Gemeente Den Haag MODEL-SUBSIDIEREGELING DEN HAAG 2015 HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Besluit:

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk BSD/ RIS MODEL-SUBSIDIEREGELING DEN HAAG 2015 HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Besluit: I. In te trekken het Model-Subsidieregeling Den Haag II. Vast te stellen het Model-Subsidieregeling Den Haag 2015 en te bepalen dat dit model zal worden gebruikt voor alle subsidieregelingen op grond van de Algemene subsidieverordening Den Haag III. Dat dit besluit in werking treedt op 1 augustus IV. Dat dit besluit wordt gepubliceerd in het gemeenteblad van week 30 van 2015 en met ingang van 23 juli 2015, inclusief toelichting, terug te vinden zal zijn op de site onder risnummer Den Haag, 21 juli 2015 Het college van burgemeester en wethouders, de locosecretaris, de burgemeester, mw. A. Rietstra J.J. van Aartsen Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres:

2 BSD/ Model- Subsidieregeling Den Haag 2015 Inleiding De gemeenteraad heeft op 16 december 2013 de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 vastgesteld, en deze is op 1 juli 2014 in werking getreden. Met deze verordening wordt beoogd om tot meer stroomlijning en meer uniformering te komen. Die verordening is een eerste stap naar een subsidieproces dat meer rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van subsidiegeld bevordert. Er wordt meer geregeld in de verordening zelf en in de op de verordening gebaseerde, door het college vast te stellen nadere regels, de Subsidieregelingen. Dat moet leiden tot meer transparantie, voor subsidieverleners en subsidieontvangers. Zoals uit de toelichting bij de ASV Den Haag 2014 blijkt dienen bij de subsidievaststelling uniformering en versobering van het aantal voorschriften leidend te zijn. Met het oog daarop heeft het college op 24 juni 2014 de eerste versie van dit model-subsidieregeling, de Model-Subsidieregeling Den Haag 2014 vastgesteld met de opdracht om dit te hanteren bij het vaststellen van subsidieregelingen en aanpassingen daarvan. Inmiddels is een aanzienlijk aantal subsidieregelingen tot stand gekomen waarin algemene regels zijn vervat over de activiteiten waarvoor en de voorwaarden waaronder subsidies worden verleend. De ervaringen met het op deze manier vangen van subsidieprocessen in een subsidieregeling die bovendien elektronisch te raadplegen is via overheid.nl omdat ze wordt bekendgemaakt in het elektronische Gemeenteblad hebben mede geleid tot een aanpassing van het Model dat wordt daarom wordt aangeduid als het Model-Subsidieregeling Den Haag Dit onderstreept het dynamische karakter van dit model, zodat vernieuwingen, verbeteringen en best practices meteen leiden tot gemeentebrede toepassing op nieuwe regelingen en aanpassingen daarvan. De gelegenheid wordt gebruikt om ook een aantal min of meer nieuwe onderwerpen op te nemen. Het gaat om de volgende thema s: 1. Er wordt een model geïntroduceerd van een social return-bepaling; 2. Er wordt een beslisboom geïntroduceerd als hulpmiddel bij de keuze tussen opdracht en subsidie; 3. Er wordt uitleg geïntroduceerd voor fiscaalrechtelijke aspecten (omzetbelasting en vennootschapsbelasting); 4. Er wordt een model geïntroduceerd van een verplichting waarmee Den Haag als internationale stad voor vrede en recht beter zichtbaar wordt in de stad, dat desgewenst kan worden gehanteerd; 5. Er wordt bij het model over de formulering van de eisen waaraan rapportages moeten voldoen die bij de aanvraag subsidievaststelling worden ingediend, vooruitgelopen op de toenemende digitale openbaarmaking van subsidieprocessen. Deze rapportages moeten geschikt zijn voor deze openbaarmaking en leesbaar zijn voor het algemeen publiek. 6. Er wordt een model toegevoegd voor een bepaling over meervoudig gebruik van gemeentelijk vastgoed; 7. Er wordt een model toegevoegd om de kosten voor overhead te beperken. Voorop blijft staan dat de inhoud van de ASV leidend is bij het ontwerpen van een subsidieregeling. Er mag in beginsel niet van de ASV worden afgeweken, tenzij de ASV daartoe de mogelijkheid biedt en er doorslaggevende redenen zijn om af te wijken. Ook bij dit model is dankbaar gebruik gemaakt van het model dat door de VNG is vastgesteld. Nadere toelichting In de ASV Den Haag 2014 is de nieuwe hoofdstructuur neergelegd die de vereiste stroomlijning en uniformering moet doen bereiken. De beleidsinhoudelijke elementen moeten worden neergelegd in subsidieregelingen. De bevoegdheid tot het vaststellen daarvan wordt in artikel 5 ASV Den Haag 2014 aan het college gedelegeerd. In een subsidieregeling worden vastgesteld welke activiteiten en doelgroepen in aanmerking komen voor subsidie, de wijze van berekening van de subsidie en bepalingen over de aan de subsidieverstrekking te verbinden voorschriften. In een aantal bepalingen van de ASV is de mogelijkheid opgenomen om in voorkomend geval bij subsidieregeling af te wijken van bepaalde daarin opgenomen regelingen. Zeker waar een subsidieregeling onder een Europees steunkader wordt gebracht verdient dit aandacht. De door het college vastgestelde subsidieregelingen zijn algemeen verbindende voorschriften en dienen net als ieder ander algemeen verbindend voorschrift bekend te worden gemaakt in het digitale gemeenteblad én opgenomen te worden in de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (via

