HOE & WAT. Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn PRAKTISCHE HANDLEIDING EN INSTRUCTIE VOOR INVOERING EN GEBRUIK IN UW ORGANISATIE.

Transcriptie

1 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn HOE & WAT PRAKTISCHE HANDLEIDING EN INSTRUCTIE VOOR INVOERING EN GEBRUIK IN UW ORGANISATIE Januari 2016 Het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn is een initiatief van vijftien regionale werkgeversorganisaties die vallen onder het samenwerkingsverband RegioPlus.

2 INHOUD Inleiding Waarom deze handleiding? 3 Hoofdstuk 1 Aansluiten 4 Hoofdstuk 2 Sollicitatieprocedure 7 Hoofdstuk 3 Registreren 9 Hoofdstuk 4 Rechten betrokkene en klachten 11 Hoofdstuk 5 Audit 12 BIJLAGEN 14 Bijlage I Checklist registratie ex-medewerker 14 Bijlage II Mededeling bij opname in het Waarschuwingsregister 15 Bijlage III Mededeling voor alle medewerkers over deelname aan het Waarschuwingsregister 16 Bijlage IV Vermelding voor sollicitanten en personeelsadvertenties 17 Bijlage V Vermelding voor personeelshandboek / huishoudelijk reglement 17 Bijlage VI Standaardbrief voor ondernemingsraad 18 Bijlage VII Meer informatie 19 2 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

3 INLEIDING Waarom deze handleiding? Voor u ligt de praktische handleiding Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn: Hoe en wat?. Deze bevat instructies voor zorg- en welzijnsorganisaties die op het punt staan het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn (verder: Waarschuwingsregister) in hun organisatie in te voeren en voor organisaties die reeds zijn aangesloten. Met dit boekje biedt uw werkgeversorganisatie u een praktische handleiding aan voor het werken met het Waarschuwingsregister. Dit maakt het gebruik van het register eenvoudig en overzichtelijk. Protocol Voor het Waarschuwingsregister zijn spelregels ontwikkeld die zijn vastgelegd in een protocol. Hiervoor heeft het College bescherming persoonsgegevens (m.i.v. 1 januari 2016 nieuwe naam: Autoriteit Persoonsgegevens), de privacy toezichthouder van rechtswege, een verklaring van rechtmatigheid verleend. Het protocol is de juridische basis van het Waarschuwingsregister die alle voorwaarden voor deelname aan het register nauwkeurig omschrijft. Deze handleiding is de uitwerking van bepalingen uit het protocol om deelnemers praktische handvatten te geven zodat zij voldoen aan de protocolverplichtingen. Het protocol kunt u opvragen bij uw werkgeversorganisatie die deel uitmaakt van het landelijk samenwerkingsverband RegioPlus. Met deze handleiding lichten wij toe welke stappen een zorgorganisatie dient te nemen om aan te sluiten (hoofdstuk 1), hoe in de sollicitatieprocedure het Waarschuwingsregister wordt toegepast (hoofdstuk 2) en onder welke voorwaarden een persoon die strafbare feiten gepleegd heeft, geregistreerd kan worden (hoofdstuk 3). Daarna leggen wij uit hoe met klachten om te gaan (hoofdstuk 4) en wat de rol is van de audit (hoofdstuk 5). Checklist & voorbeelden Aan het einde vindt u een checklist die u kunt gebruiken voor het aanleggen van een Intern Register. Tevens vindt u communicatievoorbeelden die u kunt gebruiken om uw medewerkers en sollicitanten in te lichten. Deze voorbeelden kunt u eenvoudig omzetten in uw eigen huisstijl. Heeft u nog vragen? Neem contact op met uw werkgeversorganisatie of met het Landelijk coördinatiepunt van het Waarschuwingsregister vallend onder RegioPlus (verder: Landelijk coördinatiepunt). Hoe en wat? 3

