Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Wetterskip Fryslân

Transcriptie

1 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Wetterskip Fryslân 31 januari 2014

2 Inhoudsopgave Inleiding Definities Doelstellingen Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Uniforme documenten Grensoverschrijdend belang Waardebepaling van een opdracht Mandaat en volmacht Afwijkingsbevoegdheid Aanpassen beleid en het vaststellen van uitvoeringsrichtlijnen Ethische en ideële uitgangspunten Integriteit Duurzaam inkopen Innovatie Economische uitgangspunten Product- en/of Marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Regionale economie en MKB Samenwerken Bepalen van de inkoopprocedure Raming en financiële budget Eerlijke mededinging en commerciële belangen Eisen en criteria Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Gunningscriteria Klachtenregeling Verantwoordelijken

3 Inleiding Voor ondernemers uit het midden- en kleinbedrijf (MKB) is het tot op heden moeilijk om bij overheden opdrachten te verkrijgen. Niet alleen bij grote opdrachten, maar ook bij kleine opdrachten worden opdrachten vaak samengevoegd tot één grote opdracht, waardoor het MKB niet in aanmerking komt. De door de overheid gestelde gunning- en geschiktheidseisen worden daarbij vaak door het MKB als onnodig zwaar aangemerkt. Ook stelt de overheid dikwijls dusdanige ervaringseisen met een soortgelijk project waardoor ondernemingen in het MKB voor opdrachtverlening niet in aanmerking komen. Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden waarmee in belangrijke mate door de wetgever tegemoet wordt gekomen aan bovengemelde bezwaren van het MKB met als centraal uitgangspunt dat de overheden te allen tijde de door hen gemaakte keuzes in het aanbestedingsproces goed moeten kunnen motiveren. Verder dienen de aan de ondernemers te stellen eisen proportioneel zijn en in reële verhouding te staan tot de aan te besteden opdracht. Voorts mag er niet zonder goede motivering meer gegund worden op laagste prijs, maar op basis van het gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving. Deze veranderingen maken de totstandbrenging van nieuw aanbestedingsbeleid noodzakelijk. Om nadere invulling te geven aan de uitvoering van de Aanbestedingswet 2012 is door de Unie van Waterschappen op basis van een VNG model dat tot stand is gebracht in samenwerking een model inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. Dit model dient als basis voor het door Het waterschap te hanteren aanbestedingsbeleid. Een aantal door Het waterschap specifiek te hanteren uitgangspunten bij aanbesteding zijn eveneens opgenomen in het aanbestedingsbeleid. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij Het waterschap plaatsvindt. Het waterschap leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient Het waterschap continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van Het waterschap. 2

4 Daarnaast gaat Het waterschap bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van: 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat Het waterschap om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3); 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat Het waterschap om met de maatschappij en Het milieu in haar Inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4); 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat Het waterschap om met de markt en leveranciers? (zie verder hoofdstuk 5); 4. Organisatorische uitgangspunten: welke eisen en criteria worden door Het waterschap gesteld, op welke wijze worden klachten behandeld en wie zijn verantwoordelijk voor duurzaam inkoop- en aanbesteden (zie verder hoofdstukken 6, 7 en 8). 3

5 Definities In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Opdrachtnemer De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van Het waterschap. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Inkoop Rechtshandelingen van Het waterschap gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een Of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Offerte Offerteaanvraag Ondernemer Het waterschap Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Het waterschap voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Wetterskip Fryslân Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

6 2.-Doelstellingen Het waterschap wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Het waterschap leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Het waterschap efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Het waterschap houdt daarbij in het oog dat er voor zover mogelijk binnen de gegeven omstandigheden voldoende toegang is voor (regionale) ondernemers tot opdrachten van Het waterschap. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen Het waterschap en de Opdrachtnemer. Het waterschap spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan Het waterschap ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwerven Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van Het waterschap. Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van Het waterschap en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds afgeleid van de doelstellingen van Het waterschap. 5

