a. Administratienummer: eenduidig nummer dat wordt gebruikt ten behoeve van efficiënte verwerking van persoonsgegevens;

Transcriptie

1 Inleiding De Aloysius Stichting heeft ongeveer 1000 medewerkers 1. Van alle medewerkers worden gegevens bewaard, verwerkt en opgeslagen vanaf het moment dat een medewerker een tijdelijke of vaste arbeidsovereenkomst krijgt bij de Aloysius Stichting. Ook gegevens van externen, zoals stagiaires, vrijwilligers en uitzendkrachten worden bewaard, verwerkt en opgeslagen. Een aantal van deze gegevens bevat gevoelige vertrouwelijke informatie. Daarom is het voor medewerkers van belang dat duidelijk is met welk doel die gegevens worden bewaard, waar deze gegevens zijn vastgelegd en wie er toegang heeft tot de (bepaalde) gegevens. De Aloysius Stichting heeft daarom dit Privacyreglement personeelsgegevens vastgesteld dat mede gebaseerd is op het Modelprivacyreglement verwerking gegevens personeel PO en VO zoals dat gezamenlijk door een aantal organisaties voor bestuur en management in het PO en VO (te weten Verus, VKO, VBS, VGS en VOS/ABB) is opgesteld. Artikel 1: Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. Administratienummer: eenduidig nummer dat wordt gebruikt ten behoeve van efficiënte verwerking van persoonsgegevens; b. Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de (dagelijkse) zorg voor de verwerking van persoonsgegevens; bijv; de medewerkers van de personeelsadministratie en de HRM-ers. c. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; d. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; e. Bevoegd gezag: het college van bestuur van de Aloysius Stichting; f. Bewerker: degene die op basis van een overeenkomst ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; Bijv; de salarisadministratie. 1 In

2 g. College bescherming persoonsgegevens: het college bedoeld in artikel 51 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens; h. Derde: ieder niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker; degene(n) die onder gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is (zijn) om persoonsgegevens te verwerken; i. Gebruiker: degene in de zin van artikel 6 die gerechtigd is kennis te nemen van bepaalde gegevens in een persoonsregistratie; j. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt; k. Personeel: bij of voor het bevoegd gezag werkzame personen; l. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; m. Toestemming van betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee betrokkene aanvaardt dat de hem/haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt; n. Verantwoordelijke: het bevoegd gezag van de Aloysius Stichting; o. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige ander vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; p. Vrijstellingsbesluit Wbp: besluit van 7 mei 2001, (Staatsblad 2001, 250), houdende aanwijzing van verwerkingen van persoonsgegevens die zijn vrijgesteld van de melding bedoeld in artikel 27 van de Wet bescherming persoonsgegevens; q. WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens, wet van 6 juli 2000 (Staatsblad 2000, 302). Artikel 2: Reikwijdte en doelstelling van het reglement 1. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens betreffende het personeel die door of namens het bestuur van de Aloysius Stichting worden verwerkt. 2. Dit reglement heeft tot doel: a. de persoonlijke levenssfeer van personeel van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het 2

3 verwerken van onnodige en onjuiste gegevens evenals tegen de verwerking op onjuist of niet nauwkeurige wijze; b. te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn; c. de rechten van de betrokkenen te waarborgen. Artikel 3: Doel en verwerking van de persoonsgegevens 1. Slechts die persoonsgegevens worden verwerkt, die rechtmatig verkregen zijn. 2. Verwerking van de gegevens mag alleen geschieden voor de in lid 5 van deze bepaling genoemde categorieën van verwerking. 3. De verwerking van de gegevens moet in overeenstemming zijn met het doel, waarvoor de verwerking is aangelegd. De doeleinden verschillen per categorie en zijn omschreven in de bij dit reglement behorende bijlagen. 4. Geen andere gegevens mogen worden verwerkt dan de gegevens genoemd in de bij dit reglement behorende bijlagen. 5. De categorieën van verwerking zijn: a. sollicitanten (bijlage 1); b. personeelsadministratie (bijlage 2); c. salarisadministratie (bijlage 3); d. uitkering bij ontslag (bijlage 4); e. pensioen en vervroegde uittreding (bijlage 5). Artikel 4: Het beheer van (de verwerking van) persoonsgegevens Persoonsgegevens worden op naam van het personeelslid verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van het personeelslid vormt het dossier. Bij de vaststelling van dit heeft de Aloysius Stichting nog geen digitaal HRMsysteem. Daar wordt wel aan gewerkt. Tot die tijd maakt Aloysius gebruik van een schriftelijk personeelsdossier en een ingescand personeelsdossier in het postregistratiesysteem Decos. De papieren dossiers zullen, na invoering van een HRMsysteem, op een zorgvuldige wijze (via papierversnipperaar of gespecialiseerd bedrijf) worden vernietigd. De persoonsgegevens van het personeelslid worden voorts op andere wijze, zoals in digitale systemen, verwerkt. Als bijlage 6 wordt een overzicht bijgevoegd van de wijzen waarop de Aloysius Stichting de persoonsgegevens van haar personeel verwerkt, hetgeen dient ter illustratie van hetgeen in de bijlagen 1 tot en met 5 is benoemd en dus expliciet geen beperking inhoudt van hetgeen in deze bijlagen staat. 3

