Psychologen Amsterdam B.V. is ingeschreven onder inschrijvingsnummer in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Transcriptie

1 Inleiding In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Psychologen Amsterdam B.V. omgaat met verwerkingen van persoonsgegevens. Deze informatievoorziening heeft betrekking op verwerkingen van persoonsgegevens welke te maken hebben met een aantal bedrijfsprocessen van Psychologen Amsterdam B.V. en op verwerkingen van persoonsgegevens via de website Informatie over Psycholoog Amsterdam en contactmogelijkheden Psychologen Amsterdam B.V. is ingeschreven onder inschrijvingsnummer in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Psychologen Amsterdam B.V. wordt hierna aangeduid als: "Psycholoog Amsterdam". Binnen Psycholoog Amsterdam is mevrouw Anouk Taytelbaum verantwoordelijk voor de portefeuille "persoonsgegevens". Voor vragen over het privacybeleid is Psycholoog Amsterdam telefonisch bereikbaar op telefoonnummer Op de website, vind je ook een contactformulier. Ook langs deze weg kun je contact opnemen met Psycholoog Amsterdam. Gegevensbeschermingsbeleid Medewerkers van Psycholoog Amsterdam zijn gebonden aan een (intern) gegevensbeschermingsbeleid. Daarin wordt uitleg gegeven over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de "AVG") en over zorgspecifieke regelgeving op het gebied van privacy (zoals de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg). Op basis van het gegevensbeschermingsbeleid gelden een aantal specifieke instructies voor medewerkers. Zo is het medewerkers alleen toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van een opgedragen taak. Ook zijn zij natuurlijk gebonden aan een strikte geheimhouding. Indien gewenst, kan Psycholoog Amsterdam vanzelfsprekend meer informatie verschaffen over het binnen Psycholoog Amsterdam geldende gegevensbeschermingsbeleid.

2 Aanspreekpunt Om het voor cliënten overzichtelijk te houden, is Psycholoog Amsterdam het eerste aanspreekpunt voor vragen, klachten of verzoeken welke te maken hebben met privacy en/of persoonsgegevens (bijvoorbeeld recht op inzage). Belangrijk om te vermelden is dat de behandelaar in principe altijd een juridisch zelfstandige psycholoog is. Hierna wordt dit uitgelegd en wordt meer informatie gegeven over het behandeltraject. Aanmeldingen cliënt bij de praktijk, intake en invoer in de cliëntenadministratie Nadat je je hebt aangemeld bij Psycholoog Amsterdam wordt er een therapeut gekozen bij wie je een uitgebreide intake doet. Psycholoog Amsterdam werkt met juridisch zelfstandige psychologen. Deze hebben een eigen onderneming en staat juridisch gezien dus los van Psycholoog Amsterdam. Enige uitzondering hierop vormt mevrouw Anouk Taytelbaum. Zij is juridisch gezien wel als psycholoog verbonden aan Psycholoog Amsterdam. Als de behandeling plaatsvindt bij mevrouw Anouk Taytelbaum, worden na de intake jouw persoonsgegevens ingevoerd in de cliëntenadministratie van Psycholoog Amsterdam. De in de cliëntenadministratie ingevoerde persoonsgegevens blijven in ieder geval het gehele behandeltraject (en ook daarna in verband met administratieverplichtingen) opgeslagen in de cliëntenadministratie van Psycholoog Amsterdam. Het gaat hier om de volgende persoonsgegevens: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, BSN, geboortedatum. Het BSN is verplicht nodig voor de facturatie en het BSN moet verplicht in de administratie worden bewaard. Dit is bepaald in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg. Als je de facturen niet in kunt of wilt dienen bij een zorgverzekeraar, dan kan je dit kenbaar maken bij Psycholoog Amsterdam. In dat geval is het namelijk niet nodig dat je BSN op de facturen wordt vermeldt. Deze persoonsgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard. Dit op basis van de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst (waarover later meer). Als de behandeling plaatsvindt door een juridisch zelfstandige psycholoog (waarover zometeen meer), dan worden je gegevens niet ingevoerd in de cliëntenadministratie van Psycholoog Amsterdam.

