TRANSPARANTIE- VERSLAG BDO Audit & Assurance B.V

Transcriptie

1 TRANSPARANTIE- VERSLAG 2010 BDO Audit & Assurance B.V

2 3 1 Transparantie in een veranderende wereld Inhoud 1 Transparantie in een veranderende wereld 3 2 Juridische en organisatorische structuur 4 3 Internationaal netwerk BDO 6 4 Stelsel van kwaliteitsbeheersing 8 5 Naleving van onafhankelijkheidsvoorschriften 12 6 Onderhouden vaktechnische kennis 14 7 Omzet 15 8 Grondslag beloning externe accountants 16 9 Verklaring van beleidsbepalers 17 Bijlage: lijst van organisaties van openbaar belang 18 Bijlage: lijst van afkortingen 18 De rol van de accountant is in 2010 veelvuldig ter discussie gesteld. Dit heeft geleid tot een publiek debat over de kwaliteit, het vermogen tot zelfreflectie en het op de juiste wijze dienen van het maatschappelijk verkeer. Rapporten als dat van de Autoriteit Financiële Markten en de Eurocommissaris Michel Barnier stellen de noodzaak tot verandering onomwonden aan de orde. BDO wil zich daar waar mogelijk actief mengen in het publieke debat. Wij zijn ervan overtuigd dat het aangaan van het debat leidt tot nieuwe inzichten en zelfreflectie. We kunnen daar niet bij afwezig blijven. Wat BDO in de diverse rapporten mist, is het onderscheid tussen accountants die werkzaam zijn voor grote en beursgenoteerde ondernemingen en accountants die opereren in het mkb. Weliswaar is de functie van controlerend accountant niet wezenlijk anders, maar dat geldt in de optiek van BDO wel voor de rol die een controlerend accountant daarnaast nog kan vervullen. De strikte scheiding tussen accountant en adviseur bij beursgenoteerde ondernemingen is vanwege het verschil in belanghebbenden in onze optiek van een geheel andere orde voor het mkb. Behalve als accountant bekleden wij voor onze cliënten in het mkb ook de rol van sparringpartner en adviseur. Daarbij kun je als accountant niet op afstand blijven, maar moet je juist heel dicht bij de cliënt staan. Als dit onderscheid niet wordt gemaakt, bestaat het gevaar dat mkb-ondernemingen onnodig zwaar worden belast. In de optiek van BDO moet dan ook het credo gelden: strenger waar nodig, soepeler waar mogelijk. Vanwege de veranderende wereld waarin BDO zich als organisatie bevindt, is het noodzakelijk om de rol van de accountant continu te blijven toetsen. BDO hecht daarom grote waarde aan transparantie & kwaliteit. Ons eigen systeem van kwaliteitsbeheersing en interne reviews leveren verbeterpunten op. Het vernieuwde en aangepaste proces van cliënt- en opdrachtacceptatie (hierna COF) dat BDO in 2010 heeft doorgevoerd, is daar een sprekend voorbeeld van. In de nieuwe release van COF is een groot aantal veranderingen doorgevoerd die leiden tot een meer efficiënte afwikkeling van de acceptatieprocedure. De gestegen bewustwording voor het naleven van de regelgeving lijkt positief bij te dragen aan het inbedden van de procedure in de organisatie. Een vastgesteld aandachtspunt uit het boekjaar 2010 is de operationele organisatie van het instrumentarium om de kwaliteit van onze professionals te bewaken. Analyse van het systeem wijst uit dat dit meer dynamisch en efficiënt kan worden ingericht door het volledige pakket aan instrumenten onder te brengen bij één afdeling (Quality & Riskmanagement). Deze gewenste aanpassing in het stelsel van kwaliteitsbewaking zal in 2011 verder worden uitgewerkt. Ook in het huidige boekjaar zal BDO blijven vasthouden aan het egalitaire beloningsbeleid van de partners. Het leveren van kwaliteit en het voldoen aan de normen ten aanzien van professionaliteit zijn in onze optiek basisvereisten voor onze partners. BDO hanteert geen financiële prikkels die de focus op professioneel gedrag kunnen afleiden. Eventuele underperformance dient Wettelijk kader Omdat onder meer wettelijke controles bij organisaties van openbaar belang (OOB) verricht, is zij krachtens artikel 30 van het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) gehouden jaarlijks een verslag op te stellen, waarin een beschrijving op hoofdlijnen van haar organisatie en van haar stelsel van kwaliteitsbeheersing zijn opgenomen. Het voorliggende transparantieverslag heeft tot doel het publiek inzicht te bieden in de structuur en het functioneren van BDO Audit & Assurance B.V. zijnde de accountantsorganisatie en tevens houder van de vergunning in het kader van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta). op basis van een gestructureerd plan te worden verbeterd. Herhaling in de volgende beoordelingsperiode is onacceptabel. De maatregelen die de organisatie heeft om bij te sturen bij het niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen worden in dit Transparantieverslag beschreven in het handhavingsbeleid. Zoals gezegd, ziet BDO kritische zelfreflectie als een continu proces. Wij zullen dan ook het debat aangaan met onze cliënten, relaties, toezichthouders en overige stakeholders om in de toekomst onze geleverde kwaliteit voortdurend te verhogen.

