Peperstraat 35, 5061 XB, Oisterwijk T: JAARVERSLAG SECRETARIS 2012

Transcriptie

1 Peperstraat 35, 5061 XB, Oisterwijk T: JAARVERSLAG SECRETARIS is een succesvol jaar geweest voor ons koor Zang en Vriendschap Oisterwijk (ZVO). Sinds de komst in 2010 van de dirigent Ronald Threels hebben wij weer grote sprongen vooruit gemaakt. Dat heeft niet alleen geresulteerd in de terugkeer van enkele oudgedienden, maar ook weer van nieuwe leden. In 2012 is het bestuur vernieuwd met 3 nieuwe leden, de voorzitter, de secretaris en een bestuurslid dat zich vooral bezig houdt met de public relations van ons koor. Wij begonnen in te teren op ons budget, zodat wij genoodzaakt waren het lidmaatschap te verhogen naar 20,00 per maand en een concert te annuleren. LEDEN. Leden zijn de belangrijkste component van het koor en verdienen onze meeste aandacht. In mei bereikte ons het droeve bericht dat Henny Huisman op 1 e Pinksterdag overleden was. Ook is ons gewaardeerd oud-lid Cees Swanenberg in oktober plotseling overleden. Elly Kasbergen zag zich helaas genoodzaakt haar lidmaatschap in november op te zeggen evenals Rien de Wit. Frans Veeke hebben wij in september weer mogen verwelkomen als lid. Verder waren Corry Bergman en haar man Wim in april 50 jaar getrouwd. Ledenvergadering. Op 27 maart hield ZVO haar Algemene Ledenvergadering. Aanwezig waren 42 leden en de dirigent. Op 19 juni werd een extra ledenvergadering belegd, waarin de voorzitter werd benoemd. Voor meer daarover, zie bestuur.

2 Op 1 januari 2012 telde ons koor in totaal: 47 leden, op 31 december 2012: 46 met de volgende verdeling: Stemgroep aantal Min - max gemiddeld sopranen alten tenoren bassen Totaal Leeftijdsverdeling. De gemiddelde leeftijd was 67 jaar met de volgende verdeling per stemgroep. BESTUUR In 2012 is een groot gedeelte van het bestuur vernieuwd. Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 27 maart heeft Miep Kosters haar functie van secretaris neergelegd. Zij heeft deze functie, die zij in het verleden ook heeft mogen vervullen, nu weer voor 3 jaar met verve uitgevoerd. Dirk van den Bosch is als haar opvolger benoemd. Walleke ten Noever Bakker trad toe als bestuurslid met speciale aandacht voor de public relations. Wegens vertrek van de voorzitter Ton Broers, werd gezocht naar een voorzitter die vanzelfsprekend in de gemeente Oisterwijk moest wonen en over een muzikaal netwerk moest bezitten. In Leo Wolfs denken wij een geschikte voorzitter gevonden te hebben. Hij is, in de speciale ledenvergadering van 19 juni, waarin hij zich heeft gepresenteerd, benoemd tot voorzitter. Van de 29 aanwezige leden stemden 27 voor, 1 tegen en 1 onthouding. Zo bestaat het bestuur nu uit de volgende personen: Voorzitter: Leo Wolfs; secretaris: Dirk van den Bosch; penningmeester: Hetty van Stappershoef (samen het Dagelijks Bestuur vormend, gemachtigd in noodgevallen snelle beslissingen te nemen); vice-voorzitter: Joke Jonkers; en de leden: Marjan Paymans en Walleke ten Noever Bakker. Het bestuur vergaderde 12 maal. Dit is vaak, in verband met de op handen zijnde overeenkomst met de dirigent (de gesprekken tussen het bestuur en de dirigent zijn hier niet meegerekend) en het bespreken van het beleidsplan.

