Onderzoek bestuurlijke uitgaven Gemeente Waalre

Transcriptie

1 Onderzoek bestuurlijke uitgaven Gemeente Waalre Rekenkamercommissie de Groene Rand Maart 2010

2 Voorwoord Voor u ligt het rapport betreffende het onderzoek naar de onkosten van gemeentebestuurders dat de Rekenkamercommissie in het najaar van 2009 uitvoerde. De nadruk ligt in dit rapport op de betaling van onkosten via de salarisadministratie (op basis van declaraties) en via de financiële administratie (vooral representatie- en studiekosten). Eens in de zoveel jaar hebben de bestuurlijke kosten en specifiek de declaraties van bestuurders, zowel bij rijk provincie als gemeente, maar ook daarbuiten (bijvoorbeeld de declaraties van hoge politieambtenaren) de aandacht van de landelijke pers. Het is niet de intentie van de Rekenkamercommissie om mee te liften in een landelijke hype. De Rekenkamercommissie gaat er op voorhand niet van uit dat er sprake is van malversaties. De Rekenkamercommissie heeft voor de start van haar onderzoek geen rook gezien, laat staan vuur. Met andere woorden: de Rekenkamercommissie had vooraf geen signalen dat het met het declaratiegedrag en de overige bestuurlijke uitgaven niet goed zou zitten. Het gaat de Rekenkamercommissie in dit onderzoek primair om het verschaffen van inzicht voor de raad en de burger: transparantie staat bij het onderzoek voorop. De Rekenkamercommissie voerde dit onderzoek niet alleen in Waalre uit. Ook in de andere gemeenten waar de Rekenkamercommissie actief vond dit onderzoek plaats. Hiermee kon de Rekenkamercommissie dit onderzoek relatief efficiënt uitvoeren. Daarnaast is het hierdoor mogelijk om de bestuurlijke onkosten van de vijf rekenkamergemeenten met elkaar te vergelijken. Een van de doelstellingen van het in het leven roepen van een rekenkamer de actief is voor vijf gemeenten was om onderzoek efficiënt uit te kunnen voeren en om van elkaar te kunnen leren. De Rekenkamercommissie is van mening dat met de aanpak van dit onderzoek aan bovenvermelde doelstellingen wordt voldaan. Rekenkamercommissie de Groene Rand Drs. W.F.P. Hartmann Drs. J. van den Berg Drs. W.J.H.S. Lindelauf RA RO 2

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1. Aanleiding 1.2. Rechtmatigheid 1.3. Onderzoeksdoel 1.4. Wat zijn bestuurlijke uitgaven? 1.5. Probleemstelling c.q. vraagstelling bij het onderzoek 1.6. Leeswijzer Hoofdstuk 2: Normenkader 2.1. Inleiding 2.2. Landelijke wet- en regelgeving 2.3. Handreiking integriteit 2.4. Circulaire van de VNG dd. 26 juni Lokale regelgeving Hoofdstuk 3: De gang van zaken in gemeente Waalre 3.1. Inleiding 3.2. Administratieve organisatie 3.3. Accountantsonderzoek Hoofdstuk 4: Vergelijking tussen de rekenkamergemeenten 4.1. Inleiding 4.2. Declaraties 4.3. Overige onkosten Hoofdstuk 5: Bestuurlijke uitgaven in Waalre 5.1. Inleiding 5.2. Totaaloverzicht 5.3. Beoordeling van de declaraties 5.4. Beoordeling van de overige onkosten Hoofdstuk 6: Vergelijking van de werkwijze tussen gemeenten Hoofdstuk 7: Conclusies en aanbevelingen Hoofdstuk 8: Reactie college van B&W Hoofdstuk 9: Nawoord Rekenkamercommissie Bijlage 1: handreiking integriteit Bijlage 2: Verordening rechtspositie wethouders, raads en commissieleden gemeente Best 3

4 Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1. Aanleiding Sinds 1 augustus 2009 kent Rekenkamercommissie de Groene Rand een nieuwe samenstelling. De oude Rekenkamercommissie heeft bij de afronding van haar werkzaamheden er niet voor gekozen om nog onderzoeksonderwerpen te selecteren voor de nieuwe Rekenkamercommissie. Reden daarvan was dat de oude Rekenkamercommissie niet over haar graf wenste te regeren. De nieuwe Rekenkamercommissie streeft ernaar een nieuwe, frisse start te maken. Daarom heeft zij besloten om tot aan de verkiezingen van maart 2010 twee zelf geïnitieerde onderzoeken uit te voeren. Daar de Rekenkamercommissie een periode van niet publiceren aanhoudt van zes weken vóór tot twee weken na de verkiezingen zal publicatie van het rapport plaatsvinden medio maart. De Rekenkamercommissie wil tijdens de huidige raadsperiode nog twee onderzoeken uitvoeren die leereffecten opleveren voor de nieuwe raadsperiode. In deze onderzoeken staan de uitvoering van het collegeprogramma en de onkosten van gemeentebestuurders centraal. Dit rapport gaat in op het onderzoek betreffende de bestuurlijke uitgaven, dat wil zeggen de onkosten van burgermeester en wethouders. Uitgangspunt bij dit onderzoek is het vertrouwen in de politiek te versterken en de kloof tussen bestuurders en kiezers te verkleinen. Het onderwerp bestuurlijke uitgaven staat al jaren hoog op politieke agenda s van rijk, provincies en gemeenten. Daarnaast hebben declaraties van bestuurders aandacht van de media, waaronder de actie die omroep RTL4 onlangs uitvoerde bij circa 300 gemeenten naar de declaraties van gemeentebesturen. De Rekenkamercommissie inventariseerde bij de vijf rekenkamergemeenten of zij ook voor dit onderzoek zijn benaderd. De vijf gemeenten hebben aangegeven door RTL4 benaderd te zijn, stukken te hebben aangeleverd en vervolgens niets meer van RTL4 te hebben vernomen Rechtmatigheid Dit onderzoek heeft het karakter van een zogenaamd rechtmatigheidonderzoek. In de nota missie, doelen en werkwijze van de Rekenkamercommissie is bepaald dat de Rekenkamercommissie onderzoek uitvoert naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Over de rechtmatigheid wordt in de nota het volgende opgemerkt: Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat hier om zowel de regelgeving van het rijk en de provincie als de regelgeving van de gemeente zelf. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening (als bedoeld in artikel 213, tweede lid). Dit is de taak van de accountant. De Rekenkamercommissie merkt op dat het primaire doel van dit onderzoek het bevorderen van transparantie betreft. Daarnaast wil de Rekenkamercommissie een bijdrage leveren aan de lerende organisatie. De Rekenkamercommissie gaat er primair van uit dat de bestuurlijke uitgaven functioneel en rechtmatig zijn gedaan. 4

