Copyright Cetradex Inspectie B.V. Bijlage , Inspectievoorwaarden NEN

Transcriptie

1 Bijlage , Inspectievoorwaarden NEN Artikel 1. Algemeen 1. De contractuele voorwaarden die van toepassing zijn op inspecties van Cetradex Inspectie BV, zijn vastgelegd in deze inspectievoorwaarden. Naar deze inspectievoorwaarden wordt verwezen in de inspectieovereenkomst tussen de klant en Cetradex Inspectie BV. Door ondertekening van inspectieovereenkomst, stemt de klant in met deze inspectievoorwaarden als geheel, met uitsluiting van de eigen algemene voorwaarden en/of inkoopvoorwaarden. 2. De activiteiten van Cetradex Inspectie BV vinden plaats bij in Nederland gevestigde ondernemingen en instellingen. Daarom is te allen tijde de Nederlandse wet- en regelgeving van toepassing op de activiteiten van Cetradex BV. 3. Medewerkers van Cetradex Inspectie BV zijn bevoegd de inspectie op te schorten of voortijdig te beëindigen, indien hun veiligheid, gezondheid of welzijn niet (langer) gewaarborgd zijn, zij zich in hun waardigheid voelen aangetast, of anderszins worden gehinderd bij of belemmerd in een betrouwbare, onpartijdige of onafhankelijke uitvoering van hun werkzaamheden. De directie van Cetradex Inspectie BV kan in een dergelijke geval besluiten een sanctie op te leggen aan de klant die deze situatie heeft veroorzaakt. Sancties tegen externe partijen kunnen zijn: - Het geven van een mondelinge waarschuwing; - Het geven van een schriftelijke waarschuwing; - Het beëindigen van de inspectieovereenkomst met de externe partij, met inachtneming van een door de directeur van Cetradex Inspectie BV vast te stellen termijn; - Het beëindigen van de inspectieovereenkomst met de externe partij met onmiddellijke ingang. Sancties worden vastgelegd in het dossier van de klant. Cetradex Inspectie BV is bevoegd van opgelegde sancties melding te maken aan SNA. 4. Inspecties worden door Cetradex Inspectie BV uitsluitend uitgevoerd op de vestigingslocatie(s) van de klant. Medewerkers van Cetradex Inspectie BV dienen hierbij te allen tijde begeleid te worden door een vertegenwoordiger van de klant. Cetradex Inspectie BV behoudt zich het recht voor inspecties waarbij de klant zich laat vertegenwoordigen door een externe partij, te weigeren. Dit laat de betalingsverplichting van de klant onverlet. 5. De klant verplicht zich gedurende de inspectie een afsluitbare kantoorruimte, voorzien van bureau, bureaustoel, verlichting en aansluiting op het elektriciteitsnet, ter beschikking te stellen van de inspecteur van Cetradex Inspectie BV. De kantoorruimte en de daarin aanwezige middelen dienen te voldoen aan de daarop van toepassing zijnde eisen uit de Arbowet- en regelgeving. 6. Indien Cetradex Inspectie BV het inspectieproces, of delen daarvan, uitbesteedt wordt de klant daarvan vooraf op de hoogte gesteld. 7. De klant verplicht zich waarnemers tot inspecties toe te laten, bijvoorbeeld in het kader van training, erkenning/accreditatie of controle. Waarnemers zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. 8. De volgende documenten maken integraal onderdeel uit van deze inspectievoorwaarden en, daarmee, van de inspectieovereenkomst tussen de klant en Cetradex Inspectie BV: - Algemene voorwaarden Cetradex Inspectie BV, vigerende versie; - Handboek Normen (SNA-013), vigerende versie; - Reglement College van Beroep (SNA-005), vigerende versie; - Reglement Keurmerklogo (SNA-006), vigerende versie; - Reglement Klachten (SNA-012), vigerende versie; - Reglement Registratie (SNA-004), vigerende versie. De algemene voorwaarden van Cetradex Inspectie BV zijn in te zien en te downloaden op de internetpagina van Cetradex: Cetradex Inspectie BV zendt u de algemene voorwaarden tezamen met de offerte, en verder op uw verzoek, kosteloos toe. De documenten van de Stichting Normering Arbeid (afgekort: SNA) zijn in te zien en te downloaden op de internetpagina van SNA: 9. Cetradex Inspectie BV neemt misstanden en malafide gedragingen van ondernemingen en instellingen, geconstateerd tijdens een inspectie, op in het inspectierapport. Artikel 2. Onpartijdigheid 1. Cetradex Inspectie BV opereert onpartijdig jegens andere organisaties. Cetradex Inspectie BV geeft geen ondersteuning en advisering op haar technisch werkterrein en daaraan grenzende activiteiten, zoals advisering op het gebied van financiële en/of administratieve systemen. 