3 Voorstel voor behandeling en behandelaar Jij en Psycholoog Amsterdam bepalen in overleg bij welke psycholoog de behandeling gaat plaatsvinden. Jouw persoonsgegevens welke zijn verkregen bij de aanmelding en intake worden toegezonden aan de juridisch zelfstandige psycholoog. Deze verstrekking vindt plaats op basis van jouw toestemming (door middel van een toestemmingsformulier). Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig). Verstrekking van jouw persoonsgegevens aan de juridisch zelfstandige psycholoog wordt overgeslagen als de behandeling plaatsvindt bij mevrouw Anouk Taytelbaum. Dat komt omdat zij juridisch gezien verbonden is Psycholoog Amsterdam en er daarom geen verzending van persoonsgegevens nodig is. Ontvangen verwijsbrief van de huisarts Psycholoog Amsterdam ontvangt (in sommige gevallen) een verwijsbrief van de huisarts. Deze wordt aan Psycholoog Amsterdam toegezonden via Zorgmail. De betreffende verwijsbrief wordt rechtstreeks doorgezonden aan de juridisch zelfstandige psycholoog onder wiens verantwoordelijkheid de behandeling plaatsvindt. Deze verstrekking vindt plaats op basis van jouw toestemming. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig). Nadat de juridisch zelfstandige psycholoog de verwijsbrief heeft gedownload, wordt de verwijsbrief door Zorgmail automatisch verwijderd. Psycholoog Amsterdam ziet de verwijsbrief niet in en heeft daarvan geen kopie. Voor het downloaden en opslaan van de verwijsbrief wordt de juridisch zelfstandige psycholoog aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG. De verwijsbrief maakt namelijk onderdeel uit van het cliëntendossier, waarvoor de juridisch zelfstandige psycholoog zelf verantwoordelijk is. Dit wordt hierna toegelicht. Op bovenstaande bestaat een uitzondering als de behandeling plaatsvindt bij mevrouw Anouk Taytelbaum. Dat komt omdat zij juridisch gezien verbonden is Psycholoog Amsterdam en er daarom geen doorzending van de verwijsbrief nodig is. Het behandeltraject Na verstrekking van jouw persoonsgegevens aan de juridisch zelfstandige psycholoog, vindt het behandeltraject plaats. Het behandeltraject wordt volledig naar eigen inzicht uitgevoerd door de juridisch zelfstandige psycholoog. Psycholoog Amsterdam heeft geen zeggenschap

4 over het behandeltraject van de juridisch zelfstandige psychologen en heeft geen toegang tot jouw cliëntendossier. Voor het behandeltraject en bijbehorende verwerkingen van persoonsgegevens (waaronder de keuze om bepaalde persoonsgegevens op te vragen en/of op te slaan) wordt de juridisch zelfstandige psycholoog aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG. Juridisch zelfstandige psychologen wordt de mogelijkheid geboden om ook volgens het gegevensbeschermingsbeleid en privacybeleid van Psycholoog Amsterdam te werken. Dit laat onverlet dat iedere psycholoog een eigen verantwoordelijkheid heeft om na te gaan of de documenten ook daadwerkelijk voor hem of haar geschikt zijn. Dat moet beoordeeld worden, omdat de cliëntenbehandeling en bijbehorende werkwijze van de juridisch zelfstandige psychologen kan en mag verschillen van de cliëntenbehandeling en de bijbehorende werkwijze van Psycholoog Amsterdam. In het geval de behandeling uitgevoerd wordt door mevrouw Anouk Taytelbaum, dan legt zij een cliëntendossier aan. Het cliëntendossier kan bestaan uit de persoonsgegevens en documenten welke opgenomen zijn in het "model cliëntdossier" van de Nederlandse Federatie Gezondsheisdszorg. De volgende persoonsgegevens kunnen zich, als dat noodzakelijk is voor de behandeling, in het cliëntendossier bevinden: administratieve gegevens (hierover is in een eerder stadium in deze privacyverklaring meer informatie gegeven), huisarts, zorgverzekeraar, opleidingsniveau, beroep, levensovertuiging, leefsituatie/ gezinssamenstelling, interesses/ hobby s / sporten, informatie over of en door wie de cliënt is doorverwezen, somatische gegevens, medicijngebruik, psychiatrische of therapeutische voorgeschiedenis, probleemstelling, einddoel, informatie over aantal sessies inclusief datum en sessienummer, behandelverloop, huiswerkopdrachten, eventueel voorgeschreven therapeutische middelen, informatie over contacten met derden. De persoonsgegevens worden maximaal 15 jaar bewaard. Dat is de wettelijke algemene bewaartermijn van een cliëntendossier. Verhouding zorgverzekeraars Psycholoog Amsterdam heeft geen contracten met zorgverzekeraars. Op deze manier kan Psycholoog Amsterdam geheel vrij van de zorgverzekeraar en in overleg met jou beslissen wat de beste zorg voor jou is. Anders, is de ervaring van Psycholoog Amsterdam, wordt de behandeling voor een groot deel bepaald door de zorgverzekeraar. Bijkomend mogelijk risico is dat een behandeling door een gecontracteerde psycholoog ervoor kan zorgen dat een verzekeraar je, op basis van een gestelde diagnose, in de toekomst kan uitsluiten voor

