Jaarstukken Randstedelijke Rekenkamer

Transcriptie

1 Jaarstukken 2009 Randstedelijke Rekenkamer

2 Voorwoord Net als in voorgaande jaren stond 2009 in het teken van het doen van onderzoek. Onze meerwaarde als Randstedelijke Rekenkamer komt vooral tot uiting in onze grote benchmarkonderzoeken, waarin we een vergelijking kunnen maken tussen de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland. De meeste onderzoekcapaciteit is besteed aan onze onderzoeken Onderhoud Onderbouwd (gepubliceerd op 15 juni), Beheer en uitvoering concessies openbaar vervoer (gepubliceerd op 30 september) en de wachtlijsten in de Jeugdzorg (gepubliceerd op 4 januari 2010). Onze ambitie richtte zich in 2009 ook op het vergroten van onze toegevoegde waarde door zichtbaarder, transparanter en flexibeler te werken. Mede door de welwillende ondersteuning vanuit de provincies is dit grotendeels gelukt. Het was al gebruikelijk dat we in vakcommissies, waar onze onderzoeksrapporten worden behandeld, een toelichting geven op de resultaten. In 2009 is dit in bijna alle gevallen gebeurd. Nieuw was dat we ook aan de start van een onderzoek en gedurende het onderzoek bij eventuele aanpassing van de onderzoeksopzet in verschillende vakcommissies een presentatie hebben gegeven. De statenleden hebben dit positief ontvangen. Er is beter inzichtelijk waarop het onderzoek zich zal richten en wanneer de uitkomsten worden verwacht. Om flexibeler in te kunnen spelen op de actualiteit was in 2009 meer onderzoekscapaciteit ingepland onder de noemer snelle analyses. Hiervoor hebben we twee verzoeken gehonoreerd voor inzet van onze expertise en het uitvoeren van een quick scan. In de Programmaraad van mei zijn enkele onderwerpen voorgesteld voor provinciespecifiek onderzoek; met de thema s communicatiebeleid en meerwaarde economisch beleid is gestart. Daarnaast hebben we verkenningen uitgevoerd ter voorbereiding van benchmarkonderzoeken in 2010 en zijn we voor het eerst een zogeheten doorwerkingsonderzoek gestart. Het blijkt een lastig dilemma om met behoud van kwaliteit en een zorgvuldig proces - absolute voorwaarden voor onze rekenkamer - tot een versnelling van onderzoeken en uitbreiding van onze onderzoeksportefeuille te komen. Al met al merk ik, dat onze actieve persoonlijke benadering vruchten heeft afgeworpen en we meer gezien en gehoord worden. Over de door ons in 2009 uitgevoerde onderzoeken kunt u meer lezen in het eerste deel van dit jaarverslag aan de hand van de, inmiddels welbekende, 3 w-vragen: Wat willen we bereiken?, Wat gaan we daarvoor doen? en Wat mag het kosten? Ook doen we verslag van de ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, waarna in het tweede deel de jaarrekening van de Rekenkamer aan de orde komt. Ik kijk met veel plezier terug op een interessant onderzoeksjaar met mooie producten. Die hadden niet tot stand kunnen komen zonder de prettige samenwerking met de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid- Holland. Dank daarvoor. En ik bedank alle medewerkers van de Randstedelijke Rekenkamer voor hun betrokkenheid, inzet en enthousiasme bij hun werkzaamheden. Het was de moeite waard. Ans Hoenderdos Bestuurder/directeur Randstedelijke Rekenkamer Amsterdam, maart 2010

3 Inhoudsopgave I. Jaarverslag Inleiding Achtergrond van de Rekenkamer Indeling van de jaarstukken Onderzoeksprogramma Wat hebben we afgesproken? Wat hebben we daarvoor gedaan? Wat heeft het gekost? Paragrafen Weerstandsvermogen Financiering Bedrijfsvoering Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim Personeelsbeleid Automatisering en Informatisering Communicatie Organisatie Financieel beheer Huisvesting en facilitaire dienstverlening II. Jaarrekening Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Programmarekening Balans III. Overige gegevens Bestemming van het programmaresultaat Accountantsverklaring Colofon

