Voorbeeld. Fysiotherapiepraktijken. Preview. HKZ-norm. Versie Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN

Transcriptie

1 Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. HKZ-norm Fysiotherapiepraktijken Versie 2016

2

3 HKZ IS DE BASIS > DE BASIS VOOR KWALITEIT > KWALITEIT VAN DE DIENSTVERLENING > AAN MENSEN DIE KWALITEIT VERDIENEN > DOOR MENSEN DIE KWALITEIT WILLEN LEVEREN > DIE DE DIENSTVERLENING WILLEN VERBETEREN > DAT IS DE BASIS > DE BASIS VOOR BETER > DAT IS HKZ HKZ-norm Fysiotherapiepraktijken Versie 2016 Vastgesteld door het Centraal College van Deskundigen van Zorg en Welzijn (CCvD-Z/W) op 19 december Geaccepteerd door de Raad voor Accreditatie. Deze HKZ-norm vervangt de HKZ-norm Extramurale fysiotherapiepraktijken versie 2005 inclusief addendum versie 2009.

4 THIS PUBLICATION IS COPYRIGHT PROTECTED DEZE PUBLICATIE IS AUTEURSRECHTELIJK BESCHERMD Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Royal Netherlands Standardization Institute. The Royal Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Royal Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Royal Netherlands Standardization Institute. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) , Fax (015)

5 Inhoud Voorwoord... 4 Reikwijdte van de norm... 6 Wijze van beoordeling en specifieke auditeisen... 6 Leeswijzer Organisatie en beleid Leiderschap en medewerkers Omgaan met risico s Werkomgeving, materiaal en middelen Inkoop/uitbesteding Professioneel handelen Ervaringen van patiënten Ontwikkeling Documentatie Bijlage 1: Referentietabel HKZ-norm voor Kleine Organisaties (2010) en HKZ-norm voor fysiotherapiepraktijken (2016) Bijlage 2: Samenhang tussen NEN-EN-ISO 9001:2015 en de HKZ-norm voor fysiotherapiepraktijken (2016)

6 Voorwoord Doelmatige zorg: een logische uitkomst Fysiotherapeuten zijn gepassioneerde professionals. Zij zorgen ervoor dat de samenleving langer zelfredzaam is en mensen zonder pijn en complicaties gezond kunnen bewegen. Verzekeraars eisen dat fysiotherapiepraktijken kwalitatief goede en doelmatige zorg leveren. Dit zijn terechte eisen. Het wordt echter een probleem als doelmatige zorg een doel op zich wordt. Het monitoren van doelmatige zorg kost veel tijd door de intensieve administratie. Dit kost de fysiotherapeut veel tijd die hij niet aan de patiënt kan besteden. Veel praktijkhouders maken gebruik van HKZ-certificatie. Hen werd de vraag gesteld of HKZ-certificatie met al die eisen iets toevoegt aan de kwaliteit van de zorg. Fysiotherapeuten beantwoorden deze vraag positief. HKZ-certificatie heeft voor hen een meerwaarde, het ondersteunt de bedrijfsvoering van de praktijken en zorgt voor efficiënte processen. Praktijken met een HKZ-certificaat blijven verbeteren en leren. Dit leidt mede tot doelmatige zorg. Toch was er ook kritiek. Het vertrouwen in de externe beoordeling van grote samenwerkingsverbanden is onvoldoende. Suggesties voor verbeteren zijn: minder nadruk worden gelegd op het administreren, meer uitgaan van risico's, het stellen van eisen gericht op verbeteren en meer ruimte voor de professional. Veranderingen ten opzichte van de versie uit 2005 Praktijken die voldoen aan de eisen van de nieuwe HKZ-norm, werken volgens de kwaliteitseisen die afgesproken zijn binnen de branche en hebben de verbetercyclus 'Plan-Do-Check-Act' op orde. Hiermee is kwaliteit geen toeval, maar iets dat verankerd is binnen de bedrijfsvoering. De nieuwe HKZ-norm: bevat minder details dan de vorige versie; is geschikt voor extra- en intramurale praktijken; sluit beter aan bij kleine praktijken; is goed te gebruiken door grotere (netwerk)praktijken. De toelichting bevat voorbeelden hoe de toetsing kan plaatsvinden bij deze praktijken. De norm bevat randvoorwaarden om praktijken te ondersteunen bij: het opzetten van een meerjarenkwaliteitsbeleid; de kwaliteit van behandelen; de kwaliteit van de dossiervoering; het verbeteren op basis van relevante uitkomsten (waaronder PROMS); het verbeteren van de doelmatigheid. De norm bevat de thema's uit het MKIB (Masterplan Kwaliteit in Beweging). De norm is niet compatibel met ISO 9001:2015, maar bevat wel alle principes voor kwaliteitsmanagement en het omgaan met risico's. In bijlage 2 wordt inzichtelijk gemaakt wat de samenhang is tussen NEN-EN-ISO 9001:2015 en de HKZ-norm voor fysiotherapiepraktijken (2016). Wijzigingen in de manier waarop wordt getoetst Er wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine en grote praktijken. De tijdsbesteding voor de toetsing van praktijken tot 10 fte is naar beneden bijgesteld. De regels voor 'multisitetoetsing' zijn aangescherpt: om toe te treden tot een gecertificeerd netwerk, moet eerst een certificatie-audit met goed gevolg afgerond zijn. Er is een duidelijke definiëring opgenomen van de begrippen 'locatie' en ' vestiging'. 4

