Jaarplan College van Kerkrentmeesters Definitief concept 17 juni 2014

Transcriptie

1 Jaarplan College van Kerkrentmeesters Definitief concept 17 juni 2014 Samenvatting: overzicht acties en speerpunten Financiën Kerkbalans, waaronder schenkingsovereenkomsten zonder notariskosten Webshop voor o.a. collectebonnen Financiering voor de verbouwing van de Grote Kerk: subsidies, crowd funding (o.a. veiling), hypothecair krediet Gebouwen Voorbereidingen & uitvoering verbouwing Grote Kerk Opwaarderen van de GK nevenruimten met de hulp van gemeenteleden Afstoting Wederkomstkerk Risico Inventarisatie & Evaluatie bijwerken Nieuw systeem voor beluisteren van de kerkdiensten op afstand ( kerkradio ) Integratie van beide werkgroepen Open Kerk (woensdag en zaterdag) Personeel Borgen van voldoende capaciteit voor de kosters- en beheerswerkzaamheden Implementeren van het vrijwilligersbeleid Overig Onderzoek naar mogelijkheden van minder drukwerk Governance nieuwe website, social media Inleiding Het jaarplan van het College van Kerkrentmeesters sluit aan op het beleidsplan van de Protestantse Gemeente te s-hertogenbosch. Het voorliggende jaarplan betreft het jaar Wie zijn wij Het College van Kerkrentmeesters is één van de drie colleges van de Protestantse Gemeente te s- Hertogenbosch. Onze taak is het zorgdragen voor de financiële middelen, het personeel en de gebouwen. De volgende werkgroepen vallen onder het college: Kerkbalans Open Kerk Kruispunt Communicatie Kerkradio Verbouwing Grote Kerk Afstoting Wederkomstkerk Overgang & verhuizing In de bijlage wordt op elke werkgroep een korte toelichting gegeven. Het college bestaat uit 6 leden: voorzitter, secretaris, penningmeester, 2 leden gebouwen & onderhoud en een lid beleids- & personeelszaken. Wat willen wij Door te voorzien in de noodzakelijke randvoorwaarden willen we het gemeente-zijn faciliteren. We richten ons daarbij op continuïteit en duurzaamheid door middel van een solide bedrijfsvoering. Resultaat van ons werk is dat de gemeente zich volledig kan richten op het vieren, leren, dienen en delen, omdat de (financiële, personele en huisvestings-) randvoorwaarden goed zijn geregeld. 1

2 Uitwerking van de vier hoofdactiviteiten, incl keuzes en verantwoordelijkheden Om het Vieren, Leren, Dienen en Delen mogelijk te maken, scheppen en onderhouden we de materiële en financiële randvoorwaarden voor het leven en werken van onze gemeente. We kunnen die randvoorwaarden indelen langs de lijnen Financiën, Gebouwen en Personeel. Veel activiteiten zijn doorlopend. Daarnaast hebben we enkele speerpunten voor benoemd. Het College draagt zorgt voor coördinatie en beleidsmatige aspecten. De operationele uitvoering is in handen van drie uitvoerende gremia: - Het Kerkelijk Bureau voor de kerkelijke bedrijfsvoering, waaronder administratie en financien (personeel) - De kosters/beheerders voor (facilitair) beheer en exploitatie van de kerkgebouwen (personeel) - De werkgroepen: zie bijlage (vrijwilligers) Financiën Het College richt zich in hoofdzaak op het financiële beleid en de financiële sturing, waaronder de begroting en de jaarrekening. In de dagelijkse financieel-administratieve uitvoering speelt het Kerkelijk Bureau een voorname rol. De boekhouding is in handen van de penningmeester, daarin ondersteund door het Kerkelijk Bureau. Daarnaast dragen we zorg voor het archiefbeheer. We hebben de afgelopen en de komende jaren te maken met een verslechterende financiële situatie. Daarop hebben we de afgelopen tijd effectief maatregelen weten te nemen. Met name de personeelskosten hebben we substantieel weten te verlagen. De realisatie laat daardoor een licht positief beeld zien. Dat beeld is echter niet duurzaam, vooral vanwege een afnemende vrijwillige bijdrage. Ook komend jaar heeft het verhogen van de inkomsten en het verlagen van de kosten daarom weer onze aandacht. De voornaamste inkomsten