Privacyreglement voor de registratie Gegevensdepot Onderwijspersoneel

Transcriptie

1 OCenW-Regelingen verbindend voorschrift Datum: 4 mei 2001 Kenmerk: AB/F&I/2001/15938 Datum inwerkingtreding: zie artikel 18, eerste lid Geldigheidsduur beleidsregel: n.v.t. Juridische grondslag: artikel 17 jo. 19, eerste lid, van de Wet persoonsregistratie Relatie tot eerdere mededelingen: n.v.t. Informatie verkrijgbaar bij: CFI/ICO/PO, CFI/ICO/VO, CFI/ICO/BVH, De minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen, Gelet op artikel 17 jo. 19, eerste lid, van de Wet persoonsregistraties, gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties, Met inachtneming van het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst (Stcrt. 1994, 173), houdende regels voor de exclusiviteit, integriteit en beschikbaarheid van informatiesystemen, de Commissie van Toezicht Registratieregelingen Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen gehoord. belanghebbende: de geregistreerde, zijn wettelijke vertegenwoordiger of zijn gemachtigde; CASO: Commissie Automatisering Salaris Administratie Onderwijs de Commissie van Toezicht: de commissie, bedoeld in de Beschikking Commissie van Toezicht registratieregelingen OenW, Uitleg jaargang 13 nr 4 van 5 februari 1997; derden: personen en instanties die niet behoren tot de organisatie van de houder, met uitzondering van geregistreerde; gebruikers: degenen die binnen de organisatie van de houder, door deze geautoriseerd zijn om de gegevens te raadplegen; geregistreerde: een ieder over wie gegevens in de registratie zijn opgenomen; houder: degene die zeggenschap heeft over de registratie; de minister: de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen; het ministerie: het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen; personeel: het personeel dat werkzaam is bij instellingen in de sectoren PO en VO. de registratie: de registratie, bedoeld in artikel 2; de Registratiekamer: de Registratiekamer, bedoeld in paragraaf 8 van de wet; de wet: de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665); Besluit Artikel 1 Begripsbepalingen 1. De in dit reglement voorkomende begrippen hebben dezelfde betekenis als in de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665), tenzij anders is aangegeven. 2. In dit reglement wordt verstaan onder: beheerder: degene die, binnen de organisatie van de houder, namens de houder is belast met het beheer van de registratie, zijnde de hoofddirecteur van Cƒi; Artikel 2 Reikwijdte 1. Dit reglement is van toepassing op de registratie van gegevens van personeel in dienst bij bekostigde instellingen die door de minister gesubsidieerd worden in de onderwijssectoren primair onderwijs (po) en voortgezet onderwijs (vo). 2. De aan het reglement gehechte en als zodanig benoemde bijlagen maken daarvan onderdeel uit. NUMMER mei 2001

2 Artikel 3 Doel van de registratie De registratie heeft tot doel: Het vastleggen van gegevens over personeel ten behoeve van het genereren van informatie Artikel 7 Herkomst van gegevens De in artikel 6 bedoelde gegevens worden verkregen van CASO. voor: -beleid en begroting; -bekostiging; -toezicht en controle. Artikel 8 Opnemingsduur 1. De in artikel 6 bedoelde gegevens blijven ten hoogste voor de duur van 10 jaar na opname in de registratie Artikel 4 opgenomen. Houder 2. De in het eerste lid genoemde duur kan met een concrete Houder van de registratie is de minister. De houder stelt tezamen met dit reglement een beheerinstructie vast en zendt hiervan een afschrift aan de Commissie van Toezicht. In deze instructie zijn de hoofdlijnen van het beheer van de registratie vastgelegd. termijn worden verlengd, indien het doel van de