7 e. Het waterschap stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop. Zowel Het waterschap als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. Het waterschap verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. Concreet kan Het waterschap hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). Het waterschap maakt zo veel mogelijk gebruik van de uniforme eigen verklaring conform wet- en regelgeving. f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan het realiseren van het algemene beleid van Het waterschap. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële en economische uitgangspunten vastgelegd in dit duurzame Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 6

8 3.-Juridische uitgangspunten 3.1-Algemeen juridisch kader a. Het waterschap leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Het waterschap restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit (AMvB) 1 : dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Rechtsbeschermingrichtlijn ). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Waterschapswet: het wettelijke kader voor waterschappen. Algemene wet Bestuursrecht: het wettelijk kader voor de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. 3.2-Uniforme documenten Het waterschap streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Het waterschap past bij betreffende inkopen in ieder geval toe: de Gids Proportionaliteit; Aanbestedingsreglement werken 2012 ( ARW 2012 ). Dit aanbestedingsreglement zal door het waterschap worden toegepast voor zowel nationale als Europese aanbestedingen van werken; 7

9 Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; Klachtenregeling aanbesteden Wetterskip Fryslân; Besluit vaststelling Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 UAV 2012) en de Uniforme Administratieve voor geïntegreerde contracten 2005 (UAV-gc 2005) voor zover daarvan in concrete situaties niet van wordt afgeweken; Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden: AWIV, AWVODI, AWIVI; Algemene voorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het ter beschikking stellen van arbeidskrachten. 3.3-Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt er een toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Dit kan gebeuren door bij andere aanbestedende diensten daarover informatie in te winnen (telefonisch overleg) dan wel bij twijfel daarover te publiceren via de website van Het waterschap. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past Het waterschap de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarin buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal Het waterschap een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal het waterschap via het door hem aangeschafte publicatiesysteem Negometrix op Tendernet plaatsen. Zolang Negometrix niet operationeel is zal publicatie plaatsvinden via Aanbestedingskalender.nl. 8

10 3.4- Waardebepaling van een opdracht De raming van de waarde van de opdracht dient te geschieden overeenkomstig het daarover bepaalde in de artikelen 2.14 tot en met 2.22 van de Aanbestedingswet. 3.5-Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van het delegatiebesluit, het besluit mandaat, volmacht en machtiging en het Financieel Volmachtbesluit van Het waterschap. Het waterschap wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van het beleid dienen alleen in uitzonderlijke gevallen te worden toegestaan. Voor aanbesteding van opdrachten boven de Europese drempelbedragen gelden de uitzonderingen als vermeld in 2.28, 2.30,2.30,2.32, tot en met 2.36 van de Aanbestedingswet Of afwijking in een concreet geval is toegestaan, is ter beoordeling van het dagelijks bestuur Aanpassen beleid en het vaststellen van uitvoeringsrichtlijnen Wijzigen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de vaststelling van de op dit beleid gebaseerde uitvoeringsrichtlijnen is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Het doorvoeren van technische wijzigingen in het beleid zoals het aanpassen van de in het aanbestedingsbeleid te hanteren Europese drempelbedragen geschiedt door de organisatie onder verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur.. 9

11 4.-Ethische en ideële uitgangspunten 4.1- Integriteit a. Het waterschap stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. b. Het waterschap contracteert enkel met integere ondernemers. Het waterschap wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden. Als er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende cluster via tussenkomst van de inkoopcoördinator aan de secretaris-directeur een voorstel doen om daarvan melding te doen bij de Nederlandse Mededingingautoriteit (NMa) Duurzaam inkopen a. Bij inkopen neemt Het waterschap duurzaamheidaspecten in acht. Duurzaamheid is een van de speerpunten in het Bestuursprogramma Een en ander heeft geleid tot het door het algemeen bestuur van Het waterschap in juli 2013 vaststellen van een duurzaamheidsstrategie. Met de duurzaamheidsstrategie geeft Het waterschap uitdrukking aan zijn ambitie op dit punt. Hiermee wordt overkoepelend beleid vastgesteld, waarin is vastgelegd wat Het waterschap op het terrein van duurzaamheid wil bereiken. Het biedt tevens beleidsregels voor het betrekken van het aspect duurzaamheid bij de invulling van de taken van Het waterschap. Het waterschap streeft in dit kader naar duurzaam watersysteem- en waterketenbeheer en een duurzaam functioneren van de organisatie door onder andere het toepassen van de principes klimaatneutraal en Cradle to Cradle op de taakuitvoering, de eigen organisatie en inkoopprocessen. De 10

