Mededeling van anonieme gegevens, gecodeerde persoonsgegevens en/of nietgecodeerde persoonsgegevens voor wetenschappelijke doeleinden

Transcriptie

1 Mededeling van anonieme gegevens, gecodeerde persoonsgegevens en/of nietgecodeerde persoonsgegevens voor wetenschappelijke doeleinden Krachtens artikel 5 Kruispuntbankwet 1, kan de Kruispuntbank haar medewerking verlenen aan onderzoeken die nuttig zijn voor de kennis, de conceptie en het beheer sociale zekerheid. Ze doet dit met name door sociale gegevens te verzamelen bij de instellingen van sociale zekerheid en deze vervolgens samen te voegen en aan de betrokken onderzoeksinstellingen mee te delen. Deze nota vormt een handleiding voor onderzoeksinstellingen 2 die voor wetenschappelijke doeleinden een beroep wensen te doen op de diensten Kruispuntbank. Eerst wordt een beschrijving gegeven van het kader waarbinnen de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid op aanvraag gegevens kunnen verstrekken aan onderzoeksinstellingen. Daarna wordt de te volgen procedure geschetst, waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan de elementen die in een gegevensaanvraag dienen te worden opgenomen. De procedure wordt ten slotte geïllustreerd aan de hand van een uitgewerkt voorbeeld. 1. Algemeen kader waarbinnen de Kruispuntbank en de openbare instellingen van sociale zekerheid op aanvraag gegevens kunnen verstrekken aan onderzoeksinstellingen 1.1. De gegevens die onderzoeksinstellingen vanwege de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid wensen te bekomen voor wetenschappelijke doeleinden zijn van uiteenlopende aard. De informatiebehoeften onderzoeksinstellingen kunnen worden opgedeeld volgens twee criteria: enerzijds het aantal instellingen van sociale zekerheid ( bronnen ) die dienen tussen te komen bij de behandeling aanvraag, anderzijds de mogelijkheid tot (her)identificatie van de natuurlijke personen op wie de informatie betrekking heeft. 1 2 Wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank sociale zekerheid gecoördineerde tekst beschikbaar op de website Kruispuntbank. Hoewel in de nota omwille duidelijkheid enkel gesproken wordt over onderzoeksinstellingen, gelden de principes eveneens voor elke andere instantie die voor wetenschappelijke doeleinden nood heeft aan gegevens vanwege de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid. 1

2 Op basis van het eerste criterium kan een onderscheid worden gemaakt tussen informatiebehoeften die volledig door één instelling van sociale zekerheid afgehandeld kunnen worden en informatiebehoeften waarvoor gegevens van verschillende instellingen van sociale zekerheid met elkaar in verband dienen te worden gebracht. Op basis van het tweede criterium kan een onderscheid worden gemaakt tussen anonieme gegevens, gecodeerde persoonsgegevens en niet-gecodeerde persoonsgegevens. Dit onderscheid spruit voort uit de bepalingen Wet Verwerking Persoonsgegevens 3 en haar uitvoeringsbesluit van 13 februari Anonieme gegevens zijn gegevens die niet in verband kunnen worden gebracht met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en dus geen persoonsgegevens zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om totaliserende (geaggregeerde) statistische tabellen, records met betrekking tot natuurlijke personen van wie de kenmerken in dermate grote klassen zijn ingedeeld dat heridentificatie onmogelijk is of gegevens betreffende statistische eenheden andere dan natuurlijke personen (verenigingen zonder winstoogmerk, handelsondernemingen, ). Gecodeerde persoonsgegevens zijn gegevens die slechts door middel van een code in verband kunnen worden gebracht met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dergelijke gegevens kunnen niet door de onderzoeksinstellingen worden teruggebracht tot individuele personen. Het verband met de individuele personen op wie de gegevens betrekking hebben, wordt wel buiten de onderzoeksinstelling bewaard (bij de oorspronkelijke verantwoordelijke voor de verwerking of bij een intermediaire organisatie zie verder), bijvoorbeeld voor follow-up onderzoek of voor verantwoording van het onderzoek. Niet-gecodeerde persoonsgegevens kunnen wél door de onderzoeksinstellingen worden teruggebracht tot individuele personen. Te denken valt aan steekproeven voor enquêtes, personenlijsten voor medisch onderzoek, records met betrekking tot natuurlijke personen van wie de kenmerken voldoende precies beschikbaar zijn om heridentificatie mogelijk te maken, 1.2. De concrete voorwaarden waaronder de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid gegevens voor wetenschappelijke doeleinden kunnen meedelen aan onderzoeksinstellingen verschillen naargelang de aard gegevensbehoefte. Telkens dient te worden nagegaan wat de rol is Kruispuntbank, haar Beheerscomité, het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid en de andere instellingen van sociale zekerheid. 3 4 Wet van 8 december 1992 tot persoonlijke levenssfeer ten opzichte verwerking van persoonsgegevens gecoördineerde tekst beschikbaar op de website Commissie voor de Bescherming Persoonlijke Levenssfeer ( Koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering wet van 8 december 1992 tot persoonlijke levenssfeer ten opzichte verwerking van persoonsgegevens tekst eveneens beschikbaar op de website Commissie voor de Bescherming Persoonlijke Levenssfeer ( 2