5 1.3. Onderzoeksdoel Het doel van het onderzoek is te achterhalen welke uitgaven door de bestuurders zijn gedaan c.q. zijn gedeclareerd, te bepalen waarvoor deze zijn gedaan en te bepalen of de bestuurlijke uitgaven reëel waren in het licht van het er tegenover staande doel en of hierbij de vigerende wet- en regelgeving is gevolgd Wat zijn bestuurlijke uitgaven? Onderscheid moet worden gemaakt tussen de stromen waarlangs de uitgaven plaatsvinden en de kostensoorten. Betreffende het eerste: Onder bestuurlijke uitgaven worden in dit onderzoek verstaan de uitgaven die op de volgende wijze c.q. volgens de volgende stromen worden betaald: Alle variabele vergoedingen die, op declaratiebasis 1, via de salarisadministratie worden uitbetaald in verband met door het bestuur gedane uitgaven en gemaakte onkosten. Alle onkosten die door bestuurders middels gemeentelijke creditcards worden betaald. Alle onkosten van het bestuur die door middel van facturering door leveranciers, door de financiële administratie rechtstreeks worden betaald door de gemeente. Onder de in dit onderzoek onderzochte kosten c.q. bestuurlijke uitgaven vallen de volgende ten laste van de gemeente komende uitgaven c.q. kostensoorten: Kilometervergoedingen Kosten in verband met openbaar vervoer Vaste autovergoedingen (woon- werkverkeer) Parkeerkosten Taxikosten Lunchkosten, dinerkosten, cateringkosten Studie- en congreskosten Representatiekosten 2 Telefoonkosten Internetkosten 1.5. Probleemstelling c.q. de vraagstelling van het onderzoek De centrale vraag bij dit onderzoek luidt als volgt: Waren de bestuurlijke uitgaven van gemeente Waalre, in de periode maart 2006 tot heden, functioneel 3 en in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving? 1 Onder declaratie verstaat van Dale: rekening van gemaakte onkosten. 2 Onder representatiekosten verstaat van Dale: uitgaven die nodig zijn voor het voeren van een staat die verbonden is aan een bepaalde functie. 3 Onder functioneel verstaat van Dale: geschikt voor een bepaalde functie De Rekenkamercommissie vertaalt dit in uitgaven gedaan in het belang van de gemeente. 5

6 De volgende afgeleide vragen worden in het onderzoek beantwoord: Welke bedragen zijn door bestuurders in de periode maart 2006 tot ultimo 2009 gedeclareerd en uitbetaald via de salarisadministratie? Welke uitgaven zijn door de bestuurders door middel van (eventuele) creditcards van de gemeente gedaan? Welke uitgaven werden gedaan via de financiele administratie? Waren de uitgaven functioneel. Droegen ze bij tot de algemene doelstellingen van de gemeente? Waren de uitgaven rechtmatig, dat wil zeggen in overeenstemming met de vigerende externe wetgeving en interne regelgeving en vielen de uitgaven niet gewoon onder de algemene onkostenvergoeding? Hoeveel bestuurlijke uitgaven zijn er gemaakt, per afzonderlijke gemeente? Hoe verhouden deze uitgaven zich tot de uitgaven van de andere vier gemeenten in het rekenkamergebied (benchmark) Het onderzoek heeft betrekking op de periode maart 2006 tot ultimo Leeswijzer In hoofdstuk 2 behandelt de Rekenkamercommissie het toetsingskader. Hoofdstuk 3 gaat kort in op de binnen de gemeente gehanteerde procedures en het jaarlijkse jaarrekeningonderzoek door de externe accountant. In hoofdstuk 4 wordt een vergelijking gepresenteerd van de bestuurlijke uitgaven van de gemeentebesturen van de vijf gemeenten Son en Breugel, Best, Waalre, Heeze Leende en Nuenen. In hoofdstuk 5 worden de bevindingen ten aanzien van de bestuurlijke uitgaven van de bestuurders weergegeven. Hoofdstuk 6 geeft de conclusies van de Rekenkamercommissie weer en de naar aanleiding daarvan geformuleerde aanbevelingen. In hoofdstuk 7 is de reactie van het college naar aanleiding van het bestuurlijk hoor en wederhoor opgenomen. Hoofdstuk 8 tot slot bevat het nawoord van de rekenkamercommissie. 6

7 Hoofdstuk 2: Normenkader 2.1. Inleiding Bij de beoordeling van de onkostenvergoedingen is gebruik gemaakt van normen die zijn ontleend aan: Wet- en regelgeving Professionele normen zoals te vinden in publicaties van bijvoorbeeld de VNG Lokale regelgeving 2.2. Landelijke wet- en regelgeving Voor de burgemeester en wethouders zijn landelijk de volgende regels van toepassing: Rechtspositiebesluit burgemeesters Regeling rechtspositieburgemeesters Reisbesluit binnenland/reisregeling binnenland Rechtspositiebesluit wethouders Regeling rechtspositie wethouders. Daarnaast is er sprake van een handreiking integriteit en van een VNG-circulaire die zich in algemene zin richt op bestuurlijke kosten Rechtspositiebesluit burgemeesters Het rechtspositiebesluit burgemeesters is geldig vanaf 11 september Het besluit bevat 72 artikelen. In het besluit komen de volgende zaken aan de orde: Bezoldiging Vakantie-uitkering Eindejaarsuitkering Ambtstoelage Vergoeding bij waarneming Ziekte Tegemoetkoming in ziektekosten Gratificatie bij ambtsjubileum Computer en communicatieapparatuur Verplaatsingskosten Reis- en verblijfkosten Ambtswoning Gemeentelijke hypothecaire lening Ontslag/FPU/overlijden/arbeidsongeschiktheid 7