3 BSD/ Ook zullen zij via het gemeentelijke subsidieregister worden gepubliceerd. Dit betekent dat de Haagse subsidieregelingen voor een ieder goed te vinden zullen zijn. Dit model moet worden gehanteerd om de vereiste duidelijkheid, eenvoud en onderlinge afstemming van regelingen te bereiken. Het gebruik van beleidsregels moet zoveel mogelijk worden vermeden., Zodra het gaat om normstelling dient deze te worden opgenomen in een subsidieregeling. Beleidsregels zijn slechts wenselijk indien wordt aangegeven hoe bij een bepaalde bevoegdheid belangen worden afgewogen of feiten vastgesteld. Bij het vaststellen van subsidieregelingen dienen niet alleen de bepalingen van de ASV Den Haag 2014 in acht te worden genomen en dit model, maar ook de Aanwijzingen voor de Regelgeving Den Haag 2015 Bij de modelbepalingen wordt aangegeven welke verplicht zijn en welke bepaling bij de keuze behoort die door de vakafdeling en de opsteller van de subsidieregeling kan of moet worden gemaakt. Subsidie, opdracht of sponsoring Voorafgaand aan de beslissing op welke wijze een subsidieregeling dient te worden vormgegeven, dient de vraag te worden beantwoord of voor de nagestreefde beleidsdoelstelling subsidie het geëigende instrument is, of juist een (overeenkomst van) opdracht. In de praktijk blijkt dat ook wel wordt gekozen voor sponsoring, waar subsidiëring meer geëigend is. Met het oog op deze keuze dient de volgende beslisboom te worden gehanteerd, en in de toelichting bij de subsidieregeling dient (kort) te worden aangegeven waarom voor het subsidieinstrument is gekozen. De volgende beslisboom is daarbij een hulpmiddel. Aanvraag Prestatie tegen vergoeding Geen prestatie tegen vergoeding Worden er goederen en/of diensten verworven voor eigen gebruik. Wordt er betaald om een goed te leveren of dienst te verrichten. Aanspraak op financiële middelen i.v.m. activiteiten v/d aanvrager, anders dan een betaling voor aan de gemeente te leveren goederen en/of diensten. Vergoeding voor reclame / promotie tijdens evenementen Opdrachtverstrekking Subsidieverstrekking Sponsoring (met BTW-belast ) ( met BTW-belast) Exploitatie-subsidie Betaling aan een organisatie om tekorten op te vangen. Er is geen direct causaal verband tussen de subsidie en de prestatie. Subsidie is vrij van BTW. Waarderingssubsidie Bijdrage in de kosten van een activiteit ( ongeacht de feitelijke kosten ) met minimale eisen voor verantwoording en controle. Subsidie is vrij van BTW. Budgetsubsidie Vergoeding voor een bepaalde periode en vooraf bepaalde taken. Er wordt gestuurd op output en een rechtstreekse relatie tussen de subsidiebudgetten en de te leveren prestaties. Subsidie is vrij van BTW.

4 BSD/ Indien voor subsidie wordt gekozen, dient de subsidieregeling volgens het hierna weergegeven model te worden vormgegeven. Nadat het Centraal Subsidiebureau en de Afdeling Juridische Zaken van de Bestuursdienst de gelegenheid hebben gehad om te adviseren over de voorgestelde subsidieregeling of wijziging daarvan, wordt aan het College de volgende besluittekst voorgelegd in het voor bestuurlijke stukken vereiste model: Burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag, gelet op artikel 5 van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 besluiten I. Vast te stellen de Subsidieregeling [korte aanduiding onderwerp] Den Haag [jaartal]; II. Deze regeling binnen een week na haar vaststelling bekend te maken in het Gemeenteblad. De regeling wordt dan hierachter gehangen. Subsidieregeling [korte aanduiding onderwerp] Den Haag [jaartal] Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1:1. Begripsomschrijvingen In deze regeling wordt verstaan onder: - Gemeentelijk vastgoed: bebouwde en onbebouwde onroerende zaken in eigendom van of in gebruik door de Gemeente Den Haag. ( ) Indien een bepaald begrip al in de ASV Den Haag is opgenomen, dient dit niet te worden herhaald in de subsidieregeling. Begripsomschrijvingen dienen te worden opgenomen in alfabetische volgorde, zonder letteraanduiding. Elke te definiëren term dient vooraf te worden gegaan door een gedachtestreep met spatie om de vindbaarheid te bevorderen. Indien begripsomschrijvingen niet noodzakelijk zijn, kan een bepaling volgens dit model achterwege blijven. Zie Aanwijzingen 47 tot en met 49 van de Aanwijzingen voor de regelgeving Den Haag Bij subsidieregelingen die onder de algemene groepsvrijstellingsverordening gebracht worden kan het voor de hand liggen om de begrippen kleine onderneming en middelgrote onderneming te omschrijven: - kleine onderneming: kleine onderneming in de zin van de algemene groepsvrijstellingsverordening; - middelgrote onderneming: middelgrote onderneming in de zin van de algemene groepsvrijstellingsverordening; Artikel 1:2. Toepassingsbereik Het bepaalde in deze subsidieregeling is enkel van toepassing op de verstrekking van subsidies door burgemeester en wethouders voor de in artikel 2:1 bedoelde activiteiten. 2 De activiteiten en de doelgroep Artikel 2:1. Activiteiten 1. Subsidie wordt uitsluitend verstrekt voor [[concrete activiteiten] OF voor activiteiten die bijdragen aan [het bereiken van bepaalde beleidsdoelen/resultaten]]. [2. De activiteiten dienen [nadere aanduiding].] Toelichting bij het eerste lid: het kan gaan om concreet aan te duiden activiteiten, zoals de aanschaf en het in gebruik nemen van een zonnepaneel, het organiseren van een evenement, het in stand houden van een bibliotheek of een museum.

