mymeeting Kurkshop Reserveren vergaderkamers met deur- en receptiedisplay Installatie en gebruiksaanwijzing: gebruikershandleiding

Transcriptie

1 1 mymeeting Reserveren vergaderkamers met deur- en receptiedisplay Kurkshop Installatie en gebruiksaanwijzing: gebruikershandleiding KvK nr april 2016

2 Inhoud 1 Inleiding en overzicht Doel Voorbeeld receptie monitor Voorbeeld deur monitor Onderdelen Bediening 4 2 Hardware aansluiten Waar komt het systeem? Aansluiten 5 3 Instellen Eerste contact en wachtwoord: Instellen vast IP nummer Bekendmaken kamers Bekendmaken master en clients Technische deel is klaar 8 4 Uw bedrijf bekend maken Algemeen Upload, inventaris, uw logo en achtergrondfoto Kamers Opties Gebruikers Displays Wifi Log Software en reboot 10 5 Gebruik Nieuwe reservering maken 10 6 Problemen De monitor geeft geen beeld na een paar uur Het systeem stop na enkele uren of dagen Geen output op monitor 11 2

3 1 Inleiding en overzicht 1.1 Doel Het systeem is bedoeld voor bedrijven met diverse te zalen, zoals hotels met vergaderkamers, partycentra, restaurants. Het systeem bestaat uit monitoren met daarachter een Raspberry Pi: - kleine monitoren (10 inch) naast de deuren van de kamers, op ooghoogte - grote monitoren bij de receptie of entree. Het is mogelijk om het systeem te gebruiken: - met alleen de receptie display, dus zonder deurdisplays, - met alleen de deurdisplays, dus zonder receptie display, - meerdere receptiedisplays te gebruiken, - meer deurdisplays per zaal te gebruiken met dezelfde informatie als een zaal meer ingangen heeft. Het systeem werkt volledig op wifi van de klant, hoewel bedraad mogelijk is. 1.2 Voorbeeld receptie monitor 3

4 1.3 Voorbeeld deur monitor 1.4 Onderdelen Voor iedere display is nodig: - een Raspberry Pi met voeding - behuizing voor Raspberry Pi - SD kaart met software - HDMI-kabel - en de display met HDMI. Verwijder NOOIT de SD kaart terwijl de Raspberry Pi nog onder stroom staat: de software kan onherstelbaar beschadigd worden. Haal eerst de stekker uit het stopcontact, en verwijder dan de SD kaart. 1.5 Bediening Het systeem heeft geen eigen scherm: de bediening en instelling vindt plaats via een computer in het netwerk van de klant. 4

5 2 Hardware aansluiten 2.1 Waar komt het systeem? De systemen komen achter de monitoren. Kies 1 systeem als hoofd: master. De andere systemen worden bediend vanuit de master. 2.2 Aansluiten De Raspberry Pi verbindt u met: de monitor via de HDMI kabel de wifi-adapter (of ethernetkabel) Steek de SD kaart in de Raspberry Pi (en verwijder deze nooit meer). En als laatste: een voeding naar het stopcontact 3 Instellen Het instellen gaat wellicht het beste vanaf uw computer of laptop. Dat kan het handigst als u een wifi-hotspot maakt met uw smartphone met de naam s91 (let op: kleine s) en password aaaaabbbbb. Dit is standaard ingesteld vanuit de fabriek. Bij het opstarten meldt ieder systeem welk IP nummer hij heeft. 3.1 Eerste contact en wachtwoord: Als u eerst de master aansluit, kunt u deze vinden door in de browser in te toetsen: Als u al meerdere systemen hebt aangesloten, weet u niet welke u als master kiest, en dan is de tweede manier beter. De tweede manier is: bij het opstarten verschijnt het IP-adres in beeld, bijvoorbeeld Dit is bij iedere klant bij ieder systeem een ander nummer. Dit kunt u ook intoetsen in de browser: 5

6 Bij een nieuw systeem is er geen gebruikerscode en wachtwoord: u kunt de functies zo bereiken. We raden aan om zo snel mogelijk een gebruiker aan te maken. De eerste gebruiker moet een admin zijn; je kan dat later wijzigen. 3.2 Instellen vast IP nummer Het is noodzakelijk om voor de de master een vast IP nummer in te stellen. Dat doet u via Instellingen - wifi. Voor een vast IP nummer met wifi kiest u wifi fixed IP. Kiest het netwerk van uw organisatie en het password. Het password is hoofdlettergevoelig. Zodra u reboot, kunt u het systeem vinden in uw eigen netwerk. Noteer het IP nummer dat nu op de display staat. Herhaal dit op alle systemen. Als u een verkeerd wifi password of netwerknaam instelt, kunt u alleen via een bedrade verbinding contact maken. Bij het opstarten meldt ieder systeem het IP nummer. Noteer dat, ook voor de clients. Bij nieuwe systemen ziet u ook bij de clients het volledige menu. Zodra de master aan de clients heeft verteld dat ze client zijn, is alleen de keuze voor wifi beschikbaar. 6

7 Na het uitvoeren van deze stap heeft u een lijstje met IP nummers van alle systemen, en u hebt een keuze gemaakt welke de master wordt. De andere systemen zijn de clients. Op uw lijstje staat ook welke client bij welke kamer hangt. Het lijstje is bijvoorbeeld: receptie Deur - gele kamer Deur - rode kamer 3.3 Bekendmaken kamers Onder instellingen/ kamers voert u alle kamers in die u hebt. Als u niet weet welke opties er zijn en hoeveel personen, laat u deze velden leeg: u kunt dat later veranderen. U ziet bijvoorbeeld: 3.4 Bekendmaken master en clients Maak contact met de master door het IP nummer in te toetsen, bijvoorbeeld Ga naar instellingen/displays en voer de IPnummers in. Geef bij ieder IP nummer aan of het een deur display is, of een receptie display. Voer ook het IP nummer van de master in. Als u klaar bent, ziet het er bijvoorbeeld zo uit: 7