4 Artikel 5: Verstrekking van gegevens 1. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: a. degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de verwerking van persoonsgegevens van personeel of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8 onder a, c en d, of artikel 9 (verenigbaar gebruik), derde lid, van de Wbp; c. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8 onder e en f, van de Wbp, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in artikel 3 van dit reglement, en nadat het voornemen daartoe aan betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 40 lid 1 van de Wbp uit te oefenen. d. een vakbond of een vakcentrale met het oog op het overleg met haar leden over de samenstelling van de kandidatenlijst ten behoeve van een wettelijk geregelde verkiezing van de leden van een medezeggenschapsorgaan binnen de Aloysius Stichting, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in artikel 3 van dit reglement, en nadat het voornemen daartoe aan betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 40 lid 1 van de Wbp uit te oefenen. e. een vereniging van oud-personeelsleden ten behoeve van het overleg en de organisatie van een medezeggenschapsorgaan van gepensioneerden bij pensioenregelingen, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in het artikel 3 van dit reglement, en nadat het voornemen daartoe aan betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 40 Lid 1 van de Wbp uit te oefenen. 2. Als bijlage 7 wordt ter illustratie een - niet limitatief - overzicht bijgevoegd van instanties waaraan op basis van hetgeen in lid 1 van deze bepaling staat geschreven persoonsgegevens kunnen worden verstrekt. Artikel 6: Toegang tot persoonsgegevens 1. Behoudens daartoe strekkende wettelijke voorschriften in wet- en regelgeving hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens: a. degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de gegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in gevallen als bedoeld in artikel 8 onder a, c en d, en artikel 9 derde lid van de Wbp. 2. Als bijlage 8 wordt een overzicht bijgevoegd van degenen die op basis van hetgeen in lid 1 van deze bepaling staat geschreven toegang hebben tot de persoonsgegevens. Indien en voor zover er nog anderen zijn die binnen de kaders van dit reglement 4

5 toegang dienen te hebben, zullen zij zich registreren in het bestand dat aan het einde van bijlage 8 staat vermeld. Artikel 7: Beveiliging en geheimhouding 1. Het bestuur van de Aloysius Stichting draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. 2 Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. 2. Indien sprake is van elektronische verwerking van persoonsgegevens zal de beheerder via een coderingsbeveiliging de verschillende functionarissen, als bedoeld in artikel 6, toegang geven tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen. Ook indien er gebruikt wordt gemaakt van een elektronisch systeem waarin individuele personeelsleden kunnen inloggen, zullen de beschikbare gegevens beschermd worden via een coderingsbeveiliging. 3. Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift terzake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit. De medewerkers van de Aloysius Stichting zijn voorts verplicht zich te houden aan de Integriteitscode welke als bijlage 9 bij dit reglement wordt gevoegd. In artikel 6 van deze Integriteitscode is bepaald op welke wijze omgegaan dient te worden met vertrouwelijke informatie. Van iedere (nieuwe) medewerker wordt verwacht dat hij/zij de verklaring behorende bij deze Integriteitscode ondertekent. 2 Te denken valt hierbij aan de volgende maatregelen: - De papieren dossiers worden bewaard in een afgesloten kast; - Als een personeelslid al meerdere jaren in dienst is, kan er op den duur sprake zijn van dossiervervuiling. Het personeelsdossier wordt daarom in beginsel één keer per jaar opgeschoond door een medewerker van de afdeling HRM; - Als een personeelslid niet meer in dienst is, wordt dit ingevoerd in Raet en vindt er iedere nacht een automatische synchronisatie plaats met de active directory waardoor het ex-personeelslid per direct geen toegang meer heeft tot de programma s en de gegevens waar hij/zij inzage in had. 5

6 Artikel 8: Informatieplicht 1. Het bestuur van de Aloysius Stichting informeert betrokkene over het verwerken van diens persoonsgegevens, voorafgaand aan de verzameling van de persoonsgegevens of, indien de gegevens van derden afkomstig zijn, voorafgaand aan het moment van vastlegging. 2. Het bestuur van de Aloysius Stichting informeert betrokkene over de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en aan wie de gegevens worden verstrekt. Artikel 9: Rechten betrokkene(n): inzage, correctie, verzet 1. Elke betrokkene heeft het recht op inzage. Aan een verzoek om inzage kunnen kosten worden verbonden. 2. Indien de verantwoordelijke ( meer specifiek; de locatiedirecteur) twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd. 3. Een verzoek om inzage dient te worden gedaan aan de verantwoordelijke (locatiedirecteur), die binnen vier weken na ontvangst van dit verzoek hierop schriftelijk reageert. Meer specifiek kan het personeelslid een verzoek daartoe indienen bij de medewerker van de afdeling HRM van zijn/haar sector. De betreffende medewerker van de afdeling HRM zal een overzicht verstrekken van de persoonsgegevens. Er kunnen ook kopieën worden gegeven van alle stukken die het personeelslid betreffen. Hieronder vallen ook gespreksverslagen en (telefoon)notities over het aangaan en uitvoeren van een (contractuele) relatie tussen het personeelslid en de Aloysius Stichting. 4. Indien de betrokkene de verantwoordelijke (locatiedirecteur) verzoekt tot correctie omdat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zouden zijn, dan wel gezien de doelstelling van het systeem niet ter zake doen, dan wel strijdig zijn met dit reglement, neemt de verantwoordelijke binnen vier weken nadat betrokkene dit verzoek heeft ingediend, hierover een beslissing. 5. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 6. Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat die verwerking; a. noodzakelijk is voor de goede vervulling van een door de verantwoordelijke verrichte publiekrechtelijke taak, of 6