12 duurzaamheidstrategie zal worden verankerd in het meerjarenperspectief en zal via een daartoe op te stellen uitvoeringsstrategie worden uitgewerkt in duurzaamheidsmaatregelen. Het waterschap streeft er naar om in % duurzaam in te kopen, conform het Klimaatakkoord Unie en Rijk Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het Inkoopproces. De criteria van Agentschap.nl blijven weliswaar het uitgangspunt, maar bij aanbestedingen wordt eveneens onderzocht of het mogelijk is hogere duurzaamheidscriteria te stellen. Daarbij wordt meer dan voorheen bij het aanbesteden van leveringen en diensten op basis van een marktverkenning onderzocht of voldoende marktpartijen hieraan kunnen voldoen en of te stellen duurzaamheidseisen wel proportioneel zijn en niet tot een onevenredige lastenverzwaring voor het MKB leiden. b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en social return. Niet iedereen doet even gemakkelijk mee aan het arbeidsproces. De overheid wil daarom bij het verstrekken van inkoopopdrachten de Opdrachtnemer verplichten of stimuleren bij de uitvoering daarvan ook kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken. Zo krijgen langdurig werklozen en gedeeltelijk arbeidsgeschikten een kans werkervaring op te doen. Dit versterkt hun positie op de arbeidsmarkt. Deze aanpak wordt social return genoemd. Social return is in principe mogelijk bij alle inkoopprocedures onder én boven de Europese aanbestedingsdrempel. Social return bij inkoop kan op verschillende manieren vormgegeven worden. In het geval van een Europese aanbestedingsprocedure dient uiteraard rekening gehouden te worden met de geldende juridische kaders. Vaak wordt social return toegepast in de vorm van een contracteis (meestal als '5%-regeling'), maar er zijn meer mogelijkheden, bijvoorbeeld: in de vorm van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden; in de vorm van gunningscriteria; een opdracht of percelen daaruit voorbehouden aan SW-bedrijven; kleine percelen via de percelenregeling uit aanbesteding houden, zodat die via een onderhandse procedure bij geselecteerde sociale ondernemers kunnen worden geplaatst. Het waterschap zal zich inspannen om langdurig werklozen en/of arbeidsgehandicapten in te schakelen bij de uitvoering van werken, leveringen en diensten. Per opdracht zal gelet op de aard daarvan worden getoetst of aan deze inspanningsverplichting inhoud kan worden gegeven 11

13 Voorts worden Werken, Leveringen en/of Diensten door het waterschap geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen Innovatie Het waterschap moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat Het waterschap ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product. Uit de Aanbestedingswet 2012 volgt dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd. Innovatief aanbesteden leidt veelal tot samenvoeging van opdrachten. Zie in dit verband het daarover gestelde onder Economische uitgangspunten 5.1- Product- en/of Marktanalyse a. Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Het waterschap acht het van belang om de markt te kennen door indien mogelijk een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarin opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Indien er met betrekking tot de aard van de opdrachtverlening ((bijvoorbeeld een oever- en kadewerk) voldoende bekendheid is met welke partijen in de markt opereren kan worden afgezien van een product of markanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie a. Het waterschap acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. Het waterschap streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (Opdrachtnemers) zowel tijdens als na de contractperiode. Het waterschap moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Opdrachtnemer(s), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) 12

