Camerabeleid binnen Yulius

Transcriptie

1 Camerabeleid binnen Yulius Procedure en reglement Document kenmerken Naam document: Camerabeleid binnen Yulius Norm: Wet Bescherming Persoonsgegevens en Wetboek van Strafrecht Status: Definitief Versie: 1.0 Opdrachtgever: Raad van Bestuur Auteur: M. Plug, R. v.d. Torre en A. v.d. Velden Datum opstelling: 17 juli 2014 Evaluatiedatum: 17 juli 2018 Herzien op: n.n.b. Documenthistorie Versie Status Datum Opmerkingen 1.0 Definitief Opmerkingen medezeggenschap verwerkt

2 Preambule Het plaatsen van camera s binnen Yulius is toegestaan indien noodzakelijk voor behartiging van het gerechtvaardigde belang van de organisatie. Hiervoor dient allereerst een privacytoets te worden uitgevoerd. Dit houdt in, dat de belangen en de rechten van betrokkenen bij het gebruik van cameratoezicht zijn afgewogen tegen het belang van de organisatie. Deze belangenafweging moet kunnen worden verantwoord tegenover betrokkenen, de inspraakhebbende organen en eventueel het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) of de rechter. De beveiliging van eigendommen is een gerechtvaardigd belang van de organisatie. Het is wettelijk toegestaan om camera s te plaatsen bij onder andere de ingangen van het terrein, de gebouwtoegangen en de centrale hal bij de receptie. Het is toegestaan om gedurende een bepaalde dagperiode te filmen om bijvoorbeeld de generale preventie adequaat te kunnen uitoefenen en verhogen. De organisatie dient er wel voor zorg te dragen dat betrokkenen weten dat er een camera hangt. Dit kan bijvoorbeeld door borden of stickers te plaatsen waarop is vermeld dat er in een bepaalde ruimte of op een bepaald terrein video-/camera toezicht aanwezig is. Als uitgangspunt geldt dat beelden niet langer dan vier weken mogen worden bewaard en dat voor een langere bewaartermijn een goede reden moet zijn. Omdat Yulius gebruik maakt van digitale opnameapparatuur is zij eigenlijk verplicht dit te melden bij het CBP. Echter doordat Yulius de camera s geplaatst heeft voor onder andere: - de bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen; - beveiliging van de toegang tot gebouwen en terreinen; - bewaking van zaken die zich in gebouwen of op terreinen bevinden; - controle op productieproces en - het vastleggen van incidenten kan zij op grond van Artikel 38 van het vrijstellingsbesluit ontslagen worden van deze verplichting. Een vrijstelling van melding betekent echter niet dat de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet meer van toepassing is. Alle camerasystemen (of ze nu beelden vastleggen of niet) zijn in de zin van de wet te beschouwen als personeelsvolgsystemen. 2/16 versie 1.0

3 Nadrukkelijk gaat deze procedure en reglement niet over cameragebruik ten behoeve van de behandeling (of het onderwijs), cameragebruik door de media binnen de instelling en cameragebruik door cliënten. Richtlijnen voor de eerste twee varianten staan in de Notitie cameragebruik in ggz-instellingen van GGZ Nederland en de Yulius richtlijn omgaan met de pers. De afspraken rond cameragebruik door cliënten binnen de instelling zijn of worden vastgelegd in de huisregels per locatie (lees: het verbod op het maken van beeld en geluidsopnames van personen). *cameratoezicht in separeerruimtes gebeurd uitsluitend uit het oogpunt van veiligheid en vervangen nooit het directe contact tussen cliënt en verpleging (een zieke patiënt laat je nooit alleen is het motto) tevens worden er geen opnames met deze camera s gemaakt. De cliënt kan in de separeer ten alle tijden contact maken met de verpleging door aanwezigheid van een verpleegkundige of via technische hulpmiddelen als een bel of intercom. 3/16 versie 1.0