8 3.5 Technische deel is klaar Het technische deel is hiermee klaar. Uiteraard moet u nog de bedrijfsnaam invoeren, het logo en andere instellingen. 8

9 4 Uw bedrijf bekend maken We gaan uw gegevens in het systeem brengen, zodat het systeem de look en feel van uw bedrijf krijgt. 4.1 Algemeen De bedrijfsnaam komt op het receptiescherm, bovenin. De omsteltijd is de minimale tijd tussen twee vergaderingen. Deze tijd kunt u gebruiken om schoon te maken of om de kamer opnieuw in te richten. 4.2 Upload, inventaris, uw logo en achtergrondfoto Upload dient om uw logo in het systeem te zetten. Het logo staat op het receptiescherm en op de deurdisplays. Als u een ander logo wilt, moet u een bestandnaam gebruiken die anders is dan de huidige bestandnaam. Dus, hebt u nu logo.jpg, dan kunt u uw nieuwe logo.jpg niet uploaden. Wijzig de naam in logo2.jpg en het werkt wel. De achtergrondfoto idem. Upload dient ook om de deurdisplays van een achtergrond foto te voorzien. We raden u aan om de kleuren van de foto lichter te maken, zodat de tekst duidelijk blijft. U kan de foto wijzigen met microsoft-paint door de brightness aan te passen. Of op de volgende site: Foto s waarachter staat verwijderen kunt u net zo goed gelijk verwijderen. U kunt ze niet meer activeren in dit systeem. 4.3 Kamers U kunt makkelijk kamers toevoegen, verwijderen, naam aanpassen en de opties. Het aantal personen is van belang voor het reserveren: als u een reservering wilt maken voor een groep van 12 personen, zal het systeem geen kamer voorstellen van 7 personen. 4.4 Opties U kunt makkelijk opties toevoegen, verwijderen, en aanpassen. Pas zodra u hier een optie hebt ingebracht, is het aanklikbaar bij de gegevens over de kamers. 9

10 4.5 Gebruikers U kunt makkelijk gebruikers toevoegen, verwijderen, en aanpassen. 4.6 Displays Zie paragraaf Wifi Zie paragraaf Log Het systeem bevat een geheugen voor 300 systeemgebeurtenissen. Als u met "delete old" de gebeurtenissen verwijdert, blijven in ieder geval de laatste 20 staan. Gebeurtenissen zijn: - Reboot - ophalen nieuwe software - Meldingen van problemen 4.9 Software en reboot Hier ziet u de versie van de software. Iedere nacht tussen 2 en 3 controleert het systeem of er nieuwe software is. Als u het systeem s nachts uit zet (de stroom eraf) kan het zijn dat u niet meer de laatste versie hebt. In het algemeen is na een nieuwe versie een reboot niet nodig. Kijk in de log of er een nieuwe versie binnengehaald is. 5 Gebruik 5.1 Nieuwe reservering maken Bij het maken van een nieuwe reservering, toont het systeem de beschikbare kamers. Uiteraard toont het systeem geen kamers die te klein zijn, of die al geboekt zijn. Het systeem houdt ook rekening met de omsteltijd (minimale tijd tussen twee vergaderingen voor schoonmaak en voorbereiding). De omsteltijd is instelbaar bij instellingen/ algemeen. Verkort invoeren van de datum U kan een verkorte datum invullen als de datum deze of volgende maand is: dan is het dagnummer genoeg en vult het systeem zelf de maand en het jaar aan. Het volgende is mogelijk: 10

11 Voorbeeld: het is vandaag 9 juni. U vult in: Het systeem maakt ervan: /8/ foutmelding 6 Problemen U kunt de servicedesk bereiken: info@kurkshop.nl 6.1 De monitor geeft geen beeld na een paar uur Probleem: de monitor gaat uit na een paar uur. Via uw laptop kunt u wel aanloggen. Oplossing: Monitoren die ook als TV kunnen dienen, staan standaard ingesteld met een slaapstand en/of enegiespaarstand. Dit is per merk en per type verschillend. Als u een paar uur de afstandbediening niet gebruikt, dan zet de monitor zichzelf uit. Dit kunt u eenvoudig veranderen in de instellingen van de monitor door de slaapstand en energiespaarstand uit te zetten. 6.2 Het systeem stop na enkele uren of dagen Waarschijnlijk hebt u het systeem niet via de gebruikelijke weg besteld. Neem contact op met de servicedesk. 6.3 Geen output op monitor Probleem: de deurdisplay heeft een gele streep op 3/4 van boven. Of de receptiemonitor heeft helemaal geen beeld, ook niet bij het herstarten van het systeem. U kunt wel inloggen. Oplossing: De normale schermen (receptie) hebben een andere technische aansturing nodig dan de kleine displays naast de deur. Werkt uw scherm niet normaal? Mogelijk is de instelling voor de HDMI niet juist. Kijk op de webpagina van de deurdisplay: 11

12 Of kijk bij de master onder "software": Als u een display toevoegt, stuurt u nieuwe HDMI settings naar die display met de volgende regels: - Een monitor die gekoppeld is aan het mastersysteem, krijgt de normale HDMI setting - Een monitor die "receptie" is, krijgt de normale HDMI setting. - Een monitor die "deur" is, krijgt de HDMI setting van een deur display. Om deze settings nogmaals te sturen, verwijdert u de display en voegt u het weer toe. 12