Inhoud 1 Algemeen Aantreden wethouders Bestuurlijke integriteit Werkplek Veiligheidsmaatregelen bestuurders Collegevergaderingen

Transcriptie

1 Handboek College 2011

2 Inhoud 1 Algemeen 5 2 Aantreden wethouders Onderzoek vereisten wethouderschap Installatie wethouders 7 3 Bestuurlijke integriteit 9 4 Werkplek Werkkamers wethouders en burgemeester stadhuis Voorzieningen voor werkzaamheden stadhuis Staf wethouder Kantoorvoorzieningen Voorzieningen thuis Algemene gedragsregels in en om de werkplek Gebruik Burgerzaal Aanvraag om gebruik Burgerzaal en andere representatieve ruimtes Beslissing op de aanvraag 12 5 Veiligheidsmaatregelen bestuurders 13 6 Collegevergaderingen Vergaderfrequentie, -duur en plaats Soorten agendaposten en de wijze van behandeling Werkwijze behandeling agendaposten - regulier Werkwijze behandeling agendaposten met presentatie Besluitvorming door college Bekendmaking besluiten Geheimhouding 16 7 Financiële aspecten van het wethouderschap Bezoldiging Onkostenvergoeding Spaarloonregeling Levensloopregeling Pensioen Uitkering na aftreden (wachtgeld) 20 8 Financiële aspecten van het burgemeestersambt Bezoldiging Ambtstoelage Ambtswoning Pensioen Uitkering na aftreden 24 9 Nevenfuncties wethouders en burgemeester Nevenfuncties Neveninkomsten Inkomsten uit ambtsgerelateerde nevenfuncties B&W -potje Openbaarmaking nevenfuncties en neveninkomsten Uitwerking Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester Belastingheffing over Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester Functioneel Beschikbare voorzieningen voor burgemeester en wethouders vanuit de bedrijfsvoering gemeente Rotterdam Voorbeelden voorzieningen vanuit bedrijfsvoering Declaratie van incidentele functionele kosten wethouders en burgemeesters Uitgangspunt Kwartaalsgewijze publicatie declaraties 30 2

3 Wel of niet declarabel Voorbeelden wel of niet declarabel Verzekeringen Ongevallenverzekering Doorlopende reisbagageverzekering Algemene aansprakelijkheidsverzekering en aansprakelijkheid bij commissariaten namens de gemeente Beëindiging ambt van wethouder of burgemeester Wethoudersarchief Vervoer Gebruik dienstauto uitsluitend zakelijk Algemeen Zakelijk gebruik Gebruik dienstauto voor nevenfuncties Ritten met privé-karakter Ritten naar politieke bijeenkomsten Ritten-administratie Doelmatige inzet dienstauto s Woon-werkverkeer Buitenlandse dienstreizen Algemeen Aanmelden Vliegreizen Reis- en verblijfkosten Forfaitaire dagvergoeding Declaratie kosten binnen een maand Reisverslag Jaarverslag Gebruik van creditcards Geschenken Geschenken ontvangen Algemeen Registratiesysteem gemeentelijke geschenken Voorbeelden van aangeboden geschenken Geschenken geven - relatiegeschenken Procedures met bijzondere wettelijke rol burgemeester Inbewaringstelling wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen Werkwijze en procedures Inbewaringstelling Toelichting bij werkwijze en procedures inbewaringstelling Wet tijdelijk huisverbod Werkwijze en procedures huisverbod in Rotterdam Toelichting bij toepassing wet tijdelijk huisverbod 49 Bijlagen 51 1 Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van Rotterdam 57 2 Reglement van Orde voor vergaderingen van de gemeenteraad 58 3 Gedragscode burgemeester en wethouders 59 4 Verordening voorzieningen collegeleden 63 5 VNG-publicatie van juni 2009 Overzicht kostenvergoedingen burgemeesters en wethouders 64 6 Functieomschrijving politiek assistent 65 3

4 4

5 1 Algemeen In onderstaande tekst wordt over een aantal onderwerpen toegelicht hoe in de gemeente Rotterdam de praktische toepassing is van regels die betrekking hebben op de vervulling van het ambt van burgemeester en wethouder. In het ene geval is de toelichting uitgebreider dan in het andere geval. Indien de toelichting tot vragen leidt, kunt u ze stellen aan: Hoofd Bureau Gemeentesecretaris, telefoonnummer: (010) Hoofd Interne Zaken Bestuursdienst, telefoonnummer: (010)

6 6

7 2 Aantreden wethouders Geldende regelgeving: Gemeentewet Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad (RvO gemeenteraad) 2.1 Onderzoek vereisten wethouderschap Het op de Gemeentewet gebaseerde hoofdstuk IIA van het RvO gemeenteraad regelt dat de kandidaat wethouder door een commissie uit de raad gehoord wordt. In de Rotterdamse praktijk bestaat deze commissie uit een afvaardiging van in beginsel één raadslid van elke fractie en een voorzitter uit hun midden. Deze commissie hoort de kandidaat wethouder. Het doel is onderzoek te doen naar de benoembaarheid. 2.2 Installatie wethouders Het tweede aspect dat in hoofdstuk IIA van het RvO gemeenteraad wordt geregeld is de installatie van de wethouder. De door de gemeenteraad benoemde wethouder legt in de raadzaal de eed of verklaring en belofte af. 7

8 8

9 3 Bestuurlijke integriteit Geldende regelgeving: Gemeentewet Gedragscode voor burgemeester en wethouders De burgemeester treedt op als vertrouwenspersoon bestuurlijke integriteit. 9