4 I PROCEDURE CAMERATOEZICHT Inhoud Algemeen 4 Inleiding 5 1. Begripsomschrijvingen 6 2. Doelstelling cameratoezicht 7 3. Functionaliteit cameratoezicht Toepasbaarheid cameratoezicht (video observatie systeem) Camera observering Beeldweergave op locatie Beeldweergave receptie Opbouw cameratoezicht systeem 8 4. Wettelijk kader 8 5. Vrijstellingsbesluit 9 6. Verwerking en opslag Inzet van een verborgen camera Melding van cameratoezicht 10 II REGLEMENT CAMERASYSTEEM Inleiding 11 Artikel 1 Algemene bepalingen 11 Artikel 2 Doelstelling 12 Artikel 3 Omvang 13 Artikel 4 Verantwoordelijkheid 13 Artikel 5 Bediening van het systeem/gegevensbeheer 13 Artikel 6 Opnamen van bijzondere en andere situaties 14 Artikel 7 Recht tot inzage opgenomen beelden door geregistreerde medewerkers 14 Artikel 8 Verstrekken van actuele/opgenomen beelden 14 Artikel 9 Verwijderen van beeldopnamen 15 Artikel 10 Beheer 15 Artikel 11 Fotografische vastlegging van monitor-/camerabeelden 16 Artikel 12 Overeenkomstige toepassing 16 Artikel 13 Vaststelling en wijziging van het reglement en onvoorzien omstandigheden 16 Artikel 14 Citeertitel 16 4/16 versie 1.0

5 I PROCEDURE CAMERASYSTEEM Algemeen Het gebruik van camerasystemen binnen Yulius dient te w orden omgeven met w aarborgen voor de privacy van patiënten, leerlingen, medew erkers, bezoekers en andere personen. Deze w aarborgen gelden zow el voor de condities voor het maken van opnamen, het beheer van het beeldmateriaal als het doel w aarvoor de cameraopnamen w orden gemaakt. In het Wetboek van Strafrecht w ordt het heimelijk gebruik van camera s geregeld in voor het publiek toegankelijke ruimten en de openbare w eg. Van belang is dat cameragebruik duidelijk kenbaar moet zijn; heimelijk cameragebruik is namelijk verboden. In de praktijk betekent dit dat we op die plaatsen waar camera s voor beveiligingsdoeleinden worden gebruikt, via een duidelijk zichtbare mededeling (bijvoorbeeld met een sticker) patiënten, leerlingen, medewerkers, bezoekers en andere personen hiervan op de hoogte moeten brengen. Inleiding Yulius zal het cameratoezicht inzetten tegen onder andere diefstal of beschadiging van eigendommen. We hebben daartoe onder andere camera s opgehangen onder andere bij de ingang van bepaalde gebouwen en in de centrale hal bij de receptie. We zijn van mening dat we het organisatiebelang zwaarder mogen laten wegen dan het privacybelang van betrokkenen. Hierbij hebben we een afweging gemaakt tussen belangen en rechten van betrokkenen en de belangen van de organisatie. Genoemde afweging moet Yulius kunnen verantwoorden tegenover betrokkenen, de Ondernemingsraad, Cliëntenraad, Medezeggenschapsraad en eventueel het CBP of de rechter. De notitie bestaat uit twee documenten. Dit zijn: 1. Procedure cameratoezicht. Hierin staan de rechten en plichten die Yulius heeft voor de aanwezigheid het gebruik van camera s. 2. Reglement camerasysteem. Hierin staan de bepalingen die tot een verantwoord gebruik van het camerasysteem binnen Yulius moet leiden en de controle daarop mogelijk moet maken. 5/16 versie 1.0

