Xtrackers II. Beleggingsvennootschap met veranderlijk kapitaal naar Luxemburgs recht

Transcriptie

1 Xtrackers II Beleggingsvennootschap met veranderlijk kapitaal naar Luxemburgs recht Maatschappelijke zetel: 49, Avenue J.F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, Groothertogdom Luxemburg R.C.S. Luxembourg B (de Vennootschap ) Belangrijk bericht aan de aandeelhouders Informatie over gegevensbescherming in overeenstemming met de Europese algemene verordening gegevensbescherming Geachte aandeelhouder, De volgende informatie geeft u een overzicht van de manier waarop wij en derden uw persoonsgegevens kunnen verwerken en van uw rechten volgens de gegevensbeschermingswetgeving. De specifieke soorten verwerkte gegevens en de manier waarop ze worden verwerkt, worden in grote mate bepaald door de diensten die worden aangevraagd of overeengekomen. 1. Wie wij zijn Xtrackers II (de 'Vennootschap') is een instelling voor collectieve belegging in overdraagbare effecten (icbe) krachtens Deel I van de Luxemburgse wet van 17 december 2010 betreffende instellingen voor collectieve belegging, zoals gewijzigd (de 'Icbe-wet'), met maatschappelijke zetel op het adres 49, Avenue J.F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, Groothertogdom Luxemburg. De Vennootschap is een verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens die wij in verband met onze activiteiten verwerken. In dit bericht zijn verwijzingen naar 'we', 'wij', 'ons' en 'onze' verwijzingen naar de Vennootschap. Dit bericht geldt zowel voor u als voor derden over wie u in het kader van onze relatie met u informatie aan ons verstrekt. Gelieve een kopie van dit bericht te bezorgen aan enige derden van wie u persoonsgegevens aan ons verstrekt. Wij kunnen dit bericht van tijd tot tijd actualiseren en wij zullen u schriftelijk op de hoogte brengen van eventuele veranderingen die wij aanbrengen. Als belegger behoudt u de verantwoordelijkheid om uw potentiële gemachtigde vertegenwoordigers of uiteindelijk gerechtigden te informeren over het bestaan en de inhoud van dit privacybericht. 2. Soorten persoonsgegevens die we verwerken Vanwege onze contractuele relatie met u moeten we bepaalde persoonsgegevens van u verzamelen om onze wettelijke verplichtingen te vervullen. Als u ons deze persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij uw beleggersaanvraag mogelijk niet verwerken of kunnen wij mogelijk geen zakelijke relatie met u in stand houden of kunnen wij u onze diensten mogelijk niet leveren. Wij verwerken alle of een deel van de volgende soorten persoonsgegevens: Naam, adres/andere contactgegevens (telefoon, adres), geboortedatum/-plaats, geslacht, nationaliteit, taal, burgerlijke staat, handelingsbevoegdheid, beroepsgroep/soort partnership (dienstverband/zelfstandige), identificatiegegevens (bijv. identiteitskaartgegevens),

