Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag. Geachte Voorzitter,

Transcriptie

1 Aan de Voorzitter van het OCMW van Dilsen-Stokkem A. Sauwenlaan Dilsen-Stokkem Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI Dilsen-Stokkem/W65M-RMID- STOF-SCP/ Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum van 24 tot en met 26 maart Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI ( 2

3 CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage Wet van 02/04/1965: controle van de Bijlage 1: Controle van de 2010 tem 2012 medische kosten medische bewijsstukken Wet van 02/04/1965: Geen controle Bijlage 2: Controle op de boekhoudkundige controle uitgevoerd wet van 2 april 1965 Recht op Maatschappelijke Integratie: Bijlage 3: Controle van de 2014 controle van de sociale dossiers sociale dossiers voor MI Recht op Maatschappelijke Integratie: Geen controle Bijlage 4: Controle van de boekhoudkundige controle uitgevoerd subsidies voor MI Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Bijlage 5: Controle van het 2013 stookoliefonds Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds 2013 Geen controle uitgevoerd Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in uitstekende werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De bewijsstukken die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden waren van een goede kwaliteit zodat de controle vlot verliep. 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabel(len) geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie. Wet van 02/04/1965, controle medische kosten De onderstaande opmerkingen hebben betrekking op de gecontroleerde periode. Mogelijk gebeurden er ondertussen reeds bijsturingen. De terugbetalingsregels ziekteverzekering en wet 02/04/1965 worden niet steeds toegepast. Het OCMW vraagt, met uitzondering van de apothekerskosten, soms alle zaken terug die vermeld worden op de facturen. Het betreft onder meer verstrekkingen die niet gedekt worden door een vergoedbaar RIZIV-nomenclatuurnummer, ereloonsupplementen, niet vergoedbare ziekenhuiskosten (diverse kosten, niet vergoedbare medicijnen, ). 3

4 De sociale verslagen zijn te weinig verhelderend of te weinig concreet omtrent de behoeftigheid van begunstigde. Vooral de levensomstandigheden van de begunstigde komen onvoldoende uit de verf. Er is in de gecontroleerde dossiers niets terug te vinden over de resultaten van een eventueel afgelegd huisbezoek. Bij voorkeur worden afgelegde huisbezoeken periodiek vermeld in het sociaal verslag, of wordt er vanuit het sociaal verslag verwezen naar de plaats waar de resultaten van de afgelegde huisbezoeken kunnen teruggevonden worden. Gezien de sterkte van de sociale verslagen bij het RMI is het aangewezen de verslaggeving betreffende wet 02/04/1965 meer op dit niveau te brengen. Hiervoor worden lopende dossiers bij een volgende herziening best vervolledigd met beter gestoffeerde sociale verslagen. Indien er een arbeidsvergunning wordt afgeleverd voor een begunstigde dient de tewerkstellingssituatie opgevolgd te worden. Dit dient zijn weerslag te vinden in de sociale verslaggeving. In het geval van tewerkstelling dienen de nodige stappen gezet te worden om betrokkene te doen aansluiten bij een ziekenfonds. Het wordt tevens aanbevolen het informatiedocument medische bewijsstukken (te vinden op herop te frissen. Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers De gecontroleerde dossiers waren goed samengesteld, sociale verslagen waren uitvoerig en duidelijk en de dossiers worden goed opgevolgd. Er werd wel vastgesteld dat het OCMW inkomsten in rekening brengt op de maand van uitbetaling (vb. loon van januari dat in februari wordt gestort wordt in deze 2 e maand in rekening gebracht). De inspectie wees hen op de moeilijkheden die dit systeem meebrengt, daar de inkomensstromen tegenwoordig automatisch gekruist worden. Het OCMW stelde zijn werkwijze ondertussen bij. Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Er werd vastgesteld dat het OCMW een correcte toelage ontving en de dossiers op een verzorgde manier beheert. Hiervoor heeft het een heel goed aanvraagdocument opgesteld waarin alle verplichte elementen duidelijk zijn weergegeven. Voor de controle van de categorie van de begunstigden is er volgend aandachtspunt. Het KSZ-uittreksel van Cevi-Logins is enigszins verwarrend: Als er "Status Unknown" wordt weergegeven na Cat.1 RVV/Omnio, betekent dit dat de betrokkene niet in aanmerking komt voor de verhoogde tegemoetkoming. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Er werd vastgesteld dat het OCMW een correcte toelage ontving. Het beheer van de dossiers kan echter ordelijker gebeuren. Vooral bewijsstukken mogen formeler zijn, vb. Officiële facturen in plaats van mailverkeer, bijvoeging van het statuut van de steuntrekkende. 4