6 1. Begripsomschrijvingen 1.1. Algemene observatie Een observatie ingesteld op w illekeurige data, tijdstippen en personen Analoge systemen (recorders) Hierbij worden de beelden op band opgenomen, is de kwaliteit afhankelijk van slijtageniveau, zijn de aanschafkosten laag en de onderhoudskosten hoog (banden) Betrokkenen Al die personen in de organisatie, zoals patiënten/cliënten, leerlingen, medewerkers, toeleveranciers, bezoekers en dergelijke die door hun aanwezigheid binnen de terreinen en gebouwen van de organisatie met het intern reglement voor het camerasysteem van doen hebben Bijzondere observatie Een observatie specifiek gericht op bepaalde locaties, handelingen en/of personen Camerasysteem Het geheel van camera s, opname, afspeel- en printapparatuur waarmee toezicht kan worden uitgeoefend College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) Opvolger van de Registratiekamer en verantwoordelijk voor de privacybescherming Digitale systemen (recorders) Hierbij vindt vastlegging van beeldmateriaal plaats op een computerdisk, is de kwaliteit constant (hoog), zijn de aanschafkosten hoog (afhankelijk van gewenste opslagcapaciteit) en de onderhoudskosten laag Gegevensbeheer Het via het camerasysteem opnemen van beelden, het registreren en bew aren daarvan Gegevensbeheerder Degene die belast is met de bediening van het systeem dan w el andere daarvoor bevoegde persoon Geregistreerde(n) Degene(n) van w ie beelden in het camerasysteem zijn opgenomen Informatiedrager Opslagmogelijkheid voor digitale informatie, zow el beeld als geluid Persoonsvolgsystemen De gekozen omschrijving in artikel 27, eerste lid, sub 1 van de WOR, als een voorziening gericht is op of geschikt is voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen Procedure cameratoezicht Onderhavig document waarin de gehele cameraproblematiek wordt uiteengezet Reglement camerasysteem Bijgevoegd interne reglement waarin de bepalingen worden aangegeven die tot een verantwoord en juist gebruik van het camerasysteem moeten leiden en de controle daarop mogelijk maakt. 6/16 versie 1.0

7 1.15. Systeembeheerder Degene die belast is met de kw aliteitscontrole op het functioneren van het camerasysteem, zijnde de functioneel beheerder beveiligingsvoorzieningen dan w el de teamleider Facilitaire Veiligheid Vereniging van Particuliere Beveiligingsorganisaties (VPB) De VPB is het platform van de dienstverleners in de particuliere beveiliging Vuistregels voor observatie en verborgen camera s In deze procedure staat de privacygedragscode van de VPB beschreven die door de CPB tot 2009 is goedgekeurd Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Sinds 1 september 2001 is de WBP van kracht. Daarin wordt het gebruik van camera s onderworpen aan het subsidiariteits- en proportionaliteitsbeginsel (een camera is het uiterste middel) en worden eisen gesteld aan de doelstelling. 2. Doelstelling cameratoezicht 2.1. De doelstelling van het cameratoezicht is: het adequaat kunnen uitoefenen en verhogen van de generale preventie; de bescherming van de veiligheid en gezondheid van de op Yulius terreinen en in Yulius gebouw en aanw ezige (natuurlijke) personen; de beveiliging van de toegang tot onze gebouwen en onze terreinen; de bewaking van zaken/goederen die zich in onze gebouwen of op onze terreinen bevinden; het observeren van onze gebouwen/afdelingen en onze terreinen om bij calamiteiten deze beelden te bekijken en mogelijk zo assistentie te verlenen en of aanwijzingen te geven; het doelmatig kunnen optreden bij vermoede en/of geconstateerde onregelmatigheden; controle op onze productieprocessen; het vastleggen van incidenten Het cameratoezicht kan tevens in voorkomende gevallen worden aangewend ten behoeve van bedrijfseconomische en/of ergonomische onderzoeken. De Ondernemingsraad en/of de Medezeggenschapsraad wordt hierover tevoren geïnformeerd Indien sprake is van een ernstig vermoeden van een misdrijf, kan het cameratoezicht zo lang het onderzoek voortduurt, worden uitgebreid met niet zichtbare camera s in dienstruimten waar geen camera s aanwezig zijn Indien van een onderzoek, als vermeld in het voorgaande lid, sprake is, wordt het Dagelijks Bestuur van de Ondernemingsraad en/of Medezeggenschapsraad hierover tevoren geïnformeerd door de Facilitair Manager. Het Dagelijks Bestuur wordt tevens door de Facilitair Manager geïnformeerd over het einde van het onderzoek Voorts zullen de via het cameratoezicht geconstateerde onregelmatigheden van andere, dan te beoordelen persoon, niet worden gebruikt voor de beoordeling van het personeel in functionerings- en beoordelingsgesprekken Een gebruik van het cameratoezicht voor een ander doel als vermeld in artikel 2.1, 2.2, 2.3 en 2.5. is niet toegestaan. 7/16 versie 1.0

