12, rue Alcide De Gasperi - L Luxembourg T (+352) E eca.europa.eu

Transcriptie

1 Samenvatting van de resultaten van de jaarlijkse controles van de Europese gemeenschappelijke ondernemingen voor onderzoek over 2013 door de Rekenkamer 12, rue Alcide De Gasperi - L Luembourg T (+352) E eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 INHOUD Paragraaf Inleiding 1-6 Toelichting bij de oordelen van de Rekenkamer 7 Controleresultaten 8-21 Oordelen over de betrouwbaarheid van de rekeningen 8 Oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen 9-12 Toelichtende paragraaf over de EU-bijdrage in de projectkosten van ITER 13 Opmerkingen die niets afdoen aan de oordelen van de Rekenkamer 14 Presentatie van de rekeningen 15 Begrotings- en financieel beheer 16 Internebeheersingsmaatregelen Conclusies 22-23

3 3 INLEIDING 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie heeft de Rekenkamer de jaarrekening betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening onderzocht voor zeven Europese gemeenschappelijke ondernemingen voor onderzoek (GO s): Fusion for Energy - F4E (ITER) ontwikkeling van fusie-energie; Clean Sky schone luchtvaarttechnologieën; Artemis ingebedde computersystemen; IMI het initiatief inzake innovatieve geneesmiddelen; Eniac nano-electronica; FCH brandstofcellen en waterstof en Sesar Single European Sky Air Traffic Management Research (gemeenschappelijke onderneming voor het onderzoek naar het beheer van het luchtverkeer in het gemeenschappelijke Europese luchtruim). 2. De leden van de gemeenschappelijke ondernemingen kunnen, naast de Europese Unie (vertegenwoordigd door de Commissie), diverse publieke en particuliere partners zijn die bijdragen aan de financiering van de door de gemeenschappelijke ondernemingen verrichte werkzaamheden. De gemeenschappelijke ondernemingen bestaan uit twee deelnemende partijen (bilateraal), namelijk de Europese Commissie en de bedrijfssector, ofwel uit drie partijen (trilateraal) wanneer ook de lidstaten deelnemen 1. Zij spelen een belangrijke rol bij de uitvoering van het onderzoeksbeleid op specifieke terreinen. 1 Bilaterale gemeenschappelijke ondernemingen met twee partijen zijn Clean Sky, IMI, FCH en Sesar; trilateraal zijn Artemis en Eniac. De leden van Fusion for Energy-F4E (ITER) zijn Euratom, vertegenwoordigd door de Europese Commissie, de lidstaten van Euratom en andere landen die

4 4 3. Deze samenvatting verschaft een overzicht van de resultaten van de jaarlijkse controles van de gemeenschappelijke ondernemingen door de Rekenkamer met betrekking tot het begrotingsjaar Het doel ervan is om de analyse en vergelijking te vergemakkelijken van de specifieke verslagen van de Rekenkamer over de jaarrekeningen 2013 van de gemeenschappelijke ondernemingen. De oordelen en opmerkingen van de Rekenkamer alsmede de antwoorden van de gemeenschappelijke ondernemingen zijn te vinden in de gepubliceerde specifieke jaarverslagen. Deze samenvatting is geen controleverslag of - oordeel. 4. De totale begroting van geraamde ontvangsten 2013 van de gemeenschappelijke ondernemingen 2 bedroeg ongeveer 2,2 miljard euro (2012: 2,5 miljard euro), ofwel ongeveer 1,7 % van de algemene begroting 2013 van de EU (2012: 1,8 %) 3. Van de werkelijk ontvangen bedragen was ongeveer 686 miljoen euro (2012: 618 miljoen euro) afkomstig uit de algemene begroting van de EU (inbreng in contanten van de Europese Commissie) en ongeveer 134 miljoen euro (2012: 134 miljoen euro) van de industriële partners en leden van de gemeenschappelijke ondernemingen. 5. Voor de gemeenschappelijke ondernemingen werken 414 (2012: 409) vaste en tijdelijke ambtenaren ofwel minder dan 1 % van het totale aantal EU-ambtenaren dat is toegestaan krachtens de algemene begroting van de EU (lijst van het aantal ambten). Details over de gecontroleerde gemeenschappelijke ondernemingen, hun begrotingen en hun personeel zijn te vinden in bijlage I. 6. Terwijl het financiële risico met betrekking tot de gemeenschappelijke ondernemingen beperkt is in verhouding tot de totale EU-begroting, is het reputatierisico voor de Unie hoog: zij vormen een belangrijk instrument bij de uitvoering van de onderzoeksstrategie met Euratom een samenwerkingsovereenkomst inzake beheerste kernfusie hebben gesloten en de wens te kennen hebben gegeven lid te worden (per 31 december 2013: Zwitserland). 2 3 De begrotingsraming omvat de vastleggingskredieten (definitieve begroting). De significante daling in vergelijking met 2012 is hoofdzakelijk afkomstig van F4E, waar de begrotingsraming verminderde van miljoen euro in 2012 tot miljoen euro in Die daling houdt verband met het feit dat in 2012 een belangrijke fase van het ITER-project werd ingezet.