zijn de vrijwillige bijdrage en de verhuur. Dankzij de inzet van onze medewerkers vertoont de verhuur van de kerkgebouwen een lichte stijging, die we proberen vast te houden. Omdat we tegelijkertijd voorbereidingen treffen om de Wederkomstkerk per ultimo 2016 af te stoten, is dat een uitdagende opgave. De commerciele verhuur van de panden Hinthamerstraat is stabiel en genereert een substantieel deel van de inkomsten van onze gemeente. Tot nu toe houdt de huurprijsontwikkeling vrijwel gelijke tred met de inflatie. In een trend van leegstand in binnensteden en dalende huurprijzen bestaat daarop echter ook bij ons een risico. De werkgroep Kerkbalans houdt zich bezig met de geldwerving, i.c. de vrijwillige bijdrage. Zowel verbreding (meer betalende leden) als verdieping (hogere bijdrage per lid) hebben de aandacht. In het verlengde van het verbredingsbeleid is in 2013 het merendeel van een groot aantal aangeschreven slapende leden uitgeschreven. Daarbij hebben we Kerkbalans communicatief een minder vrijblijvend karakter gegeven: vrijwillige bijdrage wil zeggen dat de hoogte van het bedrag naar eigen inzicht wordt bepaald, waarbij er geen verplichting is. Er bestaat echter wel een duidelijke verwachting, namelijk dat een ieder naar draagkracht zijn bijdrage levert. Die verwachting maken we expliciet. In het verlengde daarvan schrijven we nieuw ingekomenen niet meer automatisch in, maar uitsluitend als ze naar aanleiding van onze welkomstbrief aangeven lid te willen worden. Daarnaast gaan we door met de promotie van schenkingsovereenkomsten en collectebonnen. Waar voorheen de tussenkomst van een notaris nodig was, is dat nu niet meer vereist. De Belastingdienst heeft in plaats daarvan een eenvoudig modelcontract voor een structurele schenking opgesteld. Daarnaast introduceren we de mogelijkheid van online bestellen en betalen van collectebonnen op onze website. Beide acties verhogen het structurele karakter van de schenkingsrelatie en verhogen (vanwege het fiscale voordeel) het bedrag dat kan worden afgedragen. Naast collectebonnen zullen overige ook andere kerkelijke artikelen (zoals orgel CD s) in de webshop zijn te bestellen. Kosten hebben we vooral aan gebouwen en personeel. Onze personeelslasten zijn in verhouding tot andere gemeenten aanzienlijk omdat we relatief veel professionals in dienst hebben. Tevens brengen beide kerkgebouwen stevige kosten met zich mee, voor exploitatie en onderhoud. De (winkel)panden Hinthamerstraat vereisen vanwege de structurele verhuur aan Blokker, Hotel All-In en restaurant Bagatelle uitsluitend onderhoud aan de buitenzijde. 2

3 Nu de besparingen op personeel hun vruchten hebben afgeworpen, is hét speerpunt gericht op het verlagen van kosten de afstoting van de Wederkomstkerk. Hiermee willen we zowel de forse onderhouds- en beheerskosten van de kerkgebouwen terugdringen als middelen vrijmaken, die nodig zijn om de Grote Kerk te verbouwen. We zetten daartoe het onderzoek, hoe de Wederkomstkerk verstandig en tegen een goede prijs kan worden afgestoten, voort. De inzet is dat de gesprekken met enkele serieus geïnteresseerde partijen die zijn opgestart tot een concreet afstotingsvoorstel (al dan niet op basis van meerdere scenario s) zullen leiden. Aangezien de middelen uit de afstoting van de WKK volgens het geplande tijdschema niet tijdig beschikbaar zijn voor de verbouwing GK, bekijken we hoe we de overbruggingsfinanciering het beste vorm kunnen geven. Ons streven is om een aanzienlijk deel van de financiering uit subsidies te betrekken. Daarnaast zetten we in op crowd funding door gemeenteleden en andere mensen die de Grote Kerk willen steunen. Eén van de ideeën is een veiling, waarmee we tegelijkertijd overtollige inventaris willen opruimen. Gebouwen Het College is belast met het (doen) beheren, exploiteren en onderhouden van de panden. Voor het beheer en de exploitatie (verhuur) van