8 3. Functionaliteit cameratoezicht (video observatie systeem) 3.1 Toepasbaarheid cameratoezicht Binnen de organisatie wordt cameratoezicht toegepast bij de ingang(en) van het terrein, de entree partijen van de gebouwen, in de centrale hal bij de receptie en op gesloten en halfgesloten afdelingen. Hierbij wordt per locatie bepaald of er een digitale recorder wordt toegepast om de beelden op te nemen. 3.2 Camera observering De bedoeling van dit cameratoezicht is om de gebouwen en afdelingen te kunnen observeren en bij calamiteiten vanaf de receptie binnen het gebouw deze beelden (toegangen en centrale hal) te bekijken en mogelijk zo assistentie te verlenen en of aanwijzingen te geven. 3.3 Beeldweergave op locatie De camerabeelden worden op locatie weergegeven via (flat screen) monitoren en volgens afspraken binnen de organisatie in de verpleegposten, lerarenkamer, receptie geprojecteerd. Indien er meerdere verpleegposten op een locatie aanwezig zijn zullen de beelden daar identiek worden geprojecteerd. Dat wil zeggen dat alle beelden hier worden weergegeven van de separeerruimten, gangen, entree partijen, ambulance ingang en parkeerterreinen. Hierbij is het belangrijk dat de schermen zodanig worden opgehangen dat deze vanuit omliggende ruimten niet zichtbaar zijn, dit om privacy gevoelige informatie binnen o.a. de verpleegposten te houden. Het terugkijken van beelden mag alleen in nauw overleg met de verpleging van de desbetreffende afdeling. Hiervoor zullen de camerabeelden op de monitoren worden voorzien van een nummer. 3.4 Beeldweergave receptie Bij de receptie zullen alleen de beelden worden getoond van de entree partijen van het gebouw en de centrale hal, dus geen beelden van de afdelingen en separeergebieden. Dit betekent, dat in de meeste gevallen hier ook geen bedienunit nodig is om de beelden te bedienen, bij meer dan vier beelden is dit wel vereist. 4. Wettelijk kader 4.1 Het op 1 januari 2004 in werking getreden wetsvoorstel strafbaarstelling heimelijk cameratoezicht (kamerstuk 27732) stelt het heimelijk vervaardigen van videobeelden van personen strafbaar. Voor dat doel zijn twee bepalingen uit het Wetboek van Strafrecht gewijzigd, te weten de artikelen 139 sub f 1 en 441 sub b 2. 1 Artikel 139f, onderdeel 1 e luidt: Met gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden of geldboete van de vierde categorie wordt gestraft: 8/16 versie 1.0

9 4.2 Cameratoezicht met beveiliging als doel wordt over het algemeen aangemerkt als een aanvaardbaar iets. 4.3 Wanneer camera s worden geplaatst waarmee opnamen worden gemaakt van personen, die vervolgens worden geregistreerd op opnameapparatuur, dan is de WBP van toepassing. 4.4 Wordt er uitsluitend gekeken naar de camerabeelden die door niet-digitale camera s worden geproduceerd en geen gegevens vastleggen (de camera als verlengstuk van het menselijk oog), dan is de Wet bescherming persoonsgegevens niet van toepassing. 4.5 Ook is de WBP niet van toepassing als de camera personen zodanig vastlegt dat de beelden niet kunnen leiden tot de vaststelling van de identiteit van de persoon. 4.6 Wanneer de WBP van toepassing is, moet cameratoezicht worden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). 4.7 Er is echter een vrijstellingsbesluit, dat in artikel 38 voor bedrijven en instellingen de mogelijkheid opent tot functioneel toezicht. In dat artikel 38 wordt de mogelijkheid geschapen om, binnen een vastgesteld kader, persoonsgegevens te verwerken in het kader van de beveiliging met behulp van duidelijk zichtbare videocamera s van personen, gebouwen, terreinen en productieprocessen die zijn toevertrouwd aan de zorg van de verantwoordelijke. 4.8 Volgens de wet moet cameratoezicht noodzakelijk, proportioneel, subsidiair en kenbaar zijn. 4.9 Heimelijk cameratoezicht moet altijd worden aangemeld aan het CBP. 5. Vrijstellingsbesluit (VB) (artikel 38) Een beroep op artikel 38 van het Vrijstellingsbesluit is mogelijk, indien goed zichtbare camera s worden aangewend voor: 5.1 De bescherming van de veiligheid en gezondheid van een of meer natuurlijke personen. 5.2 De beveiliging van de toegang tot gebouwen en terreinen. 5.3 De bewaking van zaken die zich in gebouwen of op terreinen bevinden. 5.4 De controle op een productieproces. 5.5 Het vastleggen van incidenten. 1. Hij die, gebruikmakende van een technisch hulpmiddel waarvan de aanwezigheid niet op duidelijke wijze kenbaar is gemaakt, opzettelijk en wederrechtelijk van een persoon, aanwezig in een woning of op een ander niet voor het publiek toegankelijke plaats, een afbeelding vervaardigt. 2 Artikel 441b luidt: Met hechtenis van ten hoogste twee maanden of geldboete van de derde categorie wordt gestraft: Hij die, gebruikmakende van een daartoe aangebracht technisch hulpmiddel waarvan de aanwezigheid niet op duidelijke wijze kenbaar is gemaakt, van een persoon, aanwezig op een voor het publiek toegankelijke plaats, wederrechtelijk een afbeelding vervaardigt. 9/16 versie 1.0