7 Aan de totstandkoming van deze norm werd een bijdrage geleverd door: kleine, grote en netwerkpraktijken de Patiëntenfederatie beroepsorganisaties verzekeraars certificerende instellingen HKZ-partners met ervaring op het terrein van fysiotherapie Aan de validering van deze norm werkten de volgende fysiotherapiepraktijken mee: fysiotherapie Bruinenberg Smulders fysiotherapie Elsbroek fysiotherapie Ommedijk fysiocompany vestiging Nederhemert. De visie van het KNGF over de positionering van de HKZ-norm in relatie tot KNGF-MKIB en KNGF-Plusprogramma Het KNGF (koninklijk Nederlands genootschap voor Fysiotherapie) heeft met het MKIB een kwaliteitsprogramma neergezet dat gericht is op de gehele beroepsgroep. Daarmee beoogt het KNGF de kwaliteit van de individuele fysiotherapeut en zijn fysiotherapeutisch handelen voortdurend te verbeteren. Hiervoor worden verschillende kwaliteitselementen ingezet, waaronder een systematiek waarbij fysiotherapeuten elkaar door intervisie beoordelen en daarbij verbetermogelijkheden aangereikt krijgen. Daarnaast wordt praktijken facultatief de mogelijkheid geboden om de kwaliteit van hun praktijkorganisatie in kaart te brengen met visitatie. De binnen MKIB ontwikkelde visitatie-systematiek kent een formatief karakter en is nadrukkelijk gericht op het voortdurend verbeteren. Binnen het KNGF-Plusprogramma wordt op basis van dezelfde systematiek een kader toegepast waaraan normen verbonden zijn. Samen met deze HKZ-norm worden er verschillende kwaliteitsniveaus gevormd. Schematisch gezien: Het niet-gedefinieerde kwaliteitsniveau houdt in dat de fysiotherapeut en/of de fysiotherapiepraktijk niet kunnen aantonen op welk kwaliteitsniveau zij zorg leveren. 5

8 Het KNGF-MKIB is het model waarmee fysiotherapeuten en fysiotherapiepraktijken met behulp van indicatoren hun positie kunnen bepalen op de kwaliteitsladder over de onderdelen behandelen en praktijkorganisatie. Deze toetsing is formatief en biedt fysiotherapeuten en fysiotherapieraktijken een startpunt om verder te verbeteren. De HKZ-norm is het model waarmee fysiotherapiepraktijken door een onafhankelijke certificering kunnen aantonen dat zij voldoen aan de kwaliteitssysteemeisen zoals in deze norm vastgelegd. Deze kwaliteitssysteemeisen vormen de randvoorwaarden voor het leveren van verantwoorde en doelmatige zorg. Het KNGF-Plusprogramma is het model waarmee fysiotherapeuten en praktijken met behulp van indicatoren kunnen aantonen dat zij aan eisen voldoen die normatief getoetst worden. Zoals in bovenstaand schema zichtbaar is gemaakt, vullen de verschillende modellen elkaar aan. Hierdoor bestaat er voor de fysiotherapiepraktijken de mogelijkheid om het kwaliteitsniveau van hun zorgverlening te verbeteren zonder verschillende modellen naast elkaar in stand te hoeven houden. Reikwijdte van de norm Deze norm heeft betrekking op het kwaliteitsmanagementsysteem van extramurale en intramurale fysiotherapie(praktijken). Hierbij speelt de grootte in personeelsomvang van de praktijk geen rol: de norm is ook van toepassing op solopraktijken. Fysiotherapie beperkt zich niet alleen tot curatieve zorg- en dienstverlening, maar kan ook gericht zijn op preventie en op care. Wijze van beoordeling en specifieke auditeisen Algemeen Certificatie vindt plaats volgens de eisen zoals vermeld in NTA 8224 Conformiteitsbeoordeling - Eisen voor instellingen die audits en certificatie van managementsystemen in zorg en welzijn uitvoeren en het Addendum bij NTA 8224 betreffende HKZ-normen (zie Certificatie Voor de certificatie van fysiotherapiepraktijken gelden de volgende extra bepalingen. Er is een auditprogramma dat gecommuniceerd wordt met de praktijk. In dit programma wordt voor de vervolgbezoeken bepaald of en waarvoor materiedeskundigheid nodig is. Voor het bepalen van de audittijd wordt rekening gehouden met de grootte van de organisatie. Voor praktijken tot en met 10 fte (waarbij geen multisitecertificatie wordt toegepast) gelden de volgende afspraken over tijdsbesteding: initiële certificatie: 0,5 dag beoordeling van documenten + 0,5 dag bezoek (excl. rapportage); vervolgbezoeken: 0,5 dag (excl. rapportage); hercertificatie (uitgaande van een goed geïmplementeerd en onderhouden KMS): 0,5 dag (excl. rapportage). Voor praktijken groter dan 10 fte (of praktijken kleiner dan 10 fte waarbij multisitecertifcatie wordt toegepast) gelden de reguliere afspraken over tijdsbesteding in overeenstemming met NTA De toeslag van 15 % om tot de vaststelling van de formatie te komen, wordt geschrapt. 6