4 Hoofdstuk 1 AANSLUITEN toegewijd Dit hoofdstuk beschrijft de voorwaarden waaraan een zorg- en welzijnsorganisatie moet voldoen, om te kunnen deelnemen aan het Waarschuwingsregister. Welke stappen moet u zetten? Ook arbeidskrachten die anders dan op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam zijn zoals uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs, vallen onder de reikwijdte van het Waarschuwingsregister. Wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg In de wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg is een vergewisplicht opgenomen die inhoudt dat een werkgever onderzoek moet doen naar het arbeidsverleden van nieuwe medewerkers. Daar hoort bij dat hij zorgvuldig bekijkt wie hij in dienst neemt en of er redenen zijn om te veronderstellen dat iemand niet of minder geschikt is voor de te vervullen functie. De zorgaanbieder kan hier onder andere aan voldoen door te doen wat gebruikelijk is, zoals navraag doen bij eerdere werkgevers, het BIG-register raadplegen en een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen. Sinds 2014 kunnen zorg- en welzijnsorganisaties een integriteitscheck doen via het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn om na te gaan of iemand strafbaar gedrag heeft gepleegd of hiervan wordt verdacht (er is een proces-verbaal opgemaakt). Onder strafbaar gedrag wordt verstaan het plegen van diefstal, mishandeling en / of seksueel grensoverschrijdend gedrag jegens een cliënt. 4 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

5 Onderschrijven van de spelregels Om te kunnen aansluiten, moet de daartoe statutair bevoegd bestuurder het Protocol Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn ondertekenen. Instemming ondernemingsraad Indien er een ondernemingsraad is geïnstalleerd, moet deze instemmen met deelname aan het Waarschuwingsregister. Het draaiboek medezeggenschap wordt u ter hand gesteld en kan gebruikt worden door de ondernemingsraad om het onderwerp invoering van het Waarschuwingsregister gefaseerd te behandelen. Het is raadzaam om tegelijkertijd de aanpassing van het huishoudelijk reglement of personeelshandboek bij de ondernemingsraad te agenderen. TIP Maak alvast standaardbrieven voor vacatures en registratie na een strafrechtelijk incident (zie communicatievoorbeelden in de bijlage). zorgorganisaties toegang hebben tot deze gegevens gedurende maximaal vier jaar. De bewaartermijn van de gegevens in het Intern Register is maximaal acht jaar. Het Intern Register van een deelnemende organisatie wordt via het Landelijk coördinatiepunt aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor machtigt de aanstaande deelnemer het Landelijk coördinatiepunt. Veiligheids- en preventiebeleid Een deelnemende organisatie dient een deugdelijk veiligheidsen preventiebeleid te hebben en uit te voeren. Daar wordt onder andere het aangiftebeleid in opgenomen en bepalingen omtrent het doen van onderzoek in geval van (een vermoeden van) strafbaar gedrag. Voor organisaties die (nog) geen beleid hebben, is de Leidraad Veilige zorgrelatie (VWS) aan te bevelen. Deze Leidraad biedt handvatten aan organisaties voor bewustwording, preventie en interventie bij grensoverschrijdend gedrag en mishandeling in de professionele zorgrelatie. Aanleggen Intern Register Om deel te kunnen nemen aan het Waarschuwingsregister dient de organisatie te beschikken over het zogenoemde Intern Register. Hieruit worden verwijzingsgegevens beschikbaar gesteld aan het Waarschuwingsregister. De vorm van het Intern Register is vrij en kent geen voorschriften qua vorm of (technische) realisatie, maar wel qua doel en werkwijze. Er kunnen meldingen bijgehouden worden van bijvoorbeeld oneigenlijk gebruik van bezittingen van cliënten, collega s en de organisatie. Ook gevallen van mishandeling of seksueel misbruik van cliënten vallen binnen de reikwijdte van het Intern Register. Vanuit het Intern Register kunnen medewerkers onder voorwaarden komen later aan bod geregistreerd worden in het Waarschuwingsregister (vinkje voor twee of vier jaar) waardoor ook andere Meldprotocol Naast het veiligheids- en preventiebeleid helpt een intern meldprotocol een deelnemende organisatie bij het zetten van de (juiste) stappen die nodig zijn voor het melden van strafbaar gedrag gepleegd door een medewerker. Het meldprotocol is kort gezegd een stappenplan waarin stapsgewijs staat uitgelegd welke stappen, wanneer en door wie genomen moeten worden in geval van een vermoeden van strafbaar gedrag. Benoemen verantwoordelijke medewerkers Het is belangrijk vast te stellen wie binnen de organisatie verantwoordelijk wordt voor het registreren van ex-medewerkers die strafbaar gedrag hebben gepleegd en wie sollicitanten kan gaan toetsen in het Waarschuwingsregister. Dit kunnen zijn: > Hoe en wat? 5