2 authenticatiegegevens (bijv. specimen van de handtekening), TIN en belastinginformatie, FATCAstatus, huidige of vorige beroep indien relevant en financiële status (vermogen, schulden, inkomsten uit dienstverband/zelfstandige activiteit/handels- of bedrijfsactiviteit, kosten). 3. Waarom verwerken we uw gegevens (verwerkingsdoel) en wat is onze rechtsgrond? Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt om uw participaties en daaraan verbonden rekeningen permanent te verwerken en te beheren. Het betreft de beoordeling van uw aanvraag, het beheer van uw belegging, het bijhouden van het beleggersregister en de levering van verwante diensten aan u (bijvoorbeeld rekeningoverzichten of andere mededelingen die relevant zijn voor uw aanvraag of belegging), ofwel direct ofwel door een beroep te doen op dienstverleners. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de bovenvermelde doeleinden voor zover dat nodig is om onze contractuele verplichtingen ten aanzien van u na te komen. Daarnaast moeten wij verschillende Luxemburgse en internationale wettelijke en reglementaire verplichtingen of statutaire vereisten naleven (bijv. het Luxemburgse vennootschapsrecht, de icbewet, wetten en verordeningen over anti witwaspraktijken, belastingwetten) evenals eisen van toezichthoudende instanties (bijv. de Luxemburgse Commission de Surveillance du Secteur Financier). Wij zullen uw persoonsgegevens verwerken voor zover dat nodig is om onze wettelijke en reglementaire verplichtingen te vervullen, waaronder identiteitscontrole, preventie van fraude en witwassen, preventie en opsporing van misdrijven en de naleving van door de belastingwetgeving vereiste taken op het vlak van toezicht en rapportering, zoals rapportering aan de belastingautoriteiten volgens de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), de Common Reporting Standard (gemeenschappelijke rapporteringsnorm, CRS) of enige andere identificatieverplichtingen in het kader van belastingwetgeving om belastingontwijking en fraude te voorkomen. Wij kunnen verplicht zijn om informatie over u en uw beleggingen (inclusief, maar niet beperkt tot naam en adres, geboortedatum en Amerikaans tax identification number (TIN), rekeningnummer, saldo op uw rekening) te verzamelen en te melden aan de Luxemburgse belastingdienst (Administration des contributions directes), die deze informatie (inclusief persoonsgegevens, financiële en belastinggegevens) automatisch deelt met de bevoegde autoriteiten in de Verenigde Staten of andere toegestane rechtsgebieden (inclusief de Amerikaanse belastingdienst (Internal Revenue Service of IRS) of andere Amerikaanse bevoegde autoriteiten en buitenlandse belastingautoriteiten die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd), alleen voor de doeleinden zoals voorzien in FATCA en de CRS op het niveau van de OESO en Europa of gelijkwaardige Luxemburgse wetgeving. U bent verplicht om vragen en verzoeken over uw identificatie en beleggingen te beantwoorden, evenals in voorkomend geval over FATCA en/of de CRS. We behouden ons het recht voor om beleggingsaanvragen te weigeren indien u de gevraagde informatie en/of documenten niet verstrekt en/of indien u de toepasselijke vereisten niet naleeft. U bevestigt te weten dat het niet-delen van relevante informatie kan leiden tot een onjuiste of dubbele rapportering, kan verhinderen dat u uw belegging verwerft of behoudt en door ons kan worden gemeld aan de relevante Luxemburgse autoriteiten. Ook kunnen wij uw specifieke toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor andere specifieke doeleinden (bijv. marketingdoeleinden of om u meer algemene informatie over onze diensten te verstrekken). U hebt op elk moment het recht om die toestemming in te trekken. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van onze legitieme bedrijfsbelangen, namelijk: handhaving van wettelijke rechten en verdediging bij rechtsgeschillen; IT-beveiliging en IT-activiteiten van de Vennootschap; voorkoming van strafbare feiten; maatregelen voor bedrijfscontrole en de verdere ontwikkeling van producten;

3 risicobeheer. Bij de beoordeling van onze bovenvermelde legitieme belangen houden wij er rekening mee dat de verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden geen schade berokkent aan uw belangen, fundamentele rechten of vrijheden als betrokkene. Neem contact met ons op als u hierover meer informatie wenst (zie 'Vragen en twijfels'). Als de verwerking gebaseerd is op de behartiging van onze legitieme belangen, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van uw persoonsgegevens. 4. Bekendmaking van uw gegevens Uw persoonsgegevens zullen worden gedeeld met en verwerkt door State Street Bank Luxembourg S.C.A., het administratiekantoor van uw beleggingen in het kader van dit bericht en de bewaarder, het administratiekantoor, het betaalkantoor, het domiciliekantoor en de registerhouder en transferagent van de Vennootschap. Voor zover dat nodig is om onze diensten te verlenen en onze contractuele verplichtingen ten aanzien van u en/of onze wettelijke of reglementaire verplichtingen na te komen, zullen wij uw persoonsgegevens delen met: Deutsche Asset Management S.A., Luxembourg, in zijn hoedanigheid van beheermaatschappij van de Vennootschap of enige van zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers of enige van zijn gelieerde ondernemingen en hun naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers; State Street Bank Luxembourg S.C.A., in zijn hoedanigheid van bewaarder of enige van zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers; Deutsche Asset Management Investment GmbH, in zijn hoedanigheid van beleggingsbeheerder, of enige van zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers; Deutsche Asset Management (UK) Limited, in zijn hoedanigheid van distributeur, beleggingsbeheerder en/of subportefeuillebeheerder, of enige van zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers; Harvest Global Investments Limited, in zijn hoedanigheid van beleggingsbeheerder, of enige van zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers; Deutsche Bank Luxembourg S.A., dat bepaalde infrastructuurdiensten namens de Vennootschap verleent. International Financial Data Services (Canada), in zijn hoedanigheid van leverancier van IToplossingen; Syntel Services Privacy Limited, dat ondersteunende diensten verleent zoals de instelling van accounts; Victor Buck Services S.A., als uitgever van transactienota's, maandoverzichten en andere update-informatie; DST Financial Services International Limited, in zijn hoedanigheid van leverancier van ITtoepassingen; State Street Bank and Trust, dat ondersteunende diensten verleent wanneer cliënten een rekening openen; andere kredietinstellingen en financiële dienstverleners, vergelijkbare instellingen en instellingen die orders verwerken, waaraan wij persoonsgegevens bezorgen voor het beheer en de administratie van de Vennootschap en het beheer van onze beleggingsrelatie met u; De Luxemburgse Commission de Surveillance du Secteur Financier en enige andere openbare of toezichthoudende entiteiten of instellingen waarmee wij uw gegevens moeten delen in het kader van een wettelijke verplichting; en overige derden zoals professionele, juridische of financiële adviseurs, accountants en/of technologieleveranciers.

