Algemene Voorwaarden

Transcriptie

1

2 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle door Raet uitgebrachte offertes, alle tussen partijen gesloten overeenkomsten, alsmede alle nog tussen partijen te sluiten overeenkomsten en overige contractuele relaties. Onder Raet wordt in deze Algemene Voorwaarden verstaan Raet bv en iedere dochter onderneming en iedere andere gelieerde onderneming, welke, voor zichzelf aan de andere partij (hierna: de Opdrachtgever), een aanbieding heeft gedaan of voor zichzelf met Opdrachtgever een verbintenis is aangegaan dan wel in enige rechts betrekking staat en welke deze Algemene Voorwaarden van toepassing heeft verklaard. Toepasselijkheid van (inkoop)voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Tot gelieerde ondernemingen behoren alle rechtspersonen en vennootschappen die overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 2:24a t/m 2.24c Burgerlijk Wetboek aan Raet bv zijn verbonden. Deze Algemene Voorwaarden bestaan uit een algemeen deel (hoofdstuk I) en een aantal bijzondere delen (hoofdstukken II tot en met VII). Afhankelijk van de door Raet te leveren goederen en/of diensten zijn de bepalingen uit het betreffende bijzondere deel van toepassing. Ingeval van enige strijdigheid van bepalingen van een bijzonder deel met bepalingen uit het algemeen deel prevaleren de desbetreffende bepalingen van het bijzondere deel. Afwijkingen op deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk en door de ter zake bevoegde persoon zijn overeen gekomen. I. ALGEMENE BEPALINGEN In dit hoofdstuk van de Algemene Voorwaarden zullen de volgende definities gebruikt worden, waaraan de betekenis wordt toegekend die per definitie hieronder is gegeven. 1. Definities 1.1 Overeenkomst: de door Opdrachtgever ondertekende offerte of de door partijen ondertekende overeenkomst waarop in beide gevallen de Algemene Voorwaarden van toepassing zijn en waarin eventuele specifieke afspraken tussen Raet en Opdrachtgever en eventuele toepasselijke variabelen staan vermeld zoals tarieven en looptijd van de overeenkomst. 1.2 Vertrouwelijke Informatie: alle informatie, in welke vorm dan ook, die de Verstrekkende Partij aan de Ontvangende Partij heeft verstrekt en naar haar aard vertrouwelijk is dan wel als zodanig is aangemerkt. Hieronder wordt mede begrepen informatie met betrekking tot computer programmatuur die niet publiekelijk bekend is, waaronder de broncode, beschrijving van specificaties en technische documentatie, alsmede bedrijfsinformatie, financiële informatie, informatie met betrekking tot business- en marketingstrategieën of plannen met betrekking tot productontwikkeling, klanten- en relatiebestanden of prijzen en tarieven. 1.3 Verstrekkende Partij: de partij die vertrouwelijke informatie heeft verstrekt. 1.4 Ontvangende Partij: de partij die vertrouwelijke informatie heeft ontvangen. 2. Uitgangspunten 2.1 Iedere Overeenkomst vormt samen met de Algemene Voorwaarden een afzonderlijke Overeenkomst, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen. 2.2 In geval van strijdigheid tussen een bepaling van een expliciete schriftelijke Overeenkomst tussen partijen en deze Algemene Voorwaarden, prevaleert het bepaalde in de Overeenkomst. 2.3 Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij in het aanbod schriftelijk uitdrukkelijk anders is aangegeven. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem aan Raet opgegeven maten, eisen, specificaties van de prestatie en andere gegevens waarop Raet zijn aanbieding baseert. 2.4 Toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Ondertekening of (stilzwijgende) acceptatie door Raet van documenten van Opdrachtgever waarop (bijvoorbeeld voorgedrukt op briefpapier) zulke algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard, geldt nimmer als aanvaarding daarvan. 2.5 Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen Raet en Opdrachtgever in overleg treden ten einde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige, respectievelijk vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige respectievelijk vernietigde bepaling in acht worden genomen. 3. Medewerking 3.1 Opdrachtgever zal tijdig de door Raet, in redelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst, noodzakelijk geachte informatie en medewerking verschaffen. 4. Derden en medewerkers 4.1 Het is Raet toegestaan derden bij de uitvoering van haar verplichtingen in te zetten. 4.2 Het is Raet toegestaan bij de vervulling van een opdracht betrokken medewerkers te vervangen, na voorafgaande kennisgeving daarvan aan Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever redelijke bezwaren heeft bij de aanwijzing door Raet van een nieuwe medewerker, dan zullen partijen met elkaar in overleg treden over een passend alternatief. 5. Back-up 5.1 Indien Opdrachtgever vanuit een eigen decentrale omgeving gegevens aan Raet ter verwerking aanbiedt, verbindt Opdrachtgever zich jegens Raet om, met betrekking tot de bij Opdrachtgever in gebruik zijnde (gegevens)bestanden en programmatuur, back-up-procedures uit te voeren conform de in de branche gebruikelijke standaards en op dusdanige wijze, dat herstel met minimale inspanning tot de mogelijkheden behoort. 6. Intellectuele Eigendomsrechten 6.1 Alle intellectuele eigendomsrechten van Raet waaronder, maar niet beperkt tot het auteursrecht, merkenrecht, octrooirecht, handelsnaamrecht, met betrekking tot enig werk, waaronder mede begrepen documenten, ontwerpen, computerprogrammatuur, maatwerkprogrammatuur en/of andere al dan niet elektronisch vastgelegde informatie, blijven berusten bij Raet of de derde van wie Raet het recht heeft verkregen het werk aan Opdrachtgever ter beschikking te stellen. Op geen enkele wijze worden de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot enig werk overgedragen aan Opdrachtgever. Indien Raet een gebruiksrecht aan Opdrachtgever verleent, is dat een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht. 6.2 Alle intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtgever waaronder, maar niet beperkt tot het auteursrecht, merkenrecht, octrooirecht, handelsnaamrecht, met betrekking tot enig werk, waaronder mede begrepen documenten, ontwerpen, computerprogrammatuur, maatwerkprogrammatuur 2

3 en/of andere al dan niet elektronisch vastgelegde informatie, blijven berusten bij Opdrachtgever of de derde van wie Opdrachtgever het recht heeft verkregen het werk te gebruiken. 6.3 Alle rechten van intellectuele eigendom op alle krachtens de overeenkomst ontwikkelde of ter beschikking gestelde programmatuur en documentatie alsmede voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij Raet. Opdrachtgever is niet gerechtigd de programmatuur en documentatie te vervreemden, te bezwaren dan wel, in (sub)licentie te verstrekken. Opdrachtgever zal de Programmatuur of de in de onderhavige bepaling genoemde zaken niet verveelvoudigen, openbaar maken of daarvan kopieën vervaardigen. Het is Opdrachtgever toegestaan om kopieën te maken van de gebruikshandleiding voor intern gebruik. 6.4 De bepalingen uit dit artikel strekken mede, voor zover zij betrekking hebben op intellectuele eigendomsrechten die aan een derde toekomen, tot bescherming van deze derde en hebben de kracht van een beding ten behoeve van een derde. 6.5 Het is Opdrachtgever niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectuele eigendom uit de programmatuur, portal, databestanden, apparatuur of materialen te verwijderen of te wijzigen, daaronder begrepen aanduidingen omtrent het vertrouwelijk karakter en geheimhouding. 7. Opleidingen 7.1 Inschrijvingen kunnen per bedrijf, voor een enkele medewerker of voor een groep van medewerkers worden gedaan. Een cursus kan bij Raet op diverse plaatsen in Nederland of bij het inschrijvend bedrijf worden gehouden. 7.2 Een aanmelding geschiedt door middel van een daartoe bestemd inschrijfformulier. 7.3 Raet zal aan een inschrijving gevolg geven indien zij deze schriftelijk heeft geaccepteerd. In deze schriftelijke acceptatie wordt steeds aangegeven voor welke cursus is ingeschreven, samen met informatie over de locatie, cursus datum (of -data) en bereikbaarheid van de cursus locatie. 7.4 Cursussen worden gehouden onder voorbehoud van voldoende deelname. Indien een cursus niet door kan gaan, dan wordt de deelnemer hiervan uiterlijk twee weken voor aanvang van de cursus op de hoogte gesteld. In een dergelijk geval zal ofwel restitutie van het betaalde cursusbedrag plaatsvinden ofwel - in overleg met de deelnemer - overschrijving naar een volgende cursus plaatsvinden. 7.5 Raet zal steeds al het redelijke in het werk stellen om de cursus doorgang te laten vinden. Indien als gevolg van ziekte of om enige andere reden een docent niet beschikbaar is voor het geven van een cursus dan zal Raet al het redelijke in het werk stellen om de desbetreffende cursus eventueel op een later tijdstip doorgang te laten vinden. 7.6 Annulering van aanmelding dient uitsluitend schriftelijk plaats te vinden. De annulerings voorwaarden luiden als volgt: indien de annulering dertig kalenderdagen of langer vóór de aanvang van de cursus door Raet wordt ontvangen, is Opdrachtgever geen kosten verschuldigd; indien de annulering tussen één en dertien kalenderdagen vóór de aanvang van de cursus door Raet is ontvangen, is Opdrachtgever 50% van de cursusprijs verschuldigd; indien de annulering op de aanvangsdatum van de cursus of daarna door Raet wordt ontvangen, is Opdrachtgever tot volledige betaling van het cursusgeld gehouden; bij annulering door Raet zal volledige restitutie van het betaalde cursusgeld plaatsvinden; bovengenoemde annuleringskosten zijn eveneens van toepassing bij het uitstellen van deelname aan een cursus, met uitzondering van de situatie dat uitstel het directe gevolg is van een vertraging in een implementatietraject bij Opdrachtgever, welke vertraging geheel aan Raet is toe te rekenen. 7.7 Raet behoudt zich het recht voor in noodzakelijke gevallen wijzigingen in cursusinhoud, -data, -plaats en eventuele andere cursusspecificaties aan te brengen. In een dergelijk geval zal Raet Opdrachtgever hiervan vooraf op de hoogte stellen. 7.8 Al het cursusmateriaal en aanvullende documentatie door Raet in verband met enige cursus verstrekt, is auteursrechtelijk beschermd en mag dientengevolge niet in enigerlei vorm worden vermenigvuldigd zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Raet. Het is Opdrachtgever toegestaan om een gelimiteerd aantal kopieën te maken van het cursusmateriaal voor intern gebruik. 7.9 De deelnemer wordt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht verleend op de softwareproducten die worden gebruikt in de cursus waaraan wordt deelgenomen. Dit gebruiksrecht eindigt bij het einde van de cursus. Het is de deelnemer niet toegestaan de genoemde softwareproducten of gedeelten daarvan te vermenigvuldigen en/of ter beschikking te stellen aan derden. 8. Tarieven 8.1 Raet heeft het recht de tarieven jaarlijks aan te passen conform de CBS index zakelijke dienstverlening, cao-lonen per maand, inclusief bijzondere beloningen, SBI 93: 70-74, versie huidige cijfers. De peildatum voor de vaststelling is op 15 augustus van het lopende jaar over de periode juli tot en met juni. 8.2 Onverminderd het bepaalde in art. 8.1 heeft Raet het recht in redelijkheid haar tarieven aan te passen aan kostenverhogende omstandigheden die niet door Raet worden veroorzaakt. Hierbij valt te denken aan kostenverhogende omstandigheden die het gevolg zijn van wijzigingen in wet- en regelgeving, of andere omstandigheden die buiten de invloed van Raet liggen. Dergelijke omstandigheden zal Raet vooraf aan Opdrachtgever melden. 8.3 Alle facturen zullen door Opdrachtgever worden betaald binnen 30 (dertig) dagen na factuurdatum. Opdrachtgever is niet gerechtigd tot enige korting of verrekening. 8.4 Indien Opdrachtgever de verschuldigde bedragen niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, zal Opdrachtgever over het openstaande bedrag de wettelijke rente verschuldigd zijn als bedoeld in artikel 6:119a en 6:120 Burgerlijk Wetboek (wettelijke rente bij handelstransacties). Indien de vordering uit handen wordt gegeven is Opdrachtgever tevens gehouden tot betaling van een redelijke vergoeding voor de buitengerechtelijke en, voor zover geen deel uitmakend van de proceskosten, de kosten gemoeid met een gerechtelijke procedure, verband houdende met de inning van deze vordering of van rechtsuitoefening anderszins. 8.5 Wanneer Opdrachtgever zijn verbintenissen jegens Raet niet nakomt, heeft Raet het recht om na schriftelijke aankondiging de verdere uitvoering van enige overeenkomst, geheel dan wel gedeeltelijk, op te schorten. 8.6 Indien een overeenkomst aan het einde van de looptijd wordt verlengd met andere periode dan de initiële periode, komen de eventueel verleende (meerjaren) kortingen te vervallen. 8.7 Tenzij in enige overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald of zulks uitdrukkelijk is overeengekomen zijn reis- en verblijfkosten, extra uren en andere aan de werkzaamheden gebonden bijzondere kosten niet bij de prijzen en tarieven inbegrepen. Voor zover deze kosten niet zijn inbegrepen, kunnen deze slechts na voorafgaande schriftelijke opdracht van Opdrachtgever door Raet afzonderlijk in rekening worden gebracht. 8.8 Onder meerwerk worden de werkzaamheden verstaan die niet schriftelijk door partijen zijn overeengekomen. Meerwerk 3