3 Aanvraag om anonieme gegevens die kunnen geleverd worden door één enkele instelling van sociale zekerheid Een dergelijke aanvraag wordt steeds ingediend bij de betrokken instelling van sociale zekerheid, wier Beheerscomité beslist of al dan niet op het verzoek wordt ingegaan. Indien haar Beheerscomité het verzoek inwilligt, staat de instelling van sociale zekerheid zelf in voor het anonimiseren persoonsgegevens en het meedelen ervan. De Kruispuntbank, noch haar Beheerscomité, noch het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid dienen derhalve tussen te komen Aanvraag om anonieme gegevens die moeten geleverd worden door meerdere instellingen van sociale zekerheid Een dergelijke aanvraag wordt steeds ingediend bij de Kruispuntbank, wier Beheerscomité beslist of al dan niet op het verzoek wordt ingegaan. Het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid dient daarenboven een advies te formuleren tenzij de aanvraag afkomstig is ministers die de sociale zekerheid onder hun bevoegdheid hebben, de wetgevende kamers, de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Nationale Arbeidsraad, de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de Kleine en Middelgrote Ondernemingen of het Planbureau. Indien haar Beheerscomité het verzoek inwilligt en het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid (voor zover nodig) een positief advies formuleert, staat de Kruispuntbank in voor het verzamelen, koppelen en anonimiseren persoonsgegevens afkomstig betrokken instellingen van sociale zekerheid en het meedelen ervan Aanvraag om gecodeerde persoonsgegevens die kunnen geleverd worden door één enkele instelling van sociale zekerheid Een dergelijke aanvraag wordt steeds ingediend bij de betrokken instelling van sociale zekerheid, wier Beheerscomité beslist of al dan niet op het verzoek wordt ingegaan. De mededeling vergt wel een voorafgaande machtiging van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en gezondheid. Indien haar Beheerscomité het verzoek inwilligt en het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid een machtiging verleent, staat de instelling van sociale zekerheid zelf in voor het coderen persoonsgegevens en het meedelen ervan (de Kruispuntbank en haar Beheerscomité dienen dan niet tussen te komen). De betrokken instelling van sociale zekerheid kan echter ook beslissen om deze taak toe te vertrouwen aan de Kruispuntbank, gelet op haar ervaring en know how. In dat geval wordt de aanvraag doorgestuurd aan de Kruispuntbank, die, na goedkeuring door haar eigen Beheerscomité en machtiging door het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid, instaat voor het coderen persoonsgegevens betrokken instelling van sociale zekerheid en het meedelen ervan. 3

4 In elk geval dit is ongeacht of de codering en de mededeling door de betrokken instelling van sociale zekerheid dan wel door de Kruispuntbank gebeuren dient een kopie aanvraag aan de Kruispuntbank te worden overgemaakt. De Kruispuntbank zal immers ten behoeve van het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid een technisch en juridisch rapport met betrekking tot de aanvraag opstellen Aanvraag om gecodeerde persoonsgegevens die moeten geleverd worden door meerdere instellingen van sociale zekerheid Een dergelijke aanvraag wordt steeds ingediend bij de Kruispuntbank, wier Beheerscomité beslist of al dan niet op het verzoek wordt ingegaan. De mededeling vergt daarenboven een voorafgaande machtiging van het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid, tenzij de aanvraag afkomstig is ministers die de sociale zekerheid onder hun bevoegdheid hebben, de wetgevende kamers, de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Nationale Arbeidsraad, de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de Kleine en Middelgrote Ondernemingen of het Planbureau. Indien haar Beheerscomité het verzoek inwilligt en het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid (voor zover nodig) een machtiging verleent, staat de Kruispuntbank in voor het verzamelen, koppelen en coderen persoonsgegevens afkomstig betrokken instellingen van sociale zekerheid en het meedelen ervan Aanvraag om niet-gecodeerde persoonsgegevens die kunnen geleverd worden door één enkele instelling van sociale zekerheid Een dergelijke aanvraag wordt steeds ingediend bij de betrokken instelling van sociale zekerheid, wier Beheerscomité beslist of al dan niet op het verzoek wordt ingegaan. De mededeling vergt wel een voorafgaande machtiging van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en gezondheid. Indien haar Beheerscomité het verzoek inwilligt en het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid een machtiging verleent, staat de instelling van sociale zekerheid zelf in voor het meedelen niet-gecodeerde persoonsgegevens. De Kruispuntbank en haar Beheerscomité dienen derhalve niet tussen te komen Aanvraag om niet-gecodeerde persoonsgegevens die moeten geleverd worden door meerdere instellingen van sociale zekerheid Een dergelijke aanvraag wordt steeds ingediend bij de Kruispuntbank, wier Beheerscomité beslist of al dan niet op het verzoek wordt ingegaan. De mededeling vergt daarenboven een voorafgaande machtiging van het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid. 4