14 wet- en regelgeving. b. Het waterschap kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Opdrachtnemer afhankelijkheid ontstaan van Het waterschap door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Die afhankelijkheid van Opdrachtnemer mag echter niet zo ver strekken dat het Waterschap daardoor beperkt wordt in zijn keuze bij de contractuitvoering. Het waterschap kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers Regionale economie en MKB Het waterschap ondersteunt de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. Het waterschap zoekt actief naar mogelijkheden voor ondersteuning van de regionale economie en doet dit binnen de bestaande regelgeving en zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. Regionale Ondernemers hebben in beginsel geen bevoorrechte positie ten opzichte van andere Ondernemers. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale ondernemers. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. Het waterschap zal de ter zake uit te voeren handelwijze opnemen in een daartoe door het dagelijks bestuur vast te stellen uitvoeringsrichtlijn. a. Het waterschap steunt het midden- en kleinbedrijf (MKB). Het waterschap steunt de positie van het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Het waterschap steunt het MKB door zo mogelijk gebruik te maken van percelen in aanbestedingen en het stimuleren van het aangaan van combinaties en onderaanneming. Lasten voor inschrijvers worden verminderd door gebruik te maken van digitale aanbestedingssoftware. Onnodige drempels worden voorkomen door het stellen van passende selectie- en gunningscriteria Samenwerken Het waterschap hanteert als uitgangspunt dat het oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerken binnen de eigen organisatie als voor samenwerken met andere waterschappen of aanbestedende diensten. Deze 13

15 samenwerkingsverbanden met betrekking tot de inkoopsamenwerking kunnen structureel zijn of incidenteel, maar hebben alle ten doel om door middel van samenwerking inkoopvoordelen voor alle waterschappen te realiseren. De samenwerking leidt niet tot het onnodig clusteren van opdrachten. Het waterschap is van mening dat inkoopsamenwerking en beoogde uitbreiding daarvan moet worden gehandhaafd. Uitgangspunt dient daarbij te zijn dat de levering/ dienst of werk die nu via samenwerking als één opdracht wordt weggezet voortaan per samenwerkingspartner of per gelijksoortig product/dienst/werk via een aanbesteding van meerdere percelen in de markt wordt weggezet Verbod van onnodige samenvoeging van opdrachten Uit de Aanbestedingswet 2012 volgt dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd. Dit betekent dat afzonderlijke opdrachten in beginsel niet tot één opdracht mogen worden geclusterd, maar afzonderlijk in de markt moet worden gezet. Alvorens samenvoeging van de opdrachten in het kader van een aanbesteding plaats vindt, dient er dan ook in ieder geval acht geslagen te worden op de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang van de opdracht voor voldoende bedrijven uit het MKB en het overige bepaalde in artikel 1.5 van de Aanbestedingswet De Aanbestedingswet voorziet in de mogelijkheid om gemotiveerd met correcte afweging van diverse belangen af te wijken van het verbod om opdrachten onnodig samen te voegen. Factoren die bij die afweging van belang zijn: transactiekosten ( aanbesteding- en apparaatkosten) en een lagere prijs. Schaalvergroting kan leiden tot de toename van complexiteit van de opdracht wat van invloed kan zijn op de beheersbaarheid en doorlooptijd ( met bijbehorende kosten). Het waterschap zal bij de beoordeling of samenvoeging wel of niet doelmatig is de totale kosten (kosten van voorbereiding, aanbesteding, prijs, realisatie, doorlooptijd (met bijbehorende kosten), beheersbaarheid exploitatie en onderhoud, en mogelijke andere relevante aspecten in de beschouwing betrekken Bepalen van de inkoopprocedure Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert Het waterschap de volgende methode: Het waterschap zal met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan Het waterschap ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag. 14