10 10

11 4 Werkplek 4.1 Werkkamers wethouders en burgemeester stadhuis De gemeente biedt op het stadhuis een representatief ingerichte werkkamer aan die overeenkomstig de stijl van het stadhuis is ingericht. 4.2 Voorzieningen voor werkzaamheden stadhuis Om de wethouders en de burgemeester optimaal in staat te stellen hun werkzaamheden te verrichten worden door de gemeente voorzieningen beschikbaar gesteld. In het verband van dit handboek wordt hieronder ingegaan op de staf wethouder en op kantoorvoorzieningen Staf wethouder Per wethouder staat een staf van vier functionarissen direct beschikbaar: Wethouderssecretaresse Woordvoerder Coördinerend beleidsadviseur Politiek assistent Uitsluitend voor de politiek assistent geldt dat deze een aanstelling voor bepaalde tijd krijgt, gekoppeld aan de zittingsduur van de wethouder. Bij de selectie van de politiek assistent heeft de betreffende wethouder een doorslaggevende stem. Als bijlage 6 is een functie-omschrijving van de politiek assistent bijgevoegd. De overige drie functionarissen hebben een reguliere ambtelijke aanstelling bij de Bestuursdienst. Bij aantreden van de wethouders zijn de leidinggevenden van deze functionarissen ervoor verantwoordelijk dat er een zo evenwichtig mogelijk samengestelde staf wordt aangesteld. Daartoe zal afstemming plaatsvinden met de wethouder Kantoorvoorzieningen Onder kantoorvoorzieningen wordt verstaan de binnen het stadhuis algemeen beschikbaar staande voorzieningen. Gedacht kan worden aan pen en papier, mogelijkheid te printen, kopiëren en scannen, telefoon en computer, gebruik van de interne bibliotheek. De medewerkers van de staven van de wethouders en de burgemeester zijn op de hoogte van de wijze van verkrijging van deze voorzieningen. Voor al uw praktische en facilitaire vragen kunt u terecht bij een medewerker uit uw staf. Zij weten de weg naar de collega s van Interne Zaken Bestuursdienst (IZB-loket). 4.3 Voorzieningen thuis Indien de wethouder of de burgemeester er prijs op stelt kan de gemeente een aantal kantoorvoorzieningen in bruikleen beschikbaar stellen om er thuis mee te werken. Ook hiervan is het doel de wethouder en de burgemeester optimaal in staat te stellen hun werkzaamheden te verrichten. Voorbeelden zijn PC s, printers en het materiaal dat nodig is ermee te werken, maar ook de ondersteunende diensten bij storingen. Belastingvrij ter beschikking stellen van de PC en printer is alleen mogelijk indien vaststaat dat de PC en de printer minstens 90% zakelijk worden gebruikt. Als niet aan deze voorwaarde wordt 11

12 voldaan, moet per jaar 30% van de waarde van PC en printer op het moment van de eerste ingebruikname worden belast. Na het derde jaar is dat niet meer nodig. Indien een internetaansluiting beschikbaar wordt gesteld dan is deze onbelast indien deze aansluiting meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. 4.4 Algemene gedragsregels in en om de werkplek Binnen het stadhuiscomplex gelden bepaalde regels voor alle medewerkers, bestuurders en bezoekers. Voorbeelden zijn regels voor de in- en uitvoer van goederen, rookverbod (ook in de dienstauto), openingstijden, veiligheidsvoorzieningen, gebruik van toegangspasjes, gebruik van internet en voorzieningen. Deze regels zijn beschikbaar via het intranet van de gemeente Rotterdam. Voor praktische vragen kunt u terecht bij een medewerker uit uw staf. 4.5 Gebruik Burgerzaal De Burgerzaal is één van de representatieve ontvangstruimten in het stadhuiscomplex. De andere zijn SH 113 (1e-klas-trouwzaal), SH 105 (BenW-kamer), SH 106 (leeskamer Raad) en de Raadzaal. Het gebruik van deze ruimtes vindt met terughoudendheid plaats en is uitsluitend gericht op activiteiten met een representatief, protocollair of symbolisch karakter. Deze ontvangstruimten zijn niet bestemd voor activiteiten met een commerciële aard Aanvraag om gebruik Burgerzaal en andere representatieve ruimtes De aanvraag dient tijdig ingediend te worden bij de afdeling Externe Betrekkingen en Kabinet (EBK). Uit de aanvraag blijkt dat een lid van het college of de gemeentesecretaris optreedt als gastheer of -vrouw en dat de doelstelling van de bijeenkomst minimaal aan een van de volgende omschrijvingen voldoet: structureel beheren van relaties die van belang zijn voor promotie en positionering van de stad; versterken van de economische en culturele positie van de stad; waarderen van initiatieven en prestaties van inwoners die zich bovengemiddeld voor de stad inzetten Beslissing op de aanvraag De aanvraag wordt ingediend bij hoofd EBK en beoordeeld door directeur Bestuur en Communicatie. Deze draagt er zorg voor dat het verzoek voor het college wordt geagendeerd, voorzien van een advies van de burgemeester en de gemeentesecretaris. Contacten: afdeling Externe Betrekkingen en Kabinet. 12

13 5 Veiligheidsmaatregelen bestuurders De wethouders en de burgemeester staan regelmatig in het middelpunt van de publieke belangstelling. Door de aard van het ambt in een stad als Rotterdam moet rekening gehouden worden met de noodzaak om extra veiligheidsmaatregelen te treffen. Maatregelen binnen het stadhuiscomplex, maar ook daarbuiten zoals in de thuissituatie en bij het vervoer. Binnen de Bestuursdienst is een veiligheidsadviseur aangesteld die belast is met het ontwikkelen en implementeren van het beveiligingsbeleid binnen het Stadhuiscomplex (Stadhuis en Coolsingel 6) en het geven van adviezen. Ten aanzien van de leden van het college kan deze adviseur worden ingeschakeld als vertrouwenspersoon - bij o.a. bedreigingen en beledigingen - en treedt hij op als contactpersoon met de politie voor het doen van aangifte en het eventueel nemen van extra beveiligingsmaatregelen en het geven van veiligheidsadviezen. Manager Integrale Beveiliging H.G.J. (Hans) Kreuger, (010) , GSM: (06) , h.kreuger@bsd.rotterdam.nl 13

14 14

15 6 Collegevergaderingen Geldende regelgeving: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de burgemeester en wethouders van Rotterdam (laatste wijziging 10 december 2008). 6.1 Vergaderfrequentie, -duur en plaats elke dinsdagmiddag van uur tot uur leden van het college blokkeren deze tijd voor andere afspraken de vergadering vindt plaats in de collegekamer SH 105 in de collegekamer hebben de leden van het college vaste zitplaatsen die zijn toegewezen op basis van anciënniteit 6.2 Soorten agendaposten en de wijze van behandeling type omschrijving type agendapost toelichting of voorbeeld A Hamerstukken B Bespreekstukken C Vaste bespreekstukken bijvoorbeeld raadsvragen, raadsvergadering, actualiteiten, themaplanning, Haagse contacten D* Geheime stukken met een beperkte verspreiding E* Bespreeknotities met een beperkte verspreiding in deze notities wordt in het algemeen nog geen besluit van het college gevraagd, het gaat veelal om onderwerpen waarover een collegelid het gevoelen van zijn collega s eerst wil peilen 6.3 Werkwijze behandeling agendaposten - regulier de agendaposten die worden behandeld bevinden zich in zwarte collegemappen met één map voor de agendaposten met de bijlagen die door het college ondertekend moeten worden en één map met de overige bijlagen; indien van toepassing bevinden omvangrijke of moeilijk kopieerbare bijlagen, zoals dikke rapporten, bestemmingsplannen en tekeningen op groot formaat, zich in de tas die tijdens de vergadering aanwezig is. Dit materiaal kan tijdens de vergadering worden ingezien; tijdens de vergadering wordt de gehele A-categorie in één keer afgehamerd, tenzij een collegelid tijdig aangeeft over een of meer A-posten het woord te willen voeren de overige posten worden per stuk behandeld. 6.4 Werkwijze behandeling agendaposten met presentatie Indien er bijvoorbeeld zeer complexe of portefeuilleoverstijgende onderwerpen op de agenda staan kan het toegevoegde waarde hebben dat het onderwerp met een presentatie wordt toegelicht. 15