7 b. noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of een derde, kan betrokkene schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van de gegevens, op basis van zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. De verantwoordelijke dient binnen vier weken na ontvangst van het verzet te beoordelen of het verzet terecht is. Is dat het geval, dan dient de verwerking van persoonsgegevens onmiddellijk te worden beëindigd. 7. Een beslissing op een verzoek om inzage, een beslissing als vermeld in lid 4 en de beoordeling als vermeld in lid 6 van deze bepaling zijn besluiten in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. 8. Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat die verwerking geschiedt voor direct marketingdoeleinden, kan betrokkene eveneens schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van de gegevens. Indien betrokkene van dit recht gebruik maakt, dient de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel onmiddellijk te worden beëindigd. Artikel 10: Bewaartermijnen Hierbij onderscheiden we: 1. Administratie personeel/salaris: de persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het dienstverband of de werkzaamheden van betrokkene ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht Administratie sollicitanten: de persoonsgegevens worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van betrokkene en in ieder geval uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij de persoonsgegevens met toestemming van betrokkene gedurende een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard. De Aloysius Stichting volgt hierbij de Sollicitatiecode. Artikel 11: Oud-personeel 1. De verantwoordelijke kan besluiten over te gaan tot het instellen van een verwerking van persoonsgegevens betreffende oud-personeelsleden. De verwerking geschiedt slechts voor: a. het onderhouden van contacten met oud-personeelsleden; 3 Persoonsgegevens dienen bijvoorbeeld langer dan twee jaar te worden bewaard indien het gaat om gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn (zeven jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van betrokkene ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd)) of om loonbelastingverklaringen (ook indien deze zijn vervangen door nieuwe) en een kopie van het identiteitsbewijs (ook waarvan de geldigheidstermijn is verstreken) (vijf jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van betrokkene ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd). 7

8 b. het verzenden van informatie aan oud-personeelsleden; c. het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer; d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole. 2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; b. gegevens betreffende de aard en de duur van het lidmaatschap van oudleden, de functie waarin en de periode gedurende welke de het oudpersoneelslid voor de verantwoordelijke werkzaam is geweest; c. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften. d. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a t/m c. 3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: a. degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, en artikel 9, derde lid, van de Wbp. 4. De persoonsgegevens worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene of bij diens overlijden. Artikel 12: Klachten 1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van de WBP zoals uitgewerkt in dit reglement niet door de instelling worden nageleefd dient hij/zij zich te wenden tot de verantwoordelijke. Meer specifiek kan het personeelslid zich daartoe wenden tot de locatiedirecteur. Indien dit niet tot een bevredigende oplossing leidt, kan hij/zij een klacht indienen bij de Klachtencommissie op grond van de klachtenregeling van de Aloysius Stichting. 2. Indien de ingediende klacht op basis van hetgeen in lid 1 van deze bepaling staat geschreven voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem/haar acceptabel resultaat, kan hij/zij zich wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens dan wel tot de rechter. 8

9 Artikel 13: Slotbepalingen 1. Dit reglement kan aangehaald worden als het en treedt in werking op. Het reglement is vastgesteld door het bevoegd gezag en vervangt de vorige versies. 2. De bijlagen 1 t/m 9 en a t/m c maken een onlosmakelijk onderdeel uit van het. 3. In alle gevallen waarin het niet voorziet, beslist de sectordirecteur na instemming van de voorzitter van het bestuur van de Aloysius Stichting. 4. Het is beschikbaar op de intranetsite van de Aloysius Stichting. 5. Het en/of de daarbij behorende bijlagen wordt aangepast indien er zich wijzigingen voordoen in de landelijk en/of Europese wetgeving die tot aanpassingen nopen. Wijzigingen en/of aanvullingen van dit reglement alsmede van de bijlagen hebben de instemming nodig van de Medezeggenschapsraad. 9

10 Bijlage 1: Sollicitanten 1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden: a. de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of kan komen; b. de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten; c. de interne controle en de bedrijfsbeveiliging; d. de uitvoering of toepassing van een andere wet. 2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a; c. nationaliteit en geboorteplaats; d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige sollicitanten; e. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages; f. gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is; g. gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan; h. gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan; i. andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn; j. andere dan de onder a tot en met i bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. 10

11 Bijlage 2: Personeelsadministratie 1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden: a. het geven van leiding aan en het kunnen beoordelen van de werkzaamheden van betrokkene; b. de behandeling van personeelszaken; c. het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken; d. het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband; e. de opleiding van betrokkene; f. de bedrijfsmedische zorg voor betrokkene; g. het bedrijfsmaatschappelijk werk; h. de verkiezing van de leden van een bij wet geregeld medezeggenschapsorgaan; i. de interne controle en de bedrijfsbeveiliging; j. het zo goed mogelijk kunnen laten functioneren van de interne organisatie; k. de uitvoering van een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde; l. het verlenen van ontslag; m. de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oudpersoneelsleden; n. het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen; o. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; p. de overgang van de betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep, bedoeld in artikel 2:24b van het Burgerlijk Wetboek waaraan de verantwoordelijke is verbonden; q. de uitvoering of toepassing van een andere wet. 2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a; c. nationaliteit en geboorteplaats; d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers; e. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages; f. gegevens betreffende de functie of de voormalige functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband; g. gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid 11