6 De medewerkers van de afdeling die de strafrechtelijke incidenten afhandelen of een daartoe aangewezen (aandachts)functionaris. De medewerkers die sollicitanten toetsen via het Waarschuwingsregister, werken doorgaans op de afdeling Personeelszaken / recruitment / werving & selectie. Gebruik deze handleiding of stel richtlijnen op voor medewerkers ten aanzien van de manier waarop zij met het systeem moeten werken, met name onder welke voorwaarden zij sollicitanten uit mogen sluiten van verdere sollicitatie na een geverifieerde treffer. Geheimhoudingsplicht Alle gegevens die volgens protocol zijn opgenomen in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn c.q. Intern Register, worden strikt vertrouwelijk behandeld. Slechts geautoriseerd personeel heeft toegang tot het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn c.q. Intern Register. De deelnemende organisatie zorgt ervoor dat het geautoriseerd personeel onder een geheimhoudingsplicht valt die zowel tijdens als na afloop van het dienstverband geldig is. Melding Autoriteit Persoonsgegevens Ook voor het aanleggen van het Intern Register bent u als organisatie of instelling verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Pas wanneer u beschikt over een bevestiging van de Autoriteit Persoonsgegevens dat u aan de meldingsverplichting heeft voldaan, kunt u deelnemen aan het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. CHECKLIST AANSLUITEN Protocol ondertekenen Instemmen ondernemingsraad Aanpassen personeelshandboek / huishoudelijk reglement Aanpassen sociaal en/of veiligheidsbeleid Aanwijzen verantwoordelijke medewerker(s) Aanleggen van Intern Register Regelen beveiliging en geheimhouding Informeren van huidige medewerkers Standaardbrieven opstellen Melden bij Autoriteit Persoonsgegevens via werkgeversorganisatie Beveiliging Iedere deelnemer zorgt voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zie: CBP Richtsnoeren beveiliging van persoonsgegevens (2013)). IP-adres Het Waarschuwingsregister is via het internet te benaderen. De site van het register kan alleen benaderd worden wanneer het IP-adres bij het Landelijk coördinatiepunt bekend is. Voorlichten van medewerkers De huidige medewerkers worden geïnformeerd over de aanstaande deelname aan het Waarschuwingsregister. Dit kan bijvoorbeeld met memo s, berichten en mededelingen. Geef hierbij ook uitdrukkelijk aan onder welke voorwaarden personen in het register kunnen worden opgenomen. In de bijlage staan voorbeeldbrieven. Ondersteuning bij de implementatie U kunt te allen tijde uw werkgeversorganisatie, die aangesloten is bij het samenwerkingsverband RegioPlus, benaderen voor ondersteuning bij het implementeren van het Intern Register of invoeren van het Waarschuwingsregister. Zij kunnen u helpen aan bijvoorbeeld de Handreiking aangifte doen en het Draaiboek Medezeggenschap. 6 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

7 Hoofdstuk 2 SOLLICITATIEPROCEDURE toevertrouwd Het Waarschuwingsregister is een waardevol instrument in uw kwaliteitsbeleid en kan gebruikt worden in het kader van de al eerder genoemde vergewisplicht die de overheid oplegt aan zorgaanbieders. Het register is onder meer een referentiecheck tijdens de sollicitatie. Dit hoofdstuk geeft aan hoe u het Waarschuwingsregister inzet in de sollicitatieprocedure. Kenbaar maken van toetsing strafbare gedragingen via Waarschuwingsregister In de vacaturetekst en tijdens de sollicitatieprocedure moet worden aangegeven dat toetsing aan het Waarschuwingsregister onderdeel is van de procedure. Op deze wijze worden alle potentiële nieuwe medewerkers van het bestaan van het register op de hoogte gesteld en geven zij toestemming voor de check in het Waarschuwingsregister als zij besluiten te solliciteren. Toetsen sollicitanten Bij toetsing van een sollicitant wordt op basis van een zoeksleutel (eerste vijf letters van de achternaam en geboortedatum bijvoorbeeld Janss ) het Waarschuwingsregister geraadpleegd. De uitwisseling van gegevens geschiedt in een beschermde omgeving. Hoe en wat? 7