5 BSD/ Het kan ook gaan om activiteiten die op zichzelf niet zo goed concreet te omschrijven zijn, maar wel aan te duiden zijn in termen van de beleidsdoelen of te bereiken resultaten, of waarvan de gemeente het aan de creativiteit van de subsidieaanvrager wil overlaten hoe deze dat doel wil bereiken. Voorbeeld van mogelijke formulering: Activiteiten die bijdragen aan het vergroten van de kwaliteit van het vrijwillig kader van de vereniging ; activiteiten die bijdragen aan de participatie van ouderen/jongeren/etc. aan. Toelichting bij het tweede lid: Het hangt van de omstandigheden af of nadere eisen aan de te subsidiëren activiteiten het beste hier ingekaderd kunnen worden, of als aanvullende weigeringsgrond in artikel 12 van de subsidieregeling opgenomen kunnen worden. Let op! Om een subsidie onder het Europees steunkader te brengen dient aangesloten te worden bij de activiteiten waarvoor het betreffende steunkader geldt. Het is verplicht om de modellen van de artikelen 1:1, 1:2 en 2:1 te volgen. Artikel 2:2. Doelgroep Subsidie wordt uitsluitend verstrekt aan [nadere aanduiding doelgroep]. Toelichting: Een nadere aanduiding van de doelgroep is lang niet altijd nodig. Afhankelijk van het onderwerp kan het soms praktisch zijn om de doelgroep nader in te kaderen. Bijvoorbeeld bij subsidies aan vrijwilligersorganisaties is het aan te bevelen te bepalen dat de subsidie alleen wordt verstrekt aan een stichting of vereniging. Om een subsidie onder het Europees steunkader te brengen dient aangesloten te worden bij de activiteiten waarvoor het betreffende steunkader geldt. Indien het omschrijven van een doelgroep gelet op het in de regeling neer te leggen karakter van de subsidieverstrekking mogelijk en wenselijk is, is het verplicht dit model te volgen. 3 De kosten en de subsidie Artikel 3:1. Kosten die voor subsidie in aanmerking komen 1. De subsidie heeft uitsluitend betrekking op de kosten die resteren na aftrek van bijdragen van derden en die naar het oordeel van burgemeester en wethouders noodzakelijk zijn voor [ ]. 2. Voor subsidie komen de redelijk gemaakte kosten in aanmerking die direct verbonden zijn met de uitvoering van een activiteit als bedoeld in artikel 3:1. 3. Niet voor subsidie in aanmerking komen de kosten van [ (bijvoorbeeld salarissen, kosten die door de subsidie-ontvanger zijn gemaakt vóór die indiening van de aanvraag)]. 4. Niet voor subsidie in aanmerking komen de kosten voor overhead die meer bedragen van [percentage tussen 15 en 22%] van de kosten van de subsidiabele activiteiten. 5. De eventuele restwaarde van specifiek voor de subsidiabele activiteiten aangeschafte apparatuur maakt geen deel uit van de subsidiabele kosten. 6. Voor subsidie in aanmerking komen [percentage] van de salariskosten. 7. De BTW over de gesubsidieerde kosten komt alleen voor vergoeding in aanmerking als die BTW niet teruggevorderd, verrekend of anderszins in mindering kan worden gebracht. Deze BTW moet zichtbaar in de financiële verantwoording worden opgenomen en voor zover een accountantsverklaring moet worden afgegeven, moet dit expliciet uit de verklaring blijken. 8. De BTW over de gesubsidieerde kosten komt niet voor vergoeding in aanmerking.

6 BSD/ Toelichting: Bij het ontwerpen van een subsidieregeling dient te worden beseft dat er een keuze moet worden gemaakt tussen de hiervoor weergegeven omschrijvingen van subsidiabele kosten. Daarbij is het beleid van het college of de betrokken vakafdeling op het concerete beleidsterrein in beginsel doorslaggevend. Wel geldt een aantal algemene richtlijnen. Zo dient steeds duidelijk te worden gemaakt of de kosten van BTW subsidiabel zijn of niet, en is bij subsidies de richtlijn dat deze niet of zeer beperkt subsidiabel zijn. Van de aanvrager mag verwacht worden dat voldoende bekend is in hoeverre de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd onderworpen zijn aan de heffing van omzetbelasting. Slechts voor activiteiten waarbij de aanvrager de door derden aan hem in rekening gebrachte BTW als kosten moet nemen, kan bij de aanvraag uitgegaan worden van externe kosten inclusief BTW. Bij de omschrijving van de kosten dient te worden nagegaan of het mogelijk, functioneel en noodzakelijk is om een norm te stellen aan de kosten voor overhead die worden gesubsidieerd, en welke norm redelijk moet worden geacht. Indien er een percentage wordt gehanteerd in de praktijk, dan ligt dat tussen 15 en 22. Bij (grote) instellingen die hoge salarissen betalen kan worden bereikt dat het subsidiegeld zo doelmatig mogelijk wordt besteed door de salariskosten niet of maar gedeeltelijk te betrekken bij de berekening van de subsidiabele kosten. Om een subsidieregeling onder het Europees steunkader te brengen dient aangesloten te worden bij de subsidiabele kosten welke overeenkomstig het betreffende steunkader in aanmerking komen en bij het daarin gestelde maximum-steunpercentage. Artikel 3:2. Hoogte van de subsidie 1. Een subsidie bedraagt maximaal [bedrag]. 