Regeling Bescherming persoonsgegevens studenten

Transcriptie

1 Regeling Bescherming persoonsgegevens studenten Colofon ons kenmerk datum juni 2014 auteur mw. mr. M.V.B. van Overbeek versie NL status Definitief

2 pagina 2 van 11 Inhoudsopgave 1 Begripsbepalingen 3 Artikel Reikwijdte en doelstellingen 4 Artikel 2a 4 Artikel 2b 5 3 Soorten van gegevens 5 Artikel Verwijdering van de persoonsgegevens 6 Artikel Toegang tot de persoonsgegevens 7 Artikel Verstrekking van persoonsgegevens 7 Artikel Verstrekking van persoonsgegevens aan derden 7 Artikel Rechten van geregistreerde 8 Artikel Verzenden van mailings en direct marketing 8 Artikel Klachtenprocedure 8 Artikel Geheimhouding en beveiliging 9 Artikel Controle 9 Artikel Doorgifte gegevens aan landen buiten de Europese Unie en aan de IND 9 Artikel Slotbepalingen 10 Artikel 14 10

3 pagina 3 van 11 Ter informatie In het Studentenstatuut van Avans Hogeschool zijn de rechten en plichten van de bij Avans Hogeschool ingeschreven studenten vastgelegd. Ter uitvoering van de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 244) is vastgesteld de Regeling. Deze Regeling maakt deel uit van het Studentenstatuut. 1 Begripsbepalingen Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Gegeven van persoonlijke aard: gegeven van persoonlijke en individuele aard, al dan niet rechtstreeks verbonden met het onderwijsproces. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. Verantwoordelijke: het College van Bestuur van de Stichting Avans die het doel van, en de middelen voor, de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Het College van Bestuur is tevens het instellingsbestuur van Avans Hogeschool. Avans Hogeschool: de instelling (hogeschool) die van Stichting Avans uitgaat en daardoor in stand wordt gehouden. Beheerder: de functionaris die in opdracht van de verantwoordelijke zorgdraagt voor de verwerking van de persoonsgegevens. Systeembeheerder: degene die het technische deel van de bestanden beheert. DMCS: de diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken.

4 pagina 4 van 11 Betrokkene: een student, een aanstaande student, een voormalige student, een extraneus, een aanstaande extraneus of een voormalige extraneus. Derde/bewerker: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig ander persoon die is gemachtigd om persoonsgegevens te verwerken. DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs. Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. NSE: Nationale Studenten Enquête. ROA: Research Centre for Education and the Labour Market. Onze minister: onze minister van Veiligheid en Justitie. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP): het College bedoeld in artikel 51 Wbp. Functionaris voor de gegevensbescherming: de functionaris als bedoeld in artikel 62 Wbp. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens. Rechtstreekse toegang tot de persoonsgegevens: de bevoegdheid tot raadpleging van de persoonsgegevens dan wel tot verwerking van de persoonsgegevens. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2002, 302 en latere wijzigingen en aanvullingen). Whw: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (Staatsblad 1992,593 en latere wijzigingen en aanvullingen). 2 Reikwijdte en doelstelling Artikel 2a reikwijdte van deze regeling Deze regeling is van toepassing op alle persoonsgegevens van betrokkenen, als vermeld in artikel 3, die door de verantwoordelijke of in diens opdracht worden verwerkt, voor zover de gegevens eenvoudig kunnen worden herleid tot individuele personen. De reikwijdte van deze regeling strekt tot:

5 pagina 5 van 11 a. het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, tegen misbruik van die gegevens en tegen opslag van onjuiste gegevens, b. het voorkomen dat persoonsgegevens van betrokkenen voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor ze verzameld zijn, c. het waarborgen van de rechten van betrokkenen, d. het creëren van een veilige omgeving voor medewerkers en studenten, e. het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Artikel 2b Doelstelling van de gegevensverwerking De verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen geschiedt uitsluitend ten behoeve van: 1. de organisatie of het geven van onderwijs, onderwijsbegeleiding dan wel het geven van studieadviezen, 2. het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen, 3. het berekenen, vastleggen en innen van collegegelden, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, 4. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole, 5. (onderzoek gericht op) de kwaliteitsverbetering in het onderwijs, 6. de uitvoering of toepassing van een wettelijke verplichting. 3 Soorten van gegevens Artikel 3 De soorten van persoonsgegevens 1. De volgende persoonsgegeven worden binnen de onderwijsinstelling verwerkt: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank/gironummer van betrokkene, b. nationaliteit en geboorteplaats, c. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van betrokkene, d. inschrijvingsvorm en/of status van aspirant-student (aanmelder), e. correspondentienummer, f. een administratie/studentnummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a, g. jaren van inschrijving als student, h. student debiteurengegevens, i. in geval van inschrijving aan meer dan 1 instelling: eerste instelling, j. eerste jaar van inschrijving aan de desbetreffende instelling(en), k. opleiding(en), opleidingsdeel of -delen, opleiding(en) van de vervolgfase, cursus(sen) hbo, l. studiefase (propedeutische fase, bachelor- of masterfase), m. voltijdse/deeltijdse, AD- of duale studie, n. gegevens studiefinanciering, o. eventuele getuigschriften,

6 pagina 6 van 11 p. beslissing omtrent beëindiging van de inschrijving, q. datum waarop degenen aan wie geen getuigschrift van het afsluitend examen is uitgereikt, de instelling hebben verlaten, r. datum van het behalen van het getuigschrift van het afsluitend examen, s. laatst gevolgde vooropleiding die toegang geeft tot het hoger onderwijs met vermelding van vakkenpakket, alsmede het middelbaar beroepsonderwijs, alsmede waar vereist het al dan niet voldaan hebben aan aanvullende eisen, t. jaar waarin het aan de vooropleiding verbonden diploma is behaald, u. in voorkomende gevallen de datum van overlijden, v. andere dan de onder a tot en met u bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist met het oog op de toepassing van een andere wet, w. andere gegevens verzameld via camera s die zichtbaar zijn in de gebouwen en op de terreinen van Avans Hogeschool of waarvan de aanwezigheid kenbaar is gemaakt. 2. In aanvulling op het eerste lid vindt in de academie de verwerking plaats van: a. gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de studievoortgangsresultaten, b. gegevens betreffende de studiebegeleiding. 3. Voor wat betreft de gegevens van persoonlijke en individuele aard, al dan niet rechtstreeks verbonden met het onderwijsproces, vindt de verwerking ervan plaats door de studentendecanen en andere vertrouwenspersonen. Wat vastgelegd wordt, geschiedt steeds met toestemming van de student en is slechts toegankelijk voor de betrokken studentendecaan c.q. vertrouwenspersoon en voor de betrokken student. 4. De registratie en verwerking van de gegevens de studievoortgang betreffende wordt geregeld in de Kader-OER respectievelijk de Onderwijs- en Examenregelingen van de opleidingen. 4 Verwijdering van de persoonsgegevens Artikel 4 1. Voor de persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 1 betreffende toelating tot de opleiding en examens, de inschrijving en het al dan niet behalen van getuigschrift(en), geldt een bewaartermijn van 50 jaar. 2. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 2 worden verwijderd uiterlijk 4 jaar nadat de studie is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. 3. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 3 worden verwijderd uiterlijk 5 jaar nadat de studie is beëindigd, afhankelijk van de doelbestemming en ter beoordeling aan de betrokken studentendecaan en/of vertrouwenspersoon.