9 Multisitecertificatie Toepassing van multisitecertificatie (beoordeling door middel van een steekproefname uit een netwerk van vestigingen) is mogelijk. Hiervoor gelden de volgende regels: Bij multisitecertificatie is het centrale management altijd onderwerp van de initiële audit, vervolgaudits en hercertificatieaudits. Het aantal vestigingen waaruit een organisatie bestaat, wordt bepaald door het aantal plaatsen vast te stellen waar het laagst mogelijke managementniveau aanwezig is dat verantwoordelijk is voor de aansturing van de processen die plaatsvinden binnen het netwerk van vestigingen. Uit het op deze wijze bepaalde aantal vestigingen wordt de steekproef getrokken volgens het IAF Mandatory Document 1 1. De tijdsbesteding voor de audits wordt vastgesteld door IAF Mandatory Document 5 toe te passen op de afzonderlijke vestigingen in de steekproef en het centrale management. Indien de uitvoering van de processen bij een in de steekproef opgenomen vestiging op meerdere locaties plaatsvindt, moet op basis van een risico-inschatting door de certificerende instelling worden gezorgd voor een zo groot mogelijke spreiding van de audit over de verschillende locaties. Indien multisitecertificatie toegepast wordt, moet de praktijk interne audits uitvoeren. De interne audits voorafgaand aan de initiële audit, moeten hebben plaatsgevonden binnen 3 jaar voorafgaand aan die initiële audit. Tijdens elke certificatieperiode moeten alle vestigingen opnieuw onderwerp van een interne audit zijn geweest. Uitbreiding van het netwerk van vestigingen kan alleen plaatsvinden onder de volgende voorwaarden: de vestigingen waarmee men wil uitbreiden, zijn vooraf bekendgemaakt; de wortel van het aantal nieuw toe te voegen vestigingen moet worden vastgesteld; dit is het aantal vestigingen dat moet worden beoordeeld. Bij de bepaling welke vestigingen bezocht worden, wordt ook gekeken naar de uitkomsten van de interne audits als basis voor een risico-inschatting: Als de resultaten van de interne audits daar aanleiding toe geven, worden die vestigingen in ieder geval bezocht; pas na een positieve beoordeling door middel van een initiële audit van deze vestigingen kunnen deze worden toegevoegd aan het certificaat; na uitbreiding van het certificaat met deze vestigingen, moet de totale tijdsbesteding voor de vervolgaudits worden vastgesteld op basis van alle vestigingen die onder het certificaat vallen. HKZ-certificaat Op het certificaat wordt de volgende tekst opgenomen: het kwaliteitsmanagementsysteem van {naam organisatie/onderdeel} en de toepassing daarvan voldoet aan de eisen zoals neergelegd in de HKZ-norm Fysiotherapiepraktijken (versie 2016). Op het certificaat wordt het volgende HKZ-keurmerk gebruikt: In deze tekst of op het keurmerk is geen verwijzing naar ISO 9001 opgenomen. 1 Mandatory Documents zijn te vinden op 7

10 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft Ja, ik bestel ex. nl HKZ-norm - Fysiotherapiepraktijken T (015) F (015) Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2018, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: LEREN, WERKEN EN GROEIEN MET NEN preview