Informatiebrochure. Privacy binnen

Transcriptie

1 Informatiebrochure Privacy binnen Schuttersvereniging St. Antonius Hoe wordt met uw persoonsgegevens omgegaan? Deze informatie brochure is opgemaakt door : EUCLIDESLAAN 1 POSTBUS GB UTRECHT Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) op verzoek van de KNSA om te gebruiken als model en is aangepast aan de situatie binnen Schuttersvereniging St. Antonius. Schuttersvereniging St. Antonius

2 Een privacy garantie aan u. 19Januari 2015 Binnen Schuttersvereniging St. Antonius te Lengel wordt zeer veel waarde gehecht aan de bescherming van persoonsgegevens. Schuttersvereniging St. Antonius respecteert uw privacy, onder andere door naleving van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving. In deze Informatiebrochure wordt uitgelegd in hoeverre de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing is op Schuttersvereniging St. Antonius enerzijds en op u als lid van St. Antonius anderzijds. Alleen de voor u relevante onderwerpen zullen in deze Informatiebrochure aan de orde komen, zoals: De categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt en de doeleinden; Het beleid van Schuttersvereniging St. Antonius met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens (privacy beleid); De rechten waarop u zich tegenover Schuttersvereniging St. Antonius kunt beroepen Welke persoonsgegevens worden door Schuttersvereniging St. Antonius verwerkt en waarom? Het is voor Schuttersvereniging St. Antonius noodzakelijk om uw algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, adres en woonplaats, telefoon, e- mailadres, nationaliteit, eventueel KNSA-licentienummer en het soort lidmaatschap te verwerken. Onder verwerken wordt verstaan: het opslaan, gebruiken en doorgeven van persoonsgegevens. Voor de deelname aan het schuttersfeest, kermis, concoursen, maar ook in het kader van de (maatschappelijke) veiligheid is het noodzaak (een aantal van) uw persoonsgegevens te verwerken. De ledenadministratie van Schuttersvereniging St.Antonius verwerkt de persoonsgegevens die zijn ingevuld op het aanmeldingsformulier, voor nauwkeurig omschreven doeleinden 1.Uw persoonsgegevens worden door Schuttersvereniging St. Antonius uitsluitend voor die doeleinden gebruikt. De verwerking van persoonsgegeven door Schuttersvereniging St. Antonius heeft het volgende tot doel: 1. Het voeren van de ledenadministratie van Schuttersvereniging St. Antonius in verband met het aanmelden van u als introducé, de verzending van post, de opgave bij de verzekering en het innen, berekenen van gedifferentieerde contributie en de organisatie van de gebruikelijke verenigingsactiviteiten. 1 T.b.v. deelname aan het vogelschieten tijdens Schuttersfeest en de kermis dient, om te mogen schieten de zgn. introduce regeling te worden toegepast. Hierbij is het echter nodig om een geldig identificatiebewijs te tonen waarbij het type en het nummer wordt genoteerd.