2. Een subsidie bedraagt [aantal] procent van de subsidiabele kosten, met een maximum van [bedrag]. Bij het ontwerpen van een subsidieregeling dient te worden beseft dat er een keuze moet worden gemaakt tussen de hiervoor weergegeven modelbepalingen (eerste en tweede lid). Om een subsidieregeling onder het Europees steunkader te brengen dient aangesloten te worden bij de berekeningswijze die het betreffende steunkader voorschrijft en bij het daarin gestelde maximumsteunpercentage. Bij subsidieregelingen waarin aansluiting is gezocht bij de AGVV ligt het bijvoorbeeld voor de hand dat de hoogte van de subsidie afhankelijk is van de vraag of de subsidieaanvrager een kleine, een middelgrote of een grote onderneming is. Artikel 3:3. Berekening van uurtarieven, uniforme kostenbegrippen.toelichting: Als bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, dienen deze door de subsidieaanvrager berekend te worden met gebruikmaking van een bij de subsidieregeling of bij de subsidieverlening voorgeschreven berekeningswijze. Daarbij dient uitgegaan te worden van bij de subsidieregeling of bij de subsidieverlening voorgeschreven definities. Let op! Om een subsidieregeling onder het Europees steunkader te brengen dient aangesloten te worden bij de tarieven en kostenbegrippen die het betreffende steunkader voorschrijft. In de Aanwijzingen voor de subsidieverstrekking is in Aanwijzing 19 een bepaling opgenomen over de uniforme berekeningswijze van uurtarieven. Deze luidt als volgt:

7 BSD/ Aanwijzing 19. Uniforme berekeningswijzen uurtarieven Bij het hanteren van uurtarieven in het kader van het verstrekken van subsidies worden de volgende berekeningswijzen en kostenbegrippen in acht genomen: a. Subsidiabele uurtarieven dienen door de subsidie-aanvrager te worden berekend met gebruikmaking van één of meer van de door de subsidieverlener voor te schrijven standaardberekeningswijzen. b. Als standaardberekeningswijzen voor de berekening van uurtarieven worden gehanteerd: 1. berekening op basis van integrale kosten; 2. berekening op basis van kosten per kostendrager vermeerderd met een forfaitair vastgestelde opslag voor indirecte kosten; of 3. een forfaitair vastgesteld uurtarief. c. Voor de toepassing van de berekeningswijze op basis van integrale kosten gelden de volgende voorwaarden: 1. De berekeningswijze is gebaseerd op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. 2. De berekeningswijze is vooraf goedgekeurd door de subsidieverlener. d. Voor de toepassing van de berekeningswijze op basis van kosten per kostendrager wordt het daarin van toepassing zijnde opslagpercentage voor de indirecte kosten voorgeschreven. e. Voor de toepassing van een forfaitair vastgesteld uurtarief wordt het van toepassing zijnde uurtarief per kostendrager voorgeschreven. f. Bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven wordt uitgegaan van de volgende definities: subsidiabele kosten: de kosten die bij het verlenen en vaststellen van de subsidie in aanmerking worden genomen, respectievelijk de feitelijke hoogte van die kosten. integrale kosten: het geheel van de directe kosten en indirecte kosten (overhead). directe kosten: kosten van een kostendrager en kosten derden die rechtstreeks aan de subsidiabele activiteit worden toegerekend. indirecte kosten of overhead: kosten die niet rechtstreeks aan een subsidiabele activiteit worden toegerekend, maar via toerekening van een kostendrager. kostendrager: kostenplaats of volume-eenheid voor kostenberekening, bijvoorbeeld personeels- /arbeidsuren, apparaat/machine-uren, en overige kostendragers als output van apparaten en machines en verbruikte materialen. kosten derden: op factuur aantoonbare aan derden verschuldigde kosten die direct voor de subsidiabele activiteit worden gemaakt, bijvoorbeeld door uitbesteding van een deel van de subsidiabele activiteit en kosten van voor de subsidiabele activiteit geleverde goederen en diensten. loonkosten: de optelsom van de bruto loonkosten, niet winst afhankelijke emolumenten dan wel extra verdiensten naast het loon, werkgeverslasten, kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden en, indien van toepassing, een evenredig deel van de begrote kosten voor een eventuele wachtgelduitkering na ontslag, voor personeel dat werkzaamheden verricht ten behoeve van subsidiabele activiteiten. urenbasis: het aantal direct productieve uren per fte per jaar. aantal direct productieve uren per jaar: het aantal uren per dag (bijvoorbeeld 7,2 uren bij een 36- urige werkweek) vermenigvuldigd met het aantal werkbare dagen in een kalenderjaar minus: wettelijk erkende feestdagen; verlof conform CAO; % ziekteverzuim; % indirect productieve tijd (werkbesprekingen, personeelsaangelegenheden, studieverlof, etc.) o.b.v. ervaringsgegevens. De uitkomst is het aantal direct productieve uren per jaar, dat de basis is voor de berekening van het uurtarief bij de integrale kosten. afschrijvingskosten: kosten die de economische waardevermindering weergeven van een investering tegen historische kostprijs gedurende de economische levensduur (periode waarna de investering economisch verouderd is), de eventuele restwaarde na de economische levensduur hoort niet tot de subsidiabele kosten.