5 Indien haar Beheerscomité het verzoek inwilligt en het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid een machtiging verleent, staat de Kruispuntbank in voor het verzamelen, koppelen en meedelen niet-gecodeerde persoonsgegevens afkomstig betrokken instellingen van sociale zekerheid Door de tussenkomst Kruispuntbank bij de behandeling van aanvragen om gecodeerde persoonsgegevens die moeten geleverd worden door meerdere instellingen van sociale zekerheid (zie ) wordt de naleving van artikel 10 van het hogervermelde koninklijk besluit van 13 februari 2001 verzekerd. Dat artikel bepaalt immers: Ingeval verscheidene verantwoordelijken voor verwerkingen van persoonsgegevens verzameld voor bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden aan dezelfde derde(n) persoonsgegevens meedelen met het oog op de latere verwerking ervan voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, worden die persoonsgegevens voorafgaand aan die mededeling gecodeerd door een intermediaire organisatie. Het komt tegemoet aan de bekommernis om bij de verwerking van persoonsgegevens voor wetenschappelijke doeleinden het aantal personen die weet hebben identiteit personen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben tot een minimum te beperken. Het is enkel de onafhankelijke intermediaire organisatie die het geheel van gecodeerde persoonsgegevens nog kan herleiden tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de oorspronkelijke verantwoordelijken voor de verwerking van de persoonsgegevens de instellingen van sociale zekerheid die aan het onderzoek hebben meegewerkt, kennen enkel de persoonsgegevens die ze zelf ter beschikking stelden; de onderzoeksinstellingen beschikken ter identificatie betrokkenen dan weer enkel over een inhoudsloze code). Indien de gecodeerde persoonsgegevens kunnen geleverd worden door één enkele instelling van sociale zekerheid (zie ) kan deze laatste zelf instaan voor het coderen. Ze kan deze taak evenwel ook toevertrouwen aan een intermediaire organisatie, zoals de Kruispuntbank. De term intermediaire organisatie wordt in artikel 1, 6, van het hogervermelde koninklijk besluit van 13 februari 2001 gedefinieerd als de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of de openbare overheid, andere dan de verantwoordelijke voor de verwerking niet-gecodeerde gegevens, die voornoemde gegevens codeert De Kruispuntbank dient steeds op één of andere wijze geïnformeerd te worden over elke mededeling die een instelling van sociale zekerheid voor wetenschappelijke doeleinden aan een onderzoeksinstelling verricht, ook al hoeft ze zelf met toepassing hogervermelde principes niet tussen te komen. De Kruispuntbank behoudt aldus een overzicht diverse mededelingen en is daardoor in staat om te beletten dat gegevenskoppelingen, in strijd met hetgeen voorafgaat, door andere instanties dan zijzelf zouden worden verricht. 5

6 2. Voorwaarden waaronder de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid op aanvraag gegevens kunnen verstrekken aan onderzoeksinstellingen Het hogervermelde koninklijk besluit van 13 februari 2001 voert een getrapt systeem in. Onderzoeken dienen in principe verricht te worden aan de hand van anonieme gegevens. Slechts indien een verwerking van anonieme gegevens niet de mogelijkheid biedt om de beoogde wetenschappelijke doeleinden te verwezenlijken, mag gebruik worden gemaakt van gecodeerde persoonsgegevens. Slechts indien ook een verwerking van gecodeerde persoonsgegevens niet de mogelijkheid biedt om de beoogde wetenschappelijke doeleinden te verwezenlijken, mag gebruik worden gemaakt van niet-gecodeerde persoonsgegevens. Er geldt overigens een verbod voor de onderzoeksinstellingen om handelingen te stellen die zouden zijn gericht op het omzetten van anonieme gegevens in (gecodeerde of niet-gecodeerde) persoonsgegevens of van gecodeerde persoonsgegevens in nietgecodeerde persoonsgegevens. Gelet op het voorgaande zullen de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid in principe enkel anonieme gegevens of gecodeerde persoonsgegevens aan onderzoeksinstellingen meedelen. Eerstgenoemden zullen bijzondere aandacht besteden aan het minimaliseren mogelijkheid tot heridentificatie sociaal verzekerden op wie de gegevens betrekking hebben. Om heridentificatie te voorkomen dienen de gegevens die over sociaal verzekerden worden verstrekt voldoende veralgemeend te zijn bijvoorbeeld door het gebruik van voldoende ruime waardenklassen en mag de hoeveelheid te combineren selectiecriteria niet dermate groot zijn dat het aantal entiteiten dat eraan voldoet zeer klein en bijgevolg identificeerbaar is. Niet-gecodeerde persoonsgegevens kunnen, zoals opgemerkt, slechts in uitzonderlijke gevallen worden meegedeeld aan onderzoeksinstellingen, met name indien dit strikt noodzakelijk is voor de realisatie wetenschappelijke doeleinden. Indien de onderzoeksinstelling niet enkel niet-gecodeerde persoonsgegevens vraagt maar ook gecodeerde persoonsgegevens en/of anonieme gegevens, levert de Kruispuntbank de nodige inspanningen om te vermijden dat aan de hand niet-gecodeerde persoonsgegevens de identiteit sociaal verzekerden op wie de gecodeerde persoonsgegevens en/of de anonieme gegevens betrekking hebben, zou kunnen worden achterhaald. De onderlinge verbanden tussen beide soorten gegevens worden alleszins tot een minimum beperkt. De gegevens worden door de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid verstrekt voor specifieke doeleinden inzake wetenschappelijk onderzoek. De onderzoeksinstelling dient deze doeleinden gedetailleerd te omschrijven. De verstrekte gegevens mogen enkel voor deze doeleinden worden gebruikt en dan nog enkel gedurende de vermoedelijke duur van het onderzoek, die de onderzoeksinstelling eveneens vooraf dient mee te delen. 6