3 4 5 2 Juridische en organisatorische structuur is statutair gevestigd in Eindhoven. Er zijn nevenvestigingen verspreid over Nederland, van waaruit wettelijke controles worden verricht onder verantwoordelijkheid van externe accountants. Deze vestigingen zijn als zodanig in geschreven in het door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) gehouden register. De afdeling Quality & Riskmanagement (QRM) is binnen BDO belast met de taak om tijdig wijzigingen in het register te registreren. BDO Facility Services B.V. Petobel I B.V. BDO Global IT Management & Support B.V. Voor een overzicht van de vestigingen van BDO in Nederland verwijzen wij naar onze website ( waar de gegevens van alle vestigingen beschikbaar zijn. In het kader van de beroepsuitoefening is de or ganisatie ingedeeld in vier Lines of Service (LoS): Audit & Assurance (A&A); Accountancy & Bedrijfsadvies (A&B); Belastingadvies (BA); Consultancy (CO). BDO A&B Groep B.V. BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. Beheer- en Administratie Maatschappij Nederland B.V. BDO Holding B.V. BDO Consultancy Groep B.V. BDO Corporate Finance B.V. BDO Consultants B.V. BDO IT Consultants B.V. BDO Interim & Recruitment B.V. BDO Investigations B.V. BDO Arbeidsjuristen B.V. De activiteiten op het gebied van Audit & Assurance zijn ondergebracht in BDO Audit & Assurance B.V., welke vennootschap houdster is van een vergunning voor het verrichten van wettelijke controles (o.m. bij organisaties van openbaar belang) als bedoeld in de Wta. BDO Audit & Assurance B.V. maakt deel uit van BDO in Nederland. Samen met de overige onderdelen van deze groep, die als nationaal netwerk wordt beschouwd, kennen zij de volgende juridische structuur: BDO Online Services B.V. De aandelen van BDO Holding B.V. worden via een vijftal houdstervennootschappen gehouden door Stichting Aandelenbeheer BDO. Deze Stichting kent een Vergadering van Partner-aandeelhouders waarin alle houders van certificaten van aandelen in het kapitaal van de hiervoor bedoelde houdstervennootschappen deel uitmaken. De certificaathouders zijn aan BDO verbonden professionals. Zij opereren vanuit hun persoonlijke vennootschap en stellen hun arbeid en kunde door middel van een managementovereenkomst ter beschikking aan BDO. De accountantsorganisatie (BDO Audit & Assurance B.V.) heeft de rechtsvorm van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, waarvan alle aandelen worden gehouden door BDO Holding B.V. te Eindhoven. Tussen het bestuur van BDO Holding B.V. en dat van ieder van haar dochtermaatschappijen bestaat een personele unie. ONAFHANKELIJKHEID De onafhankelijkheid van de bij de dochtermaatschappijen werkzame professionals is gewaarborgd door bepalingen in de statuten van bedoelde dochtermaatschappijen. Deze interdisciplinaire onafhankelijkheid houdt in dat bestuurders geen zeggenschap hebben over de wijze van praktijkuitoefening door de professionals binnen de vennootschap, voor zover dit de onafhankelijkheid van die professionals aantast. Dit laatste zou het geval zijn indien bijvoorbeeld bestuurders die geen accountant zijn, zeggenschap zouden hebben over de praktijkuitoefening door accountants. Deze bepaling vormt een statutaire beperking van de bevoegdheden van bepaalde bestuurders en dus niet van het bestuur als zodanig. De accountantsorganisatie heeft geen personeel in dienst, maar leent dit in via groepsvennootschap(pen). De beheersstructuur van de accountantsorganisatie kenmerkt zich door een verdeling van taken en bevoegdheden (en daarmee samenhangende