8 Logboek Om misbruik te traceren, wordt iedere bevraging vastgelegd in een logboek: wie heeft getoetst, waar vandaan, wanneer en of er wel of niet een treffer was. Treffer afhandelen Wanneer de gegevens voorkomen in het Waarschuwingsregister is er sprake van een treffer waarbij er nog geen informatie over de reden en duur voor opname wordt verstrekt. Zowel de deelnemer die raadpleegt als de deelnemer die heeft geregistreerd, wordt van een treffer op de hoogte gesteld door een automatisch aangemaakt bericht. om na te gaan of de persoon wel op juiste gronden in het Waarschuwingsregister is opgenomen en ten slotte om te beoordelen of het gepleegde feit ook reden is om de sollicitant uit te sluiten van de verdere procedure. De betrokken sollicitant moet geïnformeerd worden als de afwijzing is gebaseerd op een registratie in het Waarschuwingsregister. TIP Het is mogelijk om het toetsen van sollicitanten te automatiseren. Voor veel organisaties is dat efficiënter. Aan de sollicitant moet worden verteld dat aanvullende informatie wordt gevraagd bij de organisatie die hem of haar heeft geregistreerd. Het is aan de sollicitant om de procedure wel of niet voort te zetten. Een treffer kan nooit zonder meer leiden tot uitsluiting van verdere sollicitatie. In het geval van een treffer moet altijd contact worden gezocht met de deelnemer die de treffer heeft ingevoerd. Allereerst om te beoordelen of het daadwerkelijk om de persoon gaat die ook bij de toetsende deelnemer aan het solliciteren is. De zoeksleutel kan namelijk onbedoeld meerlingen hebben (bijvoorbeeld bij tweelingen). Daarnaast CHECKLIST SOLLICITATIEPROCEDURE Vermeld standaard in de vacatureteksten en tijdens de sollicitaties de check in het Waarschuwingsregister Raadpleeg (meisjes)naam en geboortedatum in het register Doe verdere navraag bij de referent in geval van een treffer Informeer sollicitanten over afwijzing op basis van een registratie in het Waarschuwingsregister 8 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

9 Hoofdstuk 3 REGISTREREN vertrouwen Wanneer en onder welke voorwaarden kunt u een ex-medewerker registreren in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn? In dit hoofdstuk beschrijven wij de voorwaarden uit het protocol. Strafbare feiten Diefstal, mishandeling en seksueel grensoverschrijdend gedrag gepleegd jegens een cliënt, zijn strafbare feiten die een belemmering vormen bij het werken in de zorg- en welzijnssector en vallen binnen de reikwijdte van het Waarschuwingsregister. Voorwaarden voor opname De daarvoor aangewezen medewerkers van de afdeling die de strafbare feiten afhandelen of andere verantwoordelijke functionarissen, bijvoorbeeld van personeelszaken, beslissen of de werknemer wordt geregistreerd in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Voor opname in het Waarschuwingsregister gelden de volgende criteria: - De strafbare activiteiten van de medewerker moeten geleid hebben tot ontslag of beëindiging van de arbeidsrelatie. - Er moet aangifte ter zake zijn gedaan bij de politie, waarvan proces-verbaal is opgemaakt. Hoe en wat? 9