3 2. Het naar gelang van uw beroep, ervaring of kennis een beroep kunnen doen op uw medewerking vanwege de vele werkzaamheden die door vrijwilligers voor Schuttersvereniging St. Antonius moeten worden verricht. 3. De organisatie van het schuttersfeest, de kermis, concoursen, enz. om in verband met de veiligheid het geheel te kunnen beoordelen. 4. Het waarborgen van uw veiligheid en de maatschappelijke veiligheid en het zoveel mogelijk beperken van de kans op misbruik. 5. Het mogen deelnemen aan het vogelschieten tijdens o.a. schuttersfeest en de kermis (zie voetnoot). 6. De screening van aspirantenuitsluitend t.b.v. verenigings wapenverlof: - om te voorkomen dat ongewenste personen in aanmerking kunnen worden genomen om in het bezit te komen van Verenigingsverlof en daarmee de beschikking kunnen krijgen over vuurwapens. - om te kunnen beoordelen (HB m.b.v. ballotagecommissie) of u geschikt bent voor het verkrijgen van een Verenigingsverlof en de beschikking die u krijgt over vuurwapens. - op andere overtredingen en/of misdrijven dan waar de VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) op screent, zoals overtredingen en misdrijven waarvoor nog geen veroordeling heeft plaatsgevonden of waarvan de terugkijktermijn van 8 jaar (VOG) inmiddels is verstreken. De Minister van Veiligheid & Justitie heeft bepaald dat de Verenigingen aspiranten/aspirant-leden/leden moeten toetsen op door het Ministerie van Veiligheid & Justitie en het Ministerie Volksgezondheid Welzijn en Sport opgestelde risicofactoren, zoals stressvolle omstandigheden, klinische factoren en persoonlijke kenmerken. Schuttersvereniging St. Antonius en/of de ballotagecommissie verwerkt in voorkomend geval de persoonsgegevens, die zijn ingevuld op en verkregen bij de eigen verklaring, dan ook voor de volgende doeleinden: 1. Het waarborgen van uw veiligheid, de veiligheid van alle leden en/of de veiligheid van de openbare orde. 2. Om te kunnen achterhalen of bepaalde klinische factoren en/of stressvolle omstandigheden en/of eventuele andere specifieke kenmerken van u een veilige beoefening van de schietsport en de beschikking over vuurwapens kunnen belemmeren.

4 Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld? In principe verzamelt en gebruikt Schuttersvereniging St. Antonius alleen die persoonsgegevens, zoals zij die van U door het invullen van het aanmeldingsformulier (en eventueel de eigen verklaring t.b.v. verenigings wapenverlof) hebben verkregen. V.w.b. verkrijgen verenigings(wapen)verlof: Om bij de aanmelding hiervoor van u een goed beeld te kunnen krijgen, is het echter ook mogelijk dat HB Schuttersvereniging St. Antonius en/of de ballotagecommissie van de door u opgegeven referenten (personen die al lid zijn) en derden persoonlijke informatie verkrijgen. Hoe mogen uw (algemene en bijzondere) persoonsgegevens worden gebruikt? Door het ondertekenen van het aanmeldingsformulier (en eventueel) de eigenverklaring komt er tussen u en Schuttersvereniging St. Antonius een overeenkomst tot stand. De inhoud van deze overeenkomst is opgenomen op de site van Schuttersvereniging St. Antonius ( onder ledenadministratie). Op basis hiervan komen Schuttersvereniging St. Antonius en U overeen om bepaalde op U betrekking hebbende persoonsgegevens te verwerken. V.w.b. verkrijgen verenigings(wapen)verlof: Dit geldt ook voor de bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, zoals de gegevens met betrekking tot uw strafrechtelijk verleden en uw medische achtergrond. Maar, HB Schuttersvereniging St. Antonius en de KNSA mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden zoals die eerder in deze Informatiebrochure zijn beschreven. Dit betekent dat HB Schuttersvereniging St. Antonius, de ingestelde ballotage commissie en de KNSA uw persoonsgegevens dus in de eerste plaats verzamelen en verwerken in verband met het voeren van een efficiënte en effectieve ledenadministratie, het kunnen aanbieden van deze informatie t.b.v. het verenigingsverlof aan o.a. KNSA. Vervolgens is de verwerking van uw persoonsgegevens door Schuttersvereniging St. Antonius en de KNSA, meer in het bijzonder, gericht op het waarborgen van zowel uw veiligheid als de maatschappelijke veiligheid.