4 zal pas na schriftelijke opdrachtverstrekking door Opdrachtgever worden gefactureerd bij de eerstvolgende factuur dan wel na voltooiing van het meerwerk. 9. Governance salaris- en pensioenverwerkingsprocessen 9.1 Raet beheerst de salaris- en pensioenverwerkingsprocessen door middel van een stelsel van beheersmaatregelen op de invoer, het verwerkingsproces en de uitvoer. Daarnaast worden ook de IT-processen voor salaris-, pensioen-, en HR-systemen met een stelsel van beheersmaatregelen beheerst. Deze maatregelen zijn vastgelegd in een beheers raamwerk. De beheersmaatregelen worden jaarlijks getoetst door een onafhankelijke partij en vastgelegd in een ISAE3402 type II mededeling. Op verzoek van de Opdrachtgever zal Raet de conclusies van deze toetsing ter beschikking stellen. De gedetailleerde resultaten van deze toetsing kunnen worden ingezien door de Opdrachtgever en/of zijn accountant. 9.2 Raet behoudt zich het recht voor om de ISAE3402 type II mededeling te vervangen door een andere adequate en algemeen geaccepteerde verklaring en/of normenkader gebaseerd op nationale of internationale standaards. 9.3 Raet voert jaarlijks een risicoanalyse uit. Op basis van de uitkomsten van deze risicoanalyse worden de beheersdoelstellingen bijgesteld en het beheersraamwerk hierop aangepast. Op verzoek van de Opdrachtgever kan Raet de beheersdoelstellingen ter beschikking stellen. 9.4 Raet verlangt van haar leveranciers die direct betrokken zijn bij de salaris- en pensioen verwerkingsprocessen dat zij eveneens beschikken over een adequaat en toetsbaar stelsel van beheersmaatregelen. De aansluiting van deze beheersmaatregelen op die van Raet wordt jaarlijks getoetst. 10. Geheimhouding 10.1 De Ontvangende Partij zal de Vertrouwelijke Informatie vertrouwelijk behandelen. De Ontvangende Partij zal de Vertrouwelijke Informatie uitsluitend gebruiken zoals is toegestaan op grond van enige overeenkomst en zal de Vertrouwelijke Informatie niet aan (een) derde(n) verstrekken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verstrekkende Partij tenzij deze gegevens van algemene bekendheid zijn. De Ontvangende Partij zal minstens dezelfde voorzorgsmaatregelen treffen die zij treft voor haar eigen Vertrouwelijke Informatie, in geen geval zullen deze maatregelen minder zijn dan die in alle redelijkheid noodzakelijk zijn om te voorkomen dat de Vertrouwelijk Informatie wordt verspreid of onrechtmatig wordt gebruikt Onverminderd het bovenstaande gelden de beperkingen van deze bepaling niet voor de volgende informatie: a. informatie die onafhankelijk door de Ontvangende Partij is ontwikkeld zonder gebruik te maken van de Vertrouwelijke Informatie van de Verstrekkende Partij; b. informatie die in handen van de Ontvangende Partij is gekomen door een derde partij die gerechtigd is om deze informatie te verstrekken, anders dan door schending van de bepalingen van deze overeenkomst; c. informatie die reeds publiekelijk bekend is op het moment dat deze ter kennis wordt gesteld aan de Ontvangende Partij of naderhand is geworden zonder toedoen van de Ontvangende Partij, en d. informatie die reeds rechtmatig bekend is bij de Ontvangende Partij op het moment dat deze ter kennis wordt gesteld aan de Ontvangende Partij Vertrouwelijke Informatie mag worden verstrekt indien een wettelijke plicht of een rechterlijk bevel of een uitspraak van een andere bevoegde instantie de openbaarmaking van deze informatie/gegevens gebiedt. In dat geval zal de Ontvangende Partij de Verstrekkende Partij hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en zal alle voorzorgsmaatregelen treffen die redelijk mogelijk zijn om te voorkomen dat deze informatie publiekelijk bekend wordt Indien de Verstrekkende Partij een recht zoals overeen gekomen in deze overeenkomst niet of te laat uitoefent betekent dit niet dat de Verstrekkende Partij afstand doet van dat recht of afstand doet van zijn recht tot het vorderen van schadevergoeding bij een toekomstige inbreuk op deze overeenkomst Tenzij schriftelijk anders overeengekomen is het Raet toegestaan in een of meer (pers)berichten melding te maken van het aangaan van deze overeenkomst. 11. Privacy/Wet Bescherming Persoonsgegevens 11.1 Voor zover de Overeenkomst verwerking van de persoonsgegevens door Raet met zich mee brengt fungeert Raet hierbij als bewerker. In die hoedanigheid zal Raet zich houden aan alle op haar rustende wettelijke verplichtingen. Door het aangaan van de betreffende Overeenkomst geeft Opdrachtgever aan Raet opdracht om persoonsgegevens te verwerken. Andere verwerkingen zal Raet alleen uitvoeren in opdracht van Opdrachtgever of als daartoe een wettelijke verplichting bestaat Opdrachtgever behoudt te allen tijde de eigendomsrechten op de persoonsgegevens. Na afloop van de overeenkomst worden de data op verzoek van Opdrachtgever aan Opdrachtgever verstrekt op een gangbare gegevensdrager. Eventuele kosten hiervoor zal Raet vooraf aan Opdrachtgever communiceren Alle medewerkers die handelen onder het gezag van Raet en toegang hebben tot de persoonsgegevens, zullen geheimhouding betrachten ten aanzien van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, tenzij een wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht Raet zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoons gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zullen passend zijn, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten die ermee gemoeid zijn en zullen er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen Raet zal zich steeds tot het uiterste inspannen om ervoor te zorgen dat de verwerkte gegevens juist en volledig zijn. Opdrachtgever verbindt zich de juistheid en volledigheid van de gegevens regelmatig te controleren. Raet is niet verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van verwerkte gegevens. 12. Wijziging dienstverlening 12.1 Raet kan naar aanleiding van wijzigingen in relevante wet- en regelgeving alsmede wijzigingen in andere door bevoegde instanties gegeven voorschriften, wijzigingen aanbrengen in de inhoud of omvang van de overeengekomen dienstverlening. Indien dergelijke wijziging een verandering van de bij Opdrachtgever geldende procedures tot gevolg heeft, zal Raet Opdrachtgever hierover zo tijdig mogelijk inlichten en komen de kosten van deze verandering voor rekening van Opdrachtgever. In een dergelijk geval kan Opdrachtgever de overeenkomst schriftelijk door opzegging beëindigen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt, tenzij Raet de kosten van deze wijziging voor haar rekening neemt. 13. Termijnen 13.1 Alle door Raet genoemde termijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij het aangaan 4