5 5 van de EU en door hun publiek-private partnerschappen hebben zij een grote zichtbaarheid bij de bedrijfstakken waarmee zij samenwerken. TOELICHTING BIJ DE OORDELEN VAN DE REKENKAMER 7. De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat analytische controleprocedures, toetsing van verrichtingen op het niveau van de gemeenschappelijke onderneming en een beoordeling van de essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen. Hierbij komt nog informatie uit het werk van andere controleurs en een analyse van de management representations en jaarlijkse activiteitenverslagen. Bij de controle over 2013 werd met name de nadruk gelegd op de controles achteraf. CONTROLERESULTATEN Oordelen over de betrouwbaarheid van de rekeningen 8. De definitieve jaarrekeningen van alle gemeenschappelijke ondernemingen geven op alle materiële punten een getrouw beeld van hun financiële situatie per 31 december 2013 en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke financiële reglementen en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen 9. Naar het oordeel van de Rekenkamer waren de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekeningen voor het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig bij vier (F4E, Clean Sky, FCH en Sesar) van de zeven gemeenschappelijke ondernemingen. 10. Voor de gemeenschappelijke onderneming Artemis werd de controle van de projectkostendeclaraties in het kader van de geldende administratieve akkoorden gedelegeerd aan de nationale financieringsinstanties (NFI s). Artemis ontving van de NFI s controleverslagen maar beoordeelde de kwaliteit van deze controles niet systematisch. Bovendien ontving de onderneming niet van alle NFI s informatie over de