4 I. Jaarverslag 1. Inleiding 1.1 Achtergrond van de Rekenkamer De Randstedelijke Rekenkamer heeft als doel de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland te verbeteren. Zij verricht hiervoor onafhankelijk onderzoek naar de provincies en de daarmee verbonden organen. De Rekenkamer informeert primair de Provinciale Staten over haar onderzoeksbevindingen, oordelen en aanbevelingen. Deze informatie is in beginsel publiek toegankelijk. Daarnaast ziet de Rekenkamer het als haar verantwoordelijkheid om een bijdrage te leveren aan goed openbaar bestuur door kennisuitwisseling en samenwerking binnen de betrokken provincies en eventueel andere publieke organen te bevorderen. Kwaliteit, betrouwbaarheid en onafhankelijkheid ziet de Rekenkamer als belangrijkste kenmerken van haar producten. Bij de uitvoering van haar werkzaamheden draagt de Randstedelijke Rekenkamer zorg voor een effectief en efficiënt beleid met betrekking tot de beheerstaken in het kader van de dagelijkse bedrijfsvoering. De Randstedelijke Rekenkamer beoogt een transparante organisatie te zijn die voortdurend in de kwaliteit van haar medewerkers en methoden investeert. 1.2 Indeling van de jaarstukken De Jaarstukken zijn ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en bestaan uit een Jaarverslag en een Jaarrekening. In het Jaarverslag zijn de Programmaverantwoording en de Paragrafen opgenomen. In de Jaarrekening worden de Balans en de Programmarekening gepresenteerd en toegelicht. 2. Onderzoeksprogramma 2.1 Wat hebben we afgesproken? In het onderzoeksprogramma van de Randstedelijke Rekenkamer is opgenomen welke onderzoeken in 2009 op het terrein van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid uitgevoerd zouden worden. Het onderzoeksprogramma maakt onderdeel uit van de programmabegroting. Na raadpleging van de programmaraad in mei 2008 is in juli 2008 de primitieve begroting 2009 vastgesteld. In het hierin opgenomen onderzoeksprogramma is voor een nog te kiezen onderzoek ruimte vrijgehouden. De begroting met het onderzoeksprogramma is in juni 2008 voor een zienswijze voorgelegd aan de Provinciale Staten van Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland. In het najaar van 2008 is in overleg met de Programmaraad besloten om de vrije onderzoeksruimte te benutten voor het onderwerp Snelle analyses die bedoeld is om in te kunnen spelen op de actualiteit en Provinciale Staten bij de behandeling te ondersteunen of om terstond een eenmalig extra onderzoek te kunnen starten. Dit is in 4

5 februari 2009 verwerkt in de 1 e begrotingswijziging. Hierbij is ook van de gelegenheid gebruik gemaakt om de teksten voor de andere onderzoeken te actualiseren. De 1 e wijziging van de begroting is in december 2008 voor een zienswijze voorgelegd aan de Provinciale Staten van Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland. Juni 2009 heeft de Rekenkamer een 2 e begrotingswijziging doorgevoerd vanwege het onderzoek Waarom wachten op jeugdzorg?. Deze tweede wijziging betrof geen aanpassing van het onderzoeksprogramma, maar een onttrekking aan de reserves, omdat in de oorspronkelijke begroting geen rekening was gehouden met inhuur van expertise op het terrein van data-analyses en het uitvoeren van simulaties. Het voornemen om aan de reserve te onttrekken is in mei 2009 besproken met de programmaraad. 2.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? Onderzoeksprogramma 2009 In de 1 e wijziging op de Programmabegroting 2009 van februari 2009 is het definitieve onderzoeksprogramma opgenomen. Hieronder wordt per onderzoek verslag gedaan van de uitvoering van deze onderzoeken. Voor de rapporten zelf verwijzen we naar onze website Per onderzoek worden ook de indicatieve kosten uit de 1 e wijziging van de begroting en de gerealiseerde kosten vermeld. 1. Groene Hart (afronden onderzoek) Het onderzoek is voor een groot deel in 2008 uitgevoerd. In januari 2009 is de laatste hand gelegd aan de bestuurlijke nota. Op 21 januari is deze bij de Stuurgroep Groene Hart in bestuurlijk wederhoor gegaan. Vanwege de afstemming tussen de stuurgroep en de colleges van Gedeputeerde Staten van de drie provincies heeft het bestuurlijk wederhoor meer tijd in beslag genomen dan gebruikelijk is. De Rekenkamer heeft het rapport Het Groene Hart een haalbare kaart? gepubliceerd op 16 maart Hierdoor viel het qua timing goed samen met het symposium Het Groene Hart leeft! dat op 26 maart 2009 werd gehouden. De doelstelling om in het eerste kwartaal van 2009 te publiceren is bereikt. Het rapport is behandeld in Utrecht (gematigd positief), Noord-Holland (positief, alle aanbevelingen zijn overgenomen) en Zuid-Holland (positief en met doorwerking). Minister Cramer heeft het rapport van de Rekenkamer gebruikt in haar bijdrage voor het symposium Het Groene Hart leeft en bij de provincies benadrukt dat de kwaliteitsatlas een bindend karaker moet krijgen en dat zij hierop zal toezien. De kosten voor het onderzoek in 2009 waren inclusief overhead geraamd op De gerealiseerde kosten bedroegen circa en komen overeen met de begroting. 2. Beheer en onderhoud civiele kunstwerken (afronden onderzoek) Begin 2009 is de laatste hand gelegd aan de nota s van bevindingen en na het feitelijk en bestuurlijk wederhoor is het eindrapport Onderhoud onderbouwd beheer en onderhoud kunstwerken op 15 juni gepubliceerd. De planning om in het eerste kwartaal van 2009 te publiceren is niet gehaald. De beoogde doelen zijn bereikt. In het onderzoek wordt voor de vier provincies geconstateerd of het huidige beleid voor beheer en onderhoud van kunstwerken doeltreffend en doelmatig is ingericht. Het onderzoek levert een bijdrage aan de verdere verbetering van dit beleid. De provincie Flevoland gaf naar aanleiding van het rapport te kennen dat zij meer op resultaten wil gaan sturen dan op het toekennen van middelen. De provincie Noord-Holland neemt de aanbevelingen over en zal de aanbevolen werkwijze verankeren in het beleid en voorzover nodig verder uitwerken. De provincie Utrecht 5