registratie dat vordert en daaraan uit het oogpunt van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer geen overwegende bezwaren zijn verbonden. Hierbij is de toestemming van de Commissie van Toezicht vereist. De beheerinstructie is erop gericht dat de in de registratie opgenomen gegevens juist en volledig zijn en dat voorkomen wordt, dat de gegevens in handen 3. Voor een nader te benoemen groep gegevens kan in de beheerinstructie een kortere bewaartermijn dan in de eerste lid genoemde duur, worden opgenomen. komen van personen die niet tot kennisneming van de gegevens bevoegd zijn. 3. Op de houder rust de zorgplicht voor een adequate Artikel 9 beveiliging van de registratie en voor eventueel nood-verwijderinzakelijke en vernietiging 4. afstemming met personen of instanties bui-1ten de organisatie van de houder, die verantwoorde- lijkheid dragen voor een adequate beveiliging van de registratie. De houder draagt zorg voor aanpassing van bijlage 1 indien zich een wijziging voordoet van de daarin Na het verstrijken van de uit artikel 8 voortvloeiende periode gedurende welke de gegevens ten hoogste in de registratie blijven opgenomen, dan wel zoveel eerder als het doel van de registratie toelaat, worden de in artikel 6 bedoelde gegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd. genoemde gegevens. Artikel 5 Categorieën van personen 2. In afwijking van het vorige lid kunnen de gegevens onder nader aan te geven voorwaarden worden bewaard op een plaats en wijze die naar het oordeel van de Commissie van Toezicht daarvoor geschikt is. Voor kennisneming van de gegevens is de toestem- De registratie bevat uitsluitend gegevens omtrent het personeel in dienst bij de in artikel 2 genoemde onderwijssectorenming van de houder, de Commissie van Toezicht gehoord, vereist. Artikel 6 Opneming van gegevens 3. In geval van oorlog of andere buitengewone omstandigheden waarin ernstig gevaar dreigt dat persoonsgegevens in handen vallen van instanties die deze gegevens kunnen gebruiken in strijd met het doel van de registratie, zullen deze worden vernietigd conform de 1. Omtrent de personen, bedoeld in artikel 5 worden uitsluitend de volgende gegevens opgenomen: in de beheerinstructie omschreven procedure. a. persoonsgegevens; b. arbeidsrelatiegegevens; Artikel 10 c. functie-, taak- en inschalinggegevens; Gegevensverstrekking aan derden d. salariëringsgegevens; e. verbruik- en realisatiegegevens. 1. Gegevensverstrekking op persoonsniveau aan derden vindt niet plaats, tenzij deze: 2. De gegevens zijn, gerangschikt naar bovengenoemde soorten gegevens, in detail weergegeven in bijlage 1 van dit reglement. a. geschiedt op rechterlijk bevel; b. wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift ; c. voortvloeit uit het in artikel 3 omschreven doel van de registratie; d. geschiedt op grond van artikel 11, tweede lid, van de wet; NUMMER mei 2001

3 e. geschiedt op grond van artikel 18, derde lid, van de wet of f. op basis van dringende en noodzakelijke redenen die voortvloeien uit de wet. 2. De in artikel 6 bedoelde gegevens, kunnen op de voet van de punten c, d en e van het vorige lid slechts worden verstrekt aan de volgende personen en instanties: a. de instantie die in opdracht van de minister een onderzoek uitvoert; b. het Centraal Bureau voor de Statistiek; c. de onderwijsinspectie; d. de departementale accountantsdienst. 3. De in artikel 6 bedoelde gegevens kunnen geanonimiseerd, dat wil zeggen onder weglating van identificatiegegevens, worden verstrekt aan de volgende personen en instanties: a. het Sectorbestuur voor de Onderwijsarbeidsmarkt; b. besturenbonden voor de gegevens van de bij hen aangesloten instellingen; c. het bevoegd gezag van instellingen voor de gegevens van de eigen instellingen; d. andere ministeries. 