Jaarverslag Mei 2015 Opgesteld door Stichting Vogelasiel Delft

Transcriptie

1 Jaarverslag 2014 Mei 2015 Opgesteld door Stichting Vogelasiel Delft 1

2 Inhoud SAMENVATTING OPGEVANGEN DIEREN IN 2013 EN DOELSTELLINGEN 2014 T/M 2016 ACTIVITEITEN EN VOORTGANG IN OVERIGE ACTIVITEITEN IN CONCLUSIE VOORTGANG IN 2014 & VOORUITBLIK

3 Samenvatting Hier voor u ligt het jaarverslag 2014 van Stichting Vogelasiel Delft. De kerndoelstellingen van de stichting zijn: Het verzorgen van uit het wild afkomstige dieren, op een zodanige wijze dat hun terugkeer in de natuur mogelijk en verantwoord is. Tevens willen we, door middel van ons werk, het publiek voorlichten over het belang van een juiste omgang met natuur en milieu. In 2014 heeft de opvang in totaal dieren opgevangen. Een gedetailleerd overzicht van de opgevangen dieren is opgenomen in hoofdstuk 1. Hierin is de vergelijking met 2013 ook gegeven. Het donateursblad De Penneveer is in x verschenen, 1x in het tweede kwartaal en 1x in het vierde kwartaal. De beleidsdoelstellingen voor 2014 zijn conform beleidsplan : Herinrichten van het bestuursmodel; Vrijwilligersbeleid ontwikkelen; Deskundigheid bevorderen van de betaalde medewerkers; PR beleid ontwikkelen; Voldoende inkomsten garanderen voor exploitatie, personeel en huisvesting; Huisvesting realiseren die voldoet aan alle toekomstige eisen. Financieel gezien is 2014 een goed jaar geweest. Het jaar is met een minimaal verlies afgesloten. Dankzij een legaat hebben we een risicofonds personeel kunnen inrichten, waarmee we nog een aantal jaren de vaste krachten kunnen betalen. Het financieel verslag 2014 is als apart document op onze website te vinden. 3

4 1. Opgevangen dieren in 2013 en 2014 '13 '14 '13 '14 '13 '14 '13 '14 aalscholver 2 5 grauwe gans 2 7 koolmees schorpioen - 1 agapornis 1 1 groene specht - 1 koperwiek 3 2 sierduif astrilde 1 - groenling 1 4 krakeend - 2 siereend 3 - blauwe reiger grote bonte specht 3 6 kramsvogel 1 - slechtvalk 1 2 boerenzwaluw 7 13 grutto 1 - kropper spitsmuis 10 7 bokje 1 - haas kuifeend 2 5 spreeuw Bont Boertje 1 - halsbandparkiet kwartel - 1 staartmees 3 - boomkruiper 3 2 havik - 1 laatvlieger - 1 stadsduif boomvalk - 3 heggemus lachduif 1 3 stormmeeuw 5 1 bosuil 2 1 holeduif 1 3 landschildpad 2 - tjiftjaf 1 1 buizerd 2 - houtduif meerkoet torenvalk 8 3 bunzing - 4 houtsnip 36 9 merel turkse tortel canadese gans 3 3 huismuis 5 6 mol 4 2 valkparkiet 4 3 cavia 1 1 huismus muis 4 1 vink 8 5 chinese dwergkwartel - 2 huiszwaluw 1 8 Muurhagedis 1 - visdief 1 - diamantduif 5 - ijsvogel - 1 nijlgans vlaamse gaai 9 13 draaihals - 1 kaaps pijltje 9 2 ooievaar - 3 vleermuis, dwerg drieteenmeeuw 1 - kaapse eend 6 5 pad - 1 vleermuis, ruige dwerg 1 - eekhoorn - 2 kalkoen 1 - peking eend 1 - waterhoen egel kanarie 7 2 pijltje waterral 2 1 ekster Karekiet 2 - pimpelmees watersnip 1 - fazant 9 6 karekiet, kleine - 4 postduif wilde eend fitis - 2 kauw putter 2 3 winterkoning 2 9 fret 1 - kerkuil 1 1 ransuil - 1 wintertaling 1 - fuut 5 4 kievit - 2 rat 1 1 witgatje 1 - gans - 2 kip rat, tam - 2 witte kwikstaart 2 - gans, tam 13 5 kip(kriel) 8 - rietzanger 1 4 woelmuis - 2 geelwangschildpad 1 2 kleine mantelmeeuw ringmus - 3 zanglijster gekraagde roodstaart 1 - knobbelzwaan rode patrijs 1 - zebravink 3 8 gierzwaluw koekoek - 1 roodborst 6 7 zilvermeeuw goudhaantje 1 3 kokmeeuw roodwangschildpad 1 - zwarte kraai Goulds Amadine 1 - konijn salamander 1 1 Zwarte roodstaart - 1 grasparkiet 8 13 konijn, tam 6 10 scholekster zwartkopje 2 8 totaal