5 van de overeenkomst bij Raet bekend waren en zullen zoveel mogelijk in acht worden genomen Voor zover in enige Overeenkomst, bijlage, plan van aanpak of offerte, leverdata en/of termijnen zijn vermeld, zijn deze indicatief en vormen zij geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. In alle gevallen, derhalve ook indien partijen schriftelijk en uitdrukkelijk een uiterste termijn zijn overeengekomen, is Raet pas in verzuim nadat zij door Opdrachtgever op deugdelijke wijze, gedetailleerd en schriftelijk in gebreke is gesteld en Raet na verstrijken van de redelijke termijn die in die ingebrekestelling is gegeven, alsnog niet deugdelijk nakomt Raet is niet gebonden aan (leverings)termijnen die vanwege buiten haar macht gelegen omstandigheden die zich na het aangaan van de overeenkomst hebben voorgedaan, niet meer gehaald kunnen worden. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, zullen Raet en Opdrachtgever zo spoedig mogelijk in overleg treden. 14. Informatie 14.1 Indien van de zijde van Raet (bijvoorbeeld door het Service Center, door Salespersoneel, of door consultants) aan medewerkers van Opdrachtgever inhoudelijke informatie of advies wordt verstrekt op het gebied van arbeidsvoorwaarden, cao s, fiscaliteit, wet- en regelgeving en/of andere onderwerpen van juridische of administratieve aard, wordt dat gedaan onder voorwaarde en in de verwachting dat Opdrachtgever de informatie en/of adviezen verifieert of door deskundigen laat verifiëren. Raet aanvaardt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de juistheid en/of volledigheid van deze informatie/adviezen. 15. Aansprakelijkheid 15.1 Raet aanvaardt een verplichting tot schadevergoeding voor zover en tot zover dat uit dit artikel blijkt. De totale, cumulatieve aansprakelijkheid van Raet jegens Opdrachtgever voor directe schade is beperkt tot een bedrag gelijk aan het door Opdrachtgever in de drie maanden voorafgaande aan het schadetoebrengende feit aan Raet uit hoofde van deze overeenkomst betaalde bedrag, of ,-- indien dit laatste bedrag lager is. Hierbij geldt dat een reeks van met elkaar samenhangende schadetoebrengende gebeurtenissen wordt aangemerkt als één gebeurtenis en één schadetoebrengend feit Raet is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade, daaronder begrepen winstderving, verlies van gegevens, (schade-)vorderingen van derden, boetes of naheffingen, gemiste opbrengsten of besparingen of andere indirecte schade of gevolgschade welke voortvloeit uit of in verband staat met niet nakomen van enige verplichting van Raet, dan wel enig onrechtmatig handelen De vorige leden van dit artikel zijn niet van toepassing indien en voor zover de desbetreffende schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van Raet De werking van art. 7:404 BW is uitdrukkelijk uitgesloten Opdrachtgever vrijwaart Raet voor eventuele claims van personeel van Opdrachtgever die verband houden met de dienstverlening van Raet ten behoeve van Opdrachtgever. 16. Overmacht 16.1 In geval van overmacht van één van de Partijen zullen de verplichtingen op grond van deze overeenkomst worden opgeschort zolang de overmachttoestand voortduurt. Onder overmacht wordt mede verstaan een tekortkoming van toeleveranciers van Raet. De opschorting zal echter niet gelden voor de verplichtingen waarop de overmacht geen betrekking heeft en/of de verplichtingen die reeds voor het intreden van de overmachttoestand zijn ontstaan Indien de overmachtsituatie langer dan zestig dagen duurt, hebben Partijen het recht om de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te beëindigen tenzij voorzienbaar is dat de overmachtsituatie binnen redelijke termijn zal worden opgelost. Wat reeds als gevolg van de overeenkomst is gepresteerd, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat Partijen elkaar overigens iets verschuldigd zullen zijn. 17. Overdracht 17.1 Het is partijen niet toegestaan de rechten uit enige overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen. 18. Vernietiging 18.1 Vernietiging of nietigheid van één der bepalingen van deze overeenkomst tast de rechtsgeldigheid van de overige bepalingen niet aan. 19. Wijziging voorwaarden 19.1 Wijzigingen van de voorwaarden en condities van de overeenkomst dienen schriftelijk tussen Partijen te worden overeengekomen. 20. Ontbinding en beëindiging 20.1 Een partij is gerechtigd enige overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst, geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder dat hiervoor enige verplichting tot vergoeding van eventuele schade van partijen ontstaat, indien één van de volgende omstandigheden zich voordoet: a. de andere partij wordt in staat van faillissement verklaard; b. aan de andere partij wordt (al dan niet voorlopig) surseance van betaling verleend; c. de onderneming van de andere partij wordt geliquideerd of gestaakt In geval van ontbinding zal de ontbinding uitsluitend werking hebben voor de verplichtingen die ontstaan na het moment van ontbinding en zal de ontbinding derhalve geen terugwerkende kracht hebben De werking van art. 7:408 BW is uitdrukkelijk uitgesloten Indien een overeenkomst voor bepaalde tijd is aangegaan is tussentijdse beëindiging uitgesloten, tenzij zich één van de omstandigheden voordoet zoals vermeld in artikel 20.1 van deze Algemene Voorwaarden In het geval dat gedurende de looptijd van de Overeenkomst door Opdrachtgever de overeengekomen dienstverlening substantieel wordt teruggebracht, waaronder begrepen het terugbrengen van de dienstverlening tot minder dan 50% van het oorspronkelijk overeengekomen niveau, is Opdrachtgever aan Raet een direct opeisbare vergoeding verschuldigd, gelijk aan het gemiddelde maandelijkse bedrag dat Raet aan Opdrachtgever ter zake van de betreffende dienstverlening in de twaalf maanden direct voorafgaande aan de beëindiging in rekening heeft gebracht (respectievelijk zou brengen indien de overeenkomst nog geen twaalf maanden heeft geduurd), vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de overeenkomst nog voortduurt. Dit is een antimisbruikbepaling en deze heeft derhalve geen betrekking op het terugbrengen van de dienstverlening door Opdrachtgever als gevolg van bedrijfseconomische omstandigheden, die Opdrachtgever noodzaken tot het terugbrengen van de dienstverlening. Fusie of overname 5

6 van of door Opdrachtgever gelden hierbij niet als bedrijfseconomische omstandigheden in de zin van dit artikel Rechten en plichten uit de overeenkomst tussen Raet en Opdrachtgever, die naar hun aard en inhoud bestemd zijn om voort te duren, blijven onverminderd van kracht na beëindiging of ontbinding van de overeenkomst. 21. Vertegenwoordiging 21.1 Tot het maken van afspraken die afwijken van hetgeen in enige overeenkomst is bepaald, zijn uitsluitend de rechtsgeldige vertegenwoordigers van partijen bevoegd Indien ter zake van de communicatie met Opdrachtgever wordt verwezen naar schriftelijk overeengekomen afspraken, dan wordt daarmee uitsluitend bedoeld briefverkeer en Voortdurende bepalingen 22.1 Bepalingen betreffende intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, overmacht en geschillenbeslechting blijven ook na beëindiging of ontbinding van enige overeenkomst van toepassing. 23. Toepasselijk recht/forumkeuze 23.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze overeenkomst zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in Utrecht. 24. Tarieven 24.1 Tarieven worden gebaseerd op het prijspeil van een lopend kalenderjaar. Alle genoemde tarieven in de Overeenkomst zijn exclusief BTW en in euro s en worden vermeld in (een bijlage bij) de Overeenkomst Facturering vindt plaats op de wijze en op de data zoals bepaald in deze Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst. 25. Duur en beëindiging 25.1 De Overeenkomst vangt aan op de datum van ondertekening door beide partijen en eindigt na een overeengekomen periode. Deze periode zal als initiële periode worden aangemerkt. Vervolgens zal de Overeenkomst steeds stilzwijgend worden verlengd met een periode gelijk aan de initiële periode Partijen zijn gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen tegen het einde van de contractduur, doch met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden Raet is gerechtigd het gebruiksrecht met onmiddellijke ingang, zonder voorafgaande ingebrekestelling, schriftelijk te beëindigen indien Opdrachtgever in strijd handelt met hetgeen in de Overeenkomst is bepaald. Opdrachtgever is dan aansprakelijk voor de schade die Raet dientengevolge lijdt. II. GEBRUIK SAAS-DIENST In dit hoofdstuk van de Algemene Voorwaarden worden de volgende afkortingen gebruikt, waaraan de daarachter gegeven betekenis wordt toegekend. SaaS betekent Software as a Service ; SSL betekent Secure Socket Layer (= veilige verbinding voor computers); PDF betekent Portable Document Format (= een extensie, die gebruikt wordt voor documentatiebestanden; en XSSO betekent Extended Single Sign On. In dit hoofdstuk II van de Algemene Voorwaarden zullen daarnaast de volgende definities gebruikt worden, waaraan de betekenis wordt toegekend die per definitie hieronder is gegeven. 1. Definities 1.1 Aansluitformulier XSSO: het formulier waarmee de Opdrachtgever de aanvraag voor de aansluiting indient. 1.2 Aansluitspecificaties: een beschrijving van de aanwijzingen en specificaties ten behoeve van de aansluiting van de Webdienst op Youforce, waaronder een functioneel en technisch ontwerp van de Koppelvlakken. 1.3 Aansluitvoorwaarden XSSO: de voorwaarden waaronder aan de Opdrachtgever het gebruik van XSSO toegekend wordt. 1.4 Applicatie(s): de computerprogrammatuur die onderwerp is van een overeenkomst. 1.5 De A(vailability)-Matrix: de A-matrix is een verzameling van combinaties van apparatuur- en softwarecomponenten in samenhang waarmee Raet een goede werking van haar Applicaties garandeert. De A-matrix wordt op de portal Youforce gepubliceerd. 1.6 Beveiliging: de bescherming, conform het overeengekomen niveau, tegen interne en externe bedreigingen van de continuïteit, integriteit en vertrouwelijkheid van de SaaS-dienst. 1.7 Beveiligingsincident: een gebeurtenis binnen of buiten Youforce die een bedreiging vormt of kan vormen voor de continuïteit, integriteit en vertrouwelijkheid van Youforce. 1.8 Call: melding door de Coördinator aan het Service Center. 1.9 Certificaat: een persoonlijk certificaat is een digitaal paspoort, dat een hoog niveau van beveiliging bevordert met betrekking tot de toegang tot de SaaS-dienst Coördinator(en): de medewerker(s) van Opdrachtgever die wordt aangewezen om het contact met Raet te onderhouden Data Bewaarservice: door Raet aangeboden Dienstverlening met betrekking tot het opslaan van historische gegevens Dienstverlening: de in een Overeenkomst gespecificeerde, door Raet te leveren diensten, zoals vermeld in de Overeenkomst Eindgebruiker: door Opdrachtgever geautoriseerd persoon die de SaaS-dienst gebruikt Failover Procedures: procedures die in werking treden in geval van een technische storing en gericht zijn op het overnemen van taken in geval van een Incident Geregistreerde(n): personen van wie gegevens/informatie binnen de Applicaties worden verwerkt en/of bewaard Gebruik: het door Raet aan Opdrachtgever verleende gebruiksrecht op de Applicatie(s) zoals gedefinieerd in de Overeenkomst Gebruiker: een door Opdrachtgever geautoriseerd persoon die gebruik maakt van Youforce Incident: een gebeurtenis die leidt tot een Storing zodat de Applicatie niet functioneert als vastgelegd in de Overeenkomst Infrastructuur: de door Raet gebruikte hardware, datacommunicatiefaciliteiten en systeem software voor het leveren van de SaaS-dienst Koppelvlak: door de Opdrachtgever op basis van het door Raet aangeleverde functioneel en technisch ontwerp gerealiseerde XSSO-connector waarmee de Opdrachtgever zijn netwerk kan aansluiten op Youforce Loggegevens: de gegevens die de Opdrachtgever en/of Raet registreren over de toegang tot en het gebruik van Youforce Performance: De reactietijd van de Applicatie(s) gemeten op het meetpunt aan de kant van de Raet Infrastructuur op basis van een (klant)configuratie conform de A-matrix Proactieve Monitoring: het actief volgen van processen en het nemen van maatregelen om te proberen te voorkomen dat er zich Storingen voor gaan doen Release: een update van de Applicatie binnen een specifieke versie van deze Applicatie, waarin eventuele Storingen zijn hersteld Responstijd: tijd tussen aanmelden en verhelpen en oplossen van een Storing, exclusief de tijd die Opdracht 6