10 6. Verwerking en opslag 6.1 De gegevens dienen nauwkeurig volgens een aangegeven kader te worden verwerkt. Niet iedereen mag over de gegevens beschikken maar slechts die personen die expliciet staan aangegeven in voornoemd besluit. 6.2 Omdat Yulius onder het Vrijstellingsbesluit valt mogen de opnamen niet langer dan vier weken worden bewaard, of indien het incidenten betreft, tot het moment waarop de incidenten zijn afgehandeld. 6.3 Indien Yulius de opnamen langer wil bewaren dan valt Yulius niet meer onder het Vrijstellingsbesluit maar dient dan een melding in te dienen bij het CBP van het door Yulius gevoerde cameratoezicht. 7. Inzet van een verborgen camera Zonder medeweten van de ander mogen in principe geen opnamen worden gemaakt met een heimelijk verborgen camera. Wanneer Yulius echter in de organisatie door een ander in haar belangen wordt geschaad en alle andere inspanningen niet tot het gewenste resultaat hebben geleid en de camera het uiterste middel is om deze aanranding van ons recht aan te tonen, dan kan Yulius als uiterste middel voor een beperkte tijd heimelijke camera s plaatsen. Maakt Yulius zelf opnamen dan is toetsing vooraf noodzakelijk om de rechtmatigheid van de inzet van de verborgen camera s zeker te stellen. 8. Melding van cameratoezicht Binnen Yulius zijn betrokkenen, via een intern schrijven, vooraf geïnformeerd dat er zichtbare camera s geplaatst worden. De inspraakhebbende organen hebben hiervoor hun fiat gegeven. Indien niet aan deze voorwaarden zou zijn voldaan, valt dit onder heimelijk cameratoezicht. In dat geval dienen wij het CBP te informeren en zullen wij om een voorafgaand onderzoek moeten vragen. 10/16 versie 1.0

11 II REGLEMENT CAMERASYSTEEM Reglement van 17 juli 2014 In dit reglement camerasysteem, verder reglement te noemen, worden bepalingen aangegeven die tot een verantwoord en juist gebruik van het camerasysteem moeten leiden en de controle daarop mogelijk maakt. Dit reglement heeft de instemming van de inspraakhebbende organen van Yulius. Artikel 1 Algemene bepalingen A. In dit reglement wordt verstaan onder: 1.1. Algemene observatie Een observatie ingesteld op w illekeurige data, tijdstippen en personen Analoge systemen (recorders) Hierbij worden de beelden op band opgenomen, is de kwaliteit afhankelijk van slijtageniveau, zijn de aanschafkosten laag en de onderhoudskosten hoog (banden) Betrokkenen Al die personen in de organisatie, zoals patiënten/cliënten, leerlingen, medewerkers, toeleveranciers, bezoekers en dergelijke die door hun aanwezigheid binnen de terreinen en gebouwen van de organisatie met het intern reglement voor het camerasysteem van doen hebben Bijzondere observatie Een observatie specifiek gericht op bepaalde locaties, handelingen en/of personen Camerasysteem Het geheel van camera s, opname, afspeel- en printapparatuur waarmee toezicht kan worden uitgeoefend College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) Opvolger van de Registratiekamer en verantwoordelijk voor de privacybescherming Digitale systemen (recorders) Hierbij vindt vastlegging van beeldmateriaal plaats op een computerdisk, is de kwaliteit constant (hoog), zijn de aanschafkosten hoog (afhankelijk van gewenste opslagcapaciteit) en de onderhoudskosten laag Gegevensbeheer Het via het camerasysteem opnemen van beelden, het registreren en bew aren daarvan Gegevensbeheerder Degene die belast is met de bediening van het systeem dan w el andere daarvoor bevoegde persoon. 11/16 versie 1.0