5 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Ook tijdens de vorige inspecties werd er een goede werking van het OCMW vastgesteld. Dit goede beheer werd tijdens de huidig gecontroleerde periode verdergezet. De kleine werkpunten werden tijdens de debriefing besproken met het hoofd van de sociale dienst. 6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventueel te weinig ontvangen toelagen en de te veel ontvangen toelagen. Te weinig ontvangen toelagen Controle Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Periode Terugvorderingsprocedure 2014 Zie bijlage 3 Te veel ontvangen toelagen Controle Wet van 02/04/1965, controle van de medische kosten Periode 2010 tem 2012 Terug vordering 2.675,41 Terugvorderings -procedure Door onze diensten Terugvorderings -periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 5

6 BIJLAGE 1: CONTROLE VAN DE MEDISCHE BEWIJSSTUKKEN IN HET KADER VAN DE WET VAN 2 APRIL 1965 EN VAN HET M.B. VAN 30 JANUARI 1995 VOOR DE PERIODE VAN 2010 TEM 2012 De controle werd uitgevoerd op twee niveaus: Een controle op de naleving van de wetgeving ter zake via een steekproef van de individuele dossiers Een administratieve en financiële controle op een steekproef van de facturen 1. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS Tijdens de controle werden zes individuele dossiers nagekeken voor de volgende elementen: De steunaanvraag (indien nodig geacht) De borg (indien nodig geacht) De verzekerbaarheid (indien nodig geacht) De sociale verslagen. De inspecteur stelt vast dat de gecontroleerde elementen op een correcte manier werden toegepast. Volgende zaken vertonen wel nog marge voor verbetering: Opstellen van duidelijke en concrete maatschappelijke verslagen U vindt een gedetailleerde beschrijving van de opmerkingen per dossier in de controletabel 1A. 2. ADMINISTRATIEVE CONTROLE De controle had betrekking op de volgende elementen: Administratieve juistheid van de aangiftes Terbeschikkingstelling van de nodige facturen Terbeschikkingstelling van de betalingsbewijzen Naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. De inspecteur stelt vast dat de gecontroleerde elementen op een correcte manier werden toegepast, behalve het volgende aspect: naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. De inspecteur stelde bij een aantal ingediende kosten fouten vast. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de fouten per ingediende kost in de controletabel 1B. 3. FINANCIELE CONTROLE Extrapolatie van de financiële resultaten Voor deze controle werd een extrapolatie van de financiële resultaten voor de ambulante kosten uitgevoerd. Voor de andere categorieën waren de extrapolatievoorwaarden niet 6