16 Schema drempelbedragen van inkoopprocedures (Bedragen zijn exclusief BTW) Werken Leveringen Diensten Enkelvoudig Tot Tot Tot Meervoudig Nationaal Europees Vanaf Vanaf Vanaf b diensten Voor 2b diensten geldt een verlicht regime. Het waterschap zal voor 2b diensten in principe het verlicht regime toepassen maar kan altijd voor een zwaarder regime kiezen. Het verlicht regime houdt in, dat er geen Europese openbare aanbesteding behoeft te volgen, maar dat volstaan kan worden met een meervoudige onderhandse aanbesteding en een afkondiging achteraf op Tendernet. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag Het waterschap vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De selectie van ondernemers die worden uitgenodigd om in te schrijven gebeurt zoals hieronder beschreven. Werken Op basis van een daartoe door het dagelijks bestuur vast te stellen uitvoeringsrichtlijn vindt de selectie plaats van de ondernemers die worden uitgenodigd om in te schrijven. Goederen en diensten Per meervoudige onderhandse aanbesteding wordt er een marktverkenning uitgevoerd. In deze marktverkenning wordt gekeken naar de vestigingsplaats van de leverancier, zijn referenties, zijn kwaliteitsaspecten (ISO 9001, VCA). Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal Het waterschap conform het schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden. Het waterschap zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. 15

17 Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal Het waterschap in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving Raming en financiële budget Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het waterschap wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden Eerlijke mededinging en commerciële belangen Het waterschap bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door proportioneel, objectief, transparant en non-discriminerend te handelen bevordert Het waterschap een eerlijke mededinging. Dit zal leiden tot een gezonde marktwerking ook op langere termijn 6 Eisen en criteria In het onderstaande wordt ingegaan op het beleid van Het waterschap met betrekking tot uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria Uitsluitingsgronden Uitsluitingsgronden zien op de omstandigheden die de (persoon van de) inschrijver betreffen. De wet kent boven de Europese aanbestedingsdrempels twee soorten uitsluitingsgronden te weten verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. De verplichte uitsluitingsgronden staan in artikel 2.86 van de wet. De facultatieve uitsluitingsgronden zijn terug te vinden in artikel 2.87 van de wet. Onder de Europese aanbestedingsdrempel is het stellen van uitsluitingsgronden niet verplicht. Het waterschap past in beginsel bij nationale en Europese openbare aanbestedingen alle uitsluitingsgronden toe voor de desbetreffende opdracht tenzij die niet relevant zijn voor de betreffende opdracht. 16

18 6.2- Geschiktheidseisen Het waterschap kan geschiktheidseisen stellen aan de gegadigden en inschrijvers volgens artikel 2.90 van de Wet. Geschiktheidseisen zijn minimumeisen wat betekent dat aan de eisen voldaan moet worden. Geschiktheidseisen worden gesteld om bepaalde risico s af te dekken. Geschiktheidseisen kunnen de financieel economische draagkracht; de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid en de beroepsbevoegdheid betreffen en zijn nader omschreven in de artikelen 2.90 en 2.91 van de wet. Het waterschap zal per opdracht bepalen of er daadwerkelijk risico s zijn en of die risico s worden afgedekt door de eisen die worden gesteld. Tenslotte speelt dan de vraag of de eis wel in een redelijke verhouding staat tot het af te dekken risico en of die risico s daadwerkelijk worden afgedekt. Bij het bepalen van welke geschiktheidseisen worden gesteld verdient de positie van het MKB de aandacht. Het waterschap stelt in geval van een meervoudige onderhandse aanbestedingen van werken, leveringen en diensten en het gaat om bij Het waterschap bekende ondernemingen aan deze ondernemingen geen geschiktheidseisen. Dit is anders indien Het waterschap ondernemingen uitnodigt waarmee nog nooit zaken is gedaan. Omzeteis Ten aanzien van het stellen van een omzeteis wordt het volgende opgemerkt. Bijna altijd worden er eisen gesteld aan de minimale omzet die een Opdrachtnemer moet hebben behaald in het verleden. Met de Aanbestedingswet 2012 mogen voortaan alleen omzeteisen worden gesteld als daarvoor zwaarwegende argumenten zijn. De omzeteis is een indicatie voor de mate waarin de Opdrachtnemer de beschikking heeft over (financiële) middelen en personeel en een bepaalde organisatiegraad kent. Dit alleen is echter onvoldoende om te bepalen of de Opdrachtnemer de specifieke opdracht succesvol kan vervullen. Het gaat daarbij immers niet alleen om de financiële omvang van de opdracht, maar zeker ook om de inhoud van de opdracht. In de praktijk en bij het overgrote deel kan de financiële en economische draagkracht bij het achterwege laten van een omzeteis ook op andere wijze worden getoetst. 17

