Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering op 11 maart 2014 Artikel 1 Algemeen Dit huishoudelijk reglement geeft een nadere uitwerking van de Statuten van de vereniging. Artikel 2 Rechten en verplichtingen van leden Leden zijn gehouden te handelen in overeenstemming met de bepalingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de regels die door het bestuur en commissies worden gegeven op grond van de aan hen toegekende bevoegdheden. a) Leden zijn gehouden schriftelijke en mondelinge aanwijzingen van het bestuur en commissieleden op te volgen, als ze deelnemen aan activiteiten van de vereniging. b) Leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen (uitgezonderd bestuur- of commissievergaderingen) van de vereniging aanwezig te zijn. c) Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald. d) Opzeggen van het lidmaatschap dient uiterlijk voor 1 november van enig jaar te geschieden. De schriftelijke opzegging, op papier of digitaal, dient voor die datum in het bezit te zijn van de ledenadministrateur. Artikel 3 Lidmaatschap a) Aanmelding als lid gebeurt via de ledenadministratie door middel van een aanmeldingsformulier. Meerderjarige personen ondertekenen dit formulier persoonlijk. Bij minderjarigen tekent één der ouders of voogden (wettelijk vertegenwoordiger). Op het aanmeldingsformulier wordt aangegeven voor welk soort lidmaatschap wordt gekozen. Uitsluitend seniorleden kunnen zich ook digitaal aanmelden via de website. De ledenadministrateur bevestigt de inschrijving. b) Indien nieuwe leden bij hun aanmelding ook nog lid zijn van een andere atletiek- of wandelvereniging, dienen zij de naam van die vereniging te vermelden, zodat overschrijving naar De Kieviten kan worden verzocht. De kosten van overschrijving zullen worden doorberekend. c) Jeugdleden kunnen worden toegelaten vanaf 7 jaar. d) Introductie van nieuwe leden binnen de vereniging is door het bestuur gedelegeerd aan de hoofdtrainer met hulp van de overige trainers. Artikel 4 Ledenadministratie a) De bij aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de ledenadministrateur opgenomen in het ledenbestand van de vereniging, in verband met de reguliere activiteiten, waaronder registratie bij de KNAU of de van toepassing zijnde Wandelbond. b) Leden zijn gehouden wijzigingen, van welke aard dan ook, in de verstrekte persoonsgegevens ter stond aan de ledenadministrateur door te geven. In elk geval is een correct mailadres van groot belang.

2 c) Indien een lid om medische reden een groot deel van het jaar niet in staat is deel te nemen aan de trainingen kan tijdelijk aanpassing van de contributie worden aangevraagd bij het bestuur. Ook permanent inactieve leden die verbonden willen blijven met de vereniging kunnen een vergelijkbare aanvraag doen of aangeboden krijgen. d) De ledenadministrateur verzorgt de ledenadministratie en zendt periodiek het actuele ledenoverzicht, ingedeeld naar activiteit, aan alle bestuursleden. Artikel 5 Contributie a) De contributie voor leden, de minimale geldelijke bijdrage voor donateurs alsmede het inschrijfgeld voor niet-leden voor de marathontraining en opstapcursus wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld. Het bestuur doet hiertoe een voorstel. b) De wijze van inning van de contributie wordt door het bestuur geregeld en vindt plaats door middel van automatische afschrijving. Artikel 6 Bestuur a) De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur. b) Het Dagelijks Bestuur neemt de dagelijkse gang van zaken waar en kan beslissingen nemen in zaken die niet mogen worden uitgesteld. c) Naast voorzitter, secretaris en penningmeester bestaat het bestuur uit algemene bestuursleden, die ieder contactpersoon kunnen zijn voor één of meer commissies van de vereniging. d) In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. Stemmen bij schriftelijk verleende volmacht is toegestaan. e) Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden indien een meerderheid van de bestuursleden op de vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid van de aanwezigen voor het voorstel stemt. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit. f) Naast wat is bepaald in de Statuten zijn de kerntaken van het bestuur: Coördinatie van het beleid Onderhouden van interne en externe contacten Instellen van en participeren in commissies g) Het in artikel 9 lid 5 van de Statuten genoemde rooster voor bestuurswisseling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreden. h) Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden zo nodig en een plaatsvervanger en doen hiervan via de website mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de kascontrolecommissie waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Verkiezing van bestuursleden ter vervanging van tussentijds aftredende, geschiedt tijdens de eerstkomende algemene ledenvergadering. i) Het bestuur vergadert minstens 6 maal per jaar, alsmede wanneer de helft van de bestuursleden daarom vraagt. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd per agendapunt te beperken, alsmede, indien nodig, de vergadering tijdelijk te schorsen. De vergadering wordt op voorspraak van de voorzitter door de secretaris door middel van een (digitale) uitnodiging, uiterlijk 14 dagen voor de vergaderdatum, bijeengeroepen. Deze uiterste termijn geldt niet wanneer de bestuursvergadering is afgesproken tijdens een voorgaand overleg. j) Het bestuur is met minimaal één van haar leden in elke commissie, met uitzondering van de