2. Cetradex Inspectie BV verricht geen inspectiewerkzaamheden namens een opdrachtgever, een klant of een afnemer van een opdrachtgever of klant (zoals het uitvoeren van interne audits of afnemersbeoordelingen op het technisch werkterrein en daaraan grenzende werkgebieden). Inspectievoorwaarden NEN , versie 3 Pagina 1 van 6

2 3. Cetradex Inspectie BV verricht uitsluitend derde partij inspectie en conformeert zich aan de eisen uit bijlage A van ISO (vigerende versie) ten aanzien van type A inspectie-instellingen. Cetradex Inspectie BV verricht geen eerste of tweede partij inspecties. Cetradex Inspectie BV maakt geen deel uit van een juridische entiteit die zich bezig houdt met andere activiteiten dan inspectie. Artikel 3. Vertrouwelijkheid en openbaarmaking 1. Cetradex Inspectie BV is verantwoordelijk voor het beheer van alle gegevens die tijdens de uitvoering van inspecties worden verzameld. Uitsluitend informatie met betrekking tot de identificatie van de klant (naam organisatie, adres, nummer handelsregister KvK) wordt door Cetradex naar buiten gebracht. Overige informatie is vertrouwelijk en wordt niet met derden gedeeld. 2. Gegevens die tijdens inspecties worden verzameld, worden door Cetradex Inspectie BV, op verzoek daartoe, gedeeld met het bevoegde gezag, de Raad voor Accreditatie (RvA) en de Stichting Normalisatie Arbeid (afgekort: SNA). Cetradex Inspectie BV zal de klant hiervan in kennis stellen, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan. Door ondertekening van een overeenkomst voor inspectie, machtigt de klant Cetradex Inspectie BV tot het verstrekken van gegevens aan genoemde instanties. 3. Cetradex Inspectie BV informeert SNA onverwijld over het inspectieresultaat. 4. Cetradex Inspectie BV voorziet SNA onverwijld van een digitale versie van het integrale inspectierapport van de uitgevoerde inspectie. 5. Cetradex Inspectie BV informeert SNA onverwijld indien de inspectieovereenkomst door de klant of door Cetradex Inspectie BV wordt opgezegd. 6. Cetradex Inspectie BV bewaart gegevens van de klant minimaal vijf jaar en draagt het klantendossier onverwijld over aan SNA, indien deze dit opvraagt. 7. Wanneer Cetradex Inspectie BV van derden (bijvoorbeeld klagers, toezichthouders) informatie over klanten ontvangt, wordt deze vertrouwelijk behandeld. 8. De klant is gerechtigd het inspectierapport van Cetradex Inspectie BV openbaar te maken, echter uitsluitend indien deze openbaarmaking het volledige inspectierapport betreft. Openbaarmaking van enkel onderdelen van het inspectierapport is niet toegestaan. Het inspectierapport blijft te allen tijde eigendom van Cetradex Inspectie BV. 9. Onderdelen van een onderneming of instelling die niet, of met negatief resultaat, door Cetradex Inspectie BV zijn geïnspecteerd, mogen op geen enkele wijze de suggestie wekken wel geïnspecteerd te zijn, dan wel aan de eisen van NEN te voldoen. Artikel 4. Voorwaarden voor inspectie 1. Cetradex Inspectie BV voert een inspectie pas uit nadat Cetradex Inspectie BV door de Stichting Normering Arbeid (SNA) is geïnformeerd over aanmelding van de inspectie, en indien Cetradex Inspectie BV in het bezit is van een getekende inspectieovereenkomst met de aanvrager. 2. Inspecties worden uitgevoerd conform de eisen van de vigerende versie van NEN , de vigerende versie van het Reglement Inspectie-instellingen van SNA, de vigerende versie van het Handboek Normen van SNA en de vigerende versies van aan het SNA-keurmerk gekoppelde procedureafspraken en reglementen. 