verantwoordelijkheden) over twee bestuursorganen. Dit zijn: het bestuur van de accountantsorganisatie en het management team van de Line of Service Audit & Assurance (MT A&A). Binnen de accountantsorganisatie is het dagelijks beleid opgedragen aan een daartoe aangewezen lid van de RvB, die daarin wordt bijgestaan door het MT A&A. Een onderdeel hiervan is het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van de beroeps- en praktijkuitoefening door onze accountants. De uitoefening van deze taak van het MT A&A vindt plaats binnen de normen van het stelsel van kwaliteitsbewaking en risicobeheersing zoals die voor BDO als geheel zijn neergelegd in het Reglement Beroeps- en Praktijkuitoefening. De normen in dit reglement gelden voor alle binnen BDO werkzame en de daaraan verbonden professionals. Het betreft hier meer algemene normen die bijvoorbeeld de integere bedrijfsvoering en de onafhankelijkheid van de BDO-groep en haar externe accountants moeten waarborgen. Op grond van het voorgaande zijn de leden van het bestuur van de accountantsorganisatie als beleidsbepaler en de leden van het MT A&A als medebeleidsbepaler aangemerkt. In de uitvoering en monitoring van hun taken op het vlak van kwaliteitszorg worden deze besturen ondersteund door het Bureau Vaktechniek (BVT). De Compliance Officer ziet toe op de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing ( kwaliteitsbewaking ) in opdracht van de (mede)beleidsbepalers en legt aan hen verantwoording af. De Compliance Officer fungeert ook als onafhankelijkheidsfunctionaris voor de gehele BDO-groep. De partners zijn bijvoorbeeld verplicht eventuele nevenfuncties en financiële belangen vooraf ter goedkeuring voor te leggen aan de Compliance Officer. Het bestuur van de accountantsorganisatie wordt feitelijk gevormd door de leden van de Raad van Bestuur (RvB) van BDO Holding B.V. Zo is er binnen BDO een ononderbroken bestuurslijn, die de eenheid van beleid zo veel mogelijk waarborgt en een slagvaardige besturing vanuit de leiding van de groep mogelijk maakt. Gedurende 2010 werd de RvB gevormd door: R. Brummelman, voorzitter en registeraccountant; J. Evers, registeraccountant; R. van Eijk, registeraccountant; P. Perquin, fiscalist; H. Renckens, Chief Operations Officer (COO) en registeraccountant. De beheersstructuur van de accountantsorganisatie kenmerkt zich door een verdeling van taken en bevoegdheden over twee bestuursorganen. Alle leden van de RvB zijn aangemerkt als beleidsbepaler op grond van de Wta. RAAD VAN TOEZICHT Op het niveau van de Stichting Aandelenbeheer BDO is een Raad van Toezicht (RvT) ingesteld, samengesteld uit een voorzitter en vier leden. Om een optimale governance structuur te bewerkstelligen is de RvT zodanig samengesteld dat wordt voldaan aan de eisen van onafhankelijkheid, onpartijdigheid en deskundigheid. Dit heeft tot gevolg dat ten minste één lid van de RvT niet tot de kring van partners behoort. Gedurende 2010 behoorden twee leden van de RvT, waaronder de voorzitter, niet tot deze kring. De RvT heeft taken en bevoegdheden die in belangrijke mate vergelijkbaar zijn met die van een Raad van Commissarissen binnen een groep van vennootschappen. De leden van de RvT worden als medebeleidsbepaler aangemerkt. Een ander belangrijk orgaan is de Vergadering van Partner-aandeelhouders (VvP). De RvB en de RvT leggen verantwoording af aan de VvP. De VvP benoemt de leden van het bestuur van de Stichting Aandelenbeheer BDO. Tussen het bestuur van de Stichting Aandelenbeheer BDO en de RvB van BDO Holding B.V. bestaat een personele unie.