7 vervuld. De extrapolatieregels vindt u terug in de controlehandleiding op onze website. Hieronder vindt u de belangrijkste elementen van deze regels: De medische kosten worden onderverdeeld in vier categorieën; voor elke categorie kan er een extrapolatie worden uitgevoerd Zodra er binnen één kostencategorie een derde fouten wordt vastgesteld in de steekproef met kleine facturen (formulieren buiten stratificatie), zal er een extrapolatie worden uitgevoerd voor deze categorie. Indien er minder dan een derde fouten wordt vastgesteld, zal er slechts een extrapolatie worden uitgevoerd indien er aan drie opeenvolgende voorwaarden voldaan is, namelijk: minimum aantal fouten in vergelijking met het aantal gecontroleerde formulieren + minimum terugvorderingsbedrag + minimum terugvorderingspercentage. Extrapolatieformule: [Globaal bedrag gesubsidieerd door de POD voor een bepaald soort kosten globaal bedrag van de zogenoemde stratificatiefacturen voor dezelfde kosten] / het globaal bedrag van de facturen die op een willekeurige manier gecontroleerd werden voor dit soort kosten = de extrapolatiefactor (max = 10). Beschrijving van het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten Alle formulieren worden gecontroleerd vanaf een bepaald bedrag per soort kosten (het betreft hier de zogenaamde stratificatieformulieren ). Onder dit bedrag wordt een steekproef van formulieren vastgelegd en gecontroleerd (het betreft hier de zogenaamde niet-stratificatieformulieren ). Het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten op basis van de steekproef. Totaal steekproef (in ) Kostentype Subsidietotaal (in ) Extrapolatiefactor Extrapolatievoorwaarden vervuld? Terugvordering voor extrapolatie (in ) Terugvordering na extrapolatie (in ) med , ,18 8,80 NEE 227,50 227,50 far , ,07 8,61 NEE 0,00 0,00 amb , ,91 8,16 JA 135, ,56 hosp , ,75 1,00 JA 473,73 473,73 TOTAAL 1.808,79 Legende: Med = medische kosten buiten zorginstelling. Far = farmaceutische kosten buiten zorginstelling. Amb = ambulante zorgen verstrekt in een zorginstelling. Hosp = ziekenhuiskosten verstrekt in een zorginstelling 1 = steekproef. 2 = stratificatie. Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten na extrapolatie op basis van de steekproef bedraagt 1.808,79 U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. Het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de stratificatie. 7

8 Kostentype Totaal categorie (in ) Totaal van de terugvordering (in ) Med ,91 59,84 Far2 0,00 0,00 Amb ,49 15,97 Hosp ,58 790,81 TOTAAL 866,62 Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten die betrekking hebben op de stratificatie bedraagt 866,62 U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. 4. Algemene informatie Op onze website kunt u gedetailleerde uitleg terugvinden over de medische kosten die teruggevorderd kunnen worden bij de Federale Staat. Deze uitleg staat vermeld in het document genaamd Medische bewijsstukken in het kader van de wet van 02/04/1965 en van het M.B. van 30/01/1995. Er bestaan eveneens twee zoekmachines op de website van het RIZIV ( die het mogelijk maken om niet alleen de erelonen en terugbetalingen van de nomenclatuurcodes te raadplegen, maar ook de vergoedbare farmaceutische specialiteiten. 5. Conclusies Er werd vastgesteld dat de subsidies in het kader van de medische kosten (wet van 02/04/1965) terecht werden toegekend aan uw centrum voor de gecontroleerde periode. Voor de medische kosten (wet van 02/04/1965) heeft uw OCMW voor 1.808, ,62 = 2.675,41 te veel aan toelagen ontvangen voor de gecontroleerde periode. Het te veel uitgekeerde bedrag zal geregulariseerd worden op één van uw volgende maandelijkse kostenstaten. 8

9 BIJLAGE 3: CONTROLE VAN DE DOSSIERS MET BETREKKING TOT DE WET VAN 26/05/2002 INZAKE HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, OVEREENKOMSTIG ART 57 VAN HET KB VAN 11/07/2002 JAAR 2014 De controle had betrekking op de volgende elementen: de analyse van de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet van 26/05/2002; en de controle op de toepassing van de wetgeving op basis van een selectie van individuele dossiers. 1. Algemene analyse van de procedure Dit is de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet: Inschrijving van de aanvragen in een register; Afleveren van een ontvangstbewijs; Opstellen van een aanvraagformulier; Aanwezigheid van bewijsstukken; Sociaal onderzoek van een maatschappelijk werker om na te gaan wat de situatie van de aanvrager is op het ogenblik van de indiening van de aanvraag; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen volgend op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen. De inspecteur stelt vast dat deze procedure over het algemeen werd toegepast voor de gecontroleerde dossiers. 2. Controle van de individuele dossiers op basis van een steekproef Elf individuele dossiers werden gecontroleerd. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel Conclusies Uw centrum heeft de procedure met betrekking tot het recht op maatschappelijke integratie nageleefd en heeft de wetgeving voor de gecontroleerde sociale dossiers op een correcte manier toegepast. Voor bepaalde dossiers werden aanbevelingen geformuleerd. Deze vindt u terug in controletabel 3. 9