3. De onderneming of instelling dient aan Cetradex Inspectie BV alle gegevens te verstrekken die nodig zijn ter beoordeling van de vraag of de onderneming voldoet aan de eisen van de vigerende versie van NEN inclusief de aanpassingsrapporten en interpretatierapporten, zoals opgenomen in de vigerende versie van het Handboek Normen van SNA. 4. De eerste controle van een startende onderneming kan niet eerder plaatsvinden dan direct na de eerste verloning van uitzendkrachten, en de eerste afdracht van loonheffingen, omzetbelasting en sociale verzekeringspremies. 5. De onderneming of instelling staat onvoorwaardelijk in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van aan Cetradex Inspectie BV geleverde gegevens. 6. Het staat Cetradex Inspectie BV vrij kopieën van relevante gegevens mee te nemen voor het inspectiedossier. 7. De onderneming of instelling dient Cetradex Inspectie BV alle medewerking te verlenen welke noodzakelijk is voor de uitvoering van een inspectie. 8. Indien hierom verzocht door Cetradex Inspectie BV en vereist in het kader van NEN , dient de onderneming of instelling de Belastingdienst te machtigen om aan Cetradex Inspectie BV relevante gegevens omtrent het betalingsgedrag ter beschikking te stellen. 9. De onderneming of instelling dient zich te houden aan de geldende gelijke behandelingswetgeving. De onderneming moet hiervoor waarborgen dat er een beleid (of maatregelen) is Inspectievoorwaarden NEN , versie 3 Pagina 2 van 6

3 vastgesteld, ingevoerd en wordt onderhouden ter voorkoming van discriminatie, en dit/deze op verzoek kenbaar te maken aan Cetradex Inspectie BV. Artikel 5. Wisseling van inspectie-instelling 1. Indien een onderneming of instelling, die al dan niet is opgenomen in het Register Normering Arbeid van SNA, wil overstappen van een andere inspectie-instelling naar Cetradex Inspectie BV gelden de volgende bepalingen: - Bij wisseling of opvolging van inspectie-instelling dient de onderneming zich opnieuw aan te melden bij SNA; - Een inspectie door Cetradex Inspectie BV is slechts mogelijk nadat de onderneming is aangemeld bij de SNA, deze de aanvraag heeft gehonoreerd en Cetradex Inspectie BV hierover is geïnformeerd door SNA; - Bij onenigheid over het inspectieresultaat van de vorige inspectie-instelling, dient minimaal de bezwaarprocedure bij die inspectie-instelling te zijn afgehandeld; - Een inspectie mag pas plaatsvinden nadat Cetradex Inspectie BV van SNA de laatste twee inspectierapporten die zijn opgesteld door de vorige inspectie-instelling heeft ontvangen. - Indien de onderneming of instelling, niet zijnde een in het Register Normering Arbeid van SNA opgenomen onderneming of instelling, een inspectieovereenkomst aangaat met een andere inspectie-instelling dan degene waarmee in het verleden een inspectieovereenkomst was aangegaan, en de periode tussen de twee inspectieovereenkomsten langer is dan anderhalf jaar, dan is dit artikel niet van toepassing. 2. Indien een onderneming of instelling wil overstappen van Cetradex Inspectie BV naar een andere inspectie-instelling gelden de volgende bepalingen: - Cetradex Inspectie BV is verplicht medewerking te verlenen ingeval een onderneming of instelling overstapt naar een andere inspectie-instelling; - Cetradex Inspectie BV is verplicht desgevraagd de nieuwe inspectie-instelling te voorzien van eventuele aanvullende informatie over de betreffende onderneming of instelling; - Door ondertekening van een overeenkomst voor inspectie, machtigt de klant Cetradex Inspectie BV in geval van een wisseling van inspectie-instelling, tot het verstrekken van genoemde gegevens aan de door de klant gekozen inspectie-instelling. - Indien de onderneming of instelling, niet zijnde een in het Register Normering Arbeid van SNA opgenomen onderneming of instelling, een inspectieovereenkomst aangaat met een andere inspectie-instelling dan degene waarmee in het verleden een inspectieovereenkomst was aangegaan, en de periode tussen de twee inspectieovereenkomsten langer is dan anderhalf jaar, dan is dit artikel niet van toepassing. Artikel 6. Extra inspecties 1. SNA kan Cetradex Inspectie BV opdracht geven tot het uitvoeren van extra tussentijdse inspecties en/of aanvullende onderzoeken bij de klant op basis van signalen uit de markt, informatie van de overheid (zoals Inspectie SZW en Belastingdienst), dan wel andere informatie waarover SNA beschikt. 