7 gever nodig heeft om Raet te voorzien van de door Raet opgevraagde additionele informatie betreffende het Incident SaaS-dienst: het beschikbaar maken van Applicatie(s) die is / zijn geïnstalleerd op de Raet Infrastructuur op een door Raet gekozen locatie door middel van remote toegang aan meerdere klanten tegelijk Salarisverwerking: het verwerken van salarisgegevens met behulp van door Raet beheerde programmatuur en apparatuur en daaraan gerelateerde diensten Service Desk: dienst voor ondersteuning op overeen gekomen services Startdatum/startdata: De overeengekomen datum/data waarop de facturatie voor een Applicatie start, zie ook hoofdstuk V van deze Algemene Voorwaarden Storing: een direct aan de SaaS-dienst toe te wijzen probleem dat het normale gebruik van de Applicatie belemmert, of het anderszins niet-conform specificaties als beschreven in de documentatie functioneren van de SaaS-dienst Version: iedere versie van de Applicatie die van tijd tot tijd door Raet wordt vrijgegeven en waarin de voorafgaande releases zijn verwerkt, alsmede nieuwe of herziene functionaliteit kan zijn opgenomen Webdienst: de diensten en/of toepassingen waartoe de Gebruikers middels een netwerkidentificatie bij Opdrachtgever toegang hebben Website: login1.youforce.biz en/of login.youforce.biz 2. Toegang tot de SaaS-dienst en Gebruiksrecht 2.1. Voor het gebruik van de SaaS-dienst zal per Eindgebruiker, conform de door Raet voorgeschreven protocollen, door Raet en/of Opdrachtgever een gebruikersnaam, een wachtwoord en indien van toepassing een Certificaat worden verstrekt, waarmee de SaaS-dienst door een Eindgebruiker kan worden gebruikt. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vertrouwelijke gebruik van gebruikersnaam, wachtwoord en Certificaat en aansprakelijk voor (de gevolgen van) eventueel misbruik daarvan. 2.2 Raet is gerechtigd de toegang tot de SaaS-dienst te blokkeren in geval van niet-geautoriseerd gebruik of misbruik van de SaaS-dienst door Opdrachtgever en/of bij gebruik van de SaaS-dienst door inbreuk van derden. Indien dit met het oog op de urgentie van het geval in redelijkheid mogelijk is, zal Raet voorafgaand aan een blokkade Opdrachtgever hierover informeren. Raet zal wegens blokkering in voornoemde gevallen nimmer tot enige schade vergoeding jegens Opdrachtgever gehouden zijn. 2.3 De Dienstverlening wordt geleverd conform het bepaalde in de Service Level Agreement. 2.4 Opdrachtgever mag de Applicatie(s) binnen zijn eigen organisatie door Eindgebruikers laten gebruiken voor gebruik ten behoeve van de eigen organisatie. Indien het gebruiksrecht na schriftelijke toestemming van Raet ook uitstrekt tot gebruik door derden zal Opdrachtgever alle passende maatregelen nemen teneinde de vertrouwelijkheid met betrekking tot het betreffende werk te waarborgen, de gebruiksrechten als bedoeld in deze Overeenkomst na te komen en de intellectuele eigendomsrechten ter zake niet te schenden. Opdrachtgever zal in het bijzonder alle passende maatregelen nemen om te voorkomen dat derden kopieën van computerprogrammatuur of delen daarvan maken en deze kopieën onder zich houden of openbaar maken. 2.5 Het gebruiksrecht omvat uitsluitend gebruik op Raet Infrastructuur, het gebruiksrecht omvat geen recht tot gebruik van de Applicatie(s) op computersystemen anders dan de Raet Infrastructuur. Het gebruiksrecht is niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar. 2.6 Het gebruiksrecht omvat het gebruik van de standaard in de Applicatie(s) aanwezige functionaliteiten zoals beschreven in de gebruikershandleiding van de betreffende Applicatie. 2.7 In het geval van het introduceren van een vervangende Applicatie met equivalente en/of meer uitgebreide functionaliteit dan een bestaande Applicatie, is het Raet toegestaan Opdrachtgever te migreren naar deze vervangende Applicatie, die vervolgens een Applicatie zal zijn in de zin van deze Overeenkomst. In dergelijke gevallen heeft Raet het recht redelijke kosten voor de migratie afzonderlijk bij Opdrachtgever in rekening te brengen. Raet zal deze kosten van tevoren aankondigen. Indien Opdrachtgever dan te kennen geeft geen kosten voor zijn rekening te willen nemen, hebben partijen het recht de Overeenkomst tussentijds te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar. Opdrachtgever kan tijdens deze opzegtermijn gebruik maken van de oorspronkelijke Applicatie. Raet heeft het recht de SaaS-dienst voor deze oorspronkelijke Applicatie aan het einde van deze opzeg termijn te beëindigen. 3. Technisch en Operationeel Beheer Infrastructuur en Applicatie(s) 3.1 Het technische en operationeel beheer Infrastructuur en Applicaties staat vermeld in Service Level Agreement behorende bij deze Overeenkomst. 3.2 In geval van een Storing, als bedoeld in de Service Level Agreement, is Raet gerechtigd de SaaS-dienst tijdelijk te onderbreken teneinde correctief onderhoud te verrichten. 4. Onderhoud en Verbeteren Applicatie(s) 4.1 Raet zal zorgdragen voor het op regelmatige basis upgraden van de Applicatie(s) door middel van het implementeren van Releases, Versions en vervangende Applicaties. 4.2 Opdrachtgever kan wensen voor aanpassingen van Applicaties kenbaar maken via het Service Center. Raet zal deze wensen registreren en op basis van de totale klantvraag intern evalueren welke wensen in een volgende release of versie worden geïmplementeerd. 5. Salarisverwerking 5.1 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanleveren van juiste en volledige gegevens ten behoeve van de Salarisverwerking. Opdrachtgever zal bovendien de resultaten van de Salarisverwerking na ontvangst controleren. Raet is niet verantwoordelijk voor controle van de juistheid en volledigheid van de resultaten van de Salarisverwerking. 5.2 Voor de juistheid en volledigheid van resultaten van de Salarisverwerking zijn vele factoren van belang, waaronder de input vanuit de Opdrachtgever en de gekozen instellingen. Raet staat er om die reden niet voor in dat de Salarisverwerking foutloos zal zijn. Indien Opdrachtgever aantoont dat onvolkomenheden, onjuistheden of onvolledigheden in de resultaten van de Salarisverwerking een direct gevolg zijn van producten, programmatuur, informatiedragers, procedures of bedienings handelingen waarvoor Raet uit hoofde van de Overeenkomst verantwoordelijk is, zal Raet de Salarisverwerking herhalen teneinde deze onvolkomenheden te herstellen, mits de voor het herhalen van de Salarisverwerking benodigde gegevens nog beschikbaar zijn. 5.3 Opdrachtgever maakt eventueel geconstateerde onvolkomenheden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één week na ontvangst van de resultaten, schriftelijk en gedetailleerd aan Raet kenbaar. 5.4 De herhaling zal gratis worden uitgevoerd. Indien de onvolkomenheden niet zijn toe te rekenen aan Raet, kan Opdrachtgever Raet verzoeken de Salarisverwerking te 7

8 herhalen, in welk geval Raet de kosten daarvan aan Opdrachtgever in rekening zal brengen. 6. Service Center 6.1 Het Service Center is het aanspreekpunt voor Opdrachtgever voor het melden van Storingen. 6.2 De tijden waarop het Service Center beschikbaar is, worden vermeld in de Service Level Agreement behorende bij de Overeenkomst. Wijzigingen in de openingstijden van het Service Center zullen minimaal twee weken van te voren worden aangekondigd en Raet zal bij wijzigingen rekening houden met gebruikelijke werktijden bij haar klanten. 6.3 Iedere Call zal onder vermelding van prioriteit en status worden geregistreerd en de voortgang zal door Raet worden bewaakt. De prioriteit wordt in onderling overleg tussen Opdrachtgever en Raet bepaald. De verschillende support level codes en daarbij behorende acties staan beschreven in de Service Level Agreement behorende bij de Overeenkomst. 6.4 Opdrachtgever dient een of meerdere Coördinatoren aan te wijzen die de primaire functionaris is/zijn voor communicatie over Incidenten en als enige(n) gerechtigd zal/zullen zijn het Service Center te benaderen. Partijen geven in de Service Level Agreement aan welke personen voor de uitvoering van de Overeenkomst als Coördinator zijn aangewezen en zullen wijzigingen aan elkaar berichten. 6.5 Tot het maken van operationele afspraken zijn bevoegd de in de Service Level Agreement vermelde personen. 6.6 Voor gebruik van de diensten van het Service Center, anders dan het melden van een Storing, dient Opdrachtgever een Service Label abonnement af te sluiten. 7. Wet en Regelgeving en CAO Services 7.1 De Dienstverlening van Raet omvat mede CAO Services. Informatie over welke cao s worden ondersteund en de wijze van ondersteuning wordt op de portal Youforce (login1.youforce.biz) gepubliceerd. 7.2 Raet zal zich inspannen om de door haar bij de uitvoering van de SaaS-dienst gebruikte Applicatie(s) zover mogelijk aan te passen aan wijzigingen in relevante wetgeving of andere, door bevoegde instanties gegeven, voorschriften. 7.3 Opdrachtgever draagt zelf de verantwoordelijkheid voor het onderhouden van de door hem ingevoerde afwijkingen ten opzichte van de door Raet onderhouden standaard cao s. 8 Verantwoordelijkheden Opdrachtgever 8.1 Opdrachtgever draagt zorg voor de aanwezigheid van en is verantwoordelijk voor de bruikbaarheid van de basisvoorzieningen die nodig zijn aan de zijde van Opdrachtgever om toegang te krijgen tot de SaaS-dienst. De technische specificaties voor deze voorzieningen worden beschreven in de zogenaamde A-matrix welke gepubliceerd wordt op de portal Youforce. 8.2 Opdrachtgever staat er voor in dat alle door hem aan Raet ter uitvoering van de SaaS-dienst alsmede Salarisverwerking ter beschikking gestelde gegevens, programmatuur, procedures en instructies steeds juist en volledig zijn en dat alle aan Raet verstrekte informatiedragers voldoen aan de specificaties van Raet. 8.3 Opdrachtgever zal door hem ontvangen cao-informatie tijdig aan Raet doorsturen zodat Raet deze informatie, daar waar nodig, in haar systemen kan verwerken. 8.4 Overige verantwoordelijkheden Opdrachtgever: het inhoudelijke juiste gebruik, conform de documentatie, van de SaaS-dienst, waaronder de Applicatie(s); het beheer van de toegang van de Eindgebruikers tot de Applicaties; (technische) inrichting werkplekken conform de SaaS A-matrix; interne ondersteuning naar de Eindgebruikers; onderhouden relevante gebruikerskennis. 9. Uitzonderingen 9.1 Raet is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor Storingen, voor zover deze samenhangen met, dan wel voortvloeien uit: opzettelijk, voorwaardelijk opzettelijk of onzorgvuldig handelen dan wel nalaten van de zijde van Opdrachtgever; verkeerd gebruik van de SaaS-dienst/Applicatie(s) dan wel gebruik voor een doel waar de SaaS-dienst/de Applicatie(s) niet voor bestemd is; het niet beschikbaar zijn van het internet, hiermee wordt niet bedoeld de internettoegang; door Opdrachtgever gemaakte verbindingen met systemen die niet door Raet zijn goedgekeurd; niet - tijdig of niet - correct door Opdrachtgever uitvoeren van gebruikersinstructies die door Raet via gebruikelijke kanalen bekend worden gemaakt. problemen of storingen veroorzaakt door datacommunicatie, voor zover dat geen onderdeel uitmaakt van de Infrastructuur. 9.2 Raet zal zich bij Storingen inspannen om te komen tot herstel van de beschikbaarheid van de SaaS-dienst. In geval dat de oorzaak van de Storing bij Opdrachtgever ligt dan heeft Raet het recht om de kosten van haar inspanning in rekening te brengen bij Opdrachtgever. III. AANSLUITVOORWAARDEN EXTENDED SINGLE SIGN ON In dit hoofdstuk van de Algemene Voorwaarden zullen de volgende definities gebruikt worden, waaraan de betekenis wordt toegekend die per definitie hieronder is gegeven. 1. Aansluiting en beheer 1.1 Door ondertekening van het Aansluitformulier, verklaart de Opdrachtgever bekend te zijn met de inhoud van deze voorwaarden en akkoord te zijn met de toepasselijkheid ervan. 1.2 Bij aansluiting op XSSO dient de Opdrachtgever te handelen overeenkomstig de Aansluit voorwaarden en Aansluitspecificaties van XSSO. 1.3 Voor het aansluiten van Opdrachtgever op XSSO brengt Raet op basis van nacalculatie consultancy kosten in rekening voor de inzet van een consultant ter ondersteuning van inregelen en verificatie van de XSSO. 1.4 Raet stelt binnen één (1) maand na acceptatie van de aanvraag de Aansluitspecificaties voor het Koppelvlak ter beschikking aan de Opdrachtgever. 1.5 Op basis van de door Raet aangeleverde Aansluitspecificaties kan de Opdrachtgever zelf de benodigde software realiseren om te komen tot een XSSO situatie tussen Youforce en de Webdiensten van de Opdrachtgever. Raet kan indien de Opdrachtgever gebruikt maakt van op Microsoft-gebaseerde netwerken en indien gewenst, een objectcode ter beschikking stellen die door de Opdrachtgever gebruikt kan worden voor de realisatie van XSSO. 1.6 Raet spant zich in om binnen een redelijke termijn na acceptatie van de aanvraag ondersteuning te bieden bij het inregelen van de XSSO. De Opdrachtgever verleent Raet hiertoe toegang tot de systeemomgeving waar het koppelvlak met de Raet XSSO-omgeving geïnstalleerd is. De medewerker van Opdrachtgever die verantwoordelijk is voor deze systeemomgeving is hierbij aanwezig. 1.7 Raet voert met de onder 1.6 bedoelde medewerker van Opdrachtgever een acceptatietest uit. Bij een positieve 8

