Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Definitieve versie II gewijzigd november 2016 Huishoudelijk reglement als bedoeld in artikel 21 van de statuten van de Belangenvereniging Practici Werkgevers I. Algemeen Definities en begrippen Artikel 1 Waar in dit reglement definities en begrippen worden gehanteerd, hebben deze dezelfde betekenis als in de statuten van de vereniging. Kennisgeving Artikel 2 Waar in de statuten, dit reglement of andere reglementen van de vereniging schriftelijk kennisgeving van vergaderingen en/of stukken, benoemingen, besluiten en dergelijke wordt voorgeschreven, kan aan dit voorschrift mede ten volle voldaan worden door publicatie in een verenigingsblad of (elektronische) verenigingsnieuwsbrief met eventuele verwijzing naar de website. II. De Algemene Ledenvergadering Wijze van bijeenroeping Artikel De Algemene Ledenvergadering wordt schriftelijk bijeengeroepen door een uitnodiging aan het Bestuur en de stemgerechtigde leden met vermelding van datum, tijd, plaats en de te bespreken onderwerpen tenminste eenentwintig dagen voor de datum van de vergadering In de Algemene Ledenvergadering wordt het woord gevoerd door de voorzitter en de stemgerechtigde leden. De voorzitter kan afwijking toestaan Het bestuur kan, indien dit naar zijn oordeel gerechtvaardigd is, afwijking van de termijnen in artikel 3 en 4 toestaan. Werkwijze Artikel De Algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur of zijn plaatsvervanger. Indien de voorzitter en de vice-voorzitter ontbreken, voorziet de vergadering zelf in haar leiding Van het behandelde in elke Algemene Vergadering worden door de secretaris of een ander door de voorzitter aangewezen persoon notulen opgemaakt, die in de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring wordt voorgedragen en vervolgens door de voorzitter wordt ondertekend. Deze verslagen worden bijgehouden in een speciaal register en gepubliceerd op de website. Uittreksels uit het verslag bestemd voor derden worden ondertekend door de voorzitter of door twee bestuurders Voorstellen ter behandeling in de ALV dienen uiterlijk 2 weken voor de datum van de verzending van de aankondiging van de ALV bij het secretariaat van de vereniging te zijn ingediend. Het bestuur voorziet een voorstel van een pre-advies. Stemrecht en Besluitvorming Artikel 5.

2 In de Algemene Ledenvergadering wordt over zaken mondeling dan wel schriftelijk of elektronisch gestemd, tenzij de voorzitter al dan niet op verzoek anders beslist. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij drie stemgerechtigde leden stemming verlangen. In de Algemene Ledenvergadering wordt over personen mondeling gestemd, tenzij tenminste drie van de stemgerechtigde leden een schriftelijke stemming bij gesloten ongetekende briefjes verzoeken a. Het aantal stemmen per lid wordt bepaald door het aantal werknemers in dienst bij dit lid (aantal is bepalend niet totaal FTE), het aantal werknemers wordt bepaald door het totaal aantal dierenartsen in loondienst plus het aantal dierenartsenassistenten en/of paraveterinairen. b. Aantal werknemers Aantal stemmen >79 5 c. Het aantal werknemers wordt door het lid ingevuld op de website ter bepaling van de hoogte van de contributie jaarlijks en zal indien nodig gecontroleerd worden door de penningmeester Blanco stemmen en stemmen, die niet aan de gestelde eisen voldoen, zijn van onwaarde en worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht Bij stemming van personen is gekozen degene, die bij eerste stemming de volstrekte meerderheid der geldige stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand deze heeft verworven, vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste en op één na meeste stemmen hebben behaald. Alsdan wordt als gekozen beschouwd degene die de meeste stemmen op zich heeft verenigd; hebben de kandidaten in dat geval evenveel stemmen, dan beslist het lot Een voorstel is aangenomen, indien de meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen zich vóór het voorstel heeft verklaard. In alle andere gevallen is het verworpen tenzij in de statuten anders is bepaald Een stemgerechtigd lid kan een andere deelnemer aan de vergadering machtigen voor hem te stemmen door middel van een ondertekend schrijven of . Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste vier andere leden als gevolmachtigde optreden Het stemrecht van een lid kan door de voorzitter in de Algemene Ledenvergadering worden geschorst, indien dat lid ondanks aanmaning in gebreke is gebleven de vereiste inlichtingen te geven en/of de contributie af te dragen. Een geschorst lid kan door de voorzitter de toegang tot de Algemene Ledenvergadering worden ontzegd Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter, dat door de Algemene Vergadering een besluit is genomen, is beslissend Een besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van een Algemene Vergadering. Stemmingen voor besluiten buiten Algemene Vergaderingen kunnen slechts schriftelijk en/of digitaal plaats vinden Indien het bestuur besluit tot een schriftelijke procedure als bedoeld in lid 9 worden stemmingsformulieren door de secretaris gelijktijdig met de schriftelijke informatie aan de stemgerechtigde leden toegezonden. Indien een lid gemeld stemmingsformulier niet binnen één maand na verzending door de secretaris, aan de secretaris heeft geretourneerd, wordt het niet retourneren van het stemmingsformulier beschouwd als een niet-uitgebrachte stem Besluitvorming bij een schriftelijke procedure vindt plaats conform het bepaalde in dit reglement ten aanzien van de stemmingen.

3 a. De Algemene Vergadering benoemt per vergadering een Plaatselijke Stemcommissie. Deze controleert de stemprocedure en waarborgt een eerlijke stemming tijdens de betreffende vergadering. b. Daarnaast benoemt de Algemene Vergadering een Jaarlijks Stemcommissie, welke zorg draagt voor de controle van de stemprocedure en een eerlijk verloop van de, dat betreffende jaar, schriftelijk uitgebrachte stemmingen buiten de Algemene Vergaderingen. Tot de last van de Jaarlijkse Stemcommissie behoort tevens het desgewenst uitbrengen van de exacte stemaantallen en de percentuele verdeling hiervan over de verschillende categorieën De Algemene Ledenvergadering benoemt uit zijn midden een Jaarlijkse Stemcommissie. Deze bestaat uit drie personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur De Jaarlijkse Stemcommissie benoemt uit haar midden een voorzitter, die tevens als woordvoerder van de commissie optreedt De last van de Jaarlijkse Stemcommissie kan te allen tijde door de Algemene Ledenvergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere Stemcommissie Het bestuur verschaft de Jaarlijkse Stemcommissie alle gegevens die door haar worden verlangd. III. Het Bestuur Algemeen Artikel In het Bestuur wordt over zaken mondeling en over personen schriftelijk gestemd, tenzij de voorzitter al dan niet op verzoek anders beslist Ieder bestuurslid brengt één stem uit Besluiten worden slechts genomen met meerderheid van stemmen a. Een bestuurslid, dat wordt gekozen ter vervulling van een tussentijdse vacature, treedt in de plaats van diens voorganger, en treedt derhalve periodiek af op het tijdstip, waarop diens voorganger afgetreden zou zijn. b. Wanneer er een vacature in het bestuur is of ontstaat, zullen er kandidaten worden gezocht onder andere door een nieuwsbrief naar de leden en een advertentie in het Tijdschrift voor Diergeneeskunde. c. Het bestuur streeft er naar om een zo groot mogelijke diversiteit binnen haar samenstelling te hebben: op het gebied van geslacht, leeftijd, regio, soort praktijk (gemengd, paard, landbouwhuisdieren en gezelschapsdieren) Het Bestuur stelt een rooster van aftreden vast en maakt dit bekend via de website van BPW Degene, die in enige functie eigendommen, waaronder bescheiden van de vereniging onder zich heeft, is verplicht desgevraagd binnen één maand na het beëindigen van de functie deze aan de vereniging terug te zenden Verkiezing van leden van het bestuur vindt plaats in de Algemene Vergadering tenzij het bestuur besluit tot een schriftelijke stemming per post of door middel van gewaarmerkte stemmingsformulieren Indien het bestuur besluit tot een schriftelijke procedure als bedoeld in lid 7 worden stemmingsformulieren door de secretaris gelijktijdig met de schriftelijke voordracht aan de stemgerechtigde leden worden toegezonden. Indien een lid gemeld stemmingsformulier niet binnen één maand na verzending door de secretaris, aan de secretaris heeft geretourneerd, wordt het niet retourneren van het stemmingsformulier beschouwd als een niet-uitgebrachte stem Besluitvorming bij een schriftelijke procedure vindt plaats conform het bepaalde in dit reglement ten aanzien van de stemmingen, waarbij in afwijking van artikel 5.2.b. elk stemgerechtigd lid maximaal één stem kan uitbrengen.