3 kascontrolecommissie, vertegenwoordigd. k) Het bestuur geeft volmacht aan door haar benoemde vertegenwoordigers in overleg- organen. Deze volmacht is te allen tijde door het bestuur herroepbaar. l) Het bestuur is bevoegd tot benoeming, buiten commissieverband, van functionarissen zowel voor een adviserende als een uitvoerende taak. Artikel 7 Taken, rechten en plichten van de Voorzitter a) Leidt de vergaderingen en de daar te verrichten werkzaamheden. b) Heeft het recht de beraadslagingen te beëindigen, doch is verplicht deze weer te openen, indien de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden daarom vraagt. c) Is eerste aanspreekpunt en eerste verantwoordelijke voor het reilen en zeilen van het bestuur en de vereniging. d) Onderhoudt de interne en externe contacten namens de vereniging en is tijdens officiële bijeenkomsten de woordvoerder namens de vereniging. e) Tekent stukken indien zijn handtekening is vereist. f) Moet bewijsstukken ter onderbouwing van buitengewone uitgaven vooraf schriftelijk goedkeuren. g) Bij ontstentenis van de voorzitter treedt de vice voorzitter in zijn plaats. Artikel 8 Taken, rechten en plichten van de secretaris a) Is verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuursvergaderingen evenals, in samenwerking met de overige bestuursleden, van de algemene ledenvergadering (agendering, uitnodiging, notulen enz.). b) Is belast met het voeren van de officiële correspondentie en verdere schriftelijke aangelegenheden van de vereniging. c) Brengt alle stukken die voor de vereniging van zeker belang zijn ter beoordeling van het bestuur in. d) Verzorgt de publicatie van bestuursaangelegenheden en de evenementenagenda op de website. e) Heeft het beheer over het archief. f) Brengt tijdens de algemene ledenvergadering verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar. g) Het secretariaat fungeert als contactadres voor de vereniging. Artikel 9 Taken, rechten en plichten van de penningmeester a) Beheert de gelden van de vereniging. b) Zorgt voor de inning van alle aan de vereniging toekomende gelden, waaronder contributies, donaties enz. c) Is belast met het doen van uitgaven namens de vereniging en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven.

4 d) Laat bewijsstukken ter onderbouwing van buitengewone uitgaven vooraf schriftelijk goedkeuren door de voorzitter. (Aanschaffingen vanaf 450,00 worden geactiveerd en er wordt jaarlijks op afgeschreven). e) Legt rekening en verantwoording af van het gevoerde beleid aan de kascontrolecommissie. f) Brengt in de jaarlijkse algemene ledenvergadering schriftelijk verslag uit over de financiële stand van zaken van de vereniging. g) Stelt in overleg met het bestuur de begroting voor het komende jaar vast. h) Blijft, ook na te zijn afgetreden, verantwoordelijk voor het beheer, totdat de door hem bijgehouden administratie is goedgekeurd. i) Is bij aantoonbaar wanbeleid persoonlijk aansprakelijk voor de geleden schade. j) Het bestuur kan te allen tijde inzage van kas en boeken vorderen. In geval van tussentijds aftreden, voorziet het bestuur in een waarnemer, totdat een opvolger van de afgetreden penningmeester op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering is gekozen. Artikel 10 Commissies a) Het bestuur laat zich in haar taken bijstaan door commissies. Commissies stellen in principe zelfstandig hun plannen voor de langere termijn op en zorgen voor de dagelijkse gang van zaken. b) Leden van de commissies worden benoemd door het bestuur. Het bestuur is te allen tijde bevoegd commissieleden uit hun functie te ontslaan. Het lidmaatschap van een commissie eindigt automatisch bij het beëindigen van het lidmaatschap van de vereniging. Een commissie doet in geval van een vacature een voordracht bij het bestuur om de commissie weer compleet te maken. Commissies kunnen, met uitzondering van de kascontrole commissie, te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. c) Bestuursleden kunnen de voorzitter van een commissie zijn of deze taak in onderling overleg aan een van de commissieleden delegeren. Iedere commissie verdeelt onderling de taken. d) Het bestuur of de Algemene Ledenvergadering kunnen voor speciale doeleinden een commissie benoemen van tijdelijke aard. Taak en aantal leden worden vastgesteld door de instellende instantie. Na afronding van de taak wordt de commissie weer opgeheven. e) Alle commissies, met uitzondering van de Commissie van Beroep, zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur. De Algemene Ledenvergadering fungeert als Commissie van Beroep. f) De Commissie Wedstrijden heeft de volgende taken: organiseert de externe wedstrijden en onderhoudt daartoe contacten met gemeente en politie assisteert zo nodig bij interne wedstrijden ontwikkelt een jaarplan, waarin de verschillende interne en externe wedstrijden een plaats krijgen onderhoudt contacten met de KNAU en de regioverenigingen teneinde de wedstrijdprogramma s op elkaar af te stemmen ontwikkelt draaiboeken voor de verschillende wedstrijden en onderhoudt contacten met de commissie public relations en de commissie materialen draagt zorg voor een regeling voor het clubkampioenschap, conform het daarvoor geldende reglement draagt zorg voor de betreffende financiën en draagt dit minimaal één keer per jaar over aan de penningmeester Is, in overleg met het bestuur, gerechtigd voor wedstrijden inschrijfgelden te vragen, die per categorie en evenement verschillend kunnen zijn.