19 Het waterschap ziet in beginsel af van het stellen van een omzeteis en zal de ondernemer vragen zijn financiële en economische draagkracht aan te tonen door gebruik te maken van de in artikel 2.91 van de wet genoemde middelen : a. passende bankverklaringen of een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico s; b. overlegging van balansen of balansuittreksels; c. andere bescheiden die Het waterschap geschikt acht. Het waterschap zal wel een omzeteis stellen als de opdracht grote risico s met zich meebrengt voor de financiële draagkracht van de opdrachtnemer, bijv. als behoorlijke investeringen gedaan moeten worden, die voor opdrachtnemer ook nog eens risicovol zijn. Dit zou zich bijvoorbeeld kunnen voordoen in het geval van een innovatieve opdracht. In dergelijke gevallen zijn er voldoende zwaarwegende argumenten aanwezig om een omzeteis te stellen. Kerncompetenties- referenties Het waterschap stelt voor het toetsen van technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid kerncompetenties vast die overeenkomen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht. Onder een kerncompetentie dient te worden verstaan een verzameling van vaardigheden van de Ondernemer die naar het oordeel van Het waterschap waarde hebben voor de goede uitvoering van een opdracht. Die kerncompetenties dienen vervolgens te worden vertaald naar de benodigde eisen van technische bekwaamheid en het daaraan gerelateerde vragen van referenties. Het voorgaande betekent dat bij iedere opdracht nagegaan moet worden welke vaardigheden benodigd zijn voor een goede uitvoering van de opdracht (kerncompetenties) om deze vervolgens te vertalen naar eisen van technische bekwaamheid en Het vragen van daaraan gerelateerde referenties. Bij het definiëren van elke kerncompetentie dient tevens nagegaan te worden of deze proportioneel is. Teveel en te specifieke kerncompetenties definiëren en daarbij vragen naar referenties per kerncompetentie, kan worden aangemerkt als disproportioneel, omdat hiermee de kring van potentiële inschrijvers wordt verkleind. Het waterschap vraagt per relevante kerncompetentie 1 referentie. De door Het waterschap gevraagde referenties per opdracht moeten reëel zijn en mogen zich bewegen tussen de 0 en 60% van de geraamde waarde van de opdracht. De termijn waarover referentie worden gevraagd bedraagt bij Werken maximaal 5 jaar en bij goederen en diensten maximaal 3 jaar. 18