12 1.10. Geregistreerde(n) Degene(n) van w ie beelden in het camerasysteem zijn opgenomen Informatiedrager Opslagmogelijkheid voor digitale informatie, zow el beeld als geluid Persoonsvolgsystemen De gekozen omschrijving in artikel 27, eerste lid, sub 1 van de WOR, als een voorziening gericht is op of geschikt is voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen Procedure cameratoezicht Onderhavig document waarin de gehele cameraproblematiek wordt uiteengezet Reglement camerasysteem Bijgevoegd interne reglement waarin de bepalingen worden aangegeven die tot een verantwoord en juist gebruik van het camerasysteem moeten leiden en de controle daarop mogelijk maakt Systeembeheerder Degene die belast is met de kw aliteitscontrole op het functioneren van het camerasysteem, zijnde de functioneel beheerder beveiligingsvoorzieningen dan w el de teamleider Facilitaire Veiligheid Vereniging van Particuliere Beveiligingsorganisaties (VPB) De VPB is het platform van de dienstverleners in de particuliere beveiliging Vuistregels voor observatie en verborgen camera s In deze procedure staat de privacygedragscode van de VPB beschreven die door de CPB tot 2009 is goedgekeurd Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Sinds 1 september 2001 is de WBP van kracht. Daarin wordt het gebruik van camera s onderworpen aan het subsidiariteits- en proportionaliteitsbeginsel (een camera is het uiterste middel) en worden eisen gesteld aan de doelstelling. B. Dit reglement is van toepassing op het camerasysteem. Artikel 2 Doelstelling 2.1 De doelstelling van het camerasysteem is: het adequaat kunnen uitoefenen en verhogen van de generale preventie; de bescherming van de veiligheid en gezondheid van de op onze terreinen en in onze gebouwen aanwezige (natuurlijke) personen; de beveiliging van de toegang tot onze gebouwen en onze terreinen; de bewaking van zaken/goederen die zich in onze gebouwen of op onze terreinen bevinden; het observeren van onze gebouwen/afdelingen en onze terreinen om bij calamiteiten deze beelden te bekijken en mogelijk zo assistentie te verlenen en of aanwijzingen te geven; het doelmatig kunnen optreden bij vermoede en/of geconstateerde onregelmatigheden; 12/16 versie 1.0