4 4 Bijeenkomsten, besluitvorming en notulen Artikel Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of vier leden van het bestuur zulks nodig of nuttig achten Oproepen voor bestuursvergaderingen worden per post of per , ten laatste 10 dagen voor de vergadering verstuurd. Deze oproep bevat ook de agenda voor de vergadering. De agenda wordt opgesteld door de voorzitter, maar ieder lid van het bestuur heeft het recht punten op de agenda te laten plaatsen De voorzitter zit de vergadering voor. In afwezigheid van de voorzitter treedt de vice-voorzitter op als zijn plaatsvervanger. Bij afwezigheid van zowel de voorzitter als de vice-voorzitter, treedt de secretaris op als plaatsvervanger van de voorzitter Het bestuur kan slechts besluiten nemen indien ten minste de helft van het aantal bestuursleden in persoon bij de stemming aanwezig is. Is in een vergadering het quorum niet aanwezig, dan kan over de onderwerpen die in een vergadering aan de orde zijn geweest, in een volgende vergadering te houden ten minste één week en ten hoogste vier weken nadien, een besluit worden genomen zonder dat het quorum vereist is, maar deze wel vertegenwoordigd zijn middels een aan een ander bestuurslid afgegeven dan wel per post of opgestuurd gewaarmerkt stemmingsformulier. Gemelde stemmingsformulieren zullen door de secretaris op verzoek tijdig aan de bestuursleden worden toegezonden. Het niet retourneren van het stemmingsformulier wordt beschouwd als een niet-uitgebrachte stem Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende gesloten briefjes. Blanco en ongeldige stemmen worden als niet uitgebracht beschouwd Van elke vergadering wordt door de secretaris of een ander door de voorzitter aangewezen persoon notulen opgemaakt, die in de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring wordt voorgedragen en vervolgens door de voorzitter wordt ondertekend. Deze verslagen worden bijgehouden in een speciaal register. Uittreksels uit het verslag bestemd voor derden worden ondertekend door de voorzitter of door twee bestuurders De leden van het bestuur hebben recht op vergoeding van de onkosten en tijd die zij als zodanig ten behoeve van de vereniging maken. De hoogte van de vergoeding wordt door de Algemene Vergadering op voordracht van het bestuur vastgesteld. IV. Geldmiddelen Contributieheffing. Artikel De contributie, die de leden aan de vereniging verschuldigd zijn, wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld 8.2. De contributie bestaat uit een basisbedrag plus een opslag per werknemer. Deze totale opslag wordt bepaald door het totaal aantal werknemers in dienst bij dit lid (aantal is bepalend niet totaal FTE), het aantal werknemers wordt bepaald door het totaal aantal dierenartsen in loondienst plus het aantal dierenartsenassistenten en/of paraveterinairen. Er geldt een maximum van 100 werknemers. Dus bijv. een praktijk met 7 werknemers betaalt eenmaal het basisbedrag + 7 x de opslag. Een praktijk met 35 werknemers betaalt het basisbedrag + 35 x de opslag. Een praktijk met 200 werknemers betaalt het basisbedrag x de opslag. Het aantal werknemers wordt door het lid ingevuld op de website ter bepaling van de hoogte van de contributie jaarlijks en zal indien nodig gecontroleerd worden door de penningmeester..