3 DIRIGENT Ronald Threels is sinds september 2010 in dienst van ons koor. In totaal heeft het bestuur dit jaar drie gesprekken gehad met de dirigent alvorens uiteindelijk in december 2012 het contract met hem getekend is. Ieder jaar volgt een evaluatiegesprek, voordat het contract voor een jaar kan worden verlengd. COMMISSIES Er bestaan verschillende commissies. De Public Relation-commissie (PR-cie) is gericht op de relaties met de omgeving buiten het koor zelf. De PR-cie zoekt naar extra inkomsten (bij voorbeeld sponsoren en vrienden, maar ook andere mogelijke inkomsten). Bovendien draagt de PR-cie uit, dat het koor banden heeft met Oisterwijk en deze ook wil versterken. De PR-cie bestaat in principe uit 3 leden waarvan er één minstens deel uitmaakt van het bestuur. De taken van de PR-cie zijn: nieuwe leden en sponsoren werving, advertiewerving, berichten in de pers plaatsen, het beheren van de website, de uitstraling van het koor naar de buitenwereld (media, sponsoren) verzorgen en de naamsbekendheid vergroten. Door bij elke uitvoering posters (A3) en flyers (A6) in kleur te verspreiden volgens een ophangplaatsenlijst weten we zeker dat veel bezochte plekken niet vergeten, maar ook niet dubbel bezocht worden. Er komen er ook steeds nieuwe ophangplaatsen bij, met name in Moergestel. Enkele specifieke activiteiten van de PR-cie: - Voor het Franse concert in oktober zijn door de Locale Omroep Voor Oisterwijk (LOVO) opnamen gemaakt tijdens een van de laatste repetities voor de uitvoering. Deze opnames zijn door LOVO uitgezonden en op YouTube geplaatst. De bedoeling was dat we hiermee meer bezoekers naar de uitvoering zouden trekken, en bij een groter publiek meer bekendheid zouden krijgen. Dat is gelukt: de Levenskerk zat vol, de muzikale kwaliteit was goed en de nazitmet-kaasquiz was goed bezocht; - Tijdens een concert wordt gratis een programmaboekje uitgedeeld. Hierin staat informatie over de muziek, de dirigent, en ook over het koor met een oproep om een keer naar een repetitie te komen. De kosten van de posters, flyers en programmaboekjes proberen we zo veel mogelijk te financieren uit de advertenties van ondernemers in Oisterwijk en Moergestel. Beleid hierbij is, dat ondernemers één keer per jaar benaderd worden, tenzij ze zelf aangeven het geen probleem te vinden om meerdere keren per jaar 15,-- of meer te betalen voor een advertentie; - Uitmarkt Tiliander. We hebben, ongeveer op dezelfde manier als vorig jaar, met een paar leden een stand ingericht met promotiemateriaal, zoals flyers en een video van een repetitie. We hebben niet opgetreden; - We hebben gezocht naar mogelijkheden om een paar liedjes te komen zingen bij Oisterwijkse activiteiten: zoals de Oisterwijk 800-loop in mei, de Santa Run in december. Dat is dé manier om mensen, die nog niet naar onze optredens komen, te laten horen wie wij zijn. Daarvoor is echter een dirigent nodig die zo n uitvoerinkje wil leiden; - We hebben een gesprek gehad met Joris van der Pijll van de Nieuwsklok over de vorm van de concertaankondigingen in de vernieuwde Nieuwsklok. Dat heeft goed uitgepakt, onze stukjes zijn steeds geplaatst, soms zelfs met een foto erbij; - De concertuitvoeringen zijn geplaatst op alle gratis activiteitenwebsites van Oisterwijk. - In het kader van Oisterwijk800 zijn, door een aantal enthousiaste en handige leden, zogenaamde Vogelverleiders gemaakt, bestaande uit een aantal poppen die de leden voorstellen en een dirigent. De Vogelverleiders zijn geplaatst op een door de gemeente daarvoor aangewezen weiland in Heukelom en zullen in het begin van 2013 weer verwijderd worden. - De beheerder van de website is de secretaris, maar valt organisatorisch dus onder de PRcommissaris. Er wordt voortdurend gewerkt aan een verbeterde inhoud en uitstraling van de website.

