Pro. handleiding. Pro voor Act! Handleiding. Versie Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd.

Transcriptie

1 Pro voor Act! Handleiding Versie

2 Inleiding Uw Act! contacten in één overzicht Met Pro kunt u een selectie contacten tonen op een kaart. De locaties van de contactpersonen worden geheel automatisch achterhaald op basis van de postcode en de woonplaats van het contact in Act!. Op de kaart ziet u dan voor elk contact een icoon, waardoor u kunt bepalen wat de klantdichtheid is binnen het door u geselecteerde gebied. Wanneer u op één van de iconen klikt, ziet u tevens zijn of haar contactgegevens. Ook kunt u automatisch vanuit uw Act! contactenlijst een route-overzicht genereren langs een selectie contacten (max. negen). Wanneer u bijvoorbeeld vier klanten wilt bezoeken, genereert deze add-on vanuit uw MyRecord voor u de kortste en meest ideale route. En dat niet alleen, hij geeft tevens een indicatie van de tijdsduur en het aantal kilometers. U kunt zelfs instellen of het route-overzicht een enkele reis of een rondrit moet zijn, en desgewenst aangeven wat het eindadres moet zijn. Act!@Map Pro biedt u, naast de standaard Act!@Map, een interessante exta feature. Zo kunt u zien wie zich - binnen een op te geven straal - in de buurt van het huidig geopende contact bevinden. Deze contacten worden dan weergegeven op de kaart, en vervangen de huidige selectie in Act!. Daarbij kunt u zelfs als criterium opgeven of u daar binnen een op te geven aantal dagen een afspraak mee gepland hebt! Hierdoor wordt het combineren van meerdere afspraken op één dag een stuk eenvoudiger. U krijgt bij Act!@Map Pro een gratis standalone servertool meegeleverd, welke u constant kan laten draaien op uw Act! server. Het doel van deze tool is om op de achtergrond uw Act! database constant aan te vullen met geografische gegevens (lengte- en breedtegraad). Dit is nodig om te berekenen welke contacten in de buurt van het geopende contact zitten. 1

3 Inhoudsopgave Installatie... pagina 3 Configuratie... pagina 9 Gebruik : contacten tonen op de kaart... pagina 14 Gebruik: routeoverzicht genereren... pagina 15 Gebruik: zoek contacten in de buurt... pagina 17 Probleemoplossing... pagina 18 2

4 Installatie De installatie van Pro bestaat uit twee delen: de Act! Add-on zelf én een standalone-applicatie, die uw Act! op de achtergrond zal bijwerken met geografische gegevens in een latitude- en longitude-veld. Dit is nodig, omdat deze velden in uw gehele database gevuld moeten zijn voor het zoeken van contacten-in-de-buurt. Installatie Act! ad-on Stap 1 Wanneer u Pro heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd Act!@MapPro_Setup.exe. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Kies Ja als u de melding krijgt: Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?. Stap 2 Kies in het Taalkeuzescherm voor Nederlands. Stap 3 Klik in het welkomstscherm op Volgende. 3

5 Stap 4 De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de PLUGINS map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\Act\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste PLUGINS map. Klik op Volgende. Stap 5 De installatie meldt dat de map Plugins al bestaat. Kies voor Ja. 4

6 Stap 6 Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. Stap 7 De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 5

7 Installatie Servertool Stap 1 Wanneer u Pro heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd Act!@MapPro_ServertoolSetup.exe. Dubbelklik op dit bestand. Stap 2 Kies in het Taalkeuzescherm voor Nederlands. Stap 3 Klik in het welkomstscherm op Volgende. 6

8 Stap 4 De installatie vraagt naar de doelmap. Kies eventueel een andere locatie, en klik op Volgende. Stap 5 Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. 7