9 beoordeling geeft Raet de XSSO-oplossing voor gebruik vrij. Bij een negatieve beoordeling maakt Raet de reden daarvan kenbaar aan Opdrachtgever. Opdrachtgever past binnen twee (2) maanden de Opdrachtgeveromgeving aan conform de door Raet gegeven aanwijzingen, waarna een nieuwe acceptatietest zal worden uitgevoerd. Indien na de tweede acceptatietest de Opdrachtgeveromgeving naar het uitsluitend oordeel van Raet nog steeds niet voldoet, hebben Partijen het recht om de aansluitwerkzaamheden met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder dat hierdoor enige verplichting tot vergoeding van eventuele schade van partijen ontstaat. 1.8 De door Opdrachtgever op het moment van beëindiging als bedoeld in artikel 1.7 reeds ontvangen prestaties en de daarmee samenhangende betalingsverplichting zullen geen voorwerp van ongedaanmaking zijn. 1.9 Indien Opdrachtgever onjuiste, onvolledige of onduidelijke informatie in de Aansluitspecificaties constateert, stelt Opdrachtgever Raet hiervan onverwijld schriftelijk en gedetailleerd op de hoogte Na een mededeling als bedoeld in artikel 1.9, corrigeert Raet de onjuiste, onvolledige of onduidelijke informatie, tegen de bij Raet gebruikelijke tarieven, zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen twee (2) maanden na het bekend worden ervan en stelt Opdrachtgever daarvan op de hoogte. 2. Authenticatie en toegang van de Gebruiker 2.1 De Gebruiker heeft via XSSO op basis van het in de Opdrachtgeversystemen aanwezige unieke netwerk_id van de Gebruiker toegang tot Youforce. 2.2 Raet is gerechtigd tot opslag en gebruik van authenticatie gegevens voor zover nodig in het kader van XSSO. Om Youforce binnen de Webdienst via eenmalig inloggen voor de Gebruiker toegankelijk te maken, dient Opdrachtgever te beschikken over een authenticatie systeem, alsmede over procedures voor uitgifte, beheer en het zorgvuldig omgaan door Gebruiker van de authenticatie gegevens, ook wel credentials genoemd. 2.3 Opdrachtgever is jegens Raet aansprakelijk voor alle aan Opdrachtgever en/of Gebruiker toerekenbare schade als het gevolg van ongeautoriseerd gebruik dan wel misbruik van XSSO. 2.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk gebruik van de onder 2.1 bedoelde netwerk-id en aansprakelijk voor (de gevolgen van) eventueel misbruik daarvan. 2.5 De Opdrachtgever geeft de gebruiker toegang tot Youforce op basis van de authenticatie gegevens als bedoeld in artikel 2.1, mits het beveiligingsniveau dat de Opdrachtgever voor zijn netwerk omgeving hanteert, naar het uitsluitend oordeel van Raet, hetzelfde of hoger is dan het beveiligingsniveau dat Raet hanteert voor de toegang tot Youforce. 3. Webdienst 3.1 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de inrichting en instandhouding van zijn Webdienst. 3.2 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik, beheer en juiste toepassing (ook in onderlinge samenhang) in en ten behoeve van zijn organisatie van XSSO. 3.3 Opdrachtgever draagt zorg voor de aanwezigheid van en is verantwoordelijk voor de bruikbaarheid van alle voorzieningen die nodig zijn aan de zijde van Opdrachtgever om gebruik te maken van XSSO. De technische specificaties voor deze voorzieningen worden beschreven in de A-matrix Raet SaaS. 3.4 Opdrachtgever is volledig aansprakelijk voor het gebruik van de Webdienst en vrijwaart Raet voor alle mogelijke schade die voortvloeit uit het gebruik door Opdrachtgever en/of Gebruikers van de Webdienst. 3.5 De Opdrachtgevers die gebruikmaken van een Windows netwerkomgeving moeten voldoen aan de door Raet opgestelde technische eisen zoals verwoord in de A-matrix om gebruik te kunnen maken van XSSO. Raet behoudt zich het recht voor deze technische eisen van tijd tot tijd aan te passen. 4. Inspanningsverplichting en onderhoud 4.1 De Opdrachtgever heeft een inspanningsverplichting voor het ononderbroken beschikbaar stellen van zijn Webdienst en is volledig verantwoordelijk voor het beheer van de aansluitgegevens van zijn Webdienst. 4.2 Onverminderd het bepaalde in het vorige lid, zal Raet zich in redelijkheid inspannen om zorg te dragen voor een ononderbroken aansluiting van de Webdienst van de Opdrachtgever op Youforce, waarbij op Opdrachtgever de verplichting rust om de meest recente versie van XSSO in gebruik te hebben conform de meeste actuele Aansluitspecificaties. 4.3 Nieuwe dan wel aangepaste Aansluitspecificaties en nieuwe versies van de XSSO-software worden door Raet gepubliceerd op de portal Youforce. 5. Beveiliging 5.1 De Opdrachtgever treft de noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens binnen de Webdienst. 5.2 De Opdrachtgever dient te voldoen aan de beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in de Aansluitspecificaties. 5.3 Indien de Opdrachtgever de in artikel 5.2 bedoelde beveiligingsmaatregelen niet of niet volledig treft, is Raet bevoegd de toegang tot Youforce te onderbreken tot het moment dat Opdrachtgever naar het uitsluitend oordeel van Raet volledig voldoet aan de in artikel 5.2 bedoelde maatregelen, zonder dat Raet gehouden is tot enige schadevergoeding. 5.4 Raet kan te allen tijde, zonder voorafgaande bekendmaking, de toegang tot Youforce onderbreken, indien er sprake is van een Beveiligingsincident of een dreiging daartoe, zonder gehouden te zijn tot enige schadeschadevergoeding. 5.5 In het geval van een Beveiligingsincident of een dreiging daartoe, stelt Opdrachtgever de Loggegevens op eerste verzoek aan Raet ter beschikking. 6. Gebruiksrecht XSSO 6.1 Raet verleent de Opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op XSSO en/of het functioneel en technisch ontwerp van het Koppelvlak. Op geen enkele wijze worden de Intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de XSSO en/of het functioneel en technisch ontwerp van het Koppelvlak overgedragen aan Opdrachtgever. De Opdrachtgever zal de tussen partijen overeengekomen gebruiksbeperkingen steeds stipt naleven. 6.2 XSSO en/of het functioneel en technisch ontwerp van het Koppelvlak mogen door Opdrachtgever uitsluitend binnen zijn eigen organisatie ten behoeve van de eigen organisatie voor interne doeleinden worden gebruikt. Het gebruiksrecht is beperkt tot de Gebruikers. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan om anderen dan de Gebruikers gebruik te laten maken van de functionaliteit van XSSO dan wel XSSO ten behoeve van derden aan te wenden. Onder derden worden mede begrepen een aan Opdrachtgever gelieerde onderneming, zoals een moeder-, dochter- of zustervennootschap. 6.3 Het is Opdrachtgever toegestaan een niet-operationele 9

10 reservekopie van XSSO en/of de Aansluitspecificaties voor beveiligingsdoeleinden of anderszins noodzakelijk voor het beoogde gebruik, te vervaardigen mits voorzien van de auteursrechtaanduiding van Raet. 6.4 In geen geval wordt aan Opdrachtgever de broncode ter beschikking gesteld, ook niet als Opdrachtgever bereid is daartoe een vergoeding te betalen. 6.5 Opdrachtgever zal XSSO niet wijzigen anders dan overeenkomstig de meest actuele versie van de Aansluitspecificaties. 7. Wijziging aansluitvoorwaarden 7.1 Raet heeft het recht de Aansluitvoorwaarden te wijzigen. Uiterlijk twintig (20) werkdagen voorafgaande aan de door Raet beoogde datum van inwerkingtreding wordt de Opdrachtgever hierover schriftelijk geïnformeerd. IV. LICENTIE In dit hoofdstuk van de Algemene Voorwaarden zullen de volgende definities gebruikt worden, waaraan de betekenis wordt toegekend die per definitie hieronder is gegeven. 1. Definities 1.1 Applicatie(s): de objectcode van de applicatie die onderwerp van de Overeenkomst is. Onder Applicatie wordt nadrukkelijk niet de broncode begrepen. 1.2 Call: melding door de Coördinator aan het Service Center. 1.3 Coördinator(en): de medewerker(s) van Opdrachtgever die word(t)(en) aangewezen om het contact met Raet te onderhouden. 1.4 Gebrek: het niet functioneren van de Applicatie conform de meegeleverde gebruikers documentatie. 1.5 Gebruik: het gebruik van de Applicatie zoals bedoeld in de Overeenkomst. 1.6 Geregistreerde(n): personen van wie gegevens/informatie binnen de Applicatie worden verwerkt en/of bewaard. 1.7 Release: een update van de Applicatie binnen een specifieke versie van deze Applicatie, waarin eventuele Gebreken zijn hersteld. 1.8 Startdatum/startdata: De in de Overeenkomst overeen gekomen datum/data waarop de facturatie voor een Applicatie(s) start. 1.9 Version: iedere versie van de Applicatie die van tijd tot tijd door Raet wordt vrijgegeven en waarin de voorafgaande releases zijn verwerkt, alsmede nieuwe of herziene functionaliteit kan zijn opgenomen. 2. Object: gebruiksrecht 2.1 Raet verleent aan Opdrachtgever gedurende de looptijd van de Overeenkomst het recht tot gebruik van de Applicatie. Op geen enkele wijze worden de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de ter beschikking gestelde Applicatie overgedragen aan Opdrachtgever. Opdrachtgever zal de tussen partijen overeengekomen gebruiksbeperkingen steeds stipt naleven. Het recht tot gebruik van de Applicatie is niet exclusief. 2.2 Het gebruiksrecht omvat het gebruik van de standaard in de Applicatie aanwezige functionaliteiten zoals beschreven in de gebruikersdocumentatie van de Applicatie en eventuele overeengekomen organisatiespecifieke, door de Applicatie ondersteunde, aanpassingen. 2.3 Het gebruiksrecht omvat het laden, in beeld brengen, uitvoeren, tijdelijk in het werkgeheugen opslaan alsmede het veiligheidshalve maken van een reservekopie van de Applicatie. Reverse engineering is niet toegestaan, behoudens de gevallen zoals vermeld in de Auteurswet. 2.4 De Applicatie mag door Opdrachtgever binnen zijn eigen organisatie ten behoeve van zijn eigen organisatie voor interne doeleinden worden gebruikt. Het gebruiksrecht is beperkt tot het aantal Geregistreerden vermeld in de Overeenkomst. Het is Opdrachtgever niet toegestaan om derden de Applicatie te laten gebruiken of de Applicatie ten behoeve van derden aan te wenden, tenzij zulks anders in de Overeenkomst is bepaald. 2.5 Indien het gebruiksrecht uitstrekt tot gebruik door derden zal Opdrachtgever alle passende maatregelen nemen ten einde de vertrouwelijkheid met betrekking tot het betreffende werk te waarborgen, de gebruiksrechten als bedoeld in de Overeenkomst na te komen en de intellectuele eigendomsrechten ter zake niet te schenden. Opdrachtgever zal in het bijzonder alle passende maatregelen nemen om te voorkomen dat derden kopieën van computerprogrammatuur of delen daarvan maken en deze kopieën onder zich houden of openbaar maken. 2.6 Het gebruiksrecht is niet overdraagbaar. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de Applicatie en de informatiedragers waarop deze is vastgelegd te verkopen, te verhuren, te sublicentiëren, te vervreemden of daarop beperkte rechten te verlenen of, op welke wijze, voor welk doel dan ook, aan een derde ter beschikking te stellen, ook niet indien de desbetreffende derde de Applicatie uitsluitend ten behoeve van Opdrachtgever gebruikt. Onder een derde wordt in dit verband mede begrepen een aan Opdrachtgever gelieerde onderneming, zoals een moeder-, dochter- of zustervennootschap. 2.7 Opdrachtgever heeft het recht om voor back-up - en beveiligings doeleinden één niet-operationele kopie van de Applicatie te maken en te behouden. Deze kopie dient gemerkt te worden met de eigendomsaanduidingen die Raet op de originele versie heeft aangebracht en mag niet voor operationele doeleinden worden gebruikt. Opdrachtgever heeft niet het recht om meer kopieën van de Applicatie te maken, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Raet. 2.8 Opdrachtgever zal de Applicatie niet wijzigen anders dan in het kader van herstellen van gebreken. 2.9 Onverwijld na het eindigen van het gebruiksrecht op de Applicatie, zal Opdrachtgever alle in zijn bezit zijnde exemplaren aan Raet retourneren dan wel op eerste verzoek van Raet vernietigen. In het laatste geval zal Opdrachtgever Raet van de vernietiging onverwijld schriftelijk op de hoogte stellen. 3. Documentatie 3.1 Het is Opdrachtgever toegestaan de bij de Applicatie meegeleverde gebruikersdocumentatie binnen de eigen organisatie ten behoeve van de eigen organisatie voor interne doeleinden te gebruiken. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de gebruikersdocumentatie te wijzigen, aan te passen, te kopiëren dan wel aan derden te beschikking te stellen. Het is Opdrachtgever tevens niet toegestaan aanduidingen van intellectuele eigendomsrechten van de gebruikersdocumentatie te verwijderen. 3.2 De intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de gebruikersdocumentatie blijven te allen tijde bij Raet berusten en worden op geen enkele wijze overgedragen aan Opdrachtgever. 3.3 De broncode en de technische documentatie van de Applicatie worden niet aan Opdrachtgever ter beschikking gesteld. 4. Verantwoordelijkheden Opdrachtgever 4.1 Opdrachtgever draagt zorg voor de aanwezigheid van en is 10