10 - De strafbare activiteiten van de medewerker zijn op basis van gedegen en zorgvuldig onderzoek vastgesteld. - Er moeten voldoende bewijsstukken zijn die bewaard worden in het onderliggende dossier. - De betrokken persoon moet van de opname op de hoogte zijn gesteld. Daarbij wordt hij of zij geïnformeerd over de mogelijkheid van: (1) verzet, (2) inzage, (3) correctie, (4) het indienen van een klacht. - Voor opname in het Waarschuwingsregister weegt de deelnemer het belang van de eigen organisatie en die van andere deelnemende organisaties af tegen de gevolgen van opname voor de betrokkene. De gevolgen van opname dienen in verhouding te staan tot het gepleegde delict en de overige omstandigheden van het geval. De organisatie houdt rekening met de gevolgen van opname aan de hand van de volgende factoren: a. duur dienstverband; b. leeftijd; c. functie; d. aard en omvang van de laakbare gedragingen en de gevolgen daarvan; e. of er sprake is van verzachtende of verzwarende omstandigheden (b.v. recidive). Duur registratie: twee of vier jaar De ex-medewerker die strafbaar gehandeld heeft, kan twee of vier jaar geregistreerd worden in het Waarschuwingsregister. Als u twijfelt of invoer van gegevens kan plaatsvinden conform de regels van het protocol, dient u van invoer af te zien. Geen terugwerkende kracht Het is bovendien niet toegestaan om ex-medewerkers met terugwerkende kracht in het Waarschuwingsregister te plaatsen. Wat ook niet is toegestaan, is nagaan of het zittend personeel voorkomt in het Waarschuwingsregister. Bewaartermijn De gegevens worden automatisch na twee of vier jaar verwijderd uit de database, als er ten aanzien van betrokkene geen nieuwe feiten bekend zijn. Ook als vastlegging van persoonsgegevens niet langer gewenst is, bijvoorbeeld naar aanleiding van een verzoek van een geregistreerde persoon, dient dit onverwijld bij het Landelijk coördinatiepunt te worden aangegeven, zodat de betrokkene handmatig verwijderd kan worden. Meisjesnaam Voer bij het registreren van een vrouw op het Waarschuwingsregister altijd de meisjesnaam in. Dit voorkomt dat geregistreerde vrouwen die op basis van de naam van hun echtgenoot of partner gaan solliciteren door de mazen van het net glippen. TIPS Zorg voor een goede dossieropbouw via het Intern Register. Dat kan helpen bij de afweging of iemand geregistreerd wordt of niet. Verstuur de ontslagbrief en / of de aparte brief met informatie over registratie als aangetekende post. Leg uw overwegingen bij de proportionaliteitstoets schriftelijk vast. Zo kunt u achteraf uw overwegingen herproduceren. 10 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

11 Hoofdstuk 4 RECHTEN BETROKKENE EN KLACHTEN Uit de wet vloeien een aantal rechten en plichten voort ten aanzien van het Intern Register van een deelnemende organisatie en ten aanzien van het Waarschuwingsregister. In dit hoofdstuk lichten wij deze rechten en plichten kort toe. Inzage Betrokkene heeft het recht zich tot een deelnemende organisatie te wenden met het verzoek hem / haar mee te delen of hij / zij in het Intern Register van die organisatie is opgenomen. Daarnaast kan een betrokkene zich ook wenden tot het Landelijk coördinatiepunt. Een dergelijk inzageverzoek dient schriftelijk te geschieden (per brief of ). Voordat op het verzoek wordt ingegaan, dient betrokkene zich te legitimeren. Binnen vier weken moet de betrokkene schriftelijk zijn medegedeeld of de betrokkene in het Intern Register of Waarschuwingsregister is opgenomen. Correctie Indien gegevens zijn opgenomen in het Intern Register, kan de betrokkene verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze bijvoorbeeld feitelijk onjuist zijn. De deelnemer bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering van inzage (bijvoorbeeld als de gegevens onderdeel van een strafrechtelijk onderzoek zijn geworden en daarmee vallen onder de Wet politiegegevens) is met redenen omkleed. Een verzoek om correctie kan, na inzage, ook gevraagd worden voor de gegevens in het Waarschuwingsregister. De organisatie stelt andere organisaties op de hoogte van een ingewilligd correctieverzoek, indien aan hen voorafgaand persoonsgegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost. Klachten Bij geschillen over de rechtmatigheid en juistheid van de opgenomen gegevens kan de betrokkene zich wenden tot het bestuur / de directie van de betreffende deelnemer. Als dit niet naar tevredenheid tot een oplossing leidt, kan een belanghebbende zich met betrekking tot het Waarschuwingsregister wenden tot: - De onafhankelijke Klachtencommissie - De Autoriteit Persoonsgegevens - De bevoegde rechter Hoe en wat? 11

12 Hoofdstuk 5 AUDIT Om de kwaliteit van het Waarschuwingsregister te verbeteren en te borgen is uw werkgeversorganisatie aangesloten bij de Auditcommissie. Deze Auditcommissie houdt toezicht op de naleving van de verplichtingen uit het protocol ten aanzien van het Waarschuwingsregister. Daarnaast kan de Auditcommissie de deelnemers bijstaan om de kwaliteit van het register hoog te houden. De Auditcommissie bestaat uit deskundigen op het gebied van zorg en welzijn, privacy en arbeidsrecht. Audit en advies De deelnemer zal de naleving van de verplichtingen in het protocol periodiek (laten) controleren. Jaarlijks voert iedere deelnemer een zelfevaluatie uit ten aanzien van het gebruik en de toepassing van het Waarschuwingsregister binnen de organisatie. Van haar bevindingen naar aanleiding van deze controle brengt de deelnemer verslag uit aan de Auditcommissie. Alle deelnemende organisaties worden om de 4 jaar bezocht door de Auditcommissie. Daarnaast worden ook deelnemers bezocht indien daar aanleiding toe bestaat, 12 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