7 Na de vermoedelijke duur van het onderzoek of zodra de wetenschappelijke doeleinden zijn gerealiseerd dient de onderzoeksinstelling de meegedeelde gegevens te vernietigen. De onderzoeksinstelling kan evenwel vragen dat de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid de betrokken gegevens nog gedurende een bepaalde periode bijhouden, met het oog op een verantwoording onderzoeksresultaten of follow-up onderzoek. Gegevensaanvragen gericht aan de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid zijn slechts ontvankelijk indien ze in hoofdzaak betrekking hebben op gegevens die de instellingen van sociale zekerheid hebben verkregen sociaal verzekerden, hun werkgevers of andere instellingen van sociale zekerheid en deze gegevens op het ogenblik aanvraag opgenomen zijn in databanken die geïntegreerd zijn in het netwerk sociale zekerheid. Aanvragen om gegevens die de instellingen van sociale zekerheid zelf betrekken uit databanken buiten het netwerk sociale zekerheid en waaraan zij geen toegevoegde waarde verlenen, dienen rechtstreeks te worden gericht aan de beheerder betrokken databank. Overigens mag een aanvraag in geen geval rechtstreeks worden gericht aan een eventuele onderaannemer van informaticawerken. De kosten die het verzamelen, koppelen, coderen, gegevens met zich brengt voor de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid worden gedragen door de onderzoeksinstellingen. Deze kosten worden berekend aan de hand door het Beheerscomité Kruispuntbank vastgelegde financieringsprincipes, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen enerzijds de personeelsprestaties en de direct toewijsbare specifieke kosten (deze worden berekend aan kostprijs) en anderzijds de kosten elektronische berichten (deze worden berekend door vermenigvuldiging van het aantal te betalen berichten met de eenheidsprijs per bericht). De mededeling van gegevens door de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid gebeurt na het sluiten van een overeenkomst tussen de betrokken instelling en de onderzoeksinstelling; in deze overeenkomst worden de in deze nota vermelde principes vastgelegd. De Kruispuntbank mag gecodeerde persoonsgegevens aard overigens slechts meedelen nadat ze, overeenkomstig artikel 13 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001, in het bezit werd gesteld van het door de Commissie voor de Bescherming Persoonlijke Levenssfeer uitgereikte ontvangstbewijs door de onderzoeksinstelling verrichte aangifte verwerking voor wetenschappelijke doeleinden. De door de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid verstrekte gegevens mogen door de onderzoeksinstelling onder geen beding worden doorgegeven aan derden. Van dit principe kan enkel worden afgeweken indien de onderzoeksinstelling in haar vraag om informatie de noodzaak doorgave aan derden aantoont en verantwoordt in functie van het gespecificeerde wetenschappelijk onderzoek. In dat geval zijn de derden aan wie de informatie wordt doorgegeven, gehouden door dezelfde voorwaarden die gelden voor de onderzoeksinstelling en wordt tussen de derde en de onderzoeksinstelling een overeenkomst gesloten die de in deze nota vermelde principes vastlegt. 7