11 verantwoordelijk voor de bruikbaarheid van alle voorzieningen die nodig zijn aan de zijde van Opdrachtgever om gebruik te maken van de Applicatie. De technische specificaties voor deze voorzieningen worden beschreven in de A-matrix. De A-matrix zal op de portal Youforce worden gepubliceerd. 4.2 Opdrachtgever dient zelf voor de decentrale software zorg te dragen die dient te voldoen aan de A-matrix die door Raet wordt vastgelegd. 4.3 Overige verantwoordelijkheden Opdrachtgever: het inhoudelijke juiste gebruik, conform de documentatie, van de Applicatie; het beheer van de toegang van de Eindgebruikers tot de Applicatie; (technische) inrichting (thuis) werkplekken conform de A-matrix; interne ondersteuning naar de Eindgebruikers; onderhouden relevante gebruikerskennis. 5. Levering 5.1 Raet zal de Applicatie op de overeengekomen soort en formaat informatiedragers aan Opdrachtgever afleveren en, indien een door Raet uit te voeren installatie schriftelijk is overeengekomen, de Applicatie bij Opdrachtgever installeren. 5.2 Indien tussen partijen geen acceptatietest is overeengekomen, aanvaardt Opdrachtgever de Applicatie in de staat waarin deze zich op het moment van aflevering bevindt. 5.3 Het risico met betrekking tot de Applicatie gaat over op Opdrachtgever op het moment van aflevering. 6. Uitzonderingen 6.1 Raet is niet gehouden tot herstel van Gebreken, voor zover deze samenhangen met, dan wel voortvloeien uit: opzettelijk, voorwaardelijk opzettelijk of onzorgvuldig handelen dan wel nalaten aan de zijde van Opdrachtgever; verkeerd gebruik van de Applicatie dan wel gebruik voor een doel waarvoor Applicatie niet is bestemd; het gebruik van de Applicatie op computersystemen dan wel locaties die niet door Raet zijn goedgekeurd; niet tijdig of niet correct door Opdrachtgever uitvoeren van (onderhouds)werkzaamheden die volgens de gebruikersdocumentatie door Opdrachtgever dienen te worden verricht; door Opdrachtgever of in opdracht van Opdrachtgever door derden zonder schriftelijke toestemming van Raet in de Applicatie aangebrachte wijzigingen, veranderingen en/of aanpassingen, tenzij dit op grond van de Auteurswet is toegestaan. In voornoemde gevallen is Raet gerechtigd de kosten voor herstel tegen de dan geldende tarieven bij Opdrachtgever in rekening te brengen. 7. Onderhoud 7.1 Raet zal zorgdragen voor het op regelmatige basis upgraden van de Applicatie door middel van het implementeren van Releases, Versions en vervangende Applicatie. 7.2 Raet zal voor een periode van 6 maanden na het uitkomen van een nieuwe Release of Version nog Dienstverlening verrichten voor de voorgaande Release, Version van de Applicatie. 7.3 Opdrachtgever kan wensen voor aanpassingen van de Applicatie kenbaar maken via het Service Center. Raet zal deze wensen registreren en op basis van de totale klantvraag evalueren welke wensen in een volgende Release of Version worden geïmplementeerd. Raet is niet verplicht een wens te implementeren. Raet is niet verplicht Opdrachtgever te informeren of een wens al dan niet wordt geïmplementeerd. 8. Back-up 8.1 Opdrachtgever verbindt zich jegens Raet om, met betrekking tot de bij Opdrachtgever in gebruik zijnde (gegevens) bestanden en Applicatie, back-up procedures uit te voeren conform de in de branche gebruikelijke standaards en op dusdanige wijze, dat herstel met minimale inspanning tot de mogelijkheden behoort. V. IMPLEMENTATIE In dit hoofdstuk van de Algemene Voorwaarden zullen de volgende definities gebruikt worden, waaraan de betekenis wordt toegekend die per definitie hieronder is gegeven. 1. Definities 1.1 Applicatie(s): de computerprogrammatuur die onderwerp is van deze Overeenkomst. 1.2 Geaccordeerde Plan van Aanpak: de door Opdrachtgever goedgekeurde versie van het Plan van Aanpak. 1.3 Inrichten: het instellen van de Applicatie, ten einde, zoveel als binnen de standaard functionaliteit van de Applicatie mogelijk is, de informatiestromen en procedures van Opdrachtgever te automatiseren. 1.4 Meerwerk: werkzaamheden die niet in het Plan van Aanpak zijn beschreven en waarvoor door Opdrachtgever gaandeweg het Project aan Raet opdracht wordt verleend. 1.5 Procesbeschrijving: beschrijving van de binnen de organisatie van Opdrachtgever op het gebied van HR, salarisverwerking of excasso gebruikelijke werkprocessen die met behulp van de Applicatie(s) worden geautomatiseerd. 1.6 Plan van Aanpak: het door Raet op te stellen en door Opdrachtgever goed te keuren plan waarin de acties, faseringen en verantwoordelijkheden van partijen met betrekking tot het in gebruik nemen binnen de organisaties van de applicatie zijn vastgelegd gebaseerd op het standaard Plan van Aanpak. 1.7 Project: geheel van activiteiten zoals beschreven in het Plan van Aanpak, dat noodzakelijk is om tot ingebruikneming van de Applicatie(s) te komen. 1.8 Raet Way of Working: Raet Way of Working de standaard werkwijze waarop door Raet inrichtingsprojecten worden uitgevoerd. 2. Verplichtingen Raet 2.1 Raet zal de in het Plan van Aanpak beschreven werkzaamheden die gericht zijn op het in gebruik nemen van de Applicatie naar beste kunnen als een zorgvuldig handelende leverancier uitvoeren. Er zal geen sprake zijn van enige verplichting tot het opleveren van een resultaat, tenzij zulks in het Plan van Aanpak uitdrukkelijk is bepaald en bovendien een objectief vast te stellen resultaat is vastgelegd. Uitgangspunt hierbij is dat de implementatie een gezamenlijke inspanning van Raet en Opdrachtgever behelst en het succes van de Implementatie mede afhankelijk is van de mate van medewerking en juiste informatie verstrekking door Opdrachtgever. 3. Verplichtingen Opdrachtgever 3.1 Opdrachtgever zal de informatie aanleveren en activiteiten verrichten die in het Projectplan beschreven staan en voor het overige al datgene binnen haar organisatie ondernemen dat noodzakelijk is voor het welslagen van het Project. 3.2 Opdrachtgever staat er voor in, dat de aangeleverde informatie betreffende de werkprocessen en informatiestromen 11