16 een presentatie wordt alleen ingepland na voorafgaande aankondiging door het eerstverantwoordelijke collegelid en na instemming van de rest van het college indien de presentatie gewenst is dan wordt deze bij voorkeur op de vrijdagochtend gehouden. collegebijeenkomsten op de vrijdagochtend vinden plaats van 9.30 uur tot uur deze vergaderingen zijn bestemd voor bijvoorbeeld werkbezoeken van het college, ontmoetingen met adviescolleges of presentaties over complexe onderwerpen van een van de volgende besluiten voorzien: 6.5 Besluitvorming door college collegevergaderingen gaan in principe altijd door, ook als er geen quorum is quorum is er indien minimaal de helft van het aantal collegeleden aanwezig is bij het ontbreken van quorum worden geen definitieve besluiten genomen de betreffende onderwerpen worden verzameld op een besluitenlijst de besluitenlijst wordt, in de eerstvolgende collegevergadering waar wel quorum is, ter bekrachtiging van het besluit voorgelegd aan het college na behandeling en besluitvorming worden de agendaposten van een van de volgende besluiten voorzien: besluit conform MM conform conform + aant. aantekening VV afvoeren toelichting op besluit het college besluit conform de in de post gevraagde beslissing het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar er is ruimte voor kleine tekstuele en/of redactionele wijzigingen het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar heeft aanvullende opmerkingen of vragen die in de secretarisaantekening vermeld staan. er is een ander of afwijkend besluit genomen. De argumentatie staat in de secretarisaantekening. het college schuift de post door naar de volgende vergadering de post is niet besluitrijp of anderszins niet in orde en wordt van de agenda afgevoerd. 6.6 Bekendmaking besluiten Relevante regelgeving: Artikel 60, lid 3 Gemeentewet Na iedere collegevergadering worden de genomen besluiten met de lijst B&W-berichten openbaar gemaakt. Het betreft de B&W- berichten die in iedere agendapost zijn opgenomen. 6.7 Geheimhouding Geldende regelgeving: Artikel 25 Gemeentewet Artikel 55 Gemeentewet Artikel 86 Gemeentewet Beleidskader aanbieding geheime en vertrouwelijke informatie aan raad en raadscommissies Rotterdam 16

17 De hele collegeagenda, de secretarisaantekeningen en alles wat besproken wordt in de collegevergaderingen is geheim. Tot de agenda behoren twee categorieën, D* en E*, die zeer vertrouwelijk behandeld moeten worden omdat ze bijvoorbeeld personele informatie of informatie met financiële consequenties voor de gemeente bevatten. De stukken die tot deze twee categorieën worden beperkt verspreid. Verspreiding van D* en E* beperkt zich tot: leden van het college aanleveraar collegevoorlichter hoofd bureau gemeentesecretaris hoofd Documentair Informatiemanagement van de Bestuursdienst uitvoerend secretaris De Gemeentewet kent in samenhang met de Wet openbaarheid van bestuur, hierover een uitvoerige regeling, ook in relatie tot de berichtgeving aan de raad. Overtreding van de geheimhoudingsverplichting is strafbaar gesteld in het Wetboek van Strafrecht. 17

18 18

19 7 Financiële aspecten van het wethouderschap Geldende regelgeving: Rechtspositiebesluit wethouders Regeling rechtspositie wethouders Verordening voorzieningen collegeleden Overzicht kostenvergoedingen burgemeesters en wethouders Gedragscode burgemeester en wethouders 7.1 Bezoldiging Artikel 3 van het Rechtspositiebesluit wethouders bepaalt dat wethouders een bezoldiging ontvangen waarvan de hoogte in een bijlage van het Rechtspositiebesluit is opgenomen. De hoogte is afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente en gekoppeld aan ontwikkelingen van de bezoldiging van het personeel in de sector Rijk. De wethouders ontvangen een vakantie-uitkering en een eindejaarsuitkering overeenkomstig de bepalingen die voor het personeel in de sector Rijk zijn vastgesteld. De wethouder die de betrekking in deeltijd uitvoert, ontvangt de bezoldiging naar evenredigheid met de vastgestelde tijdsbestedingsnorm, bedoeld in artikel 36, lid 4 van de Gemeentewet. 7.2 Onkostenvergoeding Artikel 25 van het Rechtspositiebesluit wethouders biedt gemeenteraden de mogelijkheid bij verordening te bepalen dat de wethouders een onkostenvergoeding krijgen toegekend voor overige aan de uitoefening van het ambt verbonden kosten. Aan de onkostenvergoeding wordt in hetzelfde artikel een maximum per maand gesteld. Tevens wordt erop gewezen dat de maximum onkostenvergoeding per 1 januari van elk jaar wordt herzien aan de hand van de consumentenprijsindex. In artikel 1 van de Verordening voorzieningen collegeleden wordt bepaald dat de wethouders van Rotterdam een onkostenvergoeding ontvangen die gelijk is aan het maximumbedrag genoemd in artikel 25 van het Rechtspositiebesluit wethouders voor gemeenten van meer dan inwoners. Onder het kopje Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester Financiële aspecten van het burgemeestersambt volgt een uitwerking van de componenten waarvoor de onkostenvergoeding bestemd is. 7.3 Spaarloonregeling Een wethouder kan deelnemen aan de spaarloonregeling die de gemeente voor haar ambtenren heeft gesloten. Deze regeling biedt de mogelijkheid een bedrag van maximaal 613,-- per jaar belastingvrij uit het loon te sparen, met dien verstande dat de werkgever een eindheffing van 25% is verschuldigd. Het gespaarde bedrag wordt dan vier jaar vastgezet en men kan er, behoudens uitzonderingen, gedurende die periode niet over beschikken. De spaarloonregeling kan in een kalenderjaar alleen maar worden toegepast als de dienstbetrekking op 1 januari van dat jaar al bestond en op dat moment de algemene heffingskorting werd toegepast. In het eer-ste jaar dat iemand wethouder wordt, kan dus alleen een beroep doen op de spaarloonregeling gedaan worden indien hij/zij hij op 1 januari in dienst was van de gemeente. 19

20 7.4 Levensloopregeling In plaats van dat een wethouder deelneemt aan de spaarloonregeling kan hij/zij deelnemen aan de levensloopregeling. In één kalenderjaar is het niet mogelijk zowel gebruik te maken van de spaarloonregeling als van de levensloopregeling. Heeft u vragen over de diverse mogelijkheden die er zijn en de manier waarop het aangevraagd moet worden, dan kunt u terecht bij uw staf. 7.5 Pensioen Geldende regelgeving: Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Anders dan bij ABP pensioenen, geldt voor wethouders een opbouwpercentage van 2% per jaar. Na het aftreden als wethouder blijft deze opbouw gedurende de eerste vier jaar gelijk. Dit percentage daalt wel afhankelijk van de hoogte van eventueel ander inkomen naast de uitkering. Na de genoemde vier jaar wordt het percentage in beginsel 1%. Een nabestaandenpensioen bedraagt 5/7e deel van het ouderdomspensioen. Voor vragen hierover kunt u terecht bij Service Dienst Rotterdam, Businessunit HR-diensten: mevrouw L.A. Vinke-Stoopman (010) mevrouw A. Kuijper (010) Uitkering na aftreden (wachtgeld) Geldende regelgeving: Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) Na aftreden heeft de wethouder recht op een uitkering ongeacht de reden van het aftreden. Deze uitkering heeft het karakter van een voorziening totdat de wethouder in een andere functie een voldoende peil van inkomen heeft bereikt. Er is een anti-cumulatieregeling van toepassing waarbij inkomsten op de uitkering in mindering worden gebracht. Indien het inkomen gelijk is aan of hoger dan het inkomen uit de politieke functie vindt er in het geheel geen uitkering meer plaats. De uitkering bedraagt gedurende het eerste jaar 80% en vervolgens 70% van de laatstelijk als wethouder genoten bezoldiging. De uitkering wordt toegekend voor een duur gelijk aan de tijd waarin de wethouder in functie is geweest, maar tenminste voor de duur van twee jaren en ten hoogste voor de duur van vier jaren. Een wethouder die minder dan drie maanden in functie is geweest, wordt een uitkering toegekend voor de duur van zes maanden. Als de wethouder ten tijde van aftreden de leeftijd van 55 jaar heeft bereikt en in het tijdvak van twaalf jaren dat direct aan het aftreden voorafgaat ten minste tien jaren wethouder is geweest, wordt de uitkering voortgezet tot het tijdstip waarop de leeftijd van 65 jaar bereikt wordt. De persoon die de uitkering ontvangt, is verplicht een actieve bijdrage te leveren om passende arbeid te verkrijgen, en voorkomt door eigen toedoen geen passende arbeid te verkrijgen of op te geven. 20

21 Voor vragen hierover kunt u terecht bij Service Dienst Rotterdam, Businessunit HR-diensten: mevrouw L.A. Vinke-Stoopman (010) mevrouw A. Kuijper (010)

22 22

23 8 Financiële aspecten van het burgemeestersambt 8.1 Bezoldiging Artikel 5 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een bezoldiging ontvangt waarvan de hoogte in een bijlage van het Rechtspositiebesluit burgemeesters is opgenomen. De hoogte is afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente en gekoppeld aan ontwikkelingen van de bezoldiging van het personeel in de sector Rijk. Artikel 15 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een vakantieuitkering ontvangt overeenkomstig de bepalingen die voor het personeel in de sector Rijk zijn vastgesteld. Artikel 15 a van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een eindejaarsuitkering ontvangt waarvan de hoogte wordt bekend gemaakt in de Staatscourant. Deze wordt eenmaal per jaar in de maand december betaald. Artikel 8 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat indien aan het personeel in de sector Rijk een eenmalige uitkering wordt toegekend, de burgemeester een uitkering op gelijke voet ontvangt. 8.2 Ambtstoelage Artikel 16 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat de burgemeester een ambtstoelage ontvangt voor de aan de uitoefening van het ambt verbonden kosten. De hoogte van de ambtstoelage wordt geregeld in artikel 16 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters. De geldende bedragen worden elk jaar per 1 januari herzien aan de hand van de consumentenprijsindex en bekend gemaakt in de Staatscourant. Onder het kopje Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester Financiële aspecten van het burgemeestersambt volgt een uitwerking van de componenten waarvoor de ambtstoelage bestemd is. 8.3 Ambtswoning Artikel 35 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bepaalt dat voor het bewonen van een ambtswoning een korting van 12% wordt toegepast op de bezoldiging. Er bestaat de mogelijkheid dit percentage op een lager bedrag vast te laten stellen door de Minister van Binnenlandse Zaken. Tevens wordt daarin bepaald dat indien de burgemeester een ambtswoning bewoont, de burgemeester de onderhoudskosten draagt die volgens de wet en het plaatselijk gebruik ten laste van de huurder zijn. In 2010 heeft de gemeente Rotterdam geen ambtswoning. 8.4 Pensioen De burgemeester valt onder het pensioenreglement van de Stichting Pensioenfonds ABP. Dit reglement biedt een ouderdomspensioen en een nabestaandenpensioen. Het opbouwpercentage van het ouderdomspensioen bedraagt 1,75% per jaar. De burgemeester die de leeftijd van 65 jaar heeft bereikt wordt eervol worden ontslagen en ontvangt pensioen. 23

24 8.5 Uitkering na aftreden De uitkering bij werkloosheid voor de burgemeester is op gelijke voet als bij ambtenaren gebaseerd op de Werkloosheidswet (WW) en het Besluit bovenwettelijke uitkeringen bij werkloosheid voor de sector Rijk. Het Rechtspositiebesluit burgemeester kent twee specifieke regelingen: in geval van ontslag wegens opheffing van de gemeente en wegens verstoorde verhoudingen met de gemeenteraad. 24

25 9 Nevenfuncties wethouders en burgemeester 9.1 Nevenfuncties Geldende regelgeving: Artikel 41b en artikel 67 Gemeentewet Gedragscode burgemeester en wethouders Rechtspositiebesluit burgemeesters Rechtspositiebesluit wethouders De wethouders en de burgemeester verstrekken een opgave van hun nevenfuncties aan de gemeentesecretaris met daarop vermeld: de nevenfuncties een inschatting van het daarmee gemoeide tijdsbeslag of het bezoldigde of onbezoldigde (neven)functies betreft. Onder nevenfuncties worden bijvoorbeeld ook beschermheerschappen verstaan. De wethouders en de burgemeester vervullen geen nevenfuncties waarbij strijdigheid ontstaat of kan ontstaan met het belang van de gemeente of waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van de functie. Bij aanvang van het collegelidmaatschap, alsmede bij elke voorgenomen wijziging of aanvaarding van nieuwe nevenfuncties dient de gemeentesecretaris hiervan schriftelijk of per in kennis gesteld te worden. Een voorgenomen aanvaarding van een nevenfunctie door een wethouder dient aan de gemeenteraad gemeld te worden. 9.2 Neveninkomsten Vanaf 2011 is het krachtens herziene rechtspositiebesluiten voor zowel de burgemeester als de wethouder verplicht om aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) via een door de Minister van BZK aan te wijzen instantie een opgave te doen of een verklaring af te leggen over neveninkomsten Omschrijving neveninkomsten De neveninkomsten waar dit hoofdstuk betrekking op heeft, zijn de inkomsten uit niet-ambtsgerelateerde nevenfuncties, ongeacht of het publieke of private functies zijn. Voorbeelden van neveninkomsten zijn: winst uit onderneming; belastbaar loon uit tegenwoordige arbeid; belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden Uitzonderingen De verplichtingen en verrekeningen zoals beschreven in dit hoofdstuk zijn niet van toepassing op: wethouders die al op 10 maart 2010 wethouder waren en dat zonder onderbreking zijn gebleven; wethouders die hun ambt in deeltijd vervullen; burgemeesters die al op 10 maart 2010 burgemeester waren en dat zonder onderbreking zijn gebleven. 25

26 9.2.3 Opgave Voor 1 april van elk jaar, of binnen 2 maanden na de beëdiging, wordt door de wethouder of de burgemeester een opgave gedaan van de verwachte neveninkomsten over het betreffende kalenderjaar. Zo snel mogelijk na afloop van het kalenderjaar wordt door de wethouder of de burgemeester een opgave gedaan van de in dat kalenderjaar genoten neveninkomsten Verklaring bij geen of weinig neveninkomsten In plaats van een opgave van de verwachte neveninkomsten wordt voor 1 april van elk jaar een verklaring afgegeven dat er geen neveninkomsten verwacht worden dan wel dat deze minder zullen zijn dan 14% van de bezoldiging op jaarbasis. Zo snel mogelijk na afloop van het kalenderjaar wordt door de wethouder of de burgemeester een verklaring afgegeven dat er in dat kalenderjaar géén neveninkomsten zijn genoten dan wel dat deze minder dan 14% van de bezoldiging waren Verrekening neveninkomsten Voor inkomsten uit niet ambtsgerelateerde nevenfuncties geldt een vrijstelling van 14% van de bezoldiging. Bezoldiging is inclusief vakantie-uitkering maar exclusief toelagen. Boven de 14% wordt de bezoldiging verminderd met de helft van de neveninkomsten. De verrekening is nooit meer dan 35% van de bezoldiging Voorbeeld verrekening aan de hand van fictieve bedragen Voorbeeld 1 Voorbeeld 2 neveninkomsten zijn neveninkomsten zijn Bezoldiging Neveninkomsten Vrijstelling 14% Verrekening helft restant neveninkomsten = : 2 = = : 2 = > Vermindering van de bezoldiging Totaal inkomen = = = =

27 9.2.7 Sanctie Indien de verklaring die wordt ingezonden de strekking heeft dat er geen opgave wordt gedaan of indien er niet voor 1 april een opgave over de neveninkomsten wordt gedaan dan wel een verklaring wordt ingezonden, dan bedraagt de bezoldiging over dat kalenderjaar 65% van de bezoldiging op jaarbasis. 9.3 Inkomsten uit ambtsgerelateerde nevenfuncties - B&W -potje Enkele jaren geleden is besloten de inkomsten van de leden van het college uit ambtsgerelateerde nevenfuncties in het B&W-potje te storten. Voorbeelden zijn vergoedingen voor commissariaten en presentiegelden. De besteding van dit potje is een interne B&W-aangelegenheid. Om te voorkomen dat derden er een beroep op doen, wordt er geen bekendheid aan gegeven. Alleen het college is bevoegd over de besteding van dit potje te besluiten. Het gaat in de regel om een aantal kleine incidentele uitgaven voor doeleinden met een ideëel of charitatief karakter zoals verzetsorganisaties of -manifestaties, wereldwinkel, kerstmaaltijd voor daklozen. Het B&W potje wordt beheerd door Hoofd Interne Zaken Bestuursdienst. Deze draagt er zorg voor dat er jaarlijks een overzicht van de bestedingen wordt voorgelegd aan het college. Contactpersoon: Hoofd Interne Zaken Bestuursdienst Telefoonnummer : Openbaarmaking nevenfuncties en neveninkomsten Nevenfuncties worden al langer openbaar gemaakt door middel van de jaarlijkse opgave die aan de gemeenteraad wordt gedaan. Openbaarmaking wordt gedaan op de site De plicht om naast de nevenfuncties ook de neveninkomsten openbaar te maken, bestaat sinds 10 maart Het gaat dan uitsluitend om belastbaar loon, niet om winst uit onderneming of het resultaat uit overige werkzaamheden. Jaarlijks dienen voor 1 april openbaar gemaakt te worden over het voorgaande kalenderjaar door: de burgemeester de inkomsten uit niet-ambtsgerelateerde nevenfuncties; de wethouder die voltijd het ambt vervult, de nevenfuncties en de inkomsten uit deze nevenfuncties; de wethouder die het ambt in deeltijd vervult, de nevenfuncties. De verplichting de inkomsten uit deze nevenfuncties openbaar te maken, geldt niet voor de in deeltijd werkzame wethouder. Werkwijze Het openbaar maken van de nevenfuncties en neveninkomsten zal plaatsvinden via de Cityportal Rotterdam. Om dat te kunnen doen wordt door de ambtelijke organisatie van de Bestuursdienst jaarlijks in het eerste kwartaal aan de wethouders en de burgemeester gevraagd een opgave te doen van de nevenfuncties en de neveninkomsten. Vervolgens zorgt de ambtelijke organisatie ervoor dat de gegevens tijdig gepubliceerd worden. 27