9 Stap 7 De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 8

10 Configuratie Configuratie Act! add-on Stap 1 - Activeren Na de installatie moet Pro nog geactiveerd worden. Start Act!, ga vervolgens naar de Contact Listview en klik op onderstaand icoon (alleen zichtbaar als u als Administrator gebruiker in Act! bent aangemeld): Stap 2 - Configureren Als het goed is, is hierna Pro geactiveerd en kunt u verder met het configureren van het volgende scherm: 9

11 Uitleg configuratie-opties GEGEVENS CONTACT De velden Adres, Postcode, Woonplaats, Telefoon, , Website Selecteer hier de bijbehorende Act! contactvelden in uw database. De inhoud van deze velden wordt weergegeven als men op het icoon op de kaart klikt. De velden Adres en Postcode worden tevens gebruikt voor het berekenen van de geografische lokatie van het contact VELDEN VOOR GEOGRAFISCHE GEGEVENS Latitude en Longitude: Selecteer hier de latitude(breedtegraad)- en longitude(lengtegraad)- velden (u dient deze van te voren aan te maken als een karakterveld van minimaal 20 karakters). Deze dienen om het systeem de geografische locatie van de contacten in op te slaan. Automatisch wijzigen bij aanpassen adres: Als deze optie aangevinkt is, worden de latitude en longitude velden automatisch bijgewerkt als men de adresgegevens aanpast. EIND ADRES VOOR ROUTES Als u kiest voor Geen terugweg, zal de routeplanner automatisch de snelste route berekenen vanuit het MyRecord langs de geselecteerde contacten. Als u kiest voor Altijd terug naar MyRecord, zal de snelste route berekend worden, in acht nemende dat er teruggereisd dient te worden naar het MyRecord. Als u kiest voor Altijd keuzescherm tonen, krijgt u elke keer bij het genereren van een routeoverzicht een keuzescherm te zien, waarin u bovenstaande opties kan kiezen, plus de mogelijkheid om één van de geselecteerde contacten als laatste adres te laten gelden. LIJSTWEERGAVE Als u Toon Van: regels aanvinkt, zal in de lijstweergave van het routescherm voor elke stop ook het vorige adres getoond worden. (Van A naar B, van B naar C). Anders alleen het doel adres (Adres A, Adres B). Als u Toon adresnummers aanvinkt, zal voor elke stop een nummer getoond worden. Als u Toon adressen en telefoonnummers aanvinkt, zullen deze weergegeven worden in de lijstweergave van het routescherm. 10

12 Configuratie Servertool Stap 1 - Activeren Na de installatie moet de Pro servertool nog geactiveerd worden. Start hiervoor de servertool op, vanuit Start - ActAddon.net - Act!@Map Pro Servertool Vul in onderstaand scherm dezelfde code als voor de Act! add-on in: Stap 2 - Configureren Als het goed is, is hierna de Pro Serverapp geactiveerd en ziet u het hoofdscherm: 11

13 Uitleg hoofdscherm Configuratie Hierin configureert u de Act!@Map Pro Servetool. Start Als u de Act!@Map Pro Servertool geconfigureerd hebt, start u hiermee het proces van het bijwerken van de geografische gegevens van uw contacten. Stop Hiermee stopt u het proces van het bijwerken van de geografische gegevens van uw contacten. Log In het logvenster ziet u welke contacten de Act!@Map Pro Servetool momenteel aan het bijwerken is. U kunt ook het volledige logbestand bekijken in: %APPDATA%\ACT!@Map Pro Serverapp\log.txt Leegmaken Maak bovenstaand logbestand leeg. Open nu het configuratie scherm. Uitleg configuratiescherm PAD bestand, Gebruikersnaam, Wachtwoord Vul hier de inloggegevens van uw Act! database in, en klik op Login. Gegevens contact, Velden voor geografische gegevens Selecteer hier de bijbehorende Act! contactvelden in. Automatisch starten Vink dit aan als u wilt dat de Act!@Map Pro Servertool bij opstarten automatisch begint. 12