6 6 controlestrategieën. Zij was derhalve niet in staat, te beoordelen of de controles achteraf voldoende zekerheid bieden ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Daarom concludeerde de Rekenkamer dat op basis van de beschikbare informatie over de tenuitvoerlegging van de strategie van de gemeenschappelijke onderneming voor controle achteraf niet kan worden vastgesteld of dit essentiële controle-instrument doeltreffend werkt 4. Voor Artemis werd een oordeel met beperking 5 afgegeven omdat er onvoldoende geschikte controle-informatie was als grondslag voor een oordeel en omdat de mogelijke gevolgen van materieel belang maar niet van diepgaande invloed worden geacht Voor de gemeenschappelijke onderneming Eniac wordt in de administratieve overeenkomsten tussen Eniac en de NFI s van de lidstaten bepaald dat de NFI s in beginsel controles namens de gemeenschappelijke onderneming verrichten. In de strategie voor controle achteraf van de gemeenschappelijke onderneming wordt sterk op de NFI s vertrouwd voor de controle van kostendeclaraties. In 2013 verrichtte de gemeenschappelijke onderneming een beperkte beoordeling van de kostendeclaraties, maar dit omvatte geen controles en verschafte geen zekerheid over de regelmatigheid van de onderzochte kostendeclaraties. Bijgevolg concludeerde de Rekenkamer dat op basis van de beschikbare informatie over de tenuitvoerlegging van de strategie van de gemeenschappelijke onderneming voor controle achteraf niet kan worden vastgesteld of Als reactie op deze opmerking heeft Artemis in 2014 samen met de gemeenschappelijke onderneming Eniac een gezamenlijk actieplan gestart om deze beperking van het oordeel te verhelpen. Tot september 2014 had Artemis drie nationale financieringsinstanties bezocht. De Rekenkamer geeft een oordeel met beperking af wanneer de controleur voldoende passende controle-informatie heeft verzameld en concludeert dat onjuiste opgaven of gevallen van niet-naleving van materieel belang maar niet algemeen zijn in de jaarrekening of de onderliggende verrichtingen. Hetzelfde gebeurt wanneer de controleur niet in staat is voldoende passende controle-informatie te verzamelen als basis voor een oordeel en de mogelijke impact daarvan op de jaarrekening of de onderliggende verrichtingen van materieel belang maar niet algemeen is (zie de paragrafen 11 en 12). Van diepgaande invloed zijn effecten die, naar het oordeel van de controleur, niet beperkt zijn tot specifieke elementen, rekeningen of posten in de financiële staten of, indien zij wel daartoe beperkt zijn, een substantieel deel van de financiële staten vertegenwoordigen.

7 7 deze essentiële controle doeltreffend werkt 7. De Rekenkamer gaf voor Eniac een oordeel met beperking af omdat er onvoldoende geschikte controle-informatie was als grondslag voor een oordeel en omdat de mogelijke gevolgen van materieel belang maar niet van diepgaande invloed worden geacht. 12. Overeenkomstig haar strategie voor controle achteraf verrichtte de gemeenschappelijke onderneming IMI een tweede reeks van 40 controles, waarvan er per juni waren afgerond. Het foutenpercentage dat bij deze controles aan het licht kwam, bedroeg 2,3 % Voor IMI werd een oordeel met beperking afgegeven omdat er toereikende geschikte controle-informatie was als grondslag voor een oordeel en omdat de mogelijke gevolgen van materieel belang, maar niet van diepgaande invloed worden geacht 9. Toelichtende paragraaf over de EU-bijdrage in de projectkosten van ITER Voor F4E werd de EU-bijdrage aan de bouwfase van ITER in 2010 door de Raad vastgesteld 11 op 6,6 miljard euro. Dit bedrag is onderhevig aan significante risico s op verhoging, met name door veranderingen in de reikwijdte van de projectresultaten en door het huidige tijdpad, dat als onrealistisch wordt beschouwd. In november 2013 schatte de gemeenschappelijke onderneming het tekort tot de afronding van de aanlegfase van het project op 290 miljoen euro. Het uitlopen van de aanlegfase van het project werd ten tijde Als reactie op deze opmerking heeft Eniac in 2014 samen met Artemis een gezamenlijk actieplan gestart om deze beperking van het oordeel te verhelpen. Tot september 2014 had Eniac drie nationale financieringsinstanties bezocht. Bij de vorige reeks controles achteraf werd een foutenpercentage ontdekt van 5,8 %. In reactie op deze opmerking bleef IMI de fouten melden aan de gecontroleerde begunstigden en de gewenste follow-upmaatregelen nemen. Daarnaast bleef IMI concrete preventieve maatregelen treffen om het risico van fouten in de kostendeclaraties van begunstigden in de toekomst te beperken (bijv. het veelvuldig organiseren van financiële workshops voor deelnemers, de regelmatige actualisering van de financiële richtsnoeren van IMI voor deelnemers). Daarnaast ging MI verder met de uitvoering van een intensief jaarprogramma van controles achteraf. Een toelichtende paragraaf wordt gebruikt om de aandacht van de lezer te vestigen op een punt dat niet materieel onjuist is vermeld in de rekeningen maar wel dermate belangrijk is dat het voor de gebruiker van essentieel belang is om de rekeningen te begrijpen. Conclusie van de Raad van 7 juli 2010 (ref /10) over de status van ITER.