4 De Archief-commissie is een niet onbelangrijke commissie. De naam spreekt voor zich. De Muziekadvies-commissie, waarin van elke stemgroep een persoon zitting heeft, geeft gevraagd en ongevraagd de dirigent advies bij de keuze van het repertoire. Hier kan ook vermeld worden dat Raffaela Tibasco ons koor in enkele keren de uitspraak van het Italiaans heeft bijgebracht. Daarnaast stuurt Renée Erich zeer trouw zogenaamde midi s op waarmee men partijen kan instuderen. De Muziekadviescommissie heeft in dit verslagjaar nauwelijks overleg gehad met de dirigent. De Koor-organisatie-commissie is verantwoordelijk voor de logistiek rond een uitvoering. De Kascontrole-commissie wordt elk jaar samengesteld. De Lief-en leed-commissie, cq de bezoek-commissie geeft aandacht aan de leden in prettige en moeilijke momenten en ontvangt bezoekers van onze repetitie. De gastvrouw / gastheer ontvangt bezoekers bij uitvoeringen. De Feest-commissie organiseert bepaalde jaarlijkse evenementen. Zo is op de laatste repetitiedag een Petanque wedstrijd georganiseerd door de mannen en de Kerstbijeenkomst door de alten. Barmedewerker(s) zorgen voor de koffie/thee tijdens de pauze en de drankjes tijdens de nazit, zowel van de repetities als de uitvoeringen. CONCERTEN, OPTREDENS EN REPETITIES Dit jaar hebben we in totaal 3 uitvoeringen gegeven, steeds met begeleiding van Henk Croon, piano. - Op zondag 18 maart hebben we in het kader van Oisterwijk 800 deelgenomen aan de kerkuitvoering in de Petruskerk van de koren in Oisterwijk. Door ons uitgevoerd zijn de volgende werken: Cantique de Racine van G. Fauré; Ave verum Corpus van W.A. Mozart en Benedictus uit de mis in C van A. Bruckner. - Op zondag 28 oktober voerden we in de Levenskerk, onder de titel Verrassend Frans, werken uit van Franse romantische componisten zoals van Camille Saint-Saëns: Tollite Hostias, en het Ave Verum; van César Franck: Panis Angelicus uit de Messe Solennelle ; van Gabriel Fauré: Cantique de Jean Racine en het Madrigal; van Maurice Duruflé: Notre Père en van Charles Gounod: Messe brève no 7 in C. Dit concert werd door het publiek (de Levenskerk was uitverkocht ) en onszelf, ook op muzikaal gebied, als het hoogtepunt van de afgelopen jaren ervaren. - Op dinsdag 28 december is in de Levenskerk, onder leiding van Maria Zijlmans, de kerstuitvoering Puer natus est nobis uitgevoerd. Ronald Threels was helaas verhinderd wegens uivoeringen van de Nederlandse Bachvereniging. Door ons uitgevoerd zijn verschillende kerstliederen, waaronder, voor veel leden van het koor, enkele geheel nieuwe stukken. De muzikale voorbereiding was te kort, waardoor wijzelf deze uitvoering als minder hebben ervaren. Ook nu zat de Levenskerk weer vol en werd de nazit weer goed bezocht.

5 VRIENDEN/SPONSOREN De PR-commissaris en de secretaris bezochten op 3 juni de cursus Doeltreffend fondsen verwerven van de RABO-bank. Dit resulteerde op 16 juni in het bezoek aan een meeting van de SupportActie, een onderdeel van de Grote Clubactie, om te komen tot een gerichte vrienden-werfactie. De SupportActie is een nationale loterij (4 trekkingen per jaar) waarmee Nederlandse verenigingen, organisaties, goede doelen, stichtingen en instellingen fondsen kunnen werven. Door de verkoop van loten aan supporters (wij noemen dat liever vrienden ), genereren de deelnemende organisaties extra structurele inkomsten, waarmee zij hun doelstellingen kunnen behalen. Door vriend van ons koor te worden steunt men niet alleen ons koor, maar maakt de deelnemer zelf ook kans op prachtige prijzen. Wint die de hoofdprijs (een auto) dan krijgen wij ook nog eens Euro! Een lot kost 5,50 per kwartaal, waarvan maar liefst 80% rechtstreeks aan ons koor ten goede komt. Op 31 december mochten wij op 26 vrienden rekenen. Middels een nieuwsbrief houden wij onze vrienden op de hoogte van onze activiteiten. Er is momenteel geen sponsor verbonden aan ons koor. Voor de organisatie van ons 90-jarig bestaan en de uitvoering van een groots concert in 2014 is dat absoluut noodzakelijk. SENIOREN KENNIS NETWERK Het Senioren Kennis Netwerk (SKN) is door particulier initiatief opgericht en wordt ondersteund de Gemeente Oisterwijk met als doel de kennis en ervaring van senioren in te zetten voor vraagstukken uit de Oisterwijkse samenleving. In september 2011 heeft ZVO tijdens de Uitmarkt in de Tiliander contact gelegd met het SKN met als hulpvraag van het koor weer een sprankelend en levensvatbaar koor te maken. Een werkgroep, bestaande uit zes koorleden, boog zich op verzoek van het bestuur over de wijze waarop ZVO zich als koor verder zou kunnen ontwikkelen. Dat resulteerde in februari in een praatpapier dat in maart tijdens een oriënterend gesprek met het SKN besproken werd. In juli volgde een nadere kennismaking. De aandachtspunten konden vanaf dat moment samengevat worden: realiseer een gezonde financiële situatie, een stevige bezetting en een aantrekkelijk activiteitenprogramma inclusief de viering van het jubileum. Besloten werd dat een tweetal SKN-leden, in samenspraak met ZVO, de kansen en de mogelijkheden nader zou gaan verkennen. Inmiddels had ZVO in september een conceptbeleidsplan gemaakt en dat aan het SKN toegestuurd. Hierin zijn de plannen omgezet in mogelijke acties en vervolgens is een begin gemaakt met de jaarplanning voor de komende jaren. In november is het beleidsplan besproken met het SKN. ZVO is van mening dat wij thans op de goede weg zijn met de ondersteuning van het SKN, maar zullen in het komende jaar vooral vragen hebben op het gebied van sponsorwerving en organisatie van ons jubileum. 26 februari 2013