de kerkgebouwen is de uitvoering belegd bij onze kosters/beheerders. Voor alle gebouwen (kerken en winkelpanden) werken we met een meerjarenonderhoudsplan, dat we door een gespecialiseerd bedrijf laten opstellen. Het onderhoud aan de panden wordt volgens die plannen uitgevoerd. In toenemende mate werken we met vaste dienstverleners op basis van raamovereenkomsten. Voor de Wederkomstkerk voeren we een beleid van onderhoud gericht op instandhouding tot 2017, als gevolg van de besluitvorming in de Kerkenraad over de toekomst kerkgebouwen. De status van de Grote Kerk als Rijksmonument brengt aanvullende eisen en activiteiten met zich mee (monumentenwacht, subsidies). Hét speerpunt dit jaar is de verbouwing van de Grote Kerk. Nu ervoor is gekozen al onze activiteiten onder te brengen in de Grote Kerk, zijn investeringen nodig om de Grote Kerk daarop in te richten, bij de tijd te brengen en (functioneel, energetisch) te optimaliseren. De voorbereiding van dit omvangrijke project, dat we samen met enkele professionele partijen uitvoeren (interieurarchitect, architect, diverse gespecialiseerde adviseurs) zal in 2014 een substantieel deel van onze aandacht vergen. Naast de grote verbeteringen (vloer op gelijke hoogte, vloerverwarming, keuken en sanitaire uitbreiden) gaat veel aandacht naar de herinrichting van de kerkzaal. Belangrijke besluiten betreffen de principes die in het voorjaar van 2014 zijn opgesteld door de interieurarchitect, gesteund door een grote, gemêleerde klankbordgroep. Na goedkeuring door de kerkenraad zullen de plannen worden uitgewerkt en in een bestek verwerkt, dat vervolgens zal worden aanbesteed. De eerste helft van 2015 zal in het teken staan van de concrete uitvoering. Dat betekent dat de Grote Kerk gedurende de bouwperiode niet beschikbaar is voor de erediensten en voor alternatief gebruik. De kerkelijke gemeente zal dan nog gedurende ongeveer een half jaar gebruik maken van de Wederkomstkerk. Parallel aan de herinrichting van de kerkzaal willen we de nevenruimten opwaarderen, waartoe we een beroep op de leden van onze gemeente zullen doen. Aandacht is er voor maatregelen gericht op veiligheid. Het betreft veiligheids- en brandvoorzieningen, keuring en inspectie, contacten met de betreffende instanties, BHV, AED s en dergelijke. In het bijzonder moet in het voorjaar de verplichte Risico Inventarisatie en Evaluatie zijn afgerond. Ook de technische voorzieningen in de kerkgebouwen zoals geluidsinstallatie, ringleiding en kerkradio behoren tot de verantwoordelijkheid van het college. Het oude systeem voor kerkradio is niet storingsvrij en medio 2014 vervangen door een betrouwbaar en modern alternatief. De werkgroepen Open Kerk actief, die de Grote Kerk op bepaalde dagen openstellen voor publiek zijn samengevoegd; na de verbouwing zullen ze de nieuwe mogelijkheden verkennen en uitbouwen. Personeel Eén van de belangrijkste (succes)factoren van het kerkelijk bedrijf vormen onze medewerkers. Een goed ingevulde werkgeversrol is daarom van groot belang. Het College fungeert namens de kerkenraad als werkgever. We doen dat aan de hand van een personeelscyclus, waartoe onder meer de jaarlijkse functioneringsgesprekken behoren. 3

4 De afgelopen twee jaar is er stevig bezuinigd op de professionele capaciteit. Zowel op het kerkelijk bureau als op het kosterschap/beheer zijn vacatures niet vervuld. In overleg met de pastoraal werker is haar aanstelling teruggebracht tot 8 uur per week als aanloop naar volledige pensionering. Tegenover de bezuinigingen op professionals staat een versterkte inzet van vrijwilligers. Een voorbeeld is de kosterspool, waarmee we naast de professionele koster-beheerder ook een aantal vrijwilligers voor kostertaken inzetten. Dat betreft de kosterstaken op zondag in de Grote Kerk en de bediening op door-de-weekse avonden in de Wederkomstkerk. Op deze manier is het gelukt om het