5 Worden uw persoonsgegevens bekend gemaakt? Schuttersvereniging St. Antonius en de KNSA mogen uw persoonsgegevens in principe nooit aan derden ter beschikking stellen. Onder derden worden verstaan niet-medewerkers of niet-bestuursleden van Schuttersvereniging St. Antonius en de KNSA. Uw persoonsgegevens zijn voor niemand anders toegankelijk dan de hiervoor genoemde personen/functionarissen. Dit kan anders zijn, indien de KNSA en/of Schuttersvereniging St. Antonius bepaalde processen, activiteiten of functies uitbesteedt aan een bewerker (in de zin van de Wbp), U daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming verleent of wanneer Schuttersvereniging St. Antonius of de KNSA daartoe bevoegd of gehouden is, bijvoorbeeld op grond van de wet of door een beschikking van het College bescherming persoonsgegevens. Daarbij komt dat als Schuttersvereniging St. Antonius of de KNSA van mening is of vermoedt dat er door u strafbare feiten of andere handelingen worden gepleegd in strijd met algemene normen en waarden, zij kunnen besluiten uw persoonsgegevens aan derden, bijvoorbeeld de politie of justitie, ter beschikking te stellen. Hoe uw persoonsgegevens worden beschermd en beveiligd Schuttersvereniging St. Antonius doet er alles aan om uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze te beschermen en te beveiligen. Zo legt Schuttersvereniging St. Antonius passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, aantasting, onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking. Om uw persoonsgegevens in de systemen en (leden)administratie te beveiligen, heeft St. Antonius de volgende maatregelen getroffen: Installatie van een inbraakalarm in het clubgebouw van St. Antonius. Bij de ledenadministratie het bewaren van algemene persoonsgegevens in een met wachtwoorden beveiligd computersysteem. Het bewaren van aanmeldingsformulieren, eigen verklaringen en bijzondere persoonsgegevens (hardcopy) in afgesloten dossierkasten. Ook de papieren dossiers zijn dus zeer beperkt toegankelijk; De gegevens t.b.v. vogelschieten (o.a. type identiteitsbewijs en nummer daarvan) worden voor een periode van 3 jaar opgeborgen in kluisje gesitueerd in opslagruimte schietafdeling binnen het clubgebouw. De persoonsgegevens zijn slechts inzichtelijk voor de bestuursleden van Schuttersvereniging St. Antonius. Op deze wijze stelt Schuttersvereniging St. Antonius zeker dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie bevoegd toe zijn en dat uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen.

6 Daarbij komt dat niet alleen Schuttersvereniging St. Antonius als vereniging, maar ook de bestuursleden bij het verwerken, het beveiligen en beschermen van uw persoonsgegevens de nodige zorgvuldigheid betrachten. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard? Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt u te identificeren, dan voor zover dit noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en worden gebruikt 2. Wat zijn uw rechten? Hoewel U in principe niet verplicht bent om uw persoonsgegevens aan Schuttersvereniging St. Antonius te verstrekken, is het zonder die persoonsgegevens niet mogelijk U goed van dienst te zijn. U heeft daarom door ondertekening van het aanmeldingsformulier (en de eventuele) eigen verklaring ingestemd met de verwerking van uw persoonsgegevens door Schuttersvereniging St. Antonius. Omdat in de Wet bescherming persoonsgegevens en binnen Schuttersvereniging St. Antonius transparantie voorop staat, kunt U zich er tegenover Schuttersvereniging St. Antonius desondanks op de volgende rechten beroepen: het recht op inzage in uw persoonsgegevens het recht op correctie van uw persoonsgegevens Het recht op inzage in uw persoonsgegevens U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dit betekent dat u zich tot de ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius kunt wenden met het verzoek u mede te delen welke persoonsgegevens van u worden verwerkt en voor welke doeleinden. U kunt uw schriftelijke verzoek, voorzien van uw naam, adres, (vaste en/of mobiele) telefoonnummer indienen bij ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius. De ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius zal binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek op inzage in uw persoonsgegevens schriftelijk op uw verzoek reageren. De ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius kan hiervoor een bedrag in rekening brengen overeenkomstig het Besluit Kostenvergoeding rechten betrokkenen Wbp. De inzage kan, gelet op het bijzondere karakter van de persoonsgegevens, slechts plaatsvinden op afspraak bij de ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius. 2 Noteren van type ID en het nummer daarvan t.b.v. vogelschieten in register introducés geschied uitsluitend voor dat specifieke doel.