12 in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte; h. gegevens die in het belang van de betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden; i. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde; j. gegevens met oog op het organiseren van de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de betrokkenen bekend zijn; k. andere dan de onder a tot en met j bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. 12

13 Bijlage 3: Salarisadministratie 1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden: a. het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van betrokkene; b. het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene; c. een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde; d. de personeelsadministratie; e. het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband; f. de overgang van de betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep, bedoeld in artikel 2:24b van het Burgerlijk Wetboek waaraan de verantwoordelijke is verbonden; g. het verlenen van ontslag; h. het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; i. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; j. de uitvoering of toepassing van een andere wet. 2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a; c. nationaliteit en geboorteplaats; d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers; e. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde personen; f. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene; g. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde; h. andere dan de onder a tot en met g bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. 13

14 Bijlage 4: Uitkering bij ontslag 1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden: a. de berekening, de vastlegging en de betaling van de in het eerste lid bedoelde uitkeringen aan of ten behoeve van de betrokkenen; b. de berekening, de vastlegging of de afdracht van belasting en premies ten behoeve van de betrokkenen; c. een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde; d. de personeelsadministratie; e. de salarisadministratie; f. de vereniging van oud-personeelsleden; g. de overgang van de betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep, bedoeld in artikel 2:24b van het Burgerlijk Wetboek waaraan de verantwoordelijke is verbonden; h. het verlenen van ontslag; i. het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; j. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; k. de uitvoering of toepassing van een andere wet. 2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a; c. nationaliteit en geboorteplaats; d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige personeelsleden en oud-personeelsleden; e. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, met het oog op de vaststelling van de hoogte van de aanspraak aan of ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde personen; f. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde personen; g. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde; h. andere dan de onder a tot en met g bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. 14

15 Bijlage 5: Pensioen en vervroegde uittreding 1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden: a. de vaststelling van de hoogte van de aanspraak van de betrokkene; b. het berekenen, vastleggen en innen van premies; c. de berekening, de vastlegging en de betaling van de in het eerste lid bedoelde uitkering aan of ten behoeve van de betrokkenen; d. de berekening, de vastlegging of de afdracht van belasting en premies ten behoeve van de betrokkenen; e. het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; f. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; g. de uitvoering of toepassing van een andere wet. 2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a, het tijdstip waarop gegevens over de betrokkene in de administratie zijn opgenomen, een verwijzing naar de werkgever door wiens tussenkomst de in het eerste lid bedoelde aanspraak tot stand is gekomen en een verwijzing naar de betrokken bedrijfstak; c. nationaliteit en geboorteplaats; d. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende andere begunstigden dan de betrokkene, met het oog op de vaststelling van de hoogte van de aanspraak van de betrokkene; e. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van premies; f. gegevens met het oog op het berekenen, het vastleggen en het betalen van de in het eerste lid bedoelde uitkering aan of ten behoeve van de betrokkene; g. andere dan de onder a tot en met f bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. 15

16 Bijlage 6: Overzicht van de wijzen waarop de Aloysius Stichting voorts de persoonsgegevens van haar personeel verwerkt 1. In digitale systemen - Decos: Decos is een postregistratiesysteem. Alle inkomende en uitgaande post wordt ingescand en geregistreerd. Via een workflow wordt de post digitaal verstuurd aan degene voor wie de post bedoeld is cq. wie de post moet afhandelen. Het systeem wordt ook gebruikt om gegevens terug te kunnen vinden. De schriftelijke informatie t.b.v. het personeelsdossier wordt ook ingescand en aan het personeelsdossier van het personeelslid toegevoegd. - ESIS: ESIS is een leerlingvolgsysteem waar voornamelijk leerlinggegevens in staan. De NAW-gegevens van het personeel uit ESIS worden gebruikt om etiketten uit te kunnen draaien. - ShareFile: Sharefile is een back-up systeem van allerlei persoonsgegevens en documenten. - Aloysius Academie: Gegevens: de naw gegevens van het personeelslid en de opleidinggegevens worden gebruikt in de Aloysius Academie. Het doel van het gebruik van de gegevens is om inzicht te krijgen in de mogelijke opleidingen en inschrijvingen voor opleidingen door het personeel zelf. Daarbij komt dat er inzage is in welke personeelsleden zich voor een bepaalde opleiding/cursus/training hebben ingeschreven. - Openstelling zakelijke agenda s: Om de organisatie zo efficiënt mogelijk te laten functioneren zal de Aloysius Stichting de agenda s van al haar personeel openstellen en voor iedereen inzichtelijk maken. Op die manier wordt er een beter zicht gekregen op de aanwezigheid en de werkzaamheden van het personeel. Het openstellen van de agenda s van het personeel is noodzakelijk om de reguliere bedrijfsactiviteiten te kunnen verrichten. De Aloysius Stichting adviseert personeel de privé afspraken zelf af te schermen. Voorafgaand aan de openstelling wordt het personeel, naast de mededeling in dit reglement, ook via een bericht op het intranet hierover geïnformeerd. - Intranet: Met het intranet delen we informatie en kennis met al het personeel. De gegevens van de personeelsleden die hierop te vinden zijn, zijn beperkt: locatie, naam, , telefoonnummer, geboortedatum en foto s (zelf geplaatst). Het intranet is een beveiligde omgeving voor al het personeel van de Aloysius Stichting. 16