5 2. DOELSTELLINGEN 2014 t/m 2016 Activiteiten en voortgang in 2014 In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de voortgang in 2014 met betrekking tot de beleidsdoelstellingen zoals geformuleerd in het beleidsplan : 1. Herinrichten van het bestuursmodel Beoogde resultaten: Jaarplanning met vaste jaarlijkse activiteiten. Organogram inclusief functieprofielen van de nieuwe organisatie. Definitieve opzet werkvelden. Complete commissies waarin alle competenties vertegenwoordigd zijn en voldoende arbeidskracht aanwezig is. Volledige set werkprotocollen. Jaarplanning Voor de fondswerving, financiën, PR en HR zijn bij aanvang van 2014 basis jaarplanningen gemaakt van de terugkerende activiteiten. Begin 2015 zullen deze planningen worden geëvalueerd en waar nodig herzien. Hiermee wordt de kennis voor de organisatie beter geborgd. Organogram & opzet werkvelden In figuur 1 is het organogram weergegeven van de huidige organisatie. De verwachting is dat dit organogram de komende jaren niet meer zal veranderen. Begin 2014 waren alle functies ingevuld met de kanttekening dat de functies van secretaris en fondswerver door dezelfde persoon worden ingevuld. Eind 2014 zijn er echter twee vacatures ontstaan door overlijden en vertrek. Voor de functies van bestuurslid huisvesting en algemeen bestuurslid wordt daarom in 2015 actief naar nieuwe vrijwilligers gezocht. Figuur 1. Organogram van Stichting Vogelasiel Delft (SVD). 5

6 De uitgebreide functieprofielen zullen opgesteld worden door de HR commissie in De aanpak wordt om de bestaande basisprofielen uit te breiden. Hiervoor zijn ook profielen zoals gebruikt bij collega-opvangen opgevraagd. Complete commissies Zoals te zien in figuur 1 zijn er drie commissies die de bestuursleden ondersteunen bij hun taken. De commissie fondswerving is in 2014 uitgebreid naar 3 personen, maar het streven blijft dit verder uit te breiden naar 8 personen. Voor de commissie PR wordt gezocht naar leden die de commissie kunnen aanvullen op gebied van social media en pers, want daar blijkt de huidige commissie onvoldoende kennis en ervaring mee te hebben. Voor de HR commissie wordt komende periode geëvalueerd of er nieuwe leden nodig zijn. Op zich lopen de zaken op HR gebied goed, maar om meer te kunnen doen in kortere tijd zou een paar extra ervaren handen welkom zijn. Vacatures worden in 2015 uitgezet. Werkprotocollen Het opstellen van werkprotocollen voor bestuurstaken zal in 2015 starten. 2. Vrijwilligersbeleid ontwikkelen Beoogde resultaten: Kaderdocument vrijwilligersbeleid Gedifferentieerd opleidingsplan dierverzorging Coaching traject voor (startende) vrijwilligers Vast omschreven relatiebeheermethodiek gericht op vrijwilligers Periodieke vrijwilligersbijeenkomsten Kaderdocument Er is afgelopen half jaar een uitgebreide enquête onder de huidige vrijwilligers gehouden (respons ca. 50%) om de motieven en de vrijwilligerstevredenheid in kaart te brengen. De resultaten worden gebruikt door ons bestuurslid HR met als doel hier de richtlijnen uit te kunnen filteren voor het op te stellen kaderdocument. Bevindingen zijn o.a. dat de huidige vrijwilligerstevredenheid hoog is, maar een deel van de vrijwilligers meer coaching zou willen. Uitgangspunt voor het kaderdocument wordt dat de vrijwilligers ondersteuning moeten bieden aan de vaste krachten/bestuurders en ingezet moeten worden voor de meer eenvoudige uitvoerende taken. Hierbij wordt op individueel niveau gekeken naar wat een vrijwilliger kan en wil. Er zal in 2015 worden gewerkt aan een nadere uitwerking van dit kaderdocument. Dit hangt samen met het opstellen van de functieprofielen, opleidingsplan en coaching. Opleidingsplan & coaching In de tweede helft van 2014 heeft de nadruk geleden op de coaching en opleiding van de vaste krachten richting volledige zelfstandigheid als beheerder, zie doelstelling 3. Gestructureerde coaching van vrijwilligers is momenteel nog niet gestart, maar de bedoeling is dit tot het takenpakket van de vaste krachten te gaan laten behoren. Wanneer hun rol verder verschuift van uitvoerend naar coördinerend zal hiervoor de benodigde ruimte komen. Relatiebeheermethodiek Op dit moment bestaan er verschillende administratieve systemen voor het bijhouden van de diverse administraties binnen SVD. Voor de dierenadministratie en de donateursadministratie zijn er twee (gescheiden) Access databases. Financiën worden bijgehouden in een online 6

