Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via

Transcriptie

1 Aan de Voorzitter van het OCMW van Beerse Gasthuisstraat 2340 Beerse Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 4 BEERSE/W65B-RMIB-STOF-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum tussen 26/08 en 04/09/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI ( 2

3 2. CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten geen controle uitgevoerd Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers geen controle uitgevoerd Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 2012 Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 2012 Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds geen controle uitgevoerd Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken waren van een goed kwaliteit zodat de controle vlot verliep. 3

4 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabellen geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie: Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Het is positief vast te stellen dat het OCMW een extra-boekhoudkundig controledocument bijhoudt waarin de verschillen tussen uitgaven OCMW en subsidies POD genoteerd worden. Zo kwam tot uiting dat er in een aantal dossiers het OCMW te weinig toelagen ontving. De opvolging van de tewerkstellingsdossiers was minder goed, gezien het relatief groot aantal dossiers waarin het OCMW te weinig subsidies ontving. Er werd ook vastgesteld dat tijdens de gecontroleerde jaren het OCMW de effectief ontvangen bedragen betreffende betoelaagde dossiers niet overmaakte aan de POD MI. Een grote terugvordering betreffende de gecontroleerde jaren is hiervan het gevolg. De effectief ontvangen bedragen moeten aan de POD binnen een redelijke termijn doorgegeven worden via de formulieren F. Het OCMW gaf aan dat hier voor de recentste jaren reeds werk van gemaakt werd. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Het is positief vast te stellen dat het OCMW een extra-boekhoudkundig controledocument bijhoudt waarin de verschillen tussen uitgaven OCMW en subsidies POD bijgehouden worden. De opvolging van de tewerkstellingsdossiers was goed, gezien het relatief klein aantal dossiers waarin het OCMW te weinig of te veel subsidies ontving. Er werd ook vastgesteld dat tijdens de gecontroleerde jaren het OCMW de effectief ontvangen bedragen betreffende betoelaagde dossiers niet overmaakte aan de POD MI. Een grote terugvordering betreffende de gecontroleerde jaren is hiervan het gevolg. De effectief ontvangen bedragen moeten aan de POD binnen een redelijke termijn doorgegeven worden via de formulieren D. Het OCMW gaf aan dat hier voor de recentste jaren reeds werk van gemaakt werd. Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Er werd vastgesteld dat het bewijs van gezinssamenstelling ontbrak in 8 van de 10 gecontroleerde dossiers. Het OCMW moet de gezinssamenstelling kunnen aantonen op het moment van de aanvraag van de stookoliepremie. Dit gedeelte van het sociaal onderzoek is belangrijk, daar er een inkomensonderzoek moet gebeuren voor inwonende personen die niet over het statuut verhoogde tegemoetkoming beschikken. Voor het overige werd een goede werking met betrekking tot dit Fonds vastgesteld. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Er werd een goede opvolging vastgesteld betreffende de toelage die het OCMW krijgt van dit Fonds. Uiteenlopend cliënteel kwam aan bod. Er werden diverse activiteiten betoelaagd waarbij door het OCMW nagegaan/opgevolgd wordt of het uitgekeerde bedrag ook effectief gebruikt werd voor datgene waarvoor het bedoeld was. 4

5 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles Het was positief vast te stellen dat betreffende het stookoliefonds beslissingen steeds binnen de termijn van 30 dagen getroffen werden, terwijl dit vroeger soms niet het geval was. Betreffende het Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing werd vastgesteld dat het OCMW haar goede werking voortzet. Uit de boekhoudkundige controles bleek uit overzichtslijsten van het OCMW dat het OCMW een goed intern overzicht bewaard van de verschillen tussen wat betaald /ontvangen werd en gesubsidieerd werd. Het niet doorgeven van ontvangsten aan de POD MI was bij vorige controles echter ook steeds een pijnpunt en hierin was geen verbetering vast te stellen wat de gecontroleerde jaren betreft. Debriefing Medewerksters van de financiële dienst, sociale dienst en administratie hebben de resultaten van de controles mee overlopen. In de nabespreking beloofden de medewerksters van het OCMW dat een volgende boekhoudkundige controle een verbetering zal aantonen betreffende het doorgeven aan de POD MI van de effectief ontvangen bedragen. Deze verbetering zal erin bestaan de effectief ontvangen bedragen binnen een redelijke termijn door te sturen naar de POD. 6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele subsidietekorten en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen Controle Periode Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Terugvorderingsprocedure Zie bijlage 2 Zie bijlage 4 Te veel ontvangen subsidies Controle Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Periode Terug vordering ,11 Door onze diensten Terugvorderingsprocedure Terugvorderingsperiode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Recht op Maatschappelijke ,73 Door onze diensten Op een van de volgende 5

6 Integratie, boekhoudkundige controle maandelijkse kostenstaten Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Jaar ,72 Door onze diensten Op de volgende subsidie die u wordt toegekend Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 6