12 van Opdrachtgever juist en volledig zijn en zal zorg dragen voor tijdige aanlevering zodat Raet in staat is een volledige implementatie te verrichten. 4. Plan van Aanpak 4.1 Raet zal een Plan van Aanpak opstellen, dat door Opdrachtgever dient te worden gereviewd en geaccordeerd alvorens door Raet tot verdere stappen met betrekking tot het implementeren zal worden overgegaan. 4.2 Het Plan van Aanpak zal een opsomming van activiteiten, resources en mijlpalen inclusief een indicatieve datum gereed bevatten. Partijen erkennen dat inrichten een interactief en dynamisch proces is waarbij verschuivingen in de tijd kunnen voorkomen. Partijen zullen zich inspannen maatregelen te nemen die gericht zijn op het volgen van de planning. 4.3 Het Inrichten zal plaatsvinden door middel van een gezamenlijke inspanning van Raet en Opdrachtgever conform de in het Plan van Aanpak vermelde stappen. 4.4 Het Plan van Aanpak kent een fasering die gepaard gaat met opleveringen van delen van het Project. Raet verzoekt Opdrachtgever het opgeleverde deel goed te keuren alvorens het Project voort te zetten. 5. Oplevering en acceptatie 5.1 De acceptatiecriteria zijn opgenomen in het Plan van Aanpak. Raet overhandigt Opdrachtgever een acceptatierapport waarin de resultaten overeenkomen met de vooraf vastgestelde acceptatiecriteria. Raet stelt een nazorglijst met openstaande punten op naar aanleiding van de resultaten. Nadat alle openstaande punten door Raet zijn opgelost, verleent Opdrachtgever decharge aan Raet. 5.2 Na ingebruikneming door de opdrachtgever van de applicatie(s) draagt Raet het project over aan de lijnorganisatie van Raet, waaronder begrepen het Raet Service Center en IT Operations. Eventuele openstaande punten, geïdentificeerd bij de decharge, worden in deze overdracht meegenomen. 6. Duur en beëindiging 6.1 Implementatie vangt aan op een door partijen vastgestelde datum en eindigt op het moment dat Opdrachtgever decharge verleent aan Raet. 7. Randvoorwaarden en verantwoordelijkheden 7.1 Onderstaande randvoorwaarden zijn leidend voor het realiseren van de implementatie binnen de afgegeven normbegroting: voor de start van de implementatie is vanuit de Opdrachtgever een actuele beschrijving beschikbaar voor Raet van de te implementeren HR- en/of SA- processen en daar waar van toepassing is onderliggend beleid beschreven, geborgd en geformaliseerd; Opdrachtgever verzorgt gedurende het Project voor de benodigde kantoorfaciliteiten, toegangs-, systeem- en netwerkautorisaties voor de consultants van Raet. Daarnaast verzorgt Opdrachtgever voor aanvang van de implementatie de instellingen op de computers/devices van de beoogde gebruikers van de te implementeren processen conform de door Raet geleverde A-Matrix. 7.2 Onderstaande verantwoordelijkheden van Raet zijn leidend voor het realiseren van de implementatie binnen de afgegeven normbegroting: de leiding voor de planmatige uitvoering van de implementatie van de overeengekomen module(s); hiertoe stelt Raet een coördinerend consultant of projectleider aan die onder meer zal worden belast met het opstellen en uitvoeren van een projectplan en bijbehorende planning waarin o.a. de activiteiten staan beschreven welke behoren tot de scope behorend bij de afgegeven normbegroting; het coördineren van de eigen activiteiten om de eigen verantwoordelijkheden na te kunnen komen; het matchen van de actuele beschrijving van de te implementeren HR- en/of SA-processen van de Opdrachtgever door middel van 1 of meerdere workshops met de door Raet opgestelde best practices. Indien Opdrachtgever besluit af te wijken van de voorgelegde best practice zal Raet een inschatting afgeven van de benodigde uren voor de implementatie daarvan en de mogelijke afwijking ten opzichte van de afgegeven normbegroting aan consultancydagen. Voor het vaststellen hiervan wordt de informatie gebruikt zoals vergaard in de workshop(s) en de aangeleverde procesbeschrijving door Opdrachtgever. 7.3 Onderstaande verantwoordelijkheden van Opdrachtgever zijn leidend voor het realiseren van de implementatie binnen de afgegeven normbegroting: de leiding voor de planmatige uitvoering van het Project, inclusief het aansturen van eventuele derde partijen. Indien de scope van het Project daarom vraagt, stelt Opdrachtgever een projectleider aan die onder meer een overkoepelend projectplan zal opleveren; de leiding voor de planmatige uitvoering van activiteiten voor het creëren van draagvlak en het treffen van de benodigde verandermanagementmaatregelen betreffende de te implementeren processen. Indien gewenst, zal Raet hierin een adviserende rol vervullen waarvoor additionele consultancy kan worden aangeboden; periodiek zal het organiseren van een stuurgroep plaatsvinden gedurende de implementatie. Als voorzitter van de stuurgroep behoudt Opdrachtgever de volledige controle over de scope en planning van het Project, de acceptatie van de producten en het besluitvormingsproces bij belangrijke beslispunten. In de stuurgroep is Raet als Opdrachtnemer vertegenwoordigd als Senior Supplier; het tijdig leveren van voldoende en gekwalificeerde medewerkers voor participatie in het project conform het goedgekeurde projectplan; het tijdig en adequaat organiseren van de organisatie van de informatiefunctie. Daarbij zorgt Opdrachtgever voor het benoemen van 1 of meerdere functioneel beheerders voor de te implementeren processen die inhoudelijk zal/ zullen fungeren als centraal contactpersoon richting zowel de gebruikersorganisatie van Opdrachtgever als de consultant en het Service Center van Raet. VI. FACTURATIE EN AANVULLENDE CONDITIES YOUFORCE In dit hoofdstuk van de Algemene Voorwaarden worden de volgende afkortingen en definities gebruikt, waaraan de daarachter gegeven betekenis wordt toegekend 1 Facturatiecondities HCM 1.1 Employee Record (EPR): Onder een Employee Record wordt verstaan een in de software Youforce geregistreerd persoon die op enig moment werkt, gaat beginnen met werken of oproepbaar is om te werken. Hieronder worden verstaan reguliere werknemers, stagiairs, werknemers op zwangerschapsverlof/andersoortig lang of kort verlof, werknemers op nul-urencontracten, werknemers met boven-/naast-wettelijke en (pre)pensioenuitkeringen en overigen voor werk beschikbare personen. Ex-werknemers worden niet gerekend als Employee Record. 12

13 1.2 Jaarlijkse kosten: de kosten die zijn gebaseerd op het overeengekomen aantal Employee Records zoals benoemd in de Overeenkomst. Raet zal voor het eerste jaar binnen de Overeenkomst op basis van het overeengekomen aantal Employee Records de jaarlijkse kosten op de Startdatum naar rato factureren. Aan het einde van ieder kalenderjaar zal Raet op basis van het gemiddelde over de maanden januari t/m november van datzelfde kalanderjaar vaststellen wat het daadwerkelijke aantal Employee Records van Opdrachtgever is geweest. Op basis van dit aantal zal Raet de jaarlijkse kosten voor het daaropvolgende kalenderjaar factureren. Indien het aantal Employee Records in een kalenderjaar hoger of lager is geweest dan het van te voren gefactureerde aantal Employee Records, dan zal Raet het verschil vaststellen en verrekenen tegen het overeengekomen tarief. Dit bedrag zal Raet verrekenen op de factuur voor de jaarlijkse kosten (indien van toepassing), in december van het kalenderjaar waarin de verschillen zijn geconstateerd. 1.3 Maandelijkse kosten: Raet zal vanaf de Startdatum per kalendermaand het aantal Employee Records, dat in de betreffende kalendermaand geregistreerd staat in de Raet software, maandelijks achteraf factureren tegen het overeengekomen tarief. 1.4 Eenmalige kosten White Labeling: Facturering van de eenmalige set-up kosten van White Labelling (indien dit onderdeel is van de Overeenkomst) vindt plaats op de overeengekomen Startdatum. 2. Facturatiecondities Payroll 2.1 Final Income Calculation (FIC) / Definitieve Inkomensberekening (DIB): Hieronder wordt verstaan een in de Raet Payroll software uitgevoerde bruto/netto inkomensberekening die wordt gedaan voor één contract/dienstverband over één bepaalde periode. 2.2 Periodieke kosten: Raet zal vanaf de Startdatum per overeengekomen periode het aantal Final Income Calculations, dat in de betreffende periode is uitgevoerd, achteraf factureren tegen het overeengekomen tarief. 3. USE 3.1 USE: Onder USE wordt verstaan een in de software Youforce afgeroepen handeling leidende tot productie van bijvoorbeeld fysieke output, betalingen of sms-berichten. 3.2 Maandelijkse kosten: Raet zal vanaf de Startdatum per kalendermaand het aantal handelingen leidende tot USE dat in de betreffende kalendermaand is uitgevoerd, maandelijks achteraf factureren tegen het overeengekomen tarief. 3.3 Onder Use voor Rooster Planning en Rooster Planning Extended wordt verstaan: jaarlijkse terugkerende vaste kosten per geroosterde medewerker. 4. Voorschotregeling Payroll 4.1 Twee keer per jaar worden voorschotnota s opgesteld, waarvan facturering vooraf plaatsvindt. De voorschotberekening vindt plaats op basis van inschatting of op basis van de kosten van de daadwerkelijke kosten in het voorgaande kalenderjaar. 4.2 Raet zal maandelijks een proforma-nota opstellen die inzicht zal geven in de werkelijke kosten. Na afloop van elk kalenderjaar wordt aan de hand van de proforma-nota s een eindafrekening opgesteld waarin verrekening plaatsvindt van de reeds betaalde voorschotnota s met de daadwerkelijke kosten over het betreffende kalenderjaar. 5. Vaste kosten 5.1 Onder vaste kosten (FIX) wordt verstaan: jaarlijkse terugkerende vaste kosten. 5.2 Raet zal voor het eerste jaar binnen de Overeenkomst de vaste kosten op de overeengekomen Startdatum naar rato factureren. Facturatie in de daaropvolgende jaren zal vooraf plaatsvinden per kalenderjaar in de maand december voorafgaand aan dat kalenderjaar. 6. Service Labels Basis 6.1 Wijziging naar een minder uitgebreide Service Label kan plaatsvinden op 1 januari van ieder kalenderjaar, mits een verzoek hiertoe vóór 1 oktober daaraan voorafgaand, aangetekend schriftelijk plaatsvindt. 6.2 Service Label Normal: Deze overeenkomst gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de datum van opdrachtverstrekking. 6.3 Service Label Extra en Complete: bij opdrachtverstrekking tussen 1 januari en 30 juni: Deze overeenkomst gaat in per 1 januari van het jaar van opdrachtverstrekking. Reeds afgenomen consultancy-dagen vallen buiten het abonnement voor een Service Label. 6.4 Service Label Extra en Complete: bij opdrachtverstrekking tussen 1 juli en 31 december: Deze overeenkomst gaat in per 1 januari volgend op de datum van opdrachtverstrekking. 6.5 Consultancy binnen het Service Label Extra en Service Label Complete: het saldo aan consultancydagdelen kan worden afgenomen voor zowel HR Business Consulting, Payroll Consulting of installatie van software op locatie; het saldo aan consultancydagdelen dient te worden afgenomen binnen het kalenderjaar. Een eventueel resterend saldo vervalt per jaarultimo. 6.6 Service Label Normal: facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 6.7 Service Label Extra en Complete: bij opdrachtverstrekking tussen 1 januari en 30 juni: facturering van de eerste jaarlijkse kosten vindt plaats met terugwerkende kracht tot 1 januari van het jaar van opdrachtverstrekking. 6.8 Service Label Extra en Complete: bij opdrachtverstrekking tussen 1 juli en 31 december: facturering van de eerste jaarlijkse kosten vindt plaats per 1 januari volgend op de datum van opdrachtverstrekking. 6.9 Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 7. Service Labels Aanvullend 7.1 De jaarlijkse kosten zijn gebaseerd op de overeengekomen categorie. Deze categorie kan per kalenderjaar worden gewijzigd mits vóór 1 oktober voorafgaand aan dat kalenderjaar dit schriftelijk door Opdrachtgever wordt aangekondigd. De nieuwe categorie gaat vervolgens in op 1 januari daaropvolgend. 7.2 Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 7.3 Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 8. Implementatie 8.1 Het aantal implementatiedagen zoals genoemd in de Overeenkomst is een voorlopige inschatting. 8.2 Afroep van consultancy geschiedt in dagen en dagdelen. Een dag duurt van uur tot uur, exclusief reistijd en exclusief pauze. Een halve dag duurt van uur tot 13