20 6.3- Gunningscriteria Voor de nationale en Europese aanbesteding van werken is het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving ( EMVI) het uitgangspunt. Het waterschap kan in afwijking hiervan gunnen op de laagste prijs. In dat geval motiveert Het waterschap de toepassing van dat criterium in de aanbestedingsstukken. Het doel van het toepassen van EMVI criteria is de inschrijver te stimuleren om specifieke (kwaliteits)aspecten van de opdracht te onderzoeken en hierover te rapporteren. Deze toegevoegde waarde van de inschrijver wordt beoordeeld en gescoord ėn wordt onderdeel van de inschrijving. EMVI criteria kunnen zich richten op het onderwerp van de opdracht, het product, of kunnen zich richten op het tot stand komen van de opdracht, het proces. Vooraf moet bekend zijn hoe de beoordeling wordt uitgevoerd en wat de relatie is met de inschrijfprijs. Het waterschap geeft hiermee aan wat extra kwaliteit mag kosten. Als gebruik wordt gemaakt van een gestandaardiseerde, uniforme methode voor het opstellen van een opdracht (zoals RAWbestek) waarmee de verlangde (minimum) kwaliteit van het product gedetailleerd en eenduidig wordt vastgelegd, is de laagste prijs het meest voor de hand liggend criterium. Voor de aanbestedingen van werken bij relatieve lage inschrijfsommen zal van geval tot geval moeten worden nagegaan of de kosten van het toepassen van het gunningscriterium EMVI wel proportioneel zijn. De aanbesteding van leveringen en diensten beneden de drempel geschiedt via meervoudig onderhandse aanbesteding. Voor aanbesteding beneden de drempel geldt EMVI niet als verplicht gunningscriterium. Voor Europese aanbestedingen van leveringen en diensten boven de drempel geldt wel als verplicht uitgangspunt het gunningscriterium EMVI, maar ook hiervoor geldt dat hier gemotiveerd van kan worden afgeweken. Met objectief, transparant en non-discriminerend handelen, bevordert Het waterschap een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Bij het toepassen van het gunningscriterium EMVI zal Het waterschap de beoordeling uit voeren op basis van het principe gunnen op waarde, tenzij dit niet passend is voor het type aanbesteding. Ter zake van het gunnen op waarde zal op termijn een uitvoeringsrichtlijn door het dagelijks bestuur worden vastgesteld. 7. Klachtenregeling Iedere aanbestedende dienst dient een klachtenloket in te stellen, bestaande uit onafhankelijke personen, dat wil zeggen personen die niet bij de aanbesteding betrokken zijn. 19

21 Een klacht moet gaan over een handelen of nalaten van Het waterschap met de Wet of de aanbestedingsbeginselen. Een klacht moet gaan over een specifieke aanbestedingsprocedure, niet over algemeen aanbestedingsbeleid. Een klacht zet de aanbesteding(sprocedure) niet stil. In verband met het voorgaande is door het dagelijks bestuur van Het waterschap de Klachtenregeling aanbesteden Wetterskip Fryslân d.d. 7 mei 2013 vastgesteld. Deze klachtenregeling voorziet in de instelling van een klachtenmeldpunt bij Het waterschap. De klachtenregeling is te vinden in het Elektronisch waterschapsblad op Overheid.nl. Op landelijk niveau is er een commissie van aanbestedingsexperts ingesteld. Deze commissie beslist over klachten over aanbestedingen. In beginsel wordt een ondernemer verzocht zijn klacht eerst bij de aanbestedende dienst in te dienen en deze klacht pas aan de commissie van aanbestedingsexperts voor te leggen als de aanbestedende dienst hetzij op de klacht heeft beslist, hetzij in gebreke blijft om binnen redelijke tijd die beslissing te nemen. 8. Verantwoordelijken Via het delegatiebesluit van Wetterskip Fryslân van 6 juli 2010 is de bevoegdheid tot het houden van alle aanbestedingen voor het uitvoeren van werken, leveringen en diensten en de gunning daarvan overgedragen aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft bij besluit mandaat, volmacht en machtiging Wetterskip Fryslân de bevoegdheden aanbesteding van werken/leveringen en diensten en de daarop volgende gunning aan de secretaris-directeur overgedragen. Het aangaan van rechten en verplichtingen in het kader van aanbestedingen dient te gebeuren volgens het daarover bepaalde in het Financieel Volmachtbesluit Wetterskip Fryslân. Inkoop en aanbesteding behoort met betrekking tot de beleidsmatige kant tot het aandachtsveld van de portefeuillehouder. 20