6 neemt de aanbeveling over om de uitgangspunten van planmatig beheer en onderhoud toe te gaan passen. Dat neemt niet weg dat de behandeling van het rapport door PS zich toespitste op enkele verschillen van inzicht tussen GS en Rekenkamer over bepaalde bevindingen. De provincie Zuid-Holland betrekt de aanbevelingen bij het verder verbeteren van de beleidscyclus voor een planmatig beheer en onderhoud. In Zuid-Holland viel de behandeling van het rapport door PS samen met een werkbezoek aan de Dienst Beheer Infrastructuur en de behandeling van de nota onderhoud kapitaalgoederen en de beheerplannen wegen en vaarwegen, hetgeen qua timing goed heeft gewerkt. Over dit onderzoek is een artikel geschreven voor het vakblad TPC (Tijdschrift voor public governance, audit control), dat is gepubliceerd in december De kosten voor het onderzoek in 2009 waren inclusief overhead geraamd op De gerealiseerde kosten bedroegen circa en wijken weinig af van de begroting. 3. Concessies openbaar vervoer (afronden onderzoek) In 2009 is door middel van documentenanalyse en bestuurlijke interviews verder gewerkt aan het onderzoek. Op 27 mei is de nota van bevindingen in feitelijk wederhoor gegaan. Na het feitelijke en bestuurlijke wederhoor is het eindrapport Beheer en uitvoering concessies openbaar vervoer op 30 september gepubliceerd. De planning om in het tweede kwartaal van 2009 te publiceren is niet gehaald. De doelstelling is inhoudelijk wel bereikt. In het eindrapport wordt inzicht geboden in de kwaliteit van de uitvoering door vervoerbedrijven van de door de randstadprovincies verleende openbaar vervoerconcessies. Hierbij ligt het accent op het inzicht dat de provincie heeft in de uitvoering van de concessies en het effect van het concessiebeheer hierop. De provincie Flevoland vindt het beeld in het rapport herkenbaar en neemt de conclusies en aanbevelingen in hoofdzaak over en zal daarvoor een plan van aanpak opstellen. Flevoland ziet het rapport als een hulpmiddel om de kwaliteit van het concessiebeheer en nieuwe concessies te vergroten. De provincie Noord- Holland geeft aan dat het rapport handvatten bevat voor verdere verbeteringen, maar plaatst ook de nodige kanttekeningen bij de bevindingen, conclusies en aanbevelingen en stelt dat aan de aanbevelingen reeds invulling wordt gegeven. De provincies Utrecht en Zuid-Holland geven ook aan zich te herkennen in het geschetste beeld en de conclusies en de aanbevelingen deels al op te pakken. In Zuid-Holland is de invulling van de sociale functie van het openbaar vervoer een onderwerp waarover GS en Rekenkamer van mening verschillen. Het rapport is in de periode van oktober 2009 januari 2010 bij de vakcommissies van de vier provincies toegelicht en besproken. Over het algemeen is er waardering voor het opnemen van een slotbeschouwing waarin ook aandacht wordt geschonken aan best practices bij de onderzochte provincies. De kosten voor dit onderzoek waren geraamd op en de gerealiseerde kosten bedroegen circa Wachtlijsten Jeugdzorg Doel van het onderzoek was om inzicht te bieden in de wijze waarop wachtlijstgegevens worden geregistreerd, in de opbouw en lengte van wachtlijsten, in de provinciale verschillen die er bestaan en in de mogelijke oorzaken daarvan. Mei 2009 is een onderzoeksopzet opgesteld waarbij de Rekenkamer zich zou richten op vijf mogelijke oorzaken voor het langer wachten van jeugdigen op jeugdzorg. Als gevolg van ontwikkelingen gedurende het onderzoek heeft de Rekenkamer begin september besloten het onderzoek tussentijds bij te sturen. Tijdens het onderzoek bleek namelijk (nogmaals) hoe complex de registraties bij de Bureaus Jeugdzorg en de zorgaanbieders zijn en dat de basis voor het genereren van 6