5 5 8.3 Het contributiebedrag geldt voor een geheel jaar, welke aanvangt op 1 januari en loopt tot en met 31 december Bij facturering op een later tijdstip, bij aanvang van het lidmaatschap in de loop van het jaar, alsmede in bijzondere gevallen, kan de penningmeester afwijkende termijnen stellen Indien een lid nalatig blijft de contributie te voldoen, zal hij van rechtswege in gebreke zijn; hij is dan gehouden vanaf de datum waarop hij in gebreke is, naast de verschuldigde contributie, een vergoeding ter hoogte van de wettelijke rente aan de vereniging te voldoen, zonder dat daartoe enige ingebrekestelling noodzakelijk is Zodra de vereniging een vordering ter incasso uit handen heeft gegeven, komen alle kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, ten laste van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden gefixeerd op vijftien procent (met een minimum van vijftig euro ( 50,--)) van de ter incasso gegeven hoofdsom Bij geschillen over het lidmaatschap onderwerpen het lid en de vereniging zich aan het oordeel van de bevoegde rechter te Utrecht. Financiële verantwoording. Artikel Het bestuur stelt jaarlijks een begroting van ontvangsten en uitgaven voor het komende boekjaar op. Het begrotingsvoorstel wordt door het bestuur vastgesteld en tijdig voor de aanvang van het boekjaar aan de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Bij de begroting behoort het contributievoorstel voor dat boekjaar Goedkeuring van de begroting en contributieregeling door de Algemene Ledenvergadering bindt alle leden van de vereniging. Afwijkingen van de contributieregeling bij aansluiting van nieuwe leden of op verzoek van aangesloten leden wegens bijzondere omstandigheden, kunnen uitsluitend door de penningmeester worden toegestaan binnen door de Algemene Ledenvergadering vast te stellen richtlijnen. Andere afwijkingen behoeven de uitdrukkelijke goedkeuring van het Bestuur. Financiële commissie Artikel De Algemene Vergadering benoemt jaarlijks een financiële commissie. Deze onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt van haar bevindingen aan de Algemene Vergadering verslag uit. Tot de last van de financiële commissie behoort tevens het desgewenst uitbrengen van advies aan de Algemene Ledenvergadering over de relatie tussen het gevoerde en te voeren algemeen beleid en de financiële consequenties daarvan De Algemene Ledenvergadering benoemt uit zijn midden een Financiële commissie. Deze bestaat uit twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur De Financiële commissie benoemt uit haar midden een voorzitter, die tevens als woordvoerder van de commissie optreedt De last van de Financiële commissie kan te allen tijde door de Algemene Ledenvergadering worden herroepen, doch slechts door de benoeming van een andere financiële commissie Het bestuur verschaft de Financiële commissie alle gegevens die door haar worden verlangd. Het bestuur overlegt daarbij ten hoogste veertien dagen voor de jaarvergadering de jaarrekening en een rapport van een door het bestuur benoemde accountant met diens goedkeurende verklaring De financiële administratie van de vereniging is onderworpen aan accountantscontrole; de externe accountant legt zijn bevindingen vast in een verklaring. De door het Bestuur vastgestelde jaarstukken worden met de accountantsverklaring jaarlijks aan de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring

6 6 voorgelegd De goedkeuring van deze stukken houdt in, dat het Bestuur voor het financiële beleid wordt gedéchargeerd. V. Collectieve arbeidsovereenkomsten Artikel Overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 van de statuten van de vereniging kan de vereniging een collectieve arbeidsovereenkomst aangaan. De vereniging kan een collectieve arbeidsovereenkomst aangaan, indien de leden middels een schriftelijke verklaring aan het bestuur per post dan wel per daaraan hun goedkeuring hebben gegeven zodanig dat tenminste twee/derde van het totaal aantal uitgebrachte stemmen voor goedkeuring wordt verkregen. Indien het bestuur besluit tot een schriftelijke procedure als hiervoor bedoeld, worden stemmingsformulieren door de secretaris gelijktijdig dan wel later met het gemotiveerde voorstel tot het aangaan van een collectieve arbeidsovereenkomst aan de stemgerechtigde leden toegezonden. Indien een lid gemeld stemmingsformulier niet binnen twee weken na verzending door de secretaris, aan de secretaris heeft geretourneerd, wordt het niet retourneren van het stemmingsformulier beschouwd als een niet-uitgebrachte stem. 2. Een lid gaat geen eigen collectieve arbeidsovereenkomst aan dan nadat daartoe goedkeuring is verleend overeenkomstig het hiervoor in lid 1 bepaalde. Aan deze goedkeuring kunnen voorwaarden worden verbonden. Indien een lid reeds een eigen collectieve arbeidsovereenkomst bezit, zal deze, nadat de in lid 1 bedoelde goedkeuring is verleend, zo spoedig mogelijk dienen te vervallen, één en ander in overleg met het bestuur van de vereniging. 3. Het bepaalde in de leden 1 en 2 van dit artikel geldt ook voor het wijzigen, verlengen en opzeggen van een collectieve arbeidsovereenkomst door de vereniging ten aanzien van die leden, die een eigen collectieve arbeidsovereenkomst hebben. 4. Allen die tijdens de duur van de collectieve arbeidsovereenkomst, te rekenen van het tijdstip waarop deze overeenkomst is aangegaan, lid zijn of worden en bij die overeenkomst zijn betrokken, zijn door die overeenkomst gebonden. Zij zijn tegenover elk van de partijen bij de collectieve arbeidsovereenkomst gehouden al datgene, wat te hunnen aanzien bij die overeenkomst is bepaald, te goeder trouw ten uitvoer te brengen, als hadden zij zich daartoe verbonden. 5. De leden die door een collectieve arbeidsovereenkomst zijn gebonden, blijven ook na het verlies van het lidmaatschap door die collectieve overeenkomst gebonden. Die gebondenheid eindigt, wanneer de overeenkomst na het verlies van het lidmaatschap wordt gewijzigd, dan wel na afloop van de afgesproken looptijd van de overeenkomst, dan wel indien een overeenkomst door partijen voortijdig wordt opgezegd of vernieuwd. In geval van verlenging van de overeenkomst na het verlies van het lidmaatschap duurt de gebondenheid voort tot het tijdstip waarop de overeenkomst zonder deze verlenging zou zijn geëindigd. 6. De Algemene Vergadering kan, op voorstel van het bestuur, besluiten dat de leden aan de secretaris van de vereniging historische bedrijfsgegevens zullen verstrekken, welke het bestuur naar zijn oordeel behoeft ten behoeve van het door het bestuur te voeren beleid terzake dit onderwerp. De secretaris draagt er zorg voor dat deze gegevens zodanig aan het bestuur worden verstrekt dat daaruit geen op individuele leden herleidbare gegevens blijken of conclusies zijn te trekken. VI. Overige bepalingen Samenwerking werkgeversorganisatie

7 7 Artikel 12 De vereniging kan ten behoeve van het verkrijgen van de noodzakelijke deskundigheid, begeleiding en ondersteuning een samenwerkingsverband aangaan met een bestaande werkgeversorganisatie. De daartoe strekkende overeenkomst, de wijziging of de verbreking daarvan, zal door het bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. VII. Slotbepaling Vaststelling en wijzigingen. Artikel 13. Dit huishoudelijk reglement is de eerste keer bij de oprichting van de vereniging vastgesteld door het bestuur. Wijziging van dit huishoudelijk reglement kan geschieden bij besluit van de Algemene Ledenvergadering, mits het voorstel tot wijziging woordelijk bij de agendastukken is gevoegd. Het besluit wordt met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen. Aldus vastgesteld door het bestuur van de vereniging op