8 BSD/ Toelichting Een veelgebruikte methode voor de bepaling van de omvang van het subsidiebedrag is de berekening van de (gedeeltelijke) bijdrage aan de werkelijke kosten van subsidiabele activiteiten. Hierbij is een belangrijke basis voor de financiering/subsidie (kostengrondslag) de inzet van personeel. De subsidieontvanger moet zich dan verantwoorden over het aantal subsidiabele uren en de totstandkoming van de uurtarieven. Dit brengt hoge lasten met zich mee. Vooral de verschillende uitgangspunten en definities per subsidie ten aanzien van de berekening van de uurtarieven leggen een grote (lasten)druk op de administratieve systemen van subsidieontvangers. Forfaitaire elementen zijn een hulpmiddel om de bepaling van de subsidiabele kosten, en daarmee van het subsidiebedrag, te vereenvoudigen en te uniformeren. Voorbeelden van forfaitaire elementen zijn: de urenbasis, het uurtarief voor kosten van eigen arbeid (niet zijnde loonkosten) en het uurtarief voor categorieën van loonkosten. Een belangrijke basis voor het vaststellen en verder uitwerken van forfaitaire elementen is de Handleiding Overheidstarieven. 4 Subsidieplafond en verdeling Artikel 4:1 Subsidieplafond 1. Voor subsidieverlening op grond van deze regeling geldt voor de periode [datum] tot en met [datum] een subsidieplafond van [bedrag] 2. Burgemeester en wethouders kunnen de hoogte van het subsidieplafond binnen de in het eerste lid genoemde periode wijzigen. Open-einderegelingen zijn over het algemeen niet gewenst. De maximaal per periode te verlenen subsidie kan worden begrensd met een begrotingsvoorbehoud of met een subsidieplafond. Het verdient gelet op de grotere transparantie voor burgers en bedrijven de voorkeur om een subsidieplafond in te stellen, omdat in dat geval er een verplichting is om een regeling te volgen over de verdeling van het beschikbare budget over de subsidieaanvragers (zie hierover onder meer Rianne Jacobs en Willemien den Ouden, Wat was, werd en wordt belangrijk in het algemene subsidierecht? Netherlands Administrative Law Library, January 2014, DOI: /NALL/ en M.J. Jacobs en W. den Ouden, Eerlijk zullen wij alles delen Ontwikkelingen in de jurisprudentie over de verdeling van de subsidiepot, JBPlus 2011, p ). Indien er wordt gekozen voor een subsidieplafond dient te worden bepaald op welke wijze het budget wordt verdeeld: a. op volgorde van binnenkomst van de aanvragen; b. op volgorde van een kwalitatieve rangschikking van de aanvragen; c. door evenredige verdeling van het subsidieplafond over de ingediende aanvragen, of d. door verdeling op een andere geschikte wijze, die in de subsidieregeling is uitgewerkt. Er kan ook worden gekozen voor een model zoals onderstaand: 1. Voor subsidieverlening op grond van deze regeling geldt per jaar een subsidieplafond van [bedrag]. 2. Burgemeester en wethouders kunnen de hoogte van het subsidieplafond binnen het in het eerste lid genoemde jaar wijzigen.

9 BSD/ Artikel 4:2. Wijze van verdeling Variant A, eerst-komt-eerst-maalt: 1. Honorering van aanvragen die in aanmerking komen voor subsidie en die niet worden geweigerd, geschiedt in volgorde van indiening bij burgemeester en wethouders, totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond is bereikt. 2. Als de aanvrager krachtens artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht de gelegenheid heeft gehad de aanvraag aan te vullen, geldt als datum van indiening van de aanvraag de datum waarop de aanvraag is aangevuld. 3. Indien burgemeester en wethouders op de dag dat het subsidieplafond wordt bereikt, meer dan één aanvraag ontvangen, stellen zij de onderlinge rangschikking van die aanvragen vast door middel van loting. Variant B, tendersysteem (volgorde van kwalitatieve rangschikking): 1. Honorering van aanvragen die in aanmerking komen voor subsidie en die niet worden geweigerd, geschiedt in volgorde van de door burgemeester en wethouders aangebrachte rangschikking, totdat het voor de betrokken subsidie vastgestelde subsidieplafond is bereikt. 2. Bij de rangschikking van de aanvragen kennen burgemeester en wethouders punten toe aan de hand van de volgende aspecten en tot het daarbij vermelde maximum aantal: a. [ (bijvoorbeeld de bijdrage aan gemeentelijke subsidiedoelstellingen (40))]; b. [ (bijvoorbeeld de prijs/kwaliteitverhouding (30))]; c. [ (bijvoorbeeld de mate waarin de activiteit waarop de aanvraag betrekking heeft bijdraagt aan [specifiek beleidsdoel] (30))]. Indien in het tendersysteem bij het bepalen van de kwalitatieve rangschikking adviezen worden ingewonnen van een adviescommissie, dan dient in de subsidieregeling daarover een regeling te worden opgenomen volgens het volgende model. 3. Burgemeester en wethouders stellen een adviescommissie in waaraan een aanvraag als bedoeld in het eerste lid kan worden voorgelegd. 2. De adviescommissie telt [oneven aantal] leden, waarvan één lid door het college als voorzitter wordt aangewezen. 