7 managementinformatie niet altijd eenduidig is. Publicatie van de onderzoeksresultaten in maart 2010 bleek hierdoor niet haalbaar. Gezien de actualiteit van het onderwerp en de afspraken van de provincies met het Rijk om eind 2009 de wachtlijsten van langer dan 9 weken te hebben weggewerkt, hebben wij besloten om het onderzoek op deze afspraken en de kwaliteit van de managementinformatie te richten en eind 2009 een alternatieve rapportage hierover op te leveren. In september zijn de vakcommissies van de vier Randstadprovincies hiervan op de hoogte gesteld. Op 16 december hebben wij het rapport Kind centraal of cijfers centraal?, onder embargo tot 4 januari 2010, aan de vier provincies toegestuurd. De beoogde planning, zoals deze in september aan de vakcommissies is gecommuniceerd, is hiermee gehaald. De rapportage geeft bovendien ook antwoord op een deel van de vragen uit de oorspronkelijke onderzoeksopzet (zoals de omvang van het aantal aanmeldingen, de overdracht tussen Bureau Jeugdzorg en de zorgaanbieders, de uitstroom van jeugdigen uit de jeugdzorg en de inzet van de financiële middelen). Eind 2009 hebben de provincies en het Rijk afspraken gemaakt over de financiering en de uitvoering van de provinciale jeugdzorg in de periode Op basis hiervan moeten de provincies resultaatafspraken maken met de gemeenten en de zorginstellingen. Daarnaast is vastgelegd dat de knelpunten bij de uitstroom uit de geïndiceerde jeugdzorg worden geïnventariseerd, zodat concrete afspraken gemaakt kunnen worden over de inzet door het Rijk en de provincies. Het is te vroeg om hier in 2010 onderzoek naar te doen. Voor de uitvoering van de nog openstaande vragen uit de oorspronkelijke onderzoeksopzet (zoals een mogelijke verzwaring van de problematiek, de samenwerking tussen Bureau Jeugdzorg en de zorgaanbieders en het hoge personeelsverloop) zouden nieuwe data en informatie moeten worden opgevraagd bij de zorginstellingen wat een extra belasting voor de sector zou betekenen. De Rekenkamer heeft daarom besloten het onderzoek te beëindigen. Voor 2010 is wel capaciteit gereserveerd voor kleinere werkzaamheden, bijvoorbeeld wanneer een reactie van de Rekenkamer wordt gevraagd op een uitvoeringsplan, waarin een nadere uitwerking van de aanbevelingen van de Rekenkamer wordt gegeven. De kosten voor het onderzoek in 2009 waren in de 1 e begrotingswijziging geraamd op Ten behoeve van de data-analyses is dit bedrag in de 2 e begrotingswijziging met opgehoogd naar De gerealiseerde kosten bedroegen circa Reserves en voorzieningen Vanuit de programmaraad is in mei 2008 geadviseerd om de reserves en voorzieningen van de vier provincies door te lichten. Bij het uitwerken van de onderzoeksopzet heeft de Rekenkamer echter besloten om alleen de reserves te onderzoeken en de voorzieningen buiten beschouwing te laten, omdat de bevoegdheden van PS bij voorzieningen kleiner zijn dan bij reserves en omdat de omvang van de voorzieningen substantieel lager is dan de omvang van de reserves. Vanaf de start van het onderzoek zijn openbare documenten geraadpleegd, is informatie opgevraagd bij de provincies en hebben interviews met ambtenaren van de provincie en andere deskundigen plaatsgevonden. Eind 2009 zijn de concept nota s van bevindingen opgesteld, waarin een beschrijving wordt gegeven van het algemene en provinciale beleid voor de reserves. Aan de hand van een beoordelingskader is hierin getoetst of de bestemmingsreserves bij instelling beleidsmatig en financieel onderbouwd zijn. Vervolgens is het verloop van de bestemmingsreserves vergeleken met de beleidsmatige en financiële onderbouwingen. Het feitelijk en bestuurlijk wederhoor zal in het eerste kwartaal van 2010 plaatsvinden. Conform de planning in de, aan PS gecommuniceerde, onderzoeksopzet volgt de publicatie in april/mei Bij het opstellen van de onderzoeksopzet bleek het voornemen uit de begroting om eind 2009 / begin 2010 te publiceren niet haalbaar. 7

8 De kosten voor het onderzoek in 2009 waren inclusief overhead geraamd op De gerealiseerde kosten bedroegen circa Snelle analyses In 2009 heeft de Randstedelijke Rekenkamer substantieel capaciteit vrij gemaakt om flexibeler te kunnen inspelen op onderzoeksonderwerpen, die aansluiten bij de actualiteit (zie par. 2.1). Bovendien is de Rekenkamer gestart met het structureel onderzoeken in hoeverre haar aanbevelingen zijn geïmplementeerd (zogenaamd doorwerkingsonderzoek). Dit heeft geleid tot de volgende activiteiten: Advisering Provinciale Onderzoekscommissie (POC) Noord-Holland: in het voorjaar heeft de Rekenkamer de POC geadviseerd m.b.t. het onderzoeksdesign, opdat het proces van bronnenanalyse, documentenstudie en voorbereiden van de interviews zo efficiënt mogelijk werd ingericht. Pilot programmabegroting Noord-Holland: op verzoek van de provincie Noord-Holland is de Randstedelijke Rekenkamer nagegaan in hoeverre de beoogde nieuwe begrotingssystematiek aansluit bij eerder gedane aanbevelingen van de Rekenkamer ten aanzien van de verbetering van de Planning- & Controlproducten van de provincie Noord-Holland. De resultaten van deze quick scan zijn gepubliceerd op 30 maart 2009 d.m.v. het beknopte rapport Pilot herschrijven programmaplan begroting Bedrijventerreinen: in 2009 is een verkenning uitgevoerd naar het bedrijventerreinenbeleid. Op basis van deze verkenning en na (positieve) advisering door de programmaraad is besloten het onderwerp te programmeren voor De verworven inzichten zijn in september 2009 gepubliceerd onder de titel Bedrijventerreinen ter discussie een verkennende rapportage naar aspecten van de problematiek en het beleid rond bedrijventerreinen. Communicatiebeleid: de programmaraad heeft in het najaar een aantal suggesties gedaan voor provinciespecifieke onderzoeksonderwerpen. Vanuit de provincie Flevoland is het thema communicatiebeleid aangedragen en vervolgens opgepakt door de Rekenkamer. De Rekenkamer wil met dit onderzoek inzicht geven aan de provincie of communicatie effectief wordt ingezet bij beleidsvorming. De vraagstelling is tweeledig: welke communicatiemiddelen kan de provincie inzetten bij beleidsvorming en hoe zet de provincie communicatie in de praktijk in bij een groot project? In september 2009 is de Rekenkamer gestart met het opstellen van een checklist voor de communicatie van de provincie met verschillende partijen (burgers, bedrijven, belangenorganisaties, andere overheden) bij de beleidsvorming. Hierbij is gebruik gemaakt van bestaande inzichten vanuit de wetenschap en van professionals over beleidscommunicatie en beleidsvorming. Vervolgens wordt met behulp van deze checklistdoor middel van documentenanalyse en interviews de communicatie tussen provincie en belanghebbenden onderzocht bij de totstandkoming van het OostvaardersWold. De uitvoering van dit onderzoek loopt door in Meerwaarde economisch beleid: de programmaraadsleden van de provincie Zuid-Holland opperden o.a. dit thema. De Randstedelijke Rekenkamer nam het als uitgangspunt voor het in 2010 te organiseren symposium, waarvoor de eerste activiteiten eind 2009 zijn gestart. Selectietoets Vitaal platteland: ter voorbereiding van het hoofdonderzoek in 2010 heeft de Rekenkamer een verkenning uitgevoerd naar de afbakening van het complexe en uitgebreide onderzoeksthema vitaal Platteland. De voorgestelde afbakening is in november in de Programmaraad besproken en met instemming ontvangen. Doorwerking aanbevelingen onderzoek Grip op grote projecten : om PS inzicht te bieden in hoe de aanbevelingen van een rekenkamer zijn geïmplementeerd en welke verbeteringen zijn bereikt kan een rekenkamer zogenaamd doorwerkingsonderzoek doen. Bij doorwerkingsonderzoek wordt nagegaan wat er sinds de publicatie van het onderzoek is gebeurd en of het bestuur op het onderzochte thema is verbeterd. Naast het bieden van inzicht in verbeteringen en in de effectiviteit van de rekenkamer zelf, is 8