2. Verandering van rechtsvorm bij een in het Register Normering Arbeid van SNA opgenomen onderneming of instelling kan aanleiding geven tot het uitvoeren van een tussentijdse inspectie. 2. Deze extra tussentijdse inspecties en/of aanvullende onderzoeken worden door Cetradex Inspectie BV binnen 10 werkdagen uitgevoerd en teruggekoppeld aan SNA. 3. De klant verplicht zich de kosten van deze extra tussentijdse inspecties en/of aanvullende onderzoeken binnen de gestelde betalingstermijn en volledig aan Cetradex Inspectie BV te voldoen. Artikel 7. Controle-inspecties 1. SNA is bevoegd op basis van een steekproef controle-inspecties te (laten) uitvoeren conform het daarvoor geldende protocol. 2. SNA is bevoegd aan de hand van signalen opdracht geven tot het uitvoeren van een controleinspectie. 3. Cetradex Inspectie BV is verplicht medewerking te verlenen aan de controle-inspecties en tijdig door de SNA aan te leveren rapportages van de controle-inspecties intern te bespreken. 4. SNA kan aan Cetradex Inspectie BV en/of onderneming of instelling waar een controleinspectie plaatsvindt, kosten in rekening brengen voor een specifiek uit te voeren controleinspectie (niet zijnde een controle-inspectie zoals bedoeld onder lid 1). 5. Cetradex Inspectie behoudt zich het recht voor de kosten in verband met een controle-inspectie door te berekenen aan de onderneming of instelling waar een controle-inspectie plaatsvindt. Inspectievoorwaarden NEN , versie 3 Pagina 3 van 6

4 6. De onderneming of instelling waar een controle-inspectie plaatsvindt verplicht zich de kosten in verband met een controle-inspectie binnen de gestelde betalingstermijn en volledig aan Cetradex Inspectie BV te voldoen. Artikel 8. Inspectie op basis van een gerichte opdracht Het is mogelijk een inspectie op basis van een gerichte opdracht te laten uitvoeren. Deze omvat alleen die aspecten die in de opdracht zijn gespecificeerd. Artikel 9. Klachten 1. Belanghebbenden kunnen een klacht indienen bij Cetradex Inspectie BV over het functioneren van Cetradex Inspectie BV of personen die bij of voor Cetradex Inspectie BV werken. 2. De klacht moet gedateerd zijn, duidelijk en uitvoerig omschreven, en schriftelijk worden ingediend bij Cetradex Inspectie BV, ter attentie van de kwaliteitsmanager. 3. Cetradex Inspectie BV beoordeelt allereerst of de klacht ontvankelijk is en of de klacht zich leent voor bemiddeling en overleg. Als de klacht niet ontvankelijk is zal Cetradex Inspectie BV de klager hierover terstond informeren. 4. Cetradex Inspectie BV documenteert alle formele klachten en beroepen die zij ontvangt en ziet toe op een adequate afhandeling van de klachten. 5. Cetradex Inspectie BV meldt jaarlijks in de eerste maand van het kalenderjaar een samenvatting van alle ontvangen formele klachten en beroepen en de wijze van afhandeling aan SNA. 6. Indien Cetradex Inspectie BV een klacht ontvangt over een inspecteur, dan stelt Cetradex Inspectie BV de inspecteur die het aangaat, hiervan schriftelijk in kennis en geeft gelegenheid tot het voeren van verweer binnen een door de directie van Cetradex Inspectie BV te bepalen termijn. 7. Cetradex Inspectie BV neemt een besluit inzake de klacht, welke aan de klager wordt toegezonden uiterlijk twee maanden na ontvangst van de klacht. Artikel 10. Bezwaar 1. Indien een onderneming of instelling het niet eens is met een besluit van Cetradex Inspectie BV, kan zij bezwaar aantekenen. 