4. Aan de in het tweede en derde lid bedoelde personen en instanties kunnen slechts gegevens worden verstrekt, voorzover deze voor de uitoefening van hun taak noodzakelijk zijn. 5. Gegevens kunnen slechts aan andere personen of instanties dan genoemde in het tweede en derde lid worden verstrekt indien de geregistreerde gegevens op zodanige wijze zijn bewerkt, dat de te verstrekken informatie direct, noch indirect tot de persoon herleidbaar is. Artikel 11 Toegang tot de gegevens 1. Tot de in de registratie opgenomen gegevens hebben uitsluitend rechtstreeks toegang: a. degenen die binnen de organisatie van de houder, door deze geautoriseerd zijn om de gegevens te raadplegen; b. de beheerder en de door de beheerder aangewezen personen voor wie de toegang met het oog op de dagelijkse zorg voor, en het goed functioneren van, de registratie noodzakelijk is; c. de met het oog op controledoeleinden door de minister aangewezen personen; d. de leden van de Commissie van Toezicht en de door deze commissie voor controledoeleinden aangewezen personen; e. de Registratiekamer. 2. Personen die uit hoofde van hun functie kennis nemen van geregistreerde persoonsgegevens zijn gehouden deze niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie nodig is en deze gegevens niet aan onbevoegden mede te delen. 3. Van de onder de eerste lid, punt a en b, genoemde personen wordt door de beheerder een lijst bijgehouden. Artikel 12 Invoer, wijziging en verwijdering van gegevens 1. Met het invoeren, wijzigen of verwijderen van gegevens zijn uitsluitend belast de in artikel 11 lid 1 onder b. bedoelde personen. 2. Van personen die uit hoofde van hun functie geen toegang meer tot de gegevens behoeven te hebben, wordt de bevoegdheid daartoe onverwijld ingetrokken. Artikel 13 Verzoek om kennisneming, correctie of mededeling van verstrekking van gegevens 1. De belanghebbende die toepassing van de artikelen 29 (kennisneming), 31 (correctie) of 32 (derdenverstrekking) van de wet verlangt, vermeldt in zijn daartoe strekkend schriftelijk en ondertekend verzoek naam, adres, woonplaats, geboortedatum en het CASO-stamnummer. Op verzoek van de houder verschaft de belanghebbende zo mogelijk andere gegevens die voor de afhandeling van het verzoek noodzakelijk kunnen zijn. 2. De verzoeken bedoeld in het vorige lid worden schriftelijk gericht aan: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, Directie FACB, Postbus 25000, 2700 LZ Zoetermeer, t.a.v. de Centrale Privacy-officer. 3. De belanghebbende legitimeert zich door het meezenden van een kopie van een geldig legitimatiebewijs1, voorzien van de handtekening van belanghebbende. Artikel 14 Afhandeling van verzoeken 1. Bij inwilliging van een verzoek om toepassing van artikel 29 of 32 van de wet kan de belanghebbende, na voldoening van een bedrag van 4, als volgt kennis nemen van de gegevens die over hem in de registratie zijn opgenomen, en van de herkomst daarvan: a. doordat hem afschrift wordt toegezonden van de hem betreffende gegevens met een aanduiding van de herkomst; b. doordat de hem betreffende gegevens in een andere dan schriftelijke vorm aan hem worden medegedeeld, doordat zij voor hem ter inzage liggen of doordat hij de registratie kan raadplegen, een en ander indien een gewichtig belang van de geregistreerde als bedoeld in artikel 29, derde lid, van de wet dit vereist. NUMMER mei 2001

