Algemene voorwaarden deelnemers Souvenirbeurs 2020

Transcriptie

1 Algemene voorwaarden deelnemers Souvenirbeurs 2020 Artikel 1 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: 1. Organisatie: Vereniging van Souvenirfabrikanten (VSF) zijnde de organisator van de beurs. 2. Deelnemer: Het bedrijf, dat met de organisatie van de Souvenirbeurs een overeenkomst heeft gesloten. Artikel 2 De overeenkomst tot deelname 1. De Deelnemer verklaart alle consequenties van de overeenkomst tot deelname te zullen aanvaarden die voortvloeien uit de ondertekening, ook indien de ondertekening is gedaan door een niet -tekeningsbevoegde. 2. De organisatie behoudt zich het recht voor de overeenstemming tot deelname af te wijzen op grond van overtekening, bijzondere redenen zoals de vrees voor verstoring van de orde, het niet passen in het concept van het evenement of desnoods zonder opgave van redenen. 3. De inschrijver is niet gerechtigd zijn overeenkomst tot deelname aan een derde over te dragen. 4. Alleen deelnemers uit Nederland en de EU mogen deelnemen aan de Souvenirbeurs. Bedrijven buiten de EU worden van deelname uitgesloten. Artikel 3 Data en duur 1. De organisatie stelt de plaats en tijd van de beurs vast, waaronder de data voor opbouw, houden en afbouw. In 2020 zal de Souvenirbeurs van 5 t/m 7 januari 2020 in de Passenger Terminal Amsterdam worden gehouden. Indien naar het oordeel van de organisatie bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan de organisatie de vastgestelde data en/of locatie wijzigen, dan wel besluiten de beurs geen doorgang te doen vinden. 2. Onder bijzondere omstandigheden in het vorige lid bedoeld zijn begrepen marktomstandigheden en alle overige omstandigheden, die na belangenafweging naar het oordeel van de organisatie het welslagen van de beurs in gevaar kunnen brengen. 3. Bij wijziging van de vastgestelde data en/of locatie blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht. Indien de organisatie besluit de beurs geen doorgang te doen vinden, blijft de Deelnemer gehouden de in verband met zijn deelname, op zijn verzoek door of middels door de organisatie gemaakte overige kosten integraal te voldoen. 4. In geen geval kan de Deelnemer jegens de organisatie enig recht op enigerlei schadevergoeding in verband met een besluit zoals omschreven in lid 1 van dit artikel doen gelden, noch kan hij vergoeding van enige gemaakte kosten van de organisatie vorderen. 1

2 Artikel 4 Betaling 1. Bij inschrijving ontvangt de deelnemer een factuur. Deze dient binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan. 2. De organisatie heeft het recht te factureren zodra de overeenkomst tot deelname tot stand is gekomen. 3. De Deelnemer is aansprakelijk voor alle aan de organisatie verschuldigde kosten die op enigerlei wijze verband houden met zijn deelneming, ongeacht of deze kosten zijn gemaakt door de Deelnemer zelf of door derden, handelend in zijn naam. 4. Bij niet tijdige betaling van enig aan de organisatie verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is. Incassokosten zijn voor rekening van de Deelnemer waarbij de buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op 15% van de hoofdsom. 5. De organisatie is gerechtigd betalingen gedaan ter zake van een overeenkomst tot deelname allereerst in mindering te brengen op ten laste van de Deelnemer nog openstaande vorderingen uit eerdere deelnemingen. 6. De organisatie is gerechtigd de overeenkomst tot deelname na schriftelijke of mondelinge aanzegging en ingebrekestelling met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen, indien de Deelnemer de deelnamekosten of enig ander aan de organisatie verschuldigd bedrag niet, niet geheel of niet tijdig heeft voldaan. In een zodanig geval blijft de Deelnemer gehouden de volledige deelnamekosten, alsmede de in verband met zijn deelneming gemaakte overige kosten integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van schade, in welke zin dan ook, ter zake van de beëindiging. 