4 6 7 3 Internationaal netwerk BDO BDO Nederland kenmerkt zich door lokale onafhankelijkheid in een internationaal netwerk. BDO is aangesloten bij het internationale BDO-netwerk. Dit netwerk is een service-entiteit ten behoeve van de bij haar aangesloten organisaties, ook wel member firms genoemd. De leden van het internationale netwerk zijn onafhankelijke, zelfstandig opererende organisaties, die zich richten op de hoogste kwaliteit bij het leveren van financieel zakelijke dienstverlening en advies. Hierdoor is sprake van een lokale eigendomsstructuur en een lokale aansturing. De member firms die deel uitmaken van het internationale BDO-netwerk zijn lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid. Elke, bij het internationale BDO-netwerk, aangesloten landelijke organisatie bepaalt in grote mate haar eigen beleid. De samenwerking biedt kansen tot uitwisseling van mensen en expertise, toegang tot nieuwe markten en verdere versterking van het internationale cliëntensegment, gezamenlijke sponsoring en kostenvoordelen bij inkoop en bij opleidings- en trainingsprogramma s. In de afgelopen jaren heeft het internationale BDO-netwerk een belangrijke stap gezet in het versterken van een consistente internationale dienstverlening. Op diverse vlakken wordt gewerkt aan verbetering van de internationale standaarden, onderlinge communicatie en uitwisseling van best practices. Een belangrijke stap hierin is de ontwikkeling van de nieuwe Audit Process Tool (APT). De APT draagt bij aan het optimaliseren van het auditproces en is gericht op een verdere vergroting van de efficiency en effectiviteit van het controleproces. De APT is de verplichte standaard voor alle member firms (harmonisatie) en voldoet aan de actuele controlestandaarden van de internationale accountantsfederatie IFAC. De APT stelt partners en medewerkers wereldwijd in staat om optimaal samen te werken. In 2010 heeft een aantal (pilot) locaties gewerkt met deze nieuwe audit tool. In 2011 zal verdere uitrol van de APT plaatsvinden. Het internationale BDO-netwerk heeft per 1 januari 2010 een single global trading name doorgevoerd. De kantoren van BDO hanteren wereldwijd voortaan de eenduidige naam BDO. Voor BDO Nederland betekende dit dat de toevoeging CampsObers is komen te vervallen. De stap naar een single global trading name voor alle BDO-organisaties wereldwijd benadrukt dat wij behoren tot een netwerk van kantoren met hetzelfde streven: het leveren van adviezen van hoge kwaliteit ongeacht de vraag of onze cliënt nationaal of internationaal actief is. Om deze internationale kwaliteitsstandaarden te waarborgen en internationale samenwerking te ondersteunen, is een internationaal systeem van accreditatie ingericht. Aan BDO in Nederland is de kwalificatie volledig geaccrediteerd toegekend. BDO International Ltd toetst periodiek of BDO Nederland zich houdt aan de voorschriften en kwaliteitsregels zoals deze zijn overeengekomen in internationaal verband. Deze Quality Assurance Review (QAR) vindt, in beginsel, elke drie jaar plaats. In 2010 heeft BDO International Ltd in dit kader een onderzoek uitgevoerd bij BDO Audit & Assurance B.V. De uitkomst van dit onderzoek was bevredigend. Het internationale BDO-netwerk levert diensten in de volgende landen: ALGERIJE ANGOLA ARGENTINIË AUSTRALIË AZERBEIDZJAN BAHAMA S BAHRAIN BELARUS BELGIË BOLIVIA BOTSWANA BRAZILIË BRITSE MAAGDENEILANDEN BULGARIJE CAMBODJA CANADA CAYMAN Eilanden CHILI CHINA (VOLKSREPUBLIEK) COLOMBIA COMOREN COSTA RICA CYPRUS DENEMARKEN & FAERÖER EILANDEN DOMINICAANSE REPUBLIEK DUITSLAND ECUADOR EGYPTE EL SALVADOR ESTLAND FILIPIJNEN FINLAND FRANKRIJK GEORGIË GIBRALTAR GRIEKENLAND GROENLAND GUATEMALA GUERNSEY HONG KONG HONGARIJE IERLAND INDIA INDONESIË ISLE OF MAN ISRAËL ITALIË JAMAICA JAPAN JERSEY JORDANIË KAAPVERDIË KAZACHSTAN KOREA KOSOVO KROATIË LETLAND LIBANON LIECHTENSTEIN LITOUWEN LUXEMBURG MACAO MADAGASCAR MALEISIË MALTA MAROKKO MAURITIUS MEXICO MOZAMBIQUE NAMIBIË NEDERLANDSE ANTILLEN (ARUBA CURAÇAO SINT- MAARTEN) NEDERLAND NIEUW ZEELAND NIGERIA NOORWEGEN OEKRAÏNE OMAN OOST-AFRIKA (BURUNDI KENIA RWANDA TANZANIA OEGANDA) OOST CARAÏBEN (SINT-LUCIA SINT- VINCENT GRENADINES) OOSTENRIJK PAKISTAN PANAMA PARAGUAY PERU POLEN PORTUGAL QATAR ROEMENIË RUSLAND SAN MARINO SAUDI-ARABIË SENEGAL SERVIË SEYCHELLEN SINGAPORE SLOVENIË SLOWAKIJE SPANJE SRI LANKA SURINAME TAIWAN THAILAND TRINIDAD & TOBAGO TSJECHIË TUNESIË TURKIJE TURKMENISTAN URUGUAY VENEZUELA VERENIGD KONINKRIJK VERENIGDE ARABISCHE EMIRATEN VERENIGDE STATEN VAN AMERIKA VIËTNAM ZAMBIA ZIMBABWE ZUID-AFRIKA ZWEDEN ZWITSERLAND