4 2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing bij inwilliging van een verzoek om toepassing van artikel 31 van de wet. 3. De houder zorgt ervoor dat alle gegevensverstrekkingen afzonderlijk in een registratie worden aangetekend teneinde de uit de vorige leden van dit artikel voortvloeiende activiteiten te kunnen verrichten. Het reglement kan worden aangehaald als:. De minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen, drs. L. M. L. H. A. Hermans Artikel 15 Beheer en bewerking 1. Beheerder van de registratie is de hoofddirecteur van Cfi. Hij neemt bij zijn beheer de beheerinstructie als bedoeld in artikel 4, tweede lid, alsmede eventuele andere schriftelijke aanwijzingen (administratieve organisatie) van de houder in acht. 2. De beheerder ziet erop toe dat gebruikers handelen overeenkomstig de in de beheerinstructie gestelde eisen. Artikel 16 Toezicht op de naleving De Commissie van Toezicht is ingevolge de in artikel 1 genoemde beschikking belast met het toezicht op de naleving van dit reglement. BIJLAGE 1 In de onderstaande tabel zijn de gegevens opgesomd die in het depot worden opgenomen. Persoonsgegevens Versleuteld CASO-stamnummer Geboortedatum Geslacht Burgelijke staat Vorm ziekenkostenverzekering (ziekenfonds, particulier) Belanghebbende/medebelanghebbende Zkoo Aantal kinderen beneden en boven de 16 jaar Arbeidsrelatiegegevens Artikel 17 Terinzagelegging en bekendmaking 1. Dit reglement zal met toelichting in Uitleg OCenWregelingen worden geplaatst. Van deze plaatsing zal mededeling worden gedaan in de staatscourant. 2. Afschrift van dit reglement wordt gezonden aan de Commissie van Toezicht en aan de centrale privacyofficer van het ministerie. 3. Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing bij wijziging of intrekking van dit reglement. 4. De schriftelijke mededeling aan de Registratiekamer bedoeld in artikel 19, derde lid, van de wet geschiedt door middel van het daarvoor bestemde formulier. 5. Wijziging van het postadres van de houder dient conform artikel 19, vierde lid, van de wet aan de Registratiekamer te worden gemeld. Artikel 18 Inwerkingtreding en citeertitel Dit reglement treedt in werking met ingang van de derde dag na de uitgifte van Uitleg OCenW-Regelingen, waarin dit reglement is geplaatst. Organisatienummer van de instelling Organisatienummer van het bevoegd gezag Typering arbeidsverhouding Aanvangsdatum arbeidsverhouding Beëindigingsdatum arbeidsverhouding Functie-, taak- en inschalingsgegevens Garantieschaal (en salarisnummer) WPO garantieschaal (en salarisnummer) Functiecategorie (code,omschrijving) Functie (code,omschrijving) Afwijkende functie (code, omschrijving) Maximum schaal (incl. bij afwijkende functie) (Bezoldigings)Salarisschaal Salarisnummer Bruto salaris voltijd (bij 1 FTE) FTE aanstellingsomvang (1e dag van de maand) FTE BAPO FTE garantie eenheden FRE-omvang Bekostigingssoort NUMMER mei 2001

5 Salariëringsgegevens Bruto salaris Vakantieuitkering Tegemoetkoming en toeslag Zkoo en IBIZA Bruto en netto toelagen overig Werkgeversaandeel SVW Loonheffing over spaarloon Werkgeversaandeel premie OP/NP, IP/BW, FPU, VUT Premie WAO-overheid Premie participatie- en vervangingsfonds Pseudopremie WW Bruto kortingen overig Vermindering loonkosten (werkelozen) Loonkosten Sociaal coördinatieloon SVW (Extra) Loonheffing Spaarloonregeling Premie IP aanvullingsplan Afdracht premie OP/NP, IP/BW, FPU, WAO-overheid opslag premie participatie- en vervangingsfonds Bruto korting BAPO bruto toelage eindejaarsuitkering Bedr./omschr. bruto toelage eindejrsuitkering korttijd. Bruto korting vanwege ziekte Vakantieuitkering korttijdelijke Overhevelingstoeslag Verbruik- en realisatiegegevens FRE-verbruik nummer noodzakelijk. Het CASO-stamnummer wordt, als uniek identificatienummer, reeds bij de bron volgens een vaste geheime procedure omgezet in een uniek ander nummer. Mede hierdoor zijn ook tijdens