kerkelijk bedrijf goedkoper en flexibeler te maken. Met deze maatregelen heeft de personeelsomvang voorlopig haar ondergrens bereikt. Zolang we nog over twee kerkgebouwen beschikken is extra capaciteit in tijdelijke dienst genomen en zullen we de capaciteit voor de kosters- en beheerswerkzaamheden met extra aandacht volgen en waar nodig aanvullende maatregelen nemen om deze te borgen. Randvoorwaarden Duurzaamheid Duurzaamheid vormt een rode draad in ons werk. Alle drie de duurzaamheidsassen (People, Planet, Profit) zijn daarbij relevant. Profit, in de zin van een stabiele financiële situatie die gericht is op de continuïteit van onze kerkgemeenschap. Onderdeel daarvan is een goed rendement op onze gebouwen en overige bezittingen met verantwoorde risico s en oog voor maatschappelijke impact. Planet, in de zin van een ecologische footprint die zo klein mogelijk is. Eén actie schuift door van vorig jaar: het verkennen van de mogelijkheden voor het verminderen van drukwerk. Het afgelopen jaar hebben we veel gedaan aan energiebesparing en verduurzaming. Denk aan nieuwe verwarmingsketels en de installatie van zonnepanelen op de pastorie. In het kader van de verbouwing GK, investeren we verder in energie-efficiënte oplossingen (zoals de installatie van vloerverwarming en het aanbrengen van isolatie) en in het kunnen verwarmen van slechts de in gebruik zijnde delen van het pand. De as People betekent het nemen van onze verantwoordelijkheid als werkgever door zorgvuldig met onze medewerkers en vrijwilligers om te gaan. Dat betekent onder meer goede arbeidsomstandigheden (prettige en veilige werkplek), arbeidsvoorwaarden (o.a. pensioen), professioneel opdrachtgever- en opdrachtnemersrol en goede communicatie en interactie. Speerpunt dit jaar is het implementeren van het vrijwilligersbeleid, waar mee we hieraan invulling willen geven. Communicatie is een belangrijk aspect van het kerk-zijn. Enerzijds gaat het om de interne communicatie, van essentieel belang voor het overdragen van de boodschap en voor de samenhang van de gemeenschap. Anderzijds is er de externe communicatie, waarin de Protestantse Gemeente naar buiten treedt, zich manifesteert in de samenleving. Tot de taak van het College van Kerkrentmeesters behoort het verzorgen van communicatiemiddelen, die geen doel in zichzelf zijn, maar wel noodzakelijk voor het bereiken van de primaire doelstellingen van de kerk: website, Kruispunt en kerkradio. Inmiddels is een nieuwe website en een versterkte inzet van social media gerealiseerd. Aandachtspunt is nog het structurele beheer van deze kanalen. Kruispunt kent sinds enige tijd een nieuw opzet, dat loopt goed. Vrijwilligers. In het verlengde van ons personeels- en vacaturebeleid werken we aan de ontwikkeling van een vrijwilligersbeleid. Het gaat dan ook om de inzet van vrijwilligers ter vervulling van kerkelijke werkzaamheden en om ervoor te zorgen dat de PGH de randvoorwaarden schept waarbinnen vrijwilligers op een goede en plezierige manier kunnen werken. In het vrijwilligersbeleid gaan we in op zaken als vergoedingsmogelijkheden, verzekering en arbeidsomstandigheden heldere afspraken en feedback, en het borgen van kwaliteit en continuïteit. Medio 2014 behandelen we dit onderwerp aan de hand van het voorstel van ons college in de kerkenraad. Daarna zal het worden geïmplementeerd. Verantwoording Voor de begroting en verantwoording werken we met een jaarcyclus. In september stellen we de begroting PGH en jaarplan CvK op. De begroting kent een meerjarig karakter op basis van een rollende horizon voor meerdere jaren. In het voorjaar volgen afrekening en jaarverslag. Bij het opstellen van de begroting PGH maken we gebruik van (begrotings)informatie van de andere 4