5 Wedstrijden: Verenigingsdeelnemers aan wedstrijden, komen bij voorkeur uit in het clubtenue. Bij extreme weersomstandigheden kan het bestuur besluiten tot aanpassing en/of afgelasting van een evenement. g) De Commissie Trainingen heeft de volgende taken: verzorgt, in onderling overleg, de trainingen verzorgt het technisch beleid, rekening houdend met het beleidsplan van de vereniging plant trainingen en zorgt voor de kwaliteitsbewaking hiervan organiseert bijzondere, training gerelateerde evenementen zoals de marathongroep en de opstapgroep voor beginnende lopers. Op voorstel van de trainers wordt door het bestuur een hoofdtrainer benoemd. De hoofdtrainer heeft de volgende taken: maakt een jaarlijks overlegschema coördineert de gemaakte afspraken ontwikkelt activiteiten om trainersbestand in stand te houden c.q. uit te breiden bewaakt de kwaliteit van de trainers en de trainingen. h) De Commissie Evenementen heeft de volgende taken: organiseert verschillende evenementen voor de vereniging. Hierbij kan worden gedacht aan het Nieuwjaarsfeest, de oliebollentraining het trainingsweekend een activiteiten dag voor de jeugdafdeling en overige informatieve bijeenkomsten Tevens, in samenspraak met het bestuur, de vrijwilligers barbecue. Onderhoudt de contacten met de beheerders van de accommodatie waar de activiteiten plaatsvinden draagt zorg voor de lief en leed activiteiten i) De Commissie Materialen heeft de volgende taken: zorgt voor het onderhoud van het material zorgt voor de opslag van het material stelt een inventarislijst samen zorgt, na overleg met de jeugdcommissie en/of wedstrijdcommissie, voor de aanschaf van nieuw materiaal. j) De Commissie Public Relations en sponsoring heeft de volgende taken: legt contacten met regionale pers en radio/tv-omroep zorgt voor artikelen in de kranten bij bijzondere evenementen zorgt voor uitslagen van wedstrijden en resultaten van individuele lopers op de website en plaatselijke pers zorgt voor contacten met de redactie zorgt (in overleg met de wedstrijd/evenementencommissie) bij activiteiten voor publiciteit in de vorm van o.a. foto- en foldermateriaal, spandoeken enz. verzorgt contacten met bestaande sponsors en probeert, naar behoefte, contacten te leggen met nieuwe sponsors verzorgt contacten met adverteerders