13 2.1.7 controle op onze productieprocessen het vastleggen van incidenten. 2.2 Het camerasysteem kan tevens in voorkomende gevallen worden aangewend ten behoeve van bedrijfseconomische en/of ergonomische onderzoeken. De inspraakhebbende organen worden hierover tevoren geïnformeerd. 2.3 Indien sprake is van een ernstig vermoeden van een misdrijf, kan het camerasysteem zo lang het onderzoek voortduurt, worden uitgebreid met niet zichtbare camera s in ruimten waar geen camera s aanwezig zijn Indien van een onderzoek, als vermeld in het voorgaande lid, sprake is, worden de voorzitters van de betreffende inspraakhebbende organen hierover tevoren geïnformeerd door de Facilitair Manager. De voorzitters van de betreffende inspraakhebbende organen worden tevens door de Facilitair Manager geïnformeerd over het einde van het onderzoek. 2.4 Voorts zullen de via het camerasysteem geconstateerde onregelmatigheden van andere, dan te beoordelen persoon, niet worden gebruikt voor de beoordeling van het personeel in functionerings- en beoordelingsgesprekken. 2.5 Een gebruik van het camerasysteem voor een ander doel als vermeld in artikel 2.1, 2.2, 2.3 en 2.5. is niet toegestaan. Artikel 3 Omvang 3.1 Het camerasysteem is aangebracht in openbare en niet openbare ruimten. 3.2 Via het camerasysteem worden actuele gebeurtenissen en andere al dan niet daarmee verband houdende handelingen van patiënten/leerlingen, medewerkers en/of bezoekers waargenomen en op videoband/digitale beeldopslag vastgelegd. Artikel 4 Verantwoordelijkheid 4.1 De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de uit het reglement voortvloeiende handelingen. De directeur Bedrijfsvoering draagt zorg voor een uniforme uitleg en toepassing van het reglement en geeft zo nodig bindende aanwijzingen De Facilitair Manager is verantwoordelijk voor het opnemen of verwijderen van beelden. 4.2 De Teamleider Facilitaire Veiligheid is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het camerasysteem c.q. de camerasystemen. Artikel 5 Bediening van het systeem/gegevensbeheer De bediening van het camerasysteem berust uitsluitend bij de medewerkers Facilitaire Veiligheid aan de hand van de door of namens de Facilitair Manager gegeven aanwijzingen. 13/16 versie 1.0

14 Artikel 6 Opnamen van bijzondere- en andere situaties Uitsluitend de Facilitair Manager is bevoegd tot het (laten) opnemen van bijzondere en/of andere situaties aan de hand van algemene richtlijnen van de afdeling Facilitair. Artikel 7 Recht tot inzage opgenomen beelden door geregistreerde medewerkers 7.1 Een geregistreerde medewerker heeft het recht van inzage slechts wanneer op grond van opgenomen beelden door hem verantwoording over zijn handelen moet worden afgelegd. 7.2 Voor de uitoefening van het recht van inzage kan een geregistreerde medewerker zich wenden tot de Facilitair Manager. 7.3 Indien niet wordt voldaan aan het verzoek van de geregistreerde medewerker, kan deze zich wenden tot de Raad van Bestuur van Yulius. 7.4 Bezoekers hebben geen recht op inzage van opgenomen beelden, tenzij uitsluitend de directeur Bedrijfsvoering of de Facilitair Manager gehoord hebbende, anders beslist. Artikel 8 Verstrekken van actuele/ opgenomen beelden 8.1 De via het camerasysteem verkregen beelden zijn ter inzage voor: 1. Directeur Bedrijfsvoering 2. Facilitair Manager 3. Directeur(en) 4. De Raad van Bestuur 5. Of de aangewezen (eind)verantwoordelijke 8.2 Onverminderd het bepaalde in de voorafgaande leden, zijn opgenomen beelden tevens ter inzage voor personen belast met het onderzoek als vermeld in artikel 2.2. Deze inzage betreft uitsluitend beelden van dit onderzoek. 8.3 De Facilitair Manager kan, onverlet het gestelde in voorgaande leden, bepalen opgenomen beelden, die een vermoedelijk strafbaar feit weergeven en waarvan aangifte is gedaan, ter beschikking te stellen van personen/instanties die zulks nodig hebben voor een naar aanleiding van die aangifte in te stellen onderzoek. Vorenstaande is eveneens van toepassing op beelden die onreglementair handelen weergeven Tevens kan de Facilitair Manager bepalen, dat dergelijke beelden om onderzoeksredenen of om educatieve redenen getoond worden aan getuigen of aan een nader te bepalen groep personen. Voor wat betreft het tonen van beelden aan een groep personen dient de Facilitair Manager toestemming van de personen te verkrijgen die op de beelden voorkomen. De op de beelden voorkomende personen kunnen hun toestemming te allen tijde intrekken, tenzij die intrekking tot onevenredige financiële en/of organisatorische gevolgen leidt voor Yulius. 14/16 versie 1.0