7 pagina 7 van In de Onderwijs- en Examenregeling van de opleiding worden de bewaartermijnen geregeld ten behoeve van de vernietiging van tentamens en examens, waaronder opgaven en uitwerkingen, waarvan bewaring niet wettelijk is voorgeschreven. 4. De persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 1 kunnen, na de hiertoe verkregen toestemming van de student, worden opgenomen in het alumnibestand. 5. De persoonsgegevens van aspirant-studenten (aanmelders) die niet bij de hogeschool worden ingeschreven worden uiterlijk 2 jaar na aanvang van het nieuwe studiejaar uit het bestand verwijderd. 6. Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub w worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. De gegevens worden vernietigd binnen 14 dagen nadat de opnamen zijn gemaakt, dan wel na afhandeling van de geconstateerde incidenten. Indien de gegevens met betrekking tot een bepaald incident zijn overgedragen aan een opsporingsfunctionaris kan een kopie van deze gegevens ten behoeve van intern gebruik bewaard worden gedurende een termijn van maximaal 6 maanden voor zover er een vermoeden is van kans op herhaling van het incident. 5 Toegang tot de persoonsgegevens Artikel 5 1. De persoonsgegevens en de gegevens die de studievoortgang betreffen zijn slechts toegankelijk voor die medewerkers die daar uit hoofde van hun functie over moeten beschikken. 2. Ter uitvoering van het bepaalde in het eerste lid wordt in de academie een regeling vastgesteld. 6 Verstrekking van persoonsgegevens Artikel 6 De in artikel 3 bedoelde persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: 1. degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de in artikel 2 bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken, 2. betrokkene zelf.

8 pagina 8 van 11 7 Verstrekking van persoonsgegevens aan derden Artikel 7 1. Persoonsgegevens worden slechts aan een derde verstrekt voor zover zulks voortvloeit uit het doel van de verwerking dan wel ingevolge een wettelijk voorschrift ofvoor zover dit geschiedt met toestemming van betrokkene wiens gegevens het betreft. 2. Gegevens betreffende: inschrijving, examenresultaten, studievoortgang, beëindiging inschrijving worden verstrekt aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), afdeling Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRIHO), op grond van een wettelijke verplichting in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (Whw). 3. Het is Avans Hogeschool toegestaan om met het toeleverend onderwijs informatie uit te wisselen over de studievoortgang(sgegevens) van hun voormalige leerlingen. 4. Ten behoeve van onderzoek gericht op kwaliteitsverbetering kan toestemming worden verleend om externe informatie te koppelen aan Avans ( adres)bestanden. Dit geldt onverkort voor de koppeling van informatie uit de NSE en HBO-monitor door middel van studentnummer aan (andere) bestanden van Avans Hogeschool. 5. Ten behoeve van Studiekeuze 123 en ROA is een jaarlijkse uitwisseling van e- mailadresbestanden van studenten en alumni mogelijk in het kader van de Nationale Studenten Enquête (NSE) en HBO-monitor. 6. Koppeling met Avansbestanden is alleen mogelijk op schriftelijk gemotiveerd verzoek van een (externe) dataverzoekende partij, ten behoeve van een erkende specifieke toepassing. 7. Avans Hogeschool dient te waarborgen dat alle op grond van lid 4 en 5 verkregen gegevens geanonimiseerd, met andere woorden niet herleidbaar tot individuele personen, worden verstrekt en verwerkt. 8 Rechten van geregistreerde Artikel 8 1. Betrokkene heeft het recht inzage te verkrijgen en de herkomst te vernemen van zowel de algemene persoonsgegevens als die van persoonlijke aard, die omtrent hem/haar in het systeem worden verwerkt. 2. Betrokkene heeft het recht te verzoeken gegevens van hem te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 3. Betrokkene heeft het recht te verzoeken geen mailings van bedrijven of instanties via Avans Hogeschool te ontvangen. Betrokkene richt zijn verzoek aan de Studentenadministratie alwaar dit wordt geregistreerd en erop wordt toegezien dat geen mailings aan zijn adres worden verzonden.