9 doorwerkingsonderzoek ook bedoeld om het bestuur te stimuleren om zaken die zijn blijven liggen, alsnog op te pakken. In 2009 is de Rekenkamer voor het eerst gestart met een doorwerkingsonderzoek. Er is gekozen voor het thema Grip op grote projecten vanwege de blijvende actualiteit van het onderwerp. Daarnaast is het een statenbreed onderwerp; het betreft niet slechts een specifieke vakcommissie. De Rekenkamer heeft een rapport uit 2007 geselecteerd, zodat er voldoende tijd is geweest de aanbevelingen te implementeren. De kosten voor het volgen van actuele ontwikkelingen en het uitvoeren van snelle analyse waren geschat op De gerealiseerde kosten bedroegen circa Wat heeft het gekost? De totale lasten voor het voorbereiden en uitvoeren van onderzoek bedroegen circa (incl. overhead en BTW). Hiervan is circa besteed aan het inhuren van externe deskundigheid. De totale lasten in de begroting van zijn voor 93% uitgeput. De interne kosten zijn op basis van een urenregistratie aan de in paragraaf 2.2 genoemde onderzoeken toegerekend. 3. Paragrafen Het jaarverslag dient volgens het BBV te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Voor de Randstedelijke Rekenkamer zijn alleen de paragrafen Weerstandsvermogen (zie 3.1), Financiering (zie 3.2) en Bedrijfsvoering (zie 3.3) van toepassing. 3.1 Weerstandsvermogen De risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie van de Randstedelijke Rekenkamer, zijn minimaal van omvang. De Randstedelijke Rekenkamer heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf goed te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvesting, ICT en kantoorartikelen. Onverwachte kosten van substantiële omvang waarvoor geen dekking is, hebben zich niet voorgedaan. 3.2 Financiering De Randstedelijke Rekenkamer wordt gefinancierd door de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid- Holland. Het programmaresultaat is te gebruiken om de reserve tot maximaal 15% van de totale bijdrage van de vier deelnemende provincies aan te vullen. Het resterende deel wordt naar rato van de bijdragen teruggestort naar de vier provincies. 3.3 Bedrijfsvoering Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim Het ziekteverzuim heeft continu de aandacht van de directie; waar nodig wordt verzuim besproken met de betrokkene. Eind 2009 heeft de Rekenkamer alle werkplekken laten onderzoeken om te voorkomen dat de medewerkers als gevolg van het vele werk achter de computer lichamelijke klachten oplopen. Hierbij hebben de medewerkers een instructie gekregen hoe zij het meubilair moeten instellen. Het onderzoek heeft geleid tot enkele technische aanpassingen aan sommige bureaustoelen en daarnaast zijn er diverse documenthouders 9