5 8 9 4 Stelsel van kwaliteitsbeheersing Het leveren van de hoogst mogelijke kwaliteit ligt voor ons aan de basis van onze dienstverlening en de vertrouwensrelatie die wij met onze cliënten opbouwen. Onze waarden, zoals vastgelegd in de BDO-gedragscode, bieden een duidelijk kader en dienen voor al onze medewerkers als leidraad voor het kwaliteitsbesef bij de uitvoering van werkzaamheden. Het kwaliteitsbeleid van BDO is afgeleid van het strategisch beleid en in overeenstemming met de afspraken binnen het internationale BDO-netwerk. De doelen van dit algemene kwaliteitsbeleid zijn: voldoen aan legitieme verwachtingen en behoeften van cliënten en medewerkers; voldoen aan relevante wet- en regelgeving; beheersing van significante en materiële risico s. Stelsel van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsbevordering BDO BDO draagt de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle medewerkers handelen volgens de kwaliteitsstandaarden, beschrijvingen en procedures. Dit is vastgelegd in het stelsel van kwaliteitsbeheersing van BDO. Enerzijds betekent dit dat BDO toeziet op de naleving van wet- en regelgeving door individuele professionals, anderzijds draagt de organisatie er zorg voor dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing zodanig is ingericht dat dit een goede beroepsuitoefening mogelijk maakt. De zorgplicht die rust op de accountantsorganisatie geldt dus zowel voor het inrichten en bewaken van het stelsel van kwaliteitsbeheersing als voor het treffen van waarborgen, zodat uitsluitend accountants die voldoen aan de normen van de beroepsorganisaties NIVRA en NOvAA, controleverklaringen afgeven. ACCREDITATIE Door het stellen van accreditatienormen voor professionals wordt gewaarborgd dat de dienstverlening professioneel is en tegen een hoge kwaliteitsstandaard wordt geleverd. Hiervoor heeft BDO specifieke ervaringseisen en deskundigheidsnormen gesteld. Accreditatie is, onder meer, vereist voor het uitvoeren van assuranceopdrachten en voor het uitvoeren van assuranceopdrachten bij OOB s. Ook is accreditatie vereist voor het uitvoeren van opdrachten waarbij de verslaggevingsgrondslagen gebaseerd zijn op IFRS of US GAAP. In 2010 heeft verdere uitwerking en evaluatie van het accreditatiebeleid plaatsgevonden. Inmiddels is naast deze al langer bestaande categorieën tevens accreditatie vereist voor het uitvoeren van assuranceopdrachten bij pensioenfondsen en verzekeraars (niet als OOB kwalificerend). CLIËNT- EN OPDRACHTACCEPTATIE Het commerciële beleid van BDO is gestoeld op het met de hoogst mogelijke kwaliteit bedienen van cliënten. Bij cliënt- en opdrachtacceptatie is de vraag: willen en kunnen we de cliënt bedienen. Elementen die hierbij een rol spelen zijn integriteit, onafhankelijkheid en deskundigheid. Dit heeft in 2010 geleid tot de weigering van een aantal cliënten en/of opdrachten door BDO. De centrale procedure voor cliënt- en opdracht(her)acceptatie geldt voor de gehele BDO-organisatie. Voor elke nieuwe opdracht en elke doorlopende accountantsopdracht dient de verantwoordelijke partner een Onze waarden, zoals vastgelegd in de BDO-gedragscode, bieden een duidelijk kader en dienen voor al onze mede werkers als leidraad voor het kwaliteits besef bij de uitvoering van werkzaamheden. geautomatiseerd cliënt- en opdrachtacceptatieformulier (COF) in. Hierin worden overwegingen inzake integriteit, onafhankelijkheid en deskundigheid verder uitgewerkt. Bijvoorbeeld, indien voor de uitvoering van een bepaalde opdracht accreditatie is vereist, wordt dit door de afdeling QRM getoetst. Indien een partner niet is geaccrediteerd voor het uitvoeren van de opdracht, zal QRM een andere eindverantwoordelijke partner aanwijzen. QRM beoordeelt of voor het uitvoeren van de opdracht dusdanig specifieke kennis noodzakelijk is dat aanvullende voorwaarden moeten worden gesteld. De kwalificatie van het risicoprofiel van de opdracht vindt