7. Alle gefactureerde kosten aan de deelnemer moeten binnen 14 dagen na factuurdatum zijn voldaan. Bij het, zonder geldige reden, in gebreke blijven van de betaling van de factuur zal er geen toegang tot de beursvloer worden verleend en de stand worden geanuleerd. De organisatie is gerechtigd om de ontbindingskosten met het nog openstaande bedrag te verrekenen. Artikel 5 Annulering, ontbinding 1. Indien de Deelnemer zijn overeenkomst wenst te annuleren, ook als de factuur nog niet is overgemaakt, en geen sprake is van een situatie als bedoeld in lid 2 of 3 van dit artikel, blijft de Deelnemer de volledige kosten voor zijn deelname aan de organisatie verschuldigd. Een inschrijving kan niet eenzijdig door de Deelnemer worden ingetrokken dan wel gewijzigd. De organisatoren kunnen een verzoek tot annulering van de inschrijving inwilligen onder voorwaarde dat de betrokken Deelnemer een annuleringsvergoeding voldoet. Deze vergoeding bedraagt tenminste: - 25% van de totale deelnamekosten: bij annulering van de inschrijving na ontvangst van het bindend formulier; - 75% bij annulering minder dan 2 maanden voor de opbouwdag van de Souvenirbeurs; - 100% bij annulering minder dan 30 dagen voor de opbouwdag van de Souvenirbeurs; vermeerderd met de verschuldigde BTW. 2. Ingeval ten aanzien van de Deelnemer op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst tot deelname surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, wordt de overeenkomst tot deelname door het enkele intreden van vorenbedoelde aanvrage ontbonden en blijft de Deelnemer het volledige bedrag geheel verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelneming op zijn verzoek door of middels door de organisatie gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van de organisatie tot het vorderen van kosten, schaden en interest. 3. Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nimmer aanleiding zijn tot het vergoeden van enigerlei schade door de organisatie aan de Deelnemer. 2

3 Artikel 6 Toewijzen van standruimte en formaat stands 1. Leden die langer dan 2 jaar lid zijn van de Vereniging van Souvenirfabrikanten (VSF) krijgen voorrang bij de toewijzing van een standplaats op de beursvloer zowel op het Main Deck als op het Promenade en Panorama Deck mits er voor de sluitingsdatum is ingeschreven. 2. Met de voorkeursplaatsing van leden, die zich voor 12 juni 2019 inschrijven, zal zoveel mogelijk rekening worden gehouden. Mocht echter blijken dat er meerdere leden voor dezelfde plaats opteren zal de datum van inschrijving beslissend zijn. Bij dispuut beslist het bestuur van de Vereniging. 3. Standaardstands met een formaat onder de 20 M2 zullen automatisch op het Promenade- of Panorama deck worden geplaatst. Mocht echter blijken dat er nog ruimte beschikbaar is op het Main Deck, zullen leden die langer dan 2 jaar lid van de Vereniging zijn, worden benaderd of ze op het Main Deck willen staan mits de nog beschikbare ruimte dit toelaat. Ook hier geldt, indeling op datum van inschrijving, 4. Leden van de Vereniging van Souvenirfabrikanten (VSF) met eigen standbouw van 20 M2 en groter, komen per definitie op het Main Deck te staan. Is het Main Deck vol voor de sluitingsdatum zullen de stands (indien het formaat dit toelaat) op het Promenade of Panorama Deck worden geplaatst. 5. Leden van de Vereniging van Souvenirfabrikanten (VSF) met een standaardstand van 20 M2 of groter worden in eerste instantie op het Main Deck ingedeeld. Is het Main Deck vol voor de sluitingsdatum zullen de stands (indien het formaat dit toelaat) op het Promenade- of Panorama Deck worden geplaatst. 