13 bijvoorbeeld bij misbruik van het Waarschuwingsregister. Als de audit daarvoor aanleiding geeft, kan het Landelijk coördinatiepunt van het Waarschuwingsregister worden ingelicht. Zij kan vervolgens een advies geven over het al dan niet voortzetten van deelname. Vanuit het Landelijk coördinatiepunt kunnen op basis van bevindingen uit de audits ook algemene adviezen worden uitgebracht. Belangrijke aandachtspunten tijdens een audit zijn: - de procedure bij registreren en raadplegen van gegevens van ex-medewerkers die strafbare feiten hebben gepleegd - de wijze waarop de ex-medewerkers, medewerkers en sollicitanten worden geïnformeerd over deelname aan het Waarschuwingsregister De deelnemer wordt na een bezoek door middel van een verslag geïnformeerd over de bevindingen. Indien er openstaande punten zijn geconstateerd, wordt de deelnemer gevraagd hieraan zo snel mogelijk opvolging te geven. TIPS Houd voor een audit alle dossierstukken beschikbaar van personen die door u zijn geregistreerd in het Waarschuwingsregister. Houd ook andere documenten met betrekking tot de procedures beschikbaar. Denk hierbij aan: - getekend protocol - meldingsnummer Autoriteit Persoonsgegevens of College bescherming persoonsgegevens - geheimhoudingsverklaringen - schriftelijke goedkeuring OR (indien van toepassing) - correspondentie over het Waarschuwingsregister aan medewerkers, sollicitanten, medewerkers die geregistreerd zijn (ontslagbrief) et cetera - kopie proces-verbaal aangifte - handboek / huisreglement / website et cetera waarin melding wordt gemaakt van deelname aan het Waarschuwingsregister Een goede voorbereiding helpt de audit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Hoe en wat? 13

14 Bijlage Checklist per opname in Intern Register c.q. Waarschuwingsregister I beschermd Naam betrokken medewerker (vijf eerste letters (meisjes)achternaam + geb. datum): Betreft het een eigen werknemer? ja nee Omschrijving strafbaar gedrag: Diefstal ja nee Mishandeling ja nee Seksueel grensoverschrijdend gedrag ja nee Proportionaliteitstoets Leeftijd betrokkene: Aantal dienstjaren: Geslacht man vrouw Functie: Omvang materiële schade (indien van toepassing): Overige (immateriële) schade (omschrijving, gevolgen, impact et cetera): Is er sprake van eerdere / achteraf verdenkingen? ja nee Andere verzwarende / verzachtende omstandigheden: Zijn er opsporingsactiviteiten door interne instanties uitgevoerd? ja nee Zijn er opsporingsactiviteiten door externe instanties uitgevoerd? ja nee Bewijsstukken strafbaar gedrag aanwezig? ja nee Nadere omschrijving strafbaar gedrag: Afwikkeling Datum ontslagbrief of brief beëindiging arbeidsrelatie (met vermelding van plaatsing in het Intern Register c.q. Waarschuwingsregister): Reden ontslag vermeld in brief? ja nee Is hiervan een kopie beschikbaar? ja nee Ondertekening brief door: Datum melding bij interne instantie/afdeling/persoon: Datum aangifte politie: Kopie proces-verbaal aanwezig in personeelsdossier en / of Intern Register? ja nee Proces-verbaalnummer: Datum opname Intern Register: Uitgevoerd door: Datum informatiebrief opname Intern Register: Uitgevoerd door: Proportionaliteitstoets (afweging bij opname in het Waarschuwingsregister): Uitgevoerd door: Datum opname Waarschuwingsregister: Uitgevoerd door: Datum informatiebrief opname in Waarschuwingsregister: Uitgevoerd door: Nadere gegevens: Zijn de data logisch t.o.v. elkaar? ja nee Zo neen, waarom niet? Prop. toets (afweging bij opname in WR) 0, 2 of 4 jaar: Subsidiariteitstoets: Gecontroleerd op juistheid door BEHEERDER Datum: Naam: Handtekening: 14 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