3. Burgemeester en wethouders stellen een reglement vast waarin de taken, bevoegdheden, wijze van benoeming van leden en werkwijze van de commissie worden vastgelegd. 4. In de adviescommissie worden geen leden benoemd met een persoonlijk belang bij de verdeelprocedure. => De artikelen 4:1 en 4:2 zijn verplicht als er met subsidieplafonds gewerkt wordt. Toelichting algemeen: Als er met subsidieplafonds gewerkt wordt, dan schrijft de ASV voor dat in de betrokken subsidieregeling de wijze van verdeling wordt bepaald. Hier zijn twee voor de hand liggende varianten uitgewerkt; eerst-komt-eerst-maalt en het tendersysteem. Toelichting bij variant A: De meest eenvoudige vorm is een verdeelmechanisme op volgorde van indiening van de aanvragen, wie het eerst komt, het eerst maalt, waarbij aanvragen in volgorde van indiening van de volledige aanvraag worden behandeld. Toelichting bij variant B: Een andere vorm is een tendersysteem, waarbij het beschikbare budget wordt verdeeld over de complete, tijdig ingediende aanvragen door middel van een onderlinge vergelijking van de aanvragen en waarbij de beste aanvragen voor subsidie in aanmerking komen. Van belang bij dit systeem is dat helder is voor de aanvrager op basis van welke criteria de aanvragen worden getoetst en in rangorde worden gezet. De criteria waaraan een aanvraag wordt getoetst dienen zoveel mogelijk objectief en eenduidig te zijn. Ook is het aan te bevelen dat deze regels uniform gelden over alle beleidsterreinen. Let op! De in het tweede lid van variant B opgenomen aspecten evenals het daarbij vermelde maximum aantal toe te kennen punten betreffen slechts voorbeelden. Zie nader M.J. Jacobs en W. den Ouden, Eerlijk zullen wij alles delen Ontwikkelingen in de jurisprudentie over de verdeling van de subsidiepot, JBPlus 2011, p

10 BSD/ Besluitvorming subsidie Artikel 5:1. Aanvraag 1. In aanvulling/ afwijking van de op grond van artikel 8, tweede en derde lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 over te leggen gegevens, legt de aanvrager de volgende gegevens over: a. ( ) Bij een aanvraag voor een exploitatie-subsidie dient er een verklaring te worden overlegd waaruit blijkt in hoeverre de aanvrager als BTW-belaste ondernemer is aan te merken. Indien sprake van de situatie belast/onbelast ( pro-rata) dient de in de subsidie aanvraag inbegrepen niet verrekenbare BTW onderbouwd/gespecificeerd te zijn. Daarvoor worden in die gevallen de volgende modellen gehanteerd: b. Een verklaring waaruit blijkt in hoeverre de subsidieontvanger als BTW-belaste ondernemer is aan te merken; c. Een specificatie van verrekenbare en niet-verrekenbare BTW; d. Een verklaring waaruit blijkt in hoeverre de subsidieontvanger als belastingplichtige op grond van de vennootschapsbelasting is aan te merken; 2. De aanvraag en de bijbehorende bijlagen worden zoveel mogelijk op een voor openbaarmaking geschikte manier en op een voor het algemeen publiek toegankelijke wijze opgesteld. Indien het wenselijk is meer of andere gegevens te vragen van de aanvrager, dient dit model van artikel 5:1 te worden gehanteerd. Er dient hier bijzondere aandacht te worden besteed aan de lasten die het verstrekken van deze gegevens met zich brengt voor de aanvrager (red tape). Het is de bedoeling dat de subsidieaanvragen alle worden ingediend op één centrale plek, en zoveel mogelijk digitaal. Toelichting: Het vierde lid van artikel 8 van de ASV Den Haag 2014 creëert de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om van het eerste tot en met derde lid afwijkende eisen te stellen met betrekking tot de aanvraag. Deze modelbepaling sluit hierbij aan. Als de subsidieregeling onder de de-minimisverordening wordt gebracht, kan het voor de hand liggen om reeds bij de aanvraag om een de-minimisverklaring te vragen. Het verdient aanbeveling om bij het stellen van eisen aan de aanvraag uitdrukkelijk rekening te houden met de ontwikkeling van de transparante overheid. In toenemende mate en zodra dat technisch mogelijk zal zijn, zal ook Den Haag uit eigen beweging stukken openbaar maken. Het in het tweede lid opgenomen model is daarop afgestemd. Artikel 5:2. Aanvraagtermijn 1. Een aanvraag om een subsidie wordt, in afwijking van artikel 9, eerste lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 ingediend uiterlijk [datum] voorafgaand aan het jaar, of de jaren waarop de aanvraag betrekking heeft. 2. Een aanvraag om een subsidie wordt, in afwijking van artikel 9, tweede lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014, uiterlijk [aantal] weken voorafgaand aan dat boekjaar ingediend. 3. Een aanvraag om een subsidie wordt, in afwijking van artikel 9, derde lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014, ingediend tussen [aantal] en [aantal] weken voordat de aanvrager voornemens is te beginnen met de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Facultatief.