14 13.00 uur of van uur tot uur, exclusief reistijd. 8.3 De werkelijke kosten voor implementatie en opleidingen worden op basis van nacalculatie maandelijks achteraf in rekening gebracht. VII. FACTURATIE EN AANVULLENDE CONDITIES RAET ONLINE - BESTAANDE OVEREENKOMSTEN 1. Raet Payroll Gemal Direct, Digitale Loonaangifte en Raet Betaalmanager 1.1 Facturering van de eenmalige licentiekosten vindt plaats op de overeengekomen Startdatum. 1.2 Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 1.3 Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 1.4 Twee keer per jaar worden voorschotnota s opgesteld, waarvan facturering vooraf plaatsvindt. De voorschotberekening vindt plaats op basis van de kosten van de daadwerkelijke salarisverwerking bestaande uit normale producties en overige producties (waaronder overdraai producties, correctieproducties, begrotingsproducties, proefproducties, real-time proefproducties, speciale producties en jaarwerkproducties). 1.5 Maandelijks ontvangt u een proforma-nota, die u inzicht geeft in de werkelijke productiekosten van normale en overige producties. Na afloop van elk kalenderjaar wordt aan de hand van de proforma-nota s een eindafrekening opgesteld waarin verrekening plaatsvindt van de reeds betaalde voorschotnota s met de daadwerkelijke salarisverwerkingskosten over het betreffende kalenderjaar. De eindafrekening heeft betrekking op de salarisproducties, eventuele overige producties en jaarwerkproducties. 1.6 Indien voor de uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijke gegevens niet, niet tijdig of niet overeenkomstig de afspraken ter beschikking van Raet staan of indien Opdrachtgever op andere wijze niet aan zijn verplichtingen voldoet, heeft Raet het recht tot opschorting van de uitvoering van de Overeenkomst en heeft Raet, voor zover de aard van de tekortkoming van Opdrachtgever zulks rechtvaardigt, het recht om de daardoor ontstane kosten volgens haar gebruikelijke tarieven in rekening te brengen, onverminderd alle overige uit de wet aan Raet toekomende rechten. 1.7 Raet Betaalmanager: processingkosten per definitieve inkomensberekening (DIB), per periode. Onder een definitieve inkomensberekening wordt verstaan de bruto/ netto inkomensberekening die wordt gedaan voor één contract/dienstverband over één bepaalde periode. Facturering van de eerste periodieke processingkosten geschiedt direct na de eerste definitieve salarisverwerking/ inkomensberekening met behulp van de afgenomen applicatie. Facturering van de volgende periodieke processing kosten vindt plaats maandelijks achteraf. 2. Raet Payroll Direct, Digitale Loonaangifte en Raet Betaalmanager 2.1 Jaarlijkse kosten: de kosten zijn gebaseerd op de overeengekomen categorie. Deze categorie kan per kalenderjaar worden gewijzigd mits vóór 1 oktober voorafgaand aan dat kalenderjaar dit schriftelijk door Opdrachtgever wordt aangekondigd. De nieuwe categorie gaat vervolgens in op 1 januari daaropvolgend. 2.2 Processingkosten per definitieve inkomensberekening (DIB), per periode: de kosten zijn gebaseerd op het aantal definitieve inkomensberekeningen in de door u gekozen categorie. Onder een definitieve inkomensberekening wordt verstaan de bruto/netto inkomensberekening die wordt gedaan voor één contract/dienstverband over één bepaalde periode. 2.3 Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 2.4 Facturering van volgende jaarlijkse abonnementskosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar Facturering van de eerste periodieke processingkosten geschiedt direct na de eerste definitieve salarisverwerking/ inkomensberekening met behulp van de afgenomen applicatie. 2.6 Facturering van de volgende periodieke processingkosten vindt plaats maandelijks achteraf. Eventuele jaarwerkzaamheden worden eveneens achteraf gefactureerd. 2.7 Facturering van de eenmalige licentiekosten vindt plaats op de overeengekomen Startdatum. 3. Raet Online en HCM-modules 3.1 Jaarlijkse kosten: de kosten zijn gebaseerd op de overeengekomen categorie. Deze categorie kan per kalenderjaar worden gewijzigd mits vóór 1 oktober voorafgaand aan dat kalenderjaar dit schriftelijk door Opdrachtgever wordt aangekondigd. De nieuwe categorie gaat vervolgens in op 1 januari daaropvolgend. 3.2 Processingkosten per actieve medewerker (AMW), per maand: de kosten zijn gebaseerd op het aantal actieve medewerkers in de overeengekomen categorie. Onder een actieve medewerker wordt verstaan een in de basismodule van het HR-systeem geregistreerd persoon die op enig moment werkt, gaat beginnen met werken of oproepbaar is om te werken. Hieronder worden verstaan reguliere werknemers, stagiaires, werknemers op zwangerschapsverlof/andersoortig lang of kort verlof, werknemers op nul-urencontracten, werknemers met boven/naast wettelijke - en (pre)pensioenuitkeringen. Ex-werknemers behoren niet tot de actieve medewerkers. 3.3 Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 3.4 Facturering van volgende jaarlijkse abonnementskosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar Facturering van de eerste flexibele maandelijkse kosten vindt plaats achteraf na afloop van de kalendermaand waarin de Startdatum valt. 3.6 Facturering van de volgende flexibele maandelijkse kosten vindt plaats maandelijks achteraf. 4. Raet Proforma Online 4.1 Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 4.2 Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 5. EDI-Berichtkosten 5.1 Facturering van EDI-Berichtkosten vindt plaats eenmaal per kwartaal, achteraf. 5.2 EDI-Berichtkosten houden in: verzending van ziektemeldingen aan uw arbodienst. 6. Raet Werving & Selectie Website-integratie en standaardkoppelingen met Jobboards 6.1 Eenmalige kosten: deze kosten zijn de implementatiekosten van de Website-integratie en standaardkoppelingen met Jobboards. 6.2 Facturering van de eenmalige kosten vindt plaats op de overeengekomen Startdatum. 6.3 Kwartaalkosten: facturering van de eerste kwartaalkosten 14

15 van een standaardkoppeling tussen Raet Werving & Selectie en een Jobboard geschiedt naar rato en vindt plaats direct op de Startdatum. 6.4 Facturering van volgende kwartaalkosten vindt vooraf plaats per kwartaal. 7. Service Labels Basis 7.1 Wijziging naar een minder uitgebreide Service Label kan alleen plaatsvinden op 1 januari van ieder kalenderjaar, mits een verzoek hiertoe vóór 1 oktober daaraan voorafgaand, aangetekend schriftelijk plaatsvindt. 7.2 Service Label Normal: deze Overeenkomst gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de datum van opdrachtverstrekking. 7.3 Service Label Extra en Complete: bij opdrachtverstrekking tussen 1 januari en 30 juni: Deze Overeenkomst gaat in per 1 januari van het jaar van opdrachtverstrekking. Reeds afgenomen consultancydagen vallen buiten het abonnement voor de Service Label. 7.4 Service Label Extra en Complete bij opdrachtverstrekking tussen 1 juli en 31 december: deze Overeenkomst gaat in per 1 januari volgend op de datum van opdrachtverstrekking. 7.5 Consultancy binnen het Service Label Extra en Service Label Complete: het saldo aan consultancydagdelen kan worden afgenomen voor zowel HR Business Consulting, Payroll Consulting of installatie van software op locatie; het saldo aan consultancydagdelen dient te worden afgenomen binnen het kalenderjaar. Een eventueel resterend saldo vervalt per jaarultimo en kan derhalve niet worden meegenomen naar het volgend kalenderjaar. 7.6 Service Label Normal: facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 7.7 Service Label Extra en Complete: bij opdrachtverstrekking tussen 1 januari en 30 juni: facturering van de eerste jaarlijkse kosten vindt plaats met terugwerkende kracht tot 1 januari van het jaar van opdrachtverstrekking. 7.8 Service Label Extra en Complete: bij opdrachtverstrekking tussen 1 juli en 31 december: facturering van de eerste jaarlijkse kosten vindt plaats per 1 januari volgend op de datum van opdrachtverstrekking. 7.9 Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 8. Service Labels Aanvullend 8.1 De jaarlijkse kosten zijn gebaseerd op de overeengekomen categorie. Deze categorie kan per kalenderjaar worden gewijzigd mits vóór 1 oktober voorafgaand aan dat kalenderjaar dit schriftelijk door Opdrachtgever wordt aangekondigd. De nieuwe categorie gaat vervolgens in op 1 januari daaropvolgend. 8.2 Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 8.3 Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 9. Rooster Web 9.1 Jaarlijkse kosten basisabonnement: de jaarlijkse kosten zijn gebaseerd op de overeengekomen categorie. Deze categorie kan per kalenderjaar worden gewijzigd mits vóór 1 oktober voorafgaand aan dat kalenderjaar dit schriftelijk door Opdrachtgever wordt aangekondigd. De nieuwe categorie gaat vervolgens in op 1 januari daaropvolgend. 9.2 Jaarlijkse kosten basisabonnement: facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 9.3 Jaarlijkse kosten basisabonnement: facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 9.4 Gebruikerabonnement: een gebruiker is een medewerker met een inlogcode, die toegang heeft tot Rooster Web. Gebruikers kunnen alleen per 10-tal worden aangeschaft. Jaarlijkse kosten zijn gebaseerd op het door Opdrachtgever verstrekte aantal gebruikers. Bij overschrijding van de bovengrens van het aantal gebruikers dienen er extra gebruikers te worden afgenomen. 9.5 Gebruikerabonnement: bij overschrijding van de ondergrens kan op verzoek van Opdrachtgever aanpassing van het gebruikerabonnement plaatsvinden. Deze categorie kan per kalenderjaar worden gewijzigd mits vóór 1 oktober voorafgaand aan dat kalenderjaar dit schriftelijk door Opdrachtgever wordt aangekondigd. De nieuwe categorie gaat vervolgens in op 1 januari daaropvolgend. 9.6 Gebruikerabonnement: facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. 9.7 Gebruikerabonnement: facturering van de volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 10. Implementatie 10.1 Het aantal implementatiedagen zoals genoemd in de Overeenkomst is een voorlopige inschatting Afroep van consultancy geschiedt in dagen en dagdelen. Een dag duurt van uur tot uur, exclusief reistijd en exclusief pauze. Een halve dag duurt van uur tot uur of van uur tot uur, exclusief reistijd De werkelijke kosten voor implementatie en opleidingen worden op basis van nacalculatie maandelijks achteraf in rekening gebracht. 11. Licentiekosten 11.1 Dit artikel ziet op facturatie van: HR Beaufort, HR Beaufort Management Informatie, Koppelingen HR Beaufort en Digitaal Dossier De tarieven zijn gerelateerd aan de van toepassing zijnde dienstverbandencategorie. Deze categorie wordt bepaald door het aantal actieve dienstverbanden binnen uw organisatie. Bij overschrijding van de bovengrens van de betreffende categorie zullen de jaarlijkse abonnementskosten worden aangepast aan de vanaf dat moment geldende categorie en zal correctie plaatsvinden van de reeds gefactureerde eenmalige licentiekosten. Bij overschrijding van de ondergrens kan op verzoek van Opdrachtgever aanpassing van de jaarlijkse abonnementskosten plaatsvinden De jaarlijkse kosten zijn gebaseerd op de overeengekomen categorie. Deze categorie kan per kalenderjaar worden gewijzigd mits vóór 1 oktober voorafgaand aan dat kalenderjaar dit schriftelijk door Opdrachtgever wordt aangekondigd. De nieuwe categorie gaat vervolgens in op 1 januari daaropvolgend Facturering van de eenmalige licentiekosten vindt plaats op de overeengekomen Startdatum zoals bedoeld in hoofdstuk IV van de Algemene Voorwaarden Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum zoals bedoeld in hoofdstuk IV van de Algemene Voorwaarden Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar Facturering van de eerste jaarlijkse kosten geschiedt naar rato en vindt direct plaats op de overeengekomen Startdatum. Facturering van volgende jaarlijkse kosten vindt vooraf plaats per kalenderjaar. 15

16 Raet is marktleider op het gebied van software waarmee organisaties Human Capital Management kunnen bedrijven en beter kunnen sturen op hun Human Resources. De HR-software van Raet, Youforce, ondersteunt organisaties op het gebied van workforce management, verzuimmanagement, performance management, talentmanagement, strategische personeelsplanning en HR Analytics, maar ook bij de basis personeels- en salarisadministratie. Youforce is gebaseerd op het IT-concept Software as a Service (SaaS). Hierdoor kunnen organisaties en hun medewerkers en managers altijd en overal met laptop, tablet en smartphone de software benaderen en hoeft de organisatie niet in IT te investeren. RAV Plotterweg BB Amersfoort T +31 (0) info@raet.nl