15 Bijlage Voorbeeldbrief aan een (ex-)medewerker bij opname in het Waarschuwingsregister II (Ex-)Medewerkers moeten verplicht worden geïnformeerd als zij worden opgenomen in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Onderstaande voorbeeldtekst kan hiervoor worden gebruikt. Geachte heer/mevrouw, [naam organisatie] heeft u ontslag aangezegd wegens één of meerdere strafbare feiten en heeft om die reden aangifte bij de politie gedaan. Op grond van voormelde feiten heeft [naam organisatie] besloten uw gegevens op te nemen in het Intern Register. Wij doen dit conform [artikel van ons personeelshandboek / huishoudelijk reglement]. Dit register is door [naam organisatie] aangelegd met als doel het ondersteunen van activiteiten gericht op het waarborgen van de veiligheid en de integriteit van de zorg- en welzijnssector. Deze registratie wordt na acht jaar automatisch verwijderd. Het register wordt beheerd door onze afdeling [naam afdeling]. Daarnaast bent u voor een periode van [2 of 4 jaar] geregistreerd in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Andere deelnemende organisaties in Nederland (uit de VVT, GGZ en Gehandicaptenzorg) kunnen conform het daarvoor geldende protocol Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn toetsen of u voorkomt in het Waarschuwingsregister. Als u inzage wilt hebben in de gegevens die wij van u hebben, kunt u zich schriftelijk wenden tot [..]. Vergeet daarbij niet om een kopie van uw legitimatiebewijs toe te voegen. Indien daarvoor aanleiding is, kunnen de gegevens in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn gecorrigeerd worden. Indien u het niet eens bent met het besluit tot registratie in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn, dan heeft u het recht hiertegen bezwaar te maken. Voor het maken van bezwaar kunt u zich in eerste instantie wenden tot het bestuur / de directie van uw ex-werkgever. Indien dit niet tot een bevredigende oplossing leidt, kunt u zich wenden tot de Klachtencommissie van het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Dit dient schriftelijk te gebeuren (per brief / ). Op kunt u het klachtenreglement vinden. Na het bindend advies van de Klachtencommissie heeft u de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of kunt u een gerechtelijke procedure starten. Vertrouwend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Afdeling [naam afdeling] van [Naam organisatie], Hoe en wat? 15

16 Bijlage Voorbeeld mededeling voor alle medewerkers over deelname aan het Waarschuwingsregister III Alle medewerkers van de deelnemende organisatie moeten worden geïnformeerd over het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Aan alle medewerkers en vrijwilligers van Medewerkers die strafbare feiten plegen waar cliënten van zorg- en welzijnsorganisaties de dupe van zijn, doen ernstig afbreuk aan de kwaliteit van de organisatie én de kwaliteit van zorg. Door oplopende spanningen verzieken zij een goede sfeer. Dit doet geen goed aan de beeldvorming en het imago van de gehele gezondheidszorgsector waar kwetsbare mensen 100% moeten kunnen rekenen op een vertrouwde en veilige omgeving. Uit onderzoek van de politie blijkt dat de omvang van het aantal incidenten toeneemt en het zeer waarschijnlijk om het topje van de ijsberg gaat. Om te voorkomen dat wij in onze organisatie ook te maken krijgen met collega s die strafbare feiten gepleegd hebben, hebben wij besloten om deel te nemen aan het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Dit systeem waarschuwt andere zorgaanbieders wanneer ex-medewerkers die diefstal, mishandeling en / of seksueel grensoverschrijdend gedrag gepleegd hebben jegens cliënten solliciteren. Het Waarschuwingsregister wordt beheerd door het Landelijk coördinatiepunt van het Waarschuwingsregister vallend onder RegioPlus. Het Waarschuwingsregister werkt als volgt: - Na een strafbaar feit volgt ontslag van de betrokken persoon/personen; - Er wordt aangifte gedaan bij de politie; - De betrokken persoon / personen wordt / worden opgenomen in ons eigen Intern Register (voor maximaal acht jaar) en in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn (twee of vier jaar). - Dit Waarschuwingsregister is toegankelijk voor andere deelnemende organisaties. - Bij sollicitaties wordt altijd een controle via het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn uitgevoerd. Het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn is met grote zorgvuldigheid opgezet. Er is een uitvoerig protocol opgesteld, waarin de voorwaarden voor opname, de toegang tot het register en de rechten van medewerkers zijn vastgelegd. Het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn en het protocol met toelichting zijn goedgekeurd door het College bescherming persoonsgegevens (CBP) (m.i.v. 1 januari 2016 nieuwe naam: Autoriteit Persoonsgegevens). Vertrouwend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u zich wenden tot Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