8 8 van de controle (april 2014) door de gemeenschappelijke onderneming op minstens 30 maanden geschat. Met betrekking tot deze risico s heeft de gemeenschappelijke onderneming nog geen systeem op contractniveau ingevoerd om de kostenafwijkingen regelmatig te controleren en evenmin heeft zij de waardering van haar bijdrage aan het ITER-project bijgewerkt, afgezien van de afronding van de aanlegfase. Opmerkingen die niets afdoen aan de oordelen van de Rekenkamer 14. De Rekenkamer maakte 55 opmerkingen (2012: 45) met betrekking tot alle gemeenschappelijke ondernemingen om de aandacht te vestigen op belangrijke zaken. Een overzicht van de gemaakte opmerkingen is te vinden in bijlage II. De meest voorkomende opmerkingen worden hierna samengevat. Presentatie van de rekeningen 15. Voor F4E wordt in de toelichting bij de financiële staten onder aanbestedingsregelingen voor de internationale organisatie ITER (ITER IO) de mate van voortgang van de lopende werkzaamheden niet aangegeven, hoewel deze informatie essentieel is om de stand van zaken weer te geven van de verrichte activiteiten inzake de met ITER IO overeengekomen aanbestedingsregelingen. Begrotings- en financieel beheer 16. De opmerkingen in deze rubriek betreffen twee terreinen: uitvoeringsgraad van de begroting: voor de vastleggingskredieten lag deze tussen 90 % en 100 % en voor de betalingskredieten tussen 57 % en 100 %. Voor Artemis bedroeg de uitvoeringsgraad van de betalingskredieten 69 %, hetgeen goeddeels wordt verklaard door vertraging in de administratieve regelingen die met de lidstaten werden aangegaan voor projectuitvoering; voor FCH is de uitvoeringsgraad van 57 % het resultaat van uitstel bij de financiering van drie projecten; oproepen tot het indienen van voorstellen en projectuitvoering: het gemiddelde tijdsverloop tussen de oproep tot het indienen van voorstellen voor 2013 en de ondertekening van de subsidieovereenkomsten was voor Clean Sky negen maanden

9 9 (tegenover twaalf maanden in 2012). Bij Artemis is momenteel voor de oproepen tot het indienen van voorstellen slechts 49 % vastgelegd (50,2 % per 31 december 2012) van de totale beschikbare begroting voor beleidsuitgaven over de hele looptijd van de gemeenschappelijke onderneming (tien jaar vanaf 2007). Internebeheersingsmaatregelen 17. Controles achteraf zijn voor de gemeenschappelijke ondernemingen een belangrijk instrument om te garanderen dat de kostendeclaraties van begunstigden en/of partners subsidiabel en juist zijn. Alle ondernemingen hebben een strategie vastgesteld voor controle achteraf; vijf ervan hebben de uitvoering van die controles uitbesteed aan onafhankelijke eterne accountantskantoren. In drie gevallen (zie de paragrafen 10 12) gaf de Rekenkamer een oordeel met beperking af wegens de ontoereikendheid van de uitvoering van de strategie voor controle achteraf of wegens het bij die uitvoering ontdekte foutenpercentage. 18. De internebeheersingssystemen voor F4E zijn nog in ontwikkeling. Met name de aanbestedingsprocedures zijn van essentieel belang voor de uitvoering van het ITERproject door F4E. Deze procedures moeten meer op basis van mededinging verlopen. Wat betreft de subsidies werd per oproep gemiddeld slechts één voorstel ontvangen, evenals in De monitoring en rapportage van onderzoeksresultaten is vastgelegd in het zevende kaderprogramma (KP7) waarin een monitoring- en rapportagesysteem is vastgesteld betreffende de bescherming, verspreiding en overdracht van controleresultaten. In de subsidieovereenkomsten die de gemeenschappelijke ondernemingen sloten met leden en andere begunstigden hebben zij specifieke bepalingen opgenomen met betrekking tot de intellectuele eigendomsrechten en de verspreiding van onderzoeksactiviteiten en resultaten. De gemeenschappelijke ondernemingen houden wel toezicht op de toepassing van deze bepalingen in verschillende fasen van de gefinancierde projecten, maar verscheidene van hen dienen de wijze waarop de resultaten van hun toezicht worden gerapporteerd verder te ontwikkelen.