het transport van CASO naar de beheerder de gegevens minder gevoelig gemaakt voor misbruik. De procedure van het coderen van het nummer is niet bekend bij de houder en de beheerder. De privacy-officer van het ministerie van OCenW heeft de mogelijkheid aan CASO te vragen een identificatienummer te coderen. Hij past deze procedure alleen toe indien een belanghebbende zich tot hem richt met een verzoek op grond van artikel 13 van het reglement. Beveiliging In het beveiligingsplan zijn alle beveiligingsmaatregelen opgenomen. Beveiligingsmaatregelen van het geautomatiseerde systeem staan vermeld in het functioneel ontwerp. Beveiliging transport aan derden Doel Het waarborgen dat individuele personeelsgegevens bij de juiste personen wordt geleverd. Wijze van uitvoering BIJLAGE 2 Leveren van gegevens gebeurt door het adequaat beveiligd (bijvoorbeeld encrypted) verzenden van bestanden. Tevens zal om een ontvangstbevestiging worden gevraagd. Beheerinstructie Vernietigingsprocedure Technische omgeving Het gegevensdepot onderwijspersoneel is technisch ondergebracht in een zogenaamde client-server configuratie. Dit betekent dat alle gegevens centraal zijn opgeslagen, op de server. De gegevens worden benaderd vanuit de clients. Dit zijn in de praktijk de PC s van de gebruikers. Coderen CASO-stamnummer Om de gegevens over de verschillende aanleverende instanties en over de historie heen aan elkaar te kunnen verbinden is het meeleveren van een uniek identificatie- Doel Het doel van de vernietigingsprocedure is het vernietigen van vastgelegde gegevens 10 jaar na opneming in de registratie op een dusdanige wijze dat herstel onmogelijk is. Opdrachtverstrekking Er is geen aparte opdrachtverstrekking nodig. Gegevens worden standaard in de maand januari door de beheerder vernietigd. Als de houder geen gebruik wil maken van deze vernietiging conform artikel 8, tweede lid, of artikel NUMMER mei 2001

6 9, tweede lid, dient hij dit schriftelijk 2 maanden voor vernietiging te melden aan de beheerder met opgave van de verlengde bewaartermijn. Onderwerp van vernietiging De volgende onderdelen zijn onderwerp van vernietiging: de gegevens langer dan 10 jaar in de database; alle informatiedragers die de beheerder van CASO heeft ontvangen, ouder dan 10 jaar. Noodvernietigingsprocedure Doel Toelichting Middels het opzetten van een gegevensdepot voor onderwijspersoneel wil het ministerie de bevragingslast bij de instellingen verminderen en de (efficiency en kwaliteit) van de informatievoorziening verbeteren, inclusief terugkoppeling van informatie aan instellingen. Momenteel is sprake van niet-eenduidig gebruik van gegevens, verwarring over definities en onnodige overlap in bevragingen. Maandelijks wordt het gegevensdepot gevuld vanuit CASO met personeelsgegevens per arbeidsverhouding. In het kader van de Wet persoonsregistraties moet Cfi voor elk geautomatiseerd gegevensbestand een privacyreglement opstellen. Dit reglement bevat regels over de privacy ten aanzien van gegevens die in het gegevensdepot onderwijspersoneel zijn opgeslagen. Deze regeling is goedgekeurd door de Commissie van Toezicht Registratieregelingen OCenW. Het doel van de noodvernietigingsprocedure is het vernietigen van alle vastgelegde gegevens op een dusdanige wijze dat herstel onmogelijk is. Opdrachtverstrekking De opdracht tot vernietiging van de gegevens wordt schriftelijk verstrekt door de houder aan de beheerder van de registratie. Termijn De gegevens zijn binnen maximaal 24 uur na opdrachtverstrekking vernietigd. Onderwerp van vernietiging De volgende onderdelen zijn onderwerp van vernietiging: -de gehele database; -alle invoerbestanden; -alle back-up tapes. NUMMER mei 2001