8 Onder de reis- en verblijfkosten wordt het volgende gemeld: 1. Indien de burgemeester ten behoeve van de dienst gebruik maakt van een eigen personenauto, ontvangt de burgemeester deswege een vergoeding per afgelegde kilometer, berekend overeenkomstig de bepalingen van het Reisbesluit binnenland. 2. Indien de burgemeester voor plaatselijk vervoer binnen de gemeente, dat geen deel uitmaakt van een reis die zich mede buiten de gemeente uitstrekt, ten behoeve van de dienst gebruik maakt van een eigen personenauto, wordt aan de burgemeester deswege in afwijking van het eerste lid, ter dekking van de kosten van dit vervoer een vaste vergoeding toegekend. 3. Indien de burgemeester ten behoeve van de dienst verblijfkosten heeft gemaakt, worden hem die kosten ten laste van de gemeente vergoed overeenkomstig de bepalingen van het Reisbesluit binnenland. 4. Onze Minister stelt ter uitvoering van dit artikel nadere regels vast Reisbesluit binnenland/reisregeling binnenland Met betrekking tot de vergoeding voor reiskosten met een eigen voertuig wordt in het reisbesluit binnenland het volgende opgemerkt: Indien de dienstreis naar het oordeel van het bevoegde gezag niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden ondernomen, kan het bevoegde gezag aan de betrokkene toestemming verlenen voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen motorvoertuig of bromfiets, in welk geval hem een vergoeding wordt verleend volgens door Onze Minister van Binnenlandse Zaken te stellen regels. Met betrekking tot de vergoeding van de verblijfkosten wordt in het reisbesluit binnenland het volgende opgemerkt: 1. De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en 's avonds worden vergoed volgens door Onze Minister van Binnenlandse Zaken te stellen regels. 2. Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat voor een dienstreis korter dan vier uur en voor een dienstreis binnen de standplaats voor zover de reisbestemming op minder dan 1 kilometer van de plaats van tewerkstelling ligt. De door onze minister van binnenlandse zaken te stellen regels zijn uitgewerkt in de zogenaamde Reisregeling Binnenland. Hierin is met betrekking tot de reiskosten het volgende te lezen De vergoeding voor het gebruik van een eigen motorvoertuig of bromfiets als bedoeld in artikel 7 van het besluit, bedraagt 0,37 per afgelegde kilometer. 8

9 en met betrekking tot de verblijfkosten (bedragen 2009): De vergoeding wegens verblijfkosten als bedoeld in artikel 13, eerste lid, van het besluit omvat voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van 3,98 voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent) alsmede een bedrag van 11,90 voor kleine uitgaven 's-avonds (avondcomponent) vermeerderd met: a. 12,56 voor een lunch (lunchcomponent) b. 19,00 voor een avondmaaltijd (dinercomponent) c. 75,67 voor logies (logiescomponent) d. 7,39 voor een ontbijt (ontbijtcomponent) Regeling rechtspositie burgemeesters Deze regeling is een nadere uitwerking van een aantal artikelen van het rechtspositiebesluit. In deze regeling wordt nader ingegaan op: Computer/internetgebruik Onkostenvergoeding gebruik privé telefoon Verhuiskostenvergoeding Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer Pensionkosten Reiskostenvergoeding voor reizen binnen de gemeente Gebruik dienstauto Overige reiskosten Onder de onkostenvergoeding gebruik privé telefoon is het volgende vermeld: De in artikel 30, tweede lid, van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bedoelde vergoeding voor het gebruik van de privé-telefoon bedraagt 25,- bruto per maand. Onder de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is het volgende vermeld: De vergoeding van kosten voor woon- werkverkeer, bedoeld in artikel 32, eerste lid, onder a, van het Rechtspositiebesluit burgemeesters betreft: a. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen personenauto een bedrag van 0,15 per afgelegde kilometer. Onder reiskostenvergoeding voor reizen binnen de gemeente is het volgende vermeld (bedragen 2009): 9

10 1. Indien de burgemeester voor vervoer binnen de gemeente regelmatig gebruik maakt van een eigen personenauto, ontvangt hij daarvoor een vaste vergoeding. Deze vergoeding bedraagt per maand: a. 64,75 in gemeenten met een oppervlak tot 50 vierkante kilometer; b. 92,50 in gemeenten met een oppervlak van 50 tot 100 vierkante kilometer; c. 138,75 in gemeenten met een oppervlak van 100 tot 150 vierkante kilometer; d. 166,50 in gemeenten met een oppervlak van meer dan 150 vierkante kilometer Rechtspositiebesluit wethouders Dit besluit valt uiteen in circa 30 artikelen, waarin (onder andere) het volgende is geregeld: Bezoldiging Diverse onkostenvergoedingen Computer/internet-gebruik Onder diverse onkostenvergoedingen is het volgende bepaald: 1. De raad kan bij verordening bepalen dat de wethouder aanspraak heeft op een vergoeding van: a. kosten voor woon-werkverkeer; b. reis- en verblijfkosten voor reizen gemaakt voor de uitoefening van het ambt. 2. Onze Minister stelt bij ministeriële regeling nadere regels over de hoogte van de vergoeding en de voorwaarden voor de aanspraak Regeling rechtspositie wethouders. Deze regeling is een nadere uitwerking van het rechtspositiebesluit. In de regeling wordt ingegaan op: Vergoeding voor reis- en pensionkosten Verhuiskostenvergoeding Kosten woon-werkverkeer Reis- en verblijfkosten Onder de kosten voor woon-werkverkeer is het volgende vermeld: De vergoeding van kosten voor woon- werkverkeer, bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, van het Rechtspositiebesluit wethouders betreft: a. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen personenauto een bedrag van 0,15 per afgelegde kilometer Onder reis- en verblijfkosten is het volgende vermeld: De vergoeding voor reis- en verblijfkosten, bedoeld in artikel 23 eerste lid, onder b, van het Rechtspositiebesluit wethouders, betreft: a. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen personenauto, een bedrag van 0,37 per afgelegde kilometer; c. de noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfkosten. 10

11 2.3. Handreiking integriteit Hierboven werd de handreiking integriteit van bestuurders bij gemeenten en provincies aangehaald. Deze handreiking gaat (onder andere) in de volgende zaken: Belangenverstrengeling Omgaan met (vertrouwelijke) informatie Geschenken en diensten Bestuurlijke uitgaven Inkopen en aanbesteden Voor dit onderzoek is met name het onderdeel bestuurlijke uitgaven van belang. In een van de toegevoegde bijlagen zijn de meest essentiële issues van de handreiking terzake opgenomen Circulaire van de VNG dd. 26 juni In deze circulaire wordt, als reactie op in den lande gehoorde geluiden over onduidelijkheden, in algemene zin ingegaan op de bestuurlijke kosten, de vraag welke ten laste van de gemeente komen en op welke wijze dit gebeurt en de vraag welke kosten geacht worden te vallen onder de vaste onkostenvergoeding van burgemeester en wethouders. In deze circulaire is het volgende bepaald: Regel is dat uitsluitend bestuurlijke kosten voor vergoeding in aanmerking komen. Het gaat om functionele kosten die noodzakelijk zijn om het politieke ambt te kunnen vervullen. Als met de uitgave geen enkel overheidsbelang is gediend, moeten de kosten voor eigen rekening blijven. Dat kosten functioneel zijn, sluit niet uit dat deze ook een bepaald privé-voordeel kunnen opleveren (bijvoorbeeld een zakendiner). Het vereist een op het geval toegesneden afweging. Twee criteria zijn bij deze afweging van belang: met de uitgave is een functioneel overheidsbelang gediend, en de uitgave vloeit voort uit het politieke ambt. In de circulaire wordt vervolgens een drietraps-raket geschetst die erop neerkomt dat bestuurskosten in eerste aanleg rechtstreeks door de gemeente zelf betaald worden. In tweede aanleg is er sprake van een vaste onkostenvergoeding die veel van de door de bestuurders gemaakte onkosten afdekt. Wat daarna nog resteert kan door de bestuurders worden gedeclareerd en wordt via de salarisadministratie uitbetaald. Hierop wordt in het navolgende ingegaan. 1. Bedrijfsvoering en bestuurskosten Uitgangspunt is dat ambtsgerelateerde voorzieningen zoveel mogelijk vanuit de gemeente ten laste van de begroting ter beschikking worden gesteld (dus vanuit de bedrijfsvoering) aan burgemeesters en wethouders. De kosten daarvan worden rechtstreeks door de gemeente zonder tussenkomst van de betrokken ambtsdrager voldaan (bijvoorbeeld computer, opleidingen, congressen). Dergelijke voorzieningen worden ter beschikking gesteld of in bruikleen verstrekt. 11

12 2. Vaste onkostenvergoeding (ambtstoelage) Burgemeesters en wethouders krijgen daarnaast een onkostenvergoeding voor overige aan het ambt gerelateerde kosten. De vergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten en is ook uitsluitend hiervoor bedoeld. Wethouders Burgemeesters Representatie Representatie Vakliteratuur Vakliteratuur Contributies, lidmaatschappen Contributies, lidmaatschappen Telefoonkosten 4 Bureaukosten, porti Bureaukosten, porti Zakelijke giften Zakelijke giften Bijdrage aan fractiekosten 5 Representatieve ontvangsten aan huis Representatieve ontvangsten aan huis Excursies Excursies Gegeven het forfaitaire karakter wordt de onkostenvergoeding geacht de gemiddelde uitgaven voor de desbetreffende elementen te dekken. In beginsel worden meeruitgaven op betreffende posten niet alsnog door middel van een declaratie in rekening gebracht. In de bijlage bij modelgedragscode van BZK, VNG, IPO en Unie van Waterschappen zijn de kostencomponenten als volgt nader uitgewerkt: Representatie Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.). Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties. Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie-uitoefening als politieke ambtsdrager. Overigens behoren werklunches en -diners die worden georganiseerd vanuit het bestuurssecretariaat tot de bedrijfsvoering. De factuur komt na afloop rechtstreeks naar het gemeentehuis. Vakliteratuur Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken. Dagbladen vallen niet onder vakliteratuur. Het is aan de gemeente om te bepalen of verstrekking van een dagblad vanuit de bedrijfsvoering een functioneel belang dient. Contributies (verenigingen) Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d. Het lidmaatschap van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters (NGB) valt hier niet onder. Gelet op het belang van het Genootschap voor de ambtsvervulling is overeengekomen dat deze contributie voor de burgemeester direct door de gemeente wordt voldaan. 4 Burgemeesters die voor de uitoefening van het ambt gebruik maken van de privé-telefoon krijgen hiervoor een tegemoetkoming van Na de dualisering van het gemeentebestuur is de wethouder geen lid meer van de gemeenteraad. Een bijdrage aan de fractiekosten is daarmee niet meer van toepassing. 12

13 Telefoonkosten De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding. Vanuit de bedrijfsvoering wordt op aanvraag van burgemeester of wethouder op grond van het rechtspositiebesluit een mobiele telefoon in bruikleen verstrekt. De onkostenvergoeding voor wethouders kan dan worden verlaagd om een dubbele vergoeding te voorkomen. Bureaukosten en porti Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken. Het gebruik van deze voorzieningen op het gemeentehuis komt vanzelfsprekend ten laste van de bedrijfsvoering. Giften Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privépersoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit. Representatieve ontvangsten aan huis Hieronder vallen de kosten verbonden aan kleine ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.). Excursies Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten). 3. Declaraties Sluitstuk is de mogelijkheid van declaratie van incidentele functionele kosten. Daarbij gelden de declaratieregels van betrokken gemeente. Uitsluitend functionele kosten komen voor vergoeding in aanmerking. Voorts geldt voor declaraties en rekeningen dat deze uitsluitend in aanmerking komen voor betaling voor zover de uitgavenpost niet geacht wordt reeds bestreken te worden door een (vaste) vergoeding. In de Regeling rechtspositie burgemeesters en de Regeling rechtspositie wethouders is in artikel 8, resp. artikel 5 vastgelegd dat het declareren van kosten geschiedt onder overlegging van bewijsstukken. In de toelichting bij dit artikel wordt gemeld dat het aanbeveling verdient dat declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure met gebruikmaking van vastgestelde formulieren. In een noot wordt expliciet verwezen naar de Handreiking integriteit van bestuurders bij gemeenten en provincies met daarin richtlijnen en modelcodes inzake onder meer het afwikkelen van bestuurlijke uitgaven. De handreiking is een coproductie van BZK, VNG, IPO en Unie van Waterschappen. 13

14 In hoofdstuk XIV van de Gemeentewet is de financiële administratie en de controle daarop geregeld. Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet worden bij gemeentelijke verordening de uitgangspunten van het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van een gemeente vastgesteld. Deze verordeningen waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Daarmee is tevens een toetsingsnorm gegeven. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet worden bij gemeentelijke verordening voorts regels vastgesteld voor de controle op het financiële beheer, de inrichting van de (financiële) administratie, de financiële organisatie en regels over kwetsbare activiteiten en handelingen. Het is aan de gemeenten hoe de verordeningen worden ingevuld. Uitgangspunt daarbij moet steeds zijn dat er een inzichtelijke verantwoording plaats vindt van de gemaakte kosten. Om die reden is het van belang dat gemeenten heldere procedures hebben beschreven en een inzichtelijke administratie hebben. Het college legt elk jaar (aan de raad) verantwoording af over het gevoerde beleid onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. In dat kader wordt tevens verantwoording afgelegd over de bestuurlijke uitgaven. Daarnaast is er een accountantscontrole (voorgeschreven in artikel 213 van de Gemeentewet). Verder kan de raad een rekenkamer instellen, die een belangrijke rol kan spelen in het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig besteden van middelen Lokale regelgeving Gedragscode bestuurlijke integriteit Deze gedragscode is op 8 april 2003 door de gemeenteraad van Waalre vastgesteld. In de gedragscode komen de volgende issues aan de orde: Algemene bepalingen Belangenverstrengeling en aanbesteding Nevenfuncties Informatie Aannemen van geschenken Bestuurlijke uitgaven Declaraties Creditcards Gebruik van gemeentelijke en provinciale voorzieningen Reizen buitenland De voor deze rapportage meest wezenlijke passages volgen hieronder: 6 Bestuurlijke uitgaven 6.1 Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. 6.2 Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd. - Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend - en de uitgave vloeit voort uit de functie. 14

15 7 Declaraties 7.1 De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed. 7.2 Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. 7.3 Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. 7.4 Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend. 7.5 De gemeentesecretaris respectievelijk de griffier is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar. 7.6 In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. 8 Creditcards 8.1 Het gebruik van creditcards van gemeentewege is niet toegestaan Overige lokale regelgeving In veel gemeenten is sprake van een verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden. Het gebruik van een dergelijke verordening is niet verplicht. De VNG heeft terzake een modelverordening opgesteld. In het rechtspositiebesluit wethouders wordt melding gemaakt van het feit dat de raad bij verordening aanvullende regels kan stellen. Dat houdt dus in dat iedere gemeente vrij is om een verordening in het leven te roepen. Gemeente Waalre is de enige gemeente van de vijf onderzochte gemeenten die géén verordening kent. 15

16 Hoofdstuk 3. De gang van zaken bij gemeente Waalre 3.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de binnen de gemeente gehanteerde procedures en het jaarlijkse jaarrekeningonderzoek door de externe accountant Beschrijving administratieve organisatie Vaste maandvergoedingen Vaste vergoeding/ambtstoelage De wethouders ontvingen alledrie in 2009 een belaste vaste onkostenvergoedingen groot 560,86. Dit is de vergoeding die wettelijk bepaald is voor gemeenten in grootteklasse tot inwoners. De burgemeester ontving een vaste ambtstoelage van 686,54. Ook dit bedrag is wettelijk vastgesteld voor gemeenten in de grootteklasse 6 ( inwoners). De onkostenvergoeding en ambtstoelage zijn is bedoeld als tegemoetkoming in de kosten die met de functie verband houden. In het vergoedingsbedrag van de wethouders is tevens begrepen een vergoeding voor kilometers die binnen de gemeentegrenzen gemaakt moeten worden voor de uitoefening van de functie. Vaste autovergoeding De Burgemeester ontvangt naast zijn ambtstoelage ook nog een belaste vaste autokostenvergoeding voor de binnen de gemeentegrenzen gereden kilometers. Deze vergoeding is eveneens wettelijk bepaald en bedraagt voor gemeenten met de omvang (oppervlakte) van Waalre van 64,75 per maand. Telefoonvergoeding De burgemeester ontvangt een maandelijkse vaste vergoeding van 25,00 overeenkomstig bovengenoemde landelijke regelgeving. Internetvergoeding Op basis van de rechtspositie burgemeesters is het mogelijk om een vergoeding te ontvangen voor de abonnementskosten van de internetverbinding. Dit is voor de burgemeester een bedrag groot 32,95 per maand. Wethouder Bonouvrié ontvangt vanaf 1 maart 2008 een vergoeding voor mobiel internet (uit hoofde van de regeling mobiele telefoon) van 9,84 per maand. Wethouder Teeven ontvangt voor zijn internet een vergoeding van 9,50 per maand. Burgemeester en de twee genoemde wethouders hebben terzake bewijsstukken overlegd Vergoedingen op basis van declaratie Kilometers Kilometers voor dienstreizen buiten de gemeente worden vergoed op basis van de kilometervergoeding zoals die landelijk wordt vastgesteld ( 0,37 per kilometer). Dit bedrag is gedeeltelijk ( 0,19) belastingvrij. 0,18 per kilometer wordt uitbetaald als belaste vergoeding. 16