10 BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET STOOKOLIEFONDS VOOR HET JAAR 2013 De controle werd uitgevoerd op 2 niveaus: Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het OCMW vergeleken werden met de subsidies toegekend door het Sociaal Stookoliefonds; De controle van de toepassing van de wetgeving ter zake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. Boekhoudkundige controle Uitgaven OCMW Uitgaven POD MI Verschil , ,06 504,14 Het verschil in cijfers is te wijten aan de verschillende methoden waarmee kosten worden toegewezen aan een boekjaar (beslissingsdatum vs. datum aanvraag). 2. Controle op de toepassing van de wetgeving en op de bewijsstukken Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: Inschrijving van de aanvragen in een register; Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen van de levering; Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend et gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen; Betaling binnen de 15 dagen. Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten: factuur of leveringsbon; statuut van de aanvrager; zijn bestaansmiddelen; identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart); gezinssamenstelling. Uw centrum heeft 521 aanvragen verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. Een steekproef van 20 van deze dossiers heeft het voorwerp uitgemaakt van een controle. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 5. Met betrekking tot de controle van de toepassing van de wetgeving ter zake, werd vastgesteld dat alle punten nageleefd werden door uw OCMW. 3. Conclusies Voor het gecontroleerde jaar werd vastgesteld dat de subsidies in het kader van de verwarmingstoelage wel degelijk verschuldigd waren aan uw centrum. 10

11 BIJLAGE 6: CONTROLE OP HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND VOOR DE BEVORDERING VAN PARTICIPATIE EN SOCIALE ACTIVERING VAN DE GEBRUIKERS VAN DE DIENSTVERLENING VAN DE OPENBARE CENTRA VOOR MAATSCHAPPELIJK, EN OP DE SPECIFIEKE MAATREGEL VOOR KINDERARMOEDE JAAR 2013 De inspectie wordt uitgevoerd op drie niveaus: Algemene analyse van het gebruik van het fonds; Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in OCMW-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI De controle van alle dossiers of van een steekproef op de bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. Algemene analyse van het gebruik van het fonds Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het OCMW toegekend: 7.063,00 (activiteiten) ,00 (kinderarmoede). Deze bedragen werden volledig gebruikt. Het OCMW stelde een algemeen reglement op voor toekenningen in het kader van Socio-Culturele Participatie en ter bestrijding van de Kinderarmoede. Dit reglement werd goedgekeurd door de Sociale Raad. Alle dossiers worden voorgelegd aan de Sociale Raad en worden per individuele beslissing behandeld. De fondsen worden gebruikt om een brede waaier aan activiteiten te ondersteunen. Ook wordt een diverse doelgroep aangesproken. 2. Boekhoudkundige controle Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het OCMW Controlejaar Effectieve Uitgaven OCMW Effectieve Terugvorderingen OCMW Subsidies aanvaard door de cel DSO van de POD MI subsidies aanvaard na de inspectie , , ,00 3. Controle van de bewijsstukken Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen Tien effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A. Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel Vijf effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6B. 11

12 4. Conclusies Dankzij de controle kon er worden vastgesteld dat de kosten die door het OCMW voor het gecontroleerde jaar werden ingediend effectief in aanmerking kwamen. De toegekende subsidie werd besteed overeenkomstig de wetgeving ter zake. 12