7 Het recht op correctie van uw persoonsgegevens De ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius draagt ervoor zorg dat alle persoonsgegevens die zij verzameld en verwerkt juist, volledig en up-to-date zijn. Indien uw persoonsgegevens om wat voor reden dan ook onjuist, onvolledig of niet up-to-date zijn, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, afschermen en/of verbeteren. U kunt hiervoor een sturen aan: de ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius ( De ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius zal U binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek tot correctie door middel van een schriftelijke reactie aangeven of aan het correctieverzoek zal worden voldaan. Indien uw correctieverzoek wordt geweigerd, zal dit door de ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius nader worden gemotiveerd. Indien aan het correctieverzoek wordt voldaan, zal daadwerkelijke uitvoering van de correctie zo spoedig mogelijk daarop volgen. Wijzigingen in het privacy beleid De ledenadministratie Schuttersvereniging St. Antonius zal deze Informatiebrochure van tijd tot tijd evalueren en, indien nodig, wijzigen of aanvullen. Niet alle wijzigingen in het privacy beleid zullen op U van invloed zijn. Op het moment dat in deze Informatiebrochure door Schuttersvereniging St. Antonius wijzigingen worden aangebracht die voor U relevant zijn, wordt U daarvan voorafgaand aan de wijziging vanzelfsprekend op de hoogte gebracht. Wie is wie? Schuttersvereniging St. Antonius is de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Schuttersvereniging St. Antonius, statutair gevestigd te Lengel, Gemeente Montferland en kantoorhoudende te 7044AT Lengel aan de Antoniusstraat 14A, met als correspondentieadres Schuttersvereniging St. Antonius Batavenstraat 43, 7041VA te s Heerenberg is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer Mocht u iets met Schuttersvereniging St. Antonius (of de KNSA i.v.m. verenigingswapenverlof t.b.v. onze vereniging) willen bespreken of vragen en/of opmerkingen hebben over het privacy beleid van Schuttersvereniging St. Antonius (en eventueel de KNSA), dan kunt u te allen tijde contact opnemen met Schuttersvereniging St. Antonius de KNSA.

8 Schuttersvereniging St. Antonius (en de KNSA) streven ernaar uw eventuele vragen zo spoedig mogelijk te beantwoorden, onjuistheden te corrigeren en eventuele klachten die u heeft met betrekking tot het privacy beleid op te lossen. Indien u het onverhoopt niet eens bent met de wijze waarop Schuttersvereniging St. Antonius en/of de KNSA uw vraag of klacht behandelt, kunt u zich richten tot het College bescherming persoonsgegevens. Melding College bescherming persoonsgegevens De leden van Schuttersvereniging St. Antonius die over een (verenigingsverlof) beschikken zijn aangemeld bij de VGGF St. Hubertus en die derhalve beschikken over een KNSA-licentie is de melding in het CBP niet nodig. Die leden vallen onder de collectieve melding die de KNSA voor haar verenigingen (inclusief de VGGF St. Hubertus) heeft gedaan. De verwerkingen van persoonsgegevens door Schuttersvereniging St. Antonius, via VGGF St. Hubertus en de KNSA zijn conform de Wet bescherming persoonsgegevens door de KNSA collectief gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens te s-gravenhage onder meldingsnummers en Vertrouwenspersoon Het is van belang dat de leden van Schuttersvereniging St. Antonius, wanneer zij zich zorgen maken omtrent het bezit van en de omgang met vuurwapens door een van de leden van Schuttersvereniging St. Antonius, weten op welke wijze en bij wie zij daarvan, zo nodig vertrouwelijk, een melding kunnen doen. De vertrouwenscontactpersoon is dan ook degene bij wie de leden van Schuttersvereniging St. Antonius, die melding kunnen doen.de vertrouwenscontactpersoon treedt in dat geval op als intermediair en zal daarna het bestuur of andere instanties informeren. Vertrouwenspersoon Schuttersvereniging St. Antonius 1 e secr Ruud Tousain Adres Batavenstraat 43 postcode/plaats 7041 VA s Heerenberg Tel: st.antoniuslengel@kpnmail.nl