7 boekhoudpakket. De vrijwilligersadministratie wordt bijhouden in een Word bestand (eenvoudige lijst). Het plan is om een Access database te bouwen waarin de verschillende administraties gekoppeld kunnen worden en waaruit eenvoudig selecties en rapportages kunnen worden gemaakt. Een goed relatiebeheersysteem voor de vrijwilligers zal hier onderdeel van uitmaken. In 2014 is er hard gewerkt aan een access database met meer functionaliteiten. De nadruk heeft gelegen op het gereed maken van dit systeem voor het geautomatiseerd kunnen uitsturen van brieven aan dierenbrengers (zie doelstelling 4) per Deze doelstelling is gehaald en in H wordt verder gewerkt aan toevoegen van de andere functionaliteiten, waaronder het relatiebeheersysteem voor de vrijwilligers, zodat de losse bestanden en Word lijstje tot het verleden zullen behoren. Periodieke vrijwilligersbijeenkomsten Het is al geruime tijd een wens van het bestuur om in het kader van vrijwilligersbinding en kennisdeling elk kwartaal een vrijwilligersbijeenkomst te organiseren. Naar een coördinator hiervoor wordt nog steeds actief gezocht. 3. Deskundigheid bevorderen van de betaalde medewerkers Beoogde resultaten: Drie betaalde medewerkers op het niveau van beheerder van de opvang Competentieprofiel en nieuw beoordelingsformulier Medische werkprotocollen Opleiding betaalde medewerkers Begin 2014 is samen met de betaalde krachten een knelpunten analyse op de werkvloer uitgevoerd. De methode was om een aantal keer per week via een paar korte vragen in kaart te brengen tegen welke problemen de betaalde krachten die dag zijn aangelopen en waardoor het werk niet goed of te traag ging. Uiteindelijk doel was naar boven te krijgen waar de huidige knelpunten zaten bij de vaste krachten om als beheerder te kunnen functioneren. De belangrijkste uitkomst hiervan is dat de vaste krachten nog teveel uitvoerend werk zelf doen, waardoor enerzijds relatief makkelijk achterstanden ontstaan in de schoonmaak en anderzijds te weinig tijd overblijft voor medische behandelplannen en opleiding/coaching van vrijwilligers. Als oplossing hiervoor is een nieuwe manier van werken bedacht, waarbij in de ochtend één vaste kracht vier vrijwilligers aanstuurt op een vaste set aan taken. De bedoeling is de bulk van het schoonmaakwerk op deze wijze al gecontroleerd af te hebben aan het begin van de middag, zodat daarna met een kleiner team aan de behandelplannen en andere taken gewerkt kan worden. In januari 2015 zal voor het eerst proefgedraaid worden met deze nieuwe werkwijze. De vaste krachten zijn er erg enthousiast over en hebben het plan zelf mede ontworpen tijdens de structurele werkoverleggen. Bij succes zal de werving van vrijwilligers ook gericht worden op het vinden van extra handen om in de ochtend te helpen. Competentieprofiel en nieuw beoordelingsformulier Hier is nog niet aan gewerkt. Bestaande documentatie voldoet op dit moment nog. De huidige planning is dat deze actie in 2015 opgepakt zal worden. Medische werkprotocollen Begin 2014 zijn er protocollen opgevraagd bij ander wildopvangen. Het uitbouwen en aanvullen van de medische werkprotocollen is een continu proces en vindt plaats waar en wanneer nodig. De werkprotocollen van andere egelopvangen zijn doorgenomen en nuttige zaken zijn eruit 7