17 Parkeergeld Parkeergeld wordt, aldus fiscale wetgeving, geacht opgenomen te zijn in de bovengenoemde variabele kilometervergoeding ad 0,37. Indien door een werkgever toch besloten wordt om parkeergeld te vergoeden dan is deze vergoeding belast. Openbaar vervoer Voor de kosten in verband met openbaar vervoer worden aan de declaratieformulieren de bewijsstukken gehecht (treinkaartjes, taxinota s etc.). Verblijfkosten Voor verblijfkosten zijn geen vooraf bepaalde vergoedingsbedragen van toepassing. Gedeclareerd wordt wat daadwerkelijk uitgegeven wordt. Reis- en verblijfkosten worden vooral door de burgemeester gedeclareerd. Het betreft hier voornamelijk lunches met de fractievoorzitters of met externen. Door de burgemeester en door de wethouders worden alleen declaraties ingediend indien het gaat om lunches en diners die samen met anderen zijn genuttigd. Er wordt dus niet gedeclareerd indien (bijvoorbeeld onderweg) lunchkosten zijn gemaakt alleen voor henzelf. Indienen declaraties Over het indienen van de declaraties wordt in de gedragscode bestuurlijke integriteit onder andere het volgende opgemerkt: Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar. Aan al deze bepalingen wordt in de praktijk de hand gehouden. Men maakt gebruik van een daartoe speciaal ontworpen formulier. Dit formulier is (in de regel) voorzien van alle noodzakelijke bewijsstukken. Het formulier wordt door de declarant aan alle collegabestuurders voorgelegd en door hen geparafeerd. Vervolgens wordt het formulier opgestuurd naar het shared service center alwaar de verdere verwerking via de salarisadministratie plaatsvindt. De declaraties dienen volgens de gedragscode bestuurlijke integriteit iedere maand gedeclareerd te worden middels een daartoe bestemd formulier. De praktijk leert dat dit vaak voor meerdere maanden tegelijk gebeurt Onkosten die middels facturering worden betaald De vergoeding van functioneel gemaakte kosten kan ook plaatsvinden door rechtstreekse toezending van een voor akkoord ondertekende nota aan de gemeente. De nota zal daarna door de gemeente worden betaald Creditcards In Waalre wordt geen gebruik gemaakt van creditcards 17

18 3.3. Onderzoek door de accountant Na bestudering van de verstrekte managementletters en accountantsrapporten constateert de Rekenkamercommissie dat door de externe accountant geen opmerkingen zijn gemaakt over declaraties van bestuurders noch over tekortkomingen in de hierbij gevolgde procedures. Ook in de verstrekte accountantsrapporten betreffende de jaarrekeningen heeft de Rekenkamercommissie geen opmerkingen aangetroffen over declaraties van bestuurders. 18

19 Hoofdstuk 4. Vergelijking tussen de rekenkamergemeenten 4.1. Inleiding In dit hoofdstuk gaan we in op de vergelijking van de declaraties en overige onkosten van de vijf rekenkamergemeenten Declaraties/uitbetalingen via de salarisadministratie In deze paragraaf ingaan op wat de colleges in totaal (dus niet per individu) gedurende de afgelopen vier jaar hebben gedeclareerd aan: Reiskosten Kosten openbaar vervoer Parkeergeld Verblijfkosten Telefoonkosten Internetkosten Tabel 4.1 totale declaraties gemeenten gedeclareerde kosten Best Heeze-L Nuenen Son & B Waalre gem totaal inwoners kosten per inwoner 0,67 1,58 1,17 1,15 1,11 1,07 Uit deze tabel blijkt dat Waalre per inwoner bijna gelijk aan het gemiddelde scoort. Wat opvalt is dat Best het gemiddelde fors omlaag trekt. Dit wordt mede veroorzaakt door het onregelmatige declaratiegedrag (soms pas aan het einde van een jaar) en het helemaal niet declareren van één wethouder. Door het relatief hoge aantal inwoners zijn voor Best de kosten aan declaraties per inwoner slechts de helft van het totale gemiddelde. 19

20 4.3. Overige onkosten De overige onkosten van de rekenkamergemeenten zagen er als volgt uit: overige kosten Best Heeze-L Nuenen Son & B Waalre gem totaal inwoners kosten per inwoner 6,56 6,92 7,53 4,35 6,60 6,49 Uit deze tabel blijkt dat Waalre iets hoger dan het gemiddelde scoort. Opgemerkt moet worden dat de overige onkosten van de verschillende gemeenten moeilijk vergelijkbaar zijn, omdat de couleur locale de kosten in belangrijke mate bepaalt. De gemeente Son en Breugel ligt met 4,35 per inwoner aan overige bestuurlijke kosten ver onder de andere gemeenten. In het gehele rekenkamergebied wordt gemiddeld per inwoner 6,49 aan overige kosten gemaakt. De gemeente Best valt op door de hogere kosten in vooral In dit jaar is een fors bedrag geboekt voor de Pro tour. Uit bovenstaand tabel kan opgemaakt worden dat de gemeente Nuenen c.a. de hoogste kosten heeft van de onderzochte gemeentes. Dit wordt met name veroorzaakt door de kosten van Olympia s tour Totale bestuurlijke kosten Het totaal van de gedeclareerde kosten en de overige onkosten ziet er als volgt uit: totaal bestuurlijke uitgaven Best Heeze-L Nuenen Son & B Waalre gem totaal inwoners kosten per inwoner 7,23 8,51 8,70 5,51 7,71 7,57 20

21 Uit deze tabel blijkt dat grosso modo de bestuurlijke kosten bij de vijf rekenkamergemeenten nagenoeg aan elkaar gelijk zijn. 21

22 Hoofdstuk 5: beoordeling van de gemaakte onkosten 5.1. Inleiding In dit hoofdstuk worden per bestuurder de variabele vergoedingen uiteengezet en getoetst aan de vigerende regels en aan de vraag of deze uitgaven functioneel waren Totaaloverzicht declaraties Hieronder treft u het totaaloverzicht aan met betrekking tot de vergoedingen die aan burgemeester en wethouders in de jaren 2006 tot en september 2009 zijn uitbetaald via de salarisadministratie. Hiervoor worden verschillende codes gehanteerd. Code 0520 autokosten betreft de vergoeding die de burgemeester ontvangt verband met de kilometers binnen de gemeentegrenzen. Code 4002 kilometervergoeding betreft de onbelaste kilometervergoeding. Vanaf 2006 tot en met 2009 bedroeg deze 0,19 per gereden kilometer. Code 0521 kilometervergoeding betreft de belaste kilometervergoeding. In 2006 bedroeg deze in eerste instantie nog 0,09 per gereden kilometer. In de circulaire van binnenlandse zaken dd. 14 november 2007 is bepaald dat deze vergoeding met terugwerkende kracht tot 1 januari 2006 is bepaald op 0,18 per kilometer. Hierdoor heeft in 2007 een nabetaling plaatsgevonden. Parkeergeld (code 1009): deze vergoeding wordt uitbetaald op basis van overlegde parkeerkaartjes. Openbaar vervoer (code 5002) wordt uitbetaald op basis van overlegde bus- en treinkaartjes. Reis en verblijfkosten (code 4001) betreft overnachtingskosten, lunches en diners Code 0529 telefoon betreft de vaste vergoeding die de burgemeester in 2006 tot en met 2009 ontving. Deze vergoeding bedroeg 25 per maand. Internetkosten kunnen, aldus de regeling rechtspositie burgemeesters, sinds 1 februari 2006, vergoed worden. Het betreft hier een vergoeding voor de abonnementskosten ad 32,95 per maand. Deze vergoeding is in december 2007 in een keer, voor 23 maanden uitbetaald. Daarna is deze vergoeding elke maand uitbetaald. De wethouders krijgen eveneens een internetvergoeding. 22