11 BSD/ Toelichting: Bij het ontwerpen van een subsidieregeling dient te worden beseft dat er een keuze moet worden gemaakt tussen de hiervoor weergegeven modelbepalingen. Artikel 9 van de ASV Den Haag 2014 bevat de hoofdregel met betrekking tot de aanvraagtermijnen. In het geval het bij een specifieke subsidieregeling te voorzien valt dat een daarvan afwijkende termijn wenselijk is, kan deze op grond van het vierde lid in de subsidieregeling worden vastgesteld. Het gaat hier om een uitzondering op de in de ASV Den Haag voorgeschreven hoofdregel, en er dient uitdrukkelijk te worden gemotiveerd waarom deze uitzondering noodzakelijk is. Indien afwijken van de ASV Den Haag 2014 inderdaad noodzakelijk is, dan dient zoveel mogelijk te worden aangesloten bij de gebruikelijke termijnen: 6, 8, of 12 weken. Termijnen die langer zijn dan de termijnen die in de ASV Den Haag 2014 worden genoemd, worden in beginsel niet geaccepteerd. Artikel 5:3. Beslistermijn Burgemeester en wethouders beslissen, in afwijking van artikel 10, eerste lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014, uiterlijk op [datum] van het jaar waarin de aanvraag om subsidie is ingediend. 1. Burgemeester en wethouders beslissen, in afwijking van artikel 10, tweede lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014, binnen [aantal] weken nadat de volledige aanvraag om subsidie is ingediend. Facultatief. Toelichting: Artikel 10 van de ASV bevat de hoofdregel met betrekking tot de beslistermijnen. In het geval het bij een specifieke subsidieregeling te voorzien valt dat een daarvan afwijkende termijn wenselijk is, kan deze op grond van het vierde lid van artikel 10 van de ASV in de subsidieregeling worden vastgesteld. Het gaat hier om een uitzondering op de in de ASV Den Haag voorgeschreven hoofdregel, en er dient uitdrukkelijk te worden gemotiveerd waarom deze uitzondering noodzakelijk is. Indien afwijken van de ASV Den Haag 2014 inderdaad noodzakelijk is, dan dient zoveel mogelijk te worden aangesloten bij de gebruikelijke termijnen: 6, 8, of 12 weken. Termijnen die langer zijn dan de termijnen die in de ASV Den Haag 2014 worden genoemd, worden in beginsel niet geaccepteerd. Artikel 5:4. Aanvullende weigeringsgronden Onverminderd de artikelen 4:25, tweede lid en 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 11, eerste en tweede lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 kan subsidieverlening worden geweigerd als: a. de aanvraag niet tijdig is ingediend en deze niet reeds op grond daarvan buiten behandeling is gesteld; b. ( ) Dit model moet worden gevolgd, indien meer weigeringsgronden noodzakelijk zijn dan de gronden opgenomen in de ASV Den Haag Wellicht ten overvloede, het is niet nodig om de weigeringsgronden die reeds zijn opgenomen in de ASV Den Haag 2014 (artikel 11, eerste lid, tweede en derde lid, van de ASV Den Haag 2014 ) of die rechtstreeks voortvloeien uit de Awb (in de artikelen 4:25, tweede lid, en 4:35) hier te herhalen. Soms komt het voor dat een andere subsidieverstrekker, zoals het Rijk of Europa, extra subsidievoorwaarden/-voorschriften eist voor bepaalde subsidies. Het is van groot belang om deze door te zetten naar de subsidieregeling, dan wel het concrete subsidiebesluit. Opnemen in de regeling waarborgt steviger dat de praktijk in overeenstemming met die verplichtingen zal zijn..

12 BSD/ Verplichtingen, verantwoording, vaststelling en voorschot Artikel 6:1. Verplichtingen Onverminderd de artikelen 4:37 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 15 tot en met 18 van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014, gelden voor de subsidieontvanger de volgende verplichtingen: Voor de subsidieverplichting onder a geldt dat deze moet worden opgenomen indien zij mogelijk is gelet op het doel van de subsidie a. indien een voorschot wordt verleend, kan de subsidieontvanger worden verplicht om een zakelijk zekerheidsrecht aan de gemeente te verlenen of een andere vorm van zekerheidsstelling voor de vorderingen die ontstaan uit vorderingen op grond van 4:57 van de Algemene wet bestuursrecht; Voor de subsidievoorwaarden b t/m d geldt dat deze dienen te worden opgenomen indien zij gelet op de aard van de subsidie effectief kan zijn. b. indien de subsidieontvanger voor het uitoefenen van zijn activiteiten huisvesting behoeft en de huisvestingslasten onderdeel uit maken van de te verstrekken subsidie, kan aan de beschikking tot subsidieverlening de verplichting worden verbonden om de activiteiten van de subsidieontvanger te laten plaatsvinden in of op gemeentelijk vastgoed, voor zover het gemeentelijk vastgoed geschikt is om deze activiteiten uit te oefenen, dan wel daartoe redelijkerwijs geschikt te maken is. c. Indien aan een beschikking tot subsidieverlening de verplichting is verbonden dat de activiteiten van de subsidieontvanger plaatsvinden in of op gemeentelijk vastgoed, kunnen daarbij verplichtingen worden opgelegd inzake meervoudig of gezamenlijk gebruik van het betreffende gemeentelijke vastgoed. d. Indien de uitoefening van de activiteiten van de subsidieontvanger niet plaatsvindt in of op gemeentelijk vastgoed kan aan de beschikking tot subsidieverlening de verplichting worden verbonden dat de subsidieontvanger de huisvesting waarin de activiteiten plaatsvinden, in medegebruik geeft of verhuurt aan andere subsidieontvangers van de gemeente teneinde meervoudig of gezamenlijk gebruik van het betreffende vastgoed te realiseren. Indien personele lasten onderdeel zijn van de subsidiabele kosten, kan in de subsidieregeling een social return-verplichting te worden opgenomen volgens het volgende model: e. Indien personele lasten onderdeel zijn van de kosten waarvoor subsidie wordt verleend kan aan de beschikking tot subsidieverlening de verplichting worden verbonden dat de subsidieontvanger tenminste 5% van dit deel van de subsidie aanwendt voor het in dienst nemen van personeel uit een van de volgende doelgroepen: - ingeschreven werkloze werkzoekenden, al dan niet met een uitkering op grond van de Werkloosheidswet of de Participatiewet; - PRO/VSO leerlingen; - (MBO)leerlingen die een stageplek (BOL) of werkplek (BBL) zoeken; - HBO-leerlingen die een stageplek zoeken; - mensen die vallen onder de Wet sociale werkvoorziening; - mensen met een WIA- of Wajong-uitkering; - personen die beschut werk verrichten als bedoeld in de participatiewet; - 55-plussers. Toelichting: Voor de berekening van de loonwaarde geldt de Haagse bouwblokkenmethode zoals opgenomen in de Beleidsregels Social Return Den Haag 2015 (RIS ). Voor 55-plussers geldt een bonus, zoals weergegeven in de bouwblokkenmethode. Voor de subsidieverplichting onder f. geldt dat deze in beginsel steeds moet worden opgenomen om de handhaving te versterken. In zijn algemeenheid geldt dat bij het formuleren van de subsidievoorschriften en - voorwaarden de controleerbaarheid en handhaafbaarheid daarvan steeds in het oog moet worden gehouden.