8 De niet-naleving hierboven vermelde principes door de onderzoeksinstelling kan niet alleen verbintenisrechtelijk worden gesanctioneerd, maar evenzeer strafrechtelijk op basis strafbepalingen vervat in het Sociaal Strafwetboek en in de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De controle op het gebruik door de Kruispuntbank meegedeelde gegevens gebeurt door het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid onder de voorwaarden bepaald in de Kruispuntbankwet. 3. Voorwaarden waaronder de Kruispuntbank en de instellingen van sociale zekerheid kunnen meewerken aan onderzoeken gerealiseerd aan de hand van een bevraging proefpersonen Krachtens artikel 5, 2, Kruispuntbankwet gebruikt de Kruispuntbank de door haar verzamelde sociale gegevens eveneens voor het bepalen doelgroep van onderzoeken die worden verricht aan de hand van een bevraging proefpersonen. Deze bevraging geschiedt in principe door de Kruispuntbank in opdracht onderzoeksinstelling, zonder dat persoonsgegevens met betrekking tot de proefpersonen aan de onderzoeksinstelling worden meegedeeld, en na advies van het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid, tenzij het onderzoek wordt verricht door of in opdracht ministers die de sociale zekerheid onder hun bevoegdheid hebben, de Wetgevende Kamers, de openbare instellingen van sociale zekerheid, de Nationale Arbeidsraad, de Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de Kleine en Middelgrote Ondernemingen of het Planbureau. De vragenlijst wordt bij de aanvraag tot advies gevoegd. In concreto zal de Kruispuntbank op basis instructies onderzoeksinstelling de doelgroep van het onderzoek bepalen, de identiteit betrokken proefpersonen opzoeken en hen vervolgens een door de onderzoeksinstelling ter beschikking gesteld blanco-enquêteformulier overmaken. De proefpersonen bepalen vervolgens zelf of en in welke mate ze de vragen beantwoorden en de antwoorden aan de onderzoeksinstelling overmaken. Door deze werkwijze komt de onderzoeksinstelling de identiteit proefpersonen slechts te weten indien deze daar zelf uitdrukkelijk voor kiezen. Indien de onderzoeksinstelling het echter in uitzonderlijke gevallen noodzakelijk acht om zelf de enquête te verrichten bij de proefpersonen (en ze de Kruispuntbank derhalve verzoekt om de mededeling van hun identiteit) dient het sectoraal comité van de sociale zekerheid en gezondheid vooraf een machtiging te verlenen vermits het dan een mededeling van persoonsgegevens betreft. De vragenlijst wordt bij de aanvraag tot machtiging gevoegd. In elk geval dit is ongeacht of de bevraging door de Kruispuntbank of door de onderzoeksinstelling gebeurt wordt elke te ondervragen persoon vooraf op de hoogte gesteld van het doel enquête, de vermoedelijke omvang, duur en inhoud ervan, alsook van het recht om de deelname eraan te weigeren. 8

9 Daarenboven moet het voor de betrokkenen afdoende duidelijk zijn dat een eventuele niet-deelname aan de enquête op geen enkele wijze van invloed kan zijn op hun socialezekerheidsstatuut. De informatie die wordt meegedeeld aan de te ondervragen persoon wordt eveneens aan de Kruispuntbank meegedeeld. Bij de publicatie onderzoeksresultaten wordt de nodige anonimiteit verzekerd. 4. Procedure Vooreerst onderzoekt de Kruispuntbank op een algemene wijze of de aanvraag beantwoordt aan de richtlijnen ze nota. Indien de behoeftenanalyse vervat in de aanvraag niet voldoende is, zal ze door de Kruispuntbank worden aangepast, evenwel op kosten onderzoeksinstelling. De Kruispuntbank gaat vervolgens, eventueel in overleg met de instanties die als authentieke bron over de nodige persoonsgegevens beschikken (instellingen van sociale zekerheid dan wel andere overheidsdiensten en openbare instellingen), na of de aanvraag technisch en organisatorisch realiseerbaar is en brengt de onderzoeksinstelling van haar bevindingen op de hoogte binnen een termijn van twee maanden na ontvangst aanvraag. Het overlegprincipe geldt eveneens wanneer de informatie niet rechtstreeks bij de authentieke bronnen zelf gehaald wordt maar uit het door bepaalde instellingen van sociale zekerheid en andere overheidsdiensten en openbare instellingen gevoede datawarehouse 5. De betrokken instellingen van sociale zekerheid beslissen of ze al dan niet zullen meewerken aan het onderzoek. Bij akkoord om mee te werken aan het onderzoek bezorgen ze aan de Kruispuntbank een opgave kosten die het uitvoeren aanvraag voor hen zal meebrengen. In een volgende fase stelt de Kruispuntbank aan de onderzoeksinstelling een algemene kostenopgave voor met een vraag om akkoord. In voorkomend geval buigt het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid zich over de aanvraag. Indien het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid de machtiging weigert dan wel een ongunstig advies 5 Het datawarehouse behelst een samenwerkingsverband tussen de Kruispuntbank, de RVA, de RSZ, het RSVZ, het RIZIV, de RKW, de RSZPPO, het FAO, het FBZ, het NIC, de POD Maatschappelijke Integratie, de vereniging zonder winstoogmerk SIGEDIS, de PDOS, de RVP, de FOD Sociale Zekerheid en VDAB/FOREM/ACTIRIS/ADG. Het beoogt de koppeling van gegevens afkomstig ze instanties. Tevens kan het aangewend worden om statistieken op te stellen die niet door één enkele instelling van sociale zekerheid kunnen worden berekend. Het datawarehouse bevindt zich fysiek in de lokalen vereniging zonder winstoogmerk SmalS. Het Steunpunt WSE (KU Leuven), het CESO (KU Leuven) en het Centre METICES (ULB) verlenen wetenschappelijke ondersteuning. Het beheer van het datawarehouse werd toevertrouwd aan de Kruispuntbank. 9