14 Klik na het configureren op Opslaan, en in het hoofdscherm op Start. Het proces van het bijwerken van de geografische gegevens van uw contacten zal nu starten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de Google Geolocation service, welke aan limieten gebonden is (2500 opvragingen per etmaal). Hierdoor kan het een paar dagen duren voordat uw gehele database gevuld is, afhankelijk van het aantal contacten in uw database. U kunt in tussentijd gebruik maken van Act!@Map Pro, al is de extra Pro-functie Zoek contacten in de buurt pas volledig werkzaam als bovenstaand proces voltooid is. 13

15 Gebruik: contacten tonen op de kaart Stap 1:selecteer contacten Ga in Act! naar de Contact Listview en selecteer een aantal contacten: Stap 2:klik op icoon Plot contacten op kaart Klik vervolgens op het icoon Plot contacten op kaart. Het systeem zal voor contacten, waarvoor de breedte- en lengtegraad velden nog niet gevuld zijn, eerst de geografische lokatie berekenen en opslaan, dit gebeurt voor elk contact slechts één keer: Vervolgens zal uw browser starten met de volgende interface: U ziet hier voor elk geselecteerd contact een icoon, als u hierop klikt, ziet u diens gegevens uit de velden die u in de configuratie opgaf. 14

16 Gebruik: routeoverzicht genereren Stap 1:selecteer contacten Ga in Act! naar de Contact Listview en selecteer een aantal contacten: Stap 2:klik op icoon Plot route van MyRecord naar contacten op kaart Klik vervolgens op het icoon Plot route van MyRecord naar contacten op kaart. Ook hier geldt dat het systeem eenmalig de geografische gegevens zal vullen voor de contacten. Als u gekozen heeft voor Altijd keuzescherm tonen, maakt u hier een keuze: In dit voorbeeld kiezen we voor Mijzelf (My Record), waardoor er een terugweg berekend wordt. 15

17 Vervolgens zal uw browser starten met de volgende interface: U ziet ook hier voor elk geselecteerde contact plus uw eigen MyRecord een icoon, als u hierop klikt, ziet u diens gegevens uit de velden die u in de configuratie opgaf. U ziet tevens de totale afstand en reistijd voor de route langs deze contacten en de individuele afstand en reistijd tussen de contacten. Het icoon met het huisje is het MyRecord. In dit voorbeeld is gekozen voor Altijd terug naar het MyRecord. U kunt zien dat de route terugloopt naar het icoon met het huisje. Als u dit overzicht wilt bewaren om elders te bekijken waar geen Pro is, kunt u dit als weblink naar uzelf mailen, via de mij deze link link bovenaan. U krijgt dan een bericht met de link naar dit overzicht. Het adres van uw MyRecord wordt hiervoor gebruikt. De link blijft een week lang geldig. 16

18 Gebruik: Zoek contacten in de buurt Ga in Act! naar de Contact Detailview en klik op deze knop: Vervolgens voert u een maximum afstand in voor het vinden van contacten in de buurt en - indien aangevinkt - een maximaal aantal dagen: Vervolgens worden díe contacten, die - zoals in het voorbeeld - zich hemelsbreed binnen 25 kilometer van het huidige contact bevinden, én (want aangevinkt) waarmee u binnen 30 dagen een afspraak in uw Act! agenda gepland heeft: Tegelijkertijd wordt uw webbrowser automatisch opgestart en worden bovenstaande contacten weergegeven. Uiteraard kunt u vanuit de lijstweergave ook een route genereren langs deze contacten, zoals eerder beschreven. 17

19 Probleemoplossing Activeren lukt niet Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:... dan kunt u de activatie door TendenZ ICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw pc geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard programma te openen en de volgende klaar te zetten: Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze . Mocht om de een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een sturen naar activatie@into-it.nl met als onderwerp Activatieaanvraag Act!@Map Pro %v1.0, en vermeldt uw PC-Code en Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code, en u de bestanden activationcode.txt en combicode.txt toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in %APPDATA%\Act!@Map Pro. U kunt deze map openen door bovenstaande map in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van Start-Uitvoeren (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. 18