6 zorgt voor een éénduidige uitstraling van de vereniging nar buiten. Artikel 11 Algemene Ledenvergadering a) Leden hebben het recht voorstellen op de agenda te doen plaatsen van de Algemene Ledenvergadering. Zij dienen dit voorstel uiterlijk 2 weken voor de Algemene Ledenvergadering schriftelijk, op papier of digitaal, in bij het secretariaat van de vereniging b) Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur, nadat het bestuur er zich van heeft vergewist, dat de gestelde kandidaat een eventuele benoeming zal aanvaarden. Kandidaatstelling door ten minste 5 aanwezige stemgerechtigde leden geschiedt door schriftelijke aanmelding bij de secretaris, uiterlijk 48 uur voor de algemene vergadering, voorzien van een schriftelijke bereidverklaring van de gestelde kandidaat. c) Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst kan de Algemene Ledenvergadering wel spreken maar geen beslissing nemen. d) Ieder voorstel wordt afzonderlijk in stemming gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht. De wijze van besluitvorming is conform het gestelde in artikel 17 van de Statuten. e) Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen moeten door minstens 5 leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering. f) Men wordt verondersteld aanwezig te zijn als men de presentielijst heeft getekend. g) Er bestaat de mogelijkheid te stemmen bij volmacht. Een lid dat niet op de algemene ledenvergadering aanwezig is, kan een ander lid machtigen in zijn of haar plaats aan de vergadering deel te nemen en namens hem of haar de stem uit te brengen. Hiertoe dient de gevolmachtigde voor aanvang van de vergadering de schriftelijke, ondertekende volmacht aan de secretaris te overhandigen. De gevolmachtigde ondertekent de presentielijst namens degene die de volmacht verleende. Een lid mag namens maximaal drie andere leden als gevolmachtigde optreden. h) Het bestuur is na goedkeuring door de algemene ledenvergadering van de verantwoording over het afgelopen jaar gedechargeerd voor het beheer over dat jaar. Artikel 12 Geldmiddelen a) Het Bestuur doet in enig boekjaar aan de Algemene Ledenvergadering een voorstel over de bestemming van een voor dan wel nadelig saldo van de jaarrekening. b) Het bestuur mag geen geldleningen sluiten waarbij de vereniging gebonden wordt voor een totaalbedrag meer dan 25% van het balanstotaal zonder toestemming van de Algemene Ledenvergadering. c) De begrotingspost met betrekking tot de onkostenvergoedingen voor de verleende diensten van trainers en recreatiesportleiders mag niet meer dan 50% van de begrote contributie inkomsten bedragen. d) De penningmeester is gerechtigd alleen die onkostenvergoedingen uit te keren die voorzien zijn van een handtekening en waarover van tevoren overleg is geweest. e) Eventuele boetes, opgelegd door de KNAU of Wandelbond waarbij de vereniging is aangesloten, kunnen door het bestuur worden doorberekend aan het betreffende lid.

7 Artikel 13 Sociale veiligheid a. De vereniging hecht grote waarde aan het veiligheidsgevoel van de leden en onderling respect. Daarom zijn de gedragsregels sociale veiligheid van NOC NSF van toepassing binnen de vereniging. b. De gedragsregels zijn kenbaar gemaakt op de website en worden nadrukkelijk / regelmatig onder de aandacht gebracht bij de begeleiders: wandel- en atletiektrainers. c. De gedragsregels gelden onverkort voor alle leden; zo ook voor het bestuur. d. Er is een vertrouwenspersoon. De werkwijze van de vertrouwenspersoon staat in de gedragsregels en staat op de website. e. Er is een klachtenregeling. Wat te doen bij een klacht en hoe je eventueel terecht kan bij het NOC NSF staat in de gedragsregels op de website. Artikel 14 Wijzigingen van dit Huishoudelijk Reglement/Slotbepalingen a) Wijzigingen of aanvullingen van dit Huishoudelijk Reglement moeten door de Algemene Ledenvergadering worden goedgekeurd met een meerderheid van ten minste 2/3 van het totaal aantal uitgebrachte stemmen. b) In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur c) Bij ontbinding van de vereniging moeten alle bezittingen, uitgezonderd het archief, worden verkocht. De opbrengst wordt, na betaling van eventuele schulden, ter beschikking gesteld aan de algemene ledenvergadering. d) Het archief wordt na de in de wet vermelde termijn vernietigd. e) De Statuten en Huishoudelijk Reglement dienen te worden gepubliceerd op de website van de vereniging.

8 Bijlage bij agendapunt 5 tijdens de Algemene Leden Vergadering van 14 maart Omdat aanmeldingen als jeugdlid via een papieren inschrijfformulier voor veel extra werk voor de jeugdtrainers zorgt en daarnaast vrijwel nooit geconstateerd is, dat jeugdigen zich digitaal, achter de rug van hun ouders om, als lid hebben aangemeld, is bij bestuursbesluit van 23 november 2016 besloten, dat ook jeugdleden zich via de digitale mogelijkheid moeten aanmelden als lid. Op grond hiervan, dient artikel 3a van het Huishoudelijk Reglement, vastgesteld tijdens de Algemene Leden Vergadering van 11 maart 2014, als onderstaand te worden gelezen. Aanmelding als lid gebeurt via het digitale aanmeldingsformulier op de website. Op het aanmeldingsformulier moet worden aangegeven voor welk soort lidmaatschap (activiteit) wordt gekozen. De ledenadministrateur bevestigt de inschrijving Aldus vastgesteld tijdens de Algemene Leden Vergadering van 14 maart 2017.