5 bepaalde verzekeringen. Lees meer hierover in het artikel: Zorgelijke Ontwikkelingen in de GGZ (Geestelijke Gezondheidszorg). Informatiesysteem DIS Sinds 1 januari 2014 geldt een wettelijke verplichting voor GGZ instellingen en vrijgevestigde GZ psychologen om gegevens van cliënten en de gevolgde behandeling periodiek aan te leveren aan het landelijke DBC-Informatiesysteem (DIS). Het DIS bevat o.a. informatie over de geleverde geestelijke gezondheidszorg die betaald wordt vanuit de zorgverzekeringswet. Het DIS verstrekt de gegevens aan een vijftal publieke organisaties: het ministerie van VWS (Volksgezondheid, Welzijn en Sport), de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), het College voor Zorgverzekeringen (CVZ), het Centraal Bureau voor de Statistiek en DBC Onderhoud (Diagnose Behandeling Combinatie). Tevens kunnen de gegevens ook op aanvraag aan derden worden verstrekt. Hierover kun je meer lezen op onze informatiepagina zoals te vinden op: Je kunt verklaren dat je uit privacyoverwegingen bezwaar hebt tegen het aanleveren van informatie bedoeld voor DIS. Psycholoog Amsterdam biedt je daarom de mogelijkheid een officiële privacyverklaring te tekenen, waardoor geen inhoudelijke of diagnostische informatie naar DIS en/of je verzekeringsmaatschappij mag worden gecommuniceerd en je dossier mag niet worden ingezien. Facturatie Als de behandeling wordt gedaan door een juridisch zelfstandige psycholoog, dan stelt deze na afloop van het traject de factuur voor jou op. De definitieve factuur wordt op naam van Psycholoog Amsterdam aan jou verzonden. Het is Psycholoog Amsterdam toegestaan om inzicht te hebben in de door de juridisch zelfstandige psycholoog gemaakte uren en afspraken met de cliënten, zodat zoveel als mogelijk gewaarborgd wordt dat zij kan voldoen aan haar administratie- en facturatieverplichtingen. De persoonsgegevens benodigd voor de facturatie worden maximaal 7 jaar bewaard op basis van de fiscale bewaarplicht (daarover wordt verderop in dit privacybeleid meer informatie gegeven). Afronding informatievoorziening over het behandeltraject Hiervoor is veel informatie gegeven over het behandeltraject. Hierna geeft Psycholoog Amsterdam informatie over een aantal andere verwerkingen van persoonsgegevens welke binnen haar organisatie plaatsvinden.

6 Administratieve gegevens voor de Belastingdienst Op basis van de fiscale bewaarplicht, moet Psycholoog Amsterdam haar administratieve gegevens 7 jaar bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht Psycholoog Amsterdam persoonsgegevens moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op basis daarvan bewaard moeten worden), vind je op de website van de Belastingdienst, in het bijzonder op dernemen/administratie/administratie_opzetten/ Persoonsgegevens van sollicitanten Psycholoog Amsterdam kan persoonsgegevens ontvangen en opslaan van sollicitanten. Het kan hierbij gaan om diverse - al dan niet door de sollicitant zelf verstrekte - persoonsgegevens. Uitgangspunt is dat Psycholoog Amsterdam enkel de persoonsgegevens verwerkt, welke noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de sollicitatieprocedure. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Psycholoog Amsterdam en van de betreffende sollicitant. Dit belang bestaat uit het kunnen uitvoeren van een sollicitatieprocedure. De betreffende persoonsgegevens worden maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard. Op basis van aan de sollicitant gevraagde toestemming kunnen deze persoonsgegevens langer bewaard worden. De persoonsgegevens worden in dat geval maximaal 1 jaar bewaard, tenzij expliciet een langere bewaartermijn met de sollicitant wordt afgesproken. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig). Cameratoezicht Psycholoog Amsterdam maakt gebruik van cameratoezicht. Voor meer informatie wordt verwezen naar het door Psycholoog Amsterdam opgestelde Protocol Cameratoezicht opgesteld. Dit protocol is raadpleegbaar op de website van Psycholoog Amsterdam. Agenda-afspraken Psycholoog Amsterdam bewaart de naam en het telefoonnummer van mensen waar medewerkers van Psycholoog Amsterdam een zakelijke afspraak mee hebben gehad. Als het gaat om een afspraak met een cliënt, dan is deze verwerking noodzakelijk voor de uitvoering