2. Het maken van bezwaar bij Cetradex Inspectie BV geschiedt door het indienen van een bezwaarschrift dat aangetekend aan Cetradex Inspectie BV wordt toegezonden, uiterlijk binnen één maand nadat de onderneming of instelling het schriftelijk besluit van Cetradex Inspectie heeft ontvangen. 3. Het bezwaarschrift dient in elk geval te bevatten: - De naam en vestigingsplaats van de onderneming of instelling; - Een afschrift van het besluit van Cetradex Inspectie BV waarop het geschil betrekking heeft; - De bezwaren tegen dit besluit met een toelichting hierop. 4. Uiterlijk binnen één maand na de ontvangst van het bezwaarschrift moet Cetradex Inspectie BV, wanneer de onderneming of instelling dat wenst, haar uitnodigen voor een hoorzitting waarin Cetradex Inspectie BV en de onderneming of instelling in de gelegenheid worden gesteld hun standpunt toe te lichten en waarin de mogelijkheid van een minnelijke regeling kan worden onderzocht. Cetradex Inspectie BV kan zich hierbij laten adviseren door externe deskundigen. 5. Een hoorzitting zoals bedoeld in het vorige lid dient in elk geval plaats te vinden binnen twee maanden na ontvangst van het bezwaarschrift, tenzij Cetradex Inspectie BV en de onderneming of instelling akkoord zijn met een later tijdstip. 6. Cetradex Inspectie BV doet terzake een nieuwe, gemotiveerde uitspraak, welke aangetekend aan de onderneming of instelling wordt toegezonden uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het bezwaarschrift of uiterlijk binnen twee maanden nadat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. 7. Het maken van bezwaar schorst het besluit van Cetradex Inspectie BV niet. 8. Het niet tijdig maken van bezwaar leidt tot niet-ontvankelijkheid. 9. De directie van Cetradex Inspectie BV stelt bij instelling van een beroep een waarborgsom vast die door de indiener van het beroep moet worden voldaan. De hoogte daarvan staat in redelijke verhouding tot de geschatte kosten voor de behandeling van het beroep. 10. Indien de waarborgsom niet binnen 30 dagen na het verzoek, als bedoeld in het vorige lid, is betaald, zal de directie van Cetradex Inspectie BV de indiener van het bezwaar bij aangetekende brief een termijn voor uitstel van acht kalenderdagen gunnen. 11. Indien de indiener van het bezwaar de waarborgsom niet tijdig heeft voldaan, zal zijn beroep nietontvankelijk worden verklaard. 12. De waarborgsom zal na de uitspraak worden verrekend met eventueel door de indiener van het beroep verschuldigde kosten. Inspectievoorwaarden NEN , versie 3 Pagina 4 van 6

5 13. Bij de uitspraak op het bezwaar stelt Cetradex Inspectie BV tevens vast het bedrag van de kosten van het bezwaar, alsmede door welk der partijen die kosten geheel of gedeeltelijk moeten worden gedragen. 14. Indien de indiener van het bezwaar is veroordeeld tot geheel of gedeeltelijk betalen van de in het vorige lid bedoelde kosten, worden deze verrekend met de door hem gestorte waarborgsom. Het eventuele overschot wordt aan de indiener van het bezwaar teruggestort. 15. Indien de waarborgsom niet toereikend is, is de indiener van het bezwaar verplicht binnen veertien kalenderdagen na de verzending van de uitspraak op het bezwaar het nog verschuldigde bedrag te voldoen. 