17 Bijlage Vermelding voor sollicitanten en personeelsadvertenties IV Toekomstige medewerkers / sollicitanten moeten worden geïnformeerd over het feit dat de organisatie een integriteitscontrole uitvoert via het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Een integriteitscontrole via het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn is onderdeel van de sollicitatieprocedure. Indien het personeelshandboek / huishoudelijk reglement integraal onderdeel uitmaakt van het arbeidscontract, kan eventueel volstaan worden met een verwijzing naar het personeelshandboek / huishoudelijk reglement. Bijlage Vermelding voor huishoudelijk reglement V Deelname aan het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn moet worden vermeld in het personeelshandboek / de huisregels van de zorgaanbieder. [naam organisatie] voert een actief preventiebeleid tegen strafbare gedragingen (en / of grensoverschrijdend gedrag). Bij geconstateerde strafbare feiten volgt ontslag en doen wij altijd aangifte bij de politie. Daarnaast vindt een registratie plaats in ons Intern Register én onder voorwaarden in het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn van RegioPlus. Keurmerklogo Hoe en wat? 17

18 Bijlage Standaardbrief voor ondernemingsraad VI Geachte, Zoals u wellicht bekend is, werkt RegioPlus reeds geruime tijd aan een Waarschuwingslijst ter voorkoming en bestrijding van strafbaar gedrag door zorgmedewerkers jegens cliënten in de zorg- en welzijnssector. Onder strafbaar gedrag wordt diefstal, mishandeling en / of seksueel grensoverschrijdend gedrag verstaan. De materiële en emotionele schade ten gevolge van strafbaar gedrag maken het opzetten van een dergelijk Waarschuwingsregister helaas noodzakelijk. Het register is getoetst aan de algemene normen van maatschappelijke zorgvuldigheid en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in het bijzonder. Het College bescherming persoonsgegevens (m.i.v. 1 januari 2016 nieuwe naam: Autoriteit Persoonsgegevens) heeft haar instemming betuigd met de voorgestelde opzet en de wijze waarop voldaan wordt aan de diverse verplichtingen op grond van wet- en regelgeving. Een zeer belangrijke voorwaarde is de instemming van de ondernemingsraad, aangezien het een regeling betreft als bedoeld in artikel 27, onder k, van de Wet op de ondernemingsraden: Regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen. Wij verzoeken u om op basis van het Protocol Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn en de toelichting op het protocol uw instemming te betuigen met de inrichting van de volgende twee registers met persoonsgegevens: Een Intern Register binnen de organisatie waarin, de afdeling P&O/HR of door een daartoe geautoriseerde functionaris, alle gevallen van strafbaar gedrag die zich met betrekking tot de organisatie voordoen worden vastgelegd. Daarin kunnen ook gegevens van (ex-)medewerkers worden opgenomen. Het Waarschuwingsregister dat onder verantwoordelijkheid van RegioPlus is ingericht en dat bedoeld is om deelnemers in staat te stellen onderling gegevens uit te wisselen van exmedewerkers die vanwege strafbaar gedrag zijn ontslagen en tegen wie aangifte bij de politie is gedaan. De voorwaarden waaronder deze gegevens mogen worden uitgewisseld zijn vastgelegd in het Protocol Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn. Met vriendelijke groet, 18 Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn

19 Bijlage Meer informatie VII Meer weten? Kijk voor meer informatie op U kunt ook contact opnemen met uw werkgeversorganisatie die deel uitmaakt van het landelijk samenwerkingsverband RegioPlus. Hoe en wat? 19

20 Landelijk coördinatiepunt Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn Ierlandlaan 29, 2713 HG Zoetermeer Kijk voor meer informatie op of neem contact op met uw werkgeversorganisatie (zie