10 verstrekt, wordt dit meegedeeld aan de onderzoeksinstelling met de vraag om de aanvraag te wijzigen of in te trekken. Indien het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid een machtiging verleent dan wel een gunstig advies verstrekt, wordt de aanvraag voorgelegd aan het Beheerscomité Kruispuntbank. Binnen de maand na de vereiste goedkeuring door het Beheerscomité wordt in overleg met de betrokken instellingen van sociale zekerheid en de onderzoeksinstelling een planning opgesteld voor de uitvoering werkzaamheden. Er wordt voorts een overeenkomst opgesteld tussen de onderzoeksinstelling en de Kruispuntbank. Na de ondertekening ze overeenkomst door de betrokken partijen stelt de Kruispuntbank een verdere interne analyse op, waarin ze verder ingaat op de technische uitwerking aanvraag. Ten slotte worden de gegevens ingezameld (of uit het datawarehouse en sociale gehaald), verwerkt en aan de onderzoeksinstelling overgemaakt. 5. Inhoud van een gegevensaanvraag 5.1. Beschrijving onderzoeksinstelling die de aanvraag indient De onderzoeksinstelling dient zichzelf in de aanvraag duidelijk en afdoende voor te stellen. Indien het wetenschappelijk onderzoek uitgevoerd wordt in opdracht van een derde instantie, dient ook deze vermeld te worden. Meer bepaald dienen de volgende inlichtingen te worden verschaft, zowel betreffende de onderzoeksinstelling als betreffende de opdrachtgever: naam, adres, telefoonnummer en adres. Ook de identiteit natuurlijke personen die het wetenschappelijk onderzoek zullen uitvoeren, dient te worden meegedeeld Beschrijving van het wetenschappelijk onderzoek De onderzoeksinstelling dient op een gedetailleerde wijze de doelstellingen van het wetenschappelijk onderzoek te beschrijven en aan te tonen dat dit onderzoek nuttig is voor de kennis, de conceptie en het beheer sociale zekerheid en dat de gevraagde gegevens nodig zijn om dit onderzoek te verrichten. Indien het wetenschappelijk onderzoek kadert in een groter onderzoek of project, dient het duidelijk gesitueerd te worden binnen het grotere geheel. Indien, bijvoorbeeld, in opdracht EU een onderzoek wordt uitgevoerd in iedere lidstaat en het Belgische luik wordt uitbesteed aan een bepaalde universiteit, dan dient die universiteit bij haar aanvraag aan de Kruispuntbank een uitvoerige beschrijving te geven van het Belgische luik van het onderzoek en een kortere beschrijving van het globale EU-onderzoek. Er dient uitdrukkelijk te worden vermeld dat het onderzoek kadert in een Europees project met hetzelfde onderwerp en dat dit onderzoek in iedere lidstaat wordt uitgevoerd Beschrijving gevraagde gegevens 10

11 Toepassingsgebied. De onderzoeksinstelling dient aan te geven op welke sociaal verzekerden de gevraagde gegevens betrekking dienen te hebben. Ze dient duidelijk te vermelden of ze gegevens wenst aangaande een volledige populatie of aangaande een steekproef. Indien de aanvraag betrekking heeft op een steekproef van sociaal verzekerden, dient te worden beschreven op welke manier en aan de hand van welke parameters deze steekproef dient te worden getrokken. Gegevens. De gewenste gegevens dienen in de aanvraag te worden opgenomen aan de hand van volgende tabel. benaming gegeven enz. beschrijving gegeven leverende instantie benaming gegevensbank mogelijke waarden In de eerste kolom staat de benaming van het betrokken gegeven (in voorkomend geval gaat het om de specifieke benaming toegekend door de leverende instantie). In de tweede kolom dient dit gegeven op een heldere en beknopte wijze nader omschreven te worden (onder meer om het sectoraal comité sociale zekerheid en gezondheid in staat te stellen om na te gaan of het gegeven wel degelijk nuttig of noodzakelijk is om het vooropgestelde doeleinde te verwezenlijken), tenzij de betekenis van het gegeven vanzelfsprekend is (dit is niet het geval indien in de eerste kolom de specifieke benaming toegekend door de leverende instantie wordt vermeld). Behalve indien zij de herkomst van het gegeven niet kent, is de onderzoeksinstelling ertoe gehouden om in de derde kolom te vermelden bij welke instantie het gegeven terug te vinden is. In de vierde kolom vermeldt de onderzoeksinstelling de benaming gegevensbank waarin het betrokken gegeven kan worden teruggevonden (bijvoorbeeld DMFA, DIMONA, ARZA, datawarehouse, ), tenzij ze daar niet van op de hoogte is. De vijfde kolom, ten slotte, geeft op een gedetailleerde en volledige wijze weer welke verschillende categorieën of mogelijke waarden het gegeven kan aannemen; deze kolom dient verplicht te worden ingevuld. Ter persoonlijke levenssfeer betrokkenen (in het bijzonder om de kans op hun heridentificatie te beperken) worden bepaalde gegevens enkel in klassen meegedeeld, in het bijzonder de gegevens over de nationaliteit, de leeftijd, de lonen en de uitkeringen. Ook voor de andere gegevens wordt echter, indien mogelijk, de voorkeur gegeven aan een indeling in klassen. Voorbeeld Nationaliteit Belg EU-burger maar geen Belg Geen burger EU 11