17 - Overig: Het is noodzakelijk om ondersteunende ICT-systemen te gebruiken voor een efficiënte bedrijfsvoering, waarbij persoonsgegevens van persoon worden verwerkt. Hoe dit is georganiseerd en hoe de privacy wordt gewaarborgd is terug te lezen in bijlage a. 2. Bij de salarisadministratie (uitbesteed aan Groenendijk) - You Force (Raet): Via de salarisadministratie van de Aloysius Stichting wordt er een aantal persoonsgegevens van personeelsleden geregistreerd, opgeslagen en bewerkt in Raet. In You force kan toegang worden verkregen om diverse mutaties t.b.v. het personeel te kunnen doen in: Groenendijk Personeelsbeheer (GPB)/Self service 4 Verzuimmodule: de personeelsgegevens worden gebruikt om het ziekteverzuim te bewaken en om de Wet Poortwachter op te volgen. Verder wordt er via You Force 5 toegang verkregen om management,- en financiële informatie te krijgen en rapportages uit te draaien. (bijvoorbeeld: overzicht ziekteverzuim, bezetting, kengetallenverzameling etc.) - Het schriftelijke (salaris)dossier: De salarisadministratie maakt gebruik van de persoonsgegevens van het personeel om voor de Aloysius Stichting uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst door alle administratieve taken rondom arbeidsvoorwaarden, salaris, benoeming/aanstelling te verrichten. Bijvoorbeeld : Het salaris, reiskostenvergoeding, vakantiegeld etc uit te betalen; 42ste ziekteweekmeldingen aan het UVW te doen; noodzakelijke gegevens te verstrekken aan Loyalis; ivm arbeidsongeschiktheid ; ABP i.v.m. pensioen; belastingdienst/uwv. - Aloysius- digitaal dossier: De salarisadministratie heeft van het personeelslid ook een digitaal personeelsdossier. Hierin zijn alle persoonsgegevens opgenomen betreffende de benoeming van het personeelslid. 4 Zoals: ziek, en -hersteldmelding; inschrijving nieuwe medewerker (NAW, BSN, bankrekeningnr: geboortedatum etc), beloningsmutaties, melding einde arbeidsovereenkomst, wijziging locatie etc); 5 Er wordt gewerkt aan Personeelsdossier online en Performance management. Via You Force zal toegang worden verkregen in deze systemen. 17

18 - HRIS: Het digitale salarispakket van Raet. - SharePoint : Groenendijk stelt een SharePointomgeving beschikbaar. Met deze beveiligde omgeving kan Aloysius informatie delen met Groenendijk over de externe personeelsleden. In SharePoint kunnen de persoonsgegevens van externen; zoals de stagiaires, vrijwilligers en uitzendkrachten digitaal worden ingevoerd. 18

19 Bijlage 7 Overzicht (niet-limitatief) van instanties waaraan op basis van hetgeen in artikel 5 lid 1 staat persoonsgegevens kunnen worden verstrekt. - Het participatiefonds: Als de arbeidsovereenkomst met een personeelslid eindigt heeft dit personeelslid meestal recht op een WW-uitkering. De Aloysius Stichting kan bij het Participatiefonds digitaal een verzoek doen om de kosten van die uitkering vergoed te krijgen. Hiervoor moeten er een aantal persoonsgegevens van het personeelslid worden doorgegeven; naam en burgerservicenummer (BSN) nummer; akte van ontslag ; evt. beschikking rechtbank en diverse formulieren. In sommige situaties worden op verzoek van het Participatiefonds gegevens verstrekt. - Loyalis: De Aloysius Stichting heeft bij Loyalis een collectieve verzekering voor gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid (IPAP) voor het personeel afgesloten. Voor het uitvoeren van die verzekering heeft Loyalis bepaalde persoonsgegevens van de personeelsleden nodig. - UWV (uitkeringsinstantie): Aan het UWV moeten bepaalde gegevens worden verstrekt in verband met de uitkering (WIA/WW,ZW en WAZO) van (ex-) personeelsleden of het verkrijgen daarvan. Dit is ook een uitvloeisel van de Wet Poortwachter. Na 1 juli 2015 is op grond van de Wet Werk en Zekerheid de gang nodig naar het UWV voor het verkrijgen van ontslag voor een langdurig zieke medewerker of bij een reorganisatie. Ook gevoelige informatie omtrent ziekte voor deskundigenonderzoek etc, wordt verstrekt als dit noodzakelijk is. - Amplixs (onderzoeksbureau gespecialiseerd in online onderzoek en gegevensverzameling): De Aloysius Stichting houdt ieder jaar een medewerkertevredenheidsonderzoek; een leerling-, en oudertevredenheidsonderzoek. Om dit te kunnen doen heeft Amplixs een aantal persoonsgegevens nodig 6 van personeel, leerlingen en ouders. Amplixs is lid van de MOA. Zij handelen naar de Gedragscode voor Onderzoek en Statistiek, die is goedgekeurd door het College bescherming persoonsgegevens. Daarnaast hebben zij een privacy statement waarin is opgenomen hoe zij omgaan met de beveiliging van gegevens. Aloysius zegt toe aan haar respondenten dat de vragenlijst anoniem kan worden ingevuld. Amplixs zorgt er voor dat gegevens niet herleidbaar zijn. Zij geven nooit gegevens vrij over wie welke antwoorden heeft gegeven en rapporteren niet bij een te klein aantal respondenten. Bijvoorbeeld locaties met maar enkele personeelsleden worden samengevoegd tot één rapportage. 6 Zie bijlage b: Gebruik persoonsgegevens door Amplixs 19

20 - Vervangingsfonds: Als een afwezig personeelslid, als gevolg van bijvoorbeeld ziekte, vervangen wordt, kunnen de vervangingskosten gedeclareerd worden bij het Vervangingsfonds. Dit wordt geregeld door Groenendijk. Bepaalde persoonsgegevens van het afwezige personeelslid en diens vervanger zoals; naam, BSN, functie, inschaling, WTF en reden afwezigheid, moeten hiervoor worden doorgegeven aan het Vervangingsfonds. Het Vervangingsfonds verzoekt in sommige gevallen om bepaalde persoonsgegevens door te geven om de afwezigheid op juistheid te controleren. Zij vragen o.a. om een akte van benoeming en een verklaring van de bedrijfsarts (in geval van en afwezig ziek personeelslid). - De Arbo-dienstverlener (Arbo-Unie): Vanuit de Wet Poortwachter, het beleid van de Aloysius Stichting en de visie op de gezondheid van het personeel is het noodzakelijk om een overeenkomst te sluiten met een arbo-dienstverlener. Die heeft de benodigde specialisten, zoals een bedrijfsarts, die ingeschakeld kunnen worden bij ziektepreventie of bij begeleiding gedurende een ziekte. Uiteraard zullen er in dat geval persoonsgegevens moeten worden verstrekt aan de inzetbaarheidscoach, bedrijfsarts of andere specialisten. De Aloysius Stichting werkt samen met een bedrijfsarts per sector. - ABP: Het ABP verzorgt de pensioenen van al het personeel. Om dit te kunnen doen heeft het ABP de juiste gegevens; zoals de NAW-gegevens, burgerlijke staat, jaarinkomen en deeltijdfactor, nodig van de personeelsleden. Deze gegevens worden door de salarisadministratie aan het ABP verstrekt. - Payrollorganisatie en uitzendbureau s: De Aloysius Stichting maakt gebruik van de inhuur van tijdelijk personeel om te voorzien in een tijdelijke vacature. De Aloysius Stichting heeft afspraken gemaakt met twee uitzendbureau s; Brixs en Edustaff. De gegevens van de kandidaten ontvangen wij van de uitzendorganisatie, soms zullen we gegevens aan het Vervangingsfonds doorgeven in verband met de declaratie van de vervangingskosten 7. Wanneer de Aloysius Stichting zelf een kandidaat heeft gevonden maar we deze kandidaat (nog) geen contract willen aanbieden kan er gekozen worden om de kandidaat te verlonen door een payrollbedrijf. De Aloysius Stichting heeft een inleenovereenkomst met het payrollbedrijf Groenendijk. De benodigde persoonsgegevens worden dan doorgegeven aan het payrollbedrijf. 7 Als een medewerker vervangen wordt door een externe medewerker vanwege bijvoorbeeld ziekte kan Aloysius die vervangingskosten declareren bij het Vervangingsfonds. Het vervangingsfonds heeft dan de gegevens nodig van de externe medewerker (naam, BSN, geboortedatum en facturen van Brixs, Edustaff). 20

21 - Verus/juristen: De Aloysius Stichting schakelt, indien nodig, juridisch advies in. Dit is nodig in bepaalde persoonlijke situaties. Te denken valt aan o.a. een ontbinding van de arbeidsovereenkomst of andere ontslagsituaties. Ook in andere gevallen kan het inwinnen van juridisch advies nodig zijn, waarbij het nodig is bepaalde persoonsgegevens aan de jurist te verstrekken. Welke gegevens dit zullen zijn is afhankelijk van de situatie. De Aloysius Stichting werkt op dit gebied samen met de juridisch adviseurs van Verus. - Re-integratie en outplacement bureau s: Als een personeelslid langdurig ziek is, wordt er een re-integratieplan opgesteld. In veel gevallen is het wenselijk om hierbij een onafhankelijk bureau in te schakelen dat zal helpen bij de re-integratie. Uiteraard heeft een dergelijke organisatie bepaalde gegevens nodig om hierbij ondersteuning te kunnen geven. - Accountant (EY): Op grond van een wettelijke verplichting moet de Aloysius Stichting een accountant hebben. Deze accountant is verplicht om een financiële controle uit te voeren ivm een juiste boekhouding. Ze voeren bijvoorbeeld in de personeelsadministratie een controle uit op declaraties, verklaringen omtrent gedrag, ontheffingen van de herbenoemingsverplichtingen e.a. zaken. Hierbij hebben zij inzage in persoonsgegevens van het personeel. - Restcategorieën: Er kunnen voorts persoonsgegevens worden verstrekt aan Samenwerkingsverbanden, de Belastingdienst, een Autoleasebedrijf, een Telecombedrijf (KPN), Bloemisten, de Pandbeveiliger, Hotels (in verband met reserveringen), Bsa bureau schade afhandeling/verzekeringsmaatschappij, Banken en een Inkooporganisatie (bijvoorbeeld Viking Office voor het bestellen van kantoorartikelen). Alleen de hoogstnoodzakelijke persoonsgegevens; zoals de NAWgegevens worden aan deze bedrijven verstrekt. Privacy en Communicatie Naast bovenstaande informatieverstrekking aan externen worden er soms gegevens verstrekt aan externe partijen die nodig zijn om de interne en externe communicatie mogelijk te maken. Aan welke bedrijven deze gegevens worden verstrekt en hoe de privacy wordt gewaarborgd is uitgewerkt in bijlage c: Privacy en communicatie. 21

22 Bijlage 8 Overzicht van degenen die op basis van artikel 6 lid 1 toegang hebben tot de persoonsgegevens Toegang tot het postregistratiesysteem Decos hebben: - de medewerkers van de schooladministraties; - de medewerkers van de afdeling HRM; - de medewerkers in de functie van Controller (bedrijfsvoering); - de directeuren; - de medewerkers van het administratiekantoor. Toegang tot de Aloysius Academie hebben: - de opleidingscoördinator; - de leidinggevenden; - de personeelsleden zelf. Toegang tot You Force (Raet) hebben: - de medewerkers met een administratieve functie in dat verband; - de sector- en locatiedirecteuren; - de medewerkers van de afdeling HRM; - de personeelsleden zelf. (bij personeelsdossier online en Performance management na implementatie) Toegang tot het Aloysius-digitaal dossier hebben: - de medewerkers van de salarisadministratie. Toegang tot Sharepoint hebben: - de medewerkers van de afdeling HRM; - een aantal medewerkers van de salarisadministratie Groenendijk. Indien en voor zover er nog anderen zijn die binnen de kaders van dit privacyreglement toegang dienen te hebben op basis van artikel 6 lid 1, zullen zij zich registreren in het onderstaande bestand: Functie en motivering gebruik Toegang tot welke persoonsgegevens 22

23 Deze bijlage is voor het laatst gewijzigd op.. 23

24 Bijlage 9 Integriteitscode Voor de integriteitscode wordt verwezen naar het intranet hoe werken wij. 24

25 Bijlage a: Privacy en ICT De Aloysius maakt gebruik van een (externe) ICT-organisatie voor de ICT-ondersteuning.; Group Open. Algemeen doel Het algemene doel van de ICT-systemen is om de interne achterliggende administratieve en communicatieve processen zo goed mogelijk te laten verlopen. Cloud Group Open huurt een serverpark in Amsterdam. In dit park staan 12 servers voor de Aloysius Stichting. Op deze server zijn oa. Share file en de Active Directory opgeslagen. Share file Specifiek doel: - Een back-up van allerlei persoonsgegevens en documenten. - Een bijkomend doel is het kunnen delen van gegevens/documenten met andere daarvoor aangewezen personen binnen de Aloysius Stichting. Wie hebben er toegang tot share file? Alle medewerkers van een bepaalde locatie die documenten opslaan in : share with me, onder die locatie, kunnen de documenten inzien. Als dat niet gewenst is dan zijn er andere mogelijkheden om de privacy te waarborgen; zoals: - de documenten opslaan onder my files/folders (hier kan niemand anders in) - of het word/exceldocument beveiligen. (linksboven is een knop met bestand; machtigingen beperken). Er zijn 3 medewerkers van Group Open die bij alle gegevens in share file kunnen. Dit is zodat zij gegevens/documenten kunnen terugzoeken in het geval een medewerker een document kwijt is geraakt. (na 90 dagen). Active Directory (AD) Doel: het gebruik van persoonsgegevens om computeraccounts aan te maken en applicaties te voeden met relevante gegevens: BSN (versleuteld); Telnr; adres; Locatie; De rol van de medewerker (gekoppeld aan de functie). Wie hebben er toegang tot de Active Directory? 25

26 De medewerkers van Group Open en de ICT-er van het stafbureau hebben toegang tot deze gegevens. Wachtwoorden Alle applicaties zijn beveiligd met een wachtwoord. Alleen de medewerker zelf weet dit wachtwoord. Niemand anders heeft toegang tot deze persoonlijke wachtwoorden. Het computerprogramma controleert slechts of het wachtwoord dat wordt ingevoerd juist is. Schematische weergave gebruik van gegevens 26

27 Voor de applicaties moet de AD bepaalde gegevens halen uit de gegevens van de salarisadministratie. Hiervoor moet goedkeuring worden verleend. 27