eveneens plaats door QRM. Bij controleopdrachten bij OOB s en bij een aantal, door QRM, aangewezen wettelijke controleopdrachten wordt een Opdrachtgerichte Kwaliteitsbeoordeling (OKB) uitgevoerd. Het systeem voor het geautomatiseerd afwikkelen van de cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures (COF) is in 2010 aangepast. In de nieuwe release van COF is een groot aantal verbeteringen doorgevoerd die leiden tot een meer efficiënte afwikkeling van de procedures. De gestegen bewustwording voor het naleven van de regelgeving en het op een juiste wijze ondersteunen van de praktijk, dragen positief bij aan het inbedden van de procedures in de organisatie. Dit neemt niet weg dat de organisatie nog een belangrijk aandachtspunt signaleert in het verder ontwikkelen van de activiteiten die gericht zijn op het toezien van het gebruik van COF. Het betreft hierbij niet alleen een controle op de volledigheid van de ingediende formulieren in COF, maar ook een meer uitgebreide (risico)analyse op de gegevens in COF in het kader van kwaliteitsbewaking en risicomanagement. GEHEIMHOUDING Het beschermen van informatie heeft binnen BDO één van de hoogste prioriteiten. Geheimhouding van informatie is gewaarborgd door de beveiliging van in- en externe archieven. De digitalisering van informatie speelt hierin een cruciale rol. Bij het uitvoeren van wettelijke en vrijwillige controleopdrachten moeten alle accountants van BDO gebruikmaken van het digitaal dossier. Elk digitaal dossier bevindt zich in een beveiligde en afgeschermde omgeving en is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers die daartoe door de eindverantwoordelijke partner in staat zijn gesteld. BDO heeft de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de informatiebeveiliging vastgelegd in het BDO Informatiebeveiligingsbeleid. Hierin worden ook de algemene beveiligingseisen beschreven. De ICT Security Officer is verantwoordelijk voor het rapporteren over beveiligingsincidenten en relevante ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging aan het multidisciplinair samengesteld Forum Informatiebeveiliging. HET ACCOUNTANTSDOSSIER In het accountantsdossier verantwoordt de externe accountant zich voor de uitvoering van zijn werkzaamheden. De wettelijke voorschriften bepalen welke informatie en documentatie het controledossier in elk geval moet bevatten (zoals de opdrachtaanvaarding, het controleplan, alle correspondentie met de controlecliënt, de voornaamste bevindingen van de controle en de onderbouwing van het oordeel). De inhoud van het dossier is belangrijk voor de beoordeling van de uitgevoerde werkzaamheden, zowel in het kader van de interne kwaliteitstoetsing (CTB) als externe kwaliteitstoetsing door de beroepsorganisatie en de AFM. Een compleet dossier moet uiteindelijk niet alleen de afgegeven verklaring kunnen ondersteunen, maar ook zichtbaar maken dat aan de eisen van de wet- en overige regelgeving is voldaan. Uiterlijk twee maanden na ondertekening van de verklaring dient het accountantsdossier te zijn afgesloten ( de 60-dagen eis ). De werkzaamheden moeten volledig zijn verricht en gedocumenteerd voordat de verklaring wordt afgegeven. Binnen BDO wordt met behulp van het digitaal dossier de naleving van de 60-dagen eis geautomatiseerd afgedwongen. De afdeling QRM bewaakt dit proces. Uit de evaluatie van het proces werd in 2010 duidelijk dat het monitoren van deze De gestegen bewustwording voor het naleven van de regelgeving en het op een juiste wijze ondersteunen van de praktijk, dragen positief bij aan het inbedden van de procedures in de organisatie. termijn wordt bemoeilijkt omdat het digitaal dossier niet (geheel) leidend is als controledossier. Het naleven van de 60-dagen termijn zal verder worden verankerd in procedures na uitrol van de APT. Na deze uitrol zal het digitaal dossier leidend zijn. In 2011 zal de landelijke uitrol van de BDO Audit Approach en de APT plaatsvinden. De APT zal een belangrijke bijdrage gaan leveren aan de verhoging van de kwaliteit van de accountantscontrole, met name door de aandacht voor een goede risicoanalyse en de daaraan gekoppelde beoordeling van de interne beheersingsmaatregelen en de uiteindelijke werkzaamheden die de accountant moet uitvoeren.