4 We nemen alle redelijke maatregelen om de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens te vrijwaren, en kunnen indien nodig met deze derden overeenkomsten sluiten om de privacy en de integriteit van aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen. 5. Veiligheid van uw informatie We nemen alle redelijke maatregelen om de veiligheid, de privacy en de integriteit van uw persoonsgegevens te vrijwaren. We zorgen ervoor dat we over gepaste technische, organisatorische en veiligheidsmaatregelen beschikken die gepast zijn voor de gevoeligheid van uw gegevens, om de veiligheid ervan te verzekeren. 6. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte Wij geven uw persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen ten aanzien van u, of voor zover dit wettelijk vereist is. Doorgiften aan landen buiten de Europese Economische Ruimte betreffen voor zover nodig Australië, Canada, Japan, Hongkong, India, Singapore, Thailand en de Verenigde Staten. Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen bestaan, zoals een of meer van de volgende mogelijkheden: Het land waaraan wij de persoonsgegevens doorgeven kan door de Europese Commissie zijn goedgekeurd als een land dat een passend niveau van gegevensbescherming biedt. De ontvanger van de gegevens heeft mogelijk standaardcontractbepalingen ondertekend die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd en waardoor hij verplicht is de persoonsgegevens te beschermen. Als de ontvanger zich in de Verenigde Staten bevindt, is hij mogelijk een erkend lid van de EU-US Privacy Shield (of een gelijkwaardige regeling die van tijd tot tijd door de gepaste toezichthoudende instanties kan worden goedgekeurd). Wij kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte indien wij daarvoor uw toestemming hebben verkregen. U hebt op elk moment het recht om die toestemming in te trekken. Neem contact met ons op indien u meer informatie wenst over de doorgifte van gegevens, passende waarborgen en standaardcontractbepalingen (zie 'Vragen en twijfels'). 7. Hoelang worden mijn gegevens opgeslagen? We bewaren uw gegevens voor de duur van onze zakelijke relatie. Ook bewaren we uw persoonsgegevens zolang dat nodig is om aan enige wettelijke vereisten te voldoen (inclusief bewaringsvereisten voor antiwitwasdoeleinden). Neem contact met ons op als u vragen hebt (zie 'Vragen en twijfels'). 8. Wat zijn mijn rechten op het vlak van gegevensbescherming? In bepaalde omstandigheden hebt u wettelijk het recht: om inzage te verzoeken in uw persoonsgegevens (ook wel 'verzoek om inzage van de betrokkene' genoemd). U kunt zo een kopie ontvangen van uw persoonsgegevens waarover wij beschikken en controleren of wij ze op wettige wijze verwerken; om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken te laten corrigeren. Zo kunt u onvolledige of onjuiste informatie over u laten corrigeren.

5 om te vragen uw persoonsgegevens te wissen. Zo kunt u ons vragen om persoonsgegevens te verwijderen als wij geen goede reden hebben om de gegevens te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen als u uw recht van bezwaar tegen de verwerking uitoefent (zie hierna). om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien wij ons beroepen op een legitiem belang (of legitieme belangen van derden) en uw specifieke situatie rechtvaardigt uw beslissing om bezwaar te maken tegen de verwerking om die reden. U hebt ook het recht om bezwaar te maken als wij uw persoonsgegevens verwerken voor directmarketingdoeleinden. om te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Zo kunt u ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens stop te zetten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid van de gegevens controleren of als u de reden voor de verwerking wilt controleren. om uw persoonsgegevens te laten overdragen naar een andere partij. Neem schriftelijk contact met ons op als u uw persoonsgegevens wilt inzien, controleren, corrigeren of laten wissen, als u bezwaar wilt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of als u wilt vragen dat wij een kopie van uw persoonsgegevens overdragen naar een andere partij (zie 'Vragen en twijfels'). 9. Vragen en twijfels U hoeft geen actie te ondernemen nadat u deze brief hebt ontvangen. Als u vragen of twijfels hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u meer informatie verkrijgen bij State Street Bank Luxembourg S.C.A.(49, Avenue J.F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, Groothertogdom Luxemburg)), in zijn hoedanigheid van administratiekantoor en transferagent van de Vennootschap (ssbquerydesk@statestreet.com). Als u ontevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of de manier waarop wij reageren op een vraag/klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit.