overboekingen vanuit de Schatkist naar de lopende rekening(en). In een situatie van structurele overschotten dient geëvalueerd te worden wat de aanleiding(en) zijn en welke acties ondernomen moeten worden. Kenmerk: V0378/H Pagina 15 van 15