7 BIJLAGE 2: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 02 APRIL 1965 PERIODE VAN 2010 T/M 2012 Deze controle maakt een boekhoudkundige vergelijking van de uitgaven en terugvorderingen van: de maatschappelijke steun waarvoor de Staat subsidies verstrekt; de tewerkstellingen geregistreerd bij het OCWM waarvoor de POD MI subsidies verstrekt. De verschillen tussen de daadwerkelijke betalingen en de toegekende subsidies worden zo opgespoord. 1. De resultaten van de financiële controle (met uitzondering van de tewerkstellingen in artikel 60 7) Analyse van de uitgaven Bij de boekhoudkundige controle werd vastgesteld dat uw OCMW eventueel te weinig toelagen ontving. U vindt hiervan een gedetailleerde beschrijving in controletabel 2B. Analyse van de terugvorderingen De controle die uitgevoerd werd op basis van uw boekhoudkundige stukken heeft een te veel ontvangen toelagen aan het licht gebracht van ,11. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de niet verwerkte terugvorderingen per begunstigde in controletabel 2C. 2. Controle van de financiële steun van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 van de organieke Wat van 08/07/1976 betreffende de OCMW s. Bij de boekhoudkundige controle werd vastgesteld dat uw OCMW eventueel te weinig toelagen ontving. U vindt hiervan een gedetailleerde beschrijving in controletabel 2E. 3. Conclusies Voor de gecontroleerde periode heeft uw O.C.M.W. een te veel aan toelagen ontvangen van ,11 (zie controletabel 2C). Dit bedrag zal het voorwerp uitmaken van een terugvordering op een volgende subsidie die u zal worden uitbetaald. Met betrekking tot de eventueel te weinig ontvangen toelagen (zie controletabellen 2B en 2E), zouden de overeenstemmende subsidies u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijnen voor de verzending van de A- en B-formulieren (45 dagen) en van de D-formulieren (12 maanden) oorspronkelijk werden nageleefd (hoofdstuk 2, artikel 9 en artikel 12 van de wet van 2 april 1965). Tevens dienen alle wettelijke voorwaarden vervuld te zijn die de terugbetaling van deze steun mogelijk maken (art. 5 en 11 2 van de wet van 2 april 1965). 7

8 Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van de eventueel te weinig ontvangen toelagen, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be of tel 02/ ) om een lijst te bekomen van de formulieren die geweigerd werden (en de uitleg over de foutieve codes). Deze lijst zal via verstuurd worden. Bovendien zal de frontdesk u kunnen uitleggen welke procedure gevolgd moeten worden. 8

9 BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/2002 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE Bij de boekhoudkundige controle wordt een vergelijking gemaakt van de cijfers van het OCMW en de subsidies van de POD MI, betreffende de uitgaven en terugvorderingen omtrent het leefloon en de tewerkstellingen betaald door het OCMW. 1. Analyse van de rekeningen van het OCMW (met uitzondering van de uitgaven voor tewerkstellingen in het kader van Art van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s) Volgens de POD MI 2010 Uitgaven Ontvangsten Leefloon (50% - 65%) ,76 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) ,07 Regularisaties mbt voorgaande jaren* , Leefloon (50% - 65%) ,03 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) ,05 Toekenning bestaansminimum dakloze(100%) 770,18 Verhoogd bestaansminimum (100%) 1.026,91 Regularisaties mbt voorgaande jaren* , Leefloon (50% - 65%) ,80 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) ,51 Toekenning bestaansminimum dakloze(100%) 9.427,62 Regularisaties mbt voorgaande jaren* 0,00 Regularisaties mbt controleperiode 1.528,48 Niet doorgegeven ontvangsten ,91 TOTAAL , ,91 * Regularisaties betreffende 2009 en eventueel voorgaande jaren, maar overgedragen naar 2010, 2011 of 2012 Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de gecontroleerde periode: , ,91 = ,95 9

10 Volgens de rekeningen van het OCMW 2010 Uitgaven Ontvangsten Leefloon (50% - 65%) , ,43 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) , Leefloon (50% - 65%) , ,45 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) , Leefloon (50% - 65%) , ,84 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) ,83 TOTAAL , ,72 Totaal van de netto-uitgaven van het O.C.M.W. voor de gecontroleerde periode: , ,72 = ,35. Vergelijking van de totalen Periode Totaal van de netto-uitgaven van de POD MI: ,95 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW: ,35 Verschil: 3.344,60 Foutenmarge = (verschil/netto-uitgaven POD MI) x 100 0,72% Eventueel te veel ontvangen toelagen aan 50%: 1.672,30 Er zal geen rekening worden gehouden met dit verschil, want op het totaal van uw nettouitgaven kan dit als een gering verschil beschouwd worden. Dit verschil geeft echter een vertekend beeld daar dit verschil werd bekomen door het geheel van niet door het OCMW doorgegeven ontvangsten in de cijfers in te brengen als zijnde ontvangen door de POD. Het OCMW gaf ,91 (bedrag aan 100%) aan effectief van de begunstigden ontvangen bedragen niet door aan de POD. Verrekend met de juiste percentages heeft dit een terugvordering van ,98 tot gevolg. U vindt een overzicht van de dossiers hoe aan dit bedrag gekomen wordt terug in controletabel 4C. 2. Analyse van de tewerkstellingen in het kader van Art 60 7 van de Organieke Wet van 08/07/1976 betreffende de OCMW s De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 heeft het volgende aan het licht gebracht: een te veel ontvangen toelage van 299,75; en een eventueel te weinig ontvangen toelage. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4D. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4E. 10