5 colleges en de onder de colleges ressorterende werkgroepen. Naast de begroting PGH is er een diaconale begroting, die door het College voor de Diaconie wordt opgesteld. Begroting en jaarrekening zenden we na vaststelling door de Kerkenraad ter goedkeuring aan het Regionaal College Behandeling Beheerszaken (RCBB). Bijlage: de werkgroepen Kerkbalans Jaarlijks is er in januari de actie Kerkbalans. Middels een toezeggingsformulier worden alle leden, met uitzondering van de passieven, benaderd om hun bijdrage te continueren en indien mogelijk te verhogen. Zowel verbreding (meer betalende leden) als verdieping (hogere bijdrage per lid) hebben de aandacht. Daarbij willen we Kerkbalans communicatief een minder vrijblijvend karakter geven: vrijwillige bijdrage wil zeggen dat de hoogte van het bedrag naar eigen inzicht wordt bepaald, waarbij er geen verplichting is. Er bestaat echter wel een duidelijke verwachting, namelijk dat een ieder naar draagkracht zijn bijdrage levert. Open Kerk Sinds de jaren negentig wordt de Grote Kerk in het zomerhalfjaar op woensdagen opengesteld voor toeristisch en winkelend publiek. In 2008 is het initiatief genomen om ook op een aantal zaterdagmiddagen door het jaar heen ons monumentale gebouw open te stellen. Hier kan men even rust vinden, op adem komen en kennis nemen van het interieur. Steeds streven we ernaar net iets meer te bieden dan alleen maar een lege, stille ruimte, hoe belangrijk dat ook kan zijn. Het kan gaan om muziek, expositie van beeldende kunst en andere inspirerende activiteiten Beide initiatieven (1995 en 2008) worden gedragen door groepen vrijwilligers. In 2014 herbben beide groepen hun krachten gebundeld. Tevens wordt ingezet op het stimuleren van orgelconcerten, als middel om mensen te laten genieten van onze monumentale orgels en tegelijk kennis te laten maken met de Grote Kerk en als verhuur-inkomstenbron. Redactie De reactie van het kerkblad Kruispunt verzamelt de kopij via het adres De aangeleverde gegevens worden door de redactie verwerkt betreffende indeling van het Kruispunt. Het afgelopen jaar is de redactie versterkt en de opmaak verder geprofessionaliseerd. Kruispunt verschijnt 10 maal per jaar. 3 maal per jaar wordt het Kruispunt bezorgd bij alle adressen, die geregistreerd staan, de andere keren alleen bij de abonnees. De website ( en social media (Facebook) zijn digitale vormen van communicatie binnen en over de gemeente. Gemeenteleden en andere belangstellenden hebben direct toegang tot actualiteiten, rooster kerkdiensten/ online beluisteren van kerkradio/liturgie, agenda/activiteiten, contactgegevens, foto s etc. De nieuwe website en Facebook pagina zijn door enkele enthousiaste vrijwilligers ontwikkeld, waarbij de opzet is dat betrokkenen (pastores, kerkelijk bureau etc) zelf informatie kunnen wijzigen en gemeenteleden Facebook berichten kunnen plaatsen. Aandachtspunt vorm nog wel de governance: wie is er eigenaar van onze digitale middelen en voelt zich verantwoordelijk voor de continuïteit,, actualiteit en doorontwikkeling? In 2014 zal op de website een koppeling worden gemaakt naar het systeem SKG-collect. Hiermee kunnen gemeenteleden online financiële transacties met en aankopen bij onze kerk doen. We beginnen met collectebonnen, maar zullen dat uitbreiden met diensten als het online doen van giften, de aankoop van CD s ed, en toezeggingen en betalingen Kerkbalans. Kerkradio Het huidige kerkradio biedt twee mogelijkheden om de kerkdiensten mee te beleven: 1. via de telefoonaansluiting van de luisteraar, dmv de Lukas terminal 2. via de internetaansluiting van de luisteraar. Hier gebruikt de luisteraar zijn eigen middelen bv een computer of TV met internetfaciliteiten. Het huidige systeem voor kerkradio is niet storingsvrij en zal vanaf 2014 niet meer worden ondersteund. We gaan dus op zoek naar een betrouwbaar en modern alternatief. Eén van de plannen is de website zo te organiseren dat als men op zondagochtend onze website bezoekt, men meteen de actuele kerkdienst hoort en de bijbehorende liturgie in beeld heeft. Daarnaast is wellicht een videoverbinding (webcam) mogelijk. De daarvoor benodigde extra inzet van vrijwilligers vormt echter een aandachtspunt. 5