28 10 Uitwerking Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester 10.1 Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester Geldende regelgeving Gemeentewet Rechtspositiebesluit burgemeesters Rechtspositiebesluit wethouders Verordening voorzieningen collegeleden De vaste onkostenvergoeding is uitsluitend bestemd voor componenten van bestuurlijke kosten. Het gaat om functionele kosten die noodzakelijk zijn om het politieke ambt te kunnen vervullen. Indien met de uitgave geen enkel gemeentelijk belang wordt gediend, dan komen de kosten voor eigen rekening. De vaste onkostenvergoeding is opgebouwd uit een aantal kostencomponenten en is uitsluitend daarvoor bedoeld. Hieronder volgt een opsomming van de kostencomponenten en per component enkele voorbeelden zoals opgenomen in Verordening voorzieningen collegeleden. De kostencomponenten zijn: Representatie Vakliteratuur Contributies en lidmaatschappen Zakelijke telefoonkosten Bureaukosten/porti Zakelijke giften Ontvangsten Reiskosten binnen de gemeente/excursies De VNG-publicatie van juni 2009 Overzicht kostenvergoedingen burgemeesters en wethouders, biedt een uitwerking van de wijze waarop Rechtspositiebesluit wethouders, Regeling rechtspositie wethouders, Rechtspositiebesluit burgemeesters en Regeling rechtspositie burgemeesters in de praktijk gehanteerd kunnen worden ten aanzien van de vaste onkostenvergoeding. U treft de essentie van deze publicatie aan als bijlage. De onkostenvergoeding heeft een forfaitair karakter en wordt geacht de gemiddelde uitgaven voor bovenstaande componenten te dekken Belastingheffing over Onkostenvergoeding wethouders en Ambtstoelage burgemeester De onkostenvergoeding en ambtstoelage worden maandelijks belast uitbetaald. Zoals onder 9.1 van dit handboek beschreven is, zijn de vergoedingen bestemd voor uitgaven aan een aantal kostencomponenten. Voorzover die uitgaven als zakelijke kosten aangemerkt kunnen worden, is daar volgens de huidige belastingwetgeving in beginsel een onbelaste vergoeding voor mogelijk. Een voorwaarde is dat de uitgaven per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang van de kosten zijn gespecificeerd. 28

29 10.3 Functioneel Geldende regelgeving: Gedragscode burgemeester en wethouders In de tekst van dit Handboek College 2010 wordt herhaaldelijk het begrip functioneel gehanteerd. Om als functioneel aangemerkt te kunnen worden dient de uitgave een herkenbaar verband te hebben met de functie van de persoon in het college, dus ambtsgerelateerd te zijn. Bij het toetsen of door de wethouder of de burgemeester gemaakte kosten functioneel zijn, wordt beoordeeld aan de hand van de criteria: of met de uitgave het belang van de gemeente gediend is en of de uitgave voortvloeit uit de functie Beschikbare voorzieningen voor burgemeester en wethouders vanuit de bedrijfsvoering gemeente Rotterdam Een uitgangspunt van de regelgeving is dat de voorzieningen die nodig zijn om het ambt te kunnen vervullen zoveel mogelijk vanuit de bedrijfsvoering ter beschikking worden gesteld aan burgemeester en wethouders. De kosten van deze voorzieningen worden in beginsel rechtstreeks door de gemeente zonder tussenkomst van de wethouder of de burgemeester voldaan. De wethouder of de burgemeester behoeft voor deze voorzieningen geen eigen uitgaven te doen die later worden gedeclareerd Voorbeelden voorzieningen vanuit bedrijfsvoering Voorbeelden voorzieningen door Interne Zaken Bestuursdienst (IZB) computer mobiele telefoon bij het in bruikleen verstrekken van de mobiele telefoon, wordt de onkostenvergoeding van de wethouders verlaagd met 6% om een dubbele ver-goeding te voorkomen ambtsgerelateerde opleidingen en congressen lidmaatschap Nieuwspoort dagbladen stadhuiscomplex relatiegeschenken (beschikbaar bij EBK) lunches en avondmaaltijden in stadhuiscomplex van een werklunch of -diner is sprake indien de organisatie van de functionele lunch of avondmaaltijd vanuit de bedrijfsvoering van de gemeente plaatsvindt. Daarvan is sprake indien bij een werklunch met ambtenaren of externen en bij een diner als de wethouder door zijn werk niet tussen en uur thuis kan gaan eten. Bij een functionele lunch doet de secretaresse van wethouder of burgemeester de bestelling en wordt de maaltijd gebruikt in het stadhuiscomplex. activiteiten ten behoeve van medewerkers in dienst van de gemeente Rotterdam in het kader van de Richtlijn lief en leed zoals bij afscheid 29

30 10.5 Declaratie van incidentele functionele kosten wethouders en burgemeesters Uitgangspunt Voor wethouders en burgemeester staan voorzieningen beschikbaar via de bedrijfsvoering van de gemeente. Tevens ontvangen zij een vaste onkostenvergoeding of een ambtstoelage voor overige aan het ambt gerelateerde kosten. Het sluitstuk is dat kosten, die wel functioneel zijn maar niet bestreken worden door de vaste onkostenvergoeding of ambtstoelage, gedeclareerd kunnen worden. De declaratie vindt plaats met een daartoe vastgesteld formulier. Bij elke declaratie worden bewijsstukken bijgevoegd. De betaalvorm op rekening betalen wordt gelijkgesteld aan het indienen van declaraties. De rekening wordt ontvangen door de financiële administratie van de Bestuursdienst. Deze administratie legt een kopie van de rekening voor aan de wethouder of de burgemeester ten behoeve van wie de betaling van het factuurbedrag dient plaats te vinden. De betreffende wethouder of de burgemeester geeft bij de rekening aan welke aanleiding er voor de besteding was en waarom deze functioneel was Kwartaalsgewijze publicatie declaraties Met ingang van het aantreden van het nieuwe college worden alle gehonoreerde declaraties van burgemeester en wethouders die betrekking hebben op een bepaald kwartaal, in de laatste maand van het kwartaal daarna gepubliceerd op Wel of niet declarabel Elke declaratie wordt voorzien van een omschrijving van hetgeen gedeclareerd wordt en een bewijsstuk daarvan zoals een factuur. Uit de beschrijving blijkt in ieder geval het doel van de uitgave en een onderbouwing waaruit blijkt waarom de uitgave noodzakelijk was ten behoeve van de belangen van de gemeente Rotterdam. Om voor honorering van de declaratie in aanmerking te komen dient uit de omschrijving en de onderbouwing van de declaratie te blijken dat de uitgave een rechtstreekse relatie heeft met de zakelijke belangen van de gemeente. Daarnaast dient vast te staan dat de uitgave niet valt onder de vaste onkostenvergoeding van de wethouders of de ambtstoelage van de burgemeester. Ook dient vast te staan dat hetgeen waar de uitgave voor is gedaan, niet behoort tot het pakket van voorzieningen dat door de gemeente beschikbaar wordt gesteld vanuit de bedrijfsvoering zoals onder 8.4 van dit handboek beschreven is. De beoordeling vindt plaats door het Hoofd Interne Zaken in zijn rol van Controller Bestuursdienst. In geval van twijfel omtrent een declaratie wordt deze door de Controller Bestuursdienst voorgelegd aan de gemeentesecretaris. Bij aanhoudende twijfel legt deze de declaratie voor aan de burgemeester. Indien nodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. 30

31 Voorbeelden wel of niet declarabel wel declarabel diner van een wethouder met een staatssecretaris gericht op het bereiken van een zakelijk doel voor de gemeente Rotterdam reden: rechtstreekse relatie met zakelijke belangen gemeente Rotterdam niet declarabel diner van een wethouder met een staatssecretaris met het karakter van een politiek overleg, gericht op politiek functioneren reden: valt onder vaste onkostenvergoeding diner van wethouder met vervoer in portefeuille met directeur RET over complexe materie met grote belangen voor de gemeente reden: rechtstreekse relatie met zakelijke belangen gemeente Rotterdam aanschaf en onderhoud kleding algemeen en tijdens dienstreis reden: valt onder vaste onkostenvergoeding aanschaf aktetas, vulpen en andere attributen reden: valt onder vaste onkostenvergoeding, bureaukosten aanschaf relatiegeschenken buiten standaard aanbod relatiegeschenken EBK om reden: standaard aanbod EBK is zeer ruim. Voor bijzondere gelegenheden kan met EBK in overleg getreden worden voor uitzondering. Bloemetje als attentie reden: valt onder vaste onkostenvergoeding 10.6 Verzekeringen Ongevallenverzekering Voor de wethouders en de burgemeester is een collectieve ongevallenverzekering afgesloten met een 24-uurs-dekking. De verzekering heeft betrekking op de volgende drie rubrieken voor genoemde bedragen: A. eenmalige uitkering bij overlijden t.g.v. ongeval ,05 B. eenmalige uitkering bij blijvende invaliditeit t.g.v. ongeval ,05 C. vergoeding geneeskundige kosten t.g.v. van ongeval 1.600,00 Eventuele uitkeringen worden als loon belast. Als er elders geen aanspraak gemaakt kan worden is een aantal andere rubrieken van toepassing. Verwezen wordt naar de bij de contactpersoon 31

32 beschikbare polisvoorwaarden van deze bij AON-Nederland gesloten verzekering. De premies worden door de gemeente betaald Doorlopende reisbagageverzekering Voor de wethouders en de burgemeester is een doorlopende reisverzekering afgesloten voor bagage ter waarde van maximaal 1.134,45 per persoon waaronder maximaal 453,78 contant geld. De verzekering heeft een werelddekking en geen eigen risico. De premies worden door de gemeente betaald Algemene aansprakelijkheidsverzekering en aansprakelijkheid bij commissariaten namens de gemeente De algemene aansprakelijkheid van politieke ambtsdragers en ambtenaren is verzekerd via de reguliere aansprakelijkheidsverzekering van de gemeente Rotterdam. Een aantal wethouders en raadsleden is benoemd als commissaris bij een vennootschap of stichting in de ruimste zin van het woord (hierna te noemen 'onderneming'), daar de overheid, waar zij hun hoofdfunctie vervullen, aandeelhouder is in betreffende onderneming. Deze algemene aansprakelijkheidsverzekering biedt ook dekking voor bestuurders/commissarissen bij hun activiteiten binnen de onderneming, maar uitsluitend voor letsel- en zaakschade. Op grond van de huidige wetgeving kunnen commissarissen van ondernemingen echter ook geconfronteerd worden met claims inzake vermogensschade. Indien de onderneming geen vermogen meer heeft en niet tegen het risico van dergelijke claims is verzekerd, worden in dat ergste geval de bestuurders/commissarissen hoofdelijk aansprakelijk voor die claims. Deze vermogensclaims zijn buitengesloten bij genoemde algemene aansprakelijkheidsverzekering. Vermogensclaims kunnen afkomstig zijn van de onderneming zelf, de aandeelhouders, de werknemers, derden of een curator. Individuele verzekering van een bestuurder of commissaris is niet mogelijk. Aan te bevelen is om altijd na te gaan of de organisatie (BV, NV, stichting of vereniging) waar men bestuurder is een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders/commissarissen heeft afgesloten. Behandelende afdeling/contactpersoon: Gemeentewerken Rotterdam, afdeling Schade- en Verzekeringszaken H.Boender, telefoonnummer: (010) B. van der Knoop, telefoonnummer: (010)

33 11 Beëindiging ambt van wethouder of burgemeester Relevante regelgeving Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers Er kunnen zich diverse omstandigheden voordoen waardoor de vervulling van het politieke ambt al dan niet voortijdig eindigt. De redenen kunnen gelegen zijn in omstandigheden van politieke, persoonlijke of medische aard. Het voert te ver om in het bestek van dit handboek inhoudelijk op de regelgeving in te gaan dan wel deze samen te vatten. Zijn er vragen op dit gebied dan worden deze graag beantwoord door onderstaande contactpersoon. Behandelende afdeling/contactpersoon: Servicedienst Rotterdam, business-unit HR-diensten L.A. Vinke-Stoopman, telefoonnummer: (010) Wethoudersarchief Per wethouder wordt er door de secretaresse een archief gevormd. Tot archief worden in dit verband gerekend papieren documenten, documenten die als of per mail zijn ontvangen of verstuurd en de hele -account. Het archief wordt na het vertrek van de wethouder aangeboden aan het hoofd van de afdeling DIM van de stafafdeling Interne Zaken Bestuursdienst. Deze beoordeelt of en op welke wijze de documenten gearchiveerd worden. 33