9 pagina 9 van 11 9 Verzenden van mailings en direct marketing Artikel 9 1. Bedrijven of instanties die een mailing willen sturen aan studenten die bij Avans Hogeschool zijn ingeschreven, kunnen hiertoe contact opnemen met de coördinator van de Studentenadministratie. 2. Het bedrijf/de instantie mag geen uitzend- en/of wervingsbureau zijn. De mailing mag geen reclamedoeleinden bevatten. 3. De verzending van de mailing wordt verzorgd door de Studentenadministratie; namen en adresgegevens van studenten worden niet rechtstreeks ter beschikking gesteld aan de betreffende bedrijven/instanties. 4. In een begeleidende brief bij de mailing wordt betrokkene in de gelegenheid gesteld om bezwaar te maken tegen de toezending van mailings. 5. Een dergelijk bezwaar moet schriftelijk bij de Studentenadministratie worden gemeld, alwaar het wordt geregistreerd. 6. Avans Hogeschool kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de inhoud van de mailings. 10 Klachtenprocedure Artikel Tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens kan betrokkene verzet aantekenen bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming. 2. De Functionaris voor de Gegevensbescherming onderzoekt de klacht en adviseert het College van Bestuur over de verdere afhandeling. Het loket is bereikbaar onder bec.cvb@avans.nl. 3. Het College van Bestuur bericht betrokkene binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, het verzet gerechtvaardigd is. Een weigering is met redenen omkleed. 4. Het College van Bestuur draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 11 Geheimhouding en beveiliging Artikel Medewerkers die uit hoofde van hun functie kennisnemen van persoonsgegevens, zijn gehouden deze gegevens niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie nodig is en niet aan derden mee te delen. 2. Het College van Bestuur legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

10 pagina 10 van Controle Artikel 12 De Functionaris voor de Gegevensbescherming ziet erop toe dat persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke regels. De Functionaris moet de melding in ontvangst nemen en een register bijhouden van de gegevensverwerkingen die bij hem zijn gemeld. Het loket is bereikbaar onder 13 Opvragen en doorgifte gegevens aan buitenlandse onderwijsinstellingen, stagebedrijven en aan de IND Artikel Met betrekking tot studenten die een studie- of stageperiode in het buitenland willen volgen, behoudt Avans Hogeschool zich het recht voor om hiertoe relevante persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken student aan de desbetreffende buitenlandse instellingen of bedrijven te verstrekken. Met betrekking tot de uitwisseling van studenten die tijdelijk bij Avans Hogeschool studeren, behoudt Avans Hogeschool zich het recht voor om de hiervoor relevante persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken studenten bij hun thuisinstelling op te vragen. 2. Als de aspirant-student niet beschikt over de Nederlandse nationaliteit wordt, in aanvulling op de bescheiden ten behoeve van inschrijving, aanvullende documentatie gevraagd conform de Vreemdelingenwet 2000 met betrekking tot een geldige verblijfsstatus. Op het moment van inschrijving moet de student rechtmatig in Nederland verblijven. Op grond van de Whw en de Koppelingswet is Avans Hogeschool verplicht dit te controleren. 3. Met de inschrijving als student bij Avans Hogeschool, en conform de Gedragscode Internationale Student Hoger Onderwijs 1 gaat de niet-eer-student ermee akkoord dat bij het beëindigen van de inschrijving, of zoveel eerder nadat vanwege de instelling is vastgesteld dat de student geen redelijke studieprestatie meer levert, Avans Hogeschool per omgaande de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) hiervan in kennis stelt. 1 of

11 pagina 11 van Slotbepalingen Artikel Het College van Bestuur van Avans Hogeschool is de verantwoordelijke voor het beheer en de verwerking van de persoonsgegevens en draagt zorg voor de naleving van deze regeling. 2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College van Bestuur. 3. Deze regeling is te raadplegen via iavans Portal/Studentinfo en wordt jaarlijks geëvalueerd. De regeling kan worden aangehaald als Regeling Bescherming persoonsgegevens studenten. Artikel 15 Dit reglement is vastgesteld door het College van Bestuur en wordt jaarlijks geëvalueerd.