11 3. Conclusies Uit uw terugvorderingen kon worden afgeleid dat uw OCMW voor een bedrag van ,98. te veel aan toelagen heeft ontvangen. U vindt in controletabel 4C een gedetailleerde opsomming van de concrete dossiers. Wat betreft de subsidies tewerkstellingen heeft uw OCMW 299,75 te veel ontvangen. U vindt in controletabel 4D een gedetailleerde opsomming van de concrete dossiers. Een uiteindelijk bedrag van ,73 zal worden afgehouden op het bedrag van de volgende subsidie. Wat betreft de tewerkstellingen heeft uw OCMW ook in een aantal dossiers mogelijk te weinig subsidies gekregen. U vindt in controletabel 4E een gedetailleerde opsomming van de concrete dossiers. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, maar op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (artikel 21 6 van de wet van 26/05/2002). Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be tel. 02/ ) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutcodes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. 11

12 BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET STOOKOLIEFONDS VOOR HET JAAR 2012 De controle werd uitgevoerd op 2 niveaus: Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het OCMW vergeleken werden met de subsidies toegekend door het Sociaal Stookoliefonds; De controle van de toepassing van de wetgeving ter zake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. Boekhoudkundige controle Uitgaven OCMW. Uitgaven POD MI Verschil 8.447, , Er werd een eventueel subsidietekort vastgesteld. 2. Controle op de toepassing van de wetgeving en op de bewijsstukken Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: Inschrijving van de aanvragen in een register; Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 7 dagen; Betaling binnen de 15 dagen. Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten: factuur of leveringsbon; statuut van de aanvrager; zijn bestaansmiddelen; identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart); gezinssamenstelling. Uw centrum heeft 50 aanvragen verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. Een steekproef van 10 van deze dossiers heeft het voorwerp uitgemaakt van een controle. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 5. Wat de procedure betreft werden de volgende punten in telkens één dossier niet nageleefd door uw OCMW: 12

13 invoeringstermijn van de aanvraag na de 60 dagen na levering. Dit heeft een terugvordering van 209,72 tot gevolg; betaling na de 15 dagen. Wat de bewijsstukken betreft werd vastgesteld dat een officieel bewijs gezinssamenstelling regelmatig ontbrak in de gecontroleerde dossiers. 3. Conclusies Boekhoudkundig werd er een verschil van 280 vastgesteld (te weinig ontvangen door het OCMW). Aangezien de rekeningen van de gecontroleerde periode definitief zijn afgesloten kunnen de dossiers die dit eventuele tekort verantwoorden niet meer aangevraagd worden. Tegelijk werd er wat de gecontroleerde dossiers betreft een te veel ontvangen toelage van 209,72 vastgesteld. Dit bedrag zal door onze administratie teruggevorderd worden op de volgende subsidie die u zal worden toegekend. 13

14 BIJLAGE 6: CONTROLE OP HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND VOOR DE BEVORDERING VAN SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN OCMW-DIENSTEN, EN OP DE SPECIFIEKE MAATREGEL VOOR KINDERARMOEDE JAAR 2012 De inspectie wordt uitgevoerd op drie niveaus: Algemene analyse van het gebruik van het fonds; Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in OCMW-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI De controle van alle dossiers of van een steekproef op de bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. Algemene analyse van het gebruik van het fonds Subsidie toegekend aan het OCMW bij koninklijk besluit: (activiteiten) (gerecycleerde computers) (kinderarmoede). Deze bedragen werden niet volledig gebruikt; Er bestaat geen apart reglement. De eigen bijdragen van de gerechtigden worden bijvoorbeeld wél goedgekeurd op de Raad. De intentie wordt getoond om een reglement op te stellen en te laten goedkeuren door de Raad. Elementen van het reglement omvatten verdeelcriteria van het fonds en interventieplafonds, deelname van de gerechtigden, vastgelegde doelgroep, ; uw OCMW gebruikt het fonds om tussen te komen in zeer uiteenlopende activiteiten; de beslissingen tot individuele steun worden telkens voorgelegd aan de Raad voor maatschappelijk welzijn. 2. Boekhoudkundige controle Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het OCMW JAAR EFFECTIEVE UITGAVEN O.C.M.W. EFFECTIEVE INKOMSTEN O.C.M.W , SUBSIDIES AANVAARD DOOR DE CEL DSO VAN DE POD MI 3.623, ,23 = 5.227,93 SUBSIDIES AANVAARD NA INSPECTIE BOEKHOUDING 5.227,93 3. Controle van de bewijsstukken Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen Alle effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). 14

15 U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A. Gerecycleerde computers Geen dossiers Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel 5 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6C. 4. Conclusies Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de uitgaven die door het OCMW voor het gecontroleerde jaar werden voorgesteld effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd overeenkomstig de wetgeving ter zake correct besteed. 15