10 aangeschaft. Met een ziekteverzuimpercentage van 2,35 % heeft de Rekenkamer de doelstelling uit de 1 e wijziging op de programmabegroting 2009, om het ziekteverzuim onder de 5 % te houden, ruim gehaald. Dit percentage is iets hoger dan het cijfer over 2008 (1,8 %), hetgeen ten dele kan worden toegeschreven aan zwangerschapsgerelateerd ziekteverzuim. De Randstedelijke Rekenkamer beschikt over een Bedrijfshulpverlener, die in geval van ongevallen of calamiteiten in staat is eerste hulp te verlenen. De Bedrijfshulpverlener, een medewerker van de Rekenkamer, heeft een opleiding Bedrijfshulpverlening (BHV) gevolgd en de benodigde certificaten behaald. In 2009 heeft de Bedrijfshulpverlener een herhalingsopleiding gevolgd Personeelsbeleid In februari is een projectleider en in september is de bureaumanager bij de Rekenkamer vertrokken. Beiden waren sinds 2005 in dienst bij de Rekenkamer. De Rekenkamer heeft vanaf maart 2009 twee nieuwe onderzoekers in dienst met een tijdelijk contract voor 1,5 jaar. Daarnaast heeft een stagiair gedurende vier maanden een vooronderzoek uitgevoerd naar de herstructurering van bedrijventerreinen. De Rekenkamer heeft in principe ruimte voor twee stageplaatsen. Naast een algemene oproep op onze website voor geïnteresseerde studenten werven we via een bemiddelingsorganisatie stagiairs. Voor drie onderzoeksprojecten (beheer en onderhoud kunstwerken, concessies openbaar vervoer en wachtlijsten jeugdzorg) is externe deskundigheid aangetrokken in de vorm van een detachering bij de Randstedelijke Rekenkamer. In 2009 is door twee nieuwe medewerkers een cursus op het vlak van rekenkameronderzoek gevolgd. Daarnaast is in het kader van de organisatieontwikkeling in-company een training aan het hele team en het management gegeven onder de noemer Profile Dynamics, bedoeld om het profiel van de eigen organisatie beter te leren kennen in relatie tot de verschillende doelgroepen van de Rekenkamer. Alle medewerkers van de Randstedelijke Rekenkamer zijn in dienst van de provincie Flevoland. Alhoewel de bestuurder/directeur bevoegd is tot het voeren van een eigen personeelsbeleid, is het voornemen om, waar goed toepasbaar, aan te sluiten bij het personeelsbeleid van deze provincie. Met regelmaat worden P&Oaangelegenheden met de afdeling P&O van Flevoland afgestemd Automatisering en Informatisering De Rekenkamer heeft een servicecontract lopen met de ICT-leverancier, zodat storingen direct verholpen kunnen worden. Net als in 2008 heeft de Rekenkamer over moeten gaan tot het vervangen van enkele monitoren, die na vier jaar aan vervanging toe bleken. Daarnaast zijn er enkele verbeteringen doorgevoerd ter voorkoming van virussen en ongewenste s. Provinciale archiefinspecteurs hebben onderzocht of het archief van de Rekenkamer voldoet aan de minimale vereisten voor de overheidsorganen. Naar aanleiding van dit onderzoek zijn verschillende verbetermaatregelen in gang gezet. Hiervoor is de hulp ingeroepen van een extern bureau. Dit heeft ervoor gezorgd dat de werkwijzen van de Rekenkamer zijn gestandaardiseerd, dat er zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt en dat er instructies voor de medewerkers zijn om conform de standaarden te werken. Het externe bureau rondde haar werkzaamheden eind 2009 af, zodat de Rekenkamer vanaf 2010 volgens de standaarden kon gaan werken. 10

11 3.3.4 Communicatie Net als in andere jaren zijn in 2009 vertegenwoordigers van de Rekenkamer zeer regelmatig aanwezig geweest bij vergaderingen van Provinciale Staten en Commissies. De Rekenkamer geeft desgewenst graag een toelichting of presentatie over haar rapporten. In 2009 is ook gestart met het toelichten van de onderzoeksopzet en het desgewenst in de Commissies informeren over de voortgang van het onderzoek. De provincie Utrecht heeft in 2009 een Procedureregeling behandeling Rekenkamerrapporten ingevoerd, waarmee de afspraken over een technische toelichting en presentatie door de Rekenkamer zijn geformaliseerd. De provincies Noord-Holland en Zuid-Holland kennen al een dergelijke regeling. In de provincie Flevoland is een regeling in voorbereiding. In 2009 zijn er in totaal drie vergaderingen met de Programmaraad geweest, waarin de Rekenkamer onder andere een presentatie heeft gegeven over de voortgang van het onderzoeksprogramma. Tevens is in deze vergaderingen uitgebreid aan de orde geweest op welke onderwerpen de Rekenkamer zou kunnen inspringen op de actualiteiten. De Rekenkamer heeft in 2009 een begin gemaakt met het meerjarig programmeren en hoopt dat dit in 2010 de betrokkenheid van Provinciale Staten bij de Programmaraad en de onderzoeksprogrammering zal vergroten. De Rekenkamer heeft in 2009 regelmatig overleg gevoerd met andere rekenkamers. In het kader van de Kring van Provinciale Rekenkamers wordt tijdens bijeenkomsten onder meer gesproken over bedrijfsvoering, beleid, onderzoeksprogrammering en concrete onderzoeken. Daar waar relevant wisselen de Rekenkamers informatie uit over de oriëntatie op een onderzoeksonderwerp, het opzetten van een normenkader, de onderzoeksopzet en de bevindingen. Tevens heeft de Randstedelijke Rekenkamer regulier overleg met de zgn. G4-rekenkamers, de rekenkamers van de steden Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht. De vijf Rekenkamers hebben in 2009 de eerste stappen gezet om op een gezamenlijk onderzoeksthema een onderzoek uit te voeren en hierbij intensief samen te werken. Het gekozen thema is luchtkwaliteit en de Rekenkamers hebben de intentie om dit onderzoek in 2010 uit te voeren. In september is op verzoek van de griffie van de provincie Drenthe in het kader van een masterclass voor statenleden een presentatie gehouden over kaderstelling en controle. Deze presentatie, getiteld Kaderstelling en controle door de ogen van een rekenkamer op 30 september breed ter beschikking gesteld door publicatie op de website van de Randstedelijke Rekenkamer Organisatie De organisatie van de Randstedelijke Rekenkamer heeft ultimo 2009 een bezetting van 12 personen, welke als volgt is samengesteld: Functie fte Bestuurder/directeur 1,0 Directielid 2,0 Secretaresse 0,9 Onderzoeker / projectleider 7,7 Totaal 11,6 Voor iedere provincie beheren de bestuurder/directeur en één van de directieleden de relaties op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Directielid Arjan Wiggers is verantwoordelijk voor de provincies Flevoland en Noord-Holland, directielid Gerth Molenaar voor Utrecht en Zuid-Holland. De bedrijfsmatige portefeuilles zijn eveneens verdeeld 11