8 overgenomen. In 2015 zal hetzelfde worden gedaan met protocollen van andere vogelopvangen. Deze protocollen zullen een belangrijke bijdrage leveren aan het verder verzelfstandigen van de betaalde krachten. 4. PR beleid ontwikkelen Beoogde resultaten: Kaderdocument PR beleid incl. social media plan Eigen huisstijl Netwerk binnen de lokale media Kaderdocument Begin 2014 is een PR plan opgesteld. De volgende terugkerende activiteiten worden structureel uitgevoerd door de PR commissie: Uitbrengen van donateursblad de Penneveer (2x per jaar); Uitbrengen van digitale vrijwilligersnieuwsbrief (4x per jaar); Continu actueel houden van de website, facebook en twitter (doorlopend). Een speciale actie in de eerste helft van 2014 was het toevoegen van een extra brief aan de Penneveer waarin de donateurs werden gewezen op een belastingwijziging waardoor het makkelijker is periodieke giften aftrekbaar te maken. Zoals gepland zijn er in de tweede helft van 2014 meer acties geweest op het gebied van persberichten en informatiekramen. Met de informatiekraam zijn we aanwezig geweest op de Bieslanddagen en op Dierendag bij een dierenwinkel in de binnenstad van Delft (figuur 2). Figuur 2. Foto s van de informatiekramen op Dierendag (links) en op de Bieslanddagen (rechts). De aanmelding bij Fikkert s Jaarboek 2015 ( is conform plan uitgevoerd en zal ons hopelijk extra inkomsten opleveren via legaten. In 2015 zal een folder ontworpen worden die voor ditzelfde doel bij alle notarissen in de regio neergelegd zal worden. 8

9 Om het aantal acties via social media te verhogen in 2015 zal een nieuw commissielid met kennis en ervaring op dit gebied aangetrokken worden. Een brede groep volgers op de social media is ook een voorwaarde om te kunnen starten met crowd funding en om in de toekomst online stemmingen op goede doelen te kunnen winnen. Een werkbezoek aan Vogelrevalidatiecentrum Zundert (VRZ) heeft een goed nieuw idee opgeleverd. VRZ registreert de gegevens van alle mensen die dieren bij hen brengen en stuurt aan het eind van elke maand een geautomatiseerd bericht aan die mensen met de melding wat er met hun dier is gebeurd en daarbij gelijk een verzoek om donateur te worden. Bij het herzien van onze administratieve systemen (zie doelstelling 2) is deze functionaliteit ook ingebouwd. Per januari 2015 worden de adresgegevens van dierenbrengers op de opvang geregistreerd. Aan het eind van elke maand wordt van alle dieren die in de afgelopen maand de opvang weer hebben verlaten aan de brengers bericht hoe het met dat dier is afgelopen. Uiteraard gevolgd door het verzoek om donateur te worden. Tot slot is een standaard handtekening gemaakt voor het contact adres waarin mensen gevraagd wordt donateur te worden (figuur 3). Figuur 3. Standaard handtekening Eigen huisstijl Met de nieuwe website in 2013 is feitelijk al een aantal keuzes ten aanzien van de eigen huisstijl gemaakt. Afgelopen periode is er gewerkt aan een nieuwe informatiefolder die naar verwachting in 2015 wordt gelanceerd. In 2015 zal door het bestuur een naamswijziging overwogen worden, omdat Vogel- en Egelopvang de lading van ons werk niet goed meer dekt nu het scala aan dieren dat opvangen wordt veel breder is. Netwerk binnen de lokale media Het opzetten van dit netwerk blijkt een stuk lastiger dan vooraf verwacht. Er zal gezocht worden naar een PR commissielid met kennis en ervaring op dit gebied in Voldoende inkomsten garanderen voor exploitatie, personeel en huisvesting Beoogde resultaten: Voldoende structurele inkomsten voor de reguliere opvangkosten ( per jaar); Voldoende structurele inkomsten voor de personeelskosten ( per jaar); Voldoende eenmalige inkomsten voor de investeringen in het kader van het huisvestingsplan (PM). 9