10 De meeste gemeenschappelijke ondernemingen voorkomen belangenconflicten door het vaststellen van specifieke regels en het ontwikkelen van instrumenten voor de documentatie van alle desbetreffende informatie. Artemis heeft echter nog geen alomvattende schriftelijke procedure ontwikkeld om belangenconflicten aan te pakken. 21. De Commissie verrichtte haar tweede tussentijdse evaluatie in 2013 en begin Zij beoordeelde voor alle gemeenschappelijke ondernemingen (behalve F4E) de relevantie, doelmatigheid, doeltreffendheid en onderzoeksresultaten. De verslagen waren wel positief, maar wezen ook op mogelijkheden voor verdere verbetering. CONCLUSIES 22. Alle gemeenschappelijke ondernemingen stelden betrouwbare rekeningen op, maar voor drie ervan werden voor hun jaarrekening 2013 oordelen met beperking afgegeven ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekeningen. 23. Er is ruimte voor verbetering van de procedures, met name wat betreft de uitvoering van de strategieën voor controle achteraf en, in het geval van F4E, de kostenbeheersingsmechanismen.

11 1 BIJDRAGE I Ontvangsten van de gemeenschappelijke ondernemingen (begrotingsraming, vastgestelde rechten en ontvangen bedragen) en lijst van het aantal ambten GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING Bevoegd DG Beleidsterrein Begroting geraamde ontvangsten (1) Vastgestelde rechten (2) Ontvangen bedragen (3) Lijst van het aantal ambten (4) Begrotingsraming (1) Vastgestelde rechten (2) Ontvangen bedragen (3) Lijst van het aantal ambten (4) DG Artemis 1 CONNECT Onderzoek DG Clean Sky Onderzoek Onderzoek en innovatie DG Eniac 3 CONNECT Onderzoek DG Fusion for energy Onderzoek Onderzoek en innovatie DG Brandstofcellen en Onderzoek waterstof - FCH 5 en innovatie Onderzoek DG Initiatief innovatieve Onderzoek geneesmiddelen - IMI 6 en innovatie Onderzoek Sesar DG MOVE Onderzoek Totaal (1) Begrotingsraming omvat vastleggingskredieten (definitieve begroting). (2) Vastgestelde rechten omvatten goedgekeurde vastleggingen. (3) Ontvangen bedragen omvatten inbreng in contanten van de Europese Commissie gedurende het jaar. (4) Definitieve begroting.

12 1 Opmerkingen van de Rekenkamer in 2013 BIJLAGE II Begrotings- en financieel beheer Essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen van de GO Andere kwesties GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING Begrotingsuitvoering Presentatie van de rekeningen Oproepen tot het indienen van voorstellen Multilaterale kaderovereenkomst Systemen voor interne beheersing en boekhouding Operationele aanbesteding en subsidies Uitvoering strategie voor controle achteraf Interne auditfunctie en de dienst Interne audit van de Commissie Rechtskader Monitoring en rapportage van onderzoeksresultaten Intellectuele eigendomsrechten en industrieel beleid Belangenconflicten Tweede tussentijdse evaluatie van de Commissie Te late betaling ledenbijdrage EU-bijdrage opbouwfase ITER Jaarlijks activiteitenverslag en andere 1 Artemis (1) 2 Clean Sky 3 Eniac (1) 4 Fusion for energy 5 Brandstofcellen en waterstof - FCH (1) Initiatief innovatieve 6 geneesmiddelen - IMI (1) 7 Sesar Subtotalen Totaal (1) Deze opmerkingen zijn opgenomen in het beoordelingsdeel van het verslag.