16. Indien de indiener van het bezwaar niet is veroordeeld tot geheel of gedeeltelijk betalen van de kosten van het bezwaar, wordt de gehele waarborgsom terug gestort op naam van de indiener van het bezwaar. Besluiten naar aanleiding van klachten en bezwaren, worden te allen tijde genomen door (een) perso(o)n(en) die niet bij de oorspronkelijke inspectieactiviteiten betrokken is/zijn geweest. Artikel 11. Beroep Binnen uiterlijk één maand nadat de uitspraak van Cetradex Inspectie BV inzake het bezwaar door de indiener van het bezwaar is ontvangen, kan deze tegen de uitspraak in beroep gaan bij het College van Beroep dat door SNA in het leven is geroepen. De werkwijze die hierbij moet worden gevolgd is vastgelegd in het Reglement College van Beroep. Dit document is in te zien en te downloaden op de internetpagina van SNA: Artikel 12. Uitsluiting aansprakelijkheid 1. Cetradex Inspectie BV aanvaardt geen aansprakelijkheid jegens aanvragers, geïnspecteerde organisaties en derden voor enige schade die voortvloeit uit of verband houdt met de uitvoering van deze inspectievoorwaarden, het uitvoeren van inspecties, genomen inspectiebesluiten. 2. Cetradex Inspectie BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele schade en claims als gevolg van opschorting of ontbinding van inspectieovereenkomsten met klanten. 3. Cetradex Inspectie BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele schade en claims als gevolg van opschorting of ontbinding van de overeenkomst tussen SNA en Cetradex Inspectie BV. Opschorting van de overeenkomst met SNA wordt door Cetradex Inspectie BV aan de ondernemingen en instellingen waarmee Cetradex Inspectie BV een inspectieovereenkomst heeft, bekend gemaakt. Ontbinding van de overeenkomst met SNA wordt door Cetradex Inspectie BV aan de ondernemingen en instellingen waarmee Cetradex Inspectie BV een inspectieovereenkomst heeft, bekend gemaakt onder vermelding van de wijze waarop de eventuele voortzetting van het SNA-keurmerk plaats kan vinden. Cetradex Inspectie BV zal na een eventuele ontbinding van de overeenkomst met SNA onverwijld medewerking te verlenen aan een goede en soepele overdracht van de dossiers van de ondernemingen en instellingen waarmee een inspectieovereenkomst is afgesloten, aan de nieuwe door de ondernemingen of instellingen te kiezen inspectie-instellingen, mits Cetradex Inspectie BV hierover juist, tijdig en volledig wordt geïnformeerd. 4. Cetradex Inspectie BV aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele schade en claims als gevolg van vrijwillige of opgelegde schorsing of intrekking van de op deze inspectievoorwaarden van toepassing zijnde accreditatie van Cetradex Inspectie BV. 5. De klant vrijwaart Cetradex Inspectie BV tegen alle aanspraken en schadevorderingen ter zake van derden. Artikel 13. Inwerkingtreding 1. De directie van Cetradex Inspectie BV is bevoegd deze inspectievoorwaarden te wijzigen. 2. Deze inspectievoorwaarden treden in werking na vaststelling door de directie van Cetradex Inspectie BV en daaropvolgende bekendmaking op de internetpagina 3. Bij de vaststelling van een nieuwe versie van inspectievoorwaarden, komt de vorige versie te vervallen. 4. Wijziging van deze inspectievoorwaarden alsmede van de overige, in deze inspectievoorwaarden genoemde documenten, wordt bekend gemaakt op de internetpagina 5. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager of geïnspecteerde onderneming of instelling tijdig kennis te nemen van wijzigingen in deze inspectievoorwaarden alsmede van de overige, in dit deze inspectievoorwaarden genoemde documenten. 6. Versie 3 van de inspectievoorwaarden van Cetradex Inspectie BV is op 10 januari 2014 vastgesteld door de directie van Cetradex Inspectie BV en op dezelfde datum in werking getreden. Inspectievoorwaarden NEN , versie 3 Pagina 5 van 6

6 Artikel 14. Slotbepaling 1. Geschillen voortvloeiende uit of samenhangende met de inspectieovereenkomst zullen in eerste instantie uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter binnen het arrondissement Breda, tenzij de kantonrechter ter zake bevoegd mocht zijn en onverminderd het recht van Cetradex Inspectie BV een geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter binnen het gebied waarbinnen opdrachtgever is gevestigd. 2. In gevallen waarin deze inspectievoorwaarden niet voorzien, beslist de directie van Cetradex Inspectie BV. Inspectievoorwaarden NEN , versie 3 Pagina 6 van 6