23 WAALRE Hazelaar Teeven Bonouvrii Bosma De Wijkerslooth Totaal in dienst mei-06 mei-06 jan-07 mei-06 voor 2006 uit dienst jan autokosten km verg km verg parkeergeld openb verv reis/verblijf telefoon autokosten km verg km verg parkeergeld openb verv telefoon reis/verblijf internet km verg km verg parkeergeld openb verv telefoon internet reis/verblijf autokosten km verg km verg parkeergeld telefoon internet reis/verblijf totaal

24 De burgemeester is goed voor 60% van de gedeclareerde uitgaven. Dit komt ongeveer overeen met hetgeen de Rekenkamercommissie bij de andere vier gemeenten heeft vastgesteld. Tevens kan worden opgemerkt dat ongeveer 70% van de gedeclareerde uitgaven auto- of reis- gerelateerd zijn Beoordeling van de declaraties De Rekenkamercommissie heeft de declaraties van de bestuurders onder de loep genomen. Hierbij is gecontroleerd op de volgende vragen: Hebben de burgemeester en wethouders recht op de vergoeding, dat wil zeggen: is de vergoeding in overeenstemming met de landelijke wet- en regelgeving en is de hoogte van de vergoeding juist bepaald? Waren de gedeclareerde lunches en diners functioneel? (artikel 6.1. gedragscode bestuurlijke integriteit). Waren, voor zover de rekenkamer dit kan beoordelen aan de hand van de formulieren, de gereden kilometers functioneel? (artikel 6.1. gedragscode bestuurlijke integriteit) Zijn de opgegeven afstanden correct? (door rkc steekproefsgewijs vastgesteld) Zijn de redenen (functionaliteit) en afstanden (kilometers) vermeld op de declaratieformulieren? Zouden de gedeclareerde kosten niet onder de ambtstoelage kunnen vallen? (artikel 7.1 gedragscode bestuurlijke integriteit: de bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed) Is gebruik gemaakt van de voorgeschreven declaratieformulieren? (artikel 7.3 gedragscode bestuurlijke integriteit) Zijn de declaraties tijdig (binnen een maand) ingediend? (artikel 7.4. gedragscode integriteit) Zijn bewijsstukken (treinkaartjes, parkeerkaartjes etc.) aan de declaratieformulieren toegevoegd? De Rekenkamercommissie stelde tijdens haar onderzoek het volgende vast bovengenoemde vragen allemaal positief kunnen worden beantwoord, met uitzondering van 1. het naleven van artikel 7.4. van de gedragscode bestuurlijke integriteit. De praktijk leert dat declaratieformulieren soms (veel) later worden opgesteld en ingeleverd. Reden daarvan is dat deze door het bestuurssecretariaat worden vervaardigd op basis van de agenda s van de bestuurders. De Rekenkamercommissie heeft niet kunnen vaststellen dat hierdoor ritten ten onrechte zijn gedeclareerd. Dit neemt niet weg dat het volgens de Rekenkamercommissie de voorkeur verdient om declaraties tijdig in te dienen. Reden daarvan is men zich dan beter herinnert dat de ritten daadwerkelijk gemaakt zijn en waarom deze gemaakt zijn, hetgeen de controle vergemakkelijkt c.q. versnelt.. 2. Bij gereden zakelijke ritten (werk-werk-verkeer) wordt uitgegaan van de snelste afstand. De fiscus gaat bij woon-werk-verkeer uit van de kortste afstand. Voor zover bekend zijn er geen fiscale regels voor werk-werk-verkeer. Dit neemt niet weg dat hierover binnen het college afspraken over moeten worden gemaakt om onduidelijkheden hierover in de toekomst te vermijden. 24

25 3. Vanaf medio 2008 wordt in Waalre gebruik gemaakt van nieuwe declaratieformulieren. Op deze formulieren zijn bij de verblijfkosten de normbedragen vermeld zoals opgenomen in de reisregeling binnenland. Dat wil zeggen voor lunches 12,04 p.p., voor diners 18,22 p.p. en voor logies incl. ontbijt 74,70. De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat deze bedragen echter niet worden aangehouden indien er door de bestuurders wordt gedeclareerd. Bij de declaraties worden de werkelijk gemaakte kosten aangehouden. Overigens kunnen deze werkelijke kosten ook lager zijn dan de normbedragen. 4. In incidentele gevallen ontbreken bewijsstukken. Dit is met name het geval bij de parkeerkosten. Oorzaak hiervan is veelal omdat een bewijsstuk niet kan worden overlegd, bijvoorbeeld omdat veel parkeerautomaten de parkeerkaartjes bij uitrijden inslikken Beoordeling van de overige onkosten De Rekenkamercommissie heeft van de financiële administratie een overzicht ontvangen van de grootboekrekening representatie-uitgaven voor de jaren 2006 tot en met september Deze uitgaven worden op factuurbasis door de gemeente betaald. Daarnaast ontving de Rekenkamercommissie uitdraaien uit de financiële administratie met betrekking tot de studiekosten van het college. De commissie deed navraag over het bestaan van afzonderlijke grootboekrekeningen inzake taxikosten en cateringkosten. Hiervan is geen sprake. De Rekenkamercommissie gaat er derhalve vanuit dat zij een volledig zicht heeft op alle via facturen betaalde bestuurlijke kosten. Zoals in paragraaf 4.3. vermeld gaat het bij de overige onkosten om een bedrag van circa in de periode 2006 t/m Bij deze onkosten, die allemaal via facturen zijn betaald, gaat het vooral om de volgende soorten uitgaven: Nieuwjaarsrecepties Carnaval/sleuteloverdracht Diners en lunches Raadsuitjes/barbeques etc Relatiegeschenken (kurkentrekkers, druppelringen, spaarpotten, wijn etc) Gouden echtparenmiddagen Vijf mei vieringen Sponsoring Conferenties Boeketjes en gebak Studiekosten/VNG-congres De Rekenkamercommissie heeft alle posten groter dan 500 onderzocht en geconcludeerd dat er geen opmerkingen zijn te maken over deze kosten. Aan de functionaliteit ervan bestaat geen twijfel. 25