12 over de directieleden. Voor de kennisontwikkeling van beleidsterreinen en vakgebieden zijn onderzoekers aangewezen Financieel beheer De financiële administratie wordt bijgehouden door het secretariaat van de Randstedelijke Rekenkamer. Conform de Financiële beleids- en beheersverordening en de Controleverordening heeft de Randstedelijke Rekenkamer een Intern Controleplan, dat is getoetst door de accountant. Met behulp van checklisten is in september 2009 en februari 2010 de betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging en de naleving van relevante wet- en regelgeving getoetst Huisvesting en facilitaire dienstverlening Het kantorencomplex nabij Amsterdam Sloterdijk, waar de Rekenkamer sinds haar oprichting gevestigd is, voldeed in 2009 prima. De Programmaraad vergaderde ook in het kantoor van de Rekenkamer. Het huurcontract is in augustus 2009 (stilzwijgend) verlengd voor de periode van vijf jaar. 12

13 II. Jaarrekening 1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Materiële vaste activa: De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafwaarde of vervaardigingswaarde en verminderd met de afschrijvingen bepaald op basis van de geschatte economische levensduur. De afschrijvingen bedragen een vast percentage van de aanschafwaarde en er wordt geen rekening gehouden met afschrijving naar tijdsgelang gedurende het jaar. Kantoorinrichting, kantoormeubilair, kantoorapparatuur en de telefooninstallatie worden afgeschreven in 5 jaar. Automatiseringsapparatuur, waaronder PC s en servers, wordt afgeschreven in 3 jaar. De afschrijvingstermijn voor softwarelicenties komt overeen met de looptijd van de licentie, gerekend in jaren. De afschrijvingen zijn verantwoord onder de lasten inzake huisvesting en informatievoorziening. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar: De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde zonodig onder aftrek van een voorziening wegens oninbaarheid. Overlopende activa en netto vlottende schulden: Alle overige posten in de balans worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Eigen vermogen: Het eigen vermogen bestaat uit de bestemmingsreserve. Dotaties aan de bestemmingsreserve vinden plaats conform de Financiële beleids- en beheersverordening art. 7. Resultaatbepaling: Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de baten (bijdragen van de provincies en rentebaten) en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. Resultaten worden verantwoord in het jaar waarin de goederen zijn geleverd c.q. de diensten zijn verricht. Verliezen, die op het moment dat de jaarrekening werd samengesteld voorzienbaar waren, zijn ten laste van het resultaat gebracht. 13

14 2. Programmarekening Rekening 2008 Begroting 2009 Begroting 2009 Rekening 2009 oorspronkelijk 2e wijziging Baten Bijdragen provincies Rentebaten Som der baten Lasten Personeel Inhuur Huisvesting en servicekosten Informatievoorziening Kantoor Som der lasten Resultaat voor bestemming Toevoegingen aan de reserve Onttrekkingen uit de reserve Resultaat na bestemming Bestemming programmaresultaat Toevoeging aan bestemmingsreserve Te verrekenen met de deelnemende provincies Toelichting op de baten De rentebaten vallen fors lager uit dan de geraamde rentebaten uit de begroting, doordat de rente ten opzichte van 2008 fors is gedaald. Toelichting op de lasten De lasten in de begroting zijn in 2009 voor 93% uitgeput. Dit wordt vooral veroorzaakt doordat het onderzoek naar de wachtlijsten in de jeugdzorg anders is ingestoken en de onttrekking uit de bestemmingsreserve voor dit onderzoek niet meer nodig was. Personeel De salarissen en sociale lasten komen ongeveer overeen met de begroting. Gedurende 2009 werd als gevolg van de stijgende pensioenpremies nog rekening gehouden met een overschrijding, maar vanwege personele wisselingen is dit niet gebeurd. De totale personele lasten vallen bijna hoger uit dan de begroting, omdat in 2009 onder andere is geïnvesteerd in een in-company training voor alle medewerkers van de Rekenkamer die de onderlinge samenwerking verder kan verbeteren. 14