6. Het minimale standformaat waarvoor ingeschreven kan worden is 4 M2. Artikel 7 Opbouw en inrichting stand 1. Deelnemers krijgen de ruimte ter beschikking inclusief overeengekomen opbouw van activiteit, tenzij in de overeenkomst van deelneming anders is bepaald. Nutsvoorzieningen, stopcontacten en meubilair dienen door de Deelnemer zelf bij de standbouwer UniExpo te worden aangevraagd en worden separaat aan de Deelnemer in rekening gebracht. De exacte naam op de frieslijst dient voor 1 december 2019 aan uniexpo te zijn doorgegeven info@uniexpo.nl Als u de exacte naam niet voor 3 december aan uniexpo heeft doorgegeven zal de naam van het inschrijvingsformulier worden opgenomen op de frieslijst. Als u deze naam alsnog na 3 december en voor de opbouw van de beurs wilt wijzigingen zijn daar meerkosten aan verbonden. 2. De standaardstandbouw heeft een hoogte van 2,50 meter. Indien u gebruik maakt van eigen standbouw die hoger gaat dan 2,50 meter, dient u vooraf aan de organisatie toestemming te vragen en een constructie/ontwerp tekening te overleggen. Deze kunt u sturen naar: info@souvenirbeurs.nl. Deadline: 1 september Etagebouw moet altijd bij de organisatie worden aangevraagd. Voor etagebouw gelden strikte regels. Naast toestemming van de organisatie bent u ook verplicht goedkeuring van de Brandweer en Bouw -en Woning toezicht te hebben. Uw aanvraag bij de organisatie kunt u sturen naar: info@souvenirbeurs.nl. Deadline: 1 september Vanaf het moment waarop de ruimte aan de Deelnemer ter beschikking wordt gesteld, tot het moment waarop de ruimte aan de organisatie leeg wordt opgeleverd, is de ruimte voor risico van de Deelnemer. Alle gebreken en/of schade die bij de oplevering aan de ruimte worden geconstateerd komen voor rekening van de Deelnemer, tenzij deze voor of bij de aanvaarding van de ruimte schriftelijk melding heeft gemaakt van deze gebreken en/of schade, of sprake is van overmacht. 3

4 4. Niettemin is de Deelnemer gehouden tot het nemen van alle maatregelen die redelijkerwijs van hem gevergd kunnen worden om schade aan de standbouw te voorkomen gedurende de periode dat de beschikbare ruimte voor zijn risico is. 5. Het is de Deelnemer, de kiest voor eigen standbouw, niet toegestaan om gebruik te maken van aanliggende standaardstandbouwwanden. Het verschil in hoogte van eigenbouw stand en standaardstand moeten worden afgewerkt door de eigen bouwers. Dit uiteraard in overleg met de standaardstand exposant die naast of achter een stand heeft. 6. Het is de Deelnemer niet toegestaan vloeren, wanden of plafonds van de PTA te gebruiken voor de bevestiging van materiaal. Alle te gebruiken materialen dienen te voldoen aan de Brandvoorschriften. Er mogen geen onafgewerkte wanden te zien zijn. 7. Wateraansluitingen zijn niet mogelijk in de beursruimte. 8. Als er tapijt wordt neergelegd dan is gebruik gaffertape en daar bovenop dubbelzijdig tape verplicht. Mocht na afbouw van de stand blijken dat er schade aan de vloer is aangebracht zullen deze kosten worden doorberekend aan de exposant. Artikel 7 Gebruik ruimte 1. De Deelnemer is niet gerechtigd: a. de standruimte geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelneming is omschreven, tenzij anders schriftelijk overeengekomen met de organisatie. b. een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere Deelnemers of bezoekers daardoor schade en/of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van de organisatie. c. gevaarlijke stoffen en/of goederen, waaronder licht ontvlambare stoffen, gassen of chemische bestrijdingsmiddelen of radioactieve goederen, te gebruiken of deze op te slaan in of bij zijn standruimte. d. promotie van producten en producten naast de stand neer te zetten/leggen. Artikel 8 Afbraak 1. De Deelnemer is verplicht binnen de daarvoor gestelde termijnen zijn activiteit te ontruimen en, indien van toepassing, af te breken. 