28 Bijlage b: Gebruik persoonsgegevens door Amplixs gegevens per medewerker name werk aanhef voorletters roepnaam Correspondentieachter naam personeelsnummer functieomschrijving geboortedatum straat huisnr huisnr.toev. postcode plaats geslacht oorsp. dat. indienst srt contr. kostenplaats omschrijving evt. toelichting voor aanschrijven voor aanschrijven voor aanschrijven voor aanschrijven voor aanschrijven voor aanschrijven voor evt. referentie naar HR systeem bij uitzoekwerk bijv. leraar / IB'er. Nodig voor indeling 'voor de klas' / 'niet voor de klas' voor evt. uitsplitsen op leeftijdscategorieën nodig voor evt. uitnodigingen per post. Doen we vooralsnog niet, dus zou achterwege kunnen blijven voor aanschrijven nodig voor exclusiecriterium 'minimaal 6 maanden in dienst' soort contract (bepaalde of onbepaalde tijd) naam van de Aloysius locatie waar men werkt 28

29 Bijlage c: Privacy en communicatie Inleiding Om er voor te zorgen dat de medewerkers van de Aloysius Stichting informatie ontvangen over de stichting en het onderwijs, communiceert de Aloysius Stichting (intern) met haar medewerkers op verschillende manieren. Ook vindt er informatieverstrekking plaats over de Aloysius Stichting aan externen, bijv. aan toekomstige ouders van kinderen via de Aloysius website. Om deze communicatie mogelijk te maken wordt gebruik gemaakt van externe partijen, die hiervoor bepaalde persoonsgegevens van medewerkers nodig hebben. Ook is het noodzakelijk om gebruik te maken van ondersteunende systemen (zie ook Privacy en ICT). Externe partijen 1 Drukkerij (Kempers) De Aloysius Stichting stuurt medewerkers en sommige externen, bijv. inhuurkrachten, een koerskrant en een jaarmagazine. (Naar het huisadres.) Om deze te maken wordt door de Aloysius Stichting gebruik gemaakt van een drukkerij, die ook de verzending van de krant en het magazine verzorgt. Hiervoor krijgt de drukkerij een recente lijst met de namen en adressen van de medewerkers van de Aloysius Stichting. De meeste drukkerijen hebben zelf een privacy statement waarin te lezen is wat zij doen om de privacy te waarborgen. Om de privacy van de medewerkers (naam en adres) te kunnen waarborgen wordt er een overeenkomst met de drukkerij gesloten? De drukkerij maakt gebruik van een externe partij die voor de verzending zorgt. Kempers bedrukt de enveloppen, de externe partij pakt alles in (jaarmagazine+jaarplan+begeleidende brief in een enveloppe) en zorgt voor verzending. 2. Internetbureau (Netgemak) 29

30 Met ondersteuning van dit internetbureau worden o.a. de scholenwebsites, de Aloysiuswebsite en het intranet gebouwd en beheerd. Ook ontwerpt dit bureau diverse apps, online design en webapplicaties. Voor Aloysius hebben ze bijvoorbeeld de : toolkit gebouwd (het ontwerp is van Budelinc). Er wordt ten behoeve van bovenstaand doel gewerkt met persoonsgegevens; bijvoorbeeld foto s, adressen en namen. Waarborgen privacy van persoonsgegevens: Netgemak heeft een privacystatement. (deze is te lezen op hun website) Beeldmateriaal, foto s en fimpjes op You tube van medewerkers worden alleen gepubliceerd als verborgen album. Slechts met een link is dit te bekijken en er is dus geen toegankelijkheid voor iedereen. Toegang tot de toolkit (om een aantal zaken te bestellen) is mogelijk met alleen een adres en een gebruikersnaam. Website Aloysius en cookiebeleid Een cookie (ook wel een HTTP cookie genoemd) is een klein tekstbestandje dat een website op de harde schijf van je computer zet op het moment dat je de site bezoekt. De belangrijkste functie van cookies is om de ene gebruiker van de andere te onderscheiden. Je komt cookies dan ook veel tegen bij websites waarbij je moet inloggen. Een cookie zorgt er dan voor dat je ingelogd blijft terwijl je de site gebruikt. Op onze website treft je aan ons privacy-en cookiebeleid 8. Er is een koppeling met de zogenaamde Active Directory om ingen te kunnen versturen (algemene nieuwsbrief, koersnieuwsbrief, koers2020, TO s etc.) 3. Budelinc (vormgever) De Aloysius laat Budelinc kritisch meedenken en ontwerpen voor o.a. de schoolbrochures, koerskrant, de jaarplannen en het jaarmagazine. Budelinc is ontwerper van onze nieuwe huisstijl. Deze huisstijl is doorgevoerd in projecten zoals de nieuwe (corporate) websites en toolkit. Voor de publicaties wordt regelmatig gebruik gemaakt van beeldmateriaal (foto s van medewerkers en/of leerlingen). Daarnaast worden er interviews geplaatst, waar de medewerker met naam in wordt genoemd. Waarborgen privacy van persoonsgegevens: Budelinc heeft een toestemmingsverklaring nodig van medewerkers die genoemd worden en of met foto worden gepubliceerd. Budelinc heeft toestemmingsverklaringen nodig van alle leerlingen die gefotografeerd zijn voor jaarmagazine/koerskrant/brochures/etc. De medewerkers die geïnterviewd zijn en waarvan het stuk wordt gepubliceerd ontvangen een kopie van dit stuk, voorafgaand aan de publicatie. 4. Journalist Voor het houden van interviews schakelt Aloysius een professionele journalist in. Het instemmen met een interview impliceert toestemming voor publicatie van het interview. De artikelen worden gepubliceerd in o.a. jaarmagazine/koerskrant/brochures/etc. 8 Zie bijlage voor de tekst 30