12 Leeftijd (klassen van 5 jaar) Brutomaandloon (klassen van minstens 125) jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar Motivering. Per gegeven dient te worden aangeduid waarom het noodzakelijk is voor het verwezenlijken van het wetenschappelijk onderzoek Frequentie. De onderzoeksinstelling dient mee te delen of het onderzoek eenmalig is dan wel herhaald zal worden Termijn. De onderzoeksinstelling dient de gebruiksduur gevraagde gegevens te specificeren Derden. De onderzoeksinstelling dient de Kruispuntbank in kennis te stellen identiteit eventuele derden aan wie de gegevens dienen te worden doorgegeven in het kader van het beschreven wetenschappelijk onderzoek Timing. De aanvraag dient melding te maken van het tijdstip waarop het onderzoek dient uitgevoerd te zijn. 6. Uitgewerkt voorbeeld Een onderzoeksinstelling wenst een onderzoek uit te voeren aangaande de inschakeling op de van personen die een werkervarinsgproject of werkervaringsprogramma hebben gevolgd (Vlaamse tewerkstellingsmaatregel WEP+) of Aide à la Promotion de l Emploi hebben ontvangen (Waalse tewerkstellingsmaatregel APE). Hiervoor is een koppeling vereist van persoonsgegevens afkomstig van het Vlaams Subsidieagentschap Werk en Sociale Economie, de Waalse dienst voor arbeidsbemiddeling FOREM en het datawarehouse. Het betreft gegevens over individuen. De uiteindelijke mededeling door de Kruispuntbank zal betrekking hebben op gecodeerde persoonsgegevens. De aanvraag dient als volgt te worden geformuleerd. 12

13 6.1. Beschrijving onderzoeksinstelling die de aanvraag indient Naam onderzoeksinstelling: Departement Sociale Economie Faculteit Economie Universiteit Y Adres: vermelding van het adres Contactgegevens: vermelding contactgegevens (telefoon, ) Het Departement is gespecialiseerd in het voeren van studies Beschrijving van het wetenschappelijk onderzoek Het onderzoek zal uitgevoerd worden door de heer A, wetenschappelijk medewerker van het Departement Sociale Economie Faculteit Economie. Promotor van dit project is Professor Dr. B. Het doel ze gegevensaanvraag is het onderzoeken effectviteit gewestelijke tewerkstellingsmaatregelen WEP+ en APE. De Vlaamse tewerkstellingsmaatregel WEP+ moet werklozen helpen een job te vinden in het reguliere arbeidscircuit. Een tewerkstelling in het kader van WEP+ voorziet een tewerkstelling in combinatie met een opleiding op de werkvloer. De Waalse tewerkstellingsmaatregel APE beoogt eveneens een vlottere herinschakeling op de van werkzoekenden, via een systeem van loonkostsubsidies. De aanwerving moet gebeuren naar aanleiding van een project dat een onderneming wil starten en dat past in één grote gewestelijke ontwikkelingsdoelstellingen zoals hernieuwbare energie, het installeren van nieuwe communicatietechnologieën, enz. De onderzoekers willen in de eerste plaats nagaan of personen die een dergelijke maatregel hebben genoten effectief uitstromen naar het reguliere arbeidscircuit. Binnen de groep die een job gevonden hebben, wordt dan nagegaan wat de aard van de tewerkstelling is, zoals de sector en de grootte werkgever. Tevens wordt nagegaan wat het profiel is personen die een dergelijke maatregel genieten. Om deze gegevensaanvraag te kunnen uitvoeren, moeten er gegevens worden gekoppeld afkomstig van het Vlaams Subsidieagentschap Werk en Sociale Economie (VSAWSE), van FOREM en van het datawarehouse Beschrijving gevraagde gegevens Toepassingsgebied Voor de uitvoering van het onderzoek moeten het VSAWSE en het FOREM elk een steekproef trekken, respectievelijk van personen die de maatregel WEP+ hebben genoten en van personen die de maatregel APE hebben genoten. Voor deze populaties delen het VSAWSE en het FOREM persoonsgegevens mee aan de Kruispuntbank, die instaat voor het koppelen ze persoonsgegevens met de persoonsgegevens van het datawarehouse. 13