15 Inhuur Op de inhuur is sprake van een forse onderuitputting. Voor een deel omdat de voorgenomen extra inhuur op Jeugdzorg niet volledig meer nodig was. Ook voor het onderzoek naar de Reserves werd in de begroting rekening gehouden met substantiële inhuur van financiële expertise. Dit bleek in de praktijk echter nauwelijks nodig te zijn. Omdat gedurende 2009 met een substantiële overschrijding op de salarislasten rekening werd gehouden is tot slot besloten de externe inhuur te beperken. Uiteindelijk zijn de salarislasten door personele wisselingen niet overschreden. Huisvesting en servicekosten Er is sprake van onderuitputting, dit wordt veroorzaakt doordat de servicekosten lager uitvielen en doordat de Rekenkamer in 2009 geen symposium heeft georganiseerd. In 2010 zal in het kader van het 1 e lustrum van de Rekenkamer een symposium over economische stimulering worden georganiseerd, waarvoor in 2009 de voorbereidingen zijn getroffen. Informatievoorziening In 2009 is vaker een beroep gedaan op ondersteuning door een systeembeheerder. Dit wordt mede veroorzaakt doordat het systeem en de website nog niet optimaal waren ingericht op het afvangen van ongewenste . Ook het verbeteren van de digitale archivering (zie paragraaf 3.3.3) heeft tot extra werkzaamheden voor de systeembeheerder geleid. Kantoor De lasten komen overeen met de begroting. Toelichting bestemming programmaresultaat Aan de bestuurder van de Rekenkamer wordt voorgesteld om de bestemmingsreserve met aan te vullen tot maximaal 15% van de bijdragen van de provincies en het resterende bedrag van terug te storten naar de vier deelnemende provincies. Netto bijdrage van de provincies over 2009 In de hiernavolgende tabel zijn het terug te storten bedrag per provincie, de opgave van de afgedragen omzetbelasting en de netto bijdrage van de provincies over 2009 opgenomen. Verrekening met de provincies ( ) Bijdrage 2009 Terug te storten 2009 BTW-compensatie 2009 Netto bijdrage 2009 Provincie Flevoland Provincie Noord-Holland Provincie Utrecht Provincie Zuid-Holland Totaal

16 3. Balans BALANS ACTIVA PASSIVA Vaste activa Eigen vermogen 1. Materiële vaste activa Reserves - Bestemmingsreserve Vlottende activa Vlottende passiva 2. Liquide middelen Netto-vlottende schulden 3. Overige vorderingen Crediteuren Nog te ontvangen 4. Overlopende activa facturen Te verrekenen met provincies Niet uit de balans blijkende verplichtingen Toelichting op de balans Materiële vaste activa: Waarde Investering Afschrijving Waarde ICT Inventaris Overig Totaal De waarde van de materiële vaste activa is in 2009 afgenomen. Begin 2009 zijn voor alle medewerkers ladenblokken aangeschaft, die in 5 jaar worden afgeschreven. Liquide middelen: Op 31 december 2009 bedroeg het banksaldo In januari 2010 heeft de Rekenkamer van de provincie Flevoland de factuur voor de salarislasten over het vierde kwartaal van 2009 ontvangen, waardoor de betaling van circa pas in 2010 kon plaatsvinden. Reserves: Na bestemming van het programmaresultaat bedraagt de omvang van de bestemmingsreserve , wat conform de Financiële beleids- en beheersverordening onder het maximum van 15% van de totale bijdrage van de deelnemende provincies ligt. 16

17 Netto-vlottende schulden: - De openstaande crediteuren omvatten een doorbelasting van circa van de provincie Flevoland voor de personeelslasten van de medewerkers van de Rekenkamer. - De nog te ontvangen facturen hebben betrekking op kosten voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2009 van circa en advieskosten van circa voor het onderzoek naar de Reserves. - Het te verrekenen bedrag met de provincies is het restant van het programmaresultaat over 2009 wat na aanvulling van de bestemmingsreserve terugvloeit naar de deelnemende provincies. Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen: De Rekenkamer heeft een huurovereenkomst inzake de kantoorruimte gelegen aan Teleportboulevard 110 te Amsterdam. De huurprijs bedraagt ultimo per maand. Dit bedrag is inclusief energie-, service-, schoonmaak- en beveiligingskosten en de huur van een parkeerplaats. De overeenkomst is ingegaan op 1 augustus 2005 voor een duur van vijf jaar en in 2009 stilzwijgend verlengd voor een aansluitende periode van vijf jaar, lopende tot en met 31 juli De niet uit de balans blijkende verplichtingen nemen hierdoor fors toe. Per 31 december 2009 is de omvang gelijk aan

18 III. Overige gegevens 1. Bestemming van het programmaresultaat Aan de bestuurder van de Rekenkamer wordt voorgesteld van het programmaresultaat van terug te storten in de bestemmingsreserve en het resterende bedrag van terug te storten naar de vier deelnemende provincies. 18

19 2. ACCOUNTANTSVERKLARING Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2009 van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer te Amsterdam, bestaande uit de balans per 31 december 2009 en de programmarekening over 2009 met de toelichtingen, gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van de directie De directie van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de gemeenschappelijke regeling. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de 19

20 gemeenschappelijke regeling. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die de directie van de gemeenschappelijke regeling heeft gemaakt, en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. Deze goedkeuringstolerantie is door de bestuurder per 24 augustus 2009 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2009 als van de activa en passiva per 31 december 2009 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de gemeenschappelijke regeling. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 217 lid 3d van de Provinciewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, 19 maart 2010 Ernst & Young Accountants LLP was getekend R. Ellermeijer RA 20

21 Colofon RANDSTEDELIJKE REKENKAMER Randstedelijke Rekenkamer Teleportboulevard EJ Amsterdam TELEFOON FAX INTERNET Amsterdam 30 maart