15 8.3.2 Personen die op de beelden voorkomen hebben voorts het recht om aan de groep een toelichting te geven bij de beelden. Voorts kan de Facilitair Manager bepalen, dat dergelijke beelden om onderzoeksredenen aan individuele personen worden getoond. 8.4 De mogelijkheid bestaat actuele beelden en opgenomen beelden via het netwerk over te schakelen op een onder het beheer van de Facilitair Manager staande monitor. 8.5 Het verstrekken van actuele en/of opgenomen beelden via de op punt 8.6 vermelde wijze kan uitsluitend geschieden aan: 1. Raad van Bestuur 2. Officiële opsporingsinstanties en/of personen betrokken bij een onderzoek aangaande Yulius. 3. Indien noodzakelijk de verantwoordelijke leidinggevende en/of personeelsfunctionaris. 8.6 Van de verstrekking wordt een aantekening gemaakt in een daartoe bestemd register. Artikel 9 Verwijderen van beeldopnamen uit informatiedrager 9.1 Onverminderd het bepaalde in de artikelen 8.4 en 8.5 worden beeldopnamen uit informatiedrager na een bewaarperiode van vier weken automatisch vernietigd. 9.2 Beeldopnamen uit informatiedrager waarop omstandigheden/handelingen voorkomen die een nader onderzoek vereisen, worden hieruit gehaald en blijven bewaard tot het onderzoek is afgesloten. Daarna worden ook deze beeldopnamen verwijderd. 9.3 Beeldopnamen uit de informatiedrager kunnen niet voor een langere periode bewaard blijven tenzij de herkenbare betrokkenen daar gerichte toestemming voor hebben gegeven. 9.4 Opnamen kunnen uitsluitend bewaard worden voor instructieve doeleinden, conform het privacyreglement van Yulius. Artikel 10 Beheer 10.1 De Facilitair Manager stelt de informatiedrager vast Het beheer van de informatiedrager berust bij de Teamleider Facilitaire veiligheid, die hiertoe maandelijks een inventarisatie doet uitvoeren Beeldopnamen uit de informatiedrager, gebruikt ten behoeve van een onderzoek als bedoeld in artikel 2.2, worden na beëindiging van dit onderzoek onverwijld ter beschikking gesteld aan de Facilitair Manager. Het vervaardigen van kopieën van deze informatiedrager is niet toegestaan zonder toestemming van de directeur Bedrijfsvoering De Facilitair Manager zorgt tevens voor het op orde blijven van de informatiedrager Al hetgeen in dit artikel omtrent videobanden is bepaald, vindt overeenkomstige toepassing op digitale beeldopslag. 15/16 versie 1.0

16 Artikel 11 Fotografische vastlegging van monitor-/camerabeelden 11.1 Van monitor-/videobandopnamen kunnen printbeelden worden gemaakt om: 1. de identiteitsvaststelling te bevorderen; 2. herkenbaarheid van personen/spelsituaties te verhogen; 3. aandachtvestigingen visueel te begeleiden naar andere vestigingen De printbeelden worden geregistreerd en onder verwijzing van een rapportnummer in een afzonderlijk register bijgehouden waarbij vermeld het doel dat het dient, tenzij de print direct na gebruik wordt vernietigd Het is na toestemming van de Facilitair Manager, toegestaan (digitale) printbeelden te gebruiken voor onderzoeksdoeleinden. De beelden zullen uitsluitend worden getoond aan betrokken personen dan wel aan bij aangifte betrokken personen en/of instanties Gemaakte printbeelden waaraan geen gebruikerswaarde wordt ontleend, worden terstond vernietigd. Artikel 12 Overeenkomstige toepassing 12.1 Tenzij uit het reglement anders voortvloeit, vindt al hetgeen is geregeld overeenkomstige toepassing op de via het camerasysteem verkregen beelden die digitaal worden opgeslagen. Artikel 13 Vaststelling en wijziging van het reglement en onvoorziene omstandigheden 13.1 In omstandigheden die niet in dit reglement zijn voorzien beslist de Raad van Bestuur van Yulius, alsmede de vaststelling en wijziging van het reglement, de directeur Bedrijfsvoering en Facilitair Manager gehoord De in lid 1 genoemde vaststelling en wijziging van het reglement behoeft de voorafgaande instemming van de Cliëntenraad, Medezeggenschapsraad en de Ondernemingsraad. Artikel 14 Citeertitel Dit reglement kan w orden aangehaald als: reglement camerasysteem. 16/16 versie 1.0