14 Gegevens Gegevens afkomstig van het VSAWSE: benaming gegeven Begindatum van contract Einddatum van contract KBO-nummer werkgever NACE-code beschrijving gegeven de begindatum van het WEP+ contract de einddatum van het WEP+ contract ondernemingsnummer werkgever de activiteitssector werkgever leverende instantie benaming gegevensbank VSAWSE / mogelijke waarden Jaar en maand VSAWSE / jaar en maand VSAWSE / VSAWSE / eerste cijfers twee Gegevens afkomstig van FOREM: benaming gegeven Begindatum APE-prestaties Einddatum APE-prestaties KBO-nummer werkgever Categorie werkzoekende beschrijving gegeven de datum waarop de APE-prestaties starten de datum waarop de APE-prestaties eindigen ondernemingsnummer werkgever leverende instantie benaming gegevensbank mogelijke waarden FOREM / jaar en maand FOREM / jaar en maand FOREM / FOREM / 3 categorieën: artikel 7, 8 en 9 14

15 Gegevens afkomstig uit het datawarehouse () : benaming gegeven Leeftijdsklasse Geslacht NISgemeentecode Socioeconomische positie KBO-nummer werkgever Type werkgever Arbeidsregime Omvang onderneming NACE-code beschrijving gegeven Woonplaatscode NIS-gemeentecode woonplaats werkloze de socioeconomische positie op basis nomenclatuur socioeconomische positie ondernemingsnummer werkgever de sector van de werkgever het arbeidsregime belangrijkste job het aantal werknemers in de onderneming de activiteitssector onderneming leverende instantie Rijksregister en KSZ-registers Rijksregister en KSZ-registers Rijksregister en KSZ-registers RSZ RSZ RSZ RSZ benaming gegevensbank mogelijke waarden 1: : : : privé 2: publiek F: voltijds P: deeltijds S: speciaal I: onbepaald 1: 1-4 2: : : : : 500 of meer eerste cijfers twee 15

16 Arbeidsregime Loon voltijds of deeltijds de bruto maandwedde RSZ RSZ 1: voltijds 2: deeltijds 1: < 500 2: : : : : : : : > 3125 Deze persoonsgegevens worden meegedeeld voor de acht kwartalen die volgen op de uitstroom uit WEP+ of APE. De Kruispuntbank staat in voor de koppeling gegevens en voor de codering identificatienummers van personen en werkgevers Motivering De gegevens van het Vlaams Subsidieagentschap Werk en Sociale Economie bevatten informatie over de periode waarin de tewerkstellingsmaatregel werd uitgevoerd. Deze maatregel kan een invloed hebben op de tewerkstellingskansen betrokkenen. Daarnaast worden het gecodeerd werkgeversnummer en de NACE-code werkgever meegedeeld. De NACE-code geeft een zicht op de sector van tewerkstelling in het kader van een maatregel WEP+. Op basis van het gecodeerd werkgeversnummer kan nagegaan worden of de personen die de WEP+ maatregel hebben ondergaan al dan niet achteraf aangeworven worden door dezelfde werkgevers, door koppeling met de persoonsgegevens uit het datawarehouse. De gegevens van het FOREM bevatten eveneens de begin- en einddatum periode waarin de tewerkstellingsmaatregel (APE) van kracht is. Deze kan een invloed hebben op de tewerkstellingskansen betrokkenen. Ook hier wordt het gecodeerd werkgeversnummer meegedeeld, om dezelfde redenen als bij de populatie WEP+. De categorie werkzoekende verklaart welke categorieën vooral ze maatregel gebruik maken en welke categorieën achteraf meer instromen in een duurzame tewerkstelling. De persoonskarakteristieken leeftijdsklasse, geslacht en woonplaatscode zijn noodzakelijk voor het bepalen van het profiel begunstigden van een maatregel WEP+ of APE. De variabele socio-economische positie duidt per kwartaal het socioeconomisch statuut betrokkene aan (werkend, werkloos, arbeidsongeschikt, ). 16

17 Het type werkgever, de plaats van tewerkstelling, de omvang onderneming, de NACE-code, het arbeidsregime en het loon zijn noodzakelijk om een inzicht te krijgen in het soort werk dat de betrokkene heeft gevonden na de maatregel. Het gecodeerd werkgeversnummer wordt gevraagd voor de hierboven vermelde reden, namelijk. het nagaan of de werkgever die de betrokkene aanwerft na het verloop maatregel, dezelfde is als deze die de betrokkene tewerkgesteld heeft tijdens de maatregel Frequentie Het onderzoek wordt slechts één maal uitgevoerd Termijn De gegevens zullen door de onderzoekers worden bewaard tot 1 februari 2014 (de einddatum van het onderzoek) en daarna worden vernietigd. De gegevens moeten door de Kruispuntbank bewaard worden tot 30 juni Timing Het onderzoek moet klaar zijn tegen 1 februari Naleven van wettelijke en reglementaire bepalingen De onderzoeksinstellingen worden er op gewezen dat ze bij de verwerking van persoonsgegevens steeds dienen in te staan voor het naleven bepalingen Wet Verwerking Persoonsgegevens, haar uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001, de Kruispuntbankwet en elke andere wettelijke of reglementaire bepaling tot persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen. 8. Taal Gegevensaanvragen dienen in het Nederlands en/of het Frans te worden opgesteld. 17