26 Hoofdstuk 6: conclusies een aanbevelingen 6.1. Inleiding De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar de centrale vraag of de bestuurlijke uitgaven van de gemeente Waalre, in de periode maart 2006 tot heden, functioneel en in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving plaats hebben gevonden. In dit hoofdstuk gaat de rekenkamercommissie in op de beantwoording van deze onderzoeksvraag. Tevens wordt kort stilgestaan bij de in hoofdstuk 4 gepresenteerde vergelijking van de bestuurlijke uitgaven tussen de vijf rekenkamergemeenten. Tenslotte worden de aanbevelingen gepresenteerd Conclusies De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat zowel de vergoedingen via de salarisadministratie als de vergoedingen via de financiële administratie functioneel waren en hebben plaatsgevonden conform vigerende wet- en regelgeving. Hierbij heeft de Rekenkamercommissie wel enige procedurele kanttekeningen geplaatst (zie paragraaf 5.3). De totale bestuurlijk kosten per inwoner van de gemeente Waalre liggen met 7,71 iets boven de gemiddelde bestuurlijke kosten per inwoner van 7,57. De rekenkamercommissie merkt hier wel bij op dat de couleur locale van elke gemeente een goede vergelijking lastig maakt. Gemeente Waalre is de enige gemeente van de vijf onderzochte rekenkamergemeenten die geen verordening rechtspositie wethouders kent. De rekenkamercommissie heeft niet kunnen achterhalen waarom dat zo is Aanbevelingen De rekenkamercommissie komt op grond van haar onderzoek tot de volgende aanbevelingen. Op tijd inleveren declaraties Zorg ervoor dat het voorschrift zoals verwoord in artikel 7.4 van de gedragscode bestuurlijke integriteit wordt nageleefd. Dat wil zeggen: na afloop van een maand dienen de declaraties ingediend te worden. Maak onderlinge afspraken Zorg voor duidelijkheid c.q. maak concrete onderlinge afspraken over (en leg deze indien noodzakelijk vast): De vraag of en wanneer lunch- en dinerkosten mogen worden gedeclareerd indien men alleen onderweg is. De vraag of gekozen wordt voor het declareren van de werkelijke kosten of voor het declareren van de normbedragen zoals vermeld op de declaratieformulieren en zoals vermeld in de reisregeling binnenland De vraag of bij het declareren van kilometers uitgegaan wordt van de snelste afstand of va de kortste afstand. 26

27 Verordening rechtspositie wethouders Onderzoek de noodzaak voor het opstellen van een verordening rechtpositie voor de wethouders en stel deze op indien noodzakelijk. 27

28 Hoofdstuk 7: Reactie college Aanbeveling Op tijd inleveren declaraties Zorg ervoor dat het voorschrift zoals verwoord in artikel 7.4 van de gedragscode bestuurlijke integriteit wordt nageleefd. Dat wil zeggen: na afloop van een maand dienen de declaraties ingediend te worden. Reactie. Het college neemt kennis van de aanbeveling en zal dit nader bekijken. Aanbeveling Maak onderlinge afspraken Zorg voor duidelijkheid c.q. maak concrete onderlinge afspraken over (en leg deze indien noodzakelijk vast): De vraag of en wanneer lunch- en dinerkosten mogen gedeclareerd indien men alleen onder weg is. De vraag of gekozen wordt voor het declareren van de werkelijke kosten of voor het declareren van de normbedragen zoals gemeld op de declaratieformulieren en zoals vermeld in de reisregeling binnenland. De vraag of bij het declareren van kilometers uitgegaan wordt van de snelste afstand of van de kortste afstand. Reactie Het college gaat bij de te declareren kosten in principe uit van de werkelijk gemaakte kosten. Met betrekking tot het óf en wanneer kosten gedeclareerd mogen worden, wordt uitgegaan van een normaal declaratiegedrag dat zich verhoudt met de gedragscode bestuurlijke integriteit. De normbedragen dienen daarbij als richtprijs. Met betrekking tot de declaratie van zakelijk kilometers (werk-werk-verkeer) gaat het college uit van de werkelijk gereden kilometers. Aanbeveling Verordening rechtspositie wethouders Onderzoek de noodzaak voor het opstellen van de verordening rechtspositie voor de wethouders en stel deze op indien noodzakelijk. Reactie Gelet op de uitkomst van dit onderzoek, maar ook in het kader van deregulering, ziet het college vooralsnog geen aanleiding of noodzaak om voornoemde verordening vast te stellen. 28

29 Hoofdstuk 8: nawoord rekenkamercommissie De rekenkamercommissie nam kennis van de reactie van het college op dit rapport. Het college reageert hierbij met name op de in dit rapport gedane aanbevelingen. De rekenkamercommissie stelt vast dat het college de eerste aanbeveling ter harte neemt en zal kijken op welke wijze het tijdig indienen van declaraties in de toekomst zal worden vormgegeven. Voor wat betreft de tweede aanbeveling onderstreept de rekenkamercommissie de wenselijkheid van het binnen het college maken van expliciete afspraken c.q. het expliciet afspreken van gedragslijnen inzake declaraties met betrekking tot kilometerdeclaraties en declaraties inzake reis- en verblijfkosten. De reactie van het college met betrekking tot de derde aanbeveling neemt de rekenkamercommissie voor kennisgeving aan. Rekenkamercommissie de Groene Rand Drs. W.F.P. Hartmann Drs. J. van den Berg Drs. W.J.H.S. Lindelauf RA RO 29