10 Structurele inkomsten voor de reguliere opvangkosten Het is net gelukt de reguliere opvangkosten in 2014 uit inkomsten in 2014 te dekken. De belangrijkste bijdragen komen van particuliere donateurs (incl. eenmalige giften) en ondersteunende organisaties (N.S.H.D., St. Menodi, Dierenbescherming Rijnmond, Stichting Dierenlot). Een anoniem fonds heeft eenmalig overgemaakt ten bate van de exploitatie in Daarnaast hebben initiatieven van de fondscommissie (kooisponsoring, Grote Clubactie, Rabobank sponsorfietstocht, advertentieverkoop Penneveer) ook voor extra inkomsten gezorgd. Donaties in natura van voer, met name door dierenwinkel Paws & Claws en de inzamelactie van de Dierenbescherming Haaglanden in oktober, hebben in combinatie met een aangescherpt inkoopbeleid geleid tot een daling in de voerkosten t.o.v van Tot slot is een aantal projecten geformuleerd waarvoor door de Gemeente Delft een incidentele Waarderingssubsidie is toegekend in Dankzij deze projecten konden de reguliere opvangkosten omlaag gebracht worden. Structurele inkomsten voor de personeelskosten De personeelskosten zijn t/m 2016 gedekt via de donatieovereenkomst met SVK en de Blijversubsidie van de Gemeente Delft. Na 2016 is een andere oplossing nodig. Afgelopen periode hebben we in dit kader werkbezoeken afgelegd bij een aantal andere opvangen: Vogelklas Karel Schot (Rotterdam) Stichting Dierenambulance Gouda (met eigen wildopvang) Vogel Revalidatie Centrum Zundert Stichting Dierenambulance Nijmegen (met eigen wildopvang) Uit deze bezoeken is gebleken dat de dierenambulances vaak een dienstverleningscontract met de Gemeentes hebben, waarin de vergoeding per dier geregeld is. Deze relatief nieuwe ontwikkeling is een aantal jaar geleden gestart via het Convenant Dierennoodhulp. Helaas is het convenant per afgelopen en is er geen vervolg op gekomen. Bij de bezochte vogelasielen blijkt het een stuk lastiger om een vergoeding per dier te krijgen, omdat er geen wettelijke verplichtingen bestaan voor wilde dieren. Voor huisdieren bestaat die verplichting wel en daarom kunnen de dierenambulances er een vergoeding voor wilde dieren bij uitonderhandelen. We zullen in 2015 de gesprekken aangaan bij de Gemeente Delft, de Gemeente Midden-Delfland en de Gemeente Pijnacker-Nootdorp om te onderzoeken wat de mogelijkheden voor financiële ondersteuning zijn. In september 2014 hebben we een groot legaat ontvangen via een overleden trouwe donateur. Dit volledige legaat hebben we gealloceerd als bestemmingsreserve risico personeel. Hieruit kunnen we na 2016 een aantal jaren de tekorten in de personeelskosten mee dekken. Een andere belangrijke ontwikkeling in de tweede helft van 2014 is de oprichting van de Stichting Belangenbehartiging van Vogelopvangcentra Nederland (BvVN), zie ook In Nederland zijn er 31 vogelopvangcentra met een ontheffing van het ministerie. Hiervan hebben er al 21, waaronder wij, zich aangemeld als onderdeel van deze stichting. Deze stichting heeft een eigen fondswervingcommissie die als eerste actie voor het jaar 2015 een aanvraag heeft gedaan bij de Nationale Postcode Loterij voor een bedrag van Bij toekenning zou dit bedrag in 2015 worden verdeeld over alle vogelopvangcentra die zich hebben aangemeld, naar rato van het 10