6 Organisten/kerkmusici Jamie de Goei is sinds medio 2012 in dienst als organist van de Grote Kerk. Hij zal niet alleen regelmatig in kerkdiensten de gemeentezang begeleiden, maar ook een aantal orgelconcerten verzorgen. Dat gebeurt in overleg met de werkgroep Open Kerk. Naast Jamie treden regelmatig Gert Jan Smit en Wilke Havinga op als vrijwilliger-organist in erediensten. Onder leiding van Jamie de Goei wordt geregeld een projectkoor gevormd om een speciale dienst te ondersteunen. Tenslotte zal het in 2014 gerestaureerde Strümphler-orgel, dat vroeger in de Evangelisch-Lutherse Kerk stond, nieuw elan verschaffen voor het organiseren van orgelconcerten. Werkgroep Verbouwing Grote Kerk Eind 2013 is besloten over de omvang van de verbouwing van de Grote Kerk. Dat besluit is mede zijn gebaseerd op de uitkomsten van een onderzoek dat in de tweede helft van 2013 is uitgevoerd naar de behoefte die er in de stad is naar ruimten, waarin de Grote Kerk zou kunnen voorzien. Daaruit blijkt o.a. dat de mogelijkheid een kelder onder de kerkvloer aan te leggen niet nodig en niet rendabel is. Elementen, in ieder geval mee te nemen, betreffen het ophoging van het verlaagde deel (de kuil), het aanbrengen van vloerverwarming, het verbeteren en uitbreiden van de sanitaire voorzieningen en het verbeteren van de keukenfaciliteiten. Voorts zal de kerkzaal opnieuw worden ingericht. Met name ook om die reden is een externe interieurarchitect bij het project betrokken. De uitwerking en voorbereiding van de verbouwing vergt in 2014 een wezenlijk deel van onze aandacht. De uitvoering van de verbouwing is gepland voor de eerste helft van Dat betekent ook dat de Grote Kerk gedurende de bouwperiode niet beschikbaar is voor de erediensten en voor alternatief gebruik. Voor de kerkdiensten zullen we uitwijken naar de Wederkomstkerk. Werkgroep Afstoting Wederkomstkerk Eind 2011 is het besluit genomen de Wederkomstkerk af te stoten. Daarop volgend is begin 2012 een werkgroep ingesteld. Deze werkgroep heeft de opdracht om te onderzoeken op welke wijze de kerk kan worden afgestoten en wat de opbrengsten hieruit zijn. De uiteindelijke mogelijkheden zijn divers en sterk afhankelijk van welke partij zich aandient om het gebouw over te nemen. De werkgroep onderzoekt samen met het deskundige bureau Glaudemans verschillende varianten. Kortweg gaat het om verkoop van gebouw en grond aan een derde partij die het gebouw hergebruikt of herontwikkelt. Met name bij herontwikkeling kan er sprake zijn van een waardesprong en dus de opbrengsten hoger liggen. In het onderzoek wordt meegenomen hoe de kerkelijke gemeente kan profiteren van (een deel van) deze waardesprong. In 2012 en 2013 zijn diverse gesprekken gevoerd met potentiele kopers van het gebouw en grond en is, in opdracht van ons, een stedenbouwkundige verkenning gemaakt door C5 stedenbouw. Deze verkenning geeft inzicht in herontwikkelingsmogelijkheden en steunt ons in gesprekken met derden en de gemeente s-hertogenbosch. In 2014 worden de gesprekken doorgezet en bekeken met welke partij, binnen onze randvoorwaarden, tot de voor ons beste oplossing kan worden gekomen. Werkgroep Overgang/verhuizing De werkgroep richt zich in hoofdzaak op drie onderwerpen: ten eerste het beheer van de lijst van mee te nemen inventarisstukken uit de Wederkomstkerk, inclusief naspeuring naar ontbrekende of uitgeleende zaken, ten tweede communicatie omtrent de overgang en ten derde het afscheidsproces van de kerk als dierbaar gebouw. Begroting 2014 Onderstaand staan de kosten en opbrengsten van de verschillende werkgroepen, zoals deze zijn opgenomen in de PGH begroting 2014: Begroting 2014 werkgroepen Kosten Opbrengsten Kerkbalans Open Kerk Kruispunt Website Kerkradio 100-6