2. Deelnemers zijn verplicht de locatie in de oorspronkelijke staat weer aan de organisatie op te leveren. 3. Eventuele beschadigingen aan goederen van de locatie of organisatie dienen bij de afbraak aan de organisatie medegedeeld te worden en deze kosten komen voor rekening van de Deelnemer. 4. De deelnemer mag niet eerder afbouwen of de beursvloer/locatie verlaten zonder goede reden. Mocht de deelnemer dit zonder overleg met de organisatie doen, zal dit gevolgen hebben voor deelname in de toekomst. Artikel 9 Deadlines 1. Uiterste reserveringsdatum voor deelname aan de Souvenirbeurs is 9 september Mocht blijken dat er veel interesse is voor standruimte en de beschikbare ruimte voor de Souvenirbeurs in de Passenger Terminal te Amsterdam daardoor voor 9 september 2019 vol is, kan de reserveringsdatum worden aangepast. 4

5 Artikel 10 Overige voorschriften 1. De Deelnemer is verplicht uitgevaardigde voorschriften, overheidsvoorschriften en aanvullende, door de organisatie gegeven voorschriften en aanwijzingen stipt na te leven en op te volgen. 2. Indien de Deelnemer deze verplichting niet, niet behoorlijk of niet tijdig nakomt is de organisatie gerechtigd al die maatregelen te treffen die zij voor het welslagen van de Souvenirbeurs noodzakelijk acht. De organisatie kan hiertoe onder meer de overeenkomst van deelneming met onmiddellijke ingang beëindigen, in welk geval de Deelnemer gehouden blijft de volledige kosten, de in verband met zijn deelneming gemaakte overige kosten, alsmede de kosten van te zijnen aanzien getroffen voorzieningen, te voldoen, zonder dat de Deelnemer enige aanspraak kan maken op vergoeding van enigerlei schade, ter zake van de beëindiging of de getroffen voorziening. Artikel 11 Aansprakelijkheid en verzekering 1. Het in dit Reglement bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de Deelnemer ter zake van zijn deelname aan de Souvenirbeurs ingeschakelde derden, zoals standbouwers, leveranciers etc. De Deelnemer staat in voor, en blijft te allen tijde hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de bepalingen uit dit Reglement. 2. Indien de Deelnemer of een door hem ingeschakelde derde, enige bepaling uit dit reglement niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, is de organisatie gerechtigd: a. de Deelnemer of de door hem ingeschakelde derde(n) de toegang tot de beurs te ontzeggen; b. de activiteit van de Deelnemer te sluiten en/of hieruit voor rekening en risico van de Deelnemer de bezwaarlijke goederen te verwijderen en op te slaan, af te voeren en/of te vernietigen. 3. De Deelnemer is verplicht alle schade die de organisatie lijdt ten gevolge van een aan hem toe te rekenen tekortkoming, waaronder het niet, niet behoorlijk of niet tijdig naleven van enige bepaling uit dit reglement en/of overige door de organisatie van overheidswege uitgevaardigde voorschriften, te vergoeden en vrijwaart de organisatie ter zake voor aanspraken van derden. 4. De Deelnemer dient zich ter zake van zijn deelname aan de Souvenirbeurs afdoende te verzekeren. 5. De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de Deelnemer, diens personeel of diens bezoekers gevolgschade, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak dan ook inbegrepen tenzij haar ter zake opzet of grove nalatigheid kan worden verweten. 6. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan goed en/of lichaam, ontstaan doordat aanwijzingen en voorschriften die door de organisatie zijn uitgevaardigd, niet, niet tijdig of niet geheel zijn opgevolgd. 7. De Deelnemer aan de Souvenirbeurs dient zelf zorg te dragen voor een verzekering van het materiaal dat wordt meegenomen naar de Souvenirbeurs en voor een verzekering van het personeel dat door de Deelnemer wordt ingehuurd. Opgesteld, mei