6 10 11 De organisatie heeft een aantal instrumenten om toe te zien op de kwaliteit van de beroepsuitoefening. Het doel van deze dossiertoetsing is om een oordeel te vormen over de vaktechnische kwaliteit van de uitvoering van de opdracht én om na te gaan of opdrachten worden verricht in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Stelsel van kwaliteitsbewaking De belangrijkste elementen van het stelsel van kwaliteitsbewaking bestaan uit het toezicht op de naleving van de maatregelen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing en uit het toezicht op de professionele dienstverlening. Toezicht op de naleving van de maatregelen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing Het toezicht op de naleving van de maatregelen in het stelsel van kwaliteitsbeheersing vindt doorlopend plaats door de afdeling QRM, onder supervisie en verantwoordelijkheid van de Compliance Officer. De Compliance Officer (afkomstig uit de bij BDO werkzame groep partners) is een belangrijk aanspreekpunt voor de dagelijkse beleidsbepalers en voor de AFM als externe toezichthouder. De afdeling QRM bestaat uit 3,5 Fte en oefent onafhankelijk toezicht uit op het kwaliteitsbeleid en het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Dit toezicht moet waarborgen dat binnen BDO de relevante (sectorspecifieke) wet- en regelgeving en de daarvan afgeleide interne regelgeving wordt nageleefd. De uitkomsten van het onderzoek naar de opzet en werking van het stelsel van kwaliteitsbeheersing in 2010 zijn vastgelegd in het compliance rapport, dat door de Compliance Officer aan de RvB is uitgebracht. Dit rapport wordt ook besproken met de RvT. De activiteiten van QRM gericht op toezicht behelzen onder meer de naleving van de regels in het kader van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme), normen voor onafhankelijkheid, vakbekwaamheid (o.a. Nadere Voorschriften permanente educatie) en cliënt- en opdrachtacceptatie. Toezicht op de professionele dienstverlening De organisatie heeft een aantal instrumenten om toe te zien op de kwaliteit van de beroepsuitoefening. Het doel van deze dossiertoetsing is om een oordeel te vormen over de vaktechnische kwaliteit van de uitvoering van de opdracht én om na te gaan of opdrachten worden verricht in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. We onderscheiden twee verschillende soorten dossiertoetsingen. Enerzijds is er een dossiertoetsing mogelijk gedurende de uitvoering van de opdracht, anderzijds is er de jaarlijkse review van dossiers. Dossiertoetsing gedurende de uitvoering van de opdracht Bij controleopdrachten bij OOB s en bij wettelijke controles met een verhoogd risicoprofiel wordt een Opdrachtgerichte Kwaliteitsbeoordeling (OKB) uitgevoerd. De partner die deze OKB uitvoert, is intern door het MT A&A geaccrediteerd om als OKB er op te treden. De procedure voor het aanstellen van een OKB er is gericht op het toetsen van elementen van vakbekwaamheid en ervaring met interne toetsingen. Na toetsing van deze elementen ontstaat feitelijk een groep van OKB ers, die vervolgens door QRM worden toegewezen aan de te toetsen opdrachten. De OKB-procedure, zoals hiervoor beschreven, wordt constant geëvalueerd. Naar aanleiding van deze evaluatie is in 2010 besloten niet langer een aparte accreditatiecategorie voor OKB ers toe te kennen. Bij het toewijzen van een OKB er aan een opdracht wordt aansluiting gezocht met het accreditatiesysteem voor controleopdrachten. Hierdoor ontstaat meer flexibiliteit om in bepaalde situaties de juiste persoon op het juiste dossier te plaatsen en is de organisatie niet meer afhankelijk van een vaste groep van OKB ers. Factoren zoals kennis en/of deskundigheid inzake de branche, ervaring en beschikbaarheid spelen een belangrijke rol bij het toewijzen van een OKB er aan de opdracht. Alle IFRS-jaarrekeningen worden gereviewd voor afgifte van de accountantsverklaring. Voor jaarrekeningen van beursfondsen wordt deze review uitgevoerd door het BVT. Voor