11 aantal opgevangen vogels. Helaas is die aanvraag afgewezen. In 2015 wordt een nieuwe poging ondernomen. Tot slot is in de tweede helft van 2014 de samenwerking met de Zuid-Hollandse egelopvangen hervat. Mogelijkheden voor gezamenlijke fondswerving worden verder onderzocht in Investeringen in het kader van het huisvestingsplan De definitieve offerte voor fase 1 van het huisvestingsplan bedraagt Op 31 december 2014 is staat de teller van toezeggingen op De verwachting is dat het restant van vanuit de lopende fondsaanvragen toegekend zal worden in Medio 2015 zullen we naar verwachting starten met de fondswerving voor deel 2 van het huisvestingsplan. 6. Huisvesting realiseren die voldoet aan alle toekomstige eisen Beoogde resultaten: Huisvestingsplan incl. bouwtekeningen, materiaalkeuzes, vergunningstrajecten, etc. Fysieke verbeteringen van de huisvesting. De eerste fase van het huisvestingsplan is in 2014 in gang gezet. In overleg met een professionele kooienbouwer is een detailontwerp incl. materiaalkeuzes gemaakt van de twee kleinere buitenvolières die in de bestaande vliegkooien geplaatst zullen worden, zie figuren 4 en 5. Een vergunning is voor fase 1 niet nodig. Het wachten is op het rondkomen van de fondswerving. Aangezien de eerste fase van het huisvestingsplan in twee stappen kan worden uitgevoerd is in december 2014 opdracht gegeven aan Volièrebouw Nederland om de eerste vliegkooi van twee kleine, waterdichte volières te voorzien. Hiermee wordt eind januari 2015 gestart. Figuur 4. 3D weergave van ontwerp nieuwe volières in bestaande vliegkooien. 11

12 Figuur 5. Fase 1 van het huisvestingsplan: detailontwerp. Parallel is gestart met ontwerp en offerte aanvraag voor de tweede fase van het huisvestigingsplan, te weten de aanbouw van een zoogdierenverblijf met behandelfaciliteiten op de plek van de afgeschreven buitenvolières naast de nieuwe pauzeruimte. Het pakket van eisen en het voorlopig ontwerp van dit bouwproject zijn opgesteld, zie ook figuur 6. 12

13 Figuur 6. Voorlopig ontwerp van fase 2 van het huisvestingsplan 13

14 3. Overige activiteiten in 2014 Andere grote activiteiten die in 2014 hebben plaatsgevonden zijn: De renovatie van de slootkooien is in februari 2014 geheel afgerond (zie figuur 7). Van Dienst Regelingen (ministerie van EZ) hebben we een brief ontvangen waaruit blijkt dat we voor 2013 voldoen aan de administratieve verplichtingen met betrekking tot de dierenadministratie. Deze goedkeuring is nodig voor het behoud van de ontheffing voor het opvangen en verzorgen van inheemse wilde dieren. Figuur 7. Slootkooien voor (links) en na (rechts) de renovatie. 14

15 4. Conclusie voortgang in 2014 & vooruitblik 2015 In 2014 is een goede start gemaakt met de uitvoering van het Beleidsplan Het fundament van het nieuwe bestuursmodel (doel 1) is gelegd en de nulmeting voor het vrijwilligersbeleid (doel 2) is uitgevoerd. Aan deskundigheidsbevordering van de betaalde medewerkers (doel 3) wordt op dagelijkse basis gewerkt en (medische) kennisdeling met andere opvangen heeft in dit kader plaatsgevonden. Op PR gebied zijn een aantal goede initiatieven gestart (doel 4), maar is er nog een achterstand ten aanzien van social media acties en relatieopbouw met de media. In 2015 zal hier aanvullende expertise voor geworven worden. De inkomstenverwerving (doel 5) en het huisvestingsplan (doel 6) lopen goed op schema. Daarnaast hebben we in 2014 voldaan aan de administratieve vereisten van onze ontheffing voor de opvang van inheemse dieren en dieren kunnen helpen. Tot slot is de renovatie van onze slootkooien afgerond. Voor 2015 is de verwachting dat er weer tussen de en dieren opgevangen zullen worden. Donateursblad De Penneveer zal zoals gebruikelijk 2x uitgebracht worden. Het Beleidsplan voor de periode is begin 2014 opgesteld en op de website geplaatst. Dit plan wijzigt niet voor 2015 en er zal met volle kracht aan de doelstellingen worden verder gewerkt. Werven van extra vrijwilligers hiervoor is noodzakelijk en zal de eerste actie zijn in