34 34

35 12 Vervoer 12.1 Gebruik dienstauto uitsluitend zakelijk Relevante regelgeving: Gemeentewet Rechtspositiebesluit burgemeesters Rechtspositiebesluit wethouders Gedragscode burgemeester en wethouders Wet op de loonbelasting 1964 Uitvoeringsregeling loonbelasting Algemeen Voor de wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris staan enkele dienstauto s ter beschikking. Deze zijn uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik. De term dienstauto wordt gebruikt, omdat het gaat om auto s van de gemeente Rotterdam. Zoals hierna wordt uiteengezet, zijn deze auto s niet ter beschikking gesteld aan genoemde functionarissen, met uitzondering van de burgemeester. Zij mogen de auto s dan ook niet zelf besturen. Er zijn minder dienstauto s dan het aantal wethouders, de auto s worden gedeeld. Als het aantal auto s tekort schiet, wordt door de gemeente een particuliere taxi besteld. Aan de burgemeester wordt vanuit het altijd beschikbaarheidsprincipe alsmede veiligheidsoverwegingen een auto ter beschikking gesteld. De bijtelling wordt conform rechtspositiebesluit vergoed Zakelijk gebruik Voor de toepassing van het begrip zakelijk gebruik speelt de fiscale regelgeving een belangrijke rol. De invulling die vanuit die optiek wordt gehanteerd, komt erop neer dat uitsluitend kilometers voor de uitoefening van de functie èn kilometers voor de ambtsgebonden nevenfuncties als zakelijk gebruik aangemerkt kunnen worden Gebruik dienstauto voor nevenfuncties Ambtsgebonden nevenfuncties vloeien voort uit het ambt. Daar is in ieder geval sprake van indien de wethouder of de burgemeester zich er niet aan kan onttrekken en de functie moet worden beëindigd zodra het ambt niet meer wordt uitgeoefend. Andere nevenfuncties, ook indien er een maatschappelijk of algemeen bestuurlijk belang mee gediend is, worden niet als zakelijk gebruik aangemerkt. Evenmin relevant is of de gemeenteraad toestemming heeft gegeven voor de nevenfunctie of het gebruik van de dienstauto Ritten met privé-karakter Het blijkt niet te vermijden dat delen van ritten een bestemming met privé-karakter hebben. Bij wijze van uitzondering kan met de dienstauto toch een rit met voor een deel privé-karakter gemaakt worden. Toegestane ritten met privé-karakter (zie ook 12.4 van dit handboek): de rit betreft woon-werkverkeer voorzover het woonadres zich in de gemeente Rotterdam bevindt (geen fiscale consequenties want de fiscus beschouwt dit niet als privé); bevindt het woonadres zich buiten de gemeente Rotterdam dan wordt deze situatie ter beoorde- 35

36 ling voorgelegd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris beoordeelt of het gezien de woonplaats en de vereiste reistijd binnen de grenzen van de doelmatigheid valt om de dienstauto voor dit type woon-werkverkeer beschikbaar te stellen (geen fiscale consequenties). Indien het oordeel van de gemeentesecretaris leidt tot een verschil van inzicht, dan wordt de situatie voorgelegd aan de burgemeester. Leidt dat niet tot voldoende helderheid, dan wordt de situatie ter besluitvorming aan het college voorgelegd; het deel van de rit met privé-karakter van de verder overwegend zakelijke rit is redelijkerwijs niet te vermijden. Ook staat vast dat het ondoelmatig is om dat deel van de rit met een andere vorm van vervoer te maken (wel fiscale consequenties). Let op: een dienstauto is niet beschikbaar voor privé-ritten of delen van ritten vanaf het moment dat de fiscale vrijstellingsgrens van 500 km per kalenderjaar in zicht komt. De grens van 500 km geldt voor een wethouder die het hele jaar in functie is. Als een wethouder maar een deel van het jaar in functie is, geldt een tijdsevenredig verminderd aantal kilometers Ritten naar politieke bijeenkomsten De ritten van de burgemeester naar partijbijeenkomsten worden gezien als ambtsgerelateerd. Na de G4 dezelfde regeling geldt: ritten naar partijbijeenkomsten zijn ambtsgerelateerd. Het gebruik van de dienstauto voor campagnebijeenkomsten is niet toegestaan. 36

37 12.2 Ritten-administratie Ten gevolge van belastingwetgeving is het noodzakelijk gebleken alle met dienstauto s gemaakte ritten te verantwoorden. Dit vindt plaats met een automatische rittenadministratie. Met het systeem worden vervoerde persoon, doel, tijdstip en route vastgelegd. De ritten en bijbehorende gegevens worden verzameld en komen maandelijks per wethouder en burgemeester op een overzicht. Aan een wethouder wordt het desbetreffende overzicht steeds via de secretaresses voorgelegd met de vraag van elke erin opgenomen rit aan te geven of het deel privé of functioneel is. De wethouder wordt vervolgens verondersteld voor elke rit te paraferen. Jaarlijks is er in belastingtechnische zin een vrijstelling van 500 km. Dit aantal geldt voor degenen die het hele jaar in functie zijn; anders is dit aantal naar evenredigheid kleiner. Het bewijs dat binnen de vrijstelling wordt gebleven, moet overtuigend kunnen worden geleverd. Zodra de grens in zicht komt, is daarom geen enkel privégebruik meer toegestaan Doelmatige inzet dienstauto s Het aantal dienstauto s is kleiner dan het aantal te vervoeren personen. Dat vraagt om een doelmatige inzet van de dienstauto s. Om dit te bereiken worden de ritten ingepland. Uiterlijk op de dag voorafgaande aan die waarop de rit gemaakt dient te worden, wordt een dienstauto gereserveerd. De reserveringen zijn noodzakelijk om een dienstauto op één dag voor meerdere wethouders te gebruiken. Indien het tijdstip van een vervolg- of terugrit later wordt, bijvoorbeeld door het uitlopen van een vergadering, dan wordt de chauffeur tijdig van de vertraging op de hoogte gesteld. Alleen op deze manier wordt voorkomen dat een volgende ingeplande rit vertraagt. Het is niet te vermijden dat er op het laatste moment blijkt dat er een noodzaak bestaat tot het inzetten van een dienstauto. In die gevallen moet er rekening mee gehouden worden dat er geen dienstauto beschikbaar is. In deze situaties worden er taxi s ingezet. Als het na het uiterste moment waarop een dienstauto gereserveerd kan worden voor de wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris, vaststaat dat er een dienstauto vrij is, dan is het mogelijk dat de directeuren van de Bestuursdienst er gebruik van kunnen maken Woon-werkverkeer Geldende regelgeving: Regeling rechtspositie wethouders Er zijn enkele mogelijkheden om te voorzien in het woon-werkverkeer: gebruik openbaar vervoer gebruik van de dienstauto voorzover het woonadres zich in de gemeente Rotterdam bevindt (zie ook van dit handboek). gebruik eigen vervoer Indien de wethouder op eigen gelegenheid naar het stadhuis gaat, komen voor vergoeding in aanmerking: 1. Een bedrag per afgelegde kilometer. Tot 0,19 per afgelegde kilometer is de vergoeding onbelast. Indien de wethouder tenminste op 128 dagen per jaar met eigen vervoer naar het stadhuis 37