13 BSD/ f. de subsidieontvanger dient mee te werken aan het onderzoek van de op grond van artikel 27 van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 aangewezen toezichthouder. Artikel 6:2. Ambtshalve vaststelling budget- of exploitatiesubsidie 1. Burgemeester en wethouders stellen in afwijking van artikel 20 van de Algemene subsidieverordening de volgende subsidies ambtshalve vast: a. ( ) 2. Burgemeester en wethouders stellen in afwijking van artikel 20 van de Algemene subsidieverordening de subsidies ambtshalve vast van de volgende categorieën subsidieontvangers:: a. ( ) Artikel 6:3. Eindverantwoording subsidies tussen en In aanvulling van de op grond van artikel 20, tweede, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 over te leggen gegevens, legt de aanvrager van een vaststellingsbeschikking de volgende gegevens over: a. Een bestuursverklaring volgens het door burgemeester en wethouders vastgestelde model b. Een inhoudelijk voor openbaarmaking geschikt verslag waarbij op voor het algemene publiek toegankelijke wijze wordt toegelicht op welke wijze de verleende subsidie is gebruikt; c. Het voor openbaarmaking geschikte en op voor het algemene publiek toegankelijke wijze beschreven resultaat van de doelstellingen waarvoor subsidie is aangevraagd d. ( ) Het verdient aanbeveling om bij het stellen van eisen aan de eindverantwoording uitdrukkelijk rekening te houden met de ontwikkeling van de transparante overheid. In toenemende mate en zodra dat technisch mogelijk zal zijn, zal ook Den Haag uit eigen beweging stukken openbaar maken. De onder b en c opgenomen modellen zijn daarop afgestemd. Artikel 6:4. Eindverantwoording van subsidies van meer dan In aanvulling van de op grond van artikel 20, derde lid, van de Algemene subsidieverordening 2. Den Haag 2014 over te leggen gegevens, legt de aanvrager van een vaststellingsbeschikking de volgende gegevens over: a. ( ) een jaarrekening die voldoet aan de door burgemeester en wethouders vastgestelde richtlijnen. Toelichting: artikel 19 tot en met 22 ASV bevatten reeds een uitgebreide regeling van de vaststelling van de waarderingssubsidie en de exploitatie- en budgetsubsidie. Daarnaast zijn de artikelen 4:2 en 4:42 e.v. Awb van belang. Op grond van artikel 20, derde lid, ASV stelt het college het Model goedkeurende controleverklaring vast. De ASV bevat bepalingen over fondsvorming. Beseft dient te worden dat fondsvorming fiscale gevolgen kan hebben voor de subsidieontvanger (bijv. vennootschapsbelasting). Artikel 6:5. Bevoorschotting Er is voor waarderingssubsidie meestal geen modelbepaling nodig, omdat artikel 14, eerste lid, van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014 daarin reeds voorziet. In artikel 14, tweede lid, ASV is bij budget- en exploitatiesubsidies bepaald dat de bevoorschotting bij verleningsbeschikking plaatsvindt. Doorgaans worden de volgende bevoorschottingsschema s gebruikt: Exploitatiesubsidie 90% van de verleende subsidie (projecten in één keer en voor jaarsubsidies per maand 1/12)

14 BSD/ Budgetsubsidie 100% van de verleende subsidie (jaarsubsidies 1/12 per maand of in een aangepast schema bij subsidie van bijvoorbeeld > 1 miljoen, - Januari 15% - Februari 7% - Maart 7% - April 7% - Mei 15% - Juni 7% - Juli 7% - Augustus 7% - September 3% - Oktober 11% - November 14% 7. Slotbepalingen Artikel 7:1 Hardheidsclausule Burgemeester en wethouders kunnen artikel [invullen] voor zover toepassing gelet op het belang van [omschrijving] zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard. Toelichting: bij beleidsregels is met artikel 4:84 Awb al voorzien in een afwijkingsbevoegdheid/plicht. Vaak worden als gevolg van dit model subsidiebeleidsregels omgezet in een Subsidieregeling (algemeen verbindend voorschrift). Het verdient dan aanbeveling om een hardheidsclausule op te nemen. Daarvan is dit artikel een model. Artikel 7:2. Slotbepalingen 1. De [citeertitel oude subsidieregeling] wordt ingetrokken. 2. Deze subsidieregeling treedt in werking met ingang van [datum steeds op vaste verandermomenten, te weten: 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober]. 3. Deze subsidieregeling vervalt op [datum]. 4. Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Subsidieregeling [onderwerp], Den Haag [jaartal].