7 van de met Psycholoog Amsterdam gesloten overeenkomst. Het gaat dan om persoonsgegevens die horen bij het cliëntendossier. Als het gaat om een afspraak met een (contact)persoon waarmee Psycholoog Amsterdam niet in een contractuele relatie staat (bijvoorbeeld een persoon die meer informatie wil of een sollicitant), dan is deze verwerking noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Psycholoog Amsterdam. Dit is namelijk nodig in verband met de reguliere bedrijfsvoering van Psycholoog Amsterdam (zo kan bijvoorbeeld een (dag)planning gemaakt worden). In dat geval worden de persoonsgegevens maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment dat de betreffende afspraak heeft plaatsgevonden. Let op dat je in dit kader te allen tijde gebruik kunt maken van je recht van bezwaar. Psycholoog Amsterdam zal dan de persoonsgegevens verwijderen. Verwijdering zal alleen worden geweigerd als Psycholoog Amsterdam dwingende gerechtvaardigde gronden heeft bij behoud van de persoonsgegevens die zwaarder wegen dan jouw belangen of als de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Verkregen informatie via een digitaal contactformulier Het is mogelijk dat je via een digitaal contactformulier op de website contact met Psycholoog Amsterdam opneemt. Psycholoog Amsterdam verwerkt de door jou verstrekte persoonsgegevens (in de meeste gevallen een naam, adres en telefoonnummer) voor de afhandeling van je vraag, klacht of andersoortige communicatie. Om contact op te kunnen nemen is het verplicht om een naam, adres en telefoonnummer in te vullen. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Psycholoog Amsterdam en van jou. De persoonsgegevens worden als uitgangspunt maximaal 4 weken bewaard. De persoonsgegevens worden langer bewaard als dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd. Cookies Op de website van Psycholoog Amsterdam wordt geen gebruik gemaakt van cookies.

8 Bewaartermijn In dit privacybeleid is zoveel als mogelijk aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Psycholoog Amsterdam de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt. Beveiliging Psycholoog Amsterdam heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor wat betreft de organisatorische beveiliging is van belang om te vermelden dat medewerkers van Psycholoog Amsterdam zich dienen te houden aan een gegevensbeschermingsbeleid. Verwerkers en andere derden Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Psycholoog Amsterdam worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat de website van Psycholoog Amsterdam host. De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Psycholoog Amsterdam en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden (tenzij anders aangegeven in dit privacybeleid) niet verstrekt aan derden, tenzij Psycholoog Amsterdam daartoe verplicht is op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak. Jouw privacyrechten Op basis van de AVG heb je een aantal rechten. Zo heb je het recht om Psycholoog Amsterdam te verzoeken om inzage (artikel 15 AVG) van en rectificatie (artikel 16 AVG) of wissing van uw persoonsgegevens (artikel 17 AVG). Ook heb je het recht om Psycholoog Amsterdam te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (artikel 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) en het recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen. Dat is namelijk niet altijd het geval. Voor meer informatie wordt verwezen naar:

9 Als je één of meer van de genoemde rechten gebruik wilt maken, dan kun je contact met Psycholoog Amsterdam opnemen via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: Specifiek op basis van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) kan je verzoeken om vernietiging van het dossier. In principe 3 maanden na de aanvraag dient in dat geval het dossier vernietigd te worden. Hier kan enkel van worden afgeweken als de wet bepaalt dat (delen van) het dossier bewaard moeten blijven of als iemand anders dan jijzelf een groot belang heeft bij behoud van (delen van) het dossier. In het geval je bij Psycholoog Amsterdam een verzoek doet om de uitoefening van een recht waaraan alleen een juridisch zelfstandig psycholoog kan voldoen (bijvoorbeeld het verlenen van inzage in een cliëntendossier), dan zal Psycholoog Amsterdam het verzoek doorsturen aan de betreffende juridisch zelfstandige psycholoog. Wijzigingen en afrondende opmerkingen Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, doordat nieuwe verwerkingen plaatsvinden of verwerkingen anders worden ingericht. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Op deze pagina heeft Psycholoog Amsterdam beschreven hoe Psycholoog Amsterdam omgaat met de verwerking van persoonsgegevens en op welke wijze Psycholoog Amsterdam de AVG binnen haar organisatie heeft geïmplementeerd. Mocht je hierover nog vragen hebben, dan verneemt Psycholoog Amsterdam dat graag. Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 14 januari 2019.