jaarrekeningen van niet-beursfondsen wordt deze review uitgevoerd door IFRS-geaccrediteerde partners of senior managers. QRM kan besluiten om een zoeklichtonderzoek (ZLO) in te stellen om meer risicovolle opdrachten te onderzoeken of om opdrachten themagericht te onderzoeken. Herstelmogelijkheden kunnen op deze wijze plaatsvinden voor afgifte van de verklaring. In 2010 is naar aanleiding van de uitkomsten van interne kwaliteitstoetsingen op twee locaties een zoeklichtonderzoek uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek hebben geresulteerd in een aantal aanbevelingen. Deze aanbevelingen komen overeen met de geconstateerde aandachtspunten door de Commissie Toezicht Beroepsuitoefening (CTB) inzake het documenteren van afwegingen en afwikkelen van bevindingen. Dossiertoetsing na afgifte van de controleverklaring De aansturing en het toezicht op de beroepsen praktijkuitoefening door de accountantsorganisatie vinden plaats door het MT A&A. Het MT A&A geeft jaarlijks opdracht tot het toetsen van een aantal dossiers door de CTB. Elke locatie (en de daaraan verbonden partners) wordt minimaal eenmaal per drie jaar getoetst. In het afgelopen boekjaar zijn 57 dossiers onderzocht van 25 partners. Het gaat hierbij om 57 jaarrekeningcontroles (zowel wettelijk als niet-wettelijk). Op basis van de uitkomsten van de CTB-toetsing is een aantal aandachtspunten geconstateerd. De belangrijkste punten ter verbetering betreffen: het beter documenteren van de afwegingen die gedurende de fase van de risicoanalyse zijn gemaakt. Het betreft hierbij bijvoorbeeld overwegingen die hebben geleid tot het inschatten van risico s, gekwalificeerd als laag ; het beter documenteren van de afwikkeling van de bevindingen die gedurende het controleproces worden geconstateerd; het tijdig aftekenen en afronden van een dossier voor afgifte van de controleverklaring. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het aftekenen van dossierstukken binnen de 60-dagen termijn; het verbeteren van de zichtbare betrokkenheid van de partner in het dossier. De hierboven beschreven uitsplitsing van instrumenten OKB en ZLO onder beheer van de afdeling QRM en CTB onder beheer van het MT A&A is in 2010 nader onder de loep genomen. Deze analyse wijst uit dat een meer dynamisch en efficiënt systeem van kwaliteitsbewaking kan worden ingericht door het volledige pakket aan instrumenten onder te brengen bij één afdeling (QRM). Deze gewenste aanpassing in het stelsel van kwaliteitsbewaking zal in 2011 verder worden uitgewerkt. In het afgelopen boekjaar is een CKOkwaliteitsonderzoek uitgevoerd door de beroepsorganisatie NIVRA bij BDO Audit & Assurance B.V. en bij BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. Volledigheidshalve vermelden wij dat de wettelijke controles zijn uitgesloten van dossierselectie in het CKO-kwaliteits onderzoek. Met betrekking tot BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. is geoordeeld dat het stelsel van interne kwaliteitsbeheersing voldoet in opzet en werking aan het bepaalde bij of krachtens de Wet op de Registeraccountants. AFM De afdeling QRM verzorgt de verplichte meldingen aan de AFM en de wijzigingen in de vergunninggegevens in het AFM-register. De meldingen en wijzigingen betreffen het in- en uitschrijven van externe accountants, mutaties in (mede)beleidsbepalers, het melden van tussentijdse beëindigingen van wettelijke controleopdrachten, het melden van aanhangig gemaakte tuchtzaken tegen externe accountants en het melden van incidenten. In het afgelopen boekjaar zijn twee aanhangig gemaakte tuchtzaken aan de AFM gemeld. Beide zaken zijn door de Accountantskamer niet ontvankelijk verklaard. In 2010 hebben zich geen incidenten voorgedaan. In 2010 is geen onderzoek verricht door de AFM naar het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Factoren zoals kennis en/of deskundigheid inzake de branche, ervaring